Разработка базы данных 'Продуктовый склад'

Разработка базы данных 'Продуктовый склад'

Ленинградский государственный университет имени А.С.Пушкина

Бокситогорский институт

Факультет математики, физики и информатики

Курсовая работа

по дисциплине: «Проектирование информационных систем»

на тему: «Разработка базы данных «Продуктовый склад»

Специальность «прикладная информатика»

Выполнил студент III курса

Быстров В.В.

Проверила:

Правдина О.А.

г. Бокситогорск

г.

Содержание

Введение

. Основные понятия баз данных

.1 Базы данных и системы управления базами данных

.2 Состав СУБД

. Особенности складских операций

. Описание предметной области

. Проектирование модели

. Реализация пользовательского интерфейса

. Заключение

. Литература

Введение

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

База данных - программа, которая хранит и организует информацию, имея при этом достаточную мощность для ввода новых записей, изменения уже существующих записей, выборки и управления информацией. Непременной частью базы данных, без которой невозможно осуществление этих функций, является система управления базами данных. В настоящее время Microsoft Access - одна из самых распространенных систем управления базами данных.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей.

Базой данных является совокупность взаимосвязанных данных, организованных специальным образом. Обрабатываемая в базе данных информация может представлять собой перечень и характеристики оборудования предприятия, перечень и характеристики выпускаемой продукции, библиотечный каталог, систему бухгалтерского учета организации и др.

Тема моей курсовой работы: «Проектирование базы данных «Продуктовый склад»». В курсовой работе создается база данных при помощи пакета Microsoft Access. Пакет Microsoft Access предназначается для создания баз данных и их использования при решении многих прикладных задач, связанных с обработкой больших объемов упорядоченной информации. Моя база данных состоит из четырёх таблиц, со взаимосвязанными данными, запросов, форм, которые используются для наглядной работы с данными, а так же отчётов и макросов.

Задача моего курсового проекта - разработать базу данных для учета товародвижения на продуктовом складе.

Цель моей базы данных - это ведение учета продукции склада, а также её стоимости при покупке и продаже продуктов. Применение на практике моего проекта подойдет для большинства предприятий, которые занимаются покупкой и продажей продуктов. В своём проекте я продемонстрировал возможности Microsoft Access.

1. Основные понятия баз данных

.1 Базы данных и системы управления базами данных

База данных - это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

просматривать,

пополнять,

изменять,

искать нужные сведения,

делать любые выборки,

осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

По характеру хранимой информации:

Фактографические (картотеки),

Документальные (архивы)

По способу хранения данных:

Централизованные (хранятся на одном компьютере),

Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

По структуре организации данных:

Табличные (реляционные),

Иерархические,

Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу.

Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

Числовой,

Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),

Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),

Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД - это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

хранение большого объема информации;

быстрый поиск требуемой информации;

добавление, удаление и изменение хранимой информации;

.2.Состав СУБД

Язык описания данных (ЯОД) - Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

Язык манипулирования данными (ЯМД) - язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.

Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы - генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.

.Особенности складских операций

Перечень выполняемых услуг различными складами существенно отличается друг от друга, соответственно будут различны и комплексы выполняемых складских операций. Рассмотрим комплекс складских услуг выполняемых на складах оптовой торговли, который состоит из:

разгрузки транспорта;

приемки товаров;

внутрискладских перемещений груза;

размещения товаров;

отборки товаров из мест хранения;

комплектования и упаковки товаров;

погрузки.

Наиболее полно логистический процесс затрагивает погрузочно-разгрузочные работы.

Технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средства, а также от вида используемых средств механизации.

Следующей операцией, существенной с точки зрения совокупного логистического процесса, является приемка поступивших грузов по количеству и по качеству.

Решения по управлению материальным потоком принимаются на основании обработки информационного потока, который не всегда адекватно отражает количественный и качественный состав материального потока. В ходе различных технологических операций в составе материального потока могут происходить несанкционированные изменения, которые носят вероятностный характер, такие, как порча и хищения грузов, сверхнормативная убыль и др. Кроме того, не исключены ошибки персонала поставщика при формировании партий отгруженных товаров, в результате которых образуются недостачи, излишки, несоответствие ассортиментного состава.

В процессе приемки необходимо сверить фактические параметры прибывшего груза с данными товарно-сопроводительных документов. Это дает возможность скорректировать информационный поток.

Поддерживать актуальную информацию о количестве и качестве груза на складе позволяет проведение приемки на всех этапах движения материального потока от первичного источника сырья до конечного потребителя.

На складе принятый по количеству и качеству груз перемещается в зону хранения. Тарно-штучные грузы могут храниться на стеллажах или в штабелях.

Следующая операция - отборка товаров из мест хранения, может производиться двумя основными способами:

отборка целого грузового пакета;

отборка части пакета без снятия поддона.

Эта операция может выполняться с разной степенью механизации (механизированная отборка или отборка с помощью средств малой механизации).

Различаются склады по степени механизации.

На статистических складах отборщик передвигается вдоль ячеек стеллажа в специальном стеллажном подъемнике, отбирая необходимый товар.

На высотных динамических складах стеллажный подъемник автоматически подается в ячейки с необходимым грузом. С помощью телескопического вилочного захвата грузовой пакет вынимается из места хранения и транспортируется к рабочему месту отборщика. Необходимое количество груза отбирается, остальное подается назад в место хранения.

Максимальная высота статистических складов составляет обычно 12 м. Длина стеллажей выбирается произвольно, но считается оптимальным соотношение 1/5.

Динамические склады обычно крупнее статистических. Высота стеллажей - 16-24 м, но может достигать и 40 м. Длина - вплоть до 150 м.

Если предприятие оптовой торговли самостоятельно осуществляет доставку заказчику товара со склада, то в помещении, отдельном от основного помещения склада необходимо организовать отправочную экспедицию, которая будет накапливать подготовленный к отгрузке товар и обеспечивать его доставку покупателям.

Завершает технологический процесс на складе операция погрузки.

При разработке планировок складских помещений необходимо соблюдать следующие основные требования:

максимально использовать складские площади и объемы;

обеспечивать соответствие ширины проходов между технологическим оборудованием техническим характеристикам используемых механизмов;

иметь центральные проходы, обеспечивающие свободный поворот в них напольно-транспортных средств и встречное их движение;

располагать участки приемки с той стороны склада, откуда происходит основное поступление товаров, а участки комплектования - с той стороны склада, откуда производится основной отпуск товаров;

рабочие места товароведов-бракеров оборудовать вблизи участка приемки, но в стороне от основных грузопотоков, а заведующего складом - вблизи участка комплектования с возможностью максимального обзора складского помещения;

движение грузопотоков должно быть организовано с таким расчетом, чтобы встречные перевозчики были сведены к минимуму (за исключением складов с совмещенными участками приемки и отпуска грузов);

учитывать соблюдение правил охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.

. Описание предметной области

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Моя база данных разработана для оптового склада ЗАО «МАГ», занимающегося покупкой, хранением и сбытом продукции магазинам-клиентам. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам. По желанию клиента осуществляется самовывоз товара со склада.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Организационно-экономическая сущность заключается в том, что, перед тем как клиенту получить или отправить товар на склад, его заносят в список клиентов (таблица Клиенты), и договор формируется уже из этого списка. В зависимости от того, какая операция совершается: приход товара на склад или его отгрузка, составляется приходная или расходная накладная соответственно.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему, он имеет право приехать за своей продукцией. При отгрузке товара со склада на основании счета выписывается расходная накладная. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество.

4. Проектирование модели

Один из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных - разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Каждая таблица связи обладает следующими свойствами:

. все элементы столбца имеют одинаковый тип данных;

. столбцам присвоены уникальные имена;

. в таблице нет двух одинаковых строк;

. порядок расположения строк и столбцов в таблице не имеет значения.

Строки таблицы принято называть записями, а столбцы полями записей. В полях записей содержатся атрибуты объектов записей. Все записи имеют одинаковые поля, содержащие разные значения атрибутов. Каждое поле записи имеет строго определённый тип данных - текст, число, дата и т. п.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой, используют ключевые поля. Так называют одно или несколько полей, значение которого (или комбинация значений которых) однозначно определяет каждую запись таблицы, делает эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связывать между собой разные таблицы, но и выполнять быстрый поиск данных для представления их в запросе, форме на экране или отчете на принтере. Ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным.

Связи между таблицами бывают трех типов: «один к одному», «один ко многим» или «многие ко многим»:

«один-к-одному»: для каждой строки в одной таблице существует не более одной строки связанной таблицы.

«один-ко-многим»: одна таблица не содержит вообще или имеет набор связанных «дочерних» записей из другой таблицы.

«многие-ко-многим»: для каждой строки первой таблицы может существовать набор строк в другой таблице и наоборот. Такая связь организуется, как правило, при помощи третьей, связующей таблицы, содержащей значения первичных ключей обеих таблиц в качестве внешних ключей.

Отмечу, что при организации связи типа «один ко многим» таблицу «один» принято называть главной, а таблицу «многие» - подчиненной. Ключ главной таблицы называют первичным, а подчиненной - внешним.

Для ускорения поиска в сортировки данных принято использовать индексированные поля. Для этих полей создается упорядоченный список значений, или индексов, который содержит ссылки на нужные записи.

Для этой базы данных необходимо создание четырёх таблиц: таблицы «Клиенты», «Документы», «Товары», «Содержание документов».

Таблица «Клиенты».

Таблица «Клиенты» предоставляет всю информацию о клиентах предприятия, имеет первичный ключ ID_Client, который является индексированным полем, совпадения не допускаются.

Таблица «Документы»

Таблица «Документы» содержит всю информацию о документах, заключенных с клиентами. Уникальным полем является поле ID_document, оно не допускает совпадений. В таблицу добавлено поле ID_Client, чтобы установить функциональную связь с таблицей «Клиенты».

Таблица «Товары»

В таблице «Товары» находятся все сведения о товарах. Введенное поле ID_tovar является уникальным (совпадения не допускаются).

Таблица «Содержание документов»

В таблице «Содержание документов» находятся сведения о количестве покупаемого товара, эта таблица связывается сразу с двумя таблицами: с таблицей «Документы» путем добавления в таблицу «кода документа» и с таблицей «Товары» путем добавления «кода товара».

В схеме данных происходит построение связи между таблицами. Чтобы база работала правильно нужно верно установить связи. В моей курсовой работе реализованы связи с типом отношения один-ко-многим. Тип отношений один-ко-многим подходит для всех созданных в данной работе таблиц, потому что один клиент может иметь несколько документов, по которым заключаются товарные сделки. Один товар может быть заказан несколькими клиентами и может быть продан разным клиентам.

Между таблицами «Клиенты» и «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру объединения (объединение ВСЕХ записей из "клиенты" и только тех записей из "документы", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Содержание документов» и «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "документы" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Товары» и «Содержание документов» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "товары" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

5. Реализация пользовательского интерфейса

база данный учет склад

Следующим этапом проектирования базы данных является создание форм и отчётов - выходных документов. Для создания форм и отчётов используются запросы.

Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Запросы, в частности, позволяют выполнить сортировку, поиск данных по набору заданных признаков и др. На основании запросов удобно создавать документы (отчеты) для вывода результатов решения задач пользователя. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц.

В базе данных используются запросы на выборку, перекрёстные и полномасштабные запросы:

При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Примером такого запроса в моей курсовой является «ЗапросДляНакладной», который использует данные из таблиц «Документы» и «Клиенты».

Запрос на выборку в режиме «Конструктор»:

Запрос на выборку в пользовательском режиме:

Перекрестный запрос отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

В нашем случае в нём выводится статистика - общее количество заказов всех клиентов на определённый товар.

Перекрёстный запрос в режиме «Конструктор»:

Перекрёстный запрос в пользовательском режиме:

Полномасштабный запрос создается для отображения полной информации, в нем реализуются все связи между таблицами.

Полномасштабный запрос в режиме «Конструктор»:

Полномасштабный запрос в пользовательском режиме:

Далее переходим к созданию форм и отчётов.

Форма - это объект базы данных, имеющий вид окна и позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

В моей базе данных существует 3 основных формы: «Карточка учёта клиентов», «Реестр учёта документов» и «Прайс-лист».

Форма «Карточка учёта клиентов» предоставляют всю необходимую информацию о поставщиках и о покупателях товаров у предприятия.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчФормаКлиенты»

б) две кнопки «Печать карточек учёта клиентов» и «Печать карточки клиента» (макросы «карточка клиента» и «карточка учёта клиентов»), которые выводят на экран отчёты:

«Карточка учёта клиентов»

«Карточка учёта клиентов» (с условием отбора)

Форма «Реестр учёта документов» предоставляет все необходимые сведения о всех документах, приходящихся на имя клиента, и товарах, указанных на конкретном документе.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчинФормаДок-ты»

б) подчинённая форма «подчинФормаТовары»

в) две кнопки «Печать накладных» и «Печать накладной» (макросы «накладная» и «накладнаяОтбор»), которые выводят на экран отчёты:

«Накладная»

«Накладная» (с условием отбора)

Форма «Прайс-лист» предоставляет все необходимые сведения о товаре, его стоимости.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчФормаТовары»

б) две кнопки «Печать прайс-листа» и «Печать карточки учёта товара» (макросы «прайс-лист» и «прайс-листОтбор»), которые выводят на экран отчёты:

«прайс-лист»

«Карточка учёта товара»

6. Заключение

В рамках курсового проекта был разработан программный продукт прикладного уровня «Склад» при использовании базы данных Microsoft Office Access.

В результате выполненной разработки можно сделать следующие выводы:

При разработке программного обеспечения был пройден полный цикл проектирования программы от постановки задачи до введения выходного результата на исполнение и эксплуатацию.

Разработанное программное обеспечение позволяет достигнуть следующих эффектов:

автоматизация контроля поставок;

своевременное получение информации о сроках оплаты за осуществленные поставки и продажи товара.

возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

7. Список используемой литературы

А. Сеннов «Access 2003. Практическая разработка баз данных» - СПб.: Питер, 2005.- 256 с.

Д. Крёнке «Теория и практика построения баз данных. 9-е изд.» - СПб.: Питер, 2005 - 859 с.

Д. Вейскас «Эффективная работа с Microsoft Access 2000». - С-Пб.: Питер, 2001 год

С. Робинсон Microsoft Access 2000. Учебный курс. С-Пб.: Питер, 2000 .- 254 с.

Ю. Леонтьев «Microsoft Office 2000: Краткий курс». - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. «Самоучитель Microsoft Access 2000». - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 468 с.

Карпов Б. С. «Microsoft Access 2000: справочник» - СПб: Питер, 2001. - 416 с.