Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО 'СОГАЗ'

Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО 'СОГАЗ'

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

.1 История делопроизводства в России

.2 Качество управления предприятием

.3 Влияние организации документооборота на качество управления

.4 Документационное обеспечение управления

.5 Нормативно-методическая база делопроизводства

.6 Организация работы с документами

.7 Автоматизация делопроизводства

. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

.1 Общая характеристика

.1.1 Предмет деятельности и функции

.1.2 Управление АФ ОАО «СОГАЗ»

.2 Анализ организационной структуры АФ ОАО «СОГАЗ»

.2.1 Анализ работы ведущего специалиста по делопроизводству

.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность АФ ОАО «СОГАЗ»

.3.1 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы для работы с документами

.4 Анализ систем документации АФ ОАО «СОГАЗ»

.5 Анализ документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

.5.1 Движение документов в АФ ОАО «СОГАЗ»

.5.2 Этапы документооборота

.5.3 Унифицированные формы документов

.5.4 Документы (бланки) строгой отчетности

.6 Анализ документооборота в отделе развития внутрирегиональной сети

.7 Хранение, перемещение, уничтожение и списание документов

.7.1 Оперативное хранение документов

.7.2 Передача документов на хранение в архив, их перемещение, уничтожение и списание

.7.3. Архивное хранение документов

.8 Анализ технического и программного обеспечения

. Разработка мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота

.1 Совершенствование нормативной документации

.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

.2.2 Обоснование выбора

.2.3 Характеристики системы

.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum»

.3 Оценка экономической эффективности

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Приложения

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ

ВВЕДЕНИЕ

делопроизводство документооборот управление

Современный этап развития цивилизации характеризуется переходом наиболее развитой части человечества от индустриального общества к информационному обществу, главной ценностью которого стала информация. Значение информационного ресурса с каждым годом возрастает из-за того, что процесс управления предприятием становится комплексным, сложность управления таким объектом увеличивается с ужесточением требований к организации информационных ресурсов.

Для наиболее эффективного управления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях динамичного развития рыночной экономики для принятия эффективных управленческих решений, и, как следствие, для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание организации целесообразной системы информационного обеспечения и совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе [9].

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи [13].

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных информационных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления, которое является основой для принятия качественных управленческих решений.

Целью данной дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства на исследуемом предприятии, включающих совершенствование работы по подготовке, обработки и использованию документов, а также внесение предложений по автоматизации делопроизводства.

Исходя из целей можно выделить следующие задачи:

¾ изучение роли информационных технологий, их влияния на процесс принятия решений и качество управления;

¾      рассмотрение теоретических основ совершенствования системы делопроизводства;

¾      анализ деятельности предприятия, его организационной структуры, организации и технологии производства, основных функций производственных, экономических и управленческих подразделений;

¾      изучение основ построения документооборота на предприятии (основных видов документов, применяемых в управленческой деятельности и их содержание; систем документации; порядка движения документов в организации);

¾      изучение основных информационных потоков, их количественных и качественных характеристик;

¾      анализ системы документооборота конкретного предприятия, технического, программного и информационного обеспечения управления предприятием;

¾      внесение изменений в нормативно-методическую документацию;

¾      разработка мероприятий по автоматизации делопроизводственных процедур.

В качестве объекта исследования был выбран Астраханский филиал открытого акционерного общества «СОГАЗ» (далее по тексту АФ ОАО «СОГАЗ»).

Предметом изучения является организация и технология работы с документами как основа формирования качественных управленческих решений, принимаемых в АФ ОАО «СОГАЗ».

Для изучения объекта исследования были выбраны следующие методы.

Изучение документов (один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование).

Метод наблюдения, этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами. Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.

Опрос (интервьюирование). Этот метод позволяет проверить, уточнить и дополнить данные. Метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками, выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.

На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в работах по исследованию делопроизводства. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции), наблюдении (оперограммы).

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при, наблюдении. При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу [15].

Сегодня тема автоматизации делопроизводства и документооборота актуальна, активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах. Это привлекает повышенный интерес государственных учреждений и коммерческих предприятий к информационным системам. Результат - рост количества организаций, внедривших и успешно эксплуатирующих информационные системы.

Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.

Документация во все времена имела ценность, как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности - делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.

К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. «Идеальной» или просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии - это уже другой вопрос. Иное дело, что эти средства и технологии создают основу, предпосылки для эффективной реализации системой делопроизводства своих функций.

Одна из первых задач на пути создания «идеального» делопроизводства - уточнение понятия делопроизводства, документационного обеспечения управления. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Определение, в принципе, верно отражает сущность данного процесса. Однако практика делопроизводства расходится со стандартом: делопроизводство реально работает не со всеми официальными документами, не со всеми управленческими документами, а лишь с организационно-распорядительными. За пределами делопроизводства остаются бухгалтерские, банковские, учетные (в том числе по личному составу) и другие, официально входящие в ОКУД как управленческие документы.

Вторая задача - четкое определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе с документами. Данная задача решается путем разработки должностных инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую инструкцию по делопроизводству.

Следующая проблема - создание электронного документа и организация электронного документооборота.

В крупных организациях, где документооборот требует особого внимания, а хранение бумажных документов становится обременительным в связи с большим количеством контрагентов, сделок, писем, традиционные бумажные документы все чаще уступают место современным электронным документам [12].

Классическая правовая трактовка термина документ (от лат. documentum - доказательство) связана с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа. В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями их изготовления, обработки, хранения и передачи. Эта особенность во многом определяет специфику правового статуса электронных документов [10].

Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ. Согласно ст. 2 Закона под документированной информацией или документом (Закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для категории электронного документа особое значение имеет четкое законодательное урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают информации на материальном носителе статус документа. Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только ЭЦП в полной мере может выполнять функции реквизита.

Несмотря на то, что Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» N1-ФЗ от 10.01.2002 г. заложил правовые основы для функционирования информационных систем и применения ЭЦП в гражданском обороте, значительные пробелы в законодательном регулировании рассматриваемых отношений остаются главной причиной замедленного внедрения электронного документооборота в условиях рыночных отношений.

Например, термин «электронный документ», составляющий основу правового регулирования в сфере коммерческого применения электронных цифровых технологий, недостаточно полно раскрыт на законодательном уровне [10].

Вопросы организации современного делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных документов, организации оперативного и архивного хранения документов довольно обстоятельно разработаны советским, а затем российским документоведением и архивоведением и используются в практике всех организаций, начиная от законодательных и правительственных органов и заканчивая коммерческими структурами и индивидуальными предпринимателями, которые зачастую даже не знают о том, что соблюдают стандартные требования. Интересно, что во многих странах СНГ также продолжают использовать по традиции российские правила делопроизводства.

Широкое использование единых делопроизводственных нормативов и рекомендаций создает реальную возможность нормативного закрепления создавшегося положения и его развития [13].

До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.

Рост объемов, увеличение информационных контактов, потребности в сопоставлении данных и, конечно, появление принципиально новых носителей и технологий поставили задачу организации нового делопроизводства, которое реально будет работать не только на себя, не на собственное совершенствование, а будет реально способствовать повышению эффективности деятельности той организации, в рамках которой оно функционирует.

Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

Рекламируемые в течение последнего десятилетия «безбумажные конторы», безбумажный документооборот на практике разработчикам программ автоматизации делопроизводства создать не удалось.

В настоящее время находит подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных документов в управлении. Делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.

На сегодняшний день документ является основным способом управления и представления информации в любой современной организации. Это справедливо как для государственного учреждения, так и для коммерческого предприятия. Фактически способность принятия верных решений и грамотной реакции на возникающие ситуации сегодня зависит не только от таланта и опыта руководителя, но и от качества организации и степени использования информационных ресурсов предприятия. Малоэффективное использование имеющейся информации, например, утрата, неполучение вовремя важного документа, по сути является синонимом лишних затрат, потери времени и упущенных возможностей [19].

В случае существования компании в условиях неформального управления очевидно, что никакого документооборота в ней по сути нет. Управленческий процесс определяется простой ёмкой фразой: «Начальник сказал - мы сделали». Однако как только вводится определённый формализм в управлении компанией, в организации её бизнес-процессов, возникает насущная необходимость перевода хотя бы части управленческих механизмов на упорядоченную документарную основу. Как результат, в компании возникает система вторичных процессов (делопроизводство), рассматриваемых как «документационное обеспечение управления» (ДОУ) - документальное отражение и поддержка следующих общих управленческих процессов:

¾ получение информации, её обработка;

¾      анализ, подготовка, принятие решений;

¾      выполнение решений;

¾      учет и контроль принятых решений.

Появляются службы делопроизводства, основной задачей которых является упорядочение работы с документами. Выполняемые данными службами функции формализованы и закреплены соответствующими российскими государственными и отраслевыми стандартами, нормативными материалами.

Однако при введении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Всё это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач. Если говорить об общих проблемах компаний с традиционной организацией делопроизводства (без использования информационных технологий), то они таковы:

¾ потеря документов, а значит и информации;

¾      попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки;

¾      накопление документов, назначение и источник появления которых неясны;

¾      непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

¾      избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа;

¾      большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия [17].

Существует интересная статистика. Например, известно, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени. При этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем, данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. 15% бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются [10].

Вполне очевидно, что руководители, наводя порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, применяют простые организационные решения, минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто используемый подход - создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения.

Данные меры работают, но только до определённого момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются её размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путём внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращённо ИС ДОУ) [16].

Рассмотрим ключевые особенности задачи автоматизации делопроизводства и документооборота компании:

¾ данная задача находится на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и компьютерных технологий;

¾      работа с документами не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессах, тесно интегрирована с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации, поэтому необходимо обеспечить соответствующие механизмы интеграции с иными информационными системами.

Такие факторы, как специфика деятельности компании, её размер, текущая и будущая структура, цели, перспективы развития также оказывают значительное влияние на практическое воплощение задачи автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной компании.

Объектом автоматизации информационной системы является управленческая деятельность. Первоочередной задачей функционирования системы является повышение эффективности управленческой деятельности компании за счет автоматизации всего комплекса работ с документами. Подобная информационная система должна охватить следующие области:

¾ документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность);

¾      организация документооборота (обеспечение движения, хранения, поиск и использование документов и проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);

¾      систематизация архивного хранения (определение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов, обеспечение поиска информации для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Таким образом, информационная система образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, включая сопроводительную переписку, в течение всего их жизненного цикла. При этом после завершения «активной жизни» документов система обеспечивает их архивное хранение или фиксацию информации об их уничтожении [14].

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом [15].

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Эффективность управления предприятием (компанией, фирмой и т.д.) напрямую определяется разумностью организации системы делопроизводства и документооборота. Поэтому любое предприятие, независимо от его размеров и профиля деятельности, активно работающее с документами, рано или поздно приходит к необходимости решения проблемы систематизации, обработки и хранения значительных объёмов информации. Значительную роль в оптимизации деятельности предприятия играют современные информационные системы документационного обеспечения управления.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

.1 История делопроизводства в России

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Документы возникли вместе с письменностью. В начале как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:

¾ приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.;

¾      коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.;

¾      министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

Приказы - административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв.

Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года.

Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:

¾ приказа как разового поручения;

¾      приказа как постоянного поручения;

¾      приказа - «избы» (канцелярии);

¾      приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями.Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.).

Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами. Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром I «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями. Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах [20].

Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий: военно-сухопутных сил; военно-морских сил; иностранных дел; внутренних дел; внешних дел; коммерции; финансов; народного просвещения; юстиции; государственное казначейство на правах министерства.

Коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько. Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы. 25 июня 1811 года был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них.

Согласно Закону весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

¾ порядок вступления дел;

¾      движение (производство) дел;

¾      отправление дел;

¾      ревизия;

¾      отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закону по своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа. Так же был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

¾ для регистрации документов верховной власти;

¾      текущих документов;

¾      секретных документов.

По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени». Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные. Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

.2 Качество управления предприятием

Качество управления сегодня - это фактор системной организации предприятия, обеспечивающий его рыночный успех, конкурентоспособность, необходимое условие его экономической стабильности.

Качество управления может исследоваться в разных аспектах и с разных позиций. Наиболее содержателен экономический аспект, когда качество управления рассматривается как интегрированная характеристика умения предприятия успешно вести бизнес. Проявляется качество управления в выборе и обосновании целей деятельности, в способах воздействия на основные и обслуживающие процессы создания продукта или услуги, в характере действий по определению и формированию конкурентных преимуществ. Таким образом, качество управления - это совокупность свойств, определяющих возможность создания надлежащих условий для эффективного функционирования, развития и обеспечения конкурентоспособности предприятия путем выбора, интегрирования и комбинирования средств воздействия на определенные факторы внутренней и внешней среды. В конечном счете, это способность генерировать и реализовывать конкурентные преимущества, причем повышение качества управления связано не только с изменениями в системе менеджмента и элементах этой системы, оно и является движущей силой изменений[16].

Качество управления нельзя относить только к качеству менеджмента. Качество управления - это не только свойства протекающих в системе управления информационных, трудовых и других процессов, но и результативность деятельности предприятия на рынке, проявление того, в какой степени установленные цели деятельности соответствуют состоянию внешней среды, выпускаемая продукция или услуга - запросам потребителей, используемые стратегии - действиям конкурентов и т.д. Поэтому в комплекс показателей оценки качества управления обязательно входит учет результатов деятельности предприятия на рынке.

Определяя содержание качества управления, следует использовать принцип многоуровневого описания объекта исследования, представив его в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1 - Иерархическая структура качества управления

Одним из важнейших факторов эффективного качества управление является принятие управленческих решений. Управленческие решения - это результат конкретной управленческой деятельности менеджера, творческий процесс в работе руководителя любого уровня. Под принятием решений обычно понимается выбор альтернативы. Между тем альтернатива существует далеко не всегда.

Теория менеджмента рассматривает принятие управленческих решений как процесс, состоящий из трех стадий:

¾ подготовка решения;

¾      принятие решения;

¾      реализация решения.

На стадии подготовки управленческих решений проводится анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляются разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения; вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.

В более развернутом выражении выделяются следующие основные этапы принятия управленческих решений:

¾ выработка и постановка цели;

¾      изучение проблемы на основе полученной информации;

¾      выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

¾      выявление ограничений;

¾      обсуждение со специалистами (компетентными лицами) различных вариантов решения проблемы (задачи);

¾      выбор и формулирование оптимального решения;

¾      принятие решений;

¾      конкретизация решения и доведение его до исполнителей;

¾      реализация решений и контроль за их исполнением.

Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является поиск таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

Порядок принятия решений может различаться в зависимости от значимости проблемы, конкретной ситуации, стиля, которого придерживается руководитель, и т.д.:

¾ принятие решения на основании имеющейся в распоряжении информации;

¾      получение необходимой информации от подчиненных и принятие на основании этой информации самостоятельного решения;

¾      индивидуальные консультации с некоторыми подчиненными без их коллективного участия и формирования единого мнения;

¾      обсуждение проблемы на совещании, обмен мнениями и предложениями с принятием самостоятельного решения, которое может отражать, а может и не отражать точку зрения подчиненных;

¾      обсуждение проблемы с группой подчиненных, совместная разработка и оценка альтернативных путей решения проблемы (без давления со стороны руководителя) и принятие решения, получившего наибольшую поддержку (независимо отличного мнения руководителя);

¾      делегирование права решения проблемы рабочей группе, перед которой ставится задача и оговариваются ограничения. Полномочия на принятие решения даются этой группе, руководитель не принимает участия в работе данной группы, заранее соглашаясь поддержать коллективно выработанное решение [21].

Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решение, с учетом предвидения его возможных последствий. Казалось бы, для этого руководители должны постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления. Однако количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности.

.3 Влияние организации документооборота на качество управления

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий. Таким образом, можно определить, что документооборот является ключевым фактором высокого уровня качества управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что сотрудники с помощью персональных компьютеров могут сами составлять документы и осуществлять рассылку документов в нужное структурное подразделение [18].

Управление предприятием осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления.

Между терминами «делопроизводство» и «документооборот» у коммерсантов достаточно часто ставится равенство, при этом под документооборотом понимается ОРД - исключительно организационно-распорядительный документооборот.

Такое мнение сложилось во время появления первых российских систем делопроизводства, ориентированных на государственные учреждения и крупнейшие государственные предприятия. Они были направлены на решение классических задач делопроизводства - на автоматизацию работы с набором определенных процедур, связанных с директивной моделью управления, на регистрацию входящих/исходящих документов, а также контроль исполнения документов «расписанных», прежде всего, первым лицом предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления (ДОУ) в государственных учреждениях и компаниях. В этих организациях (их еще иногда называют «фабриками бумаг») генерируется огромное количество документов, которые необходимо хранить длительный период времени по определенным правилам, поэтому возникает потребность в электронном архиве. Подобные системы установлены также и во многих коммерческих компаниях. Вопрос заключается в том, насколько они соответствуют процедурам управления, принятым в коммерческих организациях, и существуют ли в них процессы, связанные с обработкой документов, поддержка которых этими системами недостаточно эффективна.

Системы, поддерживающие процессный подход к автоматизации, вышли на рынок несколько лет назад и активно внедряются в коммерческих (а также и государственных) компаниях, нуждающихся в автоматизации процессов управления. Как правило, такие системы используют механизм WorkFlow или «потока работ». Кстати, они не менее эффективно могут поддерживать и процедуры директивного управления, но коммерсантам их реализация, как правило, не требуется вообще или в весьма ограниченном объеме [20].

.4 Документационное обеспечение управления

В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

¾ управление делами;

¾      общий отдел;

¾      канцелярия;

¾      секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации). [10]

Цели службы ДОУ:

¾ организация работы;

¾      руководство документационным потоком;

¾      координация видов работ с документами;

¾      контроль за последовательностью работы с документами;

¾      организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

¾ совершенствование форм и методов работы с документами;

¾      обеспечение единого порядка документирования;

¾      обеспечение единого порядка работы с документами;

¾      контроль за исполнением документов;

¾      хранение документов;

¾      унификация форм документов;

¾      сокращение по возможности документооборота;

¾      методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

¾      внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

¾ разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

¾      обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

¾      доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

¾      контроль за прохождением, исполнением, оформлением документов в сроки;

¾      изготовление и размножение документов;

¾      разработка номенклатуры дел, хранение дел;

¾      контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

¾      организация работы архива;

¾      повышение квалификации работников службы ДОУ.

Основной задачей службы ДОУ является совершенствование форм и методов работы с документами. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

¾ информационная (документ создают для сохранения информации);

¾      социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

¾ коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

¾      культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

¾ управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);

¾      историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.

Официальные документы подразделяют на:

¾ управленческие;

¾      научные;

¾      технические;

¾      технологические;

¾      производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входит следующая:

¾ организационная;

¾      распорядительная;

¾      информационно-справочная;

¾      по личному составу;

¾ плановая.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») от 1 июля 2003 года [5].

Состав документов в организации зависит от:

¾ порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

¾      объема и характера взаимосвязей в организации;

¾      характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Делопроизводство как отрасль обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Классификация делопроизводства представлена в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1 - Классификация делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

¾ централизованная;

¾      децентрализованная;

¾      смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру [16].

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

.5 Нормативно-методическая база делопроизводства

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

¾ законов;

¾      нормативных правовых актов;

¾      методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

¾ законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

¾      указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

¾      правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

¾      правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

¾      государственные стандарты на документацию;

¾      унифицированные системы документации;

¾      общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

¾ технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

¾ работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

¾ управленческого труда и охране труда;

¾      архивного хранения документов.

Для юридического оформления делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

¾ Инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;

¾ Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);

¾ Положение о службе делопроизводства;

¾      Положение об архиве организации;

¾      Должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;

¾      Положение об экспертной комиссии организации;

¾      Табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;

¾      Альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);

¾      Номенклатура дел организации [9].

При наличии филиалов, территориальных органов, подведомственных организаций и предприятий все перечисленные документы разрабатываются как типовые или примерные.

В документационном обеспечении применяются следующие стандарты:

¾ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

¾      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

¾      ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»;

¾      ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»;

¾ ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной, справочной литературе.

Термины, включенные в ГОСТ Р 51141-98, распределены по трем разделам: общие понятия, делопроизводство (с двумя подразделами: документирование и организация работы с документами) и архивное дело (с тремя подразделами: организация документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечение сохранности документов, научно-информационная деятельность архивов). Стандарт содержит также алфавитный указатель терминов [4].

В стандарте даются определения ключевых понятий, используемых в сфере документационного обеспечения управления: делопроизводство, документ, документирование, внешние признаки документа, автор документа, реквизит документа, формуляр документа и др.

Каждая организация разрабатывает и применяет собственные нормативные документы по делопроизводству, к числу которых относятся положение о службе документационного обеспечения, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, табель и альбом форм документов, номенклатура дел и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов. В названии этого стандарта используется понятие «унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), которое нуждается в пояснении [5].

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» применяется штемпельно-граверными предприятиями, изготавливающими печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268. Согласно постановлению изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать печати с изображением Государственного герба [6].

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Стандарт устанавливает форматы бумаги, используемые, в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen - Германские промышленные нормы).

Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м²). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм. Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий [7].

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела [8].

.6 Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. Виды работ с документами представлены в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2 - Виды работ с документами

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

¾ административная;

¾      статистическая;

¾      коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

¾ организационно-распределительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы;

¾      справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

¾      по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Цель классификации документов:

¾ повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации;

¾ экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

¾ обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

¾      повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.

Широкое распространение получили анкеты - «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок [23].

1.7 Автоматизация делопроизводства

В восьмидесятые годы практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры. Многочисленные группы программистов трудились над созданием для своих предприятий систем с загадочным именем АСКИД, которое расшифровывалось: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. Уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.

Деньги на разработку тратились, системы создавались, но как только дело доходило до эксплуатации, они тихо умирали по причине саботажа со стороны рядовых чиновников. Автоматизированная система отнимала чувство их значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять электронной канцелярии информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя.

Существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Сегодня любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку электронного документооборота. Но использование техники более чем для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет [10].

Пример с системами АСКИД свидетельствует о том, что наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненных Руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Любая хорошо спроектированная система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет:

¾ централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

¾      при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) - около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно;

¾      повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения - еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, вывод первый - автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Главная особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами. Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится. И еще один довод в пользу отечественных систем. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Итак, вывод второй - автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок.

В условиях развития экономики в стране, современным предприятиям необходимы верные и своевременные управленческие решения. Для принятия таких решений требуется оперативное обеспечение информацией руководства предприятия. Традиционная форма документооборота не справляется с существующими в настоящее время потоками информации, следовательно, невозможно говорить об эффективном качестве управления организацией.

Задачей автоматизации документационного обеспечения управления является повышение эффективности функционирования работы любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Способ решения данной задачи - внедрение информационной системы документационного обеспечения управления [22].

2. АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

.1 Общая характеристика

Страховая Группа «СОГАЗ» основана в 1993 году. СОГАЗ является одним из ведущих страховых объединений новой России, опирающимся на многолетнюю историю успешной деятельности на национальном финансовом рынке. Это крупнейший универсальный российский страховщик, представляющий самый широкий выбор страховых и сервисных услуг во всех регионах страны. Страховая Группа «СОГАЗ» объединяет универсальные страховые филиале ОАО «СОГАЗ» и ООО «СК «Нефтеполис», специализированные филиалы ОАО «Газпроммедстрах» и ООО «СК СОГАЗ-ЖИЗНЬ», управляющую компанию ЗАО «Лидер», а также сервисную медицинскую компанию ООО «Газпроммедсервис».

Открытое акционерное общество «Страховое общество газовой промышленности» (Общество) создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и договором по его созданию от 1 марта 1995 г. в результате преобразования акционерного общества закрытого типа «Европейско-азиатское страховое общество газовой промышленности». Действует на основании Устава, утвержденного 14.04.2006г. с изменениями от 25.06.2007г.

ОАО «СОГАЗ» традиционно ориентируется на предоставлении предприятиям и организациям комплексной страховой защиты, в том числе по страхованию имущества, ответственности и страхованию персонала, включая добровольное медицинское страхование.

Астраханский филиал ОАО «СОГАЗ» (далее филиал) создан на основании решения Совета директоров ОАО «СОГАЗ», зарегистрированного 22.03.1995г., внесен в Единый государственный реестр юридических лиц 18.12.2002г. Действует в соответствии с законодательством РФ, лицензиями, выданными Обществу, Уставом Общества, Положением об Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ» от 13.03.2008г., другими нормативными и распорядительными актами Общества.

Филиал является обособленным подразделением Общества и осуществляет все его функции, в том числе функции представительства. Место нахождения филиала: 414040, Астрахань, ул. Победы/ Красная Набережная, д. 27/29.

.1.1 Предмет деятельности и функции

Предметом деятельности филиала является:

¾ в соответствии с законодательством РФ и лицензиями Общества в установленном Обществе порядке совершение сделок по всем видам страхования, сделок по финансово-хозяйственной деятельности, представление интересов Общества и осуществление их защиты;

¾      защита имущественных интересов физических и юридических лиц при наступлении определенных событий (страховых случаев) за счет денежных фондов, формируемых из уплачиваемых ими страховых премий (страховых взносов);

¾      организация деятельности отделений и распространение информации о деятельности.

В соответствии с Положением об АФ ОАО «СОГАЗ» имеет право на выполнение следующих функций:

¾ заключение в установленном Обществом порядке договоров страхования, с письменного разрешения - договоров соцстрахования и перестрахования, обеспечение поступления страховых премий, осуществление выплат страхового возмещения, страховых сумм, страхового обеспечения;

¾      проведение инвестиционной деятельности в соответствии с письменным согласием Общества;

¾      осуществление консультационной и маркетинговой деятельности в области страхования;

¾      заключение в установленном Обществом порядке договоров со страховыми агентами и брокерами;

¾      выдача страхователям страховых полюсов или иных документов, необходимых для осуществления филиалом страховой деятельности;

¾      осмотр предлагаемого к страхованию и застрахованного имущества, оценка страховых рисков по заключаемым договорам страхования;

¾      принятие страховых премий по заключенным договорам страхования и перечисление их Обществу;

¾      на основании заключенных договоров страхования в установленном Обществом порядке производить страховые выплаты и принимать решение об отказе в страховых выплат;

¾      рассмотрение требований потерпевших о страховых выплатах и осуществление страховых выплат по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Страхование в АФ ОАО «СОГАЗ» в установленном Обществом порядке осуществляется по трем основным направлениям:

¾ имущественное;

¾      личное;

¾      страхование ответственности.

.1.2 Управление АФ ОАО «СОГАЗ»

Управлением филиалом осуществляется Обществом и директором филиала. В компетенцию Общества по управлению филиала входит:

¾ определение основных направлений деятельности, утверждение планов и отчетов об их выполнении;

¾      внесение изменений в нормативно-правовую и методическую базы филиала;

¾      утверждение организационной структуры и внесение изменений в нее;

¾      определение направлений инвестиционной политики и финансово-расчетных операций;

¾      определение общих условий страхования и соцстрахования, установление конкретных лимитов ответственности (страховых сумм), типовых форм страховой документации по договорам страхования, заключаемых филиалом;

¾      определение порядка и условий выплат страхового возмещения (страховых сумм) и страхового обеспечения по договорам страхования;

¾      определение порядка делопроизводства и документооборота в филиале в соответствии с порядком, установленном в Обществе.

.2 Анализ организационной структуры АФ ОАО «СОГАЗ»

В соответствии с Приложением А АФ ОАО «СОГАЗ» имеет линейно-функциональную структуру управления, в которой реализуется принцип единоначалия, линейного построения структурных подразделений и разделения функций управления между ними.

Линейно-функциональная система обеспечивает, начиная со второго уровня иерархии, деление задачи управления «по функциям». Данная структура управления характеризуется:

¾ высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных;

¾      организацией директивных связей по однолинейному принципу;

¾      преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.

Структура имеет следующие преимущества: обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников; позволяет точно определить места принятия решений и необходимые ресурсы (кадровые); способствует стандартизации, формализации и программированию процессов управления.

Также существуют и недостатки: образование специфических для функциональных подразделений целей затрудняет горизонтальное согласование; структура жестка и с трудом реагирует на изменения [14].

Управление филиалом на месте осуществляет директор. Он является руководителем и представителем филиала и Общества. Директор осуществляет руководство текущей работой филиала, при этом он руководствуется действующим законодательством РФ, уставом Общества, Положением об АФ ОАО «СОГАЗ» и другими нормативными документами Общества. Свою деятельность генеральный директор осуществляет в соответствии с поставленной перед ним целью: обеспечивать прибыльность и конкурентоспособность филиала, способствовать его финансово-экономической устойчивости, организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, отделений, производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных, экономических и рыночных приоритетов.

Директору непосредственно подчиняются три заместителя: заместитель директора филиала по страхованию, в ведомстве которого находятся Управление имущественного страхования и страхования ответственности и Управление личного страхования; заместитель директора по общим вопросам, в ведомстве которого находится Управление развития продаж и отдел развития внутрирегиональной сети (ОРВС); заместитель директора филиала по защите информации и экономических ресурсов.

В ведомстве директора находятся юридический отдел, отдел планирования и анализа. Непосредственно директору подчиняются администратор баз данных, главный специалист по работе с персоналом. Главный специалист по работе с персоналом организует управление формированием, использованием и развитием персонала предприятия, возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации; ведет кадровую документацию и др.

В организации существует архив. Архив возглавляет начальник, которому подчиняются архивариус и экспедитор. Основными задачами архива являются: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов.

Главный бухгалтер назначается и снимается с должности руководством Общества, согласует свою деятельность с директором филиала. В его ведомстве находится бухгалтерия. Бухгалтерия обеспечивает: упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах Филиале и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций; бухгалтерскую отчетность данных об имущественном и финансовом положении Филиале и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Особое значение для функционирования Филиала имеет деятельность ведущего специалиста по делопроизводству, который подчиняется непосредственно директору. Ведущий специалист по делопроизводству осуществляет документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание директора.

.2.1 Анализ работы ведущего специалиста по делопроизводству

В соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором основную часть работы по делопроизводству выполняет ведущий специалист по делопроизводству. Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале.

В своей работе руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами и другими нормативными актами Общества, инструкциями по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, правилами оформления документации, правилами внутреннего трудового распорядка.

Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей в должностной инструкции выполняет следующие обязанности:

¾ ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала;

¾ осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы;

¾      ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности филиала;

¾      осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов;

¾      осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала;

¾      осуществляет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО «СОГАЗ»;

¾      осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале;

¾      выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей;

¾      во время отсутствия главного специалиста по работе с персоналом его обязанности исполняет ведущий специалист по делопроизводству с доплатой по согласованию с ОАО «СОГАЗ».

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо перечисленных выше функций он выполняет следующие обязательства по документационному обеспечению управления:

¾ принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

¾      принимает документы и личные заявления на подпись директора;

¾      подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

¾      следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

¾      ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Также выполняет ряд функций по бездокументному обслуживанию:

¾ организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

¾      выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

¾      обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

¾ организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Исходя из этого, можно сделать вывод о несоответствии выполняемых ведущим специалистом по делопроизводству функций тем, которые прописаны в должностной инструкции. Следовательно, должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в доработке.

.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующие деятельность АФ ОАО «СОГАЗ»

Астраханский филиал ОАО «СОГАЗ» осуществляет свою деятельность в соответствии с:

¾ Конституцией Российской Федерации,

¾      Гражданским кодексом РФ (глава 48 «Страхование»),

¾      Трудовым кодексом РФ;

¾      Федеральным законом «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ;

¾ Федеральным законом «Об организации страхового дела в Российской Федерации» № 4015-1 от 27 ноября 1992 г (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21.06.2004 N 57-ФЗ);

¾      Законом РФ «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации» № 1499-1 от 28 июня 1991 г.;

¾ Законом РФ. «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» №125-ФЗ от 24 июля 1998 г.;

¾      Федеральный законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» (Закон об ОСАГО) №40-ФЗ от 5 апреля 2002 г.

¾ Указами Президента РФ;

¾      Постановлениями Правительства РФ;

¾      нормативными правовыми актами федерального органа страхового регулирования;

¾      Уставом ОАО «СОГАЗ»;

¾      Положением об Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ»;

¾      нормативными актами ОАО «СОГАЗ»;

¾      Правилами страхования;

¾ локальными нормативными актами [1, 2].

Управление в АФ ОАО «СОГАЗ» осуществляется на основе разработанных положений, регламентов, инструкций и процедур.

В соответствии с ними документационное обеспечение управления (ДОУ) в Обществе и филиале - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

В АФ ОАО «СОГАЗ» реализована смешанная форма делопроизводства, в соответствии с которой основная часть делопроизводственных функций возложена на ведущего специалиста по делопроизводству, а остальная часть выполняется сотрудниками структурных подразделений, чьими функциональными обязанностями это определено в соответствии с приказом № 50 от 14.07.2007г. Копия приказа представлена в соответствии с Приложением К.

.3.1 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы для работы с документами

Документационное обеспечение управления АФ ОАО «СОГАЗ» осуществляется на основе инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в ОАО «СОГАЗ» устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО «СОГАЗ». Требования Инструкции направлены на повышение качества подготовки документов и совершенствование работы с ними, расширение применения современных информационных технологий в делопроизводстве, обеспечение четкости и оперативности управленческой деятельности Общества и филиалов.

Инструкция устанавливает правила работы с документами, содержащими общедоступную информацию. Этот документ регламентируют весь жизненный цикл документа - от момента его создания до момента его исполнения и передачи на хранение. Прописывает всю технологию создания документа, закрепляет фирменные бланки всех организационно-распорядительных документов, прописывает технологии согласования, утверждения документов и их движения до исполнителя, а после исполнения - на хранение.

Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, устанавливаются специальными локальными нормативными актами, в частности инструкцией по ведению конфиденциального делопроизводства.

Еще одним нормативно-правовым документом, используемым в работе с документами, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но так как данный ГОСТ носит рекомендательный характер, в Филиале его требования применяются к документам частично (т.е. выполняются только по некоторым реквизитам). Определена частичная унификация документов. В соответствии с Приложением Б представлен пример оформления исходящего письма.

Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства закреплены в положениях о структурных подразделениях, а также должностных инструкциях сотрудников.

Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства филиала закреплены в должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству. В каждом структурном подразделении (отделе) есть специалист, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства внутри подразделения. Так, например, в отделе развития внутрирегиональной сети специалист, ответственный за делопроизводство, составляет номенклатуру дел для отдела, ведет учет агентских договоров, отвечает за переписку отдела с другими подразделениями филиала, обеспечивает формирование документов в дела и своевременную сдачу дел в архив.

Неотъемлемой частью работы с документами является процедуры подготовки документа к хранению и непосредственное физическое хранение, которые осуществляются в архиве филиала.

Подготовка документов к архивному хранению определяется номенклатурой дел филиала и номенклатурами дел структурных подразделений.

Порядок организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности несекретных документов, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив или на уничтожение закреплен в Положении об экспертной комиссии Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ»

Деятельность архива регламентирована Положением и планом работы архива, которые соответствуют «Основным правилам работы архивов организаций» от 06.02.2002. В ходе анализа была изучена номенклатура дел и документ, определяющий сроки архивного хранения документов.

.4 Анализ систем документации АФ ОАО «СОГАЗ»

В процессе функционирования АФ ОАО «СОГАЗ» сложились определенные документные комплексы - системы документации, с помощью которых решаются задачи планирования, финансирования, страхования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового и информационного обеспечения деятельности.

Специфика организационно-правовой формы накладывает отпечаток на состав документов филиала. В частности, Инструкцией по делопроизводству определен состав организационно-распорядительной документации Общества, обязательный для исполнения в филиале:

¾ документация по распорядительной деятельности: решения Совета директоров ОАО «СОГАЗ», приказы ОАО «СОГАЗ». Распорядительные документы содержат управленческие решения, являющиеся обязательными к исполнению, всеми работниками Общества и филиала;

¾ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности: акты, письма, служебные и объяснительные записки, справки и т.д. Информация, содержащаяся в них, может являться основанием для принятия руководителем управленческого решения, а может быть принята к сведению;

¾      документация по личному составу (приему на работу, переводу на другую работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и т.д.). Требования к подготовке, оформлению и обработке документов по личному составу устанавливаются Управлением по работе с персоналом в соответствии с действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами;

¾      протоколы, уставы, доверенности, договоры. Протоколы Общего собрания акционеров ОАО «СОГАЗ», заседаний Совета директоров ОАО «СОГАЗ», Ревизионной комиссии ОАО «СОГАЗ», Правления ОАО «СОГАЗ», а также уставы, доверенности, договоры подготавливаются, оформляются и обрабатываются в соответствии с требованиями специальных нормативных актов.

Деятельность же самого филиала осуществляется на основе:

¾ организационно-правовой документации (устав Общества, Положение об АФ ОАО «СОГАЗ», лицензии, свидетельства, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции);

¾ плановой документации (план работы отдела или службы, бизнес-план);

¾      распорядительной документации (приказ, распоряжение, протокол);

¾      информационно-справочной и справочно-аналитической документации (акты, справки, докладные и служебные записки, переписка, телеграммы, факсограммы, анкеты, жалобы);

¾ отчетной документации (отчетные документы по различным направлениям деятельности филиала);

¾      документация по агентам (договор, анкета, личные данные);

¾      документации по обеспечению кадрами (по личному составу) (приказы по личному составу, заявление, личная карточка, трудовой договор, трудовая книжка, комплекс документов по личному делу);

¾ финансовой документации (бухгалтерский учет и отчетность);

¾ договорной документации (договоры, контракты, соглашения).

Таким образом, деятельность АФ ОАО «СОГАЗ» фиксируется в различных документах, объем которых увеличивается с каждым годом, технология работы с которыми четко определена и применяется сотрудниками.

.5 Анализ документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее операции с документами, перемещения, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, оформления и отправки.

Исследование документооборота и документационных потоков в АФ ОАО «СОГАЗ» осуществлялось с использованием метода изучения документов. Изучение документов - один из основных методов, который используется при анализе объекта исследования.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии общего источника и приемника данных. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки в соответствии с рисунком 2.

Рисунок 2 - Состав документопотоков

Поток входящей документации включает внешние нормативные документы и входящую корреспонденцию. Внешний нормативный документ филиала - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный внешними организациями и применяемый в деятельности ОАО «СОГАЗ». Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, который, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. Преимущественно в АФ ОАО «СОГАЗ» этот поток составляют такие документы как: различные письма, коммерческие предложения с рекламными материалами, договоры с различными организациями и физическими лицами.

Внутренняя документация. В филиале формируется из документов Головного офиса ОАО «СОГАЗ» внутренних нормативных документов Общества и филиала, поток внутренних документов по организации деятельности филиала. Внутренний нормативный документ - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный в Обществе или филиале и утвержденный руководством Общества или филиала. К этим документам относятся приказы, распоряжения, указания, служебные записки, справки, протоколы, акты, приказы по личному составу, планы, бухгалтерские, учетные документы и т.п.

В структурных подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. К этому потоку относятся инициативные и ответные письма, договоры, статистическая отчетность, а также БСО. Пример исходящего письма представлен в Приложении Б.

При количественном анализе документооборота АФ ОАО «СОГАЗ» были исследованы документы за последние три года (2006 -2008 гг.) в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3 - Анализ объема документооборота АФ ОАО «СОГАЗ» (исключая договоры страхования)

На основании данных, представленных в таблице, можно графически определить структурную характеристику документооборота в виде гистограммы. Справка об объеме документооборота за 2006-2008 гг. представлена в соответствии с рисунком 3.

Рисунок 3 - Объем документооборота АФ ОАО «СОГАЗ»

Таким образом, исходя из табличных и графических данных, можно сделать вывод о том, что количество документов с каждым годом увеличивается. Такая тенденция объясняется тем, что АФ ОАО «СОГАЗ» постоянно наращивает связи с партнерами и клиентами. Вследствие повышения интереса к страхованию среди организаций и частных лиц, в филиале с каждым годом увеличивается количество заключаемых договоров. Увеличение входящих и исходящих документов соответственно способствуют увеличению и внутренних документов.

При анализе документов, формируемых в структурных подразделениях, выяснилось, что наибольшее количество документов готовиться ведущим специалистом по делопроизводству, главным специалистом по работе с персоналом, отделом развития внутрирегиональной сети и бухгалтерией в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4 - Удельный вес документов, подготавливаемых в структурных элементах филиала

Как видно из круговой диаграммы, самая большая доля документов приходиться на отдел развития внутрирегиональной сети, так как он координирует заключение агентских договоров и выдачу бланков строгой отчетности (полисов).

Таблица 4 - Анализ объема договоров страхования (исключая договоры по обязательному медицинскому страхованию)

Увеличение числа договоров страхования начиная с 2006 года объясняется тем, что в с этого периода началась более активная реклама страховых услуг, а в прессе стало появляться больше информации, касающейся страховых вопросов. Все эти факты вызвали интерес к страхованию у физических лиц, предпринимателей и юридических лиц. Объем страховых договоров АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с рисунком 5.

Рисунок 5 - Объем страховых договоров АФ ОАО «СОГАЗ»

Проанализировав качественный состав документов, выяснила, что большая часть приходится на приказы. В соответствии с рисунком 6 циркулируют приказы Головного офиса, приказы филиала и приказы по личному составу.

Рисунок 6 - Долевое соотношение видов приказов в АФ ОАО «СОГАЗ»

.5.1 Движение документов в АФ ОАО «СОГАЗ»

Хотя все документопотоки филиала тесно связаны между собой, каждый из них имеет свои правила обработки и направления движения.

Движение входящих документов в Филиале включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело в соответствии с рисунком 7.

Ведущий специалист по делопроизводству принимает почту. Конверты (пакеты) с документами вскрываются, при этом проверяется правильность адресования и соответствие вложений, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется комплектность вложений. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступившим от граждан и государственных органов (правоохранительных, судебных, контрольных, надзорных, антимонопольных, таможенных, налоговых и др.). Конверты сохраняются и прилагаются к документам также в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. К корреспонденции, направленной в адрес юридического управления, конверты прилагаются в обязательном порядке. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Все поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации.

Документы рекламно-информационного характера, поступившие в филиал по факсу или электронной почте, направляются адресату без регистрации. Факсограммы и электронные сообщения, требующие решения, оформляются на бумажном носителе формата А4 и регистрируются.

Рисунок 7 - Схема прохождения входящей документации

Обязательным этапом обработки поступивших документов является их регистрация в журнале входящих документов. Отметка о поступлении документа в филиал является в верхней правой части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа. Входящий регистрационный номер филиала Общества состоит из буквенного индекса «Вф», косой черты, цифрового индекса филиала.

После регистрации документы направляются директору на рассмотрение. Это является недостатком в организации движения документов, так как директору приходится знакомиться со всеми поступившими документами, на что тратиться большое количество времени, исполнение документа затягивается. Оптимизировать движения документа можно было бы за счет изначального распределения документов на два потока: направляемые директору, направляемые в конкретное структурное подразделение.

После рассмотрения директором и наложения резолюции, документ забирается ведущим специалистом по делопроизводству для фиксации резолюции в журнале входящих документов и постановки на контроль посредством фиксации сведений в журнале контроля. Ход исполнения контролируется ведущим специалистом по делопроизводству.

Затем документ передается исполнителю в конкретное структурное подразделение. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, ведущий специалист по делопроизводству размножает его в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы передаются обратно ведущему специалисту по делопроизводству для снятия с контроля (с предварительным рассмотрением директором) и подшивки в дело.

Из оперограммы видно, что большое количество рабочего времени ведущего специалиста по делопроизводству тратится на регистрацию, передачу и возврат документа, что тормозит движение документа и его исполнение.

Работа с исходящими документами в филиале начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

При оформлении документов на бумажном носителе в филиале используются бланки, утвержденные приказом Председателя Правления Общества.

На бланках, изготовленных типографским способом, оформляются приказы по основной деятельности, доверенности, исходящие и другие документы на бумажном носителе в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Общества.

Порядок работы с бланками строгой отчетности в филиале регламентируется соответствующим положением, утверждаемым Председателем Правления Общества.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи или отправляются с курьером. Перед упаковкой документов ведущий специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров. Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

.5.2 Этапы документооборота

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем

проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.

С помощью регистрации документов решаются следующие задачи в филиале:

¾ учет количества документов;

¾      обеспечение сохранности документов, устранение возможных потерь документов;

¾      обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

¾      обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы регистрируются ведущим специалистом по делопроизводству. Документы функциональных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые, кадровые и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. Специалистом по делопроизводству на них ставится только дата поступления в случае получения.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. В качестве регистрационных форм в филиале выбраны журналы регистрации. Так как в журналах регистрируется большое количество документов, поиск нужного документа занимает много времени.

Передача документов внутри организации не подтверждается в письменной форме, в результате чего возникает возможность потери документа при его движении в организации. Об этом свидетельствует и справка об утерянных и неисполненных документах за 2008 год, представленная в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8- Удельный вес утерянных и неисполненных документов за 2008 год

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Основная цель организации контроля в филиале - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют директор, его заместители, ведущий специалист по делопроизводству и ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов ослаблен и по причине устаревающей журнальной формы регистрации документов в Филиале.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Все поручения исполняются не позднее указанного в резолюции срока.

Если в качестве срока исполнения в резолюции вместо даты указан период времени, он исчисляется в календарных днях от даты регистрации резолюции, если иной срок не установлен для отдельных видов документов действующими нормативными документами.

Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции по документу или в самом документе, устанавливается в один месяц с даты регистрации документа.

Поручения, имеющие указание «срочно», исполняются в трехдневный срок, имеющие указание «оперативно» - в течение 10 дней.

Важнейшим этапом движения документов является учет документов, который заключается в учете и фиксации сведений о документах с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

В ходе анализа было выявлено, что в АФ ОАО «СОГАЗ» отсутствует форма учета объема документооборота. В результате чего руководство не получает сведения об объеме документооборота и не вырабатывает меры по совершенствованию работы с документами, что снижает эффективность работы филиала.

Заключительным этапом документооборота является систематизация и хранение документов. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается копия документа.

Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками Филиале.

На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.

После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости [18].

Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Исполненные документы помещают в дела в момент окончания срока исполнения. Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела в АФ ОАО «СОГАЗ», является номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации.

Формирование дел подразделения в течение года осуществляется в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

Организационно-распорядительные документы филиала группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

¾ уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

¾      приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

¾      приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

¾      утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

¾      документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

¾      лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

¾      предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

¾ переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу [18].

На завершенные дела в структурных подразделениях составляется опись. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется делопроизводителем в двух экземплярах, утверждается руководителем структурного подразделения и вместе с делами передается работнику архива, который проверяет наличие и соответствие дел акту.

Акт о выделении к уничтожению документов филиала составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в филиале, рассматривается на заседании Экспертной комиссии филиала и после согласования утверждается директором филиала.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям по приемо-сдаточной накладной. На основании накладной в акте проставляется отметка, подтверждающая факт передачи дел на утилизацию.

.5.3 Унифицированные формы документов

Согласно инструкции по делопроизводству АФ ОАО «СОГАЗ » текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его разбивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Общий бланк используют для изготовления всех видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов филиала и включает в себя реквизиты 03, 08, 11, 14. Бланк письма включает в себя реквизиты 03, 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя реквизиты 03, 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.5.4 Документы (бланки) строгой отчетности

Свои особенности имеет организация работы с бланками строгой отчетности, а также с документами, исполненными на таких бланках: служебно-деловыми письмами, приказами и т. п. Общие требования к организации изготовления, учета, хранения и использования бланков с изображением герба субъекта РФ изложены в Инструкции по делопроизводству филиала. Бланками строгой отчетности являются полисы и квитанции установленного образца.

Согласно Инструкции по делопроизводству изготовление, учет, хранение и использование бланков министерства должно осуществляется в строгом соответствии с их предназначением. Так, изготовление бланков производится на основании заказа ОАО «СОГАЗ», на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности, а также сертификаты о наличии всех необходимых технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством.

Бланки филиала подлежат учету. С этой целью на них (типографским способом) до использования по предназначению проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров [17].

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетном журнале с применением следующих реквизитов:

-  при поступлении бланков: наименования вида бланка, даты поступления, номера сопроводительного документа, наименования поставщика бланков, количества экземпляров, серии и номера бланков;

-       при выдаче бланков: наименования вида бланка, количества экземпляров, серии и номера бланков, наименования структурного подразделения, фамилии и инициалов должностного лица - получателя бланков или агента, расписки в получении, примечания (отметки об уничтожении и т. д.).

Хранение бланков производится в приспособленных для этой цели помещениях, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков, не пригодных для дальнейшего использования (испорченных в процессе хранения или исполнения документа, с устаревшими реквизитами и т.п.), осуществляется по акту с отметкой в учётных документах.

Для обеспечения сохранности бланков приказом директора филиала назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за их учет, хранение и использование по назначению. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков, возлагается на бухгалтера, ответственного за учет бланков строгой отчетности.

Проверки наличия, а также правильности хранения и использования бланков производятся не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом головного офиса или директора филиала. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетных документах (после последней учетной записи).

В случае обнаружения нарушений установленного порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение министру для принятия решения о мерах по устранению выявленных недостатков в организации работы с бланками.

.6 Анализ документооборота в отделе развития внутрирегиональной сети

В соответствии с тем, что в филиале реализована смешанная форма делопроизводства, в каждом структурном подразделении существуют правила ведения делопроизводства, создаются комплексы документов, утверждаются маршруты их движения. Особое внимание следует уделить документообороту отдела развития внутрирегиональной сети. В отделе ведется вся документация для взаимодействия страховых представителей (агентов и брокеров) начиная с заключения агентского договора (гражданско-правовые договоры).

В соответствии с приказом «Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц» № 234 от 03.06.2008г. утверждена типовая форма агентского договора, представленная в соответствии с Приложением В.

Агентские договора заключаются на основе методических указаний по заключению агентских договоров с физическими лицами специалистами отдела развития внутрирегиональной сети.

Этапы создания, согласования, подписания, передачи и хранения представлены в соответствии с рисунком 9

Лицо, заключающее агентский договор с Обществом, предоставляет следующие документы (для физического лица):

¾ анкета агента;

¾      копия паспорта (первая страница и страница с пропиской);

¾      справка о временной регистрации (если таковая имеется);

¾      копия свидетельства пенсионного страхования;

¾      копия ИНН.

Прием документов осуществляется главным специалистом ОРВС, который составляет проект агентского договора. В последующем проект согласовывается с начальниками профильных отделов, юристом, главным бухгалтером. Передачи на согласование осуществляет главный специалист ОРВС. Следующим этапом движения становится сшивка агентского договора. На заднюю часть договора (место сшивки) клеится бирка с указанием количества страниц в договоре. После согласования сшитый договор передается на подпись директору филиала. Затем агентский договор подписывается самим агентом.

Агентский договор составляется в двух экземплярах, из которых первый хранится в личном деле агента в Обществе, второй вручается агенту. На основании агентского договора, в юридическом отделе составляется доверенность, в которой подробно прописываются пределы полномочий агента. Доверенность выдается директором филиала в порядке делегирований полномочий.

После заключения агентского договора агенту выдается комплект правил, инструкций, методических рекомендаций и указаний по видам страхования, указанным в Приложении № 1 к агентскому договору. Кроме того, выдаются бланки строгой отчетности, бланки заявлений на страхование, анкет, описей, рекламные материалы и другие документы, необходимые для проведения работы по заключению договоров страхования и привлечению потенциальных страхователей. Бланки строгой отчетности не могут быть выданы ранее даты подписания агентского договора. По решению директора филиала агенту выдается доверенность на право заключения договоров страхования.

.7 Хранение, перемещение, уничтожение и списание документов

.7.1 Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов организуется посредством реализации согласованных между собой мероприятий, нацеленных на обеспечение сохранности исполненных документов в процессе последующей работы в соответствии с установленными требованиями. Обеспечение сохранности документов достигается созданием для этого оптимальных условий, соблюдением нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, гарантирующих поддержание их в должном физическом состоянии. Оперативное хранение документов осуществляется, начиная с помещения документов в соответствующие дела и до передачи последних в архив [14].

Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих надежную сохранность документов от каких бы то ни было повреждений, а также от хищения или утраты. Для удобства поиска документов (дел) последние располагаются в соответствии с номенклатурой, выписка из которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, а на корешках обложек дел указываются их номенклатурные номера. Выдача состоящих на оперативном хранении дел должностным лицам (структурным подразделениям) производится с разрешения министра под расписку на срок до одного месяца. На выданное дело немедленно заводится карта-заместитель.

2.7.2 Передача документов на хранение в архив, их перемещение, уничтожение и списание

По истечении установленных сроков оперативного хранения документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие практическое или научно-историческое значение, а также документы по персоналу подлежат передаче в архив. Подготовка указанных документов к передаче в архив включает [19]:

¾ проведение экспертизы ценности документов;

¾      формирование и оформление дел;

¾      составление описей дел;

¾      составление актов о выделении документов и дел, не представляющих практической или научно-исторической ценности, к уничтожению.

Экспертиза ценности заключается в ежегодном отборе документов на архивное хранение или определение сроков их хранения на основе установленных критериев отбора (сроков хранения). Для организации экспертизы ценности документов в создается экспертная комиссия.

Проведение экспертизы осуществляется путем полистного просмотра дел филиала на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел:

В процессе экспертизы из дел изымаются дублируемые экземпляры документов, их черновики, неоформленные копии, а также не относящиеся к делу документы с временными сроками хранения. Результаты экспертизы отражаются в описях дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу, подлежащих передаче в архив, а также в актах о выделении дел к уничтожению [13].

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

¾ каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом части (тома) дел вносятся в опись под самостоятельными номерами;

¾      в описи соблюдается валовой (сплошной) порядок нумерации дел;

¾      графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

¾      при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью только заголовок первого дела (все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», однако другие сведения об этих делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

¾      вслед за последней статьей описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (в частности, литерные и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел за этот же период. Уничтожение дел, включенных в акт, производится в соответствии с установленным порядком только после того, как акт, согласованный с экспертной комиссией и утвержденный экспертно-проверочной комиссией архива, будет утвержден министром [12].

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел. Описи подписываются заведующим архивом и лицом, передавшим дела.

.7.3 Архивное хранение документов

Архивное хранение документов осуществляется, начиная с передачи последних в архив до истечения предельных сроков их хранения. Организация архивного хранения документов включает:

¾ рациональное размещение документов, состоящих на архивном хранении;

¾      контроль за движением указанных документов;

¾      контроль за физическим состоянием указанных документов;

¾      копирование документов, состоящих на архивном хранении, с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

¾      в необходимых случаях - восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Все состоящие на архивном хранении документы располагаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск и комплексное хранение в соответствии с учетными данными.

.8 Анализ технического и программного обеспечения

В филиале установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в нескольких отделах и выполнять следующие функции:

¾ внутренние телефонные звонки;

¾      перевод входных звонков из города на другие внутренние номера;

¾      при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Широкое распространение имеет факсимильная связь. В филиале находится три факса.

Каждый сотрудник филиала имеет персональный компьютер. Парк персональных компьютеров регулярно обновляется. В настоящее время большинство ПК имеет следующие характеристики:

¾ AMD Athlon(tm) 4 Processor 3500 + 2.21 ГГц, 1 Гигабайт ОЗУ;

¾      системная плата (материнская) ECS nForce4-A939;

¾      операционная система: Windows XP Professional версия 2002 Service Pack 2;

¾      видеоадаптер ATI Radeon X1300 Pro (RV515); Имя монитора NEC MultiSync FE991SB;

¾      аудиокарта Realtek ALC655 @ nVIDIA nForce4 (CK8-04) - Audio Codec Interface PCI.

С появление локальной сети и глобальной сети Интернет сократились затраты времени и средств на передачу документов, так как локальная сеть позволила:

¾ быстро производить переустановку программного обеспечения;

¾      сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;

¾      посылать и получать электронную почту;

¾      получать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

¾      сократить обслуживаемый персонал.

Локальная сеть построена по топологии «звезда», с использованием технологии Ethernet на кабелях типа «витая пара» 5-ой категории в соответствии с рисунком 10. Это обеспечивает скорость передачи данных до 100 Мбит/с и отвечает требованиям безопасности.

Возможности сетевых ресурсов используются (сетевой принтер, сетевые диски) в пределах всего филиала. При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в филиале также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры.

Рисунок 10 - Схема локальной сети

Необходимую дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики можно получить из периодических изданий. Сотрудники выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения можно сделать вывод, что существуют все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность работы с документами [21].

Программное обеспечение - набор программ, которые обеспечивают выполнение задач, решаемых на компьютере. Прикладное программное обеспечение является самым распространённым видом программ. Особое место занимают российские фирмы разработчики и отдельные программисты.

В филиале для получения дополнительной информации в области правового обеспечения используется справочно-правовые система «Консультант Плюс».

Для ведения баз данных, составления документов и таблиц используют интегрированный пакет Microsoft Office 2003. Этот пакет содержит необходимые программы для создания документов, электронных таблиц, диаграмм, векторной графики, презентаций, баз данных, электронных писем и Web-документов, программу-органайзер. Она сочетает в себе возможности системы управления базами данных, табличного, текстового, презентационного, формульного редакторов, системы деловой графики и многие другие возможности. Все компоненты интегрированного пакета имеют одинаковый интерфейс, что облегчает обучение работы с ним.

При использовании сканеров применяют системы оптического распознавания текстов, графики. Данные программы позволяют сканировать, распознавать, а в последствии и редактировать текст и графику не только отпечатанные на принтере, но и написанные от руки. Самым удобным и качественным в работе считается программа FineReader [9].

Обновление программного и аппаратное обеспечение в филиале входит в обязанности системного администратора.

В бухгалтерии для работы используется программный модуль «1С: страховая компания», адаптированная для ведения бухгалтерского учета в страховой компании. Кадровое делопроизводство автоматизировано программными модулями «1С: Зарплата и Кадры».

Таким образом, можно сказать, что все возможности компьютерной техники, имеющейся в АФ ОАО «СОГАЗ», и установленное программное обеспечение практически соответствует требованиям организации инфраструктуры, необходимой для реализации основных целей и задач сотрудников.

Но в АФ ОАО «СОГАЗ» отсутствуют программы автоматизации документооборота, что снижает эффективность работы с входящими и исходящими документами.

В целом в АФ ОАО «СОГАЗ» создана эффективная система информационного и документационного обеспечения управления, т.е. налажены процессы документирования процедур управления, коммуникации (или технологии) документационного обеспечения, организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.

Но, проанализировав организационную структуру АФ ОАО «СОГАЗ», организацию работы с документами, организацию документооборота, техническое и программное обеспечение, были выявлены следующие недостатки:

¾ должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует выполняемым должностным обязанностям;

¾      допускаются ошибки в оформлении документов;

¾      в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение;

¾      ослаблен контроль исполнительской дисциплины;

¾      на передачу документов с целью согласования и подписания затрачивается большое количество времени;

¾      не ведется учет объема документооборота;

¾      отсутствует специализированное программное обеспечение для автоматизации документооборота.

Предлагается:

¾ внести изменения в должностную инструкцию ведущего специалиста по делопроизводству;

¾      внести предложения по автоматизации документооборота;

¾      разработать руководство пользователя по выбранной системе;

¾      разработать проект приказа о внедрении автоматизированной системы.

3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ существующей системы документооборота

.1 Совершенствование нормативной документации

Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.

Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества.

Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа.

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию:

¾ принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

¾      принимает документы и личные заявления на подпись директора;

¾      подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

¾      следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

¾      ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

¾ организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

¾      выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения);

¾ обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

¾      организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе.

Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации.

Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку.

Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в Приложении Г.

Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела.

Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9].

.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее.

.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Система автоматизированного документооборота - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.).

Рисунок 11 - Сравнительный анализ систем автоматизации документооборота

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело, CompanyMedia и Documentum. Важными характеристиками системы являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Documentum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота [11].

Проведя анализ рынка систем автоматизированного документооборота, в соответствии с рисунком 11, можно сделать вывод, что наиболее оптимальным решением для АФ ОАО «СОГАЗ» является Documentum. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации, а так же обеспечивает высокую степень безопасности.

.2.2 Обоснование выбора

Для успешного построения единой корпоративной информационной среды предприятию требуется надежная, масштабируемая и защищенная платформа, которая будет способна стандартизировать работу всех приложений, работающих с неструктурированным содержанием. Documentum отвечает всем современным требованиям благодаря своей проверенной архитектуре, а также поддержке открытых стандартов, позволяющих прозрачно интегрировать платформу в информационную инфраструктуру предприятия.

Основными преимуществами использования платформы Documentum в качестве базиса для автоматизации управления потоками документов и процессами распределенных организаций представляются следующие:

¾ распределенная web-инфраструктура, позволяющая интегрировать существующие системы и обеспечивать масштабируемые хранилища данных. Поддержка более 2000 рабочих мест, более 100 000 000 объектов данных, высокая масштабируемость системы, и производительность, более 44 000 одновременно решаемых задач;

¾      параллельная трехуровневая архитектура, обеспечивающая максимальную устойчивость к сбоям аппаратного обеспечения и высокую надежность хранения данных;

¾      возможность автоматизации на единой платформе полного спектра задач, связанных с управлением неструктурированными документами на предприятии;

¾      простота и гибкость настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов «без программирования»;

¾ открытость системы - возможность интеграции с ERP, CRM, CAD/CAM-системами, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;

¾      возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase);

¾      безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки;

¾ наличие типовых решений по управлению знаниями, документами и бизнес-процессами для крупных российских предприятий с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика;

¾      широкий набор средств разработки приложений и поддержка мировых стандартов [6].

3.2.3 Характеристики системы

На основе платформы выбрана система управления организационно-распорядительной документацией Documentum.

Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью:

¾ повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени, трудозатрат на подготовку, поиск необходимых документов, повышения качества документов;

¾      повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения;

¾      повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД;

¾      повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение.

Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы:

¾ руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения;

¾      сотрудники, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации;

¾      специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

¾ работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

¾      делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

¾      работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. [26].

.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ».

Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с Приложением Д.

В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum.

Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества.

Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является «Руководство пользователя системы ОРД «Documentum» в соответствии с Приложением Ж [2].

.2.5 Принципы работы системы ОРД «Documentum»

Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище.

После ввода данных открывается основное окно системы в соответствии с рисунком 12.

Рисунок 12 - Основное окно системы

В левой области экрана, называемой «Панель навигации», отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы.

«Личный Ящик» - папка пользователя, в которой хранятся созданные и разработанные документы. По умолчанию, у каждого пользователя есть «Личный ящик» и только он имеет к нему доступ в соответствии с рисунком 13.

Рисунок 13 - «Личный ящик» сотрудника

После отправки по процессу документ перемещается из папки «Личный ящик» в одну из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы» в соответствии с видом документа.

В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы».

«Недавно просмотренные» - это папка, в которой отображаются регистрационные карточки документов, обработанные или открытые в течение последних суток в соответствии с рисунком 14. По истечении этого времени документ автоматически удаляется из папки [5].

Рисунок 14 - Папка «Недавно просмотренные документы»

Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив.

«Задачи/Уведомления» - папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям.

В подпапке «Документы» отображаются поступившие задачи и уведомления, связанные с работой с документами (создание, согласование, возврат на доработку, подписание и т.д.) в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 - Папка «Задач/Уведомления по документам»

Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку «Статус», по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент.

«Входящие документы»- ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне - от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку «Входящие документы». В этой папке документ будет находиться до помещения его в архив в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16 - Представление папки «Входящие документы»

«Внутренние документы» - ящик хранилища, содержащий официальные документы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры.

После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку «Внутренние документы». В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив.

Представление, в котором отображаются внутренние документы, содержит колонки реквизитов документов и колонку «Статус» в соответствии с рисунком 17.

«Исходящие документы» - ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия

После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку «Исходящие документы». В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24].

Рисунок 17 - Представление папки «Внутренние документы»

Папка «Отправленные исходящие» представлена в соответствии с рисунком 18.

Рисунок 18 - Представление папки «Отправленные исходящие»

Выданные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные Вами контрольные поручения по документам. Представление содержит колонки реквизитов карточек поручения и колонку «Статус», по которой можно определить, на каком этапе исполнения находится документ в соответствии с рисунком 19.

Рисунок 19 - Представление папки «Выданные поручения»

Полученные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам.

Архив входящих - ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения. Каждый пользователь видит только документы своего подразделения в соответствии с рисунком 20.

Рисунок 20 - Архив входящих документов

Аналогично наполняются папки «Архивы внутренних документов» и «Архивы исходящих документов».

«Архив по номенклатуре дел» - электронный аналог «бумажного» архива - ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел. Он содержит дополнительный узел, в котором пользователь видит год архива и номенклатуру дел только своего подразделения в соответствии с рисунком 21.

Рисунок 21 - Архив по номенклатуре дел

Данные в системе группируются в соответствии со справочниками:

¾ справочник организационной структуры;

¾      справочник номенклатуры дел;

¾      справочник внешних адресатов;

¾      справочник типов документов;

¾      справочник тематики документов;

¾      справочник шаблонов документов;

¾      справочник списков рассылки;

¾      справочник способов доставки документов.

Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. В соответствии с рисунком 22 представлена карточка входящего документа [24].

Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: «Согласование», «На рассмотрение», «На исполнение», «Подготовьте отчет» и т.д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23].

Рисунок 22 - Регистрационная карточка входящего документа

Система осуществляет следующие функции по работе с документом:

¾ просмотр регистрационной карточки;

¾      просмотр текста документа;

¾      редактирование и сохранение в системе;

¾      просмотр версий;

¾      информация о статусе документа;

¾      определение местонахождения документа;

¾      просмотр истории;

¾      поиск документов;

¾      экспорт документа из хранилища;

¾      работа с другими форматами документа (сканирование).

В системе имеется возможность формирования отчетов в соответствии с рисунком 23.

Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26].

Рисунок 23 - Формирование отчета в системе

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу и поиск в журналах в соответствии с рисунком 24. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией () - движение входящего документа после внедрения автоматизированной системы документооборота.

Рисунок 24 - Движение входящего документа после внедрения АСД

Таким образом, сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

3.3 Оценка экономической эффективности

Данные, необходимые для расчета экономического эффекта от автоматизации системы документооборота приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Исходные данные

Экономия времени после проведения автоматизации одного документа составила 6,5 минуты. Количество входящих документов в декабре месяце 2008 года обрабатываемых на предприятии 90, всего экономии после автоматизации 588 минут (90*6,5) или 9,8 часа, что составляет примерно 2 дня (588/60/8). Основные показатели сравнительного анализа вариантов отражены в таблице 6.

Таблица 6 - Основные показатели сравнительного анализа вариантов

Показатели	Ед.измерения	Варианты		Результаты сравнения: повышение, понижение
		Базовый	Проектируемый
Срок решения поставленной задачи	Дн.	22	20	2 Расчет текущих затрат В затраты на эксплуатацию входят следующие элементы: ¾ заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на социальные нужды; ¾      стоимость потребляемых энергоресурсов; ¾      расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования. Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат. Для расчета заработной платы персонала воспользуемся формулой (1): ЗП = (1 + 0,356) * (12 * О * ), (1) где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.; О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.; Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи, дн.; К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн. 1. Определим годовую заработную плату персонала, когда решение поставленной задачи требует месяца работы (Д = 22 дня) - базовый вариант: ЗП = (1 + 0,356) * (12 * 13000 *22/22) = 211536 руб. 2. Определим заработную плату специалиста, который будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 20 дня) - проектируемый вариант: ЗП = 1,365 * 12 * 13000 * 20/22 = 192305 руб. Годовая экономия в заработной плате составит 19231 руб. Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле (2): Э = k * (A * B1 * Ч1 + H * B2 * Ч2), (2) где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.; k - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч; А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт; Н - количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт; В1 - число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.; В2 - число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.; Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах; Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час. 3. Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует месяца работы, однако непосредственно за машиной специалист проводит 264 дня: Э = 1,89 * (0,4 * 264 * 8 + 0,04 *264* 4) = 878 руб. 4. Определим стоимость потребляемых энергоресурсов, когда решение задачи требует 264 дня работы, при этом работа непосредственно за компьютером составляет 240 дня: Э = 1,89 * (0,4 * 240 * 8 + 0,04 *240* 4) = 798 руб. Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться в потреблении энергоресурсов 80 руб. Сумма расходов на амортизацию и износ (текущий ремонт) оборудования в течение года может быть рассчитана по следующей формуле (3): САМ = , (3) где Кб - балансовая стоимость машины; a1, b1 - норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно; B1 - число дней работы аппаратуры; Ч1 - количество часов работы оборудования; ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн. Амортизация в базисном варианте составит: САМ =  = 1087 руб. Амортизация в проектируемом варианте составит: САМ =  = 988 руб. Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 99 руб. Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны: С1 = 211536+ 878+ 1087 = 213501 руб. Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят: С2 = 192305+ 798 + 988 = 194091 руб. Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна: С1 - С2 = 213501 - 194091 = 19410 руб. Поскольку планируется установка данного программного средства на 50 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять: ГЭ = 19410 * 50 = 970500 руб. Оценка экономической эффективности Данный проект экономически выгоден. Это выражается в следующем: ¾ уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; ¾      снижаются текущие затраты, связанные с эксплуатацией единицы компьютерной техники на 19410 руб. Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты. За счет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, поиск и т.д.) происходит экономия время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами Проанализировав возможности системы ОРД «Documentum», можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи: ¾ фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам; ¾      создавать собственные виды движений; ¾      передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат; ¾      отслеживать историю движения документов; ¾      группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили; ¾      включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений; ¾      списывать документы, помещать в архивы; ¾      просматривать и редактировать журнал событий; ¾      просматривать оповещения по документам на произвольную дату; ¾      выполнять анализ документооборота по внешним связям с точностью до отдела и ответственного лица; ¾      оперативно определять, где находится документ на произвольную дату; ¾      вести календарь событий; ¾      работать одновременно нескольким пользователям в сети [26]. Таким образом, за счет автоматизации большого числа рутинных операций система ОРД «Documentum» существенно сокращает время на подготовку документации, отчетов, согласования и прочих типов коллективных и индивидуальных работ. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В современных условиях развития рыночной экономики важной областью стало информационное и документационное обеспечение управления, которое состоит в сборе, обработке и анализе информации, используемой для принятия обоснованных управленческих решений. При этом принятие решения зависит от уровня теоретических знаний и умения применить их на практике. В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [11]. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: ¾ получения информации, ¾      ее переработки, анализа, ¾      подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [13]. Основными задачами документационного обеспечения управления являются: ¾ сокращение информационных потоков до оптимального минимума; ¾ обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления с помощью информационных технологий, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [17]. Технология информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ. На основании всего, сказанного выше можно сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем [15]. В данной работе были рассмотрены теоретические основы построения документооборота, влияние современных информационных технологий на качество принимаемых решений, исследована организация всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в АФ ОАО «СОГАЗ». В ходе анализа Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» были: · изучены история, предмет и направления деятельности, организационная структура; · изучены и проанализированы нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства в филиале; · изучены процессы документирования деятельности; · исследованы организация и технология работы с документами; · проанализировано сетевое, техническое и программное обеспечение. В ходе изучения были выявлены следующие недостатки: должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует существующим должностным обязанностям; в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение; ослаблен контроль исполнительской дисциплины; не ведется учет объема документооборота; отсутствуют программы автоматизации работы с документами. Для устранения существующих недостатков и повышения эффективности управления филиалом был разработан комплекс мероприятий: разработка проекта должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству; разработка предложений по автоматизации делопроизводства и хранению документов на базе системы ОРД «Documentum»; разработка пакета сопроводительных документов. В результате была внесены предложения по формированию целесообразной системы информационного обеспечения, объективно отражающей сложившуюся экономическую ситуацию, что является залогом успеха и конкурентоспособности организации на рынке. После перехода на систему ОРД «Documentum» в АФ ОАО «СОГАЗ» документооборот стал очевидны преимущества. Для руководителей различных уровней: ¾ быстрый поиск документов; ¾      отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; ¾      эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; ¾      сокращение сроков подготовки и согласования документов; ¾      удобная работа над проектами документов; ¾      получение сводных отчетов и журналов; ¾      возможность делегирования полномочий. Для сотрудников: ¾ быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; ¾      отслеживание хода исполнения резолюций; ¾      удобный и быстрый поиск по любым реквизитам, как документов, так и проектов; ¾      журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; ¾      формирование отчетности. Автоматизация системы документооборота позволяет решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: ¾ обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, ¾      прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; ¾      поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; ¾      поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; ¾      обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; ¾      протоколирование деятельности АФ ОАО «СОГАЗ» в целом; ¾      оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; ¾      исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов; ¾      экономии ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Гибкая, с широчайшим диапазоном возможностей, платформа Documentum, является основой для приложений по управлению содержанием и архивированию, предоставляя единые инструменты и сервисы для управления содержанием, процессами и хранилищами. Ключевые инновации Documentum включают: ¾ упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подходу к управлению содержанием; ¾      ускорение разработки приложений благодаря новым средствам разработки, в которых применяется технология Eclipse; ¾      расширение возможностей настройки, позволяющих ускорить разработку и многократно использовать имеющиеся результаты; ¾      новые средства масштабирования, существенно повышающие производительность в распределенных конфигурациях [26]. На сегодняшний день EMC Documentum является единственной на рынке унифицированной ECM-платформой корпоративного класса. Documentum предоставляет лучшую инфраструктуру для любых приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляет самый широкий набор сервисов по управлению содержанием, который позволяет заказчикам работать с максимальной продуктивностью за счет оптимального использования информационных активов. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ делопроизводство документооборот управление 1.    Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации: [федер. закон: принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г.] Основные кодексы и законы Российской Федерации. - СПб.: ИД «Весь», 2002 - 992 с. 2.       Российская Федерация. Законы. «Об акционерных обществах» № 108-ФЗ от 8 [федер. закон принят 26 декабря 1995, в редакции от 27.07.2006 № 138-ФЗ, от 18.12.2006 № 231-ФЗ, от 05.02.2007 № 13-ФЗ, от 24.07.2007 № 220-ФЗ] февраля 1998 г., / Информационно-справочная система «Гарант»: Высшая школа, весна 2008г., обновление май 2009г. .        Российская Федерация. Законы. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» N 149-ФЗ [федер. закон принят 27 июля 2006г.] / Информационно-справочная система «Гарант»: Высшая школа, весна 2008г., обновление май 2009г. 4.    ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998г. 5.       ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003г. .        ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»; - Введ. 2002-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002г. .        ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»; М.: Изд-во стандартов, 1990 г. .        ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования». М.: Изд-во стандартов, 1984г. .        Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - 10-е изд., переработанное и дополненное. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005. - 200 с. .        Бессолицын, А.А. Экономическая история России: Очерки развития предпринимательства [Текст]: учеб. пособие для вузов / А.А. Бессолицын, А.Д. Кузьмычев; Гос ун-т - Высшая школа экономики. - М.: Изд. Дом ГУ ВШЭ. 2005. - 242 с. 11.  Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. -СПб.: Питер, 2004.-254 c. 12.  Голенищев, Э.П., Клименко, И.В. «Информационное обеспечение систем управления».- Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. - 356с. 13.     Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб.и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К Корнеева, А.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 456 с. .        Демин, Ю.М. «Делопроизводство. Документационный менеджмент». М.: Финансы и статистика, 2004 - 242 с. .        Мироедов, А.А. Информационное обеспечение механизмов управления регионом. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 205с. .        Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с. .        Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2004. - 320 с. .        Сергазин, Ж.Н. «Основы обеспечения сохранности документов». - М., 2002 - 208 с. .        Баласанян В.К. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы, 2003, № 11. с. 13-19. 20.     Лукоев О.Н. Проблемы консалтинга в области документооборота // PC Week, 2005 <#"515145.files/image030.gif"> Приложение Б Пример исходящего документа (письмо) ФГУП «ГТК Россия» Начальнику Управления имущества Д.И. Беляеву ул. Пилотов, д.18, кор. 4,г. Санкт-Петербург, 196210 на № 1/25 от 01.02.2008 Уважаемый Дмитрий Игоревич! В соответствии с Вашим запросом направляем котировки по страхованию воздушных судов и гражданской ответственности авиаперевозчика ФГУП «ГТК «Россия» на период с 01.03.2008 по 28.02.2009 гг. Приложение: на 2 л. в 1 экз. Начальник Управления страхования авиационных и космических рисков Шутков В.В. Шутков Иванов Иван Петрович -45-67 Приложение В Фрагмент приказа «Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц» Приложение Г Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000 № 00-00 г. Астрахань Ведущего специалиста по делопроизводству УТВЕРЖДАЮ Директор Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» ___________ Т.Н. Максимова .00.0000 Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с ведущим специалистом по делопроизводству и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. .Общие положения 1. Ведущий специалист по делопроизводству (далее - ведущий специалист) состоит в штате филиала и подчиняется директору филиала. 2. На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее средне-профессиональное образование. 3. Назначение на должность ведущего специалиста и освобождение от нее производится приказом директора филиала. 4. Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале. 5. Ведущий специалист должен знать: 6. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся делопроизводства и документооборота Общества. 7. Правила работы на компьютере в программах Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Microsoft Outlook Express на уровне пользователя; 8. Инструкции по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, порядок оформления документации, правила внутреннего трудового распорядка; 9. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 2. Функции 2.1 Осуществляет работы по документационному обеспечению деятельности Филиала. Продолжение Приложения Г .2 Осуществляет бездокументное обслуживание деятельности Филиала. .3 Осуществляет работы по внедрению системы ОРД «Documentum». 3. Должностные обязанности Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие обязанности: 1. Ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала. 2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов; 3. Ведет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы; 4. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование; 5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора; 6. Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; 7. Ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности; 8. Осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов; 9. Осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала; 10. Ведет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО «СОГАЗ»; 11. Осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале. 12. Выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей. 13. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам; 14. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); 15. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; 16. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 4. Права Ведущий специалист имеет право: 1. Знакомиться с проектами решений руководства филиала, касающимися его деятельности; Продолжение Приложения Г 2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение директору филиала предложения по улучшению своей деятельности, совершенствованию методов работы и начальнику административно-технического отдела предложения по материально-техническому обеспечению; 3. Запрашивать лично от подразделений и специалистов филиала информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; 4. На специально оборудованное рабочее место, позволяющее качественно выполнять свои должностные обязанности; 5. На поощрение за эффективный добросовестный труд; 6. На защиту своих трудовых прав в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 5. Ответственность Ведущий специалист несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной Инструкцией, в пределах, определенных трудовым договором и законодательством Российской Федерации. 2. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и другие сведения конфиденциального характера - в пределах, определенных уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 6. Взаимоотношения по должности. Связи 6.1.    Со структурными подразделениями Филиала по вопросам документационного обеспечения управления. 6.2.    С административно-техническим отделом по вопросам обеспечения средствами организационной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания. .3.      С администратором баз данных по вопросам сетевого и программного обеспечения. Ведущий специалист по делопроизводству                                                  О.В. Семина                                                                   «__»____________2009г. Согласовано: Зам. директора филиала по защите информации и экономических ресурсов                                   В.Н. Давиденко                                                                   «__»___________2009г. Начальник юридического отдела                      И.С. Иванов                                                                   «__»___________ 2009г. Приложение Д Проект приказа о внедрении системы ОРД «Documentum» в ОАО «СОГАЗ» ПРИКАЗ «__»_______________                                     ____________ (дата составления)                                                                (номер документа) Москва о внедрении автоматизированной системы ОРД «Documentum» в Астраханский филиал ОАО «СОГАЗ» В целях совершенствования работы с документами в Астраханском филиале ОАО «СОГАЗ» и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: .        Внедрить автоматизированную систему ОРД «Documentum» версии 1.1 на рабочие места сотрудников всех структурных подразделений Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» с ХХ.ХХ.200Х года. Ответственные - ведущий специалист по делопроизводству О.В Семина и заместитель директора филиала по защите экономических ресурсов и информации В.Н. Давиденко. .        Всем сотрудникам структурных подразделений осуществлять операции с документами в установленной системе. .        Ведущему специалисту по делопроизводству ознакомить всех работников структурных подразделений с руководством пользователя системы ОРД «Documentum» версии 1.1. .        Контроль за исполнением приказа возложить на ведущего специалиста по делопроизводству Семину О.В. Генеральный директор         ОАО «СОГАЗ»            __________________ ___________________                                        личная подпись                    расшифровка подписи Директор Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ»   __________________  ___________________________ личная подпись                     расшифровка подписи С приказом ознакомлены ______________«____» ____________ 20___г.                                                         личная подпись Приложение Ж Фрагмент проекта «Руководства пользователя системы ОРД «Documentum» УТВЕРЖДАЮ Директор Астраханского филиала ОАО «СОГАЗ» ________________ Т.Н. Максимова «___» ____________________ 2009 г. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СИСТЕМЫ ОРД «Documentum» г. Астрахань ВВЕДЕНИЕ .1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ Система предназначена для использования в области управления организационно-распорядительной документацией (ОРД) с целью: Ø повышения эффективности работы сотрудников организации за счет сокращения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, повышения качества документов; Ø  повышения исполнительской дисциплины сотрудников за счет сокращения сроков доставки поручений до исполнителей и улучшения контроля их выполнения; Ø  повышение информационной безопасности за счет повышения надежности хранения и упорядочивания работы с ОРД; Ø  повышения эффективности управленческой деятельности руководства организации за счет повышения качества и своевременности предоставления исходной документации, необходимой для принятия управленческих решений. Система обеспечивает автоматизацию всех деловых операций, связанных с созданием ОРД, движением между структурными подразделениями организации, учетом и хранением. Система облегчает и ускоряет доступ к информации, ее использование, изменение и распространение. Система предназначена для использования всеми сотрудниками организации в процессе своей производственной деятельности. Основные категории пользователей системы: руководители структурных подразделений и организации в целом - рассмотрение (подписание, утверждение) ОРД, принятие управленческих решений, формирование поручений подчиненным сотрудникам и контроль их исполнения; сотрудники Департамента по управлению делами, ответственные за делопроизводство подразделений - учет (регистрация) и обработка входящей, исходящей и внутренней документации; специалисты подразделений - подготовка проектов ОРД, исполнение поручений руководства. .2 УРОВЕНЬ НЕОБХОДИМОЙ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Пользователи системы должны обладать необходимой квалификацией для полнофункциональной и эффективной эксплуатации системы. Объем минимально необходимых знаний и навыков: Ø навыки работы на компьютере с операционной системой Windows 2003/XP на уровне рядового пользователя; Ø  навыки работы с периферийным оборудованием, установленным на рабочем месте и необходимым для эксплуатации системы - принтер, сканер; Ø  навыки работы с пакетом офисных программ типа Microsoft Office и Web-браузером; Ø  знание нормативно-методической документации и корпоративных стандартов в области управления организационно-распорядительной документацией; Ø  знание организационной структуры организации; Ø  знание эксплуатационной документации на систему - настоящего «Руководства пользователя». .1 ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ФУНКЦИИ, ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ КОТОРЫХ ПРЕДНАЗНАЧЕНА СИСТЕМА Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности: Ø работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД; Ø  делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело; Ø  работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. .2 НЕОБХОДИМАЯ КОНФИГУРАЦИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ И ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ а) Технические средства: Ø ПК с CPU Intel от 700 MHz, оперативной памятью от 128 Mb и объемом дискового пространства от 40 Gb; Ø  принтер; Ø  сканер (только на рабочих местах ответственных за делопроизводство, выполняющих регистрацию документов). б) Программное обеспечение: Ø операционная система Windows 2000 / XP / XP Pro; Ø  пакет Microsoft Office 2000 / XP; Приложение К Приказ о назначении делопроизводителей отделов ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ АСУ - автоматизированная система управления АСД - автоматизированная система документооборота АФ - Астраханский филиал АСКИД - Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов ДОУ - документационное обеспечение управления ГОСТ - государственный стандарт ГСДОУ - государственный стандарт документационного обеспечения управления ЕГСД - единая государственная система делопроизводства ИС - информационная система ОАО - открытое акционерное общество ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации ОРВС - отдел развития внутрирегиональной сети ОРД - организационно-распорядительные документы РФ - Российская Федерация СНГ - союз независимых государств СУБД - система управления базами данных УСД - унифицированная система документации УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации УФД - унифицированные формы документов ФЗ - федеральный закон ЭЦП - электронно-цифровая подпись Похожие работы на - Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО 'СОГАЗ'   Совершенствование инфокоммуникационного сопровождения банковской деятельности СкачатьСкачать документ Информация о работеИнформация о работе ... в коммерческом банке на примере ЗАО АКБ "Экспресс-Волга Банк" ( ОАО )... СкачатьСкачать документ Информация о работеИнформация о работе Составляющие затраты на обучение в области качества в условиях ОАО "КЭМЗ" СкачатьСкачать документ Информация о работеИнформация о работе Нужна качественная работа без плагиата? Другие дипломные работы по менеджменту Не нашли материал для своей работы? Поможем написать уникальную работу Без плагиата! Узнайте © 2003 - 2022 «Библиофонд» Обратная связь Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности Полная версия Помощь по учебным работам Консультация по курсовой работе Консультация по дипломной работе ВКР Консультация по реферату Консультация по отчетам о практике