Исследование документооборота на предприятии ООО 'Завод крупнопанельного домостроения'

Исследование документооборота на предприятии ООО 'Завод крупнопанельного домостроения'

Содержание

Введение

. Нормативная база организации как подсистема управления

.1 Характеристика информационной подсистемы управления

.2 Понятие и типология нормативных документов организации

. Исследование документооборота на предприятии ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

.1 Программа исследования документооборота ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

.2 Анализ документооборота ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

. Мероприятия по совершенствованию системы документооборота предприятия ООО «ЗКПД»

.1 Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте

.2 Обоснование предложения по внедрению на ООО «ЗКПД» электронного документооборота «ДЕЛО»

Заключение

Список использованных источников

Введение

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. «Бумажный» документооборот сегодня становится малоэффективным, затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственной обработкой документов, и ответственных лиц, управляющих деловыми процессами, а также ведёт к увеличению расходов и снижает общую эффективность предприятия.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы работы.

Целью работы является выявление недостатков в системе документооборота организации и выработка рекомендаций по их устранению.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

рассмотреть нормативное обеспечение организации как подсистему управления;

изучить основные типы нормативных документов в организации;

разработать программу исследования нормативного обеспечения ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

провести анализ документов и контент-анализ на предприятии и подвести итоги исследования;

разработать рекомендации по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на ООО «ЗКПД»;

обосновать разработанные предложения.

Объектом работы является предприятие, а предметом - нормативное обеспечение управления на предприятии.

Работа состоит из введения, трех разделов, в каждом по два подраздела, заключения и списка использованных источников.

В первой главе рассматривается информационная подсистема управления, а также дается характеристика типов нормативных документов. Во второй главе проводится исследование нормативного обеспечения на ООО «ЗКПД». В третьей главе предлагаются мероприятия по усовершенствованию системы нормативного обеспечения на данном предприятии.

1. Нормативная база организации как подсистема управления

.1 Характеристика информационной подсистемы управления

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение-это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;
2. схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели) [1, С.111].

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

1. элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
2. системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация-это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов - банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации [2, С.201].

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

1. первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;
2. вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;
3. информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта;
4. информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов;
5. интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность [3, С. 36].

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю [4, С.94].

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации - движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства [4, С. 121].

Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

1. обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом;
2. минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;
3. обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления.

.2 Понятие и типология нормативных документов организации

Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как вид и размер организации, сложность и взаимодействие процессов, сложность продукции, требования потребителей, соответствующие обязательные требования, продемонстрированные способности персонала, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «нормативное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях - положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан [5, С. 19].

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

Локальный нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм [6, С. 119].

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

. наименование органа, издавшего акт;

. наименование вида акта и его название;

. дата подписания (утверждения) акта и его номер;

. наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

· Общие положения;

· Общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

· своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

· заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

· внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения организационных вопросов.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.

Все инструкции подразделяются на две основные группы:

) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией - «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру при продольном способе оформления протокола. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не рекомендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкретизирован [7, С. 19].

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению [8, С. 12].

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению.

Это - прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей

В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие)

Докладная записка - вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна - побудить руководителя принять решение [9, С. 27].

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида - приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №).

Выписка из приказа - это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

Особенность выписки заключается в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы.

Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам [10].

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.

Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.

Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа» [11].

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различаются постановления организационные и адресуемые. Первые - позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые - предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами [12].

управление автоматизация делопроизводство документооборот

2. Исследование документооборота на предприятии ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

2.1Программа исследования документооборота ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

Методологическая часть

Проблемной ситуацией исследования является тот факт, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы нормативного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. На сегодняшний день предъявляются особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с нормативными документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

К сожалению в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Объект исследования - нижнекамское производственное предприятие - ООО «Завод крупнопанельного домостроения».

Предметом исследования является действующая на предприятии система нормативного обеспечения.

Целью данного исследования является выявление недостатков в действующей системе нормативного обеспечения ООО «Завод крупнопанельного домостроения».

Для проведения исследования были выдвинуты следующий гипотезы:

1)на предприятии очень большой объем внутренней документации, затрудняющий процесс принятия решений и усвоение информации

2)процесс ознакомления с документацией и доведения ее до сведения работников не совершенен

)отсутствует налаженная автоматизированная система документооборота на предприятии

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

1)проанализировать количественный и качественный состав нормативной документации на предприятии за два последних года (2009-2010)

2)рассмотреть процесс ознакомления сотрудников с нормативными документами

)исследовать уровень автоматизированности документооборота

Локальный нормативный акт - нормативное предписание, принятое на уровне конкретного предприятия, учреждения, организации и регулирующее их внутреннюю жизнь (например, правила внутреннего распорядка).

Документооборот - движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Система «ДЕЛО» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Методическая часть

Обоснование выбора метода исследования

Для проведения исследования был выбран метод анализа документов, контент-анализ.

Значительная часть информации, необходимая исследователю в его работе, содержится в документальных источниках. В социологии их изучение как этап социологического исследования называют анализом существующих данных, или вторичным анализом данных. Полное представление о содержании документальных источников во многих случаях позволяет получить информацию, достаточную для решения возникшей проблемы или углубить анализ проблемы.

Контент-анализ - это метод изучения сообщений, создаваемых в различных сферах социальной коммуникации и зафиксированных в форме письменного текста на бумаге или записи на каких-либо иных физических носителях.

Его суть заключается в том, чтобы найти и использовать для подсчёта такие признаки документа, которые отражали бы определённые существенные стороны его содержания.

Таблица 1 Рабочий план исследования

МероприятияСрокРазработка программы исследования15.02.2011 - 01.03.2011Проведение анализа документов и контент-анализа02.03.2011 - 02.04.2011Обработка результатов исследования02.04.2011 - 15.04.2011Подведение итогов15.04.2011 - 30.04.2011

2.2Анализ документооборота ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

Для проведения исследования нормативного обеспечения управления было выбрано предприятие ООО «Завод крупнопанельного домостроения».

ООО «ЗКПД» входит в состав УК «Камаглавстрой» и выполняет работу по изготовлению и комплектную поставку деталей домостроения 84 серии. Перечень выпускаемой продукции:

·сборные железобетонные изделия - детали домостроения;

·сваи;

·блоки;

·металлоконструкции;

·товарный бетон;

·лестничные марши и площадки;

·перегородки;

·ступени;

·шахты лифта;

·металлоизделия и конструкции.

Для достижения цели и задач исследования проведен анализ нормативной документации предприятия за 2009 - 2010 год.

Генеральный директор <#"justify">Наименование документа2009 г., шт2010 г., шт.Абс. изм., шт.Темп роста, %Входящие734114040655,3Исходящие1344172938528,6Приказы, в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу2045 842 650 5532173 943 639 591128 101 -11 386,3 12,0 -1,7 6,9Внутренние, в том числе: - финансовые - служебные3444 1622 18223005 1680 1325-439 58 -497-12,7 3,6 -27,3Итого в год:756780474806,3В среднем за день283027,1Выручка от реализации, тыс. руб.54387654981111120,4

Таким образом, проведенный анализ <#"justify">Заключение

На основании результатов проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. В составе информационного обеспечения необходимо выделить важнейшую его составляющую - это нормативная информация, находящая отражение в локальных нормативных актах. К ним относятся: приказы, распоряжения, протоколы, служебные, докладные, пояснительные записки, инструкции, правила, кодексы и т.д.

В целях выявления недостатков нормативного обеспечения на предприятии было проведено исследование данной обеспечивающей подсистемы управления. В качестве объекта исследования выступило нижнекамское предприятие ООО «Завод крупнопанельного домостроения».

Методом исследования был выбран анализ документов и контен-анализ. В ходе исследования было выявлено следующее:

на предприятии очень большой объем внутренней документации, затрудняющий процесс принятия решений и усвоение информации

процесс ознакомления с документацией и доведения ее до сведения работников не совершенен

отсутствует налаженная автоматизированная система документооборота на предприятии.

В целях совершенствования системы нормативного обеспечения данного предприятия выдвинуты предложения по автоматизации процесса документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

При внедрении электронного документооборота рекомендуется:

постепенно увеличивать удельный вес ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

своевременно модернизировать техническое и программное обеспечение;

первоочередное использовать ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

предпочтительно использовать ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

ясно понимать необходимость внедрения подобных систем руководством организации.

В качестве электронной программы предлагается использовать систему «ДЕЛО». К числу преимуществ данной системы можно отнести:

быстрый поиск документов;

эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

сокращение сроков подготовки и согласования документов;

получение сводных отчетов и журналов;

быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

отслеживание хода исполнения резолюций;

журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки.

Список использованных источников

1Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности//Вопросы управления. - 2004. - №2. - С. 110 - 120

Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2006 г.- 480 с.

3Мишин А.В. Исследование систем управления. Учебник для вузов. М.:Юнити-Дана, 2007. - 527 с.

Сендеров В.Л. Исследование систем управления: Учебник для вузов. М.: МГОУ, 2001.- 189 с.

Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА - М., 2006. - 474 с.

Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин - СПб.: Проспект, 2005. - 347 с.

Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления / Л.Р. Фионова // Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1.- С. 16-20

Каменева Е.М. Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии // Делопроизводство и документооборот на предприятии / №5, 2010. - С.10-15

В.Ф. Янковая, Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве // Секретарь-референт. - 2007. №8. - С.25-29

Электронный документооборот и управление бизнес - процессами

Документооборот и делопроизводство

Веденин Д.В. Исполнение приказа или распоряжения на обстоятельство, исключаюшее преступность деяния/ Д.В. Веденин. - Екатеринбург: Изд. Уральского юридического института МВД Росси, 2001.

Пахчанин А. Внедрение систем электронного документооборота / А. Пахчанин // Диресктрор ИС. - М., 2011

Автоматизированная система документооборота // Институтпроблем передачи информации им. Харакевича РАМ. - 2011.

Документооборот на предприятии