оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодолении узких мест).
1.1 Перед собранием
. Подготовьте повестку дня, т.е. перечень вопросов, которые должны быть решены на собрании (совещании). Эти вопросы могут относиться как к выполнению ранее принятых решений, так и к новым проблемам, которые возникли с момента предыдущего собрания (совещания).
. Решите, кто должен присутствовать на собрании, и заранее оповестите их об этом. Как правило, на производственном собрании присутствуют все члены трудового коллектива. На совещание приглашаются только те сотрудники, в компетенции которых решение возникших проблем.
. Выберите соответствующее место и время. Убедитесь, что место оборудовано всем необходимым. Определите время, необходимое для обсуждения этих вопросов. Учтите, что идеальная длительность проведения собраний (совещаний) - не больше полутора часов. Если собрание должно продолжаться дольше, предусмотрите перерывы.
. Раздайте повестку дня. Повестка должна быть на руках у сотрудников за несколько дней до собрания (совещания), чтобы они могли подготовиться к собранию (совещанию).
. Определите заранее основного выступающего и содокладчиков.
. Предварительно поговорите с каждым участником совещания, выясните их позицию. Это поможет предвидеть конфликтные ситуации и спланировать их разрешение при сохранении сплоченности коллектива.
. Немаловажен выбор помещения для проведения совещания. Помещение должно быть оборудовано удобной мебелью, иметь нормальную температуру воздуха. Лучше всего разместить участников совещания за круглым столом, когда каждый из них располагается лицом ко всем остальным. Для улучшения общения перед участниками целесообразно установить таблички с полными именами, хорошо видимые всем присутствующим.
Повестка дня. Обычно секретарю дается устное или письменное распоряжение о том, какие вопросы должны быть в повестке дня. Он же может позвонить участникам собрания и выяснить, какие вопросы они бы хотели решить до его начала, с тем чтобы избежать затянутого и часто бесполезного раздела"Разное". Далее секретарь готовит черновую повестку дня и обговаривает время, необходимое для решения каждого вопроса. Заранее можно разослать доклад (в виде тезисов, справки, текста), и тогда элементами совещания станут: обсуждение проекта решения, ответы на вопросы, внесение поправок и принятие самого решения.
Участники. На мероприятие приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись. Если кандидатов набирается слишком много, заседание может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.
1.2 В течение собрания
1. Обсудите повестку дня и, если необходимо, внесите в нее изменения с учетом новых обстоятельств, появившихся в самое последнее время.
. Следите за временем, чтобы соблюдался регламент, так как развернувшаяся дискуссия может его нарушить.
. Следите за свободой высказывания мнений участниками совещания независимо от их служебного положения. Нужно тактично сдерживать энергию лиц, привыкших владеть инициативой в силу своего характера, предоставляя менее активным участникам возможность выступить раньше.
. Во время дискуссии занимайте нейтральную позицию по отношению к высказываемым мнениям.
. Следите за начинающимися конфликтами и вмешивайтесь, если это необходимо. Выступайте в роли посредника, чтобы разрядить обстановку.
. Периодически проверяйте, готова ли группа принять решение. Вы должны не упустить момент, когда группа пришла к согласию и новая дискуссия уже не может добавить ничего существенного.
. Придерживайтесь выработанных группой правил принятия решений. Если имеются несогласные, нужно провести голосование и принять решение большинством голосов.
. Прежде чем завершить собрание (совещание), подведите итоги работы. Выясните у группы, есть ли необходимость собраться еще раз. Важно, чтобы люди ушли с собрания (совещания) с ясным пониманием того, какими должны быть следующие шаги. Когда заседание заканчивается без достижения, каких бы то ни было решений, может появиться чувство разочарования и крушения надежд.
Заседание назначаются в срок, удобный для большинства участников, - как правило, во второй половине дня. С утра люди обычно занимаются важными и срочными делами. С утра же проводятся лишь "оперативки".
Если по каким-то причинам помощника руководителя или референта не оказалось на собрании, то не следует просить какого-либо сотрудника вести протоколы собраний группы, в которых он выступает как участник. В таких случаях просят членов группы вести протокол по очереди.
Руководитель или председатель собрания должен сесть рядом с протоколистом, чтобы обращаться к его записям для пояснений и подведения итогов. В протокол записывается вопрос, исполнитель и срок исполнения. Собравшихся информируют об имеющемся резерве времени; целях, основных вопросах, порядке проведения и условиях работы.
Оптимальная длительность "оперативки" - 20--40 мин (ее целесообразно проводить 2-3 раза в неделю). Для проблемного совещания с насыщенной повесткой отводят 1,5-2 ч, а обсуждения сложного вопроса - 40--45 мин. Через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разойтись. Лучше решить за одно заседание больше вопросов - люди меньше "льют воду".
Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников. Это достигается созданием доброжелательной, комфортной обстановки. Другой обязанностью руководителя собрания (совещания) является решение организационных проблем: следование регламента, обеспечение порядка и дисциплины (не допускать хождения, разговоров), ведение протокола. Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Необходимо напомнить участникам, чтобы они не отмалчивались, что они приглашены для выслушивания их мнения. Руководитель собрания гасит конфликты, пресекает критиканство, резюмирует выступления.
Выделяют следующие наиболее часто встречающиеся типы участников собраний.
"Вздорный". Таких людей лучше делать своими союзниками, для чего побеседовать с глазу на глаз, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их нужно с помощью других лиц, а в экстремальных случаях временно прервать заседание или посадить их на край стола, в угол помещения или глубокое кресло, что психологически расслабляет.
"Позитивист". Добродушен, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах.
"Всезнайка". Его лучше посадить рядом с председателем.
"Болтун". Его также рекомендуется посадить рядом с председателем или авторитетной личностью.
"Трус". Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться. Ему нужно помогать формулировать мысли, благодарить, одобрять. "Незаинтересованный". Всегда неприступен, и нужно любым способом выяснить причины такого поведения, заинтересовать в работе стимулировать активность.
"Важная птица". Нужно заставить его быть наравне со всеми, используя метод "да,. НО", состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.
"Почемучка". Нужно просить у него высказать собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовать их собравшимся.
1.3 После собрания
. Проанализируйте ход прошедшего собрания (совещания). Нужно обдумать, выполнило ли собрание (совещание) свои задачи и упрочилась ли после него сплоченность группы.
. Подготовьте и распространите резюме с итогами собрания (совещания). Запись сведений о том, что было согласовано, какие были решены вопросы и какие следует предпринять следующие шаги, должна напомнить членам группы о работе, которую им предстоит сделать.
. Восстановите разрушенные отношения с помощью неформального разговора. Если во время собрания (совещания) произошли горячие дебаты, вполне вероятно, что между некоторыми членами группы испортились отношения и они покинули собрание расстроенными или обиженными. Поговорите с ними и успокойте.
Необходимо пресекать дискуссии во время выступления. Полезно делиться собственным опытом и переживаниями. Важное место в докладе занимают вопросы, которые выступающий задает аудитории. Это могут быть: вопросы "поверх головы" для привлечения внимания вообще; прямые вопросы специалистам для уточнения той или иной проблемы; вопросы, предназначенные для активизации людей; обратные вопросы, "возвращенные" задавшим.
В завершающей части выступления дается краткое изложение основных мыслей, выводы, призыв к действию. Необходимо выяснять, почему кто-то не согласен с решениями собрания.
Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выработанных и принятых на них управленческих решений. Если решений не принято, мероприятие считается бесполезным, а время на него - затраченным впустую.
деловое совещание собрание общение
2. Протокол совещания
Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.
Заголовочная часть протокола
В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:
·полное наименование организации;
·вид документа (ПРОТОКОЛ);
·номер и дату;
·место составления протокола;
·заголовок к тексту.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационно правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования.
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации - автора документа, желательно в сокращенном виде
Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.
Существует "мода" написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля ("№ 01" или "01 декабря 2008 г. ") не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.
Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.
Вводная часть текста. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.
С новой строки после слова "Присутствовали" в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.
Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе "Приглашенные" в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций.
Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.
При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают. Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.
Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога "О" или "Об", отвечая на вопрос "о чем?". По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика - должностного лица, который готовил данный вопрос.
Основная часть текста. Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Отличие краткой и полной форм протокола - раньше все было просто
По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.
Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.
Краткий протокол - это документ, который фиксирует:
·обсуждавшиеся на заседании вопросы,
·фамилии докладчиков и
·принятые решения.
Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:
·когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
·когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.
По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения.
Полный протокол позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон "Об акционерных обществах" предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.
Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
Заключение
Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний.
В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем.
Если такое совещание признается целесообразным, оно тщательно готовится. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.
Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать всех оппонентов и стремиться найти точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям от темы; чаще подводить промежуточные итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.
Проводя совещание, следует соблюдать общие правила ведения спора:
четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;
стараться так возражать, чтобы не вызвать неприязни и раздражения собеседника;
не допускать превращения делового спора в выяснение личных отношений;
не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность;
проигрывать и побеждать достойно.
Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.
Список использованных источников
1. Виноградов С.И. Культура русской речи: Учебник для вузов. / С.И. Виноградов. Под ред. проф.Л.К. Граудиной, проф.Е.Н. Ширяева. - М.: Изд. группа НОРМА-ИНФРА М, 2009. - 560 с.
. Колтунова М.В. Язык делового общения / М.В. Колтунова. - Изд-во: Экон. литература. - М., 2007. - 288 с.
. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие / Ф.А. Кузин. - М.: Ось-89, 2002. - 320 с.