Автоматизированная информационная система для детского дошкольного образовательного учреждения

Автоматизированная информационная система для детского дошкольного образовательного учреждения

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретическое исследование предметной области

.1 Исследование структуры организации

.2 Информационные и материальные потоки

.3 Аналогичное программное обеспечение

Глава 2. Описание информационной системы

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

Необходимость автоматизации рабочего процесса возникает, в первую очередь, у тех фирм, которые имеют достаточно солидные обороты и объемы продаж. Таким компаниям нужна оперативность и управляемость, а они, напротив, сталкиваются с ростом разного рода рутинной деятельности. Требуется, насколько возможно, избавить своих сотрудников от нее и более эффективно их использовать.

Целью данной курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы «Детское дошкольное образовательное учреждение».

Объектом исследования данной курсовой работы является система дошкольного образования.

Предмет исследования - учет предоставляемых услуг учреждения, программное обеспечение и улучшение его работы.

Задачи исследования:

. Провести теоретическое исследование предметной области, а также структуры и процесса организации дошкольного образования;

. Провести анализ информационных систем, используемых в данной области.

. Спроектировать и реализовать автоматизированную информационную систему, созданную с использованием 1C: Предприятие.

Глава 1. Теоретическое исследование предметной области

.1 Исследование структуры организации

Информационная система создана для автоматизации документооборота и процессов деятельности предприятий в сфере услуг. Она предназначена для детских дошкольных образовательных учреждений.

Созданная автоматизированная информационная система позволит:

-       Систематизировать процесс ввода и хранения информации об услугах; Более эффективно вести контроль и учет за наличием и ценой каждой услуги;

-       Выполнять задачи связанные с информацией о регистрации новых клиентов и сотрудников и удаления информации об уволенных сотрудниках;

-       Сократить бумажный документооборот;

-       Хранить многочисленные данные в электронном виде;

-       Увеличить производительность труда работников;

-       Упростить поиск необходимой информации;

-       Создавать статистические, аналитические и другие отчёты о деятельности предприятия;

-       Одновременно работать с одними и теми же данными большому количеству пользователей.

В документообороте предприятия будут участвовать следующие документы:

-       Заявление;

-       Расписание занятий;

-       Оплата услуг;

На основе представленных данных об объеме документооборота, к ИС поставлены следующие функциональные задачи:

-       хранение информации;

-       учет информации;

-       анализ информации;

.2 Информационные и материальные потоки

Информационные потоки предприятия отражены в его документообороте и распределяются по следующим направлениям:

-       Сведения о клиентах: ФИО ребенка и попечителя, возраст и пол ребенка, адрес его проживания и контактный телефон;

-       Сведения о специалистах: ФИО, дата рождения, контактный телефон, адрес проживания, номер паспорта, должность и дата приема на работу;

-       Сведения о должностях специалистов: наименование;

-       Сведения об услугах: наименование и количество часов;

-       Сведения о кабинетах: наименование и номер;

-       Для получения оптимального решения необходимо рационально распределить количество часов и материальных доплат педагогам.

Конфигурация должна иметь все основные блоки, необходимые для организации учета и обладать следующим функционалом:

-       описывать объекты учета;

-       отражать факты изменения учета;

-       накапливать информацию о движениях;

-       предоставлять накопленную информацию в виде некоторой выходной формы (отчетов).

.3 Аналогичное программное обеспечение

С:Дошкольное учреждение [5]

Программный продукт "1С:Дошкольное учреждение" предназначен для комплексной автоматизации деятельности детских дошкольных учреждений. Это решение разработано на основе программного продукта "1С:Документоборот 8", благодаря чему грамотно сочетает в себе функционал делопроизводственной программы и целый набор специализированных учетных систем.

Решение предназначено заведующему - оно позволит вести учет документов, контроль исполнения поручений и документов, кадровый учет сотрудников, формирование очереди в ДОУ. Для старшего воспитателя - учет наличия методических материалов. Для завхоза - учет наличия и местонахождения материальных ценностей ДОУ. Для воспитателей - контроль посещаемости воспитанниками дошкольного учреждения, контроль оплаты обучения в группе, возможность интерактивной работы с методическими материалами. Для всех сотрудников - информирование о личных задачах, исполнение поручений, совместная работа с документами.

Программный продукт "1С:Дошкольное учреждение" ориентирован на многопользовательскую работу в рамках локальной вычислительной сети дошкольного учреждения. Но не во всех учреждениях имеются в достаточном количестве компьютерная техника или специалисты, способные работать с этой техникой. Поэтому в решении предусмотрены механизмы, позволяющие выполнять необходимые операции при привлечении минимального количества специалистов. Например, в рамках решения может быть организовано полноценное взаимодействие сотрудников дошкольного учреждения по контролю и исполнению поручений руководства и документов. При работе в системе одного специалиста взаимодействие между сотрудниками осуществляется вне системы - в системе ведется только учет ключевых событий: выдача поручения, отчет исполнителя об исполнении, снятие поручение с контроля и т.д.

В рамках программного продукта "1С:Дошкольное учреждение" можно выделить пять функционально обособленных подсистем:

. Общее делопроизводство - позволяет автоматизировать работу с различными документами и осуществлять контроль исполнения поручений руководителя и документов.

. Учет воспитанников - призван помочь заведующему в учете воспитанников учреждения и при необходимости помочь в формировании очереди на поступление в детский сад.

. Кадровый учет - позволяет осуществлять учет сотрудников организации с момента их приема в организацию до момента увольнения, отслеживать их перемещения по карьерной лестнице, квалификацию сотрудников, т.е. решать основные задачи кадрового учета организации.

. Учет материальных ценностей - предназначен для учета всех материальных ценностей организации (в том числе и не находящихся на балансовом учете). Она позволяет собирать информацию о том, где эти ценности находятся и кто назначен ответственным за их хранение.

. Учет методических материалов - предназначен для учета существующих методических материалов организации, учета выдачи материалов на руки сотрудникам и последующего возврата. Данная подсистема позволяет работать с отдельными материалами (книгами, журналами и т.д.) в электронной форме и позволяет существенно упростить специалистам-педагогам побор материалов к занятиям.

Каждая из подсистем тесно связана с подсистемой "Общее делопроизводство" и позволяет при оформлении управленческих документов автоматически создавать и регистрировать документы по выбранным журналам регистрации.

В рамках конкретного дошкольного учреждения не обязательно использовать все вышеназванные подсистемы. Любая из них может быть отключена. Например, в конкретном детском саду могут использоваться только "Общее делопроизводство", "Учет воспитанников" и "Кадровый учет". Впоследствии область применения может быть расширена за счет подсистем "Учет материальных ценностей" и "Учет методических материалов".

1С:Детское дошкольное учреждение [6]

«1С:Детское дошкольное учреждение» предназначен для автоматизации учета воспитанников и педагогического состава, ведения делопроизводства и документооборота, учета материальных ценностей дошкольного учреждения.

-       заведующего,

-       старшего воспитателя,

-       заведующего хозяйственной частью,

-       воспитателя.

Основные функциональные возможности программы:

Подсистема «Учет воспитанников»

-       Отражение общей информации о дошкольном образовательном учреждении (ДОУ).

-       Ведение личных дел воспитанников, хранение сведений о родителях (законных представителях).

-       Контроль подачи заявок на прием в дошкольное образовательное учреждение, формирование очереди.

-       Учет договоров с родителями, приказов на зачисление, перевод и выбытие детей.

-       Ведение табеля посещаемости.

-       Контроль оплаты за содержание ребенка в ДОУ.

-       Формирование формы 85-К «Сведения о деятельности дошкольного образовательного учреждения».

Подсистема «Кадровый учет»:

-       Работа со штатным расписанием.

-       Трудовой договор.

-       Сопровождение кадровых движений в ДОУ:

-       Прием на работу;

-       Кадровые перемещения внутри организации;

-       Увольнение из организации;

-       Сопровождение командировок.

-       Учет разовых договоров на выполнение работ физ.лицами.

-       Ведение личных карточек сотрудников.

-       Формирование производственного календаря и графиков работы.

-       Табель учета рабочего времени.

-       Ведение графика отпусков.

-       Учет различных видов стажей.

-       Учет сроков аттестаций, курсов повышения квалификации и т. п.

Подсистема «Учет методических материалов»:

-       Учет методических материалов в различных разрезах.

-       Хранение электронных образов.

-       Совместная интерактивная работа воспитателей дошкольного учреждения с методическими материалами.

-       Контроль выдачи и возврата методических материалов на руки сотрудникам учреждения.

Подсистема «Общее делопроизводство»:

-       Регистрация документов организации (входящие, исходящие, внутренние).

-       Сопровождение переписки с внешними организациями, физлицами, родителями.

-       Контроль исполнения поручений руководства и выполнения планов работ.

-       Совместная подготовка и согласование проектов документов.

-       Сопровождение бумажного документооборота (контроль передачи документов, номенклатура дел).

-       Совместная работа с файлами организации.

-       Реестры внешней отправки (учет и оформление отправлений исходящих документов).

Подсистема «Учет материальных ценностей»:

-       Балансовый и забалансовый учет материальных ценностей.

-       Учет поступления и распределения материальных ценностей.

-       Инвентарный и количественный учет.

-       Учет местонахождения материальных ценностей.

-       Назначение ответственных за хранение и использование каждой учетной единицы.

Программный комплекс "Детский сад" [7]

Использование программ комплекса "Детский сад" в дошкольном образовательном учреждении позволяет значительно повысить эффективность управления образовательным процессом.

Описание:

Программный комплекс "Детский сад" включает 3 программы, каждая из которых позволяет автоматизировать одно из направлений деятельности, чтобы в целом получить максимальный результат от их применения, сэкономив при этом Ваши средства.

Программы, входящие в состав комплекса:

-       "Детский сад: Питание" <#"606974.files/image001.jpg">

Приложение 2

Руководство пользователя. Справочники

Рис. 1 Справочники

Рис. 1.1 Справочник «Должности»

Рис. 1.2 Справочник «Клиенты»

Рис. 1.3 Справочник «Специалисты»

Рис. 1.4 Справочник «Услуги»

Документы с переходом на регистры

Рис. 2 Документы

Рис. 3 Документы

Рис. 2.1 Документ «Заявление»

Рис. 2.1 Регистр «Заявления»

Рис. 2.2 Документ «Оплата услуг»

Рис. 2.2 Регистр «Оплата обучения»

Рис. 2.3 Документ «Оплата услуг»

Рис. 3.2 Регистр «Расписание занятий»

Отчеты.

Рис. 4 Отчеты

Рис. 4.1 Отчет «Заявления на обучение»

Рис. 4.2 Отчет «Оплата за обучение»

Рис. 4.3 Отчет «Отработанные часы»

Рис. 4.4 Отчет «Прайс Лист»

Приложение 3

Руководство программиста

ДокументОплатаУслуг

// процедура проведения формируется автоматически конструктором

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)

Для Каждого ТекСтрокауслуга Из услуга Цикл

Движение = Движения.ОплатаОбучения.Добавить();

Движение.Период = Дата;

Движение.Услуга =

// расчет суммы всех наименований, находящихся в документе

ТекСтрокауслуга.наименование_услуги;

Движение.Сумма = ТекСтрокауслуга.цена;

Движение.Клиент = клиент;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

//ввод на оснвании документа, формируется автоматически

Процедура ОбработкаЗаполнения(Основание)

Если ТипЗнч(Основание) = Тип("ДокументСсылка.Заявление") Тогда

клиент = Основание.ФИО_ребёнка;

Для Каждого ТекСтрокауслуги Из Основание.услуги Цикл

НоваяСтрока = услуга.Добавить();

НоваяСтрока.наименование_услуги = ТекСтрокауслуги.наименование_услуги;

//вывод актальной розничной цены из регистра сведений Цена

НоваяСтрока.цена = Розничная_цена.РозничнаяЦена(ТекущаяДата(),ТекСтрокауслуги.наименование_услуги);

КонецЦикла;

КонецЕсли

КонецПроцедуры

ДокументРасписаниеЗанятий

// процедура проведения формируется автоматически конструктором

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)

Для Каждого ТекСтрокаТабличнаяЧасть1 Из ТабличнаяЧасть1 Цикл

Движение = Движения.РасписаниеЗанятий.Добавить();

Движение.Период = Дата;

Движение.Специалист = ТекСтрокаТабличнаяЧасть1.специалист;

Движение.Услуга = ТекСтрокаТабличнаяЧасть1.услуга;

Движение.КоличествоЧасов = +1;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

ДокументЗаявление

// процедура проведения формируется автоматически конструктором

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)

Для Каждого ТекСтрокауслуги Из услуги Цикл

Движение.Период = Дата;

Движение.Услуга = ТекСтрокауслуги.наименование_услуги;

Движение.Количество = +1;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры