Правила оформления документов
МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО
«Белорусский государственный
экономический
университет»
Кафедра
технологии производства
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
РАБОТА
по курсу
«Делопроизводство»
Студент
ФФБД,
-й
курс, РФН-1 Е. М. Бородейко
Проверил
В.
В. Паневчик
МИНСК 2010
Вариант 3
1. Общая характеристика нормативно-правовой базы
делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении
изготовления и использования бланков документов.
Общегосударственные
классификаторы нормативные документы по
технико-экономической
и социальной организации управленческого
информации
труда и охраны
труда
законодательные
акты
нормативные документы
в сфере информации
и по
организации архивного
документации хранения
документов
государственные
унифицированные
стандарты на
Нормативно-правовая системы
документацию
база делопроизводства документации
Указы
и распоряжения Президента, правовые акты нормативного
постановления
и распоряжения и инструктивного характера,
Правительства,
регламентирующие методические документы по
вопросы документационного делопроизводству учреждений,
обеспечения республики организаций и предприятий
правовые акты органов
исполнительной
власти (министерств,
комитетов,
служб) как общеотраслевого,
так и ведомственного характера
Государственный
стандарт Республики
Беларусь
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные
системы документации. Система
организационно-распорядительной
документации.
Требования к оформлению
документов»
Упорядочение
Указ Президента Республики Беларусь изготовления и
от 28 июня 2000 г. № 357 «Об использования
упорядочении изготовления и бланков
документов
использования
документов с изображением
Государственного герба Республики
Беларусь»
Постановление Совета Министров
Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.
№ 1172 «Об утверждении Положения
о порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением
Государственного герба Республики
Беларусь и внесении изменений в
Постановление Кабинета Министров
Республики Беларусь от 7 августа 1995 г.
№ 424.
. Что такое бланк документа? Какое минимальное
количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова
структура реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»? Какие сокращения
применяются при оформлении почтового адреса? Что такое шаг письма и межстрочный
интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?
Бланк документа - стандартный лист бумаги с
воспроизведенном на нем постоянной информацией документа и места, отведенным
для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими
документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только в организации и
могут быть трех видов:
· бланк для писем;
· общий бланк;
· бланк конкретного вида документов.
На общих бланках оформляются:
o распорядительные документы
организации (приказы, постановления, распоряжения и так далее);
o организационные (положения,
инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и тому
подобное) документы.
Допускается изготовление на основе общего бланка
специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной
документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и так далее.
Бланк для писем используется исключительно для
оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и
тому подобное).
При оформлении почтового адреса можно
использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл.
(область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д.
(дом), кв. (квартира).
К коммуникационным данным относятся телеграфный
адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и так далее. К коммерческим - номер
счета, название банка и так далее.
Межстрочный интервал - расстояние между
строками. Величина межстрочного интервала, устанавливаемая на пишущей машине,
предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:
2) 38-41 - при полуторном;
) 29-31 - при двойном.
3. Положение о структурном подразделении. Состав
реквизитов в положении о структурном подразделении (далее - Положение).
Технология создания (операция и исполнители). Требования к тексту, структура и
краткая характеристика разделов
Положение - это документ, предназначен для
нормативно-правовой регламентации деятельности подразделения и определяющий его
роль и место в системе управления фирмы. Положение должно разрабатываться
руководителем подразделения, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом
и утверждаться руководителем фирмы.
Положение должно быть разработано в соответствии
с установленными требованиями, составляется на общем бланке с угловым
расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование
предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его
составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись»,
«Визы».
Текст Положения должен состоять из следующих
основных разделов:
1. «Общие положения» - указываются
название структурного подразделения, основные задачи, направления и цель
деятельности; определяется, кто руководит подразделением, порядок назначения и
освобождения руководителя от должности; перечисляются организационно-правовые
документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе и другое;
2. «Задачи и функции» - указываются
основные направления деятельности подразделения, конкретные функции,
закрепленные за ним, определяется степень самостоятельности в решении различных
вопросах;
. «Права» - оговариваются права
подразделения, необходимые для выполнения функции, связанных с деятельностью
других подразделений, сторонних фирм и инофирм;
. «Ответственность» - устанавливается
ответственность за несвоевременное и некачественные выполнения функций и
обязанностей;
. «Взаимоотношения. Связи» - определяются
взаимоотношения подразделения с другими подразделениями фирмы и сторонними
организациями по различным вопросам.
бланк документ реквизит структурный
Директору студенческого городка
Русаковичу М.А.
студента 2 курса, группы РФН-1 Бородейко Е. М.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне общежитие на срок
обучения в университете.
.08.2009
Е. М. Бородейко
(подпись)
АО
«Дизель»
ПРИКАЗ
.12.2002 №114
г. Минск
О рабочем времени и организации
оплаты труда
Во исполнение постановления Министерства труда и
социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего
времени на 2003 год» от 23.10.2002 г. №137,
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных
ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных
часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9
часов.
. Продлить действие п. 1 приказа генерального
директора « О продлении действия Положения о материальном поощрении и
организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на
срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.
. Выплатить работникам АО «Дизель» аванс в
размере 45% месячного тарифа и оклада за декабрь 2002г.
. Контроль за исполнением приказа возложить на
главного бухгалтера Гаврилюк Т. Р.
Генеральный директор Л.
Д. Голенков
(подпись)
В дело 02-09
(подпись)
.12.2002
ОАО
«Крона»
ПРИКАЗ
.07.2009 № 23-к
г. Минск
По личному составу
. ПРИНЯТЬ:
БАХМУТСКУЮ Людмилу Владимировну на должность
заведующей складом готовой продукции с 07.07.2009 с окладом 620000 рублей с
полной материальной ответственностью.
Основание: 1. Заявление Бахмутской Л. В. от
06.07.2009.
. Трудовой договор от 07.07.2009 № 69 (ст.
405-406 ТК).
. ПЕРЕВЕСТИ:
ОБУХОВИЧ Максима Викторовича, главного
электрика, с 08.07.2009 на более легкую работу - вахтером производственного
корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее
среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной
травмой, в соответствии со ст. 30-34 ТК РБ.
Основание: 1. Медицинское заключение.
. Согласие Обухович М.В.
. ОТОЗВАТЬ:
ПОТАПЕНКО Ольгу Григорьевну, бухгалтера
расчетной группы, отозвать с 05.07.2009 для составления полугодового отчета.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия
работника с 01.09.2009 по 10.09.2009 в соответствии со ст. 175 ТК РБ.
Основание: 1. Производственная необходимость.
. Заявление Потапенко О. Г. о согласии на отзыв
из отпуска.
Директор В.И.
Гаврилюк
(подпись)
Начальник отдела кадров
Р. А. Кралин
(подпись) 04.07.2009
С приказом
ознакомлены: Л.
В. Бахмутская
(подпись)
.07.2009
М. В. Обухович
(подпись)
.07.2009
О. Г. Потапенко
(подпись)
.07.2009
В дело 15-09
П. А. Скворцов
.07.2009
Формулировки записей в трудовую книжку
. для Бахмутской Л.В.
Нумар запісу Номер записи
|
Дата
|
Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на
іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт
закону) Сведения
о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием
причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
|
На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку-
мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название
документа, его дата, номер)
|
|
чысло число
|
месяц месяц
|
год год
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
Открытое
акционерное общество «Крона»
|
|
04
|
07
|
07
|
2009
|
Принята
на должность заведующей складом
готовой
|
Приказ
№ 23-к от
|
|
|
|
|
продукции.
|
04.07.2009
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
. для Обухович М. В.
Нумар запісу Номер записи
|
Дата
|
Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на
іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт
закону) Сведения
о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием
причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
|
На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку-
мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название
документа, его дата, номер)
|
|
чысло число
|
месяц месяц
|
год год
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
Открытое
акционерное общество «Крона»
|
|
09
|
08
|
07
|
2009
|
Переведен
на должность вахтера производственного
|
Приказ
№ 23-к от
|
|
|
|
|
корпуса.
|
04.07.2009
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ
ответственностью «Кронабанк» Директор
О.М.Жук
(подпись)
22.07.2009
АКТ
.07.2009 № 16
г. Минск
О списании имущества
Основание: приказ председателя правления от
25.03.2009 № 32
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель директора О. А. Голуб
Члены комиссии:
1. Главный бухгалтер А. Р.
Самохвал
2. Главный специалист отдела кредитования
физических лиц
К. В. Клицунова
Присутствовали:
1. Консультант К. В.
Киселева
2. Кассир К. А. Александрова
В период с 19.07.2009 по20.07.2009 комиссия
провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию
имущества.
Комиссия установила, что имущество согласно
прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для
использования.
Составлен в 2(двух) экземплярах:
-й экземпляр - в дело 09-02
-й экземпляр - в отдел кредитования физических
лиц
Приложение: перечень подлежащего списанию
имущества на 3 (трех) л. в 2 (двух) экз.
Председатель комиссии О.
А. Голуб
Члены комиссии: А.
Р. Самохвал
(подпись)
К.В.Клицунова (подпись)
С актом ознакомлены: К.
В. Киселева
(подпись)
.07.2009
К.А.Александрова
(подпись)
.07.2009
4. Перечислить документы, включаемые в состав
личного дела
В состав личного дела включаются следующие
документы:
− внутренняя опись документов личного
дела;
− личный листок по учету кадров;
− дополнение к личному листку по
учету кадров;
− автобиография;
− копии документов об образовании,
повышении квалификации, переподготовке;
− заявление о приеме на работу;
− копия (выписка) приказа
(распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначения на
должность).
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия Тарасова__________ Имя __Мария__________
Отчество __Сергеевна_______
Данные о работе после заполнения личного листка
Должность
(с указанием наименования учреждения, организации, предприятия)
|
Число,
месяц, год
|
Распорядительный
документ
|
|
Приема
(назначения, избрания), перевода
|
увольнения
|
о
приеме-переводе
|
об
увольнении
|
Заместитель
главного бухгалтера ЧУП «Стройлига»
|
15.11.2008
|
|
Приказ
№26-к от 15.11.2008
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
.Данные об изменениях в учетных сведениях о
работнике после заполнения личного листка.
(В данном разделе производятся отметки о
следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами,
присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,
знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных
органов)
2.1.
Записи о награждении, присвоении званий (степеней)
|
Число,
месяц, год награждения, присвоения
|
Наименование
правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания
|
Основание
записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2.
Сведения о повышении квалификации, аттестации
|
Число,
месяц, год
|
Решение
комиссии (квалификационной, аттестационной)
|
Основание
записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3.
Записи о присвоении классов
|
Число,
месяц, год
|
Решение
комиссии
|
Основание
записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4.
Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике
|
Число,
месяц, год
|
Характер
изменения
|
Основание
записи
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Личное
дело проверено _15 ноября 2008______ (дата) ____________________ (подпись)
|
Личное
дело проверено ____________________ (дата) ____________________ (подпись)
|
Личное
дело проверено ____________________ (дата) ____________________ (подпись)
|
ООО «Институт экономики» УП «Завод
вычислительной техники»
Генеральному директору
Пр. Я. Купалы, 72, офис 2 г-ну
С.А. Григорьеву
Гродно, 230003, Республика Беларусь
Тел./ факс (015) 75 60 36 Ул.
Ленина, 46, 110340
E-mail:
ec_inst@mail.ru г.
Москва, Россия
Р/с 3010003264871 в филиале №504
ОАО «АСБ Беларусбанк» г. Гродно
МФО 325654, код 524
УНН 101126943
.09.2009 №02-10/56
На №02-10/42
Уважаемый Сергей Андреевич!
Подтверждаем получение Вашего письма №1 от
01.09.2009 с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в
случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом.
Директор А.П.
Прокин
(подпись)
Н. Л. Лесковец
(015) 54 87 94
№ 2-10/111 от 08.09.2009 УП «Завод
вычислительной
техники»
Вх. № 95. 2-10/111 09.09.2009
AKZO n.v.76, P.O Box 9300, 6800 SB
Arnhem, the Netherlands. 1 500 3652456, Fax. 1 500 3652457
ref.
VG/LN/865
Our
ref. CN/FK/3652
July 2009
Nemiga
str,23
Minsk,
Republic of Belarus
Уважаемые господа,
в соответствии с контрактом № 23 от 22 марта
2009 г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для
оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного
комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.
Оплата услуг по контракту должна производиться
вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.
Однако наш счет был оплачен частично. Вы
уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22
контракта.
Направляя вам настоящее письмо с приложением
калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим
рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.
Одновременно просим вас принять самые
действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также
предусматривается контрактом.
В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Andrew
Rudkov
Министерство финансов УТВЕРЖДАЮ
Республики Беларусь Генеральный
Открытое акционерное директор
ОАО
общество (подпись)
«Монолит» Р.
Л. Лынько
.12.2007
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
.12.2007 № 01-02
г. Минск
на 2008 год
Ин-
декс дела
|
Название
раздела, заголовок дела (тома, части)
|
Количе-ство
дел (томов, частей)
|
Срок
хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
1.
Секретариат
|
|
|
|
01-01
|
Приказы
по основной деятельности
|
|
Пост.,
ст. 19а
|
|
01-02
|
Журнал
учета исходящей корреспонденции
|
|
3
года, ст. 106б
|
|
….
|
….
|
|
|
|
|
2.
Операционный отдел
|
|
|
|
02-01
|
Лицевые
счета по учету уставного и резервного фондов
|
|
Пост.,
ст., 29
|
|
…..
|
……
|
|
|
|
|
3.
Отдел отчетности и планирования
|
|
|
|
03-01
|
Анализ
банковской деятельности
|
|
5
лет, ст. 333, 334
|
При
условии проведения ревизии
|
03-02
|
Перспективные
планы развития
|
|
3
года, ст. 22
|
|
…..
|
……
|
|
|
|
|
4.
Отдел внутрибанковских операций
|
|
|
|
04-01
|
Переписка
с Национальным Банком Республики Беларусь
|
|
10
лет ЭПК, ст.796
|
|
….
|
…..
|
|
|
|
|
5.
Кредитный отдел
|
|
|
|
05-01
|
Потребительские
кредиты
|
|
05-02
|
Выданные
гарантии и обязательства
|
|
3
года
|
|
….
|
…..
|
|
|
|
|
6.
Административно-хозяйственный отдел
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
06-01
|
Карточки
складского учета материальных ценностей
|
|
3
года, ст. 319
|
|
06-02
|
Документация
по автотранспорту
|
|
3
года
|
|
…..
|
…..
|
|
|
|
Зав. секретариатом Т.П.
Васильева
.12.2007 (подпись)
Зав. архивом И.Г.
Шуста
.12.2007 (подпись)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ОАО Протокол
ЭПК отдела
«Монолит» по
архивам и
.12.2007 №2 делопроизводству
Председатель ЭК (подпись) Минского
облисполкома
.12.2007
Председатель ЭПК (подпись)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2007 году
в открытом акционерном обществе «Монолит»
По
срокам хранения
|
Всего
|
В
том числе
|
|
|
переходящих
|
с
отметкой «ЭПК»
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Постоянного
|
2
|
2
|
-
|
Временного
(свыше 10 лет)
|
1
|
-
|
1
|
Временного
(до 10 лет включительно)
|
7
|
7
|
-
|
ИТОГО
|
10
|
9
|
1
|
Зав. секретариатом (подпись) Т.П.
Васильева
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Делопроизводитель (подпись) О.А.
Бразговка
5. Средства обработки документов
Средства обработки документов Адресовальные
машины
Маркировальные
машины
Штемпелевальные
машины
Ламинаторы
Фальцевальные
машины
Брошюровальные
машины
Листоподборочные машины
1
Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов: СТБ 6.38-2004. - Введ. 01.07.2005. - Минск: Белорус. гос. ин-т
стандартизации и сертификации, 2005.
Паневчик,
В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение
управления: практикум / В.В.Паневчик, С.В.Некраха. - Минск: БГЭУ, 2004.
Паневчик,
В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение
управления: учебное пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.Некраха.- Минск:
БГЭУ, 2008.