Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

Содержание

Введение

Глава I. Организация работы службы документационного обеспечения управления

1.1 Задачи и функции службы ДОУ

1.2 Организационная структура службы делопроизводства

.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы

1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ

Глава II. Практическая часть

2.1 Характеристика подразделения Управления социальной защиты населения

2.2 Задачи и функции Управления социальной защиты населения

.3 Структура Управления социальной защиты населения

.4 Организация работы с документами при прохождении производственной практики

.5 Практическая работа в УСЗН

Глава III. Охрана труда

.1 Общие требования охраны труда

.2 Требования охраны труда перед началом работы

.3 Требования охраны труда во время работы

.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях

.5 Требования охраны труда после окончания работы

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения); задачи, функции, должностной и численный состав, а также нормативно - методическую базу, регламентирующую работу с документами и применить имеющиеся умения и навыки на практике.

Задачи:

.        Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии при прохождении производственной практики.

.        Познакомиться и подробно изучить нормативно-методическую базу, регламентирующую работу с документами организации, а именно «Управление социальной защиты населения» по Кондинскому району.

Глава I. Организация работы службы документационного обеспечения управления

1.1    Задачи и функции службы ДОУ

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а так же взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Задачи службы ДОУ включают:

·  совершенствование форм и методов работы с документами;

·  обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

·  сокращение документооборота;

·  унификацию форм документов;

·  разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

·  внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

·  регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

·  ведение информационно-справочной работы по документам организации;

·  машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

·  копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

·  разработка и проектирование бланков документов;

·  подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

·  подготовка к докладу руководству поступающих документов;

·  организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

·  регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

·  организация хранения документов в структурных подразделениях;

·  организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

·  повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

·  организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

·  организация делопроизводства по обращениям граждан;

·  разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

·  контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

·  контроль за сроками исполнения документов;

·  осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

·  организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

·  обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

·  обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

· разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

· проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

· проведение совещаний и консультирование по вопросам, от носящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Служба в соответствии с основными задачами в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

.        Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

.        Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно - методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

.        Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

.        Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

.        Разрабатывает информационно - поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документационной информации).

.        осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе результатах исполнения документов.

.        Организует работнику архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской

Федерации, правилами инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.

. Осуществляет организационно - методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно - информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную организованную обработку, возможно, осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота, в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработку перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

.2 Организационная структура службы делопроизводства

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций задач, эффективность всего процесса управления. (Приложение 1, таблицы 1,2). При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

         структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

         организационная форма делопроизводства;

         должностной и численный состав;

         квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Каждая организация должна создать специальную службу управления делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат, или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав устанавливают вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

. в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;

. на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно - исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;

3. в органах местного самоуправления - общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). (Приложение 2). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

·  секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

·  инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

·  секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;

·  канцелярия, в состав которой входят:

·  экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;

·  бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;

·  бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

- группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;

- машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), основная задача которого - изготовление текста документов;

·  копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;

·  телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

·  отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

·  центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел - это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

·  подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

·  анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

·  прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

·  организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

·  прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

·  подготовку обращений к рассмотрению руководством;

·  контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

·  извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

·  формирование и хранение дел по обращениям;

·  анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

·  организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Главное условие создания службы ДОУ, независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

1.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы

В своей деятельности службы ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников.

Государственная система документационного обеспечения управления - этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. (Приложение 3).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

· руководители;

· специалисты;

· технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник). Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В Квалификационном справочнике подчеркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

·  управляющий делами;

·  заведующий канцелярией;

·  заведующий общим отделом;

·  заведующий протокольным отделом;

·  начальник секретариата;

·  заведующий экспедицией;

·  заведующий центром подготовки документов;

·  заведующий копировально-множительным бюро;

·  заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов входят:

·  документовед;

·  помощник руководителя;

·  инспектор по контролю за исполнением поручений;

·  редактор;

·  археограф;

·  инспектор;

·  секретарь коллегии;

·  корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

·  экспедитор;

·  делопроизводитель;

·  стенографистка;

·  технический секретарь;

·  курьер;

·  оператор организационной техники;

·  архивариус;

·  секретарь-машинистка;

·  секретарь-стенографистка;

·  секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

Определение оптимального количественного состава, работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени.

В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России.

документ управление делопроизводственный социальный

Глава II. Практическая часть

Цель производственной практики - приобретение профессиональных умений по специальности, закрепление, расширение и систематизация знаний на основе изученного материала и знакомства с деятельностью конкретной организации, приобретение опыта самостоятельного выполнения различных видов работы, устойчивых навыков использования современной техники и программных средств совершенствование навыков самоконтроля, развитие профессионализма.

Задачи:

1.       Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии.

2.      Ознакомиться и рассмотреть нормативно-методическую базу, регламентирующую работу с документами организации «Управление социальной защиты населения» по Кондинскому району.

.1 Характеристика Управления социальной защиты населения

Управление социальной защиты населения Департамента труда и социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры по Кондинскому району (далее - Управление) является структурным территориальным подразделение Департамента труда и социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, созданное во исполнение распоряжения правительства Ханты - Мансийского автономного округа - Югры от 25.05.2005 № 222 - рп, для обеспечения проведения государственной политики, управление в области труда и социальной защиты на территории муниципального образования Кондинский район.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации постановлениями и распоряжениями Правительствами Российской Федерации, Уставом Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, законами Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, постановлениями и распоряжениями Правительства Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, приказами и распоряжениями директора Департамента труда и социальной защиты населения автономного округа, а также настоящим Положением.

Управление имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, печать с изображением герба Ханты - Мансийского автономного округа - Югры со своим наименованием, другие печати и штампы, образцы которых утверждаются приказом Департамента труда и социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры.

Финансирование управления осуществляет Департамент туда и социальной защиты население автономного округа через лицевые счета, открытые в кредитных учреждениях или подразделениях финансового органа Ханты - Мансийского автономного округа - Югры.

2.2 Задачи и функции Управления социальной защиты населения

Основными задачами Управления являются:

         Участие в разработке предложений и реализация основных направлений государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере социального развития, социального обслуживания, труда, уровня жизни и доходов населения, демографии, социального партнерства и трудовых отношений, альтернативной гражданской службы, социальной защиты населения.

-    Реализация государственных мер социальной поддержки отдельных категорий граждан, семей и детей, нуждающихся в государственной поддержке, на территории муниципального образования Кондинский район.

-        Участие в разработке проектов социальных программ, нормативных правовых актов Ханты - Мансийского автономного округа - Югры по вопросам труда, социальной защиты населения.

-    Разработка предложений по улучшению социально - экономического положения отдельных категорий граждан, проживающих в автономном округе.

-     Участие в реализации окружных целевых программ социальной поддержки отдельных категорий граждан в пределах своей компетенции.

-   Участие в разработке проектов нормативных правовых актов в части предоставления мер социальной поддержки отдельным категориям граждан, разработка предложений по формированию политики в области социальной поддержки отдельных категорий граждан.

-   Взаимодействие с общественными объединениями отдельных категорий граждан.

-   Подготовка предложений и заключений по проектам нормативных правовых актов Российской Федерации, Ханты - Мансийского автономного  округа - Югры, федеральных, региональных программ в области труда, социальной защиты населения, прогнозирование социальных последствий принимаемых решений.

-        Организация социального обслуживания населения на территории муниципального образования Кондинский район.

         Координация деятельности учреждений социального обслуживания населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, расположенных на территории муниципального образования Кондинский район.

         Организация разъяснительной работы и информирование населения на территории муниципального образования Кондинский район по вопросам предоставления мер социальной поддержки гражданам.

         Внедрение, сопровождение и развитие автоматизированной системы обработки информации в сфере социальной защиты населения автономного округа, создание баз данных получателей мер социальной поддержки, пособий гражданам, имеющим детей, адресной социальной помощи, иных социальных выплат, а также обеспечение поддержки этих баз данных.

         Обеспечение сохранности баз данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и автономного округа и обеспечение передачи сведений из базы данных, являющихся информацией конфиденциального характера, по запросам заинтересованных лиц в установленном порядке.

         Прием и консультирование граждан, обеспечение контроля, и организация работы с письмами и обращениями граждан.

Основные функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

В области комплексных проблем социальной защиты населения:

-     Осуществляет меры по реализации основных направлений государственной политики в области социальной защиты населения с учетом экономических, демографических и других особенностей муниципального образования Кондинский район.

-        Участвует в подготовке докладов о положении дел в области социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа- Югры для представления их в Правительство Ханты - Мансийского автономного округа - Югра, ведет сбор и обработку информации по социальной защите, социальному обслуживанию населения, участвует в разработке проектов социальных программ, их выполнении на территории муниципального образования Кондинский район.

-     Участвует в разработке проектов законов Ханты - Мансийского автономного округа - Югры и иных нормативных правовых актов в области социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры.

-     Участвует в подготовке информационно-аналитических материалов в вышестоящие органы о реализации законодательных актов в интересах категорий населения, работа с которыми отнесена к компетенции Управления.

-     Осуществляет оценку влияния законодательства Российской Федерации, законодательства и программ автономного округа в области социальной защиты населения на качество жизни и социальное самочувствие граждан.

-        Содействует развитию гражданской инициативы и привлечению общественных организаций к оказанию услуг населению.

-     Осуществляет контроль за реализацией мер социальной поддержки социальных работников, занятых в государственном секторе социального обслуживания населения.

-     Участвует в проведении мероприятий, предусмотренных планом работы Департамента труда и социальной защиты населения автономного округа.

      Способствует внедрению и распространению передового инновационного опыта, проведению опытно - экспериментальных работ.

-     Организует и проводит прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок.

-     Формирует заявку на профессиональную подготовку работников Управления, их переподготовку, повышение квалификации.

-        Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления.

         Осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены законодательством Российской Федерации, автономного округа и иными правовыми актами.

В области социального обслуживания населения:

         Выявляет, с учетом социально-демографических особенностей на территории муниципального образования Кондинский район, потребность населения в социальном обслуживании, участвует в разработке проектов и реализации региональных программ в сфере социального обслуживания населения на территории муниципального образования Кондинский район.

         Организует работу по социальному обслуживанию семьи, женщин и детей, граждан пожилого возраста и инвалидов, граждан, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, в том числе без определенного места жительства и занятий и иных лиц, других категорий граждан, нуждающихся в поддержке государства.

         Оказывает содействие в сборе и оформлении документов для направления нуждающихся в социальной помощи граждан в стационарные учреждения государственной системы социального обслуживания автономного округа, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и других субъектов Российской Федерации, на основании заключенных договоров.

         Осуществляет руководство, координацию и методическое обеспечение деятельности учреждений социального обслуживания Ханты- Мансийского автономного округа - Югры по всему перечню гарантированных государством социальных услуг, развивает систему платного социального обслуживания.

         Участвует в установленном Департаментом порядке в разработке и контроле стандартов социального обслуживания в пределах своей компетенции.

         Осуществляет консультативную и методическую помощь в подготовке документов на лицензирование деятельности учреждений социального обслуживания, сертификации их услуг в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа.

В области адресной социальной помощи:

-        Участвует в разработке проектов и реализации окружных целевых программ по снижению уровня бедности. Разрабатывает предложения по снижению уровня бедности населения на территории муниципального образования Кондинский район.

         Организует адресную социальную поддержку малоимущих семей  и малоимущих одиноко проживающих граждан на территории

муниципального образования Кондинский район.

         Оказывает гражданам единовременную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией.

В области социальной поддержки отдельных категорий граждан:

         Обеспечивает предоставление мер социальной поддержки,

социальных и иных выплат, предусмотренных законодательством

Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа -

Югры, отдельным категориям граждан в пределах своей компетенции.

         Обеспечивает выдачу удостоверений, установленного образца,  дающих право на предоставление мер социальной поддержки отдельным  категориям граждан.

В области реабилитации и социальной интеграции инвалидов:

-        Участвует в реализации региональных целевых программ социальной поддержки инвалидов.

         Осуществляет взаимодействие с общественными объединениями инвалидов.

В области социальной поддержки семьи, материнства, отцовства и детства:

         Анализирует состояние проблем семьи, материнства, отцовства и детства на территории муниципального образования Кондинский район.

         Участвует в разработке проектов региональных целевых программ и в реализации федеральных целевых программ.

         Участвует в реализации региональных целевых программ по улучшению положения семьи, женщин и детей.

         Разрабатывает и реализует меры, направленные на создание условий для социальной адаптации и интеграции в обществе детей с ограниченными возможностями, устранению детской безнадзорности, социального сиротства.

         Участвует совместно с органами местного самоуправления Кондинский район в организации отдыха и оздоровления, социальной реабилитации детей, находящихся в трудной жизненной ситуации, оздоровления детей, нуждающихся в особой заботе государства.

         Осуществляет назначение и выплату пособий семьям, имеющим детей.

         Организует работу по повышению социального статуса и poль женщин в обществе.

         Осуществляет взаимодействие с общественными объединениями  организациями, занимающимися решением проблем семьи, женщин и детей;

         Участвует в организации деятельности по перевозке несовершеннолетних, самовольно ушедших из семей, детских учреждений.

         Проводит анализ реализации федеральных и окружных социальных программ, готовит информационно-аналитические материалы по реализации мер в области государственной семейной и демографической политики на территории муниципального образования Кондинский район.

         Участвует в проведении мониторинга качества жизни благосостояния семьи и детей.

         Готовит предложения к государственным прогнозам на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу по социальной поддержке семьи и детей территории муниципального образования Кондинский район.

         Осуществляет сбор документов для награждения многодетных матерей.

В Области демографической политики:

- Участвует в реализации концепции «Демографическая политика Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» на период до 2015 года.

В области финансовой деятельности:

- Составляет, предоставляет и исполняет сметы доходов и расходов,

ведет бюджетный учет в соответствии с требованиями Бюджетного Кодекса Российской Федерации, финансового законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, распоряжениями, приказами и методическими указаниями органов финансов автономного округа.

         Вносит текущие изменения и дополнения в расшифровки экономических

статей сметы доходов и расходов в пределах доведенных объемов

бюджетных назначений, а также при корректировке бюджета.

         Ведет финансово-хозяйственную деятельность территориального подразделения. Осуществляет ведомственный текущий контроль за ведением финансово - хозяйственной деятельности в подведомственных учреждениях.

         Формирует собственную отчетность в соответствии с приказом МФ РФ от 21.01.2005 №5-н «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности» по территориальному подразделению и сводной отчетности по территориальному подразделению и подведомственным (курируемыми) учреждениям.

         Исполняет обязанности по исчислению и уплате ЕСН, НДФЛ (в соответствии с начисленными выплатами и иными вознаграждениями в пользу фактических лиц), транспортного налога согласно Налоговому Кодексу РФ, страховых взносов в Пенсионный Фонд согласно ФЗ от 15 12 2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ», страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний согласно ФЗ от 24.08.1998 №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», представлению отчетности по данным платежам в соответствующие органы.

         Формирует сводный государственный заказ по территориальному подразделению и подведомственным (курируемым) учреждениям. Вносит изменения и дополнения в соответствии с установленными требованиями.

         Осуществляет государственные закупки товаров, работ, услуг в соответствии с годовым планом государственного заказа территориального подразделения. Курирует данную деятельность в подведомственных учреждениях.

В области развития информационно - консультативных услуг и связи со средствами массовой информации:

-        Формирует и предоставляет гражданам информацию о возможностях, видах, порядке и условиях социального обслуживания населения на территории муниципального образования Кондинский район.

         Проводит консультации по вопросам труда и социальной поддержки населения.

         Организует взаимодействие с местными средствами массовой информации.

         Участвует в организации работы по созданию и внедрению в муниципальном образовании автономного округа системы безналичных расчетов с целью адресности предоставления мер социальной поддержки, в том числе - с использованием пластиковых карт.

         Развивает автоматизированные информационные системы по вопросам социальной поддержки и социального обслуживания населения Ханты-Мансийского автономного округа на территории муниципального образования Кондинский район.

         Организует работу по формированию и ведению информационных баз данных, являющихся основой социального регионального регистра получателей мер социальной поддержки.

В области трудовых отношений:

-         Принимает участие в урегулировании коллективных трудовых споров, примирительных процедурах.

Готовит предложения по квотам:

         на выдачу иностранным гражданам' приглашений на въезд в Российскую Федерацию в целях осуществления трудовой деятельности;

         на выдачу иностранным гражданам разрешений на временное проживание.

Участвует во взаимодействии, с федеральными органами исполнительной власти в осуществлении контроля за трудовой деятельностью иностранных работников на территории муниципального образования Кондинский район.

Готовит предложения по видам работ, профессий, должностей, на которых могут быть заняты граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу на территории муниципального образования Кондинский район.

Составляет статистическую отчетность в соответствии с формами, утвержденными Департаментом, и предоставляет по месту требования.

.3 Структура Управления социальной защиты населения

В Управлении социальной защиты населения Департамента труда и социальной защиты населения Ханты - Мансийского автономного округа - Югры по Кондинскому району существует своя структура управления, в которой каждый выполняет возложенные на него связанные с работой управления.

Должностные обязанности делопроизводителя:

-   Оформление и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, факсов и т. т.;

-        Прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

         Оформление протоколов, рассылок, выписок из них;

         Учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

         Подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

         Подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциями, семинарам;

         Организация приемов посетителей;

         Прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

         Группирование, формирование и оформление дел, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив управления СЗН;

         Обработка почты;

         Телефонное обслуживание;

         Организация презентаций и специальных приемов гостей;

         Контроль за праздничными и юбилейными датами;

         Сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя;

         Сбор материалов для докладов и речей руководителя;

         Ведение табеля учета рабочего времени.

Техническое оснащение рабочего места:

·   Стол;

·   Стул;

·   Персональный компьютер

·   Факс;

·   Сканер;

·   Принтер;

·   Сейф для хранения документов;

·   Телефон;

·   Вешалка для одежды;

·   Шкаф для одежды.

На практике мне поручались следующие работы:

-        Составляла справки;

-        Заполняла различные бланки;

         Регистрировала поступающую корреспонденцию;

-                  Оформляла письма;

-        Регистрировала исходящую корреспонденцию;

         Отправляла почту;

         Отвечала на телефонные звонки;

         Принимала и отправляла факс.

Я проходила производственную практику в Управлении социальной защиты

населения Департамента труда и социальной защиты населения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по Кондинскому району.

На производственной практике я приобрела следующие навыки:

-    оформлением письма;

-        подготовкой поступающей и отправляемой корреспонденции;

         регистрированием документов в журналах учета;

         составлением справок;

         формированием и оформлением дел, для сдачи в архив учреждения;

         оформлением протоколов;

         составлением актов;

         ответы на телефонные звонки;

         отправление и прием факса.

А также научилась переключаться с одного вида работы на другой.

Считаю, что с поставленными целями и задачами в приобретении навыков работы на производственной практике, я справилась.

Глава III. Охрана труда

.1 Общие требования охраны труда

Специалист отдела кадров (ОК) должен знать законодательство о труде и охране труда РФ, правила и нормы охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

К самостоятельной работе допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, имеющие специальное профессиональное образование и первую квалификационную группу по электробезопасности, прошедшие обязательный медицинский осмотр, вводный и первичный инструктажи на рабочем месте по охране труда, не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья.

Не допускается при работе расположение рабочих мест в помещениях без естественного освещения.

При работе с ПК необходимо использовать защитные экраны.

Помещение должно быть оснащено мед аптечкой первой помощи, системой кондиционирования воздуха или вытяжной вентиляцией.

В процессе работы на ПК специалист ОК должен соблюдать правила использования средств индивидуальной и коллективной защиты, правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место.

Защита от статистического электричества должна проводится в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами допускаемой напряженности электрического поля.

О каждом несчастном случае с работником, пострадавший или очевидец несчастного случая обязан немедленно сообщить администрации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения.

При выполнении работ на персональном компьютере выделяют самые опасные и вредные производственные факторы:

повышенные уровни электромагнитного излучения;

повышенные уровни ультрафиолетового излучения;

повышенный уровень статического электричества;

повышенные уровни запыленности воздуха рабочей зоны;

повышенный или пониженный уровень освещенности;

повышенный уровень ослепленности;

повышенная яркость светового изображения;

напряжение зрения;

напряжение внимания;

монотонность труда.

Лица, допустившие невыполнение или нарушение инструкции по охране труда, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и при необходимости, подвергаются внеочередной проверке знаний норм и правила охраны труда.

.2 Требования охраны труда перед началом работы

Тщательно проветрить помещение убедиться, что микроклимат в помещении находится в допустимых пределах: температура воздуха в холодной период года - 22-24⁰С, в теплый период года - 23-25⁰С, относительная влажность воздуха -40 -60%

Проверить правильность подключения оборудования в электросеть.

Убедиться в наличии защитного заземления оборудования, а также защитных экранов видеомониторов.

Включить видеомониторы и проверить стабильность и четкость изображения на экранах.

3.3 Требования охраны труда во время работы

При работе с ПК значения визуальных параметров должны находиться в пределах оптимального диапазона.

Клавиатуру располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к пользователю.

Тетрадь для записей располагается на подставке с наклоном 12-15 градусов на расстоянии 55-65 см от глаз, которая должна быть хорошо освещена.

При работающем видеотерминале расстояние от глаз до экрана должно быть 0,6-0,7 м, уровень глаз должен приходиться на центр экрана или на 2/3 его высоты.

Изображение на экранах видеомониторов должно быть стабильным, ясным и предельно четким, не иметь мерцаний символов и фона, на экранах не должно быть бликов и отражений светильников, окон и окружающих предметов.

Суммарное время непосредственной работы с ПК в течение рабочего дня должно быть не более 6 часов.

Продолжительность непрерывной работы с ПК без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов. Через каждый час работы следует делать регламентированный перерыв продолжительностью 15 мин.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно- эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познатонического утомления следует выполнять комплексы упражнений для глаз, физкультурные минутки и физкультурные паузы.

3.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях

В случае появления неисправности в работе видеотерминала выключить его, сообщить об этом администрация учреждения. Работу продолжать только после устранения возникшей неисправности.

В случае возникновения зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений следует ограничить время

работы с ПК, провести коррекцию длительности перерывов для отдыха или провести смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПК.

При поражении электрическим током немедленно отключить электросеть, оказать первую помощь пострадавшему, при необходимости отправить его в ближайшее лечебное учреждение.

.5 Требования охраны труда после окончания работы

Отключить оборудование от сети.

Привести в порядок рабочее место.

Закрыть оборудование чехлами.

При выходе обесточить помещение.

Заключение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств)- управлением делами, для исполнительных органов власти - общим делом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

Штатная численность службы документационного обеспечения должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации.

Список литературы

1.      Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. - 192 с.

.        Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2006. - 320 с. (Серия «Безупречные документы»).

.        Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера № 6» - 111 стр.

.        Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №1 - 2005 г.» - 111 стр.

.        М.И. Басаков. Справочник секретаря - референта: Практическое пособие. Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - 512 стр.

.        Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №8 - 2003 г.» - 111 стр.

.        Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ» ; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 288 стр.

Приложение 1

Таблица 1

Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления

Таблица 2

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Приложение 2

Схема организационной структуры управления (организации)

Приложение 3

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.

.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

         в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

         на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

         в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

         в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

         в акционерных обществах - учредительной конференцией;

         в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

         в аппарате управления общественных организаций - общий отдел.

В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно-справочной работы по документам;

.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

.1. Служба ДОУ имеет право:

.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:

.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;

. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;

.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.