Особенности тайм-менеджмента организации
Содержание
Задание 1. Провести исследование потерь рабочего времени, используя технику хронометража. Исследование проводится на своем рабочем месте
Задание 2. Обосновать необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента: составить краткое выступление-презентацию, основная цель которого - заинтересовать темой тайм-менеджмента своих коллег, руководство, подчиненных (выбираете одну из категорий)
Задание 3. Подготовить обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях (организациях, учебных заведениях, предприятиях и т.д.)
Список источников
Задание 1. Провести исследование потерь рабочего времени, используя технику хронометража. Исследование проводится на своем рабочем месте
Работа руководителя любого звена предполагает выполнения ряда возложенных на него обязанностей. Так, работа руководителя агентства по подбору персонала предполагает взаимодействие с большим количеством людей. Это и персонал организации, и компании, ищущие работников и сами потенциальные работники. Причем все свои силы руководитель должен направить на обеспечение эффективного взаимодействия между всеми людьми, вхожими в организацию. В своей работе руководитель и персонал должны придерживаться вектора клиентоориентированности, т.к. только качественное оказание своих услуг, осуществление высококвалифицированных консультаций и собеседований будет приводить к получению максимальной прибыли.
Проводя анализ потраченного времени путем использования техники хронометража первоочередной своей целью подразумевает выявление поглотителей времени и оптимизацию рабочего процесса (Таблица 1.) Согласно полученным данным, главным поглотителем времени в деятельности является проведение собеседований с соискателями. Общее количество потерянного времени 1 час 43 минуты. Также около часа рабочего времени обзвон соискателей. Таким образом, общее количество потраченного времени составляет 2,5 часа. На решение ключевых задач, которые невозможно делегировать, уходит 3,7 часа в день. Руководитель проводит собеседования в случае чрезвычайной загруженности менеджеров для того, чтобы не создавать "столпотворений" в офисе, однако от выполнения данной функции можно отказаться совсем путем повышения квалификации персонала, а также составления четкой регламентации процесса проведения собеседования. Обзвон соискателей это вообще те действия, которые руководитель не обязан совершать и ее нужно делегировать подчиненным незамедлительно.
Таким образом, около? рабочего времени тратится на выполнение ненужных задач. А переключение внимания с одного вида деятельности на другой, не позволяет руководителю в полной мере выполнять свои ключевые задачи. С учетом специфики деятельности организации, наиболее оптимальными инструментами тайм-менеджмента будет являться использование принципа Парето (т.е. основываясь на том, что на решение самых важных задач, должно уделяться больше времени), а также построение матрицы Эйзенхауэра, которые помогут определиться с наиважнейшими задачами на день, а значит, уделять им большее внимание, а затем браться за решение менее важных задач.
Таблица 1.
Время началаДлительностьВид работыМог бы делегировать? ПримечаниеАнализ9: 0020 мин. Подготовка рабочего места к работе (включение ПК, загрузка БД) -Естественный процесс организации рабочего порядкаНельзя отменить. Без ПК невозможна работа 9: 2045 мин. Проверка электронной почты-Появились вакансииНадо внести в базу10: 051 час 25 минОбзвон кадровиков организаций для выявления актуальности вакансий-На некоторые вакансии же взял человекаНужно закрыть занятые вакансии11: 3027 минВнесение в БД новых вакансий-Внесение новых и закрытие неактуальных и старых вакансий. Теоретически можно делегировать, но ответственность за корректность внесения все равно остается на мне11: 571 час Поиск новых вакансий (интернет, газеты) +Серфинг интернет вакансий для выявления потенциальных клиентов организацийВ основном выполняю я, но если сотрудники не сильно загружены, то перепоручаю. К сожалению, сегодня не такой день. 13: 001 часПерерыв-ОбедОтдыхать тоже надо14: 0325 минутСобеседование с Замашкиным О.В. +Рассказывал о принципах сотрудничества и о наличии интересующих вакансийЗаключен договор14: 2830 мин. Обзвон организаций, где требуются работники с целью заключения договоров на оказание рекрутинговых услуг-Пытался дозвониться по номерам, указанным в объявлениях, но мало кто вообще брал трубку. Непродуктивно потрачено время14: 5827 минутСобеседование с Крамер Л.В. +Рассказывал о вакансии, оговаривал контакты и врем собеседования в организацииВозможно клиент устроится на работу15: 251 час 30 минВстреча с директором ООО "Волма-Строй-Сервис" и заключение договора на оказание услуг-Сделка сулит взаимовыгодное сотрудничество, т.к. организация большая, то потенциал появления вакансий высокийПольза очевидна16: 5520 минСобеседование с Горячевой Е.Н. +Рассказывал о принципах сотрудничества и о наличии интересующих вакансийДоговор не заключен, ушла, сославшись на "подумать"17: 1540 мин. Обзвон соискателей и информирование о новой вакансии+Звонил клиентам и вызывал на собеседования по вакансиямЗачем? Если можно делегировать…17: 5518 мин. Телефонный разговор с финансовым директором "ОАО Вереск" для обсуждения оплаты услуг-Разговор о просьбе прологнирования рока оплатыСомнительная просьба, сроки у всех одинаковые18: 1315 мин. Собеседование с Никифоровой Ю.А. +Рассказывал о принципах сотрудничества и о наличии интересующих вакансий Отказалась от вакансии, не устроили18: 2816 мин. Собеседование с Белорецковским Р.Л. +Рассказывал о принципах сотрудничества и о наличии интересующих вакансийВозможно устроится на работу18: 4416 мин. Обзвон соискателей и информирование о новой вакансии+Звонил клиентам и вызывал на собеседования по вакансиямЗачем? Если моно делегировать
Задание 2. Обосновать необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента: составить краткое выступление-презентацию, основная цель которого - заинтересовать темой тайм-менеджмента своих коллег, руководство, подчиненных (выбираете одну из категорий)
В данном выступлении хотелось бы обосновать необходимость ведения корпоративного тайм-менеджмента. Время, являясь главной ценностью, как каждого отдельного человека, так и огромных корпораций, является ведущим средством конкуренции. Время нельзя пощупать или потрогать, однако его влияние сказывается на всех сферах деятельности. Поэтому он и является таким ценным.
Изначально технологии управления личным временем создавались в личных целях, однако свою пользу они доказали и в применении к организационным стандартам работы.
Корпоративный тайм-менеджмент предлагает взаимодополняющий подход: "От личного времени сотрудников - к самостоятельной оптимизации ими бизнес-процессов". Хотя личное время сотрудника и "продано" работодателю, оно продолжает оставаться единственным невосполнимым ресурсом человека. Увидев потери этого ресурса из-за окружающего беспорядка, сотрудник сам начинает совершенствовать бизнес-процессы. Причем зачастую такая оптимизация снизу более эффективна, чем традиционная оптимизация сверху.
Данное положение я подтвержу примером из практики. Так, директор IT-департамента одной производственной компании регулярно сталкивался с сопротивлением подчиненных планово-предупредительным работам, не дающим "сиюминутного" результата (антивирусная профилактика и т.п.). Он предложил подчиненным провести хронометраж: несколько дней записывать все расходы времени. Оказалось, что до 80% времени тратилось на "авралы" - срочные внеплановые поездки для устранения неполадок.
Руководитель поставил цель: снизить долю "тушения пожаров" с 70-80% до 20-30% времени. Осознав благодаря хронометражу масштабы бедствия, сотрудники самостоятельно разработали план профилактических работ, составили график закупок техники на полгода вперед и т.д. Через полтора месяца соотношение план - аврал составляло уже 50: 50, сократилось количество сверхурочных работ.
Внедрение корпоративных стандартов управления временим можно осуществлять двумя способами.
Это внедрение "снаружи", т.е. привлечение специализированной консалтинговой компании, которая проведет анализ документооборота, осуществит обучение и предложит готовые решения. Либо это может проявляться в процессе внедрения так называемой ТМ-бациллы. Механизм действия ТМ-бациллы - создание начального интереса к рациональному управлению личным (невосполнимым и весьма ограниченным) временем, что приводит к пониманию людьми необходимости оптимизировать корпоративные процедуры и схемы деятельности, а также к самостоятельной работе людей в этом направлении.
Наиболее оптимальным я считаю использование внедрения ТМ-бациллы, т.к. этот процесс происходит внутри самой организации, и соответственно, учитывает сложившуюся практику и ценности организации.
Одним из эффективных средств обучения является ТМ-ТРЕНИНГ - очная форма обучения тайм-менеджменту, предполагающая активное использование ролевых игр, упражнений и других форм практической деятельности.
Проведение тренинга по тайм-менеджменту обеспечивает заметный сдвиг в общем понимании проблемы, дает толчок развитию эффективной корпоративной культуры.
Тренинг формирует устойчивые навыки и стереотипы, которые очень полезны для выполнения стабильных и предсказуемых операций. В процессе тренинга происходит также и накопление опыта, и укрепление корпоративного духа организации в целом. Проигрывая на тренинге различного рода ситуации, быстрее происходит понимание того, что и как нужно делать.
Так, При планировании обучения руководителей и специалистов коммерческой службы компании "Комстар" в группу были включены несколько представителей технической службы.
Специфика работы компании состоит в том, что коммерческая и техническая службы должны чрезвычайно тесно и активно взаимодействовать при работе с клиентом. И "коммерсанты", и "технари" должны оперативно пересылать друг другу информацию, быть в постоянном контакте.
При этом две службы существенно отличаются своим внутренним укладом - средним возрастом сотрудников, схемами мотивации, подходом к планированию времени и т.п., из-за чего в работе с клиентами регулярно возникали трения и нестыковки.
В ходе тренинга во время обеда, в кофе-брейках, в буквальном смысле слова "в курилке" участники придумали ряд простых ходов, позволяющих улучшить взаимодействие служб. При этом их руководители
договорились ежемесячно проводить неформальную встречу в ресторане для "прочистки чакр", полезность которой они так явственно ощутили на тренинге.
Втягиваясь в суть и процессы тренингов, сотрудники уже сами могут с азартом придумывать стандарты корпоративного управления временем.
Например, на тренинге в одном из подразделений компании "РУСАЛ" участники договорились: каждый опоздавший на совещание, пока оно не закончится, сидит с табличкой "Тормоз". Никто никого не депремировал, но отнимать чужое время своим опозданием при такой перспективе уже не захочется. А в компании "Danone-Большевик" была принята командная договоренность: на встречи все приходят не позднее, чем за пять минут до начала, чтобы успеть подготовиться и отключить телефоны. А опаздывающий, входя, говорит: "Кукареку!"
В "Вимм-Билль-Данне" директор по юридическим вопросам в ходе ТМ-тренинга предложил следующее решение: юрист, пропустивший регламентированные сроки ответов на запросы коллег из других подразделений, получает бейджик "Далекий от народа юрист", с которым должен в течение недели появляться во всех публичных местах (столовая и т.п.).
В "Банке Москвы" руководитель подразделения предложил, чтобы каждый опоздавший на работу в этот день мыл за всеми коллегами чашки.
Опыт внедрения тайм-менеджмент в компаниях (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Поволжье, РусАл и др.) показал, что эффективность деятельности работников после прохождения тренинга увеличилась на 10‑20% при минимальных затратах.
Таким образом, тайм-менеджмент необходимо внедрять в корпоративную культуру компании, т.к. тайм-менеджмент является инструментом экономии невосполнимого ресурса. Результатом корпоративного тайм-менеджмента является то, что времени становится больше, появляется возможность больше делать, больше зарабатывать.
Задание 3. Подготовить обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях (организациях, учебных заведениях, предприятиях и т.д.)
В настоящее время существует огромное множество техник, приемов и инструментов тайм-менеджмента, которые успешно используются в различных компаниях. Остановимся на некоторых из них.
Интересен опыт успешного внедрения в организации системы управления временем на базе Microsoft Outlook 2003.
В Департаменте не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже.
Для оптимизации командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование. "Гибкие" задачи распределяются по "контекстам", к которым привязано выполнение этих задач - людям, местам, проектам, и т.п. Технически в Microsoft Outlook 2003 это означает присвоение задачам соответствующих категорий. По мнению Андрея Груненкова, специалиста департамента информатизации РАО, такой подход позволяет ускорить процесс выполнения задач, при этом исключив необходимость загнать себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится.
Вторым направлением работы была формализация процесса согласования договоров. Для управления процессом была разработана форма задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора. Форма создана без программирования, на базе "штатных" возможностей, и содержит две вкладки: "Контроль", для руководителя, ставящего задачу, и "Исполнение", для сотрудника, ответственного за проведение договора.
Во многих организациях часто используется такой инструмент тайм-менеджмента, как диктофон.
Так, одним из доступнейших инструментов тайм-менеджмента является использование диктофона. Причем диктофон используется в работе, как в малых, так и крупных организациях. Использование такого инструмента тайм-менеджмента доказывает свою эффективность на практике. Диктофон используется руководителем, для записи всех дел и мыслей в течение дня, а затем все систематизируется и формируется в определенный график и отчет. В крупных организациях применение, где руководителя есть секретарь, применение диктофона помогает оптимально использовать время и не забывать большой объем информации.
Так, внедрение диктофонов в работу в одной организации сократило время на подготовку документа более чем на 20% в среднем. Применение диктофона ускоряет процесс составления отчетов, докладов, деловых бумаг в 2 - 3 раза, кроме того, позволяет записывать важные телефонные разговоры в отсутствие руководителя.
Использование таблиц в работе по оптимизации времени также очень эффективно и распространено в деятельности многих предприятий и организация. Плюсом внедрения данного инструмента является малая степень затрат, однако приносит она огромную пользу. Так, в одной медицинской организации, проведена оптимизация рабочего времени с применением таблиц Eсxel, где было предложено следующее заполнение таблиц:
.Дело (краткое название задачи).
2.Дата задачи
.Примерная дата завершения.
.Комментарии
.Обсуждение с руководством.
Простота оформления и содержания позволяет не отвлекаться и работать более эффективно не обращая внимания на мелочи и не забывая о задачах, давности их появления и ориентировочно определять время завершения работ.
Принцип Парето - это из наиболее существенных законов, способных повысить вашу эффективность. Согласно нему "80% результата достигается за счет 20% всех затраченных усилий, а остальные 80% дают лишь 20% всего результата". В приложении к тайм-менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов.
В практической деятельности согласно этому принципу всю деятельность необходимо расписать по этапам, а затем выявить наиболее эффективные из них, т.е. те, которые приведут быстрее всех к результату.
Принцип Парето имеет такие следствия как:
.Большинство усилий не дает желаемого результата.
2.Всегда будут различия между тем, чего мы хотим, и чего мы получаем, т.к. в любой деятельности присутствуют скрытые факторы.
.То, что есть на самом деле и то, что мы видим, не всегда совпадает, т.к. всегда присутствуют случайные факторы.
.Единичные действия обеспечивают высокие результаты
.Большая часть действий (неважно коллективных или индивидуальных) - простая трата времени.
Организации, использующие в своей деятельности принцип Парето гораздо эффективнее распределяют свое время, делая упор на самые важные и срочные дела, которые принесут максимальный результат, сводя к минимуму расход времени на ненужные дела, которые в большинстве воем являются просто времяпоглотителями.
Следующая техника, это техника "АВС-хронометража", которая в связке с принципом Парето может увеличивать свою эффективность. Согласно этой техники, все задачи делятся на самые важные, которые необходимо выполнить незамедлительно, на просто важные, которые составляют саму суть операционной деятельности, и на те дела, которые просто засоряют рабочее время и являются не нужными.
тайм менеджмент рабочее время
Список источников
1.Архангельский Г. Диктофон для топ-менеджера // Г. Архангельский [Электронный ресурс]. - Режим доступа: <http://www.improvement.ru/zametki/dictofon/>
.Архангельский Г. Департамент информатизации ОАО РАО "ЕЭС России" внедряет тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook 2003 // Г. Архангельский [Электронный ресурс]. - Режим доступа: <http://www.improvement.ru/zametki/rao/>
.Кыйв Л. АВС-хронометраж: ориентация на цели // Л. Кыйв [Электронный ресурс]. - Режим доступа: <http://www.improvement.ru/zametki/abc-chrono/>
.Применение принципа Парето для повышения эффективности. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://finansiko.ru/princip_pareto/
.Тайм-менеджмент: опыт использования с применением таблиц Excel. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: <http://habrahabr.ru/post/184414/>