Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах на примере 'Государственного архива Тульской области'
Содержание
Введение
1. Государственное казенное учреждение
«Государственный архив Тульской области»
.1 История создания Государственного архива
.2 Нормативная база Государственного архива
1.3 Структура Государственного архива (отделы, фонды)
2. Внедрение и применение информационных технологий в
ГКУ «ГАТО»
.1 Описание сайта ГКУ «ГАТО»
.2 Научно-справочный аппарат архива в информационном
аспекте
Заключение
Список литературы
Введение
«Архивы называют хранилищами документальной памяти народа. Документы,
которые в них собраны, являются неисчерпаемым источником знаний, свидетельство
героического прошлого пашей Родины.
Архивный документ является результатом закрепления информации о предметах
объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством
письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на различных
носителях (пергамене, бумаге, пленке и т. д.). Документы широко используются
учеными и специалистами народного хозяйства, журналистами и писателями,
историками и краеведами. Сотни тысяч советских граждан ежегодно обращаются в
государственные архивы с различными запросами.
Архив - учреждение или структурное подразделение организации,
осуществляющее прием, хранение, комплектование, учет и использование архивных
документов.
Автоматизированная архивная технология рассматривается, как составная
часть архивного дела и на современном этапе его развития может быть
представлена как совокупность методов и процессов обработки информации,
осуществляемых архивными учреждениями с использованием средств электронной
вычислительной техники».
Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и
библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации,
увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов,
создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов
и справочников
на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов
архивов в мировое киберпространство.
«Разработка автоматизированных архивных технологий заключается в том, что
компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного
дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой
Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие
ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора
документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе
данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда,
автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных
справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и
отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения
говорится с несколько большей определенностью - информационные технологии по
основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть
унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам не обязательно
самим заниматься разработкой основных программ. Программы по учету, контролю за
обеспечением сохранности документов, созданию научно-справочного аппарата
должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по
автоматизированным архивным технологиям Росархива».
История создания архивов
«Первые архивы появились практически одновременно с письменностью. До нас
дошли достоверные сведения о существовании княжеских и монастырских архивов в
Древней Руси, об архивах в других государствах, находившихся в далеком прошлом
на территории нашей страны. Они представляли собой собрания правовых актов,
приходно-расходных записей и других документов, хранившихся у их владельцев.
Такие собрания высоко ценились, передавались по наследству. Использовались они
для доказательства имущественных и других прав и привилегий.
Развитие архивы получили в период формирования и укрепления Русского
централизованного государства в XV- XVII вв. Деятельность сложившейся в это
время системы приказов (учреждений), занимавшихся конкретными вопросами
управления страной, требовала определенной систематизации документов, создания
описей к ним. Это способствовало накоплению практических навыков по организации
хранения документов».
«Большое значение для развития отечественного архивного дела имели
реформы Петра I. Одним из результатов их явилось оформление архивов в структурные
подразделения центральных и местных государственных учреждений, введение
должности архивариуса. Тогда же вошел в употребление и термин «архив». Архивные
документы использовали не только в целях государственного управления или охраны
привилегий правящего сословия, но и в интересах развития исторической науки.
Началась публикация документов».
«В XIX-начале XX вв. архивные документы стали неотъемлемой частью
государственного управления и национальной культуры. В это время были созданы
фундаментальные научные труды по истории России, продолжалась публикация
документов. Появились первые отечественные труды по теории и практике архивного
дела, однако ведомственная разобщенность архивов препятствовала дальнейшей
работе в этом направлении.
Коренная перестройка архивного дела в нашей стране стала возможной только
после Великой Октябрьской социалистической революции. 1 июня 1918 года В. И.
Ленин подписал декрет Совета Народных Комиссаров «О реорганизации и
централизации архивного дела в Российской Социалистической Федеративной
Советской Республике». В декрете СНК были определены основные принципы
архивного строительства в нашей стране: национализация архивов, создание
единого государственного архивного фонда, организация использования архивных
документов в интересах народа.
Важнейшими из действующих в настоящее время документов, определяющими
состав Государственного архивного фонда СССР, принципы его организации и
хранения, сеть государственных архивов, порядок использования архивных
документов это «Положение о Государственном архивном фонде СССР» и «Положение о
Главном архивном управлении», утвержденные Советским правительством 4 апреля
1980 года».
«Государственный архивный фонд СССР представляет собой совокупность
документов, имеющих научное, политическое, народнохозяйственное,
социально-культурное и историческое значение, принадлежащих Советскому
государству независимо от их ведомственной принадлежности, времени
происхождения, техники и способа воспроизведения информации. Это колоссальный
по своему объему информационный массив, в состав которого входят следующие
группы документов:
· документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждений,
организаций, предприятий, существующих и существовавших ранее на территории
СССР. А также высших, центральных и местных органов государственной власти и
государственного управления, суда, арбитража и прокуратуры. В него входили
управления и штабы всех степеней воинских частей, учебных заведений и других
учреждений армии и флота, пограничных и внутренних войск организаций и
предприятий всех отраслей экономики, науки и культуры, профессиональных союзов,
творческих, кооперативных и других общественных организаций, учреждений
религиозных культов (за период, предшествовавший отделению церкви от
государства);
· документы отечественных учреждений и предприятий, находящихся
или находившихся ранее за границей».
Таким образом, актуальность работы заключаются в анализе
усовершенствования и развития автоматизированных информационных технологий
государственного архива и их применение внутри архива.
Материал исследования - обзор общих сведений о Государственном архиве
Тульской области и исследование в области внедрения и разработки
автоматизированных технологий в государственном архиве.
Цель курсовой работы:
1. Рассмотреть историю создания Государственного архива Тульской
области;
2. Описать нормативную базу ГАТО;
. Создать структуру ГАТО и рассмотреть каждое подразделение в
отдельном контексте;
. Осуществить обзор сайта Государственного казенного учреждения
«Государственного архива Тульской области»;
. Использовать научно-справочный аппарат государственного архива и
найти применение его в информационной сфере.
Задача исследования - провести анализ в области внедрения и
распространения автоматизированных технологий на примере Государственного
архива Тульской области.
Источниковедческую
базу составляют Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»; «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) <#"783995.files/image001.gif"> реставрация;
переплет;
подшив;
микрофильмирование;
сканирование;
ксерокопирование.
Специалистами
архива проводится ручная реставрация архивных документов. Это тонкая и
кропотливая работа. В отделе работают квалифицированные опытные реставраторы и
переплетчики. Реставрация документов на бумажной основе начинается с очистки
листов от пыли и проверки текста на текучесть, так как удаление загрязнения с
документа производят влажной марлей или широкой мягкой кистью. Если на
документах обнаружен грибок, то проводится дезинфекцию. Весь реставрационный
процесс проводится на специальном столе с подсветкой, чтобы были хорошо видны
все изъяны документов. Разрывы листов заделывают специальной бумагой на основе
целлюлозы. Она наклеивается на документ с помощью специально приготовленного
клея (клей варят специалисты архива). Разрушающиеся тонкие листы укрепляются с
помощью реставрационной бумаги, в случае сильного разрушения, потери
механической прочности документ укрепляют способом дублирования на
конденсаторную или микалентную (состоит из волокон натурального хлопка
соединенных крахмалом) бумагу. После проведенных работ документы просушиваются,
прессуются (для выравнивания) и переплетаются».
«Так же одним из основных направлений работы отдела является - создание
страхового фонда и фонда пользования, путем микрофильмирования и сканирования
фотодокументов.
Современная копировальная и компьютерная техника позволяет изготовить
высококачественные копии архивных документов, как для нужд архива, так и по
заказам организаций и частных лиц. Специалисты отдела изготавливают коробки для
архивных документов, отвечающие современным требованиям для хранения архивных
дел постоянного срока хранения
Сотрудники отдела регулярно занимаются инициативным документированием,
проводя фото- и видеосъемку общественно-значимых мероприятий: конференций,
круглых столов, презентаций, встреч».
Отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени
«Отдел создан 1 февраля 2010г.
Основные задачи отдела:
· организационно-методическое обеспечение работ по хранению
архивных фондов;
· обеспечение сохранности архивных фондов и документов;
· контроль за физическим состоянием документов.
Основной массив документов советского и постсоветского периодов:
· фонды советских учреждений, организаций и предприятий;
· фонды органов, организаций и учреждений коммунистической
партии и комсомола;
· общественных объединений,
· фонды личного происхождения,
· коллекции фотодокументов (ликвидированного ЦНИТО) в отделе
обеспечения сохранности документов новейшего времени хранится 4656 фондов,
1790997 единиц хранения документов на бумажной основе и 2879 фотодокументов».
Характеристика документов и фондов.
) «Фонды органов, организаций и учреждений коммунистической партии:
комитеты партии - губернские, уездные, окружные, областные, промышленные,
сельские, городские, а также районные комитеты города Тулы и Тульской области,
промышленно-производственные и колхозно-совхозные районы города Тулы.
органы партийного контроля - губернские, окружные, Тульские городские
контрольные комиссии: политические отделы, политический сектор.
первичные партийные организации - местные органы государственной власти и
управления, а также учреждения и предприятия промышленности, сельского
хозяйства, строительства, транспорта, связи, образования, культуры и искусства,
органов юстиции, суда и прокуратуры.
учреждения партии - учебные заведения, историко-партийный отдел
губернского комитета, ЦНИТО, издательство и редакция газеты «Коммунар».
чрезвычайный орган партии в годы Великой Отечественной войны - Тульский
городской комитет обороны».
) «Фонды органов, организаций и учреждений комсомола:
комитеты комсомола - губернские, уездные, окружные, областные,
промышленные, сельские, городские, районные комитеты г. Тулы и Тульской области
и сельско-хозяйственные организации.
первичные комсомольские организации - предприятия промышленности,
сельского хозяйства, строительства, транспорта, торговли, здравоохранения,
образования.
учреждения комсомола - редакция газеты «Молодой коммунар».
В этих фондах находятся:
· протоколы;
· стенограммы партийных и комсомольских съездов, конференций,
пленумов, собраний, совещаний, заседаний президиума, бюро секретариата,
комиссий и материалы к ним;
· приказы, инструкции, положения;
· планы, отчеты, докладные записки, справки, сведения, сводки,
информации;
· переписка о работе по выполнению решений вышестоящих
организаций;
· переписка с партийными, комсомольскими, советскими,
профсоюзными, хозяйственными, военными и другими организациями по различным
текущим вопросам;
· справки, статистические отчеты, сведения о составе
организаций; заявления, анкеты, списки, характеристики, личные листки по учету
кадров»;
· личные и персональные дела;
· дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;
· воспоминания ветеранов партии, комсомола, войны и труда;
· лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты;
· книги учета и выдачи партийных документов;
· карточки первичных партийных организаций.
) Фонды общественно-политических объединений, организаций, движений,
партий.
В фондах хранятся:
· уставные документы, регистрационные, агитационные материалы;
· приказы, положения;
· протоколы конференций, собраний, заседаний;
· планы и отчеты о работе;
· программные заявления, обращения;
· печатные издания;
· переписка, списки;
· бухгалтерская документация;
· финансовые документы.
) Личные фонды.
В фондах хранятся:
· удостоверения, почетные грамоты, дипломы;
· автобиографии, характеристики;
· рукописи очерков и статей, планы докладов;
· переписка, печатные издания, фотографии».
) «Коллекции:
§ фотодокументов.
В фонде отложились фотоснимки активных участников революционных событий
1901 - 1917 годов, гражданской и Великой Отечественной войн, Героев Советского
Союза и Социалистического труда, полных кавалеров ордена Славы, делегатов
съездов партии и комсомола, почетных гостей г. Тулы.
§ документов партизанского движения.
В фонде хранятся директивные указания, справки У НКВД по Тульской области
о подготовке истребительных батальонов, формировании партизанских отрядов и
групп; разведочные сводки УНКВД по Тульской области о ходе боевых операций;
сведения о грабежах и насилии, чинимых немецко-фашистскими войсками; документы
о деятельности партизанских отрядов,
списки личного состава, тексты партизанских клятв; представления партизан
к правительственным наградам.
§ документов личного происхождения.
В фонде находятся:
· личные документы ветеранов партии, автобиографии, воспоминания,
· стенограммы выступлений;
· переписка с ветеранами войны, партии, организациями;
· наградные листы;
· автобиографии Героев Советского Союза, уроженцев г. Тулы и
области, партизан.
§ агитационных документов по выборам.
В фонде отложились:
· программные документы партий, блоков, объединений;
· агитационные листки, плакаты, буклеты;
· информационные бюллетени, обращения, списки;
· печатные материалы».
Фонды Государственного архивного учреждения Тульской области
«Государственный архив»
«Учитывая, что при реорганизации архивных учреждений Тульской области
названия, количество, состав и место хранения фондов не изменились,
целесообразно для удобства восприятия также рассматривать данный вопрос в
контексте формального разделения архивохранилищ на основе ранее действующих
государственных архивов».
Фонды бывшего Государственного архива Тульской области (ГАТО)
«Органы местной государственной власти представлены фондами провинциальной
канцелярии, воеводских канцелярий, наместнического правления, канцелярии
губернатора, губернского правления, губернского присутствия, губернского по
крестьянским делам присутствия, уездных мировых съездов посредников, мировых
посредников, уездных по крестьянским делам присутствий, губернского по
городским делам присутствия, уездных съездов, земских участковых начальников,
волостных правлений, Комиссий о выборах в Государственную Думу и др».
«Местные органы власти и управления Временного правительства представлены
фондами губернского и уездных комиссаров, уездными и волостными исполнительными
комитетами, губернскими и уездными земельными комитетами, продовольственными
комитетами и управами, комиссара министерства труда, районным комитетом по
кожевенным делам.
По советскому периоду фонды:
ü военно-революционных комитетов;
ü совета солдатских депутатов Тульского гарнизона;
ü уездных исполкомов;
ü организационного комитета Президиума Верховного Совета РСФСР
по Тульской области;
ü комбедов, отделов управления уездных исполкомов;
ü областной комиссии по оказанию содействия в работе;
ü чрезвычайной государственной комиссии по установлению и
расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников, и
причиненного ими ущерба».
«Органы суда и прокуратуры дореформенного периода представлены фондами:
Ø городовых судов;
Ø Тульской палаты уголовного суда;
Ø Тульской палаты гражданского суда;
Ø губернского прокурора;
Ø Тульской палаты суда и расправы;
Ø верхнего земского суда;
Ø верхней расправы;
Ø совестного суда;
Ø губернских и городовых магистратов и ратушей;
Ø словесных судов;
Ø уездных судов;
Ø уездных стряпчих;
Ø нижних расправ.
Органы суда и прокуратуры пореформенного периода представлены фондами:
v прокурора;
v судебных следователей;
v съездов мировых судей;
v мировых судей;
v уездных членов окружного суда;
v городских судей;
v волостных судов;
v судебных приставов;
v присяжного поверенного».
«Нотариальные учреждения представлены фондами маклеров, нотариального
архива Тульского окружного суда, нотариусов.
Органы полиции представлены фондами Тульской управы благочиния,
городского полицейского управления, сыскного отделения, земских судов,
городских полиций, уездных полицейских управлений, становых и городских
приставов.
Тюремные учреждения представлены фондами губернской тюремной инспекции,
губернской и уездных тюрем, конвойной команды, арестантского исправительного
отделения и земского арестного дома».
«Воинские учреждения представлены фондами:
o губернского и уездных рекрутских присутствий;
o белевского рекрутского старосты;
o губернского и уездных по воинской повинности присутствий;
o тульского уездного комитета по представлению отсрочек
военнообязанным;
o управлениями губернского и уездных воинских начальников,
начальника тульского гарнизона;
o губернским комитетом государственного ополчения;
o дружин тульского государственного подвижного ополчения;
o инженерной дистанции;
o квартирными комиссиями;
o тульского местного военного лазарета.
Финансово-налоговые учреждения представлены фондами тульской казенной
палаты, губернского и уездных казначейств, губернского распорядительного
комитета, контрольной палаты, комиссии оценки недвижимого имущества г. Тулы,
губернского и городских по квартирному налогу присутствий, уездных по военному
налогу присутствий, винных и соляных приставов».
«Кредитные учреждения представлены фондами:
· тульского отделения государственного банка и инспекцией
мелкого кредита;
· тульским отделением государственного дворянского земельного
банка;
· тульским отделением крестьянского поземельного банка, другими
банками и конкурсными управлениями банками;
· государственных и ссудо-сберегательных касс;
· тульского русского общества взаимного кредита;
· тульского мещанского общества взаимного кредита;
· страховых обществ;
· губернской дворянской кассы взаимопомощи и др».
«Органы управления промышленностью и учреждений фабрично- заводского
надзора представлены фондами губернского комитета по топливу, губернским по
фабричным и горнозаводским делам присутствием, присутствием по делам
страхования рабочих, старшим фабричным инспектором.
Промышленные, коммунальные предприятия и торговые заведения представлены
фондами Тульского оружейного завода, управлением акционерных обществ тульских меднопрокатных
и патронных заводов, чугуноплавильных заводов, доменных печей, каменноугольных
копей, конторой Тульского сахарорафинадного и др. заводов, тульской городской
электрической станции, городского водопровода, торговых домов.
Учреждения строительства и общественных работ представлены фондами
тульских губернских и уездных строительных и дорожных комиссий, комитета по
устройству г. Тулы, уполномоченного по общественным работам Тульской губернии.
Учреждения сельского и лесного хозяйства представлены фондами
ветеринарного отделения губернского правления, Тульской заводской конюшни,
организаций потребительской кооперации сельского хозяйства и мелкого кредита,
уездных винных складов, губернских и уездных лесничеств, комитетом земледелия».
«Продовольственные учреждения представлены фондами губернской комиссии
народного продовольствия, городскими комитетами продовольствия, уполномоченных
министерства земледелия по заготовке продовольствия для армии.
Органы и учреждения народного просвещения представлены фондами дирекций
училищ и народных училищ, уездными училищными советами, инспекторов народных
училищ.
Учебные заведения представлены фондами учительского института,
коммерческого училища, технического железнодорожного училища, реального
училища, художественно-ремесленной учебной мастерской, мужских и женских
гимназий и прогимназий, Тульской учительской женской семинарии, высших
начальных училищ и др.
Учреждения науки и культуры представлены фондами Тульской палаты
древностей, губернской ученой архивной комиссии, любители естествознания,
публичной библиотеки и фондами типографий.
Учреждения здравоохранения представлены фондами губернской врачебной
управы, комитета общественного здравия, оспенного комитета, Совета тульских
больниц, врачебного отделения губернского правления, земских больниц и др.
Фото-фонд ГАТО составляют фотодокументы основного фонда, коллекции
уникальных фотодокументов (с 1889г.) и фотодокументы, хранящиеся в фондах
личного происхождения».
«Фото-фонд включает следующие тематические разделы:
ü знаменательные даты и события;
ü местные органы государственной власти и самоуправления;
ü вооруженные силы;
ü общественно-политическое и революционное движение;
ü промышленность;
ü кустарное производство;
ü транспорт, образование;
ü здравоохранение;
ü культура;
ü виды населенных пунктов и памятных мест;
ü фотопортреты».
Фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области
«Тульский регион издавна является признанным центром с развитыми
отраслями машиностроения, включая оборонное производство, химии, родиной
новаторских методов разливки стали, механизированной добычи угля, роторных
линий. Первенец отечественной электрификации - Каширская ТЭЦ также
располагалась на территории области. Охотничьи ружья, самовары, баяны, пряники
славятся далеко за пределами России. Все это нашло отражение в фондах Центра.
Причем, в связи с изменениями административно-территориального деления имеются
документы, отражающие историю ряда уездов, районов, отошедших в соседние:
Московскую, Калужскую и Орловскую губернии.
Основу хранящегося комплекса документов по истории Тульской партийной
организации составляют документы партийных органов, организаций, учреждений
Коммунистической партии. Первые документы, поступившие в партийный архив на
государственное хранение, датированы 1917 годом. Основу фондов составили
документы, поступившие в 1940г. из г. Москвы и области».
«В архивохранилище № 2 сосредоточены фонды органов, организаций и
учреждений партии и комсомола, действовавших на территории области в 1917 -
1991 гг., фонды политических партий, движений, объединений, общественных
организаций, созданных в 90-е годы.
В архивных фондах Тульского губкома, окружкома ВКП(б), уездных комитетов
имеются документы:
§ об установлении Советской власти в Тульской области;
§ о формировании продотрядов, отрядов Красной Гвардии и Красной Армии;
§ об оказании помощи голодным рабочим Москвы, Поволжья, ликвидации
безработицы и неграмотности;
§ о вкладе тульских оружейников в борьбу с интервентами в годы гражданской
войны;
§ о состоянии сельского хозяйства, потребительской кустарно-промысловой
сельскохозяйственной кооперации в 1918-1929 годы;
§ о проведении коллективизации, индустриализации, развитии Подмосковного
угольного бассейна».
«В фондах Тульского обкома КПСС, городских, районных комитетов партии сосредоточены
документы:
· о партийном руководстве промышленностью, сельским хозяйством,
железнодорожным транспортом в предвоенные годы;
· о проведении мобилизации в первые дни Великой Отечественной
войны;
· об организации истребительных батальонов, партизанских
отрядов, обороны г. Тулы, помощи фронту;
· о восстановлении промышленности, сельского хозяйства после
освобождения области от временной оккупации немецкими войсками».
«В составе фондов губкома, укомов, окружкома, обкомов, горкомов и
райкомов партии представлены:
§ протоколы;
§ постановления пленумов, конференций, заседаний бюро, собраний партактива;
§ совещаний;
§ отчеты о деятельности;
§ статистические отчеты о численности и составе парторганизаций;
§ списки номенклатурных работников;
§ документы по рассмотрению персональных дел коммунистов, штаты и партийные
бюджеты;
§ докладные записки, информации;
§ справки обкомов, горкомов и райкомов партии, парткомов первичных
организаций с правами райкомов, секретарей первичных организаций;
§ документы по установлению Советской власти в Тульской губернии,
формированию продотрядов, отрядов Красной Гвардии и Красной Армии;
§ о создании местных органов управления»;
§ «о состоянии промышленности, сельского хозяйства, потребительской,
кустарно-промысловой сельскохозяйственной кооперации, коллективизации сельского
хозяйства;
§ справочно-информационные материалы о проведении
агитационно-пропагандистских мероприятий;
§ анкеты участников губернских и областных мероприятий;
§ списки коммунистов;
§ документы о работе среди женщин и национальных меньшинств: поляков,
латышей, румын, венгров;
§ сведения о национальном составе;
§ сводки о политических настроениях;
§ документы о начале репрессий против кулачества;
§ о деятельности областной партийной организации в годы ВОВ;
§ о проведении мобилизации в первые дни войны, организации истребительских
батальонов, партизанских отрядов, обороне г. Тулы в октябре-ноябре 1941г.,
помощи фронту, размещении госпиталей, о послевоенном восстановлении народного
хозяйства, освоении целинных и залежных земель в 1950 - 1960 гг.; сведения за
1960 - 1970 гг.;
§ о строительстве предприятий, реорганизации сельских райкомов партии,
создании партийных комитетов производственных колхозно-совхозных управлений,
проведении политико-идеологических мероприятий по подготовке празднованию
годовщин Октябрьской революции и дня рождения Ленина;
§ материалы по вопросам развития народного хозяйства и культуры области за
1980 - 1991 гг.;
§ о выдающихся объектах национальной культуры: музее-усадьбе Л.Н. Толстого
в Ясной Поляне, музее на Куликовом Поле, историческом музее оружия, музее
художника В.Д. Поленова»;
§ «о деятельности Тульских политехнического и педагогического институтов,
Новомосковского филиала Московского химико-технологического института,
техникумов, школ, театров, библиотек.
Документы по личному составу партийных органов представлены делами по
приему в партию, учетными карточками коммунистов, личными делами работников
обкома, горкомов, райкомов партии, ведомостями, личными карточками начисления и
выплаты заработной платы, в том числе и техническим работникам
Фонд Тульского городского комитета обороны имеет документы о введении
осадного положения в г. Туле, формировании Тульского рабочего полка, сооружении
оборонительных рубежей, об ущербе, нанесенном врагом народному хозяйству, о
сборе средств на строительство танковой колонны «Тульский колхозник», о
формировании авиасоединения «Тула» и эскадрильи им. А. Чекалина.
Документы из фонда-коллекции партизанского движения в Тульской области
имеют сведения о количестве партизанских отрядов, истребительных батальонов и
разведывательно-диверсионных групп, действовавших на территории области, об их
боевой деятельности».
«Документы обкома, горкома, райкомов КПСС за 1960-1970 годы дают
информацию:
§ о строительстве предприятий, реорганизации сельских райкомов партии,
§ о создании партийных комитетов производственных колхозно-совхозных
управлений,
§ о проведении политико-идеологических мероприятий по подготовке и
празднованию 50-летия Октябрьской революции и 100-летия со дня рождения Ленина,
§ о награждении области и города Тулы орденами Ленина, вручении «Золотой
Звезды» города-героя».
«Архив располагает документами о деятельности областной комсомольской
организации за период 1918-1991 гг. В фондах хранятся протоколы областной,
городских, районных комсомольских конференций, заседаний пленумов, бюро
обкомов, горкомов. Райкомов, районных собраний комсомольских активов, заседаний
бюро областного совета пионерских организаций; отчеты, докладные записки,
справки, информации обкомов, горкомов, райкомов о деятельности областной,
городских, районных и первичных комсомольских и пионерских организаций; о
выполнении постановлений ЦК и обкома ВЛКСМ; о пропагандистской работе;
социально-экономическом положении городской и сельской молодежи; о мобилизации
юношей и девушек в лыжные танково-истребительные батальоны, о комсомольских
партизанских отрядах, о подвиге партизана Саши Чекалина, о молодежных
«фронтовых» бригадах, о вкладе молодежи в восстановление народного хозяйства в
послевоенные годы, об участии молодежи области в освоении целинных земель,
работе на ударных комсомольских стройках страны; о работе областной
комсомольской школы, бюро международного молодежного туризма «Спутник», школьных
комсомольских и пионерских организаций, статистические отчеты о составе и
численности комсомольских организаций; финансовые отчеты обкомов ВЛКСМ,
горкомов, райкомов, комсомольских студенческих отрядов; приказы по личному
составу, личные дела работников комитетов; ведомости начисления и выдачи
заработной платы».
«Документы современных политических партий, движений и объединений,
действующих на территории Тульской области, представлены протоколами
учредительных собраний, свидетельствами о регистрации, уставами и программами,
печатными изданиями, перепиской с другими общественно-политическими
организациями, информационными бюллетенями, финансовыми отчетами.
В архиве хранятся фонды первичных партийных организаций с протоколами
партийных конференций, собраний, заседаний партбюро.
Документы Центра новейшей истории используются при изучении истории
партии и комсомола, при исследовании роли партийных организаций в установлении
советской власти в Тульской области, в руководстве политической, хозяйственной,
культурной жизнью края.
Многие документы, хранящиеся в архиве, опубликованы в Сборниках
документов, подготовленных сотрудниками партийного архива Тульского обкома
КПСС, и изданных большим тиражом, как в средствах массовой информации, так и в
Книге Памяти Тульской области, служат сотне исследователям источниковедческой
базой для подготовки докторских, кандидатских диссертаций, монографий,
рефератов».
Фонды бывшего Центра документации но личному составу Тульской области
«Основные виды документов: приказы по личному составу, расчетно-платежные
ведомости, лицевые счета, личные карточки формы Т-2, личные дела, акты о
несчастных случаях, трудовые книжки.
В фондах содержится кадровая и бухгалтерская документация (личный состав)
ликвидированных учреждений сельского хозяйства, горнодобывающей промышленности,
строительных организаций Тульской области, небольшие комплексы
организационно-распорядительной документации постоянного срока хранения и
документов депозитарного хранения».
Таким образом, можно сделать вывод о том, что в структуре АТО содержатся
как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных
технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования
документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства,
отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов
дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации
документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К
фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории
Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.
Итак, можно подвести итоги по главе, что в структуре ГАТО содержатся как
отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных технологий,
отдел документов по личному составу, отдел использования документов, отдел
комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, отдел
централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов
дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации
документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К
фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории
Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.
2. Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ
«ГАТО»
.1 Описание сайта ГКУ «ГАТО»
«На сайте Государственного казенного учреждения «Государственного архива
тульской области» содержится 6 вкладок, а именно:
· Об архиве;
· Услуги;
· Читальные залы;
· Поиск информации;
· Наши труды;
· Комплектование.
Во вкладке «об архиве» выделены такие пункты, как:
ü Контактная информация (общие сведения и понятие
государственного архива, контактная информация руководства архива; режим
работы; местонахождение; прием обращений граждан; общая информация о читальных
залах до 1917 года и после 1917 года)
ü Нормативные документы (Устав ГАТО; Лицензия работы с
исправлением сведений, составляющих государственную тайну; реквизиты ГАТО;
Государственный заказ/Государственное (муниципальное) задание)»;
ü «Структура архива (структурные подразделения ГАТО; Кадры,
численность, состав и движение работников/2011г.; Вакантные должности);
ü Программы (Программа информатизации ГАТО на 2012-14гг.;
Показатели основных направлений деятельности за 2011г.; Показатели основных
направлений деятельности за 2010г.; Программа развития системы НСА на
2007-2011гг.);
ü Наши партнеры;
ü Награды архива (сотрудников)».
«Во вкладке «Услуги» изложены:
Нормативные документы (постановление правительства
Тульской области, административный регламент, приказ директора),
исполнение запросов,
виды
запросов (тематический и генеалогический, о трудовых отношениях для бывших
партийных и комсомольских работников, о трудовых отношениях «Тула уголь»),
порядок
приема и исполнения (форма приема; отказ запроса по телефону и анкеты без
указания; время личного приема; срок исполнения; основания для отказа в
исполнении запроса; выдача ответов заявителям; статистика исполнения запросов);
список исполненных запросов,
оплата
(осуществляется в отделениях Сбербанка);
копирование
(осуществляется в читальном зале №2)».
«Вкладка «Читальные залы» имеет:
v Правила работы (общие положения; порядок допуска пользователей в
читальные залы архивов; права (обязанности, ответственность) пользователей;
порядок выдачи дел (документов, микро-копий, печатных изданий), предоставления
научно-справочного аппарата; копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей; приложение к правилам работы
пользователей в читальных залах - образец анкеты пользователя);
v Приказы о работе (архива, читального зала №1, читального зала №2);
v Режим работы, местонахождение, проезд;
v Порядок оформления (переоформления);
v Порядок работы (предварительная запись, регистрация в книге посещений,
выдача строго с заявленной темой исследования, сдача документов за 30 минут до
окончания работы зала);
v Заказ документов (оформление заказа на бланке дел и описей(особо ценных и
уникальных дел, фондов НСБ и СИФ); форма приема заказа на дела; норма выдачи
архивных документов; сроки исполнения заказов; срок пользования заказанными
материалами; отказ или отсрочка в выдаче дел; повторная выдача);
v Подсобный фонд;
v Копирование документов (способ копирования; бланк заказа на копирование
документов; порядок копирования);
v Генеалогический поиск (методические пособия; указатели, подготовленные в
архиве; публикации);
v Рассекреченные документы».
«Вкладка «Поиск информации» содержит:
Ø Архивные справочники (путеводители и списки фондов,
справочники АТД, каталоги);
Ø Информационные ресурсы;
Ø Описи (оцифрованные, список описей в электронном формате);
Ø Указатели и обзоры;
Ø НСБ».
«Вкладка «Наши труды» имеет в наличии:
§ Научные темы;
§ Публикации;
§ Проекты;
§ Выставки;
§ Конференции;
§ Россика;
§ Методические разработки».
«Вкладка «Комплектование» выделяет:
v Список источников комплектования;
v План комплектования на 2013г.;
v Поступления 2010-2011г.;
v График обследований организаций;
v График проведения семинаров;
v Методические пособия и письма
(«Методические рекомендации»; «Короб архивный. Характеристики»);
v Объявления для организаций;
v Жертвователям документов».
«На главной странице имеются новости архива и архив новостей, а также
помещена экспресс-модель, имеющая такие пункты, как:
1. Главная страница сайта ГАТО
2. Объявление для исследователей (читального зала №1, читального
зала №2)
. Вакансии
. Обратная связь
. Гостевая книга
. Торги
. Видеоматериалы
. Документы улыбаются».
Таким образом, на сайте ГАТО содержится такая информация, как: об архиве,
наши труды, услуги, читальные залы, поиск информации, комплектование. Также на
основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь,
гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей
читальных залов, а также новости архива и архив новостей.
.2 Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте
«В научно-справочном аппарате ГАТО можно найти:
· путеводители Государственного архива Тульской области, Тула,
1968 года;
Ø ГАТО путеводитель часть 1 (досоветский период) 2001 года в
котором подробно описаны состав и содержание фондов за период с конца 16 века
до 1917 год; ГАТО список фондов советского периода в котором перечислены
названия фондов и годы работы;
Ø Центр Новейшей истории Тульской области, Путеводитель 2006
года в котором указывается полная информация о фондах, охарактеризованы состав
и содержание документов архива, отражающих политическую историю области, ее
экономическое, социальное и культурное развитие.
Ø Центр документов по личному составу. Список фондов. В списке
фондов есть № фонда, дата его поступления, название фонда, отметка о выбытии,
примечание».
· «Справочники административно-территориального деления
· Каталог ГАУ ТО «Государственный архив»
· Информационные ресурсы ГАУ ТО «Государственный архив»
(Тематические Базы Данных: Систематический каталог, Систематический каталог
ЦНИТО; Информационные ресурсы о населении: Уставные грамоты, Клировые
ведомости, Подворные переписи, Договоры о продаже и залоге недвижимости города
Тулы; Персональные ресурсы: Именной каталог, Персональная картотека членов
партии ЦНИТО, Именной каталог ЦНИТО; БД описей досоветского(советского)
периода; учетные БД; Управленческие БД; НСБ и СИФ)
· Описи на электронном носителе
· Указатели и обзоры ГАУ ТО 2012 года».
Таким образом, в научно-справочном аппарате указывается информация о
путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях,
указателях и обзорах ГАТО 2012года.
Итак, можно подвести итоги по главе, что на сайте ГАТО есть 6 вкладок: об
архиве, услуги, читальные залы, поиск информации, наши труды и комлектование.
На основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь,
гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей
читальных залов, а также новости архива и архив новостей. В научно-справочном
аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах,
информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.
Заключение
По результатам данной работы можно сделать вывод, что в структуре ГАТО
содержатся как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации
архивных технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования
документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства,
отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов
дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации
документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К
фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории
Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.
На сайте ГАТО есть 6 вкладок: об архиве, услуги, читальные залы, поиск
информации, наши труды и комлектование. На основной части страницы имеется
экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы,
торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости
архива и архив новостей. В научно-справочном аппарате указывается информация о
путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях,
указателях и обзорах ГАТО 2012года.
Список литературы
1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации»/
2. «Основные Правила работы архивов организаций»
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
. Закон об «архивном фонде РФ» от 07 июля 1993 года №
5341-1
. Постановление администрации Тульской области от
10.04.2009г. №221 о «создании Государственного архива»
. Пухальская Ю.В. Архивы Тульской области /В.
Пухальская, Е.А. Кондырева, Г.А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие -
Тула.: ТГПУ, 2011.
. Вовкотруб О.В. Архивоведение: консп. лекций.
Ч.1./О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - П.: Издат-во Пенз.гос. ун-та, 2007.-
104с.-библиогр.:с.94-98.
. В.А. Лебедев. Архивы - школе: Справочное пособие для
преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов -
М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с.
. Государственный архив Тульской области
. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования /
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В.
П. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 272с.
. Современные архивные технологии
. Журналы «Делопроизводство» № 3 2002; «Отечественные
архивы» № 1 2003, № 6 2003
. Основные правила работы архивов
организаций/Росархив, ВНИИ-ДАД. - М., 2002
. СПС КонсультантПлюс
. Организация информационно-справочной работы по
документам С.Л. Кузнецов, Журнал делопроизводство №1 2008г.
. Проблемы межведомственного электронного
документооборота и организация электронных архивов, С.Л. Кузнецов, «Современные
технологии делопроизводства и документооборота» №1 2011г./.