Службы гостиницы и их характеристика

ОРГАНИЗАЦИЯ ГОСТИНИЧНОЙ ИНДУСТРИИ

Службы гостиницы и их характеристика. Требования к обслуживающему персоналу гостиниц

План

Введение   1

Основные службы гостиницы    2

Служба бронирования  3

Служба обслуживания  5

Служба приема и расчетная часть  6

Служба эксплуатации номерного фонда  7

Требования к обслуживающему персоналу гостиниц   8

Требования к менеджеру  9

Подбор персонала  12

Заключение   17

Литература   18

Введение

Гостиничный и ресторанный комплекс является важнейшим эле­ментом социальной сферы, а также играет большую роль в повышении эффективности общественного производства, и соответственно, росте жизненного уровня населения.

Как показывает опыт, экономические преобразования последних лет не только не улучшили сервис в гостиничном и ресторанном хо­зяйстве, но в ряде случаев качество обслуживания в нем снизилось. Особенно это ощущают на себе иностранные туристы. Вместе с тем в последнее время появились и высокоразрядные отели, которые нужда­ются в менеджерах разных уровней. В настоящее время процесс обуче­ния квалифицированных специалистов для гостиниц и ресторанов на­ходится на начальной стадии.

Многие авторы рассматривают понятие «гостиница» как про­изводное от латинского «hospitalis», что означает гостеприим­ный. По поводу происхождения этого понятия сегодня сущест­вуют и другие мнения. Одна из распространенных точек зрения сводится к тому, что английское слово «hospitality» (гостеприим­ство) происходит от старофранцузского «hospice» (оспис), что означает «странноприимный дом». Старейшим из учреждений такого рода является Hospice de Beaune (Оспис-де-Бон) в Бургундии, известное также как Hotel Dieu (Отель Дье) – «Дом Бога». Оно было основано в 1443 году как благотворительная больница и приют для бедняков. Эта больница функционирует и в насто­ящее время.

В отечественной практике управления, сохранившейся до нас­тоящего времени, слово «hospitality» связывают прежде всего с понятием «госпиталь», означающим военно-медицинское учреж­дение для стационарного лечения.

С точки зрения здравого смысла о каком-либо гостеприим­стве не может быть и речи без удовлетворения первичных пот­ребностей человека – потребностей в питании, отдыхе и сне. В этой связи наиболее обоснованным и достаточно логичным яв­ляется следующее определение гостиницы.

Гостиница – это предприятие, предоставляющее людям, на­ходящимся вне дома, комплекс услуг, важнейшими среди кото­рых (комплексообразующими) в равной степени являются услу­га размещения и питания.

В данном определении указывается на обязательное наличие двух главных услуг в гостинице – размещения и питания. При этом их соотношение между собой может сильно различаться.

Основные службы гостиницы

Для осуществления замкнутого технологического цикла об­служивания гостей (рис. 1) в гостинице предусмотрены следу­ющие основные службы:

• бронирования;

• обслуживания;

• приема и расчетная часть;

• служба эксплуатации номерного фонда.

Рис. 1. Технологический цикл обслуживания гостей

Это минимальный набор служб, обеспечивающих предостав­ление основных гостиничных услуг.

На гостиничных предприятиях различных типов и разной вместимости число служб может быть больше или меньше приве­денных выше. Их функции также могут различаться. Например, только в структуре крупных гостиничных комплексов службы бронирования и обслуживания являются самостоятельными структурными подразделениями. На малых же и средних пред­приятиях функции бронирования и обслуживания клиентов вы­полняют отдельные сотрудники службы приема и размещения. Это относится также и к службе маркетинга, инженерно-эксплуа­тационной, финансово-бухгалтерской, коммерческой службам.

Рис. 2. Основные службы гостиницы

Как показано на рисунке 2, гостиничные службы в зависи­мости от наличия контакта с гостем расположены на двух уров­нях. На первом уровне – службы, персонал которых имеет не­посредственный контакт с гостем (контактные службы), на вто­ром уровне – службы, персонал которых практически не контактирует с гостем (неконтактные службы). В гостиничной индустрии подобное разграничение служб является очень важ­ным, так как влияет на требования, предъявляемые к персона­лу. Так, важнейшими требованиями, предъявляемыми к персо­налу контактных служб, являются следующие:

• опрятный и привлекательный внешний вид (соответству­ющая прическа, маникюр, макияж, одежда, украшения и т.д.);

• безупречная манера поведения;

• знание этики и психологии общения;

• коммуникабельность;

• знание иностранных языков;

• ограничение возраста (например, для портье по приему – возраст до 30 лет).

Среди специалистов в области гостиничного и ресторанного менеджмента популярна классификация персонала контактных служб, которая включает следующие типы:

1) «замороженные» – персонал, медленно реагирующий на об­ращения и просьбы гостей, не проявляющий никакой личной ини­циативы, чтобы чем-то гостям помочь, очень редко улыбающийся;

2) «гастрофабрика» – персонал, создающий обслуживание по типу конвейера, когда мнение гостей вообще не учитывается;

3) «дружеский хаос» – ничего не делающий по существу, но одновременно любезный, вежливый и улыбающийся персонал;

4) персонал, предоставляющий обслуживание с высоким ка­чеством.

Важнейшими же требованиями, предъявляемыми к персо­налу неконтактных служб, являются наличие специального об­разования и опыт работы в данной сфере.

Служба бронирования

К функциям службы бронирования относятся:

1. Прием заявок и их обработка.

2. Составление необходимой документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

Прием заявок осуществляется по телефону, факсу, телексу, по почте (письмо или телеграмма), с помощью компьютерных систем бронирования. Каждая заявка должна содержать следу­ющую информацию:

• дату и время заезда;

• примерную дату и время отъезда;

• количество гостей;

• категорию номера (люкс, апартамент, экономический класс, бизнес-класс);

• услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холо­дильника, сейфа, мини-бара и т.д.);

• услуги питания (только завтрак, полупансион, полный пан­сион);

• цену (при указании цены следует точно определить, за что платит гость: за все время пребывания, за один день пребыва­ния, за каждого проживающего, только за размещение, за раз­мещение и питание, за размещение и завтрак и т.д.);

• фамилию и инициалы того, кто будет оплачивать счет (или название фирмы);

• вид оплаты (наличный, безналичный, с использованием кредитной карточки);

• особые пожелания (заранее забронировать стол в рестора­не, трансфер, возможность иметь в номере животное и т.д.).

После соответствующей обработки заявки сотрудником служ­бы бронирования гостю направляется подтверждение или отказ.

Подтверждение заявки – это специальное уведомление о том, что гостю будет предоставлено размещение в гостинице. Обыч­но на уведомлении указывается номер подтверждения, дата пред­полагаемого прибытия и выбытия гостя, категория заказанного номера, количество гостей, количество кроватей и другие спе­циально оговариваемые требования. Для того чтобы еще раз уточ­нить все детали размещения, а также исключить возникновение спорных вопросов, желательно, чтобы по прибытии в гостини­цу уведомление было у гостя с собой.

В своей деятельности гостиничные предприятия очень часто прибегают к гарантированному подтверждению заявок. Это озна­чает, что они подтверждают бронирование только после получе­ния от клиента соответствующих гарантий оплаты на случай, если клиент прибудет с опозданием или вообще не прибудет. Такими гарантиями прежде всего являются предоплата в разме­ре 50% или 100% стоимости суточного размещения или размеще­ния в течение всего срока, а также информация о номере кредит­ной карточки клиента. Однако в этом случае необходимо, чтобы в законодательстве государства, в котором расположена гости­ница, содержались строгие нормы ответственности за отказ кли­ента от подтвержденного гостиницей бронирования.

Пытаясь снизить ущерб от неявки гостей, осуществивших бронирование, гостиницы принимают следующие решения:

1. Неявка гостя считается дополнительным расходом и учи­тывается при выработке ценовой политики.

2. Гостиницы выставляют гостям счета-неустойки (стоимость номера за вычетом сэкономленных затрат).

3. При бронировании требуется предоплата или информа­ция о номере кредитной карточки.

4. Гостиницы осуществляют «двойное бронирование», то есть бронируют места сверх имеющихся в наличии (на 5%, 10%, 15%).

Система бронирования мест сверх имеющихся в наличии дол­жна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Если гостиница не в состоянии выполнить обязательства по приня­тым заказам, она рискует потерять клиентов, чья бронь не была выполнена, а также расторгнуть деловые отношения с туристи­ческими компаниями.

Мнение некоторых менеджеров сводится к тому, что лучше оставить номера незанятыми, чем потом не выполнить заказ. Как правило, эти менеджеры ограничивают бронирование только наличием свободных мест. Однако они часто оказываются в ситуа­ции, когда номера остаются незанятыми. Факты свидетельствуют, что около 20% гостей, сделавших негарантируемое бронирова­ние, и около 5%, сделавших гарантируемый заказ, не восполь­зуются своей бронью.

Продуманная политика бронирования мест сверх имеющих­ся в наличии сокращает случаи неявки гостей. Но для этого необходимо знать уровень неявки по различным видам брони­рования, а именно: исследовать разные группы клиентов, бро­нирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных ими номеров они реально занимали ранее. Так, одно из исследований показало, что бронирование за день до прибытия или в день прибытия имеет более высокий показа­тель по шкале неявки, чем более раннее бронирование. Анализ видов времени бронирования и сегментов клиентов, делающих бронирование, позволяет построить модель политики брониро­вания мест сверх имеющихся в наличии.

Широкое развитие гостиничных цепей с их сетью собст­венных и франчайзингов членов породило новую систему цент­рализованного бронирования, в результате которой 60–70 % но­мерного фонда находится под контролем централизованной системы бронирования компаний. Остающееся число может бронироваться непосредственно гостиницей. Такая система предоставляет большие преимущества гостиницам, так как в значительной степени уменьшаются их усилия по привлечению клиентов.

Служба обслуживания

С точки зрения гостей служба обслуживания является важ­нейшей в гостинице, так как персонал именно этой службы ра­ботает с клиентами в постоянном контакте и выполняет все фун­кции, связанные с их непосредственным обслуживанием.

Возглавляет службу обслуживания менеджер, которому под­чинены швейцары, коридорные, подносчики багажа, лифтеры, консьержи, рассыльные, водители (обслуживают арендованные машины и паркуют автомобили гостей).

В связи с важностью первых впечатлений клиентов о гости­нице на персонал службы обслуживания возлагается особая от­ветственность. Как правило, первыми встречают гостей швей­цары, которые стоят у входа в гостиницу. Они должны попри­ветствовать гостей, помочь им выйти из машины. Швейцары должны владеть информацией об услугах, имеющихся в гости­нице, о гостиничных мероприятиях (конференциях, банкетах), о месте расположения гостиницы и ее окрестностях.

Сопровождением гостей в номера, а также доставкой багажа занимаются коридорные. Во время сопровождения им рекомен­дуется поддерживать с гостями разговор. При этом особенно важно дать информацию по имеющимся в гостинице услугам: наличии и режиме работы ресторана, кафе, бара, прачечной, химчистки, бассейна, спортзалов и т.д.

По прибытию в номер коридорный должен в некоторой степени помочь гостю разместиться: объяснить (и одновременно проверить исправность), что и как работает (освещение, радио- и тв-приемники, кондиционеры, телефон, мини-бар и т.д.). Если у гостя не возникло дополнительных вопросов, коридорный должен веж­ливо попрощаться (например, сказать следующее: «Я желаю Вам приятного пребывания в нашей гостинице») и покинуть номер.

Множество важных услуг оказывают гостям консьержи. Их можно увидеть за специальным столиком в вестибюле гостини­цы или непосредственно на этажах. До определенного времени консьержи не были служащими гостиниц. Это были независи­мые предприниматели, покупающие право оказывать услуги кли­ентам гостиниц. К наиболее типичным услугам, оказываемым консьержами, относятся:

• приобретение и доставка билетов в театры;

• заказ столика в городских ресторанах;

• заказ и доставка авиа-, ж.-д., автобусных билетов, справки о работе международного, междугородного и внутреннего тран­спорта;

• резервирование мест в парикмахерскую, косметический са­лон, на прием к врачу;

• информация о местных достопримечательностях, работе музеев, выставок, магазинов;

• помощь в экстренных случаях (например, вызов врача, юриста, нотариуса);

• выполнение сугубо личных поручений клиентов (осущес­твление покупок, оформление виз и т.д.).

О важности функций, выполняемых консьержами, свиде­тельствует создание профессиональной организации консьер­жей – UPPGH (Union Proffessionalle des Portiers des Grand Hotels), обычно именуемой Clefs d'Or («золотые ключи» – скрещенные золотые ключи являются эмблемой, которую консьержи носят в петлицах униформы.). В эту организацию входят около 4000 чле­нов из 24 стран мира.

Служба приема и расчетная часть

Службу приема часто называют «сердцем» или «нервным цен­тром» отеля. С этой службой гость контактирует больше всего, сюда же он обращается за информацией и услугами во время своего пребывания в гостинице.

К важнейшим функциям службы приема относится приветст­вие гостя и выполнение необходимых формальностей при его размещении. Сотрудник службы приема (портье) является после швейцара, стоящего у входа, практически первым сотрудником гостиницы, с которым контактирует гость. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены не­обходимые формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое силь­ное впечатление от гостиницы в целом. В этой связи к службе приема предъявляются следующие требования:

• служба приема должна быть расположена в непосредствен­ной близости от входа в гостиницу. В случае большой площади гостиничного вестибюля динамичный характер интерьера дол­жен сориентировать гостя в направлении расположения стойки службы приема (стойки портье);

• стойка портье должна быть чистой, без беспорядочно раз­бросанных бумаг и ненужных предметов;

• сотрудники службы приема должны иметь безупречный внешний вид и соответствующе себя вести. С гостями необхо­димо разговаривать только стоя. Нельзя заставлять гостей ждать. Следует всегда помнить, что для портье нет более важной рабо­ты, чем прием гостей.

При размещении следует еще раз согласовать условия пред­варительного бронирования (категорию номера, наличие удобств, вид оплаты, цену, срок пребывания, предполагаемую дату отъезда и т.д.). Если гостю необходимо заполнить анкету, следует сде­лать эту процедуру наименее неприятной. Например, если гость уже бывал в этой гостинице, то достаточно только его подписи на анкете (имеется в виду, что информация о госте сохранена со времени его первого пребывания в гостинице).

К функциям службы приема и расчетной части относятся также распределение номеров и учет свободных мест в гостини­це, выписка счетов и производство расчетов с клиентами.

До прибытия гостя служба приема получает из службы бро­нирования обработанные заявки, в соответствии с которыми сос­тавляет карту движения номерного фонда, помогающую вести учет свободных мест в гостинице. В большинстве крупных гос­тиниц учет свободных мест производится автоматически с ис­пользованием специальной компьютерной программы. В малых и средних гостиницах до недавнего времени (в отдельных гос­тиницах и сейчас) для этой цели использовался специальный номерной щит. Номерной щит имеет ячейки, куда вставляются разноцветные карточки в соответствии с количеством дней пре­бывания клиента в гостинице. Разные цвета позволяют видеть различные категории гостей. Например, зеленый цвет исполь­зуется для обозначения групповых туристов, желтый – учас­тников конгресса, красный – индивидуальных, белый – дело­вых и т.д. Такой номерной щит дает наглядную картину загруз­ки номерного фонда и наличия свободных мест. Сведения о наличии свободных мест в гостинице и количестве проживаю­щих гостей четко и оперативно передаются службой приема всем другим службам гостиницы.

В службе приема также расположен щит для ключей от но­меров. Как правило, он снабжается специальными ячейками для корреспонденции гостей, телефонограмм и другой письменной информации.

Сразу же после размещения гостя в отеле расчетная часть открывает на его имя счет. Обычно гость пользуется услугами различных служб гостиницы, предъявляя визитную карточку или называя номер комнаты. Эти службы дают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая включает их в общий счет. В конце пребывания гостя расчетная часть рассчитывается с ним и информирует об этом все гостиничные службы.

Одна из функций службы приема – ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняет­ся специальная карточка, в которой содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с гостем контакт. При повторном приезде гостя эта информация дает возможность персоналу значительно повысить качество обслуживания, позво­ляет во многом предвосхитить предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа очень важна для целей приобретения постоян­ных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных гостиничных предприятиях эту работу выпол­няют с помощью компьютерной программы, позволяющей соз­дать обширный банк данных о клиентах.

Служба эксплуатации номерного фонда

Важнейшей функцией службы эксплуатации номерного фонда является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также об­щественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров)

По численности занятого персонала эта служба является са­мой крупной службой гостиницы. Как правило, здесь работает до 50% всех служащих отеля.

Службу эксплуатации номеров возглавляет менеджер, кото­рому подчинены горничные, дежурные по этажу, супервайзеры, стюарды и некоторые другие категории работников.

Основной обязанностью горничных является уборка номе­ров, независимо от того, заняты они или свободны. Уборка номеров бывает: ежедневная, после выезда проживающего, генераль­ная. Каждый день горничная выполняет текущую и промежу­точную уборку номеров.

Уборка номерного фонда осуществляется в следующей пос­ледовательности: вначале работы ведутся в забронированных но­мерах, затем убираются номера, только что освободившиеся от проживающих гостей, в последнюю очередь выполняется убор­ка в занятых помещениях. Уборку следует производить в отсут­ствие гостя. Если же гость находится в номере, необходимо пре­жде получить у него разрешение на уборку.

Процесс текущей уборки состоит из проветривания помеще­ния, уборки и мытья посуды, уборки кроватей, тумбочки, стола, удаления пыли, уборки санитарного узла. В обязанности горнич­ной также входит проверка сохранности оборудования номера.

Если номер состоит из нескольких комнат, процесс уборки всегда начинается в спальне, затем продолжается в гостиной и других помещениях. Завершается работа уборкой санитарного узла.

Ежедневная промежуточная уборка в номерах производится по мере надобности и при наличии условий для уборки.

При уборке номера после выезда гостя в дополнительные фун­кции горничной входит: приемка номера, смена постельного белья и полотенец, замена информации, имеющейся в номере.

Генеральная уборка номерного фонда и всей жилой части гостиницы производится не реже одного раза в 10 дней.

В зависимости от типа гостиницы каждая горничная убирает и приводит в порядок от 16 до 20 номеров в день (17 номеров – норма на одну горничную в США). Время, затрачиваемое на уборку, зависит от соотношения освобождающихся и занятых номеров, так как уборка освобождающихся номеров занимает больше времени. По нормативам Швейцарского союза владельцев гостиниц на уборку номера, в. котором еще проживает гость, отводится 20 минут, на уборку освободившегося номера – 30 минут.

В некоторых гостиницах имеется должность сменного супервайзера, который осуществляет контроль за работой смены гор­ничных, с тем чтобы быть полностью уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами. В обязанности супервайзера также входит передача в службу приема информации о свободных и занятых номерах.

В гостиницах высоких категорий обслуживания (отелях люкс) имеются стюарды, которые начинают свою работу во второй поло­вине дня. В обязанности стюардов входит обеспечение каждого номера свежими полотенцами, придание номеру нарядного вида, а также установка убирающейся кровати. Это традиция для отелей высшего класса в Америке, которая неукоснительно соблюдается.

Требования к обслуживающему персоналу гостиниц

Кадровая служба является функционально-вспомогательным подразделением гостиницы. Это связано с тем, что его сотруд­ники участвуют в создании гостиничной услуги не непосред­ственно, а косвенно. Как правило, работники кадровой службы выступают в качестве экспертных советников линейных руково­дителей при решении вопросов о приеме на работу и увольнении, назначении на новую должность, направлении на профессио­нальное обучение, повышении заработной платы и т.п.

По мере ослабления централизованной системы управления стали появляться принципиально новые задачи, связанные с уп­равлением персоналом. Решение этих задач требует совершенно иных навыков и умений, чем те, которые были достаточны в неда­леком прошлом для ведения документации, составления отчетов, организации культурно-массовых мероприятий и хранения трудо­вых книжек. Именно по этой причине сегодня многие работники кадровых служб, перешедшие из ранее функционировавших от­делов кадров, не могут предложить руководству гостиницы пути эффективного решения проблем, связанных с управлением пер­соналом. Поэтому и появилась новая профессия – «персонал-менеджер», то есть управляющий персоналом. Управляющие персо­налом – это самостоятельная группа профессиональных специа­листов-менеджеров, главная цель которых – повышение производ­ственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программы развития кадров гостиницы.

Задача состоит в том, чтобы кадровые службы постепенно превращались в центры по разработке и реализации стратегии трудовых отношений в гостинице. Это значит, что они должны оказывать помощь в развитии бизнеса посредством найма высо­коквалифицированных работников, планирования их карьеры, оценки производственной деятельности и совершенствования оплаты труда. Кадровая работа уже не рассматривается как чисто административная структура, существующая независимо от дру­гих управленческих звеньев. Теперь надо знать хозяйственные потребности организации и в связи с этим рассматривать дея­тельность кадровой службы интегрирование с другими структу­рами. Результатом этого должны стать большая вовлеченность людей в бизнес, знание своих обязанностей и ответственности, развитие трудового потенциала, благоприятный психологичес­кий климат. Функция управления человеческими ресурсами из­меняется – от пассивного содействия кадровая служба перехо­дит к активному участию в хозяйственных решениях.

Требования к менеджеру

Менеджер осуществляет управленческую деятельность и ре­шает управленческие задачи. Являясь членом трудового, коллек­тива, он достигает результатов труда посредством воздействия на других членов коллектива (исполнителей).

Не все менеджеры играют одинаковую роль в гостинице, что связано прежде всего с уровнем управления, их задачами и функ­циями.

Из всего разнообразия ролей, которые играют менеджеры гостиничного бизнеса, необходимо выделить главные – те, ко­торые не зависят от типа гостиниц и различия обслуживаемых ими гостей. К этим основным ролям относятся:

1. Подготовка, принятие и реализация управленческих ре­шений. Это главная функция менеджера. Будучи наделен осо­бым правом принимать управленческие решения, менеджер в то же время несет и ответственность за их последствия.

2. Информационная роль. Для того чтобы принять эффек­тивное управленческое решение, необходимо получить и обра­ботать достоверную экономико-управленческую информацию о развитии системы управления гостиничным комплексом. Не зря говорят: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». От того, насколько полной информацией владеет менеджер, на­сколько он может ясно и четко доводить нужную информацию до исполнителей, сильно зависит результат его работы.

3. Работа в качестве руководителя, формирующего отношения внутри и вне организации, мотивирующего членов трудового кол­лектива на достижение практических и стратегических целей орга­низации.

Эффективное руководство предполагает способность разделить свое видение проблем с другими, мотивировать их для достижения поставленных целей, то есть управлять вместе с людьми, а не управ­лять людьми. Люди хотят, чтобы их лидер был не только и не столько профессионалом-технократом, ориентированным исключи­тельно на процесс производства (тип менеджера 9.1 по управленчес­кой решетке ГРИД), сколько руководителем с «человеческим лицом», имеющим соответствующую социально-психологическую подготов­ку. В его управленческой деятельности на первом плане должна стоять ориентация на человека, что особенно важно для гостинич­ной индустрии (принадлежащей к системе «человек-человек»).

Поскольку и люди, и ситуации постоянно меняются, мене­джер должен быть достаточно гибким, чтобы приспособиться к непрекращающимся переменам. Понимание ситуации и знание того, как управлять человеческими ресурсами, – важнейшие ком­поненты эффективного руководства. Все это свидетельствует о том, что управленческая работа относится к числу таких видов человеческой деятельности, которые требуют специфических личностных качеств, делающих конкретную личность профес­сионально пригодной к управленческой деятельности.

В бывшем СССР при подборе управленческих кадров руко­водствовались четырьмя основными требованиями: политичес­кой грамотностью, моральной устойчивостью, компетентностью, наличием организаторских способностей.

Современная теория и практика менеджмента в гостинич­ном и ресторанном хозяйстве выявила ряд требований, предъяв­ляемых к менеджменту. Такими являются:

• знания,

• определенные личные качества;

• соблюдение этических норм;

• навыки и организаторские способности.

Знания менеджера. Поскольку менеджер достигает результа­та своего труда, воздействуя на других лиц, то ему необходимы прежде всего знания в области социальной психологии, знание современных управленческих подходов и знание особенностей профессии.

Личные качества – нестандартное мышление, решительность и настойчивость в достижении цели, инициативность, умение выполнять обязательства и обещания, высокий уровень эруди­ции, твердость характера, справедливость, тактичность, акку­ратность, умение расположить к себе, чувство юмора и хорошее здоровье.

Этические нормы. Принципом работы менеджера должно стать соблюдение норм прежде всего деловой этики, включающей сле­дующие правила:

• максимизация прибыли не должна достигаться за счет раз­рушения окружающей среды;

• в конкурентной борьбе следует использовать лишь «дозво­ленные» приемы, то есть соблюдать правила рыночной игры;

• справедливое распределение благ;

• личный пример соблюдения этических норм на работе и в быту;

• дисциплинированность и моральная устойчивость.

Навыки и организаторские способности менеджера. Умело ис­пользуя информацию, время и людей, руководитель обеспечи­вает получение высоких результатов, постоянно повышая конкурентоспособность руководимой им фирмы. На эффективность управления могут влиять:

• умение определить темперамент и характер подчиненных;

• умение управлять собой;

• умение оценить и подобрать работоспособный персонал;

• умение видеть и обеспечивать перспективу развития своего коллектива;

• изобретательность и инициативность;

Если наблюдается несоответствие качеств менеджера какому-либо из названных требований, то говорят об определенном ог­раничении (недостатке) возможностей менеджера.

Выявив такие ограничения, можно сосредоточить внимание на тех факторах, которые препятствуют полной реализации всех личных качеств менеджера. Выделяют следующие потенциаль­ные ограничения в деятельности руководителя.

1. Неумение управлять собой. Те руководители, которые не умеют правильно «разряжаться», бороться с конфликтами и стрессами, эффективно использовать свое время, энергию и на­выки, не способны эффективно управлять другими людьми.

2. Размытые личные ценности. Если личные ценности не яс­ны для себя и окружающих, то они будут восприниматься в ис­каженном виде. В результате этого эффективность принятия и реализации управленческих решений снизится

3. Неясные личные цели. Менеджер, не способный определить свои цели, не может достичь успеха в управленческой деятельности.

4. Заторможенное личное развитие. Для менеджера важно по­лучить признание, а для этого нужно постоянно повышать свое общее развитие. Способность к саморазвитию характеризуется не только постоянной учебой, но и умением внедрить в практи­ку полученные знания. Руководители, которые не развивают свои способности, не имеют перспективы.

5. Неумение решать проблемы (принимать решения). Решение проблем никогда не бывает простым делом, но соответствую­щие навыки могут быть в значительной степени развиты Ме­неджер, страдающий таким ограничением, как недостаточность навыка решения проблемы, постоянно позволяет себе оставлять нерешенные вопросы на завтра. В результате этого накаплива­ется большой круг проблем, которые руководитель решить уже не в состоянии. Естественно, такой менеджер терпит фиаско.

6. Отсутствие творчества в работе. Творческая личность подготовлена к работе в условиях неопределенности. Менеджеры, использующие в своей деятельности ситуационный (непредви­денный) подход, способны играть много ролей, своевременно корректировать свои действия в зависимости от сложившейся ситуации. Для достижения стратегических целей организации они могут порвать с традициями, использовать новаторские идеи, идти на оправданный риск. Руководитель, не желающий экспе­риментировать, рисковать или сохранять творческий подход в работе, не способен эффективно управлять.

7. Неумение влиять на людей. Ключевую роль в вопросах вли­яния играет личный фактор. На многих людей производит впе­чатление властность, манера держаться, невербальные формы влияния (жесты, внешний вид и т.п.).

8. Непонимание специфики управленческого труда. Менеджер должен добиваться результатов не личным трудом, а через труд других лиц. До тех пор, пока руководители не сконцентрируют свои усилия собственно на управлении, высоких результатов в деятельности организации им не добиться.

9. Низкие организаторские способности (неспособность руко­водить). Речь идет о способности менеджера «заряжать» энер­гией членов коллектива, умении оптимально организовать тру­довой процесс. Аритмия трудового процесса и неэффективность применяемых методов работы приводят к тому, что люди чув­ствуют себя неуверенными в завтрашнем дне, не получают удов­летворенности от трудовой деятельности и соответственно ра­ботают ниже своих возможностей.

10. Неумение обучать. Каждый руководитель должен заботить­ся о повышении компетентности тех, кем он руководит. Хоро­ший руководитель выступает, кроме всего прочего, и в роли учи­теля. Повышение квалификации, в какой бы форме оно ни прово­дилось, – важнейший элемент управленческой деятельности.

11. Неумение формировать коллектив.

Таким образом, рыночная экономика требует от менеджера:

• способности управлять собой;

• разумных личностных ценностей;

• четких личных целей;

• постоянного личного роста (развития);

• навыков решения проблем;

• изобретательности и способности к инновациям;

• способности влиять на окружающих;

• знания современных управленческих подходов;

• организаторских способностей;

• способности обучать подчиненных;

• способности формировать и развивать трудовой коллектив.

6.3. Формирование трудовых коллективов

Среди устойчивых групп людей, объединенных по признаку определенной, совместно выполняемой деятельности, важнейшая роль принадлежит трудовому коллективу. Известны признаки тру­дового коллектива: общность интересов всех его членов, единая общественно полезная и личностно значимая цель; совместная деятельность для достижения этой цели, определенная органи­зационная структура; наличие отношений руководства и подчи­нения; формальные и неформальные отношения.

Менеджеру следует иметь в виду, что трудовой коллектив как первичная ячейка общества выполняет две взаимосвязанные функции: экономическую и социальную. Экономическая функция заключается в том, что коллектив осуществляет совместную тру­довую деятельность, в результате которой создаются материаль­ные либо духовные ценности. Социальная же функция состоит в удовлетворении общественных потребностей членов трудового коллектива – возможности трудиться, получать вознаграждение за труд, общаться с членами коллектива, получать признание, участвовать в управлении, использовать свои права в соответствии с законодательством (право на труд, отдых, охрану здоровья и т п.).

Формирование коллектива – процесс сложный и противо­речивый. Это прежде всего связано с тем, что коренные интере­сы и цели его членов имеют различия и противоречия (часто личные цели и интересы вступают в противоречие с целями ор­ганизации). В зависимости от степени единства индивидуаль­ных целей и групповых установок можно говорить о степени коллективности или степени социальной зрелости трудового кол­лектива. От степени такой зрелости зависит характер и содер­жание управленческой деятельности менеджера.

Руководителю необходимо иметь в виду, что в своем форми­ровании и развитии трудовой коллектив проходит три основных этапа.

На первом этапе, когда коллектив еще только создан, про­исходит взаимное знакомство его членов. Руководителю важно присмотреться к людям и попытаться определить наиболее вли­ятельных и авторитетных работников, с тем чтобы привлечь их на свою сторону и правильно расставить на рабочие места. На этом этапе руководитель выступает как «внешняя сила» по от­ношению к коллективу. Большинство требований исходит от него и через него.

На втором этапе формируются микрогруппы (создаются не­формальные отношения). Выявляются наиболее сознательные, энергичные и инициативные люди, из которых формируется ак­тив, призванный помогать руководителю в достижении основ­ных целей и задач управляемого им коллектива. На этом этапе выявляются и пассивные, и негативно настроенные к руководи­телю работники, которые могут мешать работе, дезорганизовы­вать коллектив. Руководителю необходимо тщательно проана­лизировать причины возникновения такой группы и индивиду­альные мотивы, по которым в нее попали те или иные работники. Характерная особенность данного этапа состоит в том, что ру­ководитель может управлять коллективом и предъявлять к нему требования не только лично, но и через неформальных лидеров.

На третьем этапе сознательность и активность работников достигают высокого уровня: подчиненные хорошо понимают сво­его руководителя и без административного нажима выполняют свои обязанности. Руководитель и неформальные лидеры уже не выступают по отношению к остальным членам коллектива как «внешняя сила», поэтому их требования воспринимаются всеми как естественные и понятные. Характерная черта данного этапа – достижение гармонического сочетания групповых и личных интересов. На третьем этапе менеджер, как правило, меня­ет стиль руководства: если на первом этапе руководитель в ос­новном использует автократический стиль управления, то те­перь уже максимально применяются демократические принци­пы руководства.

Развитие коллектива – процесс постоянный и не заканчи­вается третьим этапом. Этот процесс постоянно продолжается и выражается в развитии творческих сил коллектива, самоуправ­лении, укреплении социально-психологического климата и усилении социальной сферы. Очевидно, что в своем развитии одни этапы коллектив может проходить быстрее, другие медленнее. Бывают случаи, когда он «застревает» на одном из этапов и даже распадается.

Подбор персонала

Когда разработан план функционирования фирмы, составной частью которого является план трудовых ресурсов, наступает вре­мя для выполнения важнейшей работы менеджера – подбора персонала. Суть этого процесса состоит в том, чтобы с учетом требований к кандидату на имеющуюся вакансию привлечь под­ходящих квалифицированных работников для последующей их оценки и приема на работу.

Значимость этой функции менеджера очевидна. Вместе с тем в большинстве случаев работника подбирают по интуиции, по совету знакомых, по направлению бюро по трудоустройству и занятости, по внешним признакам. Отсутствие апробированных методик подбора кадров приводит к такой ситуации, когда ме­неджер считает: пусть лучше место пустует, чем будет занято неподходящим работником. В этом смысле важно установить соответствие работника занимаемой должности, то есть четко выделить виды работ, его функции и под эти работы подобрать людей, имеющих нужную для качественного выполнения фун­кциональных обязанностей квалификацию. Эта работа может быть эффективной только в том случае, если она основана на правильной оценке наличия у кандидатов всех качеств, необхо­димых для конкретного вида деятельности.

Ответственность за подбор сотрудников целиком ложится на плечи менеджера по кадрам. Процесс подбора кадров столь же сложен и точен, как и любая другая управленческая работа. На этом этапе особенно важно полно и правильно определить и разъяснить претенденту суть будущей работы, иначе можно по­тратить много времени на прием и беседы с людьми, не имею­щими нужной квалификации.

Кадровая политика в области подбора персонала состоит в определении принципов приема на работу, количества работ­ников, необходимых для качественного выполнения заданных функций, методологии закрепления и профессионального раз­вития персонала. Подбор кадров рассматривается как подфун­кция управления, которая реализуется в отношении к личности. Процесс подбора персонала начинается с выбора критериев оцен­ки личности и работы претендентов. Критерии включают нор­мы поведения и характеристику профессиональных навыков. Следующий этап подбора персонала – его экспертная оценка, базирующаяся на проведении тестов, решении задач и выпол­нении упражнений. После тестирования следует наблюдение: приглашение претендентов и проведение интервью. На основа­нии вышеизложенного происходит описание полученных резуль­татов и сравнение их с критериями оценки кандидатов. Завершает процесс подбора кандидатов принятие решения; если возникают трудности с окончательным принятием решения возможно до­полнительное тестирование.

Значимость правильного решения проблемы подбора кадров , связана с высокой стоимостью рабочей силы, поэтому в первую очередь необходимо определить, нужен ли данный человек фирме или нет. Намного дороже будет стоить ошибка (например, через три месяца он заявит о своем уходе). Определенную помощь в том, чтобы избежать ошибок при подборе кадров, оказывают различные источники информации (табл. 1).

Таблица 1

Источники информации при отборе персонала

Критерии оценки сотрудников

Образование и производственный опыт:

• работа автономно, под чьим-либо руководством;

• ответственность за издержки производства;

• совместная работа.

Поведение (манера держаться):

• внешний вид;

• уверенность в своих силах (самоуверенность, убедитель­ность и самостоятельность);

• адаптивность и контактность;

• уравновешенность.

Целеустремленность:

• желание повышения по службе (интерес к карьере);

• инициатива;

• готовность к выполнению заданий;

• усердие;

• способность к дальнейшему образованию.

Интеллектуальные способности:

• сообразительность (внимательность);

• способность к абстрактному мышлению;

• реакция на действия менеджера;

• уровень суждений;

• умение вести переговоры.

Манера разговора:

• находчивость;

• многословность;

• ясность изложения мыслей.

Особенности.

Профессиональная пригодность.

Эффективность процедуры подбора кадров повышают раз­личными способами. Если подбор персонала проходит внутри предприятия, то эти способы могут быть без передвижения штата и с передвижением. К первым способам относятся:

• увеличение объема работы;

• продление рабочего времени на предприятии;

• перенесение срока отпуска;

• профессиональное обучение принимаемых на работу.

С передвижением кадров внутри предприятия связаны:

• внутрипроизводственное назначение (прием);

• передвижение по предложению начальника;

• целенаправленное развитие кадров (профессиональное обу­чение, переквалификация, перемена места работы).

За пределами предприятия может проходить пассивный набор:

• личное посещение кандидатов;

• картотека на кандидатов;

• обработка заявлений о приеме на работу;

• помощь руководства;

• временная работа;

• трудовой договор.

Более активный набор за пределами предприятия включает:

• доску объявлений;

• вербовку при помощи работников предприятия;

• набор при помощи рекламы и плакатов;

• штатного консультанта по кадрам;

• объявления в газете.

Таким образом, необходимо отметить, что:

• интуитивные методы подбора кадров неприемлемы для фор­мирования трудовых коллективов рыночного типа;

• изменилась кадровая политика в области подбора персонала;

• подбор персонала должен проводиться на строгой плано­вой основе;

• в процессе планирования трудовых ресурсов определяют наличие, будущие потребности в кадрах и разрабатывают про­граммы их развития;

• для подбора кадров целесообразно использовать внутрен­ний и внешний рынки рабочей силы.

Оценка персонала

Руководству организацией всегда нужно помнить о том, что оно отвечает за правильный подбор людей, которые могли бы реализовать стратегию фирмы, а также за то, чтобы сотрудники хорошо чувствовали себя на работе и она соответствовала бы их способностям и возможностям.

Оценка персонала – это целенаправленный процесс уста­новления соответствия деловых и личных качеств личности тре­бованиям должности или рабочего места.

Методы оценки персонала можно объединить в три основные группы:

1) прогностические методы. Используются анкетные данные, письменные или устные характеристики, мнения и отзывы ру­ководителя и коллег по работе, личные беседы и психологичес­кие тесты;

2) практические методы. Проверяется пригодность работни­ка к выполнению служебных обязанностей на основе результа­тов его практической работы. Для этого используется техника пробных перемещений;

3) имитационные методы. Претенденту предлагается решать конкретную задачу.

В итоге проводится экспертная оценка свойств и деловых качеств личности.

В каждом случае набор критериев оценки будет зависеть от содержания и качества выполняемой в будущем работы. Пред­почтение может быть отдано либо профессиональным, либо лич­ным качествам. Целесообразно использовать технику пробных перемещений, с помощью которой определяется степень эф­фективности труда претендента. Задача состоит в том, чтобы получить информацию об эффективности выполнения каждым претендентом будущих функциональных обязанностей. Наиболь­шую сложность здесь представляет процедура получения от эк­спертов объективных оценок.

При оценке количества труда – определяется объем, резуль­тативность, интенсивность труда, использование времени.

При оценке качества труда – устанавливается доля ошибок в работе, качество гостиничного продукта, его соответствие луч­шим мировым образцам и т.п.

При анализе отношения к работе оценивается инициатив­ность работника, его возможность выдерживать большие нагрузки на работе, возможность приспособления к различным ситуа­циям и т.п.

Тщательность в работе предусматривает отношение к средст­вам производства, их использование, оптимальность использова­ния сырья и материалов, степень учета материальных затрат на рабочем месте и др.

Оценивая готовность к сотрудничеству, принимают во вни­мание участие работника в решении совместных задач, отноше­ния в коллективе, умение участвовать в коллективной работе, реакцию на замечания со стороны, другие личностные качества.

Данные критерии составляют основу оценки работника. Важно, чтобы каждый из них можно было выразить количес­твенно (например, в баллах). Балльная оценка позволяет опре­делить, в какой степени данные критерии присутствуют у того или иного работника.

Средства и методы отбора и оценки претендентов на вакант­ные должности наиболее часто классифицируют на личные и технические. К личным относятся:

• анализ и оценка документов;

• тестирование;

К техническим средствам оценки персонала относятся:

• рабочий эксперимент (оценочные центры);

• графологическое заключение.

В группе личных средств оценки персонала наибольшую сложность представляет проведение интервью-собеседования. Интервью-собеседование не является идеальным методом лич­ностной оценки претендента, поэтому оно дополняется дру­гими методами. Основной целью собеседования является по­лучение ответа на вопрос, заинтересован ли кандидат на ва­кантную должность в данной работе и способен ли он ее качественно выполнить. Советы по проведению интервьюи­рования:

1. Интервьюирующему следует знать профиль должности.

2. Необходимо выполнить анализ документов кандидата перед проведением интервью: исследовать форму и содержание заявле­ния (в частности, культуру обращения, копию письма или ориги­нала, есть ли ошибки и т.д.), определить полноту информации. При рассмотрении автобиографии важно выделить главное – работал человек на одном месте или нет и т.п.

3. Следует провести неформальный разговор.

4. Структура беседы, включает несколько фаз:

контакт (5-10 мин), во время которого задаются вопросы (как доехал до фирмы?), предлагается кофе, то есть претенденту дают возможность адаптироваться;

интервью (20-60 мин);

мотивация (20-45 мин) (ознакомление со стратегией фирмы, ее обычаями, преимуществами и социальными выгодами и т.п.);

дискуссия (5–10 мин), во время которой обсуждаются общие аспекты контракта.

5. Следует подготовить перечень вопросов.

6. Информацию следует записать и после проведения собесе­дования сделать выводы.

Интервью с несколькими кандидатами лучше проводить толь­ко в короткие промежутки времени.

В группе технических средств оценки персонала наибольший эффект дают так называемые оценочные центры – специально организованные учреждения. В последние годы в зарубежной управленческой практике эти центры получили широкое распро­странение. Результаты их исследований достаточно объектив­ны, поскольку методика оценки кандидата в таком центре поз­воляет выйти за рамки устаревшей оценки, базирующейся на данных о прошлой деятельности претендента, его образователь­ном уровне и субъективных характеристиках.

Оценочные центры выполняют две главные задачи: выявля­ют управленческие способности испытуемых и устанавливают для каждого из них индивидуальную программу тренировки, предназначенную для повышения уровня организационной куль­туры и развития выявленных способностей.

Как правило, оценка претендента в зависимости от уровня управленческой вакансии длится от трех часов до четырех суток и включает следующие этапы:

• выполнение управленческих действий;

• обсуждение проблемы в малой группе (выявляются навы­ки коллективной работы);

• принятие решения;

• решение конфликтной ситуации;

• доклад разработанного проекта;

• подготовку делового письма.

По завершении испытаний на каждого претендента состав­ляется соответствующее заключение.

Резюмируя вышеизложенное, можно констатировать, что:

• в процедуре оценки персонала применяется комплекс ме­тодов, дополняющих друг друга;

• оцениваются результаты труда и личностные параметры. В связи с этим используются личные и технические средства оценки персонала;

• в группе личных средств особую роль играет интервью-собеседование;

• технические средства оценки персонала имеют две нап­равленности: по отношению к должности и по отношению к организации;

• оцениваемые критерии можно выразить количественно, что положено в основу экспертной оценки персонала.

Заключение

Проведена процедура оценки и наконец-то из множества кан­дидатов выявлен один, получивший высшую оценку и согласие линейного руководителя быть принятым на работу в фирму. Осо­бое значение при этом имеет заключение контракта. Следует иметь в виду, что обсуждение контракта – это часть процесса найма на работу и происходит оно как до, так и после принятия решения о приеме на работу. Поэтому предложения, сделанные в ходе собеседования, хоть и в устной форме, уже являются частью контракта. Менеджер, проводящий собеседование, должен твердо знать, что может предложить фирма претенденту в будущем.

Обычно термин «контракт» означает юридически оформлен­ный договор между двумя сторонами. Любой контракт подразу­мевает, что кто-то делает предложение, а кто-то принимает его.

Сотрудником является тот, кто заключил с вами контракт о найме, а не тот, кто просто оказывает вам услуги.

Минимальный объем информации о сроках и условиях кон­тракта, который должен быть представлен работнику, включает следующие сведения:

• имена сторон (работодатель и работник);

• наименование работы;

• дату начала работы (и дату окончания действия контракта, если данный контракт заключается на определенный срок);

• тарифную ставку или указание на способ расчета зарплаты;

• периодичность оплаты труда (еженедельная, месячная или иная);

• праздничные дни и их оплату;

• правила оформления пропусков в связи с заболеванием  или несчастным случаем и их оплату;

• схему расчета пенсии и указание о том, распространяется на работника государственная система пенсионного страхова­ния или не распространяется;

• процедуру подачи жалоб;

• срок, за который работник должен получить уведомление или подать заявление о прекращении работы до ее фактического прекращения.

Указанный документ должен содержать все перечисленные пункты и может адресовать работника к другим документам.

Литература

1. Азар В.И., Туманов СЮ. Экономика туристского рынка. -1 1998.
2. Гостиничный и туристический бизнес/Под ред. Профессс А.Д. Чудновкого. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем» - изд-во «Экмос», 1998.
3. Государственная система стандартизации. - М. Госстанда России, 1992.
4. Гуляев В.Г. Туристические перевозки. - М.: Финансы статистика, 1998.
5. Долматов ГМ. Правовые основы туристического бизнеса: Ученое Пособие. -М: МЭСИ, 1997.
6. Дубинина Т.Н., Яворская АО. Зарубежный опыт малых гостиниц. Вып. 3. -М.. 1997.
7. Дурович А.П., Копанев А.С. Маркетинг в туризме: Учебное  Пособие. -Минск: Экономпресс, 1998.
8. Замосковный О.П. Система международных экономически стандартов. -М.: МЭСИ, 1996.
9. Исмаев Д.К. Основы стратегии и планирования маркетинга иностранном туризме. - «Высшая школа по туризму i гостиничному хозяйству «Луч»». - М.: 1994.
10. Ковалев ДА. Развитие таймера в России. Ч. 1. - М.: 1998.
11. Маринин ММ. Туристские формальности и безопасность i туризме. - М.: 1997.
12. Монтанер X. Монтехано. Структура туристического рынка/По/ ред. М.С. Мироненко: Пер. с исп. - СГУ, Смоленск, 1997.
13. Национальное и региональное планирование туризма. - ВТО, 1994.
14. Основы   управления   предприятиями   и  организация гостеприимства/Под ред. А. Браймера. -М.: 1994.
15. Озеров A.M. Бухгалтерский учет и налогообложение в туристических фирмах. - М.; ФБК-пресс, 1977.