Сумма задолженности заказчиков по оплате отгруженных изделий за заданный месяц

Сумма задолженности заказчиков по оплате отгруженных изделий за заданный месяц

1. Анализ предметной области

.1 Описание предметной области и функции решаемых задач

В качестве примера рассматривается упрощенный вариант деятельности Отдела сбыта продукции предприятия. Предметной областью являются некоторые функции, выполняемые сотрудниками отдела сбыта предприятия в процессе планирования, учета, контроля и анализа.

В отделе сбыта продукции имеется отделение, осуществляющее договорные кампании. В процессе этих кампаний заказчики заключают договоры с предприятиями по отгрузке различных готовых изделий.

Затем по этим спискам договоров предприятия выполняет отгрузку заказанных изделий, выписывая заказчику товарно-транспортные накладные, по которым они должны оплачивать отгрузку заказанных изделий в текущем месяце. Заказчики имеют право делать платежи частями или погашать всю сумму сразу. Каждое оплата осуществляется через банк и оформляется отдельными платежными поручениями, которые в дальнейшем поступают в отдел доходов, где они учитываются, тщательно контролируются и анализируются.

Следовательно, функции сотрудников отдела сбыта готовой продукции заключаются в следующем:

в процессе планирования:

Отгрузки продукции в соответствии с договорами;

Поступления денежных средств за продажу продукции.

в процессе учета:

Фактически отгруженной продукции;

Поступления денежных средств, перечисленных в качестве предоплаты за заказанную продукцию.

в процессе анализа:

Корректности договоров на поставку продукции;

Выполнения плана отгрузки;

Поступления предоплаты за заказанную продукцию.

Автоматизация указанных задач позволит оперативно вести учет доходов, контролировать их поступления, анализировать структуру платежных поступлений (по различным заказчикам) и тем, самым, улучшить качество принимаемых решений.

1.2 Перечень входных (первичных) документов

В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения нашей задачи. Уточним, какие первичные документы будут использованы для решения задачи.

Информация, циркулирующая в рассматриваемой предметной области, отражается в документах и для решения данной задачи необходимы первичные документы: Список изделий, список единиц измерений, список складов, список заказчиков, список договоров, товарно-транспортные накладные, Платежные поручения.

Данные о номенклатуре изделия, о складах, сведения о заказчиках являются условно-постоянной информацией. Эти данные отображаются в документах Список выпускаемых изделий, Справочник единиц измерения, Список складов и Список заказчиков. Они имеют табличную форму.

Оперативная информация включает следующую информацию:

Рис. 1

Данные о планируемых отгрузках изделий заказчикам содержатся в документе «Договор»:

В процессе договорной кампании составляются договора на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части и спецификации. Общая часть содержит информацию о номере договора и реквизиты заказчика. В спецификации содержатся сведения об изделиях, месяце отгрузки, количестве поставляемых изделий.

На основе договоров составляется финансовый план, и разрабатываются срока поставки и отгрузки изделий заказчикам. При отгрузке продукции заказчикам выписывается документ «Товарно-транспортная накладная», также состоящая из общей части и спецификации.

Рис .2

В анкетной части данного документа содержатся его номер и дата выписки, номер договора и сведения о заказчике. В табличной части ТТН приводятся данные об отгруженных по данной ТТН изделиях.

Оплата продукции заказчиком оформляется документом, называемым «Платежное поручение».

Рис. 3

В анкетной части ПП содержатся номер ПП, номер ТТН или номер счета, дата составления документа и сведения о плательщике. В табличной части ПП приводятся данные об оплачиваемых заказчиком по ПП изделиях.

В следующей таблице приведены рекомендуемые характеристики реквизитов документов предметной области. Проектировщик при необходимости может их изменить, а также добавить другие:

1.3 Ограничения предметной области по индивидуальной задаче

Предприятие выпускает несколько видов изделий, использует несколько единиц измерения

У разных изделий может быть одинаковая единица измерения

На предприятии имеется несколько складов

На одном складе может храниться несколько наименований готовых изделий

С одним заказчиком можно заключить несколько договоров

В каждом договоре может быть несколько наименований изделий

Каждая ТТН относится только к одному договору

Одной ТТН может соответствовать несколько ПП

Оплата должна быть произведена в текущем месяце заказа

В одном документе об оплате может быть несколько изделий

Все цены в рублях

2. Постановка задачи

.1 Организационно-экономическая сущность комплекса решаемых задач

Одно из основных проблем Отдела сбыта продукции любого предприятия является несвоевременная или неполная оплата отгруженных изделий заказчиками, что может привести к нехватке средств на предприятии для дальнейшей работы.

Для решения этой проблемы необходимо своевременно получать информацию о недоплатах, чтобы вовремя принять соответствующие меры. Поэтому поставленная задача позволит решить эту проблему. Рассмотрим организационно-экономическую сущность данной задачи. За заданный период времени, в данном случае за заданный месяц, надо получить сумму задолженности заказчиков по оплате отгруженных изделий. Для решения этой задачи экономист должен иметь следующую информацию по каждому заказчику: сумму отгрузки и сумму оплаты. Экономическая сущность задачи заключается в необходимости оперативного получения информации о недоплатах за заданный месяц различными заказчиками и принятию управленческих решений по устранению долгов.

2.2 Описание выходной информации

Выходную информацию представим в виде отчетной формы:

Суммы задолженности заказчиков за _______ месяц

2.3 Описание входной информации

Входную информацию

3. Разработка информационного обеспечения

3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов

Реквизитный состав первичных документов:

Код изделия, наименование изделия, код единицы измерения, цена, номер склада, код заказчика, наименование заказчика, адрес, наименование единицы измерения, наименование склада, номер договора, месяц отгрузки, номер ТТН, дата отгрузки, количество, номер ПП, дата оплаты.

Необходимо проанализировать каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами. Реквизит приобретает смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими смысловым единством.

Например, реквизиты Код изделия и Наименование изделия отражают сведения об изделиях. Номер склада и Наименование склада - сведения о складах; код единицы измерения и наименование единицы измерения - сведения об используемых единицах измерения; код заказчика, наименование заказчика, адрес - сведения о заказчиках.

Среди реквизитов, описывающих сущность, можно выделить один или несколько реквизитов, которые однозначно идентифицируют (определяют) экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом.

Между ключом и другими реквизитам существует функциональная зависимость. Например, существует функциональная зависимость между кодом изделия и его наименованием. По ключу можно отыскать любой нужный экземпляр среди других экземпляров сущности. Кандидатов в ключевые реквизиты в группе реквизитов может быть несколько. Из реквизитов Код изделия и Наименование изделия выберем в качестве ключа Код изделия, так как этот реквизит характеризуется компактным значением и удобен для обработки. В дальнейшем в других сущностях вместо наименования в качестве ключа будем выбирать код.

Данные договора на поставку продукции можно свести в таблицу:

Для устранения избыточности информации при автоматизированной обработке появилась необходимость в представлении данных в виде двух групп.

группа. Все общие сведения о договоре: номер договора и код заказчика представлены в таблице:

2 группа. Спецификация договора: номер документа, месяц отгрузки, код изделия и количество:

В качестве ключа для первой группы используется Номер договора. Для второй группы этого ключа недостаточно, так как он повторяется, поэтому используется составной ключ: Номер договора + Код изделия.

Аналогично представляем в виде двух групп документы: платежное поручение и товарно-транспортные накладные.

Факт поступление платежей из платежных поручений:

группа: Номер ТТН, номер ПП и дата оплаты представлены в таблице:

Платежи

группа: Номер ТТН, Номер ПП, код изделия и количество представлены в таблице:

В качестве составного ключа для первой группы используются Номер ТТН + Номер ПП, так как один номер ТТН может соответствовать разным номерам ПП.

Для второй группы этого ключа недостаточно, так он повторяется. Поэтому используется составной ключ Номер ТТН + Номер ПП + Код Изделия.

Информацию товарно-транспортных накладных можно представить с виде следующей таблицы:

1 группа: Номер ТТН, Дата отгрузки и номер договора представлены в таблице:

группа: Номер ТТН, Код изделия и количество представлены в таблице:

В качестве ключа для первой группы используется только Номер ТТН, так как одному номеру ТТН соответствует только один номер договора. Для второй группы этого ключа недостаточно, так как он повторяется и поэтому используется составной ключ Номер ТТН + Код Изделия

Покажем на схеме функционально-зависимые реквизиты неповторяющиеся в каждой группе:

Жирной линией выделены ключевые реквизиты.

Для решения задачи выделены 10 групп с ключевыми реквизитами (ключи подчеркнуты):

ИЗДЕЛИЯ (код изделия, наименование изделия, код единицы измерения, цена, номер склада);

СПРАВОЧНИК ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ (код единицы измерения, номер склада);

СПИСОК СКЛАДОВ (номер склада, наименование склада);

СПИСОК ЗАКАЗЧИКОВ (код заказчика, наименование заказчик, адрес);

ДОГОВОРЫ (номер договора, код заказчика);

СПЕЦИФИКАЦИЯ ДОГОВОРОВ (номер договора, месяц отгрузки, код изделия, количество);

ТОВАРНО-ТРАНСПОТНЫЕ НАКЛАДНЫЕ (номер ТТН, дата отгрузки, номер договора);

СПЕЦИФИКАЦИЯ ТТН (Номер ТТН, код изделия, количество);

ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ (Номер ТТН, номер ПП, Дата оплаты);

СПЕЦИФИКАЦИЯ ПП (Номер ТТН, номер ПП, код изделия, количество).

.2 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели

В результате анализа получили 10 информационных объектов или сущностей. Проведем попарный анализ между ними:

Список Изделий - Специализация ПП (Список Изделий - главный ИО, Специализация ПП - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как один вид изделия может быть оплачен несколько раз, но один платеж соответствует только одному виду изделия. Связь между объектами осуществляется с помощью реквизита Код изделия.

Список Изделий - Специализация договора (Список Изделий - главный ИО, Специализация договора - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как один вид изделия может быть заказан несколько раз, но один заказ соответствует одному виду изделия. Связь между этими объектам обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

Список Изделий - Специализация ТТН (Список Изделий - главный ИО, Специализация ТТН - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как один вид изделия может быть отгружен несколько раз, но одна отгрузка соответствует определенному виду изделия. Связь между этими объектами осуществляется с помощью реквизита Код Изделия.

Справочник единиц измерения - Список Изделий (Справочник единиц измерения - главный ИО, Список Изделий - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как одна единица измерения может быть одинаковой у нескольких видов изделий, но один вид изделия соответствует одной единице измерения. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код единицы измерения.

Список складов - Список Изделий (Список складов - Главный ИО, Список Изделий - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как на одном складе могут храниться несколько видов изделий, но одному виду изделия соответствует только один склад. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер склада.

Платежные поручения - Специализация ПП (Платежные поручения - главный ИО, Специализация ПП - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как одному номеру платежного поручения соответствует оплата за несколько видов изделия, но оплата одно вида изделия относится к одному номеру платежного поручения. Связь между объектами обеспечивается реквизитами Номер ПП и Номер ТТН.

Список договоров - Спецификация договоров (Список договоров - главный ИО, Спецификация договоров - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как по одному договору могут заказываться несколько видов изделия, но заказ одного вида изделия соответствует одному номеру договора. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер договора.

Список договоров - Товарно-транспортные накладные (Список договоров - главный ИО, Товарно-транспортные накладные - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как по одному договору могут быть произведены несколько отгрузок, но одной отгрузке соответствует один договор. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер договора.

Список заказчиков - Список договоров (Список заказчиков - главный ИО, Список договоров - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как один заказчик может заключать несколько договоров, но один договор соответствует одному заказчику. Связь между объектами обеспечивается с помощью реквизита Код заказчика.

Товарно-транспортные накладные - Спецификация ТТН (Товарно-транспортные накладные - главный ИО, Спецификация ТТН - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как по одной накладной могут отгружаться несколько видов изделий, но одно изделие соответствует одной накладной. Связь между объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер ТТН.

Товарно-транспортные накладные - Платежные поручения (Товарно-транспортные накладные - главный ИО, Платежные поручения - подчиненный ИО). Тип связи 1:М, так как одна накладная может оплачиваться несколькими платежными поручениями, но одно платежное поручение соответствует одной накладной. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер ТТН.

После того, как установлены связи между сущностями, возможно построение информационно-логической модели.

Информационно-логическая модель - это модель данных, отображающая предметную область в виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

Правила построения ИЛМ связаны с упорядочением ИО по уровням иерархии. Такой способ изображения по уровням называют канонической формой ИЛМ. Рассмотрим формальный способ установление уровней иерархии. Этот способ особенно необходим в данной задаче, так как количество ИО велико.

Способ основан на использовании матрицы смежности - квадратной матрицы (количество строк и столбцов равно числу ИО). Составим исходную матрицу смежности для задачи:

Значение «1» в матрице смежности записывается в том случае, если между ИО в строке и ИО в столбце имеется связь один-ко-многим. Мы используем установленные ранее связи.

Нулевые суммы получились по столбцам Справочник, Склады и Заказчики. Если сумма по столбцу равна нулю, то столбец и строка с таким же именем вычеркиваются (выделяются серым цветом), а оставшиеся строки и столбцы образуют новую матрицу смежности. Вычеркнутые ИО выносятся на нулевой уровень иерархии. В данной задаче нулевые суммы получились в столбцах Справочник, Склады и заказчики. Следовательно, они определяют нулевой уровень.

После этого получится следующая матрица:

Во второй матрице смежности нулевые суммы получились в столбцах Изделия и Договоры. Следовательно, эти столбцы в ней вычеркиваются, а Изделия и Договоры определяют первый уровень.

В третьей матрице смежности нулевые суммы получились в столбцах Спецификация договоров и Товарно-транспортные накладные. Следовательно, эти столбцы в ней вычеркиваются, а Спецификация договоров и Товарно-транспортные накладные определяют второй уровень.

В четвертой матрице смежности нулевые суммы получились в столбцах Спецификация Товарно-транспортных накладных и Платежные поручения. Следовательно, эти столбцы вычеркиваются, а Спецификация Товарно-транспортных накладных и Платежные поручения определяют третий уровень.

Спецификация платежей располагается на четвертом (последнем) уровне.

На рисунке показана каноническая информационно-логическая модель (ИЛМ).

3.3 Определение логической структуры базы данных

Логическая структура РБД определяется совокупностью логически связанных реляционных таблиц. Логические связи соответствуют структурным связям между объектами в инфологической модели, каждый ИО в логической структуре отображается соответствующей реляционной таблице.

Связи между таблицами осуществляются посредством общих реквизитов (ключевых или неключевых). Логическая структура РБД имеет следующий вид:

Рис. 5

3.4 Разработка физической структуры базы данных

Физическое моделирование БД - это способ размещения информации на машинных печатных носителях. Правила перехода от логической реляционной структуры к физической заключается в следующем:

Каждая реляционная таблица превращается в таблицу

Каждый столбец таблицы - в поле таблицы

Каждая строка таблицы - в запись таблицы

В процессе физического проектирования РБД необходимо:

Присвоить имена таблицам

Присвоить имена полям таблиц

Соответствие документов и таблиц БД:

3.5 Контрольный пример

Заполнить таблицы исходными данными контрольного примера.

Контрольный пример необходим для проверки правильности решения задачи на персональном компьютере.

Для данной задачи таблицы выглядят так: