Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (на примере предприятия ФНПЦ ОАО «НПО «Марс»)

Студент               Холодова Марина Александровна        __________________  

                                            (Ф.И.О.)                                                                                           (подпись)                                    

Руководитель  Навасардян АлександраАлександровна   __________________

                                                                       (Ф.И.О.)                                                                 (подпись)                                    

Рецензент         Савенкова Нина Анатольевна                   __________________                                                                                                                                                                               

                                                                       (Ф.И.О.)                                                                  (подпись)                                    

                                                                                        Допустить к защите ГАК

                                                                                        Зав. кафедрой

                                                                                         _______________________ 

                                                                                                                                               (Ф.И.О.)

                                                                                        «____»____________ 2006 г.

                                                      Ульяновск 2006

Содержание

Содержание ……………………………………………………………………………  2

Введение ……………………………………………………………………………….  3

Глава 1 Теоретические основы учета расчетов на предприятиях ………………….  7

1.1 Виды и формы расчетов …………………………………………………………..  7

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов …………………………………….11

1.3 Учет текущих обязательств и расчетов …………………………………………..12

Глава 2 Состояние учета расчета с подотчетными лицами на предприятии

ФГУП «НПО  «Марс» ………………………………………………………………….22

2.1 Организация бухгалтерского учета на предприятии …………………………….22

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами ……………………………..27

2.2.1 Классификация документов по учету расчетов с подотчетными лицами…….27

2.2.2 Выдача и оформление подотчетных сумм ……………………………………...31

2.2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные и представительские расходы …………………..34

2.2.4 Оформление и учет командировочных расходов в пределах Российской Федерации ………………………………………………………………………………43

2.2.5 Оформление и учет командировочных расходов за пределы Российской Федерации ………………………………………………………………………………51

2.3 Аналитический и синтетический учет …………………………………………… 57

2.4 Основные направления совершенствования расчетов с подотчетными лицами. 62

Глава 3 Аудит расчетов с подотчетными лицами …………………………………… 65

3.1 Задачи учета и аудита с подотчетными лицами …………………………………. 65

3.2 Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ФГУП «НПО «Марс» ………………………………………………………………………….. 68

Заключение …………………………………………………………………………….. 79

Список использованных источников ………………………………………………… 85

Приложения ……………………………………………………………………………. 89

Введение

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учета замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учете и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определенную значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов, однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах.

Целью дипломной работы является обобщение и анализ данных бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Исходя из цели дипломной работы, были поставлены следующие задачи:

- изучить теоретический материал учета расчетов;

- рассмотреть понятие основных расчетных операций, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета;

- проанализировать действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета с подотчетными лицами на предприятии ФГУП «НПО «Марс»;

- рассмотреть тесты аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

Указанные цели и задачи определили логику изложения материала и структуру работы, состоящую из трех глав. Первая глава освещает теоретические основы учета расчетов на предприятиях. Состояние учета расчета с подотчетными лицами на предприятии ФГУП «НПО «Марс» представлены во второй главе. В третьей главе раскрыты вопросы аудита расчетов с подотчетными лицами.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы в частности, что считать служебной командировкой, каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат, контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с учетом расчетов с подотчетными лицами, мы постараемся дать ответы в рамках этой работы на примере предприятия ФГУП НПО «Марс».

Федеральное государственное унитарной предприятие научно-производственное объединение «Марс» (НПО «МАРС») является государственным унитарным предприятием, находящимся в государственной собственности Российской Федерации.

НПО «МАРС» создано в соответствии с приказом Министра судостроительной промышленности СССР от 3 Марта 1978 г. № 0139. Местоположение – Россия, г. Ульяновск. С 01.02.2006 г. ФГУП НПО «Марс» поменяло организационно-правовую форму на ФНПЦ ОАО НПО «Марс».

Предприятие является коммерческой организацией и находится в ведомственном подчинении Российского агентства по судостроению. НПО «МАРС» не имеет филиалов, представительств, дочерних предприятий. Имущество предприятия является государственной собственностью и принадлежит ему на праве хозяйственного ведения, является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям).

Собственником имущества предприятия является Российская Федерация. НПО «МАРС» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак.

НПО «МАРС» создано в целях удовлетворения общественных потребностей в результатах его деятельности и получения прибыли.

Виды деятельности предприятия:

- проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских, проектных, технологических работ по созданию сложной продукции производственно-технического назначения;

- разработка и производство продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления;

- изготовление и поставка опытных образцов разрабатываемых изделий, серийное производство отдельных видов изделий, оказание научно-технической помощи при внедрении в производство новых видов изделий;

- выполнение строительно-монтажных, ремонтных и пусконаладочных работ;

- проведение работ по стандартизации и классификации продукции предприятия;

- оказание социально-бытовых и транспортных услуг населению и юридическим лицам;

- осуществление деятельности по оказанию услуг телефонной связи населению и юридическим лицам;

- получение, реализация и передача электрической и тепловой энергии;

- предприятие осуществляет любые другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

НПО «МАРС» является юридическим лицом со статусом коммерческой организации согласно праву Российской Федерации.

Глава 1 Теоретические основы учета расчетов на предприятиях

1.1 Виды и формы расчетов

В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами.

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.

Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Расчеты могут быть как внешними, так и внутренними, а организации могут выступать как продавцами, так и покупателями. Наиболее распространёнными видами внешних расчётов являются: расчёты с поставщиками и подрядчиками за сырьё, материалы, товары, расчеты с покупателями и заказчиками. От состояния этих расчетов во многом зависит платежеспособность организации, ее финансовое положение и инвестиционная привлекательность. Из внутренних расчетов следует обратить особое внимание на расчеты с подотчетными лицами и на расчеты с персоналом по прочим операциям. Эти расчеты производятся в основном наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов предприятия.

Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Кроме того, рациональная организация расчетов, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям.

 Расчеты осуществляются в денежной форме. Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида [19]. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте [20]. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках. Наличными же средствами ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.

Основными задачами учета расчетных операций являются:

- своевременное и правильное документирование операций по движению расчетов;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в  договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

- своевременность и точность отражения в учетных регистрах расчетов со всеми организациями и лицами, а также периодическая сверка данных учета.

Контроль за движением денежных средств, расчетами и банковским кредитом является одной из основных задач для предприятий. Обычно контроль осуществляется аудиторами. Если в составе организации нет аудиторской службы, то необходимо прибегнуть к помощи сторонней аудиторской фирмы.

Расчетные операции обслуживаются наличным и безналичным денежным обращением. Многообразие хозяйственных операций, по которым возникают расчеты, и многообразие форм расчетов вызывает необходимость формирования дифференцированной информации о них.

Таким образом, для отражения задолженности в учете должны быть использованы следующие классификационные признаки:

- наличный или безналичный способ погашения;

- задолженность юридических или физических лиц, в том числе состоящих в штате предприятия;

- долгосрочная или текущая;

- по формам расчетов.

Между предприятиями, учреждениями и организациями большинство расчетов проводятся безналично. Они возникают в связи с разрывом во времени между событиями предоставления услуг (начисления обязательств) и оплаты за них.

При многообразии форм собственности и деятельности предприятий в условиях развития товарно-денежных отношений безналичные расчеты регулируются «Поло­жением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 23.12.2002 г. № 2-П [20].

По­ложение о расчетах исходит из принципа свободы выбора предприятиями форм рас­четов и закрепления их в договорах, а также невмешательства банка в договорные отношения предприятий.

Безналичные расчеты осуществляются банками с банковских счетов предпри­ятий, а также могут осуществляться через банки, в которых не открыты счета пред­приятий, осуществляющих платежи, либо в пользу которых произведен платеж.

Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет посту­пающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечисле­нии и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотрен­ных банковскими правилами и договором.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются до­говором (соглашением, отдельными договоренностями).

Банк России устанавливает правила, формы, сроки и стандарты осуществления безналичных расчетов.

В течение этого времени оба контрагента у себя в учете должны отразить величину задолженности - своей или чужой. Таким образом, в учете у одного контрагента будет отражена дебиторская задолженность, а у другого - кредиторская.

Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), заменяющих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Клиенты самостоятельно выбирают банки для расчетного и кассового обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям) или нескольких банках (по кредитным).

Наличными же средствами ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денежных средств совершается посредством кассовых операций.

Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с требованиями положений Банка России о порядке веде­ния кассовых операций.

При операциях с наличными средствами используются:

- объявление на взнос наличными - для внесения наличных денежных средств на расчетный счет;

- чек денежный - для получения наличных денежных средств с расчетного счета.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и, следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.

1.2 Нормативное регулирование учета расчетов

Основными нормативными документами по учету расчетов являются:

- Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I-II;

- Налоговый кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 г. № 129-ФЗ;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98г. №34н (ред. От 24.03.2000г., с изм. от 23.08.2000г);

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 07.05.2003г.).

Учет денежных средств регулируется следующими нормативными документами:

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". Утверждено приказом Минфина РФ от 10.01.2000 г. № 2н (ПБУ 3/2000);

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49;

- Положение "О безналичных расчетах в Российской Федерации". Утверждено Центробанком РФ 23.12.2002г. № 2-п (изм. от 11.06.2004г.);

- "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации". Инструкция Центробанка РФ от 04.10.93 г. № 18. (ред. от 26.02.96г.);

- "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ". Приказ Центробанка РФ от 05.01.98 г. № 14-П;

- Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации". ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 529.

- Нормативными документами, регулирующими учет расчетных операций, являются:

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49;

- "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке". Указание Центробанка РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У;

- "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ". Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. за № 49н с изменениями от 01.01.2002г;

- "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" письмо МНС РФ от 21.05.2001г. № ВГ-6-03/404;

- Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации". ПБУ 9/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н (ред. от 30.03.2001г.). Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;

- Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установле­нии норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

1.3 Учет текущих обязательств и расчетов

Учет расчетов предприятия и организаций с контрагентами ведется на счетах раздела VI «Расчеты» в Плане счетов.

Счета этого раздела предназначены для обобщения информации обо всех видах расчетов организации с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов [16].

Расчеты иностранными валютами учитываются на счетах этого раздела в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты в установленном порядке. Одновременно эти расчеты отражаются в валюте расчетов и платежей.

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Организации, осуществляющие при выполнении договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ и иного договора функции генерального подрядчика, расчеты со своими субподрядчиками также отражают на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов учета соответствующих затрат.

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику [25, с. 46].

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п.

Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику [24, с. 52].

Счет 63 "Резервы по сомнительным долгам" предназначен для обобщения информации о резервах по сомнительным долгам.

На сумму создаваемых резервов делаются записи по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 63 "Резервы по сомнительным долгам". При списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными, записи производятся по дебету счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами.

Аналитический учет по счету 63 "Резервы по сомнительным долгам" ведется по каждому созданному резерву.

Счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" предназначен для обобщения информации о состоянии краткосрочных (на срок не более 12 месяцев) кредитов и займов, полученных организацией. Счет 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам" предназначен для обобщения информации о состоянии долгосрочных (на срок более 12 месяцев) кредитов и займов, полученных организацией [25, с.519].

Суммы полученных организацией краткосрочных и долгосрочных кредитов и займов отражаются по кредиту счетов 66 и 67 соответственно и дебету счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и т.д.

Причитающиеся по полученным кредитам и займам проценты к уплате отражаются по кредиту счетов 66 и 67 в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы". Начисленные суммы процентов учитываются обособленно.

Аналитический учет краткосрочных и долгосрочных кредитов и займов ведется по видам кредитов и займов, кредитным организациям и другим займодавцам, предоставившим их [25, с.532].

Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, и налогам с работниками этой организации.

Счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" кредитуется на суммы, причитающиеся по налоговым декларациям (расчетам) к взносу в бюджеты (в корреспонденции со счетом 99 "Прибыли и убытки" - на сумму налога на прибыль, со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на сумму НДФЛ и т.д.).

По дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет, а также суммы налога на добавленную стоимость, списанные со счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Аналитический учет по счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" ведется по видам налогов.

Счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" предназначен для обобщения информации о расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и обязательному медицинскому страхованию работников организации.

К счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" могут быть открыты субсчета:

- на субсчете 69-1 ""Расчеты по социальному страхованию" учитываются расчеты по социальному страхованию работников организации;

- на субсчете 69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению" учитываются расчеты по пенсионному обеспечению работников организации;

- на субсчете 69-3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию" учитываются расчеты по обязательному медицинскому страхованию работников организации.

При наличии у организации расчетов по другим видам социального страхования и обеспечения к счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" могут открываться дополнительные субсчета [33].

Счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" кредитуется на суммы платежей на социальное страхование и обеспечение работников, а также обязательное медицинское страхование их, подлежащие перечислению в соответствующие фонды. Также по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" в корреспонденции со счетом прибылей и убытков или расчетов с работниками по прочим операциям (в части расчетов с виновными лицами) отражается начисленная сумма пеней за несвоевременный взнос платежей, а в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета" - суммы, полученные в случаях превышения соответствующих расходов над платежами.

По дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" отражаются перечисленные суммы платежей, а также суммы, выплачиваемые за счет платежей на социальное страхование, пенсионное обеспечение, обязательное медицинское страхование.

Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации [25, с.738].

По кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются суммы:

- оплаты труда, причитающиеся работникам, - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников;

- оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год, - в корреспонденции со счетом 96 "Резервы предстоящих расходов";

- начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм - в корреспонденции со счетом 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

- начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п. - в корреспонденции со счетом 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

По дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по депонированным суммам").

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется по каждому работнику организации.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы [30, с. 44-48].

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

- 73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

- 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

По дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 "Касса" или 51 "Расчетные счета".

В дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности в сумме разницы между взыскиваемой и балансовой стоимостью), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации [25, с.750].

Счет 75 "Расчеты с учредителями" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации (акционерами акционерного общества, участниками полного товарищества, членами кооператива и т.п.): по вкладам в уставный (складочный) капитал организации, по выплате доходов (дивидендов) и др. Государственные и муниципальные унитарные предприятия применяют этот счет для учета всех видов расчетов с уполномоченными на их создание государственными органами и органами местного самоуправления.

К счету 75 "Расчеты с учредителями" могут быть открыты субсчета:

- 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал";

- 75-2 "Расчеты по выплате доходов" и др.

При создании акционерного общества по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетом 80 "Уставный капитал" принимается на учет сумма задолженности по оплате акций.

При фактическом поступлении сумм вкладов учредителей в виде денежных средств производятся записи по кредиту счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетами по учету денежных средств. Взнос вкладов в виде материальных и иных ценностей (кроме денежных средств) оформляется записями по кредиту счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетами 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.

Выплата начисленных сумм доходов отражается по дебету счета 75 "Расчеты с учредителями" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учет по счету 75 "Расчеты с учредителями" ведется по каждому учредителю (участнику), кроме учета расчетов с акционерами-собственниками акций на предъявителя в акционерных обществах [25, с.759].

Счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не упомянутыми в пояснениях к счетам 60-75: по имущественному и личному страхованию; по претензиям; по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов, и др.

К счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" могут открываться субсчета:

1)   76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию", в котором организация выступает страхователем. Исчисленные суммы страховых платежей отражаются по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) или других источников страховых платежей.

Перечисление сумм страховых платежей страховым организациям отражается по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Не компенсируемые страховыми возмещениями потери от страховых случаев списываются с кредита счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" на счет 99 "Прибыли и убытки".

Аналитический учет по субсчету 76-1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию" ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования [25, с.782].

2)   76-2 "Расчеты по претензиям", на котором отражаются расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам.

Аналитический учет по субсчету 76-2 "Расчеты по претензиям" ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

3)   76-3 "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам", где учитываются расчеты по причитающимся организации дивидендам и другим доходам, в том числе по прибыли, убыткам и другим результатам по договору простого товарищества.

Подлежащие получению (распределению) доходы отражаются по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы". Активы, полученные организацией в счет доходов, приходуются по дебету счетов учета активов (51 "Расчетные счета" и др.) и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

4)   76-4 "Расчеты по депонированным суммам" и др. На субсчете 76-4 "Расчеты по депонированным суммам" учитываются расчеты с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей).

Счет 77 "Отложенные налоговые обязательства" предназначен для обобщения информации о наличии и движении отложенных налоговых обязательств.

По кредиту счета 77 "Отложенные налоговые обязательства" в корреспонденции с дебетом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" отражается отложенный налог, уменьшающий величину условного расхода (дохода) отчетного периода.

По дебету счета 77 "Отложенные налоговые обязательства" в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" отражается уменьшение или полное погашение отложенных налоговых обязательств, в счет начислений налога на прибыль отчетного периода.

Отложенное налоговое обязательство при выбытии объекта актива или вида обязательства, по которому оно было начислено, списывается с дебета счета 77 "Отложенные налоговые обязательства" в кредит счета 99 "Прибыли и убытки".

Аналитический учет отложенных налоговых обязательств ведется по видам активов или обязательств, в оценке которых возникла налогооблагаемая временная разница.

Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы (внутрибалансовые расчеты), в частности, расчетов по выделенному имуществу, по взаимному отпуску материальных ценностей, по продаже продукции, работ, услуг, по передаче расходов по общеуправленческой деятельности, по оплате труда работникам подразделений и т.п.

К счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты" могут быть открыты субсчета.

Аналитический учет по счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты" ведется по каждому филиалу, представительству, отделению или другому обособленному подразделению организации, выделенному на отдельный баланс, а расчетов по договорам доверительного управления имуществом - по каждому договору.

Глава 2 Состояние учета расчета с подотчетными лицами на предприятии ФГУП «НПО «Марс»

2.1 Организация бухгалтерского учета на предприятии

С переходом к рыночным отношениям изменились подходы к постановке бухгалтерского учета в организациях. От жесткой регла­ментации учетного процесса со стороны государства в прошлом в настоящее время перешли к разумному сочетанию государственно­го регулирования и самостоятельности организаций в постановке бухгалтерского учета. Сущность новых подходов к постановке бух­галтерского учета заключается в основном в том, что на основе ус­тановленных государством общих правил бухгалтерского учета орга­низации самостоятельно разрабатывают учетную политику для ре­шения поставленных перед учетом задач.

Выбранная организацией учетная политика оказывает существенное влияние на величину показателей себестоимости про­дукции, прибыли, налогов па прибыль, добавленную стоимость и имущество, показателей финансового состояния организации. Следо­вательно, учетная политика организации является важным средством формирования величины основных показателей деятельности организации, налогового планирования, ценовой политики.

Учетная политика НПО «МАРС» формируется исходя из установленных ПБУ 1/98 "Учетная политика организации" допущений и требований [23, с.25].

Учетная политика НПО «МАРС» сформирована главным бухгалте­ром и утверждена приказом генерального директора № 332 от 31.12.2004 г. (приложение А). При этом утверждены: рабочий план счетов [32, с.12]бухгалтерского учета (приложение Б); формы первичных учетных документов; порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации; методы оценки активов и обязательств; правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок контроля за хозяйственными операциями.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организа­цией при формировании учетной политики, применяются с перво­го января года, следующего за годом утверждения приказа. Изменение учетной политики организации может производиться в случаях: изменения законодательства РФ или нор­мативных актов по бухгалтерскому учету; разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета и вводиться с 1 января года (начала финансового года), следующего за годом его утверждения.

Организация самостоятельно выбирает организационное построение бухгалтерии. Кроме того, бухгалтерский учет и отчетность могут осуществляться специализи­рованной организацией или соответствующим специалистом на до­говорных началах.

На предприятии НПО «Марс» структура бухгалтерии представлена следующим образом (рис. 1).

Рисунок 1 – Структура бухгалтерии НПО «Марс»

На предприятии НПО «Марс» учётный аппарат сосредоточен в бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учёта на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации.

Бухгалтерия является структурным подразделением, входящим в состав управления.

Структура бухгалтерского аппарата комбинированная:

- группа учета материальных ценностей, отвечающая за учёт приобретения материальных ценностей, их поступление и расходование, осуществляет учёт готовой продукции на складах и её реализации;

- группа расчета и учёта оплаты труда, осуществляющая учёт затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учёт всех расчётов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования;

- группа сводного учета и отчетности, работники которой ведут учёт остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчётности, в этой же группе ведётся учёт расчетов с подотчетными лицами;

- ревизионная группа, осуществляющая внутренний контроль. Цели, задачи, полномочия и ответственность бюро определены и регламентированы Положением «О порядок проведения внутри институтских документальных ревизий» ПП АБЕИ. 9001.(4.29).040-2000 [21]. Положение введено  в действие приказом генерального директора от 10.08.2000г. № 164  в котором четко сказано, что ревизоры, осуществляя независимую экспертизу всех процессов с целью их анализа и оценки должны действовать в соответствии с правилами и распорядком предприятия. Цель ревизионного бюро – эффективное использование ресурсов предприятия, защита активов, предотвращение ошибок, контроль за соблюдением установленных руководством правил и процедур, своевременное предоставление информации, необходимой для управления производством. Следовательно, внутренние  ревизоры не только контролируют активы предприятия, но и оценивают качество его управленческой системы.

В группе сводного учета и отчетности проводятся операции по учету расчетов с подотчетными лицами.

К функциям бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами относятся:

- расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные и командировочные расходы (прием, проверка и проведение по счетам бухгалтерского учета авансовых отчетов);

- получение оборотного баланса по счету 71;

- работа с руководителями заказов по выверке фактических затрат по командировочным расходам, подбор авансовых отчетов, снятие копий для представления заказчику;

- получение ежемесячной ведомости и проведение анализа по каждой сумме, выданной подотчет.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается директором предприятия. Он подчиняется непосредственно директору и несёт ответственность за формирование учётной политики, ведение б/у, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные бухгалтерские документы служат основанием для бухгалтерских записей, также для руководства и управления предприятия.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Все хозяйственные операции,  проводимые организацией,  должны оформляться оправдательными документами. Так, обязательным  условием отражения всех без исключения  хозяйственных операций, проводимых организацией,  в системном бухгалтерском учете является  их оформление оправдательными  документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими предъявляемым к ним  требованиям (они должны быть достоверными,  ясными, объективными). Эти документы  служат первичными учетными документами,  на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В отдельную  группу  документов  следует   выделить   учетные регистры,  то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

Правила документооборота   и   технология  обработки  учетной информации утверждаются в составе  принятой  организацией  учетной  политики[4]. Документооборот - движение документа с момента возникновения (получения) до сдачи в архив, после обработки и отражения в учете.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии. На предприятии НПО «Марс» приказом генерального директора №333 от 31.12.2004 г. утвержден график документооборота (приложение В).

Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством РФ.

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий План счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета (первичные документы: акты, расходные, приходные кассовые документы, накладные и другие) должны соответствовать оборотам  и остаткам по счетам синтетического учета (главная книга, баланс).

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, которые предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.

Организация самостоятельно разрабатывает рабочий план счетов на основе утвержденного плана. На основе системы субсчетов, предусмотренной утвержденным Планом счетов и Инструкцией по применению Плана счетов, орга­низации определяют перечень используемых субсчетов, при необхо­димости объединяя, исключая или добавляя новые субсчета, а также полную номенклатуру аналитических счетов и их кодовые обозначения.

На предприятии НПО «Марс» рабочий план счетов подписывается главным бухгалтером, заместителями главного бухгалтера и утверждается заместителем генерального директора по экономике.

Организация самостоятель­но выбирает форму учета [4]. На предприятии НПО «Марс» документы для внутренней бухгалтерской отчетности используются полученные по программе «Инфин-бухгалтерия» на машинных и бумажных носителях.

Для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственных операций используются элементы журнально-ордерной формы через систему учетных регистров, сальдо-оборотных ведомостей и аналитических карточек в соответствии с Инструкцией МФ РФ с применением их в автоматизированной форме учета в виде пользовательской бухгалтерской программы “Инфин” на базе ПЭВМ.

На основании введенных данных легко и быстро можно сформировать выходные формы (бухгалтерский баланс, оборотную ведомость, акт сверки и др.).

Принятая форма бухгалтерского учета в полной мере обеспечивает требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ и стандартов бухгалтерского учета.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

2.2.1 Классификация документов по учету расчетов с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в НПО «Марс» подразделяются на три вида.

1) Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения (отдела, цеха).

К таким документам относятся: приказ (распоряжение) руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

2) Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг.

К ним относятся проездные документы (приложение Г), чеки ККМ, товарные чеки (приложение Д) и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица, счет, накладная, акт, квитанция к приходному кассовому ордеру (приложение Е), счет–фактура.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек  должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (ИНН)

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки;

- признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

- наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

- идентификационный номер продавца (ИНН);

- наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

- идентификационный номер покупателя (ИНН);

- наименование товара (работы, услуги);

- стоимость (цена) товара (работ, услуг);

- налоговая ставка;

- сумма налога на добавленную стоимость.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг) (приложение Ж).

3) Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет» (приложение И), которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений [14]. На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки, изображенным на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

- работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

- утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы [2]. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

2.2.2 Выдача и оформление подотчетных сумм

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска (для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия [21]. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР 22.09.93 № 40, определяются руководителем предприятия [18].

Также руководитель утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды.

Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного директивного документа. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

После проведения хозяйственно – операционных, представительских или командировочных расходов подотчетное лицо представляет авансовый отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру (приложение К).

В случаи не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

Как  же удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы?

Удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся  работнику [3]. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50 – на выданную сумму.

При возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:

Дебет 50 Кредит 71.

2.2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные и представительские расходы

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

К операционно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплата мелких транспортных затрат или покупка горюче-смазочных материалов.

Покупка небольших партий товара и операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

В том случае, когда предприятию необходимо приобрести за наличный расчет какие-либо товары или услуги подотчетное лицо пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер, и кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

При этом следует знать, что в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.07.93'№745 денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин и что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке или вкладном (подкладном) документе должны отражаться соответствующие реквизиты, перечисленные выше.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Такая форма договора регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Выдаваемые покупателям (клиентам) счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают организации от применения контрольно-кассовых машин, за исключением отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Бухгалтерам предприятий следует обращать внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Зачастую при покупке товаров продавец заполняет бланк товарного чека; «канцтовары» или «хозтовары», а бухгалтер относит эти расходы на себестоимость продукции. При проверках налоговых органов такие расходы будут исключены из себестоимости продукции, ведь согласно Методическим указаниям о составе затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) можно отнести стоимость приобретенных товаров только в том случае, когда видна их производственная направленность.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

Неиспользованные остатки наличных денег сдаются в кассу организации. При оформлении авансовых отчетов кроме документов, подтверждающих получение товарно-материальных ценностей, должны быть документы, подтверждающие факт их оприходования на склад.

У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Выдача доверенностей (приложение Л) лицам, не работающим в организации, не допускается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций, однако следует иметь в виду, что в соответствии с указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей (указание вступило в силу с 21.11.2001).

Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5, при закупке у населения сельскохозяйственных продуктов (животных), дикорастущих ягод, грибов, орехов организацией должен быть составлен закупочный акт, который утверждается руководителем организации.

Закупочный акт должен содержать соответствующие обязательные реквизиты. К акту должны быть приложены следующие документы:

- справки о принадлежности данной продукции сдатчику;

- заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.

При учете с поставщиками возникает определенная сложность, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае нужно всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако если применяется сокращенная проводка типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки. На предприятии ФГУП НПО «Марс» применяют именно такую проводку дебет 60 кредит 71.

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «...в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Проблемы с "подотчетниками" возникают порой там, где их меньше всего ожидаешь. Например, распространена ситуация, когда сотрудник, не успев получить в кассе нужную сумму, сделал покупку на собственные деньги, не забыв взять у продавца все необходимые документы (к примеру, чек ККМ и товарный чек). Затем сдал приобретенный товар или материалы на склад, а бумаги отнес в бухгалтерию с тем, чтобы организация вернула ему потраченные средства. Большинство бухгалтеров, не задумываясь, оформляют авансовый отчет и выдают работнику необходимую сумму. И рискуют вызвать неудовольствие ревизора.

Дело в том, что многие налоговики считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. Так что недостаточно просто прийти и отчитаться о расходовании "казенных" сумм, как в случае с обыкновенным "подотчетником". В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника.

Требования чиновников, конечно, нелогичны. Ведь человек, даже покупая товар на свои деньги, знает, что ему компенсируют расходы, и он сдаст организации приобретенные ценности. Но то, что нелогично, может быть признано законным в суде. Ведь формально сотрудника, не получившего на предприятии деньги, можно признать лицом, закупающим что-либо за счет собственных средств, а значит, для себя. Да и, кроме того, в Инструкции к Плану счетов записано, что счет 71 предназначен для учета, выданных под отчет сумм. Получается, что расходы, которые не авансировались, там показываться не должны и не признаются подотчетными. Эти доводы можно попробовать оспорить, заявив, что в Порядке ведения кассовых операций не сказано, что персоналу запрещено оплачивать товары "из своего кошелька", а потом получать компенсацию. Но все эти аргументы, возможно, придется приводить в суде, позицию которого пока нельзя предугадать.

Документы на покупку материалов или товара должны быть оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Если хотя бы одно из условий не выполняется, лучше проводить куплю-продажу, иначе возможны споры с контролерами.

Согласно Налоговому кодексу РФ главы 21 суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых материалов, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ.

В НПО Марс в конце года издается приказ о назначении лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов, расчет необходимых денежных средств на каждый день и решение руководителя предприятия о дисциплине отчетности по использованию денежных средств на приобретение ГСМ.

Следует отметить, что специального порядка для возмещения НДС по горюче-смазочным материалам гл. 21 Налогового кодекса РФ не устанавливает. И принимая НДС к зачету, бухгалтерам следует руководствоваться общими правилами. А они установлены статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ. Главное правило - НДС возмещается из бюджета только на основании счета-фактуры. Так что теперь принять сумму уплаченного налога только на основании чека ККМ нельзя.

Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, а именно:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и включаются в расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат [10].

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) представительские расходы на предприятии НПО «Марс» отражаются по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Для признания представительских расходов в целях налогообложения прибыли необходимо, чтобы они соответствовали п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. были обоснованными и документально подтвержденными.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Предельный размер представительских расходов следует определять в конце каждого отчетного периода по налогу на прибыль. При определении предельного размера представительских расходов необходимо основываться на размере оплаты труда.

Следует учитывать, что на основании ст. 255 НК РФ расходами на оплату труда признаются начисленные, а не фактически выплаченные суммы.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Так, включение представительских расходов в состав расходов организации возможно только при наличии первичных учетных документов.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три этапа:

- оформление подготовительных документов;

- оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

- оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

В том случае, если произведенные представительские расходы не могут быть подтверждены документально или на первичных документах отсутствуют необходимые реквизиты, такие расходы не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о возможности отнесения к представительским расходам затрат на приобретение спиртных напитков, используемых для проведения официального приема.

Минфин России в Письме от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30 разъяснил, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок).

Арбитражные суды при возникновении споров о возможности отнесения к представительским расходам расходов на приобретение алкогольной продукции для проведения официального приема поддерживают налогоплательщиков.

На практике довольно часто встречаются ситуации, когда налоговые органы настаивают на неправомерности отнесения организацией понесенных расходов, связанных с официальным приемом, к представительским в том случае, если по результатам проведения переговоров не были заключены договоры.

Однако суды и в этом случае встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что для отнесения данных расходов к представительским необходимо, чтобы они соответствовали статьям 252 и 264 НК РФ. Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием для признания произведенных расходов представительскими.

Так как представительские расходы согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются для целей налогообложения по нормативам, установленным данным пунктом, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем установленным нормам. НДС по сверхнормативным расходам к вычету не принимается и в расходах в целях налогообложения прибыли не учитывается.

В расчетных документах, первичных учетных документах и счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ).

2.2.4 Оформление и учет командировочных расходов в пределах            Российской Федерации

Понятие служебной командировки дано в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Служебной командировкой в соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из этого определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях, то есть  те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству.

На основании приказа руководителя о направлении в командировку составляется смета, представленная в таблице 1, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

Таблица 1 - Смета командировочных расходов

При составлении сметы следует учитывать действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, за постоянную работу  в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов [6].

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).

В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы [15]:

- Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (приложение М);

- Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

- Т-10 «Командировочное удостоверение» (приложение Н);

- Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (приложение П).

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).

Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении нескольких работников в командировку.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы, а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

На предприятии НПО «Марс» оформляют один экземпляр непосредственно для канцелярии и ксерокопию оформленного приказа передают в бухгалтерию.

Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма Т-10а). Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении [27].

Служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью, которую используют принимающие организации в своей хозяйственной деятельности.

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет формы АО-1 о произведенных командировочных расходах.

Статьей 168 ТК РФ установлена обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. К возмещаемым расходам трудовым законодательством отнесены:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии со ст.ст.167, 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения, суточных и иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Как видим, трудовое законодательство не ограничивает работодателя перечнем возмещаемых расходов работнику. Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли приведен в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно ст. 252 НК РФ обязательным условием для включения всех затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли, является их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, и связь с деятельностью, направленной на получение доходов.

Эти правила полностью распространяются и на командировочные расходы.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете зависит от выбранного организацией метода учета доходов и расходов.

НПО «Марс» применяет метод начисления, поэтому расходы на командировки признаются в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется [28].

Если же работник, например, потерял билет, то организация может возместить ему расходы по проезду на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения прибыли учитываться не будут.

Ограничения по размеру командировочных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль и приведенных в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусмотрены только для суточных. Все остальные расходы признаются в фактических размерах, подтвержденных документами.

Эти правила применяются как для командировок по территории РФ, так и при командировании работников за рубеж.

В настоящее время в состав расходов при исчислении налога на прибыль можно включить суточные в сумме не более 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Такая величина суточных установлена Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Суточные выплачиваются командированному работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции N 62).

При определении общей величины суточных следует учитывать, что днем отъезда (первым днем командировки) считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются (п. 15 Инструкции N 62). Правомерность этого положения подтвердил Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147.

В состав расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются:

- стоимость железнодорожных билетов, авиабилетов и т.д.;

- оплата услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

- платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- плата за пользование в поезде постельными принадлежностями;

- расходы на провоз багажа (при особом разрешении руководителя предприятия);

- стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта.

Эти расходы в полном объеме могут быть учтены при налогообложении в соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ (на это указано, в частности, в Письме МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127).

При этом предприятия могут относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на проезд сотрудников в командировку и обратно любым транспортом без ограничения по классам (категориям). Ограничения, установленные Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729, действуют только для бюджетных организаций.

НДС по расходам на проезд в командировку и обратно принимается к вычету на основании проездных документов (билетов). Счет-фактура в данном случае не требуется. На это указано в п.42 Методических рекомендаций по применению главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса РФ. Главное, чтобы сумма налога была выделена в билете отдельной строкой.

При расчете налога на прибыль выплаченные за проживание суммы, на которые не были оформлены документы, учесть нельзя. Причина в том, что ст.252 Налогового кодекса РФ ставит обязательное условие для всех расходов - они должны быть обязательно подтверждены "первичкой" [36].

Для применения вычета по НДС по расходам на проживание работник должен привезти из командировки счет из гостиницы, составленный по унифицированной форме N 3-Г или N 3-Гм (утв. Письмом Минфина России от 13.12.1993 N 121). Счет по форме N 3-Г является бланком строгой отчетности, на основании которого НДС можно принять к вычету. Это подтвердил Минфин России в Письме от 25.03.2004 N 16-00-24/9.

НДС принимается к вычету только по командировкам по территории РФ. При зарубежных командировках суммы НДС, уплаченные за проживание, к вычету не принимаются. Полная сумма расходов на проживание включается в расходы при исчислении налога на прибыль (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2004 N 26-12/71411).

Полученные счета гостиниц, а также проездные документы (билеты) следует подшивать в журнал учета полученных счетов-фактур. Таково требование п. 5 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 (в ред. последующих изменений).

Помимо обязательных (проезд, проживание, суточные) работодатель возмещает и другие расходы работника. Главное, чтобы работодатель разрешил перед командировкой произвести работнику эти расходы или одобрил их после возвращения.

2.2.5 Оформление и учет командировочных расходов за пределы Российской Федерации

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Различия есть только в отношении командировочного удостоверения: при загранкомандировках оно заполняется, только если предстоит поездка в страны СНГ и в паспорте не делают никаких отметок о пересечении границы. Напомним, что документы, которые оформляются при командировках, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский. Иначе организация просто не сможет списать эти затраты - этому воспротивятся налоговики. Аргументируют они подобный запрет следующим образом. Инспектору из документов должно быть понятно, что расходы экономически оправданны. А значит, у проверяющих должна быть возможность прочесть бумаги на родном языке.

Кроме того, согласно ст.252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть подтверждены документами, составленными в соответствии с российским законодательством. А в ст.16 Закона РСФСР от 25 октября 1991 г. N 1807-1 прямо говорится: на территории России официальное делопроизводство ведется только на русском языке. Отметим, что переводить иностранные документы требует и п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Средства, потраченные на перевод, исключают из налогооблагаемого дохода фирмы. Ведь они являются экономически оправданными затратами, так как непосредственно связаны с требованием законодательства.

Для удобства перечень документов, необходимых для оформления загранкомандировки, и особенности их заполнения приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Документы, оформляемые при загранкомандировках

Пересчет средств в расчетах с юридическими и физическими лицами в рубли производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (п.7 ПБУ 3/2000). Даты совершения операций с иностранной валютой определяются в соответствии с Приложением к ПБУ 3/2000, согласно которому датой совершения кассовых операций с иностранной валютой является дата оприходования денежных средств в кассу или выдачи денежных средств из кассы. Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.

С 1 января 2005 г. изменились нормы суточных и компенсаций за наем жилья в загранкомандировках. Новые размеры этих выплат утвердил Минфин России в Приказе от 2 августа 2004 г. N 64н.

Для чего же нужны новые нормы суточных и расходов на проживание? Прежде всего, организация не может компенсировать работнику командировочные расходы в размерах, которые ниже указанных норм. Это следует из ст.168 Трудового кодекса РФ, где говорится, что фирма не вправе выплатить работнику меньше, чем предусмотрено Правительством РФ. А Правительство РФ Постановлением от 1 декабря 1993 г. N 1261 уполномочило разрабатывать и вносить изменения в нормы суточных и расходов по найму помещения Минфин России.

Кроме того, в налоговой службе считают, что новые нормы нужно применять при расчете НДФЛ и единого социального налога.

А вот при расчете налога на прибыль они не учитываются. Дело в том, что нормы для этого налога утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. И данный документ по-прежнему действует.

Теперь рассмотрим подробнее, как платить налог на прибыль, НДФЛ и единый социальный налог с суточных и расходов на проживание при загранкомандировках.

Суточные, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход фирмы. Такое правило прописано в п.38 ст.270 Налогового кодекса РФ, данные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 (далее - Постановление N 93). И в связи с тем, что появление новых норм по налогу на прибыль в 2005 г. не планируется, предприятиям нужно будет руководствоваться при расчете налога на прибыль именно этим документом.

С 1 января 2005 г. суточные нужно брать из Приказа Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н. Впрочем, чиновники и раньше настаивали, чтобы организации руководствовались именно нормами финансового ведомства. Об этом свидетельствует Письмо МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127.

Однако с такой позицией можно поспорить. Ведь на данный момент из "законодательства", которое устанавливает нормы суточных, есть только Трудовой кодекс. И в ст.168 этого документа сказано, что размер суточных не может быть меньше того, что установлен Правительством РФ для бюджетных организаций. А максимальный размер возмещения не ограничен. Поэтому организация сама устанавливает нормы суточных в трудовом или коллективном договоре [29].

Получается, что трудовое законодательство позволяет возместить работнику любую сумму. Главное - прописать это в трудовом или коллективном договоре. И платить НДФЛ или единый социальный налог не нужно. Однако с такой точкой зрения вряд ли согласятся налоговики, и ее придется отстаивать в суде.

Расходы на проживание полностью уменьшают налогооблагаемый доход организации. Об этом сказано в пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. При условии, правда, что работник представил счет из гостиницы. Если же расходы на проживание не подтверждены документами, то уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход фирма не сможет. Это следует из ст.252 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог с расходов на проживание платить не нужно. Налоговый кодекс РФ позволяет их не включать в налоговую базу в полном размере (пп.2 п.1 ст.238). И даже если у организации нет оправдательных документов, платить ЕСН не нужно, так как в этом случае расходы не учитываются при расчете налога на прибыль.

Расходы по найму жилого помещения исключаются из налогооблагаемой базы по НДФЛ. Об этом говорится в п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ. Но аналогично ЕСН это правило действует в том случае, если работник представил счет из гостиницы. Если же оправдательные документы отсутствуют, то расходы, превышающие установленные законодательством нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника.

Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов [12].

Смета командировочных расходов составляется в свободно конвертируемой валюте.

В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено пунктом 1 статьи 11 закона о валютном регулировании.

Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы.

При получении иностранной валюты бухгалтер предприятия сделает в учете запись: дебет 50.2 «Валютная касса» кредит 52 «Валютный счет» - наличная иностранная валюта поступила в кассу организации.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Разберем на примере расчет и учет по загранкомандировке.

11 апреля 2005 года ФГУП НПО «Марс», направляющая своего представителя в зарубежную командировку, поручила уполномоченному банку приобрести 5000 $, перечислив ему сумму денежных средств в размере 150 000 рублей. Комиссия банка – 3000 рублей.

12 апреля 2005 года банк приобрел валюту на ММВБ и 13.04.2005 года зачислил указанную сумму на специальный транзитный валютный счет НПО «Марс». В этот же день организация сняла денежные средства с валютного счета и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клиента. При этом курс доллара составил: 12.04.2005 года – 28,30 рублей. 13.04.2005 года – 28,29 рублей.

 Курс покупки доллара на ММВБ на 12 апреля 2005 года – 28,35 рублей.

 В учете ФГУП НПО «Марс» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены в таблице 3.

Таблица 3 – Операции по приобретению иностранной валюты

Получив в кассу организации валюту, бухгалтер выдал работнику, отправляющемуся за рубеж, ориентировочную сумму командировочных расходов в размере 5000 $. Предположим, что работник направляется в служебную командировку в США сроком на 10 дней (с 15.04.05 по 24 .04.2005), проезд до места командировки осуществляется самолетом. Курс доллара на момент выдачи подотчетному лицу – 28,29 рублей.

По возвращении из командировки работник предоставил следующие документы:

- Расходы на проезд (туда и обратно) 1600 долларов.

- Расходы на проживание – 2500 долларов.

Авансовый отчет был предоставлен работником и утвержден руководителем 26.04.2005 года. Курс доллара на дату утверждения авансового отчета – 28,35 рублей.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 года подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.

Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.

2.3 Аналитический и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н).

Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств [31].

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

На предприятии НПО «Марс», для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственных операций, используются элементы журнально-ордерной формы через систему учетных регистров, сальдо-оборотных ведомостей и аналитических карточек в соответствии с Инструкцией МФ РФ с применением их в автоматизированной форме учета в виде пользовательской бухгалтерской программы “Инфин-бухгалтерия” на базе ПЭВМ, на машинных и бумажных носителях.

Возможности получения данных посредством бухгалтерской программы “Инфин-бухгалтерия” разнообразны. Данные заносятся по каждой операции полно и, при необходимости, можно увидеть, получив соответствующую сальдо-оборотную ведомость, когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника и другую информацию.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, кассир выплачивает сотруднику деньги.ма прописью», ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет (форма №АО-1).

Составляется авансовый отчет в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой), посредствам программы “Инфин-бухгалтерия” получается полная оборотная ведомость (приложение Р), оборотный баланс по счету 71 в корреспонденции со счетами синтетического учета (приложение С), и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто и в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете. На основании Главной книги составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке «Прочие кредиторы».

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов, изображенные на рисунке 3.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Рисунок 3 – Корреспонденция счетов со счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

Для получения синтетических данных по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.

Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами в НПО «Марс» за декабрь 2005 года по конкретному подразделению 700 приведены в таблице 4:

Таблица 4 - Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами в НПО «Марс» за декабрь 2005 года по конкретному подразделению 700, руб.

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержденным Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами - это проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу [34].

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

-   соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;

-   состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

-   правильность и полноту документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

-   правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;

-   тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;

-   регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

2.4 Основные направления совершенствования расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникает множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

При большом количестве подотчетных лиц, в том числе направляемых в командировки, не исключены ошибки, которые можно было избежать. В целях правильности предоставления подтверждающих расходы документов с авансовым отчетом рекомендуется бухгалтеру сделать памятки отдельно для лиц, получаемых денежные средства на административно-хозяйственные (приложение Т) и командировочные расходы (приложение У).

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера – на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

И еще одна проблема, которая присутствует на предприятии НПО «Марс» - это частые поездки в командировки. Вследствие этого могут возникать ситуации, когда командированный уже отчитался по командировке, направляется в следующую, а сведения из кассы о полном расчете в бухгалтерию не поступили. 

Более  широкое  внедрение  компьютерного учета  в процесс оформления первичных документов  может  являться  одним  из наиболее эффективных путей  совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо установка локальных сетей в системе автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью и представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы бухгалтерского учета на базе новейших технических средств.

Глава 3 Аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1 Задачи учета и аудита с подотчетными лицами

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства  для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели.

Опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает широкий спектр проблем учёта и налогообложения. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно-операционные цели.

Внутренние расчетные операции включают расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому расчеты с подотчетными лицами относятся  аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание [35].

Ежегодная аудиторская проверка проводится в соответствии с договором и всеми требованиями, установленными Федеральным законом РФ №119-ФЗ от 10.09.2001г «Об аудиторской деятельности» и стандартами.

Цель аудита - установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по расчетам с подотчетными лицами нормативным документам, действующим в РФ в проверяемом периоде, для выявления имеющихся ошибок и нарушений и степени их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

- проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;

- оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

- оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;

- проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Исходя из поставленных целей и задач, объектами аудита являются показатели отчетности, отражающие состояние внутренних расчетов, представленных в таблице 5.

Таблица 5 – Показатели отчетности расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета [30].

Эффективность контроля и анализа финансовой хозяйственной деятельности предприятия напрямую зависит от правильной организации внутреннего аудита.

На  предприятии НПО «Марс» структура  бухгалтерского учета представляет собой группы, выполняющие различные функции, т.е. специализацию работников  бухгалтерии и одновременно кооперацию их действий. На предприятии (как было указано) в штат бухгалтерии входит ревизионное бюро, которое осуществляет внутренний аудит. Цели, задачи, полномочия и ответственность бюро определены и регламентированы Положением «О порядок проведения внутри институтских документальных ревизий» ПП АБЕИ. 9001.(4.29).040-2000, в котором четко сказано, что ревизоры, осуществляя независимую экспертизу всех процессов с целью их анализа и оценки, должны действовать в соответствии с правилами и распорядком предприятия. Цель ревизионного бюро – эффективное использование ресурсов предприятия, защита активов, предотвращение ошибок, контроль, за соблюдением установленных руководством правил и процедур, своевременное предоставление информации, необходимой для управления производством. Следовательно, внутренние  ревизоры не только контролируют активы предприятия, но и оценивают качество его управленческой системы.

Одна из основных задач ревизоров помогать сотрудникам в эффективном выполнении их обязанностей, содействовать руководству в поиске наиболее результативных путей использования производственных и человеческих ресурсов и выявлении дополнительных резервов предприятия для повышения производительности и прибыльности производства.

3.2 Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии НПО "Марс"

Организация ФГУП НПО «Марс» является государственным унитарным предприятием, поэтому согласно ст. 7 Федерального закона № 119-ФЗ от 07.08.2001г. «Об аудиторской деятельности» на нем проводится обязательный аудит.

Обязательный аудит это ежегодная обязательная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации или индивидуального предпринимателя. Обязательный аудит проводится аудиторскими организациями [26].

По итогам проведения открытого конкурса (порядок проведения конкурсов утверждается Правительством Российской Федерации) заключен договор оказания аудиторских услуг. Договор на проведение аудиторской проверки юридически отражает и фиксирует интересы сторон (приложение Ф).

Аудиторская  проверка  на  предприятии  состоит  из  следующих   этапов:

- оценка учетных систем и систем внутреннего контроля;

- планирование аудиторской проверки;

- проведение собственной проверки;

- составление аудиторского заключения.     

В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что перечисленные показатели отчетности  не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств используется информационная база, формируемая из различных источников.

Приступая к проверке, аудитор комплектует пакет нормативных документов, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операций. Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, формируется аудитором с учетом специфики деятельности клиента.

Планирование аудита предполагает разработку общей стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур.

Планирование аудитором своей работы способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами группы специалистов, участвующих в аудиторской проверке, а также координировать такую работу.

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии,   которая   необходима   для   того,   чтобы   своевременно   и   качественно   провести   аудит.   Планирование   включает   в   себя   составление   плана   и   программы   ожидаемых   работ.

Программа проверки в части, касающейся расчетов с подотчетными лицами представлена в таблице 6:

Таблица 6 - Программа проверки расчетов с подотчетными лицами

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в таблице 7.

Таблица 7 – Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

 По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

1)   Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2)   В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

3)   Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4)   В нарушение статьи 217 Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

5)   В нарушение п. 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ  для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

6)   В нарушение Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

Аудиторская организация должны получить достаточные надлежащие доказательства с целью формулирования обоснованных выводов, на которых основывается мнение аудитора [22].

Аудиторские доказательства получают в результате проведения комплекса тестов средств внутреннего контроля и необходимых процедур проверки по существу. В некоторых ситуациях доказательства могут быть получены исключительно путем проведения процедур проверки по существу.

Аудиторские доказательства - это информация, полученная аудитором при проведении проверки, и результат анализа указанной информации, на которых основывается мнение аудитора. К аудиторским доказательствам относятся, в частности, первичные документы и бухгалтерские записи, являющиеся основой финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также письменные разъяснения уполномоченных сотрудников аудируемого лица и информация, полученная из различных источников (от третьих лиц).

При проверке первичных документов обращается внимание на использование типовых форм первичных документов, утвержденных в установленном порядке, и нетиповых форм, которые должны быть утверждены приказом по учетной политике (согласно п.п. 8, 13 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Необходимая информация по расчетам с подотчетными лицами может быть получена из следующих источников, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

- авансовый отчет;

- командировочное удостоверение;

- журнал учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки;

- инвентаризационная опись по счету 71"Расчеты с подотчетными лицами";

- приказы о направление работников в командировки;

- первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки др.);

- приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

- приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

- учетная политика организации (в части порядка выдачи, использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);

- Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам учета внутренних расчетов зависят от формы учета, применяемой в организации.

Регистрами учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии НПО «Марс» служат машинограммы дебетовых и кредитовых оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым направлениям, операции реальны и соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчета и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества  учетных и отчетных данных по схеме, изображенной на рисунке 4:

Рисунок 4 - Схема проверки обязательств по расчетам с подотчетными лицами

В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные денежные средства из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан налог на доходы физических лиц, а также начислены все налоги в социальные фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и оборотных ведомостях по счету 71.

Аудиторская проверка должна сопровождаться внесением аудитором руководству предприятия предложений и пожеланий по улучшению учета и внутреннего аудита.

На основании собранной в процессе аудиторской проверки информации, дающей основание аудитору сделать заключение о достоверности или недостоверности финансовой отчетности, законности хозяйственно-финансовых операциях, о ведении бухгалтерского учета в соответствии с установленными правилами и положениями, составляется аудиторское заключение.

Заключение аудиторов оформляются в виде отчетов аудиторской фирмы по результатам проверки за период с 01.01. по 31.12. прошедшего года (приложение Х).

Аудиторское заключение является официальным документом, предназначенным для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленным в соответствии с правилом (Правило (СТАНДАРТ) N 6, Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности) и содержащим выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения им бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Под достоверностью во всех существенных отношениях понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователям этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения. Для оценки степени соответствия финансовой (бухгалтерской) отчетности законодательству Российской Федерации аудитор должен установить максимально допустимые размеры отклонений путем определения в целях проводимого аудита существенности показателей бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности в соответствии с федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Существенность в аудите".

Аудиторское заключение включает в себя:

- наименование;

- адресата;

- следующие сведения об аудиторе:

1)   организационно-правовая форма и наименование;

2)   место нахождения;

3)   номер и дата свидетельства о государственной регистрации;

4)   номер, дата предоставления лицензии на осуществление аудиторской деятельности и наименование органа, предоставившего лицензию, а также срок действия лицензии;

5)   членство в аккредитованном профессиональном аудиторском объединении;

- сведения об аудируемом лице:

1)   организационно-правовая форма и наименование;

2)   место нахождения;

3)   вводную часть;

4)   часть, описывающую объем аудита;

5)   часть, содержащую мнение аудитора;

6)   дату аудиторского заключения;

7)   подпись аудитора.

Необходимо соблюдать единство формы и содержания аудиторского заключения, чтобы облегчить его понимание пользователем и помочь обнаружить необычные обстоятельства в случае их появления.

Аудиторское заключение обычно состоит из трех частей: вводной, аналитической и итоговой. К нему прилагается бухгалтерская отчетность экономического субъекта, которая подверглась аудиту.

Бухгалтерская отчетность, прилагаемая к аудиторскому заключению, должна быть составлена по формам, установленным для экономических субъектов данного вида деятельности соответствующим органом, регулирующим бухгалтерский учет и отчетность в РФ.

В связи с объемностью аудиторского заключения НПО «Марс» в приложении Х приведены выдержки, касающиеся аудита расчетов с подотчетными лицами.

Заключение

Итак, можно подвести краткий итог. В ходе работы были рассмотрены следующие вопросы: понятие «расчетные операции», что включает в себя обобщения информации обо всех видах расчетов предприятия с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов.

Показано, что в бухгалтерском учете «расчетных операций» применяется целая группа специальных счетов, таких как: 60, 62, 68, 69, 70, 71 и т.д.

Раскрываются значение и многообразие хозяйственных операций, по которым возникают расчеты, теоретические основы учета, синтетические и аналитические учеты расчетных операций.

Расчетные и кредитные операции играют очень важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации, чёткий и ответственный подход  к  безошибочному составлению отчетов является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

Расчеты через подотчетных лиц, как один из видов расчетных операций юридического лица, являются достаточно распространенным явлением нашей жизни.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 N 38н).

Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

С помощью подотчетных лиц предприятия решают вопросы по приобретению материальных ценностей в организациях розничной торговли (магазинах, оптово-розничных рынках и ярмарках), по оплате ГСМ через автозаправочные станции, по проведению командировочных и представительских расходов и т.п.

Четкая система внутреннего документооборота при работе с подотчетными лицами необходима не только для предупреждения конфликтов со стороны налоговых органов, но еще и для сохранности денежных средств предприятия, выдаваемых под отчет, и их целевом использовании. В этом объективно заинтересованы лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета - руководитель и главный бухгалтер.

Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, приказе об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, лимита (величины остатка) денежных средств в кассе, разрешения на расходование денежных средств из поступающей выручки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

Необходимо учесть, что выдача наличных денег физическим лицам, с которыми у предприятия заключен договор подряда или договор гражданско-правового характера, не относится к разряду расчетов с подотчетными лицами. У подобных лиц любая выдача им наличных денежных средств будет рассматриваться как получение ими дохода, даже в случае предоставления авансового отчета (расходы по которому, в свою очередь, не будут являться расходами предприятия).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, а именно:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и включаются в расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами разд. VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Для признания представительских расходов в целях налогообложения прибыли необходимо, чтобы они соответствовали п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. были обоснованными и документально подтвержденными.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Порядок документооборота для целей бухгалтерского учета регламентируется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно п. 2 ст. 9 этого Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать соответствующие обязательные реквизиты.

В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).

Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

- Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

- Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

- Т-10 «Командировочное удостоверение»;

- Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).

Аудиторская практика показывает, что при работе с подотчетными лицами предприятия допускают значительное количество нарушений, которые приводят к негативным налоговым последствиям. Только четкая организация учета на счете 71 "Расчеты с подотчетными липцами" и соблюдение порядка ведения кассовых операций позволит предприятиям избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами при проверках авансовых отчетов.

Одним из источников получения аудиторских доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом.

Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

Перед данной дипломной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении бухгалтерского учета и аудита расчётов с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки,  которые  помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В работе рассмотрены цели и задачи аудиторской проверки, перечень аудиторских процедур, вопросы для составления плана и программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Итогом написания данной дипломной работы можно считать рассмотрение спорных вопросов по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учетах, сближение и совершенствование их в целях достижения контроля и анализа одного самых сложных участков бухгалтерского учета.

Список использованных источников

1.  Гражданский кодекс РФ. Части I и II// Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

2.  Налоговый  кодекс Российской Федерации. Части I и II//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

3.  Трудовой кодекс РФ  от 21 декабря 2001 года. (в ред.  24.07.2002 №97-ФЗ и 25.07.2002 №116-ФЗ) //Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

4.  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ (в ред. 30.06.2003) //Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

5.  Федеральный закон РФ №119-ФЗ от 10.09.2001г «Об аудиторской деятельности» (ред. от 30.12.2001)// Постановление Правительства РФ от 06.05.1994 N 482 (ред. от 06. 02.2002) "Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности в РФ» (вместе  с "Порядком проведения аттестации на право осуществления аудиторской деятельности ",     "Порядком выдачи лицензии на осуществление аудиторской деятельности")//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

6.  Постановление Правительства РФ  от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

7.  Постановление Правительства РФ от 13.05.2005 N 299 нормы суточных при зарубежных командировках//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

8.  Методические рекомендации по применению главы 21 " Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации (утв.  Приказом МНС РФ от 20.12.2000 г.  № БГ - 3 - 03/447) //Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

9.  Приказ Минфина РФ от 9 ноября 2001 года №91н «О внесении дополнений в приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» //Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

10. Приказ Минфина РФ  от 15 марта 2000 года №26н (в ред. 01.03.2001) «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

11. Приказ Минфина РФ от 12 ноября 2001 года №92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

12. Приказ Минфина РФ  от 11 июля 2001 года №51н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

13. Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н «План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

14. Постановление Госкомстата России от 01.08.2001     N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

15. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» //Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

16. Распоряжение Минимущества РФ 5 сентября 2003 г. N 3847-р//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

17. Письмо Минфина РФ  от 14 сентября 2001 года №14-04-0б/29 «О порядке применения приказа Минфина РФ  от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

18. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ 22. 09.93 № 40//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

19. Положение о безналичных расчетах в РФ N 2-П от 3 октября 2002 г. (в ред. Указаний ЦБ РФ от 03.03.2003 N 1256-У, от 11.06.2004 N 1442-У)//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

20. Положение «О порядок проведения внутри институтских документальных ревизий» ПП АБЕИ. 9001.(4.29).040-2000.

21. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ)//Система правовой информации «Консультант Плюс», 2006.

22. Аудит / Под ред. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000. - 655с.

23. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет». Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х томах/И.Е.Глушков, Т.В.Киселева. - 11-е издание, переработанное. - М.:ИТД Кнорус, 2004. – 1000 с.

24. Бухгалтерский учет. Пособие для начинающих/В.Я.Кожинов. - М.: Издательство “Экзамен”, 2004.

25. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2003.-№4.-С.72-78.

26. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. - 4 изд., перераб. и доп. - М.: ФИЛИНЪ, 2004. - 528 с.

27. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух. - 2003. - №5. - С.47-58.

28. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществления. - М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 2005. - 544 с.

29. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты//Главбух. - 2003. - №20. - С.36-41.

30. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту. - 2-е изд. - М.: ИНФРА, 2002.

31. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2004. - 640с.

32. Медведев М.Ю. ПБУ 1-20 (Положения по бухгалтерскому учету). - М.:ООО «ИД ФБК-ПРЕСС», 2004. - 611 с.

33. Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в Налоговом учете//Главбух.-2003.-№13. - С.44-48.

34. Чеботарева З.В. Учет командировочных расходов//Новое в бухгалтерском учете и отчетности.-2003.-№5.-С.45-55.

35. Шеремет А. Д.,  Суйц В. П. Аудит. - М.: Инфра-М, 2002. – 240с.

36. Шорохова Н.А. Налогообложение доходов физических лиц при командировках за  рубеж // Налоговый вестник.-2003.-№10.-С.52-55.