Перспективы внедрения автоматизированных технологий в архиве
Федеральное
архивное агентство
Всероссийский
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Отраслевой центр
повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления
(ОЦПК)
Контрольная
работа
по программе «Архивоведение»
(раздел 8)
по теме:
Перспективы
внедрения автоматизированных технологий в архиве
Слушателя
заочного годичного курса
профессиональной
переподготовки
Юрьевой Анны Михайловны
Волгоград 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
Этапы, объекты и цели информатизации
архивного дела
Информационные технологии и организация
их внедрения в архивах
Заключение
Список использованных источников
Список использованной литературы
Электронные ресурсы
Введение
В конце XX
в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том
числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в
работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к
документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных
богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы
издания документов и справочников на электронных носителях (CD.
DVD), интеграцию информационных
ресурсов архивов в мировое киберпространство.
В настоящее время в
архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ)
развивается по двум направлениям:
1.
Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных
по основным
направлениям работы государственных архивов (от комплектования до
использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно
программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на
конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз
данных является Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие
перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций
архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается
исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к
исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные
архивы, начиная с уровня областного архива.
2.
"Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и
находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов,
требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом,
экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах
эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.
Специально для работы с
ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.
Информатизация
архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных
документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных
разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной
техники и программного обеспечения.
Целью данной работы
является изучение перспектив внедрения информационных технологий в архивных
учреждениях.
Этапы, объекты и цели
информатизации архивного дела
История механизации и
автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и
носителей информации.
В истории механизации и
автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:
1. Период
с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом
этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств
«малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием
матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и
счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета
населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
2. Период
с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация
архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного
обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в
нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого
этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем,
классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация
еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.
3. Период
второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был
временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и
межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер
применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с
эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски,
бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС
ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов
прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного
дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем
управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
4. Период
второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной
компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов.
Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР
(ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами
было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем
делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых
(электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит
также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах
(с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания
полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в
области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда
пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
Под объектами
информатизации понимают функции и направления работы архива, которые
эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В
настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и
архива учреждения (ведомственного) относятся:
- комплектование архива
и экспертиза ценности документов;
- создание и ведение
информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях
ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов,
указателей и др.);
- комплектование,
хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении
(для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для
государственного архива);
- учет документов
архива и контроль за обеспечением сохранности документов;
- создание страхового
фонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа,
контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений
учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и
граждан;
- контроль за
делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства
(для ведомственного архива);
- контроль за
внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного
документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для
государственного архива).
Целями информатизации
работы архива являются:
- избавление труда
архивиста от рутинных операций;
- повышение точности и
оперативности учета документов в архиве;
- получение сводных
статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота
учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и
интенсивности использования документов;
- повышение
исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации
при исполнении запросов по архивам;
- обеспечение
сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на
электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.
Информатизация
архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:
- преемственность по
отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к
документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования
документов;
- преемственность в
развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия
технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы,
накопленные в рамках предыдущей версии;
- системность в
реализации технологических и информационных решений как одного архивного
учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой
программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование
связанных баз данных;
- внутриотраслевая
унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в
электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных
учреждений;
- сопряженность с
информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений,
являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми
системами передачи данных.
Реализация этих
принципов должна осуществляться в определенной последовательности,
обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.
Информационные
технологии и организация их внедрения в архивах
информационный
автоматизированный сетевой архив
В архивном деле в
основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные
технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).
Среди
автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных
простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют
значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и
использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по
каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных
различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный
фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных
“Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники
комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое
состояние документов” и др.
При этом можно
заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела,
архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных,
создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.
Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания,
применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных
служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве,
учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в
архиве учреждений предназначена для определения количества документов в
единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при
выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД
могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному)
принципу.
По функциональному
принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием
и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принцип
предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и
информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в
государственных архивах.
Государственный архив
ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например,
«Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).
Информационно-поисковые
базы данных служат для создания и ведения таких
архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги,
картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в
архиве.
Создание
автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее
сложной задачей.
В архивах учреждений РФ
существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:
2. Создание
единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем
документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
3. Создание
отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве
организации.
Однако
пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая
содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная
опись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версия
отраслевой программы «Архивный фонд».
Успешное
функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от
правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы
данных осуществляется в несколько этапов:
1. Изучение
делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления
работы архива, которое подлежит компьютеризации.
2. Разработка
технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное
знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и
архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.
3. Поиск
подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системного
интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение
и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключение
договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно
следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы,
поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождение к программному
обеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание,
установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой –
системным интегратором – на основе технического задания
6. Сертифицирование
и регистрация программного продукта
7. Поддержка
и обслуживание системы
При выборе программного
обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным
интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным
стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит
снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и
сопровождение.
Выбор фирмы –
системного интегратора – следует проводить на конкурсной основе, с учетом
анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности
его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является
наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в
соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения с
фирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.
Таким
образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта
программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостатки
программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее
совершенствованию.
Заключение
Итак, в работе были рассмотрены основные этапы
информатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедрения
информационных технологий в архивных учреждениях.
Среди
автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных
простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют
значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и
использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по
каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных
различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный
фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных
“Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники
комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое
состояние документов” и др.
При этом можно
заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела,
архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
После внедрения типовых
баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в
локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в
сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены
изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти
"децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут
с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и
Центрального фондового каталога.
Одним из перспективных
направлений автоматизированных технологий использования архивных документов
является CD-ROM мультимедиа.
Интерес представляет и
проект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном
институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по
архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.
Естественно,
приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования
мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, новые
информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным
архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое
качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи.
Внедрение и активное
использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд
архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих
рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит
увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Можно приводить еще
множество примеров возможностей использования новых автоматизированных
технологий в архивном деле. Необходимость разворачивания работы в этом
направлении очевидна и актуальна, так как информатизация архивного дела
способствует развитию рациональной системы формирования, обеспечению
сохранности, всестороннему использованию Архивного фонда России и защиту его
информационных ресурсов.
Список использованных
источников
1. Федеральный
закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004
года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4
декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2.
Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.
3.
Методические
рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах
Российской Федерации /Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н.И. Химина, А.В. Евпатьевский.
– М., 2007, 48с.
4.
Статья: Проблемы
внедрения автоматизированных архивных технологий. Н.И. Ходаковский, Н.А. Ткаченко, Л.И.
Левчук.
5.
Концепция
информатизации архивного дела России. Утв. Росархивом, 1995 г
Список использованной
литературы:
1. Архивоведение:
учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова
Е.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В. П. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский
центр «Академия», 2007. – 272с.
Электронные ресурсы:
1. СПС
КонсультантПлюс - www.consultant.ru/
2. Портал
Архивы России. Федеральное архивное агентство http://www.rusarchives.ru/
Размещено на