Разработка системы автоматизации архива 'Айрон Маунтен'

Разработка системы автоматизации архива 'Айрон Маунтен'

Оглавление

1.      Введение

2.      Аналитическая часть

2.1    Характеристика предприятия и его деятельности

2.2    Организационная структура управления предприятием

2.3    Описание объекта автоматизации

2.4    Анализ существующих бизнес-процессов объекта автоматизации

2.5    Постановка задачи автоматизации        

2.6    Обзор рынка аналогов программных продуктов

2.6.1 Система управления складом «Penta WMS»

2.6.2 Система управления складом «WMS Qguar Pro»

2.6.3 Система управления складом «Solvo.WMS»

2.7    Проектные решения

2.7.1 Способ приобретения ИС

2.7.2 Информационное обеспечение ИС

2.7.3 Программное обеспечение ИС

2.7.4 Техническое обеспечение ИС

2.7.5 Стратегия внедрения ИС

3.      Проектная часть

3.1    Проектирование БД ИС

3.1.1 Инфологическая модель данных

3.1.2 Даталогическая модель данных

3.1.3 Физическая модель данных

3.2    Программное обеспечение задачи         

3.2.1 Описание программных модулей системы автоматизации        

3.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)  

3.3    Тестирование разработанной программной системы       4

3.3.1 Главная форма приложения

3.3.2 Интерфейс справочников

3.3.3 Интерфейс отчетов

Заключение

Список использованной литературы

Приложение А

1. Введение

информационный автоматизация архив

Потребности правительственных учреждений и органов государственного сектора в сфере управления информацией и защиты данных представляют собой непростую и c каждым днем все более усложняющуюся задачу. Государственные организации сталкиваются с растущими проблемами, касающимися реализации экономически эффективной стратегии, которая позволит снизить риски по защите, управлению и обеспечению доступа к информации. Предприятия малого и среднего бизнеса сталкиваются с уникальными задачами безопасного управления и защиты критически важной информации о бизнесе и клиентах. Компания «Айрон Маунтен» предоставляет специализированные услуги управления информацией, разработанные с учетом масштаба предприятия.

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы для автоматизации логистики в управлении архивом документов компании «Айрон Маунтен». Разрабатываемая система должна обеспечивать автоматизацию всей цепочки сохранности информации, начиная от создания и хранения документов и заканчивая их надежным сертифицированным уничтожением.

К преимуществам разрабатываемой системы относятся:

Комплексное программное управление и хранение документов - от консультирования на территории заказчика до внешнего хранения в сверхнадежных хранилищах компании;

Исчерпывающие возможности упорядоченного хранения и поиска документов;

Полнофункциональный поиск документов и обработка запросов;

Консультации и поддержка разработки и внедрения политики уничтожения информации.

Разработка системы автоматизации архива Айрон Маунтен проводится в несколько этапов:

анализ работы компании «Айрон Маунтен»;

выделение бизнес-процессов архива «Айрон Маунтен»;

постановка задачи автоматизации;

проектирование модели данных системы;

реализация БД системы;

реализация клиентского приложения системы;

расчет показателей экономической эффективности проекта.

Разработка системы должна осуществляться с использованием стандартных методологий функционального моделирования: IDEF0 и информационного моделирования IDEF1Х. Моделирование должно выполняться в рамках стандартов, поддерживаемых программными средствами моделирования ERWin 4.х и BPWin 4.х. Для работы с БД должен использоваться язык запросов SQL в рамках стандарта ANSI SQL-92. Для разработки пользовательских интерфейсов и средств генерации отчетов (любых твердых копий) должна использоваться визуальная среда программирования Delphi 10.

2. Аналитическая часть

.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Бизнес-информация обладает огромной потенциальной ценностью, но также она сопряжена с рисками, расходами и трудностями, связанными с управлением. Компания «Айрон Маунтен» - надежный партнер в области управления информацией и документацией. Основанная в 1951 году в Ливингстоне, штат Нью-Йорк, компания обслуживает более 160 000 клиентов в Европе, Великобритании, Северной и Южной Америке.

Компания «Айрон Маунтен» помогает организациям повысить эффективность, уменьшить риски и расходы, связанные с управлением информацией на физических носителях и в электронном формате. На сегодняшний день компания управляет миллиардами информационных ресурсов, в том числе деловыми записями, электронными файлами, медицинскими данными, электронной почтой и другой информацией различных организаций по всему миру.

Первым клиентом компании был Сберегательный банк «Ист Ривер». Из этого банка в новое хранилище Айрон Маунтен привезли на бронированных автомобилях микрофотокопии записей о депозитах и дубликаты образцов подписей. Скоро появились и другие корпоративные клиенты, когда нью-йоркские компании начали осознавать необходимость защиты важных записей.

Вскоре у клиентов возникло желание хранить бумажные документы. В 1978 году компания открыла первое наземное хранилище данных в Нью-Йорке. В 1980 году было создано представительство в Новой Англии для удовлетворения растущей потребности в хранении резервных данных компьютеров. В 1983 году Айрон Маунтен продолжила свою экспансию в Новой Англии, купив бостонскую компанию «New England Storage Warehouse» [1].

К середине 80-х годов XX века уже были представлены все линии продуктов, которые составляют основу современного бизнеса компании. Она предлагала услуги хранения и управления данными на бумажных носителях (включая крупномасштабные операции на вертикальных рынках медицинских и юридических данных), а также услуги внешнего хранения и защиты жизненно важных данных на рынках Нью-Йорка и Новой Англии.

В 1988 году компания «Айрон Маунтен» значительно продвинулась вперед, приобретя бизнес «Bell & Howell Records Management, Inc.», и стала первым национальным поставщиком услуг в отрасли [1].

Рост продолжался, и к 1995 году годовой доход «Айрон Маунтен» превысил 100 миллионов долларов. Руководство компании чувствовало, что наступил подходящий момент для консолидации индустрии управления данными. В феврале 1996 года «Айрон Маунтен» стала публичной компанией [1].

На сегодняшний день акции компании «Айрон Маунтен» участвуют в открытых торгах на Нью-йоркской фондовой бирже под тиккером «IRM». «Айрон Маунтен» входит в список топ 1000 компаний журнала «Fortune». Позиция в 2009 году: 681 (см. рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Список топ 1000 компаний журнала «Fortune» 2009 год

Организации всех масштабов, представляющие все основные отрасли экономики, - в том числе более 95% организаций из рейтинга Fortune 1000 и более 85% компаний из индекса «Financial Times» FTSE 100 - выбирают «Айрон Маунтен» своим партнером по управлению данными [1].

Получив в 2008 году прибыль в размере 3,1 миллиарда долларов и создав мощности, позволяющие обслуживать большую часть глобальных рынков, «Айрон Маунтен» стала компанией по управлению данными, которой доверяют во всем мире (см. рис. 2.2).

Рисунок 2.2 - Динамика прибыли Айрон Маунтен (1997 - 2009)

На сегодняшний день Айрон Маунтен защищает и предоставляет доступ более чем к 425 миллионам кубических футов бумажных записей, 10 миллиардам сообщений электронной почты, 65 миллионам компьютерных резервных лент, 2,5 миллионам ПК и 20 000 серверов (см. рис. 2.3).

Рисунок 2.3 - Защита и управление информацией Айрон Маунтен

Сочетание опыта, знаний и репутации надежного партнера сделало Айрон Маунтен одним из ведущих мировых поставщиков следующих услуг:

Хранения и управления записями;

Защиты и восстановления данных;

Уничтожения информации.

Айрон Маунтен постоянно работает над тем, чтобы партнеры могли использовать информацию с максимальной пользой, снизив при этом расходы и риски, связанные с хранением и защитой этой информации. Решения по управлению информацией позволяют партнерам оптимизировать информацию, оптимизировать свой бизнес и обеспечить качественное восстановление, согласование и нахождение информации [2].

2.2 Организационная структура управления предприятием

Схема общей организационной структуры управления «Айрон Маунтен» (см. рис. 2.4), отражает состав подразделений организации.

Рисунок 2.4 - Схема общей организационной структуры управления

В состав организационной структуры «Айрон Маунтен» входят следующие подразделения и службы:

Отдел продаж - организация работы с клиентами по продажам услуг в области хранения и управления информацией и документацией;

Бухгалтерия - осуществление бухгалтерского и налогового учета, начисление заработной платы сотрудникам компании;

Архив - организация приема, хранения, поиска и предоставления информации и документации клиентам;

Транспортный отдел - организация доставки документации от клиентов в архив и обратно, по требованию клиента.

Способность Айрон Маунтен профессионально и эффективно выполнять требования, предъявляемые клиентами к управлению документацией, является результатом усилий команды специалистов. На сегодняшний день кадровый состав Айрон Маунтен насчитывает более 20 тысяч сотрудников, таких как:

менеджер операционного отдела (терминал) - складская логистика и обеспечение работы склада;

консультант по продажам (отдел продаж) - консалтинг, активный поиск и назначение встреч с потенциальными клиентами, ведение базы данных клиентов и отчетности по звонкам;

менеджер по продажам (отдел продаж) - развитие продаж и рынков, переговоры и заключение сделок, выполнение плана по продажам;

бухгалтер-кассир - касса и работа с подотчетными лицами, расчеты с персоналом, учет активов;

и др.

Компания проводит тщательный отбор кандидатов, обеспечивая самый высокий уровень их обучения. Сотрудники Айрон Маунтен гарантируют соблюдение конфиденциальности и безопасности.

2.3 Описание объекта автоматизации

Так как целью данного дипломного проекта, является разработка информационной системы для автоматизации логистики в управлении архивом, то более подробно рассмотрим организационную структуру и функции архива «Айрон Маунтен».

Архив Айрон Маунтен осуществляет хранение данных в бумажном и электронном виде и оперативный доступ к ним, при соблюдении строгих правил безопасности и конфиденциальности.

Руководство архивом возлагается на заведующего, который принимается на должность и увольняется на основании приказа директора Айрон Маунтен. Архив оборудован терминалами для приема и предоставления документации клиентам. Каждый терминал возглавляется менеджером операционного отдела, к основным функциям которого относятся:

руководство командой работников архива;

управление ежедневным потоком приема и доставки данных клиентов;

организация эффективной работы оборудования склада;

поддержка высокого уровня качества технического обслуживания и стандартов безопасности.

Эксперты Айрон Маунтен проводят комплексную архивную обработку документов, в которую входит:

упаковка документов в архивные короба;

систематизация документов по срокам хранения;

научно-техническая обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет);

научно-техническая обработка документов по основной деятельности (срок хранения постоянно);

экспертиза ценности документов;

переплет и оформление документов;

передача документов на государственное хранение;

разработка номенклатуры дел организации;

выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

Архив оборудован семиуровневыми стеллажами, располагающимися рядами вдоль стен на протяжении всего помещения. Для размещения архивных коробов с документами на полках стеллажей применяется технология адресного хранения, это позволяет сэкономить место и организовать быстрый и удобный доступ к документам.

2.4 Анализ существующих бизнес-процессов объекта автоматизации

Анализ существующих бизнес-процессов проведен с помощью CASE-средства BPWin в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма (см. рис. 2.5) представляет собой модель «черного ящика» и отображает единственную работу, которая определяет управление архивом Айрон Маунтен в целом, а также входящие и исходящие информационные потоки, механизмы управления и осуществления работы.

Рисунок 2.5 - Контекстная диаграмма

Для детализации работ проведена декомпозиция контекстной диаграммы и построена диаграмма декомпозиции (см. рис. 2.6), которая отображает основные работы в управлении архивом Айрон Маунтен.

Рисунок 2.6 - Диаграмма декомпозиция

Основными работами в управлении архивом Айрон Маунтен являются:

Прием документации - осуществляется на основании договора между клиентом и компанией «Айрон Маунтен». При этом принятая документация систематизируется, регистрируется в журнале учета и упаковывается в архивный короб с уникальным кодом. Для каждого короба составляется опись вложения (вложенные документы), каждый короб привязан к определенной организации (клиенту). После приема документации в архив, менеджер операционного отдела выписывает акт о приеме документации в архив и передает его клиенту.

Хранение документации - осуществляется с помощью технологии адресного хранения. Адресное хранение - это способ оптимизации размещения архивного короба в помещении архива, предполагающий присвоение каждому месту хранения индивидуального номера (адреса). Клиенты Айрон Маунтен получают экономичное хранение бумажных и электронных документов в надежном хранилище, оперативное управление ими с использованием самых современных технологий и возможность доступа к ним 7 дней в неделю и 24 часа в сутки.

Поиск документации - по запросу клиента, на основании плана склада определяется адрес хранения архивного короба с необходимой документацией.

Предоставление документации - на основании адреса хранения документации, работники архива отыскивают архивный короб с необходимой документацией и предоставляют клиенту в кратчайшие сроки. После передачи документации клиенту, менеджер операционного отдела выписывает акт о передаче документации и подписывает его у клиента.

Уничтожение документации - у каждого документа имеется свой срок хранения, который устанавливается нормативными документами. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Каждый архивный короб проходит обязательную экспертизу ценности, по результату которой, составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. После утверждения акта руководителем организации, документы конфиденциально уничтожаются на промышленном шредере.

2.5 Постановка задачи автоматизации

Сегодня понятия «управление архивами» и «деловая документация» значительно изменились. Деловая документация сегодня это больше, чем традиционные архивы и бумажные документы. Бумажные или электронные, документы основа бизнеса. Каждый документ несет в себе потенциальный риск утечки информации, и этим риском необходимо управлять. Значительно изменился объем деловой документации. Компании создают миллиарды бумажных документов, триллионы документов передаются по электронной почте - всем этим необходимо управлять.

В России сейчас у компании «Айрон Маунтен» насчитывается свыше 500 клиентов и более 1 тыс. контрактов. Основную их часть составляют крупные финансовые организации (банки, страховые компании), розничная торговля, производители товаров массового потребления, телеком-провайдеры. В Айрон Маунтен рассчитывают, что через пять лет число их клиентов в России превысит 2 тыс.

Управление данными тысяч компаний, оформление сопроводительной документации и оперативное предоставление необходимой информации являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов даст компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, а также позволит руководству эффективно планировать и осуществлять работу архива.

Таким образом, среди автоматизируемых функций основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением архивом Айрон Маунтен:

прием документации на хранение;

формирование и печать акта о приеме документации в архив;

адресное хранение архивных коробов;

формирование и печать инвентаризационной описи документов;

ведение архива электронных копий документов;

контроль сроков хранения документации;

уничтожение документации с истекшим сроком хранения;

формирование и печать акта об уничтожении документов;

оперативный поиск документации;

доставка документации по требованию клиента;

формирование и печать акта о передаче документации клиенту;

формирование отчета о принятой на хранение в архив документации (по клиенту/периоду);

формирование отчета об уничтоженной документации (по клиенту/периоду);

анализ работы архива.

Темпы роста объемов, хранящейся в архиве компании «Айрон Маунтен» документации, и объективная необходимость повышения уровня обслуживания клиентов, привело к пониманию о необходимости минимизировать издержки, связанные с управление архивом. Минимизация таких издержек достигается при помощи организации адресного хранения в комплексе с внедрением автоматизированной системы управления.

Переход от архива с «первобытной» системой хранения и управления данными к адресному архиву с автоматизацией логистических процессов, обуславливается вполне конкретными преимуществами последних:

При систематизации документации высвобождается дополнительный объем хранения, за счет её рационального размещения;

Сокращается численность персонала и повышается производительность труда. Отпадает необходимость в «незаменимых сотрудниках», знающих, что и где лежит.

Сокращается себестоимость архивных операций, что даст возможность получить дополнительные ценовые преимущества по сравнению с конкурентами.

Осуществляется полный контроль всех архивных операций, позволяющий грамотно выстроить бюджет складской логистики компании.

Ускорение процесса инвентаризации склада и значительное снижение ошибок инвентаризации.

Ускорение процесса комплектации заказов и их отгрузки, что приводит к значительному снижению претензий от клиентов и отсутствию штрафных санкций.

При размещении документации на складе, сотруднику не требуется иной информации, кроме акта приемки, где уже указаны адреса хранения.

При комплектации заказа, сотруднику требуется только акт передачи, где конкретно указаны адреса хранения и количество документации, которое требуется оттуда забрать.

2.6 Обзор рынка аналогов программных продуктов

Обзор рынка аналогов программных продуктов проведен с помощью сети Internet. В результате были отмечены несколько существующих WMS <http://www.pentawms.ru> систем для решения поставленной задачи.

WMS <http://www.pentawms.ru> - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий автоматизацию планирования и управления складскими операциями в режиме реального времени. Автоматизация управления в WMS-системах строится на технологиях:

адресное хранение товаров;

автоматическая идентификация мест хранения, товаров, техники и персонала склада с помощью штрих-кодов или радиочастотных меток (RFID);

дистанционного управления исполнением заданий с помощью мобильных промышленных компьютеров (радио-ТСД), систем прямого голосового управления (pick-by-voice).

2.6.1 Система управления складом «Penta WMS»Group - специализированный поставщик высокотехнологичных решений по автоматизации складской логистики (WMS систем) для организаций различных размеров и отраслевой принадлежности. Комплексная автоматизация склада выполняется на основе профессиональной складской программы (WMS система на 1С) собственной разработки с использованием оборудования терминалов сбора данных и Wi-Fi Motorola [3].

Основные функциональные характеристики системы управления складом «Penta WMS»:

Приемка. Возможными источниками поступления товара могут быть поставщики (в случае прихода товара от поставщика), клиенты (в случае возврата товара от клиента), другие склады (в случае перемещения между складами одного предприятия), производственные площадки (в случае поступления готовой продукции из производства). Информация об ожидаемой приемке хранится WMS системой <http://www.pentawms.ru/index.html> в документе «Заказ на приемку». Также система управления складом позволяет осуществлять приемку с одновременным созданием «Заказа на приемку» на основании товаросопроводительных документов. Или без создания заказа «по факту» поступления товара.