реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).
) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [2]. В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.
) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [3].
) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [4].
Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи. Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.
Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 - 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе» [10, с. 40]. Такое понимание электронного документа не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.
В.И. Тихонов считает, что «электронные документы - электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» [20, с. 204-218]. Следовательно, он подчеркивает необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет, несомненно, положительное значение. М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» - всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера [21]. Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях [10].
В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.
Процессы работы с документами изменяются под влиянием компьютерных технологий.
Таблица 1 Функции работы с документами с применением электронных документов
Основные функции работы с документами Существующие возможности автоматизации Составление Подготовка текста на компьютере, использование типовых текстов, компьютерных форм, шаблонов Оформление Использование типовых компьютерных форм, шаблонов с типовыми элементами оформления Согласование Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи при согласовании электронной версии документа. Подписание (утверждение) Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Использование электронного аналога подписи. Регистрация, учет Автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в компьютерной системе Передача на исполнение или отправка адресату При наличии электронного документооборота или электронной копии - использование корпоративной системы документооборота, электронной почты. Копирование (размножение) Использование копировально-множительной или компьютерной техники - распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере; копирование файла; сканирование или копирование бумажного документа. Получение Получение документа по электронной почте, использование Интернет или системы электронного документооборота. Ознакомление Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Ввод резолюции или редактирование проекта резолюции в корпоративной системе документооборота. Распечатка введенного проекта резолюции для его подписания руководителем. Контроль за прохождением и исполнением документа Требуется оценка документа и восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде. Формальная сторона может быть автоматизирована (автоматизация процедуры отслеживания фактических сроков исполнения документов). Хранение документа в процессе исполнения Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование <#"justify">Приведенные примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее [6]:
)даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;
)существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;
)при работе с любыми документами (бумажными или электронными) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.
Отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, важно представлять особенности использования бумажных и электронных документов.
Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.
Рассмотрим только некоторые из них:
)Время транспортировки документа.
Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т.п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
)Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию).
Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов. Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени.
)Требования к оформлению документов.
Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Требования к оформлению электронных управленческих документов (большинства их реквизитов) еще не стандартизированы. Регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП [18].
)Придание документу юридической силы.
Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Для электронных документов принципиальное значение имеет ФЗ «Об электронной цифровой подписи», призванный обеспечить правовые условия использования ЭЦП.
)Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент.
Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.
)Возможность сделать копию.
В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от используемых технических средств.
В случае получения копии с ЭД трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Файл можно скопировать, дополнительно распечатать документ. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по ЭП.
)Информационная безопасность и защита информации.
Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т.п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.
Для ЭД эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и БД, использованием средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Отдельная проблема - техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров [13].
)Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.
Сохранность документов на бумажном носителе определяется достаточно длительным периодом ее старения и разрушения.
При работе с ЭД важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств ее аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу).
)Сфера применения (бытования) документов.
Документы на бумажных носителях применяются повсеместно.
ЭД используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику.
Т.о., бумажные и электронные документы имеют свои преимущества.
Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в госархив).
С другой стороны, можно использовать преимущества ЭД при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) ЭД имеют неоспоримые преимущества.
Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации [7].
При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации использовались также меры по оптимизации использования бумаги (Бобылева, 26)
Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ - это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.
Следует отметить, что электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.
1.2 Эволюция электронного документа
Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов. Новые элементы появляются практически во всех основных функциях работы с документами.
В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности. Эти изменения носят глобальный характер и рассматриваются как проявления информационной революции.
В качестве предшествующих информационных революций можно выделить первую - изобретение письменности (т. е. создание самой возможности документирования);
вторую - изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;
третью - началась во второй половине XIX в. и продолжилась в XX в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;
четвертую - началась в середине XX в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [6, c.60].
Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развития рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [6, c.60].
Рассмотрим историю развития электронных документов в нашей стране. Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ [9].
Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.
Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [9]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.
Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.) [7].
В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше и дальше [6, c.27].
И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более укоряющимися темпами. Однако, по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документа. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация в нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.
Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий барьер между традиционным и электронным документооборотом. Однако, данный подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, ах количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.
Принципиальное же значение имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах
.От использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как замена пишущей машинки) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией
.На этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов [6, c.27].
Задача расширения применения электронного документооборота может решаться не только в русле применения программно-технических средств, либо юридических и документоведческих аспектов. Требуется их синхронизация, сочетание этих направлений работы.
Вместе с тем кардинальные изменения в этой сфере связаны также с увязкой этих направлений, с разработкой и реализацией новых организационно-управленческих подходов, учитывающих взаимовлияние систем и технологий электронного документооборота и основных элементов системы управления. Кроме того, возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах. Здесь недостаточно принимать меры только по защите носителя информации: с учетом динамического характера электронного документа, его существования в электронной среде в защите нуждается весь комплекс задействованных программно-технических средств, включая каналы связи [6, c. 28].
Указанные факторы позволяют сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:
1.Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов
2.Бесперспективно строить работу с электронными документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами При общности основных стадий жизненного цикла бумажного и электронного документов особенности электронной среды создают принципиально новые возможности для их осуществления и требуют концептуальной разработки.
3.Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.
Таким образом, начало развития электронных документов в нашей стране относится к 70-80 гг. прошлого века. За последние два десятилетия развитие электронного документооборота происходит все ускоряющимися темпами, что связано с развитием компьютерной техники и информационных технологий. Что касается характеристик электронных документов, то они также находятся в развитии. В настоящее время в России получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД [7].
Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций
.1 Нормативно-правовые основы работы с электронными документами
Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах прежде всего понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными в различных сферах деятельности, особенно в области государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, т. е. установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.
Законодательные правовые акты и нормативно-методические документы изменяются, появляются новые законы и постоянно вносятся поправки в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства и организацию архивного хранения. Рассмотрим самые последние законодательные акты федерального уровня, касающиеся работы с электронными документами.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6)[5] гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа - признается лишь сам факт его существования. Российский закон «Об электронной цифровой подписи»[2] дает неоднозначную формулировку: «электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Ключевым в этом определении является не слово «форма», а слово «документ».
Окончательный ответ на вопрос, что же такое электронный документ, дает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] (с поправками, внесенными в 2011 г.).
Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 6, 7, 8, 9, 10)[3]. Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель»[9] <#"justify">При организации электронного документооборота необходимо помнить, что природа электронных документов - цифровая, с этим связаны особенности оформления документов и организации работы с ними.
Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.
Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур (СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.
Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ [16].
Например, на данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.
Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.
Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость. Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ [16].
А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.
Для идентификации при работе с электронными документами используются следующие реквизиты:
-наименование и обозначение документа;
-дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;
-данные о создателях;
-данные о защите электронного документа;
-данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;
-данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;
-данные о составе электронного документа [20].
Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа.
Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов.
Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя. Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется удостоверяющего листа или посредством электронной цифровой подписи [20]. Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость [4]. Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи - простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).
Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.
В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.
По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ) [4].
Для удостоверения подлинности электронного документа посредством электронной цифровой подписи применяются процедуры производства и проверки электронной цифровой подписи. Лицо, создавшее электронные документы, удостоверяет их путем выработки электронной цифровой подписи по данным, составляющим электронные документы, с применением личного ключа подписи. При проверке достоверности электронной цифровой подписи используется открытый ключ, принадлежащий лицу, который удостоверил электронные документы.
Бумажный удостоверяющий лист должен содержать:
-обозначение электронного документа;
-даты (время) создания, утверждения электронного документа и последнего изменения;
-контрольные характеристики электронного документа или их составляющих частей;
-подписи лиц, ответственных за разработку, производство, согласование, утверждение, нормоконтроль электронного документа, а также печать [20].
На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять копия электронного документа на бумаге, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение электронного документа, и печатью.
Порядок хранения, учета и уничтожения электронных документов и утилизации носителей определяется организацией, хранящей электронные документы, и согласовывается с государственным органом по делопроизводству и архивам.
Ведомственный архив хранит электронные документы в специализированном хранилище или в выделенных помещениях длительного хранения информации. В регламенте работ ведомственного архива предусматривается резервирование копий электронных документов, которые хранятся отдельно от исходных электронных документов.
Руководством предприятия назначается лицо ответственное за обеспечение сохранности электронных документов.
Форматы электронных документов должны обеспечивать доступ к электронным документам, их распространение, воспроизведение и сохранение во времени. Для электронных документов с постоянным сроком хранения используются форматы файлов, согласованные с госархивом. В обратном случае электронные документы преобразовываются в необходимый формат к моменту передачи в госархив [6].
Резюмируя предшествующие рассуждения, можно сказать, что каждый электронный документ состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.
Заключение
Проанализировав научную литературу и нормативно-правовые документы, можно констатировать, что наиболее полное определение электронного документа содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который гласит «электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
В настоящее время ни одна организация не обходится без электронных документов, однако, документы на бумажных носителях также имеют определенные преимущества. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электронном, а при необходимости и на других носителях информации применительно к конкретным задачам
Анализ показал, что развитие электронных документов в нашей стране началось в 70-80 гг. прошлого века, когда в организациях стала появляться первая компьютерная техника. Но собственно электронные документы находятся еще в начале своего развития, поэтому их характеристики постоянно меняются. Выходят новые нормативно-правовые акты, регулирующие вид, структуру, требования к оформлению электронных документов, их передачу, хранение и т.п.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа. В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан.
В нашей стране следует выделить такие законодательные акты как принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи», которые способствуют закреплению и совершенствованию правового регулирования электронного документооборота.
По своей природе электронный документ - цифровая информация. Он состоит из набора информации и реквизитов (карточки). Требования к набору реквизитов, виду документа определяется различными нормативно-правовыми актами.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.
Список использованных источников и литературы
1.Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
.Федеральный закон от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. ФЗ от 08.11.2007 N 258-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
.Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 06.04.2011 N 65-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
.Федеральный закон от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. ФЗ от 01.07.2011 N 169-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
.Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
.Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 295с.
.Бушуева Е. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел // "Кадровик. Кадровое делопроизводство". - 2012. - № 5.
.Демин, Ю. М. Делопроизводство подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Питер, 2012. - 256 с.
.Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот : материалы XIX междунар. науч.-практ. конф., 24-25 окт. 2012 г. / отв. ред. М. В. Ларин. - М. : У Никитских ворот, 2013. - 477 с.
.Земсков А.И. Электронные публикации: Программа спецкурса. - М.: МГУКИ, 2002. - 178с.
.Кабашов, С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот : термины и определения : учеб. пособие / С. Ю. Кабашов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 319 с.
.Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 3-7.
.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб. пособие; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : МЭИ, 2010. - 232 с.
.Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 г. // Делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 46-49.
.Ларин, М. В. Управление документацией в организациях : учеб. / М. В. Ларин. - М.: Науч. книга, 2002. - 288 с.
.Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение // Вестник архивиста. - 2008.- № 4. - С. 106-124.
.Макарова, Н. В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н. В Макарова, Г. С. Николайчук, Ю. Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2003. - 410 с.
.Меркурьева Н. Требования к системам электронного документооборота / Управляем предприятием.- 2012. - №5 (16).
.Семизорова, Е. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования / Юрист. - 2011. - №15. - с. 34.
.Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов /В книге «Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив». - М.: Росархив. ВНИИДАД. РОИА. - 2000, с. 204-218.
21.Хургин, В. Еще раз об электронном документе/Информационные ресурсы России. - 2008. - №3. URL: <http://www.aselibrary.ru/digital_resources/journal/irr/2008/number_3/number_3_1/number_3_1790>.