Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Содержание

делопроизводство автоматизация электронный документооборот

Введение

. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве

. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

. Основные автоматизированные процессы делопроизводства

.1 Регистрация

.2 Контроль исполнения

.3 Согласование и совместная подготовка документов

.4 Поиск документов и справочная работа

.5 Создание документов

.6 Подписание документа

.7 Прием и передача документов

Заключение

Библиографическое описание

Введение

Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации[24].

Актуальность темы. Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки [4].

На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого[2].

Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.

Предмет исследования:технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.

Цельюнастоящей работы является изучение основныхпроцессов автоматизации делопроизводства.

На основании поставленной цели выделим задачи исследования:

.        Рассмотреть основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве.

.        Раскрыть основные цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ.

.        Рассмотреть основные системы автоматизации и электронного документооборота

.        Рассмотреть основные автоматизированные процессы: регистрация контроль, согласование и др.

Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают: сравнение, обобщение,систематизацию, анализ.

1.     
Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве

Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий[2,24].

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование- создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами- обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [2].

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

•        входящие документы, поступившие из внешних организаций;

•        исходящиедокументы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

•        внутренниедокументы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.

         Входящие документы подвергаются следующим операциям:

•        экспедиционной обработке;

•        регистрации;

•        рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

•        ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

•        контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

•        отслеживанию хода исполнения;

•        составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

•        снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

•        разработка проекта документа в структурном подразделении;

•        согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

•        утверждение документа руководством;

•        регистрация документа;

•        экспедиционная обработка документа.

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

•        подготовка проекта внутреннего документа;

•        обеспечение согласования документа;

•        утверждение;

•        регистрация;

•        рассылка по подразделениям;

•        контроль исполнения документа[5].

2.     
Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУвсех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

а)      повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

б)      объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

в)      обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

г)       снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, какследствие, получение экономического эффекта;

д)      заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации,которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1)      Подготовка и оформление документов.

2)      Организация документооборота и исполнения документов.Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3)      Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4)      Организация хранения документов, поисковая система по документам.Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материаловпо тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУприменительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

•        всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

•        головной офис организации целиком;

•        ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

•        структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

•        специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)[22].

3.     
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации[22].

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач[8].

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

•        автоматизация делопроизводства;

•        автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации[23].

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга[26].

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

•        разработка оригинальной системы автоматизации;

•        инсталляция типовой системы автоматизации;

•        настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)[8].

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)[26 <#"521738.files/image001.gif">

Рисунок 1.Форма регистрационной карточки для входящих документов

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:

1)      дата получения (регистрации) документа;

2)      регистрационный номер;

)        корреспондент;

)        дата документа;

)        номер документа;

)        краткое содержание;

)        автор резолюции;

)        текст резолюции;

)        исполнители;

)        срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);

)        ход исполнения;

)        дата исполнения (когда документ фактическибыл исполнен);

13)    № дела (в которое подшит исполненный документ).

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

14)    название структурного подразделения;

15)    количество листов в документе;

)        количество листов приложений;

17)    вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);

18)    связанные документы[10]

Совокупность сведений и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные сведения или же менять внешний вид регистрационной карточки[9].

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом так же, как и заполнение регистрационной карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Автоматизированная система регистрации позволяет ускорить сам процесс заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков[10].

Желательно, чтобы максимальное количество полей заполнялось в автоматическом режиме или путем выбора из списка. Это не только ускоряет процесс заполнения регистрационной карточки, но и существенно снижает вероятность ошибок, так как в случае опечатки при поиске по данному полю документ не будет найден. Списки значений готовятся при вводе программы в эксплуатацию. В дальнейшем одни остаются неизменными, например список видов документов, другие подлежат постоянной актуализации, например список сотрудников.

В виде раскрывающихся списков обычно выполняются поля:

•        Вид документа- так как количество видов документов ограничено;

•        Автор резолюции- список руководящих лиц организации;

•        Структурное подразделение- список структурных подразделений;

•        Исполнители-как правило, это поле состоит из двух частей: названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «Автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

•        № дела- связан с номенклатурой дел организации;

•        связанные документы- в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

Поля «Дата получения (регистрации)» и «Регистрационный номер» чаще всего заполняются автоматически. В качестве даты программой проставляется текущая дата, в некоторых случаях могут фиксироваться как дата, так и точное время регистрации документа. Регистрационный номер может представлять собой валовый порядковый номер документа в базе данных, а может - сложный буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа внутри данной категории, так и дополнительные сведения: код структурного подразделения, вид документа и (или) номер дела по номенклатуре дел организации. В этом случае номер генерируется системой после заполнения соответствующих полей регистрационной карточки. Использование сложного буквенно-цифрового индекса было характерно для бумажных систем регистрации документов и поддерживается в современных автоматизированных системах для обеспечения преемственности и плавного перехода к новым технологиям. На самом деле при полном переходе к использованию комплексной автоматизированной системы необходимость в сложном буквенно-цифровом индексе, несущем в себе дополнительную информацию о документе, отпадает, так как любой сотрудник организации всегда может, введя в компьютер номер, вызвать на экран карточку со всей необходимой информацией о документе. Кроме того, использование раздельной нумерации в бумажных системах определялось потребностью в статистическом учете: сколько входящих, исходящих документов, приказов и т.п. получено (создано) в организации с начала текущего года. Однако в автоматизированных системах любые необходимые сведения выводятся на экран с помощью двух-трех щелчков мышью и не требуют ведения специального учета. Таким образом, вы можете использовать валовую нумерацию для всех документов организации, присваивая каждому документу уникальный учетный номер.

При регистрации бумажных документов автоматически сгенерированная дата и регистрационный номер переносятся на документ. На входящих документах пока что во многих организациях ставится штамп, в который от руки вписывается дата и номер. Однако все чаще сегодня используется система надпечатки регистрационных данных, при которой полученный документ закладывается в принтер и, кроме собственно даты и регистрационного номера, на документе надпечатывается штрих-код, что позволяет в дальнейшем существенно ускорить поиск и обработку документов.

Если в организации используются типографски отпечатанные нумерованные бланки, в регистрационной карточке для исходящих и внутренних документов должно быть предусмотрено поле для учета номера бланка, на котором изготовлен данный документ. Это поле может использоваться для учета расхода номерных бланков в подразделениях, а также позволяет в дальнейшем быстро убедиться в подлинности документа, сверив номер бланка и регистрационные сведения о документе.

Обязательно предусматривается поле «Вид документа» (из раскрывающегося списка выбирается вид документа).

Поле «Структурное подразделение» представляет собой редактируемый справочник. Если документ регистрируется непосредственно в структурном подразделении, это поле заполняется автоматически. Когда документ регистрируется централизованно в канцелярии, то название подразделения, получившего или создавшего документ, выбирается из списка значений.

Дополнительно используются поля: «Исполнитель» - сотрудник, подготовивший документ, и «Автор» - руководитель, подписавший документ. Эти два поля могут быть как у входящих документов, так и у внутренних и исходящих, однако в этих случаях используются совершенно разные справочники: для входящих документов эти поля связаны с общим справочником корреспондентов («Адресной книгой»), для документов, созданных в организации, эти поля связываются со списками сотрудников и руководителей организации.

Поля - количество листов в документе и количество листов приложений - имеют чисто учетную функцию, в большинстве случаев заполняются вручную. В некоторых автоматизированных системах, если карточка заполняется уже после сканирования документа, число листов может указываться автоматически, но это делается очень редко.

При регистрации входящих документов вручную заполняются поля «Дата поступившего документа» и «Номер поступившего документа». Эти поля могут заполняться путем ввода с клавиатуры либо копированием («перетаскиванием») реквизитов с распознанного текста полученного документа. Некоторые программы, например разработки CognitiveTechnologies, поддерживают перетаскивание реквизитов прямо с отсканированного образа с распознаванием «на лету»[12].

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа,поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

В случае использования в организации систем комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций- из адресной книги[10].

•        регистрации входящих документов;

•        регистрации исходящих документов;

•        подготовки телефонных переговоров руководителя;

•        подготовки командировок.

При регистрации входящих документов название организации выбирается из списка простым щелчком мыши. Если документ поступил из новой организации, не внесенной в справочник, то на организацию заводится отдельная карточка в «Адресной книге», и все сведения об организации, имеющиеся в поступившем документе, вносятся в «Адресную книгу». Таким образом «Адресная книга» представляет собой отдельную картотеку, БД, интегрированную с основной картотекой по документам. В карточке БД «Адресная книга» могут быть следующие поля:

•        Полное название организации (плюс старые наименования, если организация переименовывалась);

•        Сокращенное название организации;

•        Название вышестоящей организации;

•        Почтовый адрес организации;

•        Телефон или телефоны;

•        Факс;

•        Электронная почта (e-mail);

•        Адрес сайта;

•        Банковские реквизиты;

•        Должность и фамилия (имя, отчество) руководителя;

•        Должности, фамилии исполнителей и их номера телефонов.

При необходимости в карточку организации могут быть добавлены и другие сведения (поля).

Важно обеспечить отсутствие дублетных записей в «Адресной книге». Например, один сотрудник зарегистрирует документ, как поступивший из «Министерства финансов», а другой - использует сокращенное наименование «Минфин». В результате при поиске по наименованию организации часть документов не будет найдена. Поэтому в организациях с постоянным кругом корреспондентов имеет смысл после начального заполнения справочника ограничить число лиц, имеющих право на добавление в «Адресную книгу» организаций, провести соответствующий инструктаж и периодически проверять справочник на наличие дублетов.

При регистрации исходящих документов, как правило, сведения об организации уже есть в «Адресной книге» и для заполнения поля «Адресат» достаточно щелчком мыши выбрать соответствующее название организации из раскрывающегося поля справочника. Однако иногда возникает ситуация, когда письмо отправляется в новую организацию, которая отсутствует в «Адресной книге». В этом случае при регистрации документа заполняются сведения об организации в справочнике «Адресная книга».

И последнее поле, которое предусматривается для регистрации документов, - это поле«Краткое содержание». В это поле вводятся ключевые слова, отражающие содержание регистрируемого документа. Поле может быть текстовым (слова набираются с клавиатуры) либо использоваться заранее разработанный и заложенный в программу рубрикатор. Если будет использоваться рубрикатор, необходимо решить, будет он одноуровневым (набор ключевых слов) или иметь несколько (и сколько именно) уровней - основные рубрики, подрубрики. Создание рубрикатора - отдельная работа, требующая хорошего знания специфики конкретной организации и возможных потребностей по поиску информации, ее тематике. Однако поскольку данное поле относится к категории наиболее трудоемких, то для егозаполнения необходимо внимательно прочитать и осмыслить регистрируемый документ; оно все чаще не заполняется, а для поиска используется текст прикрепленного к регистрационной карточке документа: электронного, если регистрируется документ, созданный в организации либо присланный по электронной почте, или результат сканирования и распознавания, если регистрируется входящий документ, полученный в бумажном виде[12].

Регистрация входящих документов

При регистрации входящего документазаполняются следующие поля:

1)      дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата);

2)      регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа;

)        название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации);

)        корреспондент (название организации, приславшей документ);

)        дата документа (дата, указанная на документе);

)        номер документа (номер, указанный на документе);

)        количество листов документа;

)        количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0);

)        вид документа (выбирается из раскрывающегося списка);

)        краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание)

Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражаются передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям) (Рис 2.).

Рисунок 2. Пример раздела "Сведения о движении-документа"

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений:

·   «Передан руководителю» - поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции;

·   «На исполнение» - сведения о резолюции и назначенном исполнителе;

·   «На исполнении» - передача документа после регистрации сразу исполнителю;

·   «У внешней организации» - в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации;

·   «Исполнен» -документ исполнен.

При передаче документа внешней организации за его своевременное возвращение отвечает лицо, указанное в поле «Исполнитель».

В поле «Исполнитель» указывается лицо, которому передан документ.

В поле «Срок исполнения» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Дата исполнения документа берется из поступившего документа, а при ее отсутствии - из резолюции руководителя. Если в резолюции срок исполнения не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть указаны в инструкции по делопроизводству данной организации.

Если документ передается руководству, то после принятия руководителем решения по документу заполняются поля: «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата».

Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель» и «Контрольная дата».

Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в которой распечатываются все исполнители, получившие документы (Рис 3).

Рисунок 3. Образец сводной формы получения

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа». В этом же поле фиксируется конечный результат исполнения документа.

В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».

В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с РК этих документов с помощью кнопки «Связанные документы».

При подшивке документа в дело в поле «Дело №» вносится запись об исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.

Регистрацияисходящих документов

Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:

1)      указывается название подразделения, подготовившего документ;

2)      исходящий номер переносится на отправляемый документ;

)        проставляется дата (подписания утверждения, отправки) документа;

)        указывается адресат: название организации, которой посылается документ;

)        указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка);

)        если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата»;

)        если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы»устанавливается связь с регистрационными карточками связанныхдокументов;

8)      в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу).

Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации входящих документов.

Регистрациявнутренних документов

При регистрации внутренних документовзаполняются следующие поля регистрационной карточки:

)        регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года);

2)      вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с РК. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» (личный состав); к номеру распоряжения - буквы «рп» (распоряжения);

3)      дата документа;

)        количество листов приложений;

)        краткое содержание документа;

)        подразделение, ответственное за исполнение документа:

)        исполнитель (фамилия, инициалы);

)        срок исполнения («контрольная дата»);

)        отметка об исполнении;

)        ход исполнения;

12)    связанные документы. Если исполнение документа связано подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с РК связанных документов;

13)    «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ).

Для приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов отдельно регистрируется и ставится на контроль каждое решение. Отдельно могут регистрироваться и ставиться на контроль поручения руководства.

Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации документов по сравнению с ручной состоит в том, что она:

·   обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации;

·   позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу;

·   позволяет автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения[4, 10].

4.2    Контроль исполнения

Традиционно в средних и крупных организациях существовали группы контроля исполнения, ежедневно по картотеке выявляющие документы с истекающими сроками исполнения и по телефону осуществляющие напоминание, предупредительный контроль исполнения документов, готовящие отчеты об исполнительской дисциплине в подразделениях и в организации в целом. С внедрением компьютерных технологий эти подразделения постепенно уходят в прошлое[14].

Автоматизированная система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие исполнения. Также могут при необходимости быть поставлены на контроль и устные поручения и задания руководства.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Даже несложные системы позволяют автоматически генерировать списки документов с истекающими сроками исполнения[3,14].

Программа может автоматически напоминать исполнителю о документах, срок исполнения которых заканчивается, - всплывающими напоминаниями в стиле MicrosoftOutlook или сообщениями по электронной почте, содержащими ссылки на контролируемые документы, и т. п.(Рис.4)[14].

Рисунок 4. Окно напоминание

Снятие документа с контроляосуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле "Ход исполнения". Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле "Связанные документы" устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле "Ход исполнения". Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу[3].

Существуют следующие этапы контроля:

•        текущий контроль (предусматривает сбор ежедневных сведений о документах, срок которых истекает);

•        предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока)

•        итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками, подразделениями всей организацией[6].

Руководство подразделений и организации в целом автоматическом или полуавтоматическом режиме может получать итоговую отчетность об исполнительской дисциплине, документах с истекшими сроками исполнения, статистику о документах, исполненных в срок, с превышением срока, с переносом срока - меньше чем на 5 дней, меньше чем на 10 дней, больше чем на 15 дней и т. п.(Рис. 5).

Рисунок 5. Пример формы итоговой отчетности

Все эти формы выходной отчетности продумываются при подготовке технического задания и заносятся в программу в ходе ее настройки. Также необходимо продумать и указать в техническом задании сроки рассылки напоминаний системой. Например, для сложного документа, срок исполнения которого истекает только через полгода, первое напоминание системы может быть за месяц до истечения срока исполнения, а для простых документов - накануне[3,14].

При создании (настройке) системы автоматизации работы с документами рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:

•        Справка (отчет) об отправленных документах;

•        Справка (отчет) о поступивших документах;

•        Справка (отчет) о документах, с которыми работает тот или иной исполнитель;

•        Справка (отчет) о неисполненных документах и т.д.;

Такая система помогает руководству контролировать работу с деловыми бумагами в организации[3,6].

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован с тем, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения (Рис. 6).

Название подразделения

на 00.00.00

Рисунок 6. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых раньше или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений - по исполнителям. Такая справка даёт представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определённый период времени (Рис. 7, 8).

Исполнитель: Иванов И.И.

Рисунок 7. Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

Название подразделения с 00.00.00 по 00.00.00

Рисунок 8. Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию[3].

4.3    Согласование и совместная подготовка документов

Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте подготовка проекта и согласование документа являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что на этих стадиях может принимать участие большое количество людей, и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходится на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников[18].

По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой занимает один рабочий день.

Согласование очень простого документа, предполагающее одну стадию внесения исправлений и наличие 3 исполнителей займет 10 рабочих дней.

Если взять подготовку более сложного документа, когда соавторы не согласились с правками других участников и не могут договориться, топосле двух-трех стадий переработки документа уже трудно вспомнить, каков был его изначальный вариант и что добавил каждый соавтор. При увеличении числа соавторов разобраться в ходе процесса становится все более сложно

Появление текстовых редакторов произвело революцию в деле совместной подготовки-правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа.

Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес.

Пересылка документов по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой.

Но по-прежнему оставался нерешенным вопрос об отслеживании хода подготовки документа: сложно в короткие сроки определить тех, кто в данный момент работает с документом; есть ли необходимость вмешаться в процесс; тяжело проконтролировать, сколько времени каждый участник продержал документ у себя; вспомнить, что было в исходном тексте документа, и кто какие правки вносил.

Именно поэтому одним из наиболее востребованных сервисов системы электронного делопроизводства стали процессы согласования и совместной подготовки документов[20].

Какой способ выбрать, определяется конкретными условиями работы с документом. Например, при подготовке договора внутри организации удобнее использовать совместную подготовку - каждая служба вставляет в документ нужные ей разделы, оттачивает формулировки, касающиеся ее деятельности. При работе с проектом договора, который поступил от контрагента, удобнее использовать согласование[19] .

Совместная подготовка- процесс, предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки.

Процесс совместной подготовки с использованием систем электронного делопроизводства выглядит так: инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и «прикрепляет» к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы «Лист совместной подготовки». В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки «Начать процесс подготовки» отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте о том, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать.

Сложность заключается в том, что нельзя допустить ситуации, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно, чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать такой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа - если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него правки. На экране это отражается специальными надписями типа «Документ заблокирован» и указывается, кем именно.

Каждый следующий участник перед началом своей работы имеет возможность сохранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс, и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе.

Процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде, займет 12 часов или полтора рабочих дня.

Согласование- процесс, предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документа[20].

При направлении документа на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ - лист согласования, в который наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном - в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиозуказанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование.

Участники согласования получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе-визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ «Результат согласования», в котором указываются все визы и комментарии участников[7].

Лист согласования представлен на рисунке 5.

Рисунок 9. Лист согласования

Согласование удобнее использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения.

Система электронного делопроизводства позволяет каждому участнику работать эффективнее - у него гораздо меньше времени уходит на поиск всех необходимых документов, требуемых для подготовки нового[20].

4.4    Поиск документов и справочная работа

В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы[3].

Информационно-справочная работа по документам организации - одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого аппарата в целом.

С внедрением современных автоматизированных систем учета документов (систем электронного делопроизводства, СЭД) возможности информационно-справочной работы перешли на качественно новый уровень.

Окно запроса поиска по реквизитам РК представлен на рисунке 6.

Рисунок 10 . Окно запроса поиска по реквизитам РК

Можно выделить следующие отличительные особенности информационно-поисковой работы в автоматизированных системах (СЭД).

1.      Возможность поиска по любому поисковому признаку, а также по сочетанию нескольких поисковых признаков одновременно. Таким образом, мы можем искать, например, документы, поступившие от конкретного корреспондента за определенный период времени; либо документы определенного вида, подготовленные в каком-то подразделении, или отчеты, подготовленные сотрудниками отдела продаж в феврале - мае 2007 г.; документы, согласованные сотрудником в декабре 2007 г., и т. п.

2.      Возможность полнотекстового поиска. Так как практически все документы сегодня создаются на компьютере, все больше документов поступают в электронной форме либо сканируются в службе ДОУ, соответственно, быстро растет доля полнотекстовых СЭД, то есть систем, в которых хранится не только информация о документе (регистрационная карточка), но и сам документ в виде прикрепленного к карточке файла либо набора файлов разных форматов (образ документа и текст документа либо документ и приложения к нему). Существенно расширяются возможности поиска. Теперь можно искать не только но набору реквизитов или ключевым словам (рубрикатору), но и по любым словам, которые могут встретиться в тексте документа.

3.      Расширенный поиск. Быстрое совершенствование поисковых систем в сети Интернет, адаптированных к текстовым запросам, сформулированным обычным языком, позволило использовать аналогичные механизмы, позволяющие искать с учетом морфологии, словарейсинонимов и т. п. по всем документам организации, включенным в СЭД. Так называемый «язык поисковых запросов» позволяет указывать, что искомые слова должны находиться рядом, в одном предложении, в одном абзаце. Чтобы сузить круг результатов поиска, можно указать, какие слова не должны встречаться в тексте, например, ищем «Буш», но без слова «старший» и т. п.

4.      Тематический поиск. Полнотекстовый поиск позволяет легко выполнять тематические подборки документов, в том числе по сложным документам, посвященным целому ряду вопросов, которые могут даже и не быть отражены в явном виде в заголовке документа. Причем результатом запроса может быть как подборка документов, так и «выжимка» - отрывки из документов по заданному вопросу с указанием источника по форме: заголовок, дата и номер документа, кусок текста по данному вопросу. А уже на основании подобной подборки пользователь принимает решение заказать какие-то документы целиком.

5.      Единая СЭД позволяет осуществлять сквозной поиск по документам текущего делопроизводства, документам, завершенным в делопроизводстве и архивным документам. По мере пополнения электронной картотеки СЭД будет содержать все больше документов. Если документы текущего делопроизводства со временем передаются в ведомственный архив, то электронные карточки и сами электронные документы могут продолжать храниться в системе. Однако следует учитывать, что некоторые программы не позволяют вести сквозной поиск по всем годовым разделам, так как каждый годовой раздел представляет собой отдельную базу данных. Поэтому от таких программ постепенно отказываются, переходя к системам, позволяющим осуществлять сквозной поиск по всем годовым разделам, как по документам текущего делопроизводства, так и по документам, переданным в архив.

6.      Распределенный доступ. Создание автоматизированной системы позволяет осуществлять распределенный удаленный доступ к СЭД с любого рабочего места, причем как внутри локальной сети офиса, так и из удаленного офиса, филиала, а при соблюдении соответствующих мер безопасности - из любой точки мира через сеть Интернет, например руководством или сотрудниками, находящимися в командировке, дома и т. п. Таким образом резко возрастает оперативность получения информации о документах всеми сотрудниками организации.

7.      Защита от несанкционированного доступа. Внедрение СЭД обязательно сопровождается определением круга документов, доступных сотрудникам организации в зависимости от распределения обязанностей и круга полномочий. Информационно-справочное обслуживание должно соблюдать баланс между необходимостью максимально полного доступа сотрудников ко всей необходимой им для эффективной работы информации и защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Как правило, устанавливаются три градации доступа к документу.

.        Расширенное информационное обслуживание. Так как информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата является одной из основных задач службы ДОУ, то внедрение СЭД позволяет значительно повысить полноту и качество, внедрить новые формы информационно-документационного обслуживания. Например, несмотря на возможность прямого доступа к системе не все сотрудники в совершенстве владеют языком поисковых запросов. Если поиск конкретного документа, как правило, затруднений не вызывает, то сложный тематический поиск уже может вызвать затруднения. Поэтому, особенно на первом этапе, сотрудники будут продолжать обращаться к службе ДОУ с просьбой подобрать документы по тому или иному вопросу. В этом случае имеет смысл предоставлять сотруднику не собственно подборку документов, а сохраненную форму запроса, запустив которую сотрудник получает от системы список необходимых ему документов. Службе ДОУ проанализировав потребности сотрудников, создать набор типовых запросов, которые могут понадобиться сотрудникам и довести их до каждого потребителя. Использование запросов по сравнению с подборками документов имеет то преимущество, что если в системе появятся новые документы, отвечающие критериям запроса, то в дальнейшем, запустив запрос, сотрудник получит на экран полный список, включающий и вновь появившиеся документы. Некоторые программы имеют функцию подписки, позволяющую сотруднику получать уведомления обо всех новых документах, появившихся в системе и отвечающих тому или иному критерию, например, связанных с конкретной организацией и т. п.

9.      Отдельным справочником, расширяющим информационно-справочные возможности СЭД, является адресная книга. В коммерческих организациях сегодня все чаще это даже не модуль СЭД, а отдельная программа, представляющая собой целый класс программ - CRM-система, то есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-customerrelationshipmanagement). Такая сильно расширенная адресная книга содержит в себе сведения обо всех организациях, с которыми данная компания поддерживает взаимоотношения: их адреса, банковские реквизиты, фамилии, имена, отчества, контактные телефоны и другая справочная информация, включая информацию о поставках, заключенных договорах, переговорах и т. п. Наличие такой информации в системе делает работу с корпоративными клиентами в большей степени независящей от конкретного менеджера и минимизирует риски потерь в случае ухода сотрудника.

10.    Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно-справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию. Вся эта информация ежедневно собирается, добавляется в систему и с заданной периодичностью, например раз в неделю, сотрудники оповещаются о новых поступлениях, путем циркулярной рассылки по электронной почте или выкладывания информации на внутрикорпоративный интернет-сайт[16].

4.5    Создание документов

Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту[3].

Для экономии времени в системе электронного документооборота (СЭД) реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.

Шаблоны могут быть двух видов:

·  «заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Пример такого шаблона приведен на рис. 11, а пример готовой регистрационно-контрольной карточки с этим прикрепленным файлом - на рис. 12. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем;

Рисунок 11. Пример «заготовки» в виде файла

Рисунок 12. Пример готовой РКК с прикрепленным файлом

·  текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа. Пример шаблона приказа приведен на рис. 13.

Рисунок 13. Пример шаблона приказа

Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.

Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.

В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом. Пример шаблона письма с использованием такого выделения на рисунке 11. Для создателя документа это удобное напоминание о необходимости включить в документ те или иные данные.

Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.

Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает.

Экономить время всех сотрудников, создающих проекты документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам.

4.6    Подписание документа

Один из важных этапов жизненного цикла документа - его подписание, когда статус документа меняется со статуса «Проект» на статус «Утвержденный».

Использование системы электронного документооборота существенно ускоряет процесс подписания документа.

Даже в маленькой организации нужно дойти до начальника и положить бумажный документ в папку для подписи. В большой компании подписание может представлять собой достаточно длительный процесс: документ передается делопроизводителю подразделения, тот передаетего во внутреннюю почту или непосредственно руководителю, но через некоторое время. В какой срок документ окажется на столе начальника - предсказать трудно. При использовании системы электронного документооборота передача документа происходит практически мгновенно, и уже от самого начальника зависит, как быстро он его рассмотрит[21].

При направлении проекта документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи[7].

Для занятых руководителей может оказаться действенной система корпоративного тайм-менеджмента, созданного с использованием системы электронного документооборота. С ее помощью для таких сотрудников может оказаться очень удобным возможность получения напоминаний о необходимости подписать документы. Каждое новое напоминание может быть выделено цветом, чтобы руководителю более наглядно была представлена информация о том, какие документы он еще не рассмотрел. Электронное подписание документов возможно в промежутках между другими делами - три минуты найти легче, чем целый час на штудирование толстой папки с документами на подпись[21].

В любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи отказано, можно, не теряя времени на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом. Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов[18].

Сегодня мы приходим к использованию электронно-цифровой подписи в сфере текущего делопроизводства[15].

В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения[28].

Использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. В то же время в бумажном делопроизводстве на документе уже после его подписания проставляются его дата и номер. В электронном делопроизводстве дата и номер документа после подписания его ЭЦП могут проставляться только в регистрационно-контрольной карточке, но никак не на самом документе[14,15].

4.7    Прием и передача документов

Одно из основных преимуществ современного офиса, оснащенного локальной сетью, - значительное ускорение и упрощение передачи документа внутри учреждения на согласование или для ознакомления. Передача проводится путем установления последовательного маршрута движения документа либо параллельной его рассылкой всем заинтересованным лицам в соответствии с установленным перечнем согласования (Рис 14).

Рисунок 14.Окно маршрута движения документа

Такой перечень заранее утверждается руководством и вносится в память машины. Для автоматизированной рассылки в программах пакета MS Office командой Файл-Добавить маршрут (в Word 2000 -Файл - Отправить - По маршруту) устанавливается последовательная или одновременная доставка документа, из адресной книги выбираются необходимые адресаты, устанавливается порядок редактирования документа. В случае последовательной рассылки устанавливается порядок адресатов и кнопкой “Разослать” запускается процесс движения документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Если установлена последовательная рассылка, то каждый последующий рецензент видит правку и замечания сотрудников, рассматривавших документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую внес правку. Правка разных сотрудников выделяется разными цветами. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю. Исполнитель просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними, и только тогда исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления.

В автоматизированных системах делопроизводства так называемый модуль маршрутизации осуществляет эту процедуру автоматически в соответствии с заранее разработанным службой делопроизводства или секретарем-референтом списком согласующих (визирующих) инстанций для каждого вида и разновидности документов. Например, договор автоматически поступит в бухгалтерию, юристу и в зависимости от типа договора - другим заинтересованным подразделениям.

Автоматизированные системы осуществляют контроль прохождения документа, напоминание в случае задержки документа в том или ином подразделении.

Качественный скачок в сроках доставки документов произошел во внешних сношениях. Еще недавно основным средством сообщения была почта, но сегодня с распространением факсимильных аппаратов и факс-модемных устройств для компьютеров документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка.

Факс-модемсочетает в себе функции двух устройств: факса и модема (дополнительно может быть функция работы с речевыми сообщениями). Факсимильная часть осуществляет прием сообщений от факсимильных аппаратов на компьютер и передачу сообщений с компьютера на факсимильные аппараты. Особенностью является получение факсимильного сообщения непосредственно в компьютер. В дальнейшем оно может быть распечатано, передано на другие компьютеры, использовано для подготовки ответного сообщения. Отправка факсов может осуществляться как путем сканирования имеющегося документа, так и путем подготовки текста документа непосредственно на компьютере, что исключает необходимость создания бумажного документа. Компьютер позволяет осуществлять отправку факсов в заданное время, а также рассылку циркулярных факсов по списку адресов.

Модем (модулятор-демодулятор) - устройство, позволяющее соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям. При использовании модема сообщения могут быть переданы непосредственно с одного компьютера на другой, появляется возможность пользоваться электронной почтой и подключаться к международной сети Internet, дающей доступ к огромному объему всевозможной информации.

Большим преимуществом передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер является возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, изображениями и т.п. Сведения из такого документа легко могут быть использованы в других документах. Он может редактироваться, передаваться по сети внутри учреждения.

Факсимильные сообщения поступают в компьютер в виде графического изображения страниц.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Электронная почта опирается на сеть своеобразных “почтовых отделений”, осуществляющих передачу сообщения. Ее преимущества в низких расценках, одинаковых для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной при пользовании электронной почтой сообщение доставляется в срок от нескольких минут до нескольких часов. По сравнению с факсом электронная почта не так оперативна, но поскольку для передачи сообщения необходимо соединиться лишь с ближайшим “почтовым отделением”, а затем информация передается в сжатом виде по специальным выделенным каналам, процесс передачи происходит гораздо легче, чем передача факса в другой город или тем более в другую страну. Электронную почту отличает высокое качество пересылаемого документа. Это особенно актуально в условиях плохого качества линий связи, когда передача факса в другой город требует упорного дозванивания и не гарантирует читабельности полученного документа[11].

Заключение

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием[26 <http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=10513&SECTION_ID=765>].

Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.

Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

•        На поиск, согласование и утверждение документов приходится 30% рабочего времени сотрудников. Это примерно 1 месяц в год;

•        На ожидание поступления документов - 20 %;

•        На передачу документов между подразделениями - 10 %;

•        На подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10 %;

•        На создание новых документов тратится примерно 30% рабочего времени;

•        20 - 30% поставленных задач вообще не решаются;

•        6 - 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

•        В среднем создается 19 копий каждого документа.

САДЭД не только поможет решить эти проблемы, но и принесет экономическую выгоду.

•        Увеличение скорости и точности поиска позволяет сэкономить от 2х до 5ти часов в неделю на одного сотрудника и составляет от 5-15%;

•        Применение систем электронного документооборота увеличивает производительность труда сотрудников на 20-50%, а время обработки одного документа уменьшается более чем, на 75, а уменьшение затраты на хранение на 80%;

•        Наличие прототипов и шаблонов документов позволяет экономить от 20-30% времени от трудозатрат на создание новых документов, а это около 7,5% от полного рабочего времени сотрудников.

•        Утверждение и согласование документа на одного сотрудника составит 10-30%;

•        И наконец, по оценкам специалистов внедривших СЭД, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5-15%.

•        Таким, образом, средний процент экономии времени при использовании СЭД составляет более 60%.

Внедрение СЭД обеспечивает:

•        Скорость предоставление услуг;

•        Себестоимость предоставления услуг;

•        Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.

•        Качество услуг;

•        Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам.На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;

•        Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.

•        Ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий пользователя и контроля исполнительской дисциплины при внедрении автоматизированной системы ДОУ документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения.

•        Совершенствование и повышение эффективности управления предприятием;

•        Улучшение контроля над исполнением документов;

•        Повышение безопасности документов;

•        Повышение сохранности и удобства хранения документов;

•        Процесс согласование и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

•        Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

•        Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами. СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;

•        Повышение корпоративной культуры предприятия и рост авторитета и доверия со стороны партнеров и клиентов.

•        Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели[25].

Библиографическое описание

Литература

1.      Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение[Текст] : учеб.-практич. пособие/ В.И. Андреева.- М.: Кнорус, 2006.- 267 с.

.        Борисенко И.Н. Автоматизированный документооборот[Текст]: учеб. пособие/И.Н. Борисенко.- Омск: ОмГТУ, 2005.- 77с.

.        Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) [Текст] : учеб.-практич. пособие/ Кузнецов С.Л. - М.: Интелсинтез, 1999. - 208 с.

.        Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности[Текст]: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . - М.: ИНФРА-М, 2009. - 304 с.

.        Романов Д. А. Правда об электронном документообороте[Текст] : учеб.-метод. рекомендации / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова.- М.: ДМК Пресс, 2002. - 224 с.

.        Справочник делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере[Текст] : учеб. пособие / Павлюк Л.В. [и др.].- М., Сп: Герда, 2006. - 383 с.

Периодическая литература

7.      Бибер Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота [Текст] / Е. Бибер// Секретарское дело .- 2007. - №11. - С. 24-27.

.        Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации [Текст] / О.А. Ефимова // Секретарское дело.-2000.- №4.- С. 37-42.

.        Каменева Е.М. Все секреты регистрации документов[Текст] /Е.А. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2007.- № 11.- С.23-26.

.        Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап[Текст] / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С.30-33.

.        Кузнецов С.Л.Прием и передача документов в автоматизированных системах [Текст] / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.- 2000.- №3. - С. 36-39.

.        Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение)¹[Текст] / С.Л. Кузнецов //Делопроизводство.- 2005.- № 4. - С. 56-59 .

.        Кузнецов С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства (продолжение)¹[Текст] /С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.- 2006. - № 1. - С. 44- 47.

.        Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов [Текст] / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство.- 2007.- №11.- С. 30-33.

.        Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам[Текст] / С.Л. Кузнецов//Делопроизводство.- 2008.- № 1. - С. 14-17.

17.    Подолина О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: Работа с его шаблонами[Текст] /О. Подолина// Секретарское дело.- 2008.- №10. - С. 20-23.

.        Подолина О. Жизненный цикл исходящих документов[Текст] / О. Подолина // Секретарское дело.- 2008.- №11. - С.44-46.

19.    Подолина О.Согласование документов в системе электронного документооборота[Текст] / О. Подолина// Секретарское дело.- 2008. - №12. - С. 26-28.

20.    Подолина О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота[Текст] / О. Подолина//Секретарское дело. - 2009.- №1 - С. 67-68.

21.    Подолина О., Подписание документа одним нажатием клавиши Enter[Текст] / О. Подолина, Д. Вдов //Секретарское дело.- 2009.- №4. - С. 22-24.

22.    Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности [Текст] /О.И. Рысков // Секретарское дело.- 2004.- №3.- С.10-12.

23.    Таранченко О. Делопроизводство - автоматизация работы[Текст] /О. Таранченко // Секретарское дело.- 2003. - №4 - С. 27-28.

Электронные ресурсы

24.    Автоматизация делопроизводства. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] - Режим доступа <http://www.directum.ru/339091.aspx> - 18.04.2011

.        Асеев С.Ю. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)» [Электронный ресурс]/ Асеев С.Ю, Князева Т.А. - Режим доступа- www.fpn.asu.ru/files/CADED.doc <http://www.fpn.asu.ru/files/CADED.doc>- 18.04.2011

.        Князева Т. Отечественные системы автоматизации делопроизводства[Электронный ресурс] / Т. Князева. - Режим доступа <http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=10513&SECTION_ID=765> - 18.04.2011

.        Система документооборота и управления бизнес-процессами ESCOM.BPM[Электронный ресурс]/ <http://escom-bpm.com/presentation/list.php>- 18.04.2011

.        Шахвердова В. Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота [Электронный ресурс] / В. Шахвердова. - Режим доступа <http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=30894&SECTION_ID=769>- 18.04.2011