Анализ документооборота в ООО 'Новая городская инфраструктура Прикамья'
ВВЕДЕНИЕ
Тема практики: Анализ документооборота в ООО
"Новая городская инфраструктура Прикамья".
Актуальность темы. Документооборот - это
движение документов с момента их получения или создания до завершения
исполнения или отправления. Правильная организация документооборота
предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим
путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к
минимуму возвратные перемещения. Необходимость руководствоваться при этом
принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ
должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя
только один раз.
В целях ускорения прохождения наиболее
рациональной обработки документов создаются схемы движения основных категорий
документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные
маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути
движения и сам порядок, установить на этой основе единый порядок работы с
документами. Схема обработки документов включаются в инструкцию
делопроизводства, разработанную в учреждении.
Цель работы: сбор, обработка и анализ информации
о деятельности предприятия, необходимой для выполнения выпускной практической
квалификационной работы.
Задачи практики: закрепление и систематизация
теоретических знаний; приобретение навыков самостоятельной постановки и решения
конкретных аналитических задач; изучение и анализ документооборота,
рассмотрение документов руководителем, регистрация, исполнение, направление в
дело, использование в справочно-информационных целях, подготовка к передаче и
передача в архив.
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «НОВАЯ
ГОРОДСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ПРИКАМЬЯ»
Главный управляющий директор компании
"НОВОГОР-Прикамье" Глазков Владимир Викторович. Он был назначен на
должность с 02.06.2008 года.
ООО «НОВОГОР-Прикамье» - компания коммунального
комплекса, действующая на территории Пермского края и обеспечивающая
потребителей ресурсами и услугами: водой, электроэнергией, теплом, канализацией.
Управляется ОАО «Российские коммунальные системы».
С 1 декабря 2003 года компания
«НОВОГОР-Прикамье» приступила к операционной деятельности на Пермском
водоканале. По договору с городской администрацией все имущество водоканала
было передано компании в аренду, а персонал переведен из муниципального
предприятия Пермводоканал в ООО «НОВОГОР-Прикамье». Срок аренды водоканала
первоначально был установлен на один год, а в феврале 2005 года заключен
договор аренды на 49 лет.
В 2006 году в структуре компании образовано два
филиала Березниковский и Краснокамский. В апреле 2011 года ООО
«НОВОГОР-Прикамье» прекратил свою деятельность на территории Краснокамска.
.01.2008 года - Пермской городской думой
утверждена инвестиционная программа развития системы водоснабжения и
водоотведения Перми до 2025 года в размере 15,9 млрд. рублей.
.06.2009 года - прекращен сброс неочищенных
стоков из городской системы канализации в речку Данилиху (и далее в Каму),
составлявший 60-80 тысяч кубометров в сутки (около 20% всех стоков) и длившийся
более 20 лет. Для этого был запущен в работу главный разгрузочный коллектор,
модернизированы РНС-3 и БОС.
Организационная структура Пермского отделения
сбыта
Рис. 1
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО
«НОВАЯ ГОРОДСКАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ПРИКАМЬЯ»
Документооборот - это движение документов с
момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.
Различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций
(входящие);
• документы, отправляемые в другие организации
(исходящие);
• документы, создаваемые в организации и
используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
2.1 Движение входящих документов
К входящим документам относятся: заявления,
запросы, ответы, сведения, телеграммы, факсограммы.
Первичную обработку входящих документов проводит
администратор предприятия. При приеме корреспонденции администратор проверяет
целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки -
наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы
проставляет отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации,
дата поступления и порядковый учетный номер. Затем администратор передает
секретарю документы, адресованные руководству.
Секретарь, который хорошо знает распределение
обязанностей между должностными лицами организации и обладает доверием со
стороны руководства организации, предварительно рассматривает входящую
корреспонденцию для определения, какие документы должны быть переданы
руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом
руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты
движения документов оптимизируют.
После предварительного просмотра входящей
корреспонденции, секретарь передает документы руководителю. Руководитель,
проставив резолюцию, отдает входящую корреспонденцию обратно секретарю. Он
проверяет наличие резолюции и сроков исполнения на документах и затем передает
их обратно администратору. Администратор регистрирует входящую корреспонденцию
в электронной программе Excel (приложение 1).
В ней ставят отметку об исполнении документа,
содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на
хранение в архив.
2.2 Движение исходящих документов
К исходящим документам относятся: ответы на
запросы, договоры, исковые заявления, уведомления, претензии, предарбитражные
уведомления.
Работа с исходящими документами, как
инициативными, так и ответными, включает этапы:
подготовка проекта документа;
оформление и согласование (визирование) проекта;
подписание проекта;
регистрации документа;
отправка из организации.
Для подготовки проекта документа исполнители
собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения
соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее
изданные документы организации.
Проект документа (вместе с приложениями к нему)
согласуется с руководителем структурного подразделения и специалистами.
После подписания исходящий документ передается
секретарем администратору для регистрации, затем - на отправку. Если документ
ответный, то его копию вместе с поступившим документом секретарь подшивает в
папку, а на документе и в регистрационной форме в электронной программе Excel
(приложение 2) администратор проставляет отметку об исполнении.
Исходящий документ отправляется секретарем.
Перед отправкой секретарь проверяет правильность оформления документа (наличие
подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе
приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность
адресования. Затем на отправляемую корреспонденцию составляет почтовые реестры.
Обрабатывает документы и отправляет в тот же день или не позднее первой
половины следующею рабочего дня после подписания.
2.3 Движение внутренних документов
К внутренним документам относятся: служебные
записки, распоряжения, приказы, постановления, протоколы, акты, объяснительные
записки, положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции,
должностные инструкции и договора.
Организация движения документов между
подразделениями происходит следующим путем. Секретарь руководителя в течение
рабочего дня передает документы из одного подразделения в другое. Чтобы
документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в
компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) секретарь вносит
сведения о любом изменении местонахождения документов с указанием даты
передачи, в том числе от одного получателя другому в пределах одного
подразделения.
Для передачи документов в структурные
подразделения для обычной корреспонденции применяются сортировальные ячейки,
каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из
ячеек в определенное время забирают сотрудники подразделений самостоятельно.
2.4 Регистрация документов
К технологическим процессам обработки
документной информации относят регистрацию документов.
Регистрация документа - это запись учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения.
Регистрация внутренних и исходящих документов,
подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки
адресатам, - необходимое условие придания этим документам официального
характера и юридической силы.
Регистрация входящих документов не только
подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию
ответственность за использование содержащейся в документах информации.
В обязательном порядке регистрируют документы,
которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения
юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы
в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.
Регистрацию исходящих, входящих и внутренних
документов исполняет администратор.
Регистрации подлежат документы:
поступающие от органов власти и управления или
вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
входящие документы, которые требуют решения или
ответа (факсограммы, телеграммы, сведения, уведомления, претензии);
исходящие документы, которые требуют решения или
ответа (ответы на запросы, исковые заявления, уведомления, претензии,
предарбитражные уведомления);
важнейшие внутренние (организационные и
распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол, заявления);
документы, содержащие информацию о деятельности
организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор);
ценная и заказная корреспонденция.
К нерегистрируемым документам относятся:
пригласительные билеты, поздравительные письма и
телеграммы;
извещение о проведении конференций, заседаний,
совещаний, программы их проведения и материалы к ним;
планы мероприятий, проводимых органами
законодательной и исполнительной власти края, города;
аналитические обзоры и иные материалы,
представляемые для сведения;
печатные издания (газеты, журналы, брошюры,
бюллетени);
месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
статистические отчеты, сборники и обзоры;
бухгалтерские документы;
планово-финансовые документы;
документы без подписей, без адресата;
рекламные извещения, прейскуранты, каталоги,
проспекты;
тематические и специальные сборники без
сопроводительных писем.
На всех регистрируемых документах в правом
нижнем углу первой страницы администратор проставляет штамп, изображенный на
рисунке.
однократность регистрации (документ в
организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения
в другое его регистрационный номер не изменяют);
входящие документы регистрируют в день
поступления, исходящие - в день подписания, телеграммы - немедленно после их
получения, их сразу передают адресату.
Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое
или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Порядковые номера присваиваются автоматически в реестре карточек входящей
корреспонденции электронной версии журнала учета документов DIRECTUM.
ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ПРАКТИКИ
документ регистрация предприятие
Производственная практика была пройдена на
предприятии в ООО «Новая городская инфраструктура Прикамья» с 01 апреля по 09
июня 2013 года. В первый день меня представили сотрудникам фирмы, ознакомили с
рабочим местом и организационной техникой. Коллектив хороший, принял меня
дружелюбно и поэтому я быстро адаптировалась.
В первые две недели возникли трудности запомнить
всех в лицо и по именам для распределения и раздачи документов по исполнителям.
Но со временем стала запоминать кого как зовут и в каком кабинете они
находятся.
Практику проходила под руководством секретаря.
Она научила меня:
регистрировать документы;
отправлять исходящую корреспонденцию;
франкировать письма;
распределять документы по исполнителям;
принимать и отправлять факс;
работать в программе Биллинг и СЭД (приложение
3);
организовывать деловые встречи;
отвечать на телефонные звонки.
В последующий период прохождения практики я
работала с большим объемом документации и распределением документов по
подразделениям. Так же в течение практики я осуществляла сбор материалов для
написания выпускной практической квалификационной работы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В выпускной практической работе был проведен
анализ организации документооборота с момента образования самого понятия "документооборот",
создания документа и до его исполнения.
В период своего действия каждый документ
проходит длинный путь. Было определено, что для всех видов входящих, исходящих
и внутренних документов свойственны следующие операции: рассмотрение руководителем,
регистрация, исполнение, направление в дело, использование в
справочно-информационных целях, подготовка к передаче и передача в архив.
Целью каждого документа является его исполнение,
а для своевременной подготовки и правильного оформления необходимо иметь
устойчивую систему управления, чем и является организация документооборота.
Вывод таков, что от четкости и оперативности
обработки и движения документа зависит скорость получения информации,
необходимой для принятия решения. Поэтому во всех организациях документообороту
всегда уделяется большое внимание.
Благодаря действующей системе делопроизводства и
документооборота можно говорить о благополучии всех организаций и их
руководителей. Необходимо только точно действовать по установленным правилам.
Считается, что оперативность и надежность управления документооборота связана с
быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота
достигается за счет сокращения и убыстрения операций, производимых с
документами, уменьшения объема документооборота при помощи бездокументной связи
(телефон, личные переговоры), использования средств факсимильной связи.
Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение
функций между структурными подразделениями и исполнителями.
Такая организация способствует быстрой
подготовке необходимых документов в установленные сроки, что помогает избежать
конфликтов с другими организациями. И это является главным плюсом в
деятельности любого предприятия.
Подводя итоги, можно сказать, что движение документов
в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки называется документооборотом. Цель выпускной практической
квалификационной работы была достигнута.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бертяков
А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. - 2004 г. -
№ 7-8.
2. Бондырева
Т.Н. Секретарское дело: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1989 г. - 383
с.
. ГОСТ
Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утверждено
постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. № 28).
. Ленкевич
Л.А. Делопроизводство - М.: Издательский центр «Академия», 2009 г.
. Татарников
М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. - М.:
ИНФРА-М, 2006 г. - 208 с.
. Храмцовская
Н.А. Что такое «документ»? Делопроизводство и документооборот на предприятии. №
7, июль 2004 г.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Регистрация входящих документов в
электронной программе Excel
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Регистрация исходящих документов в электронной
программе Excel
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Регистрация исходящих служебных
записок в программе СЭД