Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

.1 Понятие и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

.3 Цель, задачи и методология аудита расчетов с подотчетными лицами

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

.1 Общая характеристика ООО «Александрит»

.2 Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

.3 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

.1 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

.2 Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Произошедшие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете и отчетности в значительной степени затронули и учет расчетов. Это связано как с общим реформированием российского бухгалтерского учета, так и с отдельными его нормами. Одним из важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами используются практические на всех предприятиях, имеют свои особенности и в обязательном порядке должны быть учтены. Структура и объем расчетов с подотчетными лицами оказывают влияние на финансовые потоки предприятия, объем наличных денежных средств, уровень затрат и прибыль предприятия. Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и достоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий очень часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также работ и услуг по наличному и безналичному расчету. В этих случаях сотрудникам выдаются наличные денежные средства под отчет (авансы) на различные цели по поручению предприятия. В подотчет выдаются наличные денежные средства на предстоящие командировочные расходы, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других предприятий или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Итак, рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку оборот денежных средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

Целью дипломной работы является изучение теоретических и методологических аспектов учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с поставленной целью в дипломной работе необходимо решить следующие задачи:

изучить действующие нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

определить сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами в условиях рыночной экономики;

выявить специфику аналитического и синтетического учета;

проанализировать порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии;

исследовать методику проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии;

разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

Объектом исследования в дипломной работе является ООО «Александрит», основным видом деятельности которого является торгово-закупочная деятельность.

Информационную базу исследования составляет совокупность специальной и научной литературы, законы и нормативные документы, статистические данные; экономические исследования по теме; справочная и периодическая литература; монографии по вопросам бухгалтерского учета, таких как Н.В. Абрамова, Р. Адамс, Ю.А. Бабаев, П.С. Безруких, Л.И. Власенко, Н.П. Горшков, П.И. Камышанов, Л.И. Кравченко, В.В. Ковалев, А.П. Корец, М.И. Кутер, Н.П. Любушин, В.И. Подольский, С.В. Пятенко, Г.В. Савицкая, О.Н. Харченко, Н.Н. Хахонова, А.Д. Шеремет, В. Г. Широбоков и других.

В работе использованы такие методы, как метод анализа, метод сравнения, синтеза, индексные методы, метод цепных подстановок, экономико-математические методы в прогнозировании прибыли и рентабельности.

Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании проведенного исследования.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении определена актуальность, цель, задачи, предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены основы отражения расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, основные первичные документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета, а также порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.

Во второй части рассмотрена организационная и экономическая характеристика ООО «Александрит». Исследован порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами исследуемого предприятия и описан порядок проведения аудиторской проверки данного объекта учета.

В третей главе разработаны мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а так же предложены мероприятия по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами.

В заключении представлены выводы и предложения по дипломной работе.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

.1 Понятие и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками - это расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено [41, c.203].

Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.

С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц [18, c.237].

К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов. Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операционно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета - обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем [35, c.198].

Расходуя полученные деньги, подотчетное лицо собирает документы, подтверждающие произведенные расходы. При приобретении материальных ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчетное лицо должно получить чек кассового аппарата и товарный чек. При приобретении материальных ценностей непосредственно на заводе-изготовителе или в организации оптовой торговли подотчетному лицу следует получить накладную, счет-фактуру и чек кассового аппарата.

Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансового отчета. При оформлении авансового отчета подотчетное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает общую сумму расходов, понесенных в пользу своей организации. Все собранные документы прилагаются к авансовому отчету.

Другой распространенный вид расходов организации, производимых через подотчетных лиц, - командировочные расходы, т. е. расходы, связанные со служебной командировкой работника организации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также суточные за время нахождения в командировке [53, c.15].

Основанием для поездки работника в командировку является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Данное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение.

На основании действующих в организации нормативов, предполагаемого срока пребывания работника в командировке и предполагаемой стоимости проезда бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расхода и оформляет на эту сумму расходный кассовый ордер. На его основании из кассы организации работнику выдается аванс на командировочные расходы.

Не позднее чем через три рабочих дня по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы (билеты), документы, подтверждающие расходы на наем жилья, и т. д. Оплата расходов на наем жилья ограничивается верхним пределом, установленным в организации [36, c.13].

Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы [12, c.72].

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность».

Служебные командировки являются объектом трудового законодательства, которое регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор в соответствии с критериями, установленными в разделе III ТК РФ. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки [53, с.14].

Трудовой Кодекс Российской Федерации не запрещает также направлять в служебные командировки совместителей, командировать которых можно на общих основаниях, руководствуясь положениями ТК РФ. Согласно ст. 167 ТК РФ за совместителем, направленным в служебную командировку, как и за любым другим работником организации должны сохраняться место работы (должность) и средний заработок в организации, которая его командировала.

Если работник направлен в командировку по совмещаемой работе, то средний заработок за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется за ним только на работе по совместительству. При этом на основном месте работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы.

При направлении совместителя в служебную командировку и по основной, и по совмещаемой работе средний заработок должен сохраняться по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по соглашению между командирующими организациями.

При внутреннем штатном совместительстве направление совместителя производится одним и тем же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым должностям. При внешнем штатном совместительстве вопрос сохранения среднего заработка должен зависеть от того, по какой должности работник направлен в командировку. Во всех случаях совмещение командировочных расходов (в том числе суточных) должно быть произведено в одинарном размере.

На основании п.1 ст.236 главы 24 НК РФ единым социальным налогом (ЕСН) облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками, в частности, в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям).

Согласно подп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации), в том числе компенсационные выплаты, связанные с командировочными расходами.

Последние двадцать лет направление работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция № 62). Давно уже нет СССР, а инструкция продолжает действовать в части, не противоречащей ТК РФ, вступившему в силу 1 февраля 2002 года (ст. 423 ТК РФ). Наконец Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст. 166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было.

Положение о командировках начало действовать с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные Положением о командировках, применяются в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ. Указанными законодательными и нормативными документами предусмотрена возможность служебных командировок за счет организации-работодателя только при наличии трудовых договоров между организацией и физическим лицом, регламентируемых ТК РФ [36, с.18].

Взаимоотношения по договорам гражданско-правового характера регламентируются ГК РФ, согласно которому затраты на поездки, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком.

Однако не все работники организаций могут быть направлены в командировку для выполнения служебного задания.

Согласно ст.203 ТК РФ в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки беременных женщин. В соответствии со ст. 268 ТК РФ не могут направляться в служебные командировки работники в возрасте до 18 лет. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при отсутствии для них запрещения по медицинским показаниям. Согласно ст. 259 ТК РФ женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Указанное положение в соответствии со ст. 246 ТК РФ относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам (попечителям) несовершеннолетних [24, с.363].

Для остальных работников распоряжение работодателя о направлении в командировку для выполнения служебного задания носит обязательный характер. Отказ работника от выполнения такого распоряжения работодателя рассматривается как дисциплинарный поступок.

Порядок установления режима рабочего времени в период нахождения работника в служебной командировке в ТК РФ не определен, поэтому предполагается, что он трудится в режиме работы и отдыха той организации, в которую командирован. Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и компенсации, установленные законодательством, по месту основной работы.

Нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо выдать под отчет вместе с авансом на командировочные расходы наличные денежные средства на иные цели. Общую сумму аванса на командировочные и иные предполагаемые расходы допустимо выдать одним расходным кассовым ордером на общую сумму. Предполагаемую сумму расхода следует отразить отдельной строкой с указанием суммы аванса. Отчет по всем выданным наличным деньгам необходимо представить в срок, установленный для командировочных расходов.

При расходовании наличных денег через подотчетное лицо на расчеты с юридическими лицами необходимо соблюдать устанавливаемый предел расчета наличными денежными средствами между организациями. Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Нарушение правил работы с наличными деньгами влечет административную ответственность должностных лиц организации в размере от 4000 до 5000 рублей и организации как юридического лица - 40000 - 50000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ) [25, с.150].

С введением в действие гл.25 НК РФ расходов по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме, за исключением расходов, определенных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К невозмещаемым относятся расходы на обслуживание в барах, ресторанах и в номерах, за использование рекреационно-оздоровительными объектами.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ при непредставлении налогоплательщикам документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством [25, c.152].

В соответствии с п.6 Постановления Правительства Российской Федерации № 490 "Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" <#"justify">1.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

К основным нормативным документам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами относятся:

Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ <#"justify">-заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых по требованиям Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приемки, составляемым в дополнение к основному договору;

внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме N КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная печатью (штампом) организации-продавца;

не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру, выписанный по установленной форме.

При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приемки выполненных работ, услуг) и счета-фактуры в бухгалтерском учете организации-покупателя производится запись:

Дебет 10 (20, 25, 26 и т.д.) Кредит 71 - на сумму приобретенных товаров (работ, услуг) без НДС.

Суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, субсчетам "НДС по приобретенным материальным ресурсам", НДС при осуществлении капитальных вложений", "НДС по приобретенным нематериальным активам", "НДС по приобретенным услугам":

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, выделенного в счете-фактуре и расчетном документе.

В силу ст. 161 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Согласно ст. 163 ГК РФ сделка должна быть заверена нотариально в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или соглашением сторон.

Подотчетное лицо, взявшее в кассе организации наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия. Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счет по проведению официального приема. В случае непредставления подотчетным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях [25, c.149].

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы средства под отчет на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам [41, c.207].

Итак, счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам неиспользованные суммы.

1.3 Цель, задачи и методология аудита расчетов с подотчетными лицам

Основная цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

проверка документального подтверждения расчетных операций;

контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Поэтому данный участок учета обладает повышенным риском для аудитора.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база [49, c.157]:

. Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:

авансовый отчет (форма №АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

журнал регистрации авансовых отчетов,

приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

-командировочное удостоверение (форма Т - 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,

приказы об утверждении смет представительских расходов,

сметы представительских расходов,

главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

-журнал ордер №7 - учетный регистр <#"justify">2. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 - прочая дебиторская задолженность);

. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

Имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации) [32, с.278].

Ответы на подобные вопросы можно получить путем предварительного обзора и тестирования.

Собственно проверку состояния расчетов рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений нужно выявить их причины

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

С 1 января 2009 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).

Проверяя правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам - с данными соответствующих листов - расшифровок по дебету счетов либо журнала -ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 - с данными журнала-ордера № 1-, по счетам 51,52 - журнала - ордера № 2 и так далее [40, с.274].

Как свидетельствует аудиторская практика, основные нарушения, которые выявляются в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, можно объединить в следующие группы:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм;

. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;

некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов;

нарушения порядка учета представительских расходов;

отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

-несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах [44, с.30].

В избежании этих ошибок аудитору необходимо как можно, более детально изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии. Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора.

Во первых, организации во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Во вторых, проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В третьих, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

В четвертых, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА И АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

.1 Общая характеристика ООО «Александрит»

Общество с ограниченной ответственностью «Александрит» (далее - ООО «Александрит») было создано 20 декабря 1998 года. Юридический адрес предприятия: 404131, г. Волжский, Волгоградская обл., ул. Сталинградская д. 3.

ООО «Александрит», являясь юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, которым оно отвечает по своим обязательствам.

Предприятие может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество также имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.

Учредителями ООО «Александрит» являются физические лица, из вкладов которых образован уставный капитал предприятия.

Основными внутренними документами, регулирующим деятельность ООО «Александрит», являются Устав предприятия, Учредительный договор, коллективный договор.

Главная задача фирмы «Александрит» - это получение максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству.

Основными видами деятельности ООО «Александрит» являются:

-оптовая торговля;

-розничная торговля санитарно-техническим оборудованием;

-специализированная розничная торговля прочими непродовольственными товарами, не включенными в другие группировки;

-предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию паровых котлов, кроме котлов центрального отопления;

-предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию насосов и компрессоров;

-предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию промышленного холодильного и вентиляционного оборудования;

-предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию прочего электрооборудования, не включенного в другие группировки;

-предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию приборов и инструментов для измерения, контроля, испытания, навигации, локации и прочих целей;

-монтаж приборов контроля и регулирования технологических процессов;

-производство электромонтажных работ;

-производство изоляционных работ;

-производство санитарно-технических работ;

-ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования, не включенных в другие группировки;

-деятельность по обеспечению работоспособности тепловых сетей. Форма организации управления ООО «Александрит» - линейная (линейное соподчинение) - непосредственное подчинение по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.

Предприятие возглавляет генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность прерии государством и трудовым коллективом.

Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Коммерческий директор договаривается о поставках необходимых товаров, организует работу менеджеров по продажам, договаривается о размещении рекламы в СМИ.

Главный экономист, являющийся заместителем директора по экономическим вопросам, руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчета и др.

Бухгалтерский учет в ООО «Александрит» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Одним из основных документов, которым руководствуется бухгалтер в своей работе, является «Учетная политика предприятия». Учетная политика ООО «Александрит» окончательно формируется директором предприятия и оформляется приказом. Данный документ содержит в себе варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также формы, техники ведения и организации бухгалтерского учета, которые наиболее эффективны и выгодны в деятельности данного предприятия.

Учетная политика предприятия на 2010 год регламентируется Приказом по учетной политике №71-п от 29 декабря 2009 г., принятого на основании ПБУ 1/2008, Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов.

Рабочий план счетов предприятия составлен на основании Плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №94н.

Данное предприятие имеет два расчетных счета. Первый расчетный счет в Сбербанке России города Кораблино, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Александрит» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

Подотчетными лицами в ООО «Александрит», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Черед Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора - Федулов Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Таранина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Сохова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир - Пенькова Евгения Денисова (таб. №05), завхоз - Стратова Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Петров Тарас Петрович (таб. №07).

Основные показатели деятельности по итогам работы ООО «Александрит» за 3 года, представленные в таблице 2.1. Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях за 2008-2010 гг. представлены в Приложениях 1-4.

Данные, представленные в таблице 2.1, характеризуют работу ООО «Александрит» за 2008 - 2010 годы следующим образом:

Судя по показателям выручки от реализации продукции, 2009 год был для предприятия менее удачным, чем 2008 и 2010.

Выручка от реализации услуг в 2009 году составила 65,6% от выручки от реализации услуг в 2008 г., то есть 25249 тыс. руб. В 2010 году предприятие вновь начинает выпускать большее количество продукции, выручка от реализации увеличивается по сравнению с 2009 годом в 1,29 раза и составляет 32569 тыс. руб.

Таблица 2.1 Основные показатели деятельности ООО «Александрит», тыс. руб.

Показатель200820092010Темп роста2009 к 20082010 к 20091. Выручка от реализации услуг38467252493256965,6129,02. Себестоимость реализации40519251623154962,1125,43. Валовая прибыль(2052)871020-11,724. Прибыль (убыток) от продаж(2663)(857)228--5. Прибыль (убыток) до налогообложения33129161491881,051,16. Среднесписочная численность работников, чел.113113109100,096,47. Фонд заработной платы867892219936106,3107,88. Среднемесячная зарплата640068007200106,3105,99. Чистая прибыль (убыток) от хозяйственной деятельности412228530в 54,3 раза23,810 . Дебиторская задолженность15554126791298481,5102,411. Кредиторская задолженность25648191321830274,695,7

Аналогично выручке от продажи меняется и себестоимость услуг, то есть себестоимость продукции в 2009 году уменьшается в связи с уменьшением объема реализации услуг и составляет 62,1% от показателя 2008 года. В 2010 году себестоимость увеличивается в связи сростом объема реализации и составляет 31549 тыс. руб. от величины 2009 года. Необходимо отметить, что темп роста выручки от реализации услуг опережает темп роста себестоимости и в 2009 и в 2010 годах, что является положительным моментом в работе предприятия и привело к тому, что предприятие в 2009 году, не смотря на сокращение объема реализации, вместо убытка в 2052 тыс. руб. получило 87 тыс. руб. валовой прибыли.

В 2010 году рост валовой прибыли продолжался и этот показатель составил 1020 тыс. руб., что оказалось весьма существенно для предприятия. Тем не менее, учитывая коммерческие и управленческие расходы, прибыль от продаж стала иметь положительную величину только в 2010 году и составила 228 тыс. руб. В 2008 и в 2009 году наблюдался убыток в размере 2663 тыс. руб. и 857 тыс. руб. соответственно. Такая динамика говорит об улучшении работы предприятия.

В ООО «Александрит» работает стабильный коллектив сотрудников, его численность составляет 113 человек в 2008 и в 2009 годах и сокращается на 4 человека в 2010 году. Среднемесячная заработная плата постепенно увеличивается. Увеличивается и общий фонд заработной платы, причем его рост опережает рост среднемесячной заработной платы.

Как положительный факт в работе ООО «Александрит» можно отметить снижение дебиторской и кредиторской задолженности в 2009 году, что говорит об улучшении расчетной дисциплины предприятия.

При этом кредиторская задолженность превосходит дебиторскую, то есть ООО «Александрит» больше «живет в долг», чем отвлекает средств из оборота, что также является положительным моментом в работе предприятия.

В общем, можно охарактеризовать динамику всех показателей на протяжении 2010 года как положительную.

2.2 Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, оформляются оправдательными документами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» подразделяются на три вида.

К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии ООО «Александрит», на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В нем указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок и цель командировки. Служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании приказа, выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Сотрудникам ООО «Александрит», командированным для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы ООО «Александрит», выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем ООО «Александрит» и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя ООО «Александрит», то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной операции и перечень прилагаемых первичных документов (с указанием номера и даты составления).

Ко второму виду относятся документы, которые сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при приобретении ТМЦ, услуг.

К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчёт у ООО «Александрит» продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек - это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование и дату составления документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура содержит следующие реквизиты: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся из командировки, должен сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный отчет руководству ООО «Александрит» о результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Александрит» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО Александрит» Стратовой О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Череда А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Стратовой О.З. нет.

Стратова О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

) товарный чек №07 от 10.01.2010г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

) накладная №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Маркет» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС - 106,78руб.;

) квитанция к приходному кассовому ордеру №08 от 10.01.2010г. ООО «Маркет» на сумму 700руб., полученных от Стратовой. О.З.;

) договор купли-продажи №02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. - 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Сохина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Таранина А.М., утвердил отчет директор Черед А.П. 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Стратовой О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2.2).

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 - на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 - на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, (сумма х18/118).

Таблица 2.2 Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операцииДтКтСумма (руб.)Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2010г. Выдано под отчет71504000Авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. Стратовой О.З. - приобретен 1 радиотелефон в розничной торговли и оприходован на склад; - приобретены 2 калькулятора в организации «Маркет» и оприходованы на склад (без НДС); - НДС (счет-фактура №11 от 10.01.2010г.) - приобретены 3 стула у предпринимателя Селезнева С.С. и оприходованы на склад. Итого: 10 10 19 1071 71 71 71 980 593,22 106,78 2610 4290Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2010г. Выдан перерасход подотчетных сумм Стратовой О.З.7150290

По окончании месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 - принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Александрит» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Петров Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Петров Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Петрова Т.Т. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

) путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

) чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском учете ООО «Александрит» денные операции отражаются следующим образом (таблица 2.3).

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

покупатель ООО «Александрит» ИНН 63636363,

согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,

в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

приобретение ГСМ за наличный расчет,

количество - 288литров,

цена - 16,10руб. (без НДС),

стоимость - 4637,29руб.,

сумма НДС - 834,71руб.,

итого сумма с НДС: 5472руб.

Таблица 2.3 Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операцииСумма, руб.Корресп.счет (субсчёт)РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под отчет Петрову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет14007150Оприходовано топливо в бак, а/м гос.№ Т444АВ, без НДС1159,3210/371НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива (1900руб. х18/118)208,681971ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Петрова Т.Т.325071

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Переверзиным И.И. и Воропиной А.А.

Бухгалтер Сохина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Петрова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 - 834,71рублей.

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Александрит» Тараниной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Тараниной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки Тараниной А.М. имеются следующие документы:

) договор с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Тараниной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку Тараниной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

) плановая смета командировочных расходов Тараниной А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

номер в гостинице «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

суточные 11 дней х 900 руб. - 9900руб.,

Итого: 23950 рублей;

) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2010г. Тараниной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Александрит».

Таранина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Таранина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

) железнодорожные билеты Волжский - Москва и Москва - Волжский на общую сумму 2800рублей;

) счет № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС - 1716,10руб.;

) приказ директора Череда А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Тараниной А.М.;

) командировочное удостоверение Тараниной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Тараниной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 2.4).

аудиторский проверка подотчетный синтетический

Таблица 2.4 Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и содержание операцииДтКтСумма (руб.)Расходный кассовый ордер № 05 от 13.01.2010г. Выдано Тараниной А.М. подотчет на командировочные расходы715025000Авансовый отчет №3 от 29.01.2010г. Тараниной А.М.: - расходы на проезд - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные Итого: 26 26 19 26 71 71 71 71 2800 9533,90 1716,10 9900 23950Приходный кассовый ордер №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тараниной А.М.50711050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 - 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Александрит». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Тараниной А.М. (таблица 2.5):

Таблица 2.5 Расчет командировочных расходов

Вид расходовПо нормеСверх нормыИтого (руб.)Суточные (11суток х 700р.)770022009900

В нашем случае суточные, выданные Тараниной А.М., превышают данную норму на 2200р., т.е. 2200 × 13% = 286руб.

Дебет 70 Кредит 68 - 286рублей. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Тараниной А.М.

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 - на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора ООО «Александрит» Федулову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США - 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Федулова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования командировки имеются следующие документы:

) приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

) приказ руководителя организации № 7 от 30.01.2010г. о направлении в командировку Федулова Н.А. в г. Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;

) плановая смета командировочных расходов Федулова Н.А.: авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700 евро, номер в гостинице «UNION» (3дня х300евро) - 900евро, суточные 4дня х100евро - 400евро, оформление визы - 100евро. Итого: 2100евро.

Федулов Н.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 31.01.2010г.

Авансовый отчет №4 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Федуловым Н.А. 05.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» - 700евро.;

) счет № Cht-0204 от 04.02.2010г. гостиницы «UNION» - 960евро, в т.ч.: проживание 3 дня х300евро = 900евро, расходы по международным телефонным переговорам - 40евро;

) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы - 100евро.;

) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ООО «Александрит» (4 дня х100евро) - 400евро;

) отчет о работе проделанной Федуловым Н.А. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;

) загранпаспорт Федулова Н.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру №08 от 05.02.2010г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Федулова Н.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 05.02.2010г. - 32руб.; курс доллара США - 28руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (таблица 2.6):

Таблица 2.6 Журнал регистрации операций

Документ и содержание операцииКорресп. счетаСумма, руб.ДтКтРКО №07 от 31.01.2010г. Выдано под отчет Федулову Н.А.715068200Авансовый отчет №4 от 05.02.2010г. - затраты на проезд - затраты на проживание - суточные (4 дня х100евро), - прочие расходы (оформление визы) Итого: 26 26 26 26 71 71 71 71 22400 30080 12800 3200 68480Продолжение таблицы 2.6ПКО №08 от 05.02.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм от Федулова Н.А.50711920Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции7191/22200

Сумма 68480 рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Александрит».

Для целей налогообложения НДФЛ составим расчет командировочных расходов Федулова Н.А. по следующей форме (таблица 2.7):

Таблица 2.7 Расчет командировочных расходов

РасходыПо норме, руб.Сверх нормы, руб.Итого, руб.Суточные (2500 х4дня)10000280012800

В этом случае суточные, выданные Федулову Н.А., превышают норму на 2800р., (2800 × 13% = 364руб.).

Дебет 70 Кредит 68 - 364руб. - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Федулова Н.А.

Движение денежных средств организации, выданных под отчет отражены в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71.

2.3 Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

Сбор аудиторских доказательств, подтверждающих правильность расчетных операций ООО «Александрит», производилось в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 4 «Существенность в аудите».

После подписания договора на проведение аудита аудиторской фирмой и ООО «Александрит» была надлежащим образом спланирована предстоящая работа по аудиту, предполагалось:

оценить материальность (существенность);

изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля посредством тестирования;

рассчитать аудиторский риск и риск необнаружения;

разработать план и программу аудиторской проверки.

Руководитель аудиторской фирмы Теренков А.С.

Далее была составлена программа аудита. Программа аудита составляется на основе общего плана аудита, является его детальным развитием и представляет собой процедуры, которые необходимы для реализации общего плана аудита.

Она включает в себя цели и задачи по каждому участку проверки, характер и методику проверок, распределение и закрепление обязанностей между проверяющими аудиторами, сроки выполнения работ, уровень ответственности и оплаты труда аудиторов, форму и порядок оформления результатов аудита.

Фактически программа аудита служит инструкцией для аудиторов и средством контроля для руководителей аудиторской организации.

Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами и планируемые виды работ в ООО «Александрит» представлен в таблице 2.8 и 2.9.

Таблица 2.8 Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

Аудируемое лицоООО «Александрит»Аудируемый периодС 01.01.2010 по 30.11.2010Количество человеко-дней20(140)Руководитель аудиторской группыТеренков Александр СергеевичСостав аудиторской группы4Планируемый аудиторский риск1,6%Планируемый уровень существенности (тыс.руб.)929

Таблица 2.9 Планируемые виды работ в ООО «Александрит»

Планируемые виды работПериод проведенияИсполнителиАудит оформления первичных документовС 01.11.2010 до 05.11.2010Сожикова Е.С.Аудит порядка оплаты расходов по командировкам.С 01.11.2010 по 04.11.2010Хмелев Е.А.Аудит отчетности подотчетных лицС 01.11.2010 по 10.11.2010Теренков А.С.

Программа аудита составляется в виде тестов средств контроля (перечня процедур для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета) и аудиторских процедур по существу (перечень процедур, применяемых при сборе информации непосредственно об оборотах и остатках на счетах)

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке.

При аудите расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» внешние аудиторы проводили проверку по следующим направлениям: проверка порядка выдачи денежных средств в подотчет, проверка порядка оплаты расходов по командировкам, проверка отчетности подотчетных лиц.

В ООО «Александрит» отсутствует список подотчетных лиц. Выдача подотчетных сумм производится любому сотруднику ООО «Александрит».

Денежные средства выдаются подотчетному лицу на командировочные расходы только после приказа руководителя ООО «Александрит».

При проверке установлено, что в октябре месяце 2010 года инженер Майоров С.В. командирован в город Рязань на трое суток для приобретения нового оборудования.

Дт 71 Кт 50- выданы денежные средства на командировочные расходы в сумме 5000 рублей.

При возвращении из командировки Майоровым С.В. предоставлены оправдательные документы, на основании которых бухгалтером даны следующие проводки:

Дт 26 Кт 71- отражена стоимость проездных билетов (без НДС) - 700 рублей;

Дт 19 Кт 71- отражен НДС по проездным билетам - 106 рублей;

Дт 26 Кт 71- отражается стоимость проживания в гостинице (без НДС) (относится на соответствующие расходы) - 2800 рублей;

Дт 19 Кт 71- отражен НДС по оплате за проживание в гостинице - 427 рублей;

Дт 26 Кт 71 суточные - 800 рублей

Дт 50 Кт 71 - внесена в кассу не использованная сумма полученного аванса, полученного в подотчет - 167 рублей.

На данном этапе проверки аудитор не выявил нарушений.

К документам, используемым при учете расчетов с подотчетными лицами, относят: приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер; командировочное удостоверение; платежную ведомость; авансовые отчеты; прочие документы (счета, квитанции, проездные билеты, акты закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Подотчетное лицо должно отчитаться по выданным подотчетным суммам в трехдневный срок, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету для подтверждения всех произведенных расходов прилагаются оправдательные документы- билеты на проезд, квитанция гостиницы, билет на проезд в автобусе, троллейбусе, денежный и товарный чеки.

На данном этапе проверки аудитором выявлены следующие нарушения:

отсутствует дата утвержденного авансового отчета от 18.02.2010 г. на сумму 2420 руб.;

отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера (а/о №2 от 15.03.2010 г.);

не заполнены реквизиты назначения аванса (а/о от 9.04.2010 г. Петровой И.А. на сумму 500 руб.);

отсутствует расшифровка подписи подотчетного лица;

предоставлены не все оправдательные документы подотчетным лицом;

отсутствуют отметки о пересечении границы при заграничных командировках.

Также занижаются денежные средства при сверх лимите, что влечет за собой занижение уплаченных налогов.

Направление работников в командировки не оформляется установленной формой приказа (распоряжения) № Т-9, Т-9а.

В ходе сопоставления аналитических позиций в журнале-ордере № 7- со списочным составом работников организации были выявлены уволившиеся работники, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам. Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам представлен в таблице 2.10.

Таблица 2.10 Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен окончательный расчет по подотчетным суммам

Ф.И.О. работникаДата возникновения задолженностиСумма задолженности (сальдо счета71)Подотчетных лиц перед организацией (ДТ)Организации Перед подотчетными лицами (КТ)Капустин А. Н.15.11.2010-144,08Светлов С. Н.30.03.2010-735,70Кукушкин А. М.1.06.2010-114Чернов А.17.11.2010-1,80

Организации следовало удержать сумму невозвращенных авансов из заработной платы работников при их увольнении, и возместить сумму перерасхода.

По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

В соответствии с вышеизложенным можно сделать следующие выводы:

Во первых, ООО «Александрит» осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленным законом и несет ответственность за её достоверность. На предприятии утвержден Приказ об учетной политике.

Во вторых, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО «Александрит» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

В третьих, планирование аудита в ООО «Александрит» осуществляется с целью: установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки; определить перечень аудиторских процедур и методику их применения; определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля. По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЛЕКСАНДРИТ»

.1 Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

В ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Однако был выявлен ряд недостатков, которые следует рассмотреть более подробно:

. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет.

Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать этого, на ООО «Александрит» необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

Также в приказе должны быть установлены:

сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;

порядок представления авансовых отчетов;

запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Однако рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

. По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «прокладка» или «смесь».

Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.

Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

. Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2008 г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей.

В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей.

Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. ООО «Александрит» необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания.

В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» ссылается на то, что при приобретении карт экспресс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым, следовательно карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов.

Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам и они не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении ООО «Александрит» после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды.

В любом случае расходы сотрудника ООО «Александрит» на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС.

Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным расходам), является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

. Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит».

Это позволит:

снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

.2 Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»

На заключительной стадии аудиторской проверки после сбора всех необходимых аудиторских доказательств и их соответствующей оценки аудитор должен подготовить и представить клиенту аудита свое заключение.

Содержание, форма и порядок подготовки аудиторского заключения устанавливаются федеральным правилом (стандартом) «Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002г. №696 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 4 июля 2004г. №405, от 7 октября 2005 г. №532, от 16 апреля 2006г. №228, от 25 августа 2007г. №523).

Аудиторское заключение должно содержать во всех существенных отношениях оценку степени точности и соответствия данных финансовой (бухгалтерской) отчетности российскому законодательству. Оно должно быть составлено на русском языке, стоимостные показатели в нем должны быть выражены в российской валюте (рублях). Исправления в аудиторском заключении не допускаются.

Аудиторское заключение по результатам проведенной проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Реквизиты аудиторской организации: Закрытое Акционерное общество «Аудит Про».

Юридический адрес: Волгоградская область г. Волжский, ул. Мира, д. 36/А.

Почтовый адрес: Волгоградская область г. Волжский, ул. Мира, д. 36/А, Государственная регистрация от 04.02.2008 г.

Лицензия Минфина на осуществление аудиторской деятельности от 20.05.07 г.

Реквизиты аудируемого предприятия:

Общество с ограниченной ответственностью «Александрит» Зарегистрировано главой администрации г. Волжского Волгоградской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848. Волгоградской область, г. Волжский, ул. Сталинградская д. 3.

Аудит расчетов с подотчетными лицами предприятия Общество с ограниченной ответственностью «Александрит». Отчетность предприятия состоит из:

бухгалтерского баланса;

отчета о прибылях и убытках;

А также по данному разделу аудита проверялись следующие документы:

приказ о списке подотчетных лиц;

приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств;

расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера;

приказ о направлении работника в командировку;

оправдательные документы (авансовые отчеты, счет, квитанция к приходному ордеру, проездные билеты, накладные, акты закупки и др.).

Ответственность за представление бухгалтерской (финансовой) отчетности несет ООО «Александрит». Обязанность аудиторов заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности данной отчетности (во всех существенных отношениях) и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Аудит проведен в соответствии:

с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2009 г.;

с внутренними правилами (стандартами) аудиторской деятельности профессионального объединения «Московская Аудиторская Палата» (МоАП);

правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора;

нормативными актами органа, осуществляющего регулирование деятельности аудируемого лица.

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская (финансовая) отчетность не содержит существенных искажений.

Аудит проводился на выборочной основе и включал в себя:

анализ доказательств, подтверждающих сведения и суммы, содержащиеся в отчетности;

оценку применяемых принципов, методов бухгалтерского учета и правил подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

исследование существенных оценочных значений, полученных руководством клиента аудита.

Проведенный аудит предоставляет достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

Отчетность предприятия ООО «Александрит» достоверно отражает, во всех существенных отношениях финансовое положение на 30 ноября 2010 года и результаты финансово- хозяйственной деятельности за период с 1 января по 30 ноября 2010 года включительно.

Не изменяя мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, обращаем Ваше внимание на то, что на ООО «Александрит» принимаются к учету недооформленные авансовые отчеты.

.Описание ситуации

Принимаются к учету недооформленные авансовые отчеты,

отсутствует дата утвержденного авансового отчета от 28.04.2010 г. на сумму 2420 руб.

отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера, например, а/о №2 от 15.03.2010 г. Беляев Ю.А. на сумму 372,50 руб.

не заполнены реквизиты назначения аванса - авансовый отчет от 09.11.09 г. Евстигнеевой И.П. на сумму 500 руб.

отсутствует расшифровка подписи подотчетного лица.

.Требования нормативных актов.

Согласно п.2 ст. «первичные учетные документы» закона №129 ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации.

.Финансовые последствия.

Не могут быть приняты к учету, т.к. отсутствуют первичные документы.

Согласно ст. 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» взыскивается штраф в размере 5000 руб. Если нарушения совершаются в течение более одного налогового периода -15000 руб.

В случае налоговой проверки подобное оформление авансовых отчетов может привести к исключению из состава затрат расходов принимаемых на основании данных авансовых отчетов.

Это приведет к взысканию недоимки по налогу на прибыль, начислению штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» НК РФ) и пеней в размере 1/300 установленной ставки рефинансирования за каждый день просрочки уплаты налога (ст.75 НКРФ «Пеня»).

.Рекомендации.

Предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам (ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ).

Настоящий отчет имеет строго конфиденциальный характер. Он является собственностью предприятия и не подлежит предъявлению третьим лицам без согласования с ЗАО «Аудит Про». Настоящий отчет составлен в 2-х экземплярах.

На основании проведенного контроля законности, своевременности и точности отражения в учете и отчетности установлены следующие существенные ошибки:

-не утвержден список лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.

-отсутствует порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет, установленный приказом руководителя организации.

-отсутствует график документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами.

-корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами не соответствует требованиям плана счетов и инструкции по его применению.

В целях совершенствования учета и контроля расчетных операций целесообразно:

Разработать приложения к учетной политике организации; утвердить список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет.

Список лиц должен быть утвержден руководителем и может иметь следующую форму (табл. 3.1).

Таблица 3.1 Список лиц имеющих право получать денежные средства в подотчет

Номер по порядкуФамилия, имя, отчество работникаЗаминаемая должность1.--

Разработать положение закрепляющее порядок выдачи в организации наличных денежных средств в подотчет.

В данном положении необходимо отразить на какие цели могут выдаваться денежные средства в подотчет, каким образом в бухгалтерском учете должны отражаться эти операции, кто ответственен за их проведение и другие аспекты учета расчетов с подотчетными лицами.

Скорректировать бухгалтерские записи по счету 71 (табл. 3.2)

Таблица 3.2 Ррекомендуемая корреспонденция счетов

Отражены не возвращенные в срок подотчетные суммы и удержаны из заработной платы94 70 5071 94 70

В соответствии с вышеизложенным сделаны следующие выводы:

Во первых, в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Во вторых, был выявлен ряд недостатков:

. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. ООО «Александрит» рекомендовано создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. ООО «Александрит» рекомендовано оформлять командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

. К учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где указано «прокладка» или «смесь». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

. По неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. ООО «Александрит» рекомендовано замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. ООО «Александрит» рекомендовано заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчете, не превышая лимит наличности по кассе.

. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях ООО «Александрит» не компенсирует стоимость переговоров. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» рекомендовно, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС, является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам рекомендовано вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

. Для контроля за прибывшими из командировки подотчетными лицами необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит». Это позволит:

-снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

-сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

В третьих, группой аудиторов была проведена аудиторская проверка ООО «Аудит», которая подтвердила:

-соблюдение нормативно-законодательных актов;

-обоснованность, целесообразность и законность выдачи денег в подотчет, путем формальной и арифметической сверки документов подтверждающих выдачу;

-своевременность погашения задолженности и полноту путем сверки кассовых документов.

Но в части оформления оправдательных документов, а именно авансовых отчетов, выявлены нарушения, и как следствие, они не могут быть приняты к учету. Поэтому предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам.

Аудиторы фирмы «Аудит Про» дали руководству ООО «Александрит» соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению допущенных нарушений в будущем. Изучение типичных ошибок, которые допускаются в ООО «Александрит» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что ошибки происходят не из-за сложностей в учете, а из-за недостаточно точного ведения бухгалтерского учета и не достаточного и своевременного контроля расчетов с сотрудниками ООО «Александрит».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

В соответствии с проведенным исследование по первой главе дипломной работы были сделаны следующие выводы:

Во первых, организации во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Во вторых, проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В третьих, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность.

В четвертых, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятиях при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Совершаемые на предприятиях нарушения в операциях расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля за использованием денежных средств на предприятии и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Оценка ведения учета и аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» во второй главе, показала что:

Во первых, ООО «Александрит» осуществляет учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленным законом и несет ответственность за её достоверность. На предприятии утвержден Приказ об учетной политике.

Во вторых, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО «Александрит» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

В третьих, планирование аудита в ООО «Александрит» осуществляется с целью: установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки; определить перечень аудиторских процедур и методику их применения; определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля. По результатам проведенного аудита расчетов подотчетными лицами в ООО «Александрит» составлены рабочие документы, аудиторское заключение.

В третьей главе дипломной работы разработаны рекомендации по совершенствованию учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит»:

Во первых, в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит» ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Во вторых, был выявлен ряд недостатков:

. В ООО «Александрит» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. ООО «Александрит» рекомендовано создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.

. Командировочное удостоверение в ООО «Александрит» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. ООО «Александрит» рекомендовано оформлять командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

. К учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где указано «прокладка» или «смесь». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

. По неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. ООО «Александрит» рекомендовано замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

. В ООО «Александрит» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. ООО «Александрит» рекомендовано заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчете, не превышая лимит наличности по кассе.

. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя ООО «Александрит» или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях ООО «Александрит» не компенсирует стоимость переговоров. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. ООО «Александрит» рекомендовано, затраты относить на командированного работника ООО «Александрит» на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО «Александрит» не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС, является бланк строгой отчетности, с выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам рекомендовано вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

. Для контроля за прибывшими из командировки подотчетными лицами необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ООО «Александрит» необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

. Внедрение автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Александрит». Это позволит:

-снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

-сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Александрит».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Александрит», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.

В третьих, группой аудиторов была проведена аудиторская проверка ООО «Аудит», которая подтвердила:

-соблюдение нормативно-законодательных актов;

-обоснованность, целесообразность и законность выдачи денег в подотчет, путем формальной и арифметической сверки документов подтверждающих выдачу;

-своевременность погашения задолженности и полноту путем сверки кассовых документов.

Но в части оформления оправдательных документов, а именно авансовых отчетов, выявлены нарушения, и как следствие, они не могут быть приняты к учету. Поэтому предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам.

Аудиторы фирмы «Аудит Про» дали руководству ООО «Александрит» соответствующие советы и разъяснения по исправлению и предупреждению допущенных нарушений в будущем. Изучение типичных ошибок, которые допускаются в ООО «Александрит» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что ошибки происходят не из-за сложностей в учете, а из-за недостаточно точного ведения бухгалтерского учета и не достаточного и своевременного контроля расчетов с сотрудниками ООО «Александрит».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Гражданский кодекс Российской Федерации. от 30.11.1994. № 51-ФЗ

.Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31.07.98. № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.98).

3.Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ <#"justify">13.Адамс Р. Основы аудита / Пер. с англ.; Под ред. Я.В. Соколова. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009.

.Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. - М.: Дело и сервис, 2009.

.Алборов Р.А., Хоружий Л.И., Концевая С.М. Основы аудита - М.: Дело и Сервис, 2011.

.Андреев В.Д. Практический аудит: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2011.

.Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, Г.Б. Поляк, А.А Савин, Л.В. Сотников Под ред. профессора В.И. Подольского - М., Аудит, ЮНИТИ, 2009.

.Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. -М.: ИНФРА-М, 2008.

19.Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита - М.: Филинь: Рилант, 2010 г.

20.Безруких П.С, Власенко Л.И., Горшков Н.П. и др. Бухгалтерско-аудиторский портфель (Книга предпринимателя. Книга бухгалтера. Книга аудитора). - М.: Соминтекс, 2010.

.Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010.

.Брызгалин А.В., Берник В.Р., Лемешева Е.В. Налогообложение и бухгалтерский учет. - М.: Аналитика-Пресс, 2010.

.Бухгалтерский учет / Под ред. П.С. Безруких. М.: Бухгалтерский учет, 2010.

24.Бухгалтерский учет /Под ред. проф. Ю.А.Бабаева - М.:ЮНИТИ-ДАТА, 2008.

25.Бухгалтерский учет в организациях / Е.А. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина - М.: Финансы и Статистика, 2011.

26.Бухгалтерский учет основных средств / Под ред. С.А. Николаевой - "Аналитика-Пресс", 2011.

.Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Под. Ред. проф. Ю.Л. Бабаева.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2010.

28.Бухгалтерский финансовый учет / В. А. Пипко. - М.: Финансы и статистика, 2010.

29.Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. Пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ,2009.

30.Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учет - М.: ТК Велби, Проспект, 2010 г.

31.Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. -2009. - №4.-с.3-9

32.Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени - М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 2009 г.

33.Газарян А.В. Практика организации процесса аудита - М.: Бухгалтерский учет, 2010 г.

34.Глушков И.Е. Аудит на современном предприятии. - Москва-Новосибирск: КНОРУС-ЭКОР, 2008.

.Головизина А.Т., Архипова О.И.. Теория бухгалтерского учета. Курс лекций. - М.: ООО «ТК Велби», 2010.

.Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. - 2008. - № 5. - С. 15-18

.Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Ремизов Н.А. Аудит - ФБК-ПРЕСС, 2011.

.Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту, 4-е изд. - М.: ИНФРА, 2010.

39.Ковалева О.В. Аудит, учебное пособие, - М.: Приор,2009 г.

.Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие/Под ред. О.В. Ковалевой. - М.: "Приориздат",2010 с.

.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, - М.: Инфра-М, 2010 г.

42.Корец А.П. Аудит в РФ - М.: ИНФРА -М.: 2011.

.Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета - М.: Финансы и статистика, 2008.

.Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух - 2008 - № 2.

45.Мельник М.В. Аудит - М.: Экономистъ, 2010 г.

.Мерзликина Е.М., Никольская Ю.П. Аудит - М.: Инфра-М, 2009 г.

.Миргородская Т.В. Аудит учебное пособие, - М.: Кнорус, 2009 г.

.Подольский В.И. Аудит: Учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.И. Сотникова. Под ред. В.И. Подольского - 5-е изд. испр. и доп.- М: Издательский Центр "Академия", 2011.

.Подольский В.И., Савин А.А. Аудит, учебник, - М.: Экономистъ, 2010 г.

50.Пятенко С.В. Аудит - М.: ФБК-Пресс, 2010.

51.Справочник бухгалтера и аудитора/ под ред. Мизиковского Е.А., Макаровой Л.Г. - М.: Юристъ, 2008 г.

52.Табалина С.А. Аудит. Современная методика: Проверка разделов отчетности согласно МСА и федеральных Профессиональных стандартов аудиторской деятельности. - М.: ИНФРА, 2010.

.Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. - 2009. - № 1. - С. 13-14

.Харченко О.Н., Катуша С.А., Федорова И. Аудит: Поактикум: Учебное пособие. - М.: Кнорус, 2011.

.Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. - М.: «Дашков и К», 2010 г.

56.Черемисина С. В., Тюленева Н. А., Земцов А. А. Бухгалтерский и налоговый учет. Изд. 2-е, доп. и испр. - Томск: Изд-во НТЛ, 2008.

57.Швецкая В. М. Бухгалтерский учет: учебник - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: «Дашков и К», 2009 г.

.Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов. - М: «Финансы и статистика», 2010.

.Широбоков В. Г. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие для студ. вузов. - М. : КНОРУС, 2009 г.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Бухгалтерский баланс на 01.01.2008г.

АКТИВКодНа начало отчетного годаНа конец отчетного года1234I.ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫНематериальные активы1101212Основные средства1202971129032Незавершенное строительство1302041066Доходные вложения в материальные ценности135Долгосрочные финансовые вложения140Отложенные налоговые активы145Прочие внеоборотные активы150ИТОГО по разделу I1902992730110II.ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫЗапасы21043974831В том числе: Сырье, материалы и другие аналогичные ценности211955856Животные на выращивании и откорме212Затраты в незавершенном производстве213Готовая продукция и товары для перепродажи21433513825Товары отгруженные215Расходы будущих периодов21691150Прочие запасы и затраты217Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям22034882361Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)230В том числе покупатели и заказчики231Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)2401555412679В том числе покупатели и заказчики2411504212026Краткосрочные финансовые вложения250Денежные средства260543474Прочие оборотные активы270ИТОГО по разделу II2902398220345БАЛАНС3005390950455ПАССИВIII. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫУставный капитал4102100021000Добавочный капитал42029835073Резервный капитал430Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)470412228ИТОГО по разделу III4902402428301IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАЗаймы и кредиты51030003000Отложенные налоговые обязательства515Прочие долгосрочные обязательства520ИТОГО по разделу IV59030003000V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАЗаймы и кредиты61011851185Кредиторская задолженность6202564819132В том числе: Поставщики и подрядчики6211956612376Задолженность перед персоналом организации6227961002Задолженность перед государственными внебюджетными фондами623370233Задолженность по налогам и сборам624420926Прочие кредиторы62544964595Доходы будущих периодов64010031837Резервы предстоящих расходов650ИТОГО по разделу V6902688519154БАЛАНС7005390950455Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах Арендованные основные средства910В том числе по лизингу911Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение920Товары, принятые на комиссию930Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов940104978Обеспечения обязательств и платежей полученные950Обеспечения обязательств и платежей выданные960Износ жилищного фонда970Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов980Нематериальные активы, полученные в пользование990

Приложение 2

Бухгалтерский баланс на 01.01.2009г.

АКТИВКодНа начало отчетного годаНа конец отчетного года1234I.ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫНематериальные активы1101212Основные средства1202903231433Незавершенное строительство1301066260Доходные вложения в материальные ценности135Долгосрочные финансовые вложения140Отложенные налоговые активы145Прочие внеоборотные активы150ИТОГО по разделу I1903011031705II.ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫЗапасы21048316330В том числе: Сырье, материалы и другие аналогичные ценности2118561010Животные на выращивании и откорме212Затраты в незавершенном производстве213Готовая продукция и товары для перепродажи21438255169Товары отгруженные215Расходы будущих периодов216150151Прочие запасы и затраты217Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям22023612112Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)230В том числе покупатели и заказчики231Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)2401267912984В том числе покупатели и заказчики2411202612681Краткосрочные финансовые вложения250Денежные средства260474789Прочие оборотные активы270ИТОГО по разделу II2902034522215БАЛАНС3005045553920ПАССИВIII. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫУставный капитал4102100021000Добавочный капитал2050737301Резервный капитал430Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)4702228530ИТОГО по разделу III4902830128831IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАЗаймы и кредиты51030002000Отложенные налоговые обязательства515Прочие долгосрочные обязательства520ИТОГО по разделу IV59030002000V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВАЗаймы и кредиты61011852185Кредиторская задолженность6201913218302В том числе: Поставщики и подрядчики6211237610393Задолженность перед персоналом организации6221002854Задолженность перед государственными внебюджетными фондами623233260Задолженность по налогам и сборам6249261056Прочие кредиторы62545955739Задолженность перед участниками (учредителями) по уплате доходов630Доходы будущих периодов64018373560Резервы предстоящих расходов650-972Прочие краткосрочные обязательства660ИТОГО по разделу V6902215423089БАЛАНС7005045553920Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах Арендованные основные средства910В том числе по лизингу911Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение920Товары, принятые на комиссию930Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов9409782824Обеспечения обязательств и платежей полученные950Обеспечения обязательств и платежей выданные960Износ жилищного фонда970Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов980Нематериальные активы, полученные в пользование990

Приложение 3

Отчет о прибылях и убытках за 2009 год

Наименование показателяКодЗа отчетный периодЗа аналогичный период предыдущего годаДоходы и расходы по обычным видам деятельности Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг 010 32569 25249Себестоимость проданных товаров020(31549)(25162)Валовая прибыль029102087Коммерческие расходы030(792)(944)Управленческие расходы040Прибыль (убыток) от продаж050228(857)Прочие доходы и расходы060Проценты к уплате070Доходы от участия в других организациях080Прочие операционные доходы0903330Прочие операционные расходы100(692)(198)Внереализационные доходы12021576849Внереализационные расходы130(235)(2908)Прибыль (убыток) до налогообложения14014912916Отложенные налоговые активы141--Отложенные налоговые обязательства142(40)(23)Текущий налог на прибыль150(927)(665)Чистая прибыль (убыток) отчетного периода1905302228

Приложение 4

Отчет о прибылях и убытках за 2008 год

Наименование показателяКодЗа отчетный периодЗа аналогичный период предыдущего годаДоходы и расходы по обычным видам деятельности Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг 010 25249 38467Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг020(25162)(40519)Валовая прибыль02987(2052)Коммерческие расходы030(944)(611)Управленческие расходы040Прибыль (убыток) от продаж (строки 010-020-030-040)050(857)(2663)Операционные доходы и расходы Проценты к получению 060Проценты к уплате070Доходы от участия в других организациях080Прочие операционные доходы0903047Прочие операционные расходы100(198)(250)Внереализационные доходы и расходы Внереализационные доходы 120 6849 3383Внереализационные расходы130(2908)(186)Прибыль (убыток) до налогообложения (строки 050+060-070+080+090-100+120-130)1402916331Налог на прибыль и иные аналогичные платежи150(688)(290)Прибыль (убыток) от обычной деятельности160Чрезвычайные доходы и расходы Чрезвычайные доходы 170Чрезвычайные расходы180Чистая прибыль (нераспределенная прибыль (убыток) отчетного периода (строки 160+170-180))190222841

Приложение 5

График документооборота

Наим. документаСоздание документаПроверка документаКол-во экз.Ответст. за выпискуОтветств. за оформлениеОтветст. за исполнениеСрок исполненияОтветст. за проверкуКто предоставляетПорядок предоставленияСрок представленияАвансовый отчет1Подотчетное лицоПодотчетное лицо, гл. бухгалтерПодотчетное лицо1 деньБухгалтерияПодотчетное лицоС подтверждающими документамиВ день составления