Оптимизация управления на предприятии

Оптимизация управления на предприятии

Введение

В отчете отражены результаты анализа основных аспектов управленческой деятельности ООО "ФАРАОН". В период практики с 11 января по 25 января 2016 года.

Практика менеджмента студентов 3 курса заочного отделения РАНХ и ГС по специальности «Менеджмент» имеет целью практическую апробацию и закрепление различных методов, изучаемых в специальных дисциплинах согласно учебного плану.

Цель учебно-ознакомительной практики состоит в обобщении и закреплении полученных теоретических знаний и практических основ изучаемых дисциплин. Для достижения намеченной цели студенту необходимо решить следующие задачи:

реализовать потребность в профессиональном самосовершенствовании;

сформировать собственное отношение к профессии менеджера организации;

продолжить отработку аналитических навыков и умения систематизировать фактический материал, необходимый для принятия управленческих решений.

Для решения этих задач студенту при прохождении учебно-ознакомительной практики необходимо выполнить следующие взаимосвязанные задания:

Ознакомиться с организацией - местом практики: местоположение организации и сфера ее деятельности; организационно-правовая форма; устав и другие учредительные документы; наличие лицензии; содержание и практика разработки бизнес-плана.

Изучить структуру управления организацией, определить ее тип, преимущества, недостатки.

Изучить особенности и отличительные черты менеджмента в организации с учетом ее основного вида деятельности.

Изучить состояние и уровень корпоративной культуры, стилей управления, трудностей в управлении организацией.

Оценить степень готовности руководства и персонала организации к применению инноваций в управленческой деятельности.

Изучить содержание двух - трех должностных инструкций сотрудников организации.

За время прохождения учебно-ознакомительной практики студент должен ознакомиться со спецификой профессиональной деятельности и получить первые профессиональные навыки и умения.

1.Общая характеристика базы практики

.1 Общая характеристика ООО "ФАРАОН"

История работы на рынке кассовой техники и весового оборудования группы компаний "ФАРАОН" начинается с 1991 года. Основной вид деятельности группы компаний - продажа, обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин, весоизмерительной техники, счетчиков и детекторов банкнот и другого оборудования, используемого в сфере торговли и услуг населению, а так же автоматизацией торговли.

В структуру компании входят такие фирмы, как ООО "ТД "Полюс" (продажа торгового оборудования, расходных материалов и программного обеспечения); ООО "ФАРАОН" (обслуживание и ремонт кассового и весового оборудования в г. Саратове, автоматизациея торговли); ООО ЦТО "Полюс" (ремонт весоизмерительной техники) ООО "СЦ "Полюс" (обслуживание и ремонт кассового оборудования в Саратовской области.) Обширная сеть филиалов и центров технического обслуживания охватывает многие районы Саратовской области, в том числе и в таких городах как: Ал.гай, Аткарск, Балаково, Ершов, Лысые горы, Новоузенск, Петровск, Степное, Энгельс, Аркадак, Базарный Карабулак, Балашов, Балтай, Ивантеевк, Маркс, Новые Бурасы, Пугачев, Татищево.

Существующая сеть филиалов позволяет качественно и в короткие сроки решить вопросы с сервисным обслуживанием торгового оборудования. Филиалы располагаются в специально оборудованных помещениях, оснащенных необходимыми техническими средствами, в большинстве своём обеспечены автотранспортом, средствами мобильной и компьютерной связи.

Во всех филиалах работают мастера, которые способны решить все вопросы связанные с торговой техникой. Диагностику, программирование, замену узлов и деталей оборудования, по возможности, наши мастера производят на месте, ремонт требующий применения компьютерной и другой техники, используемой в мастерской - производится в стационарных условиях.

Высококвалифицированные мастера по ремонту и обслуживанию оборудования всегда находятся на связи с диспетчерской службой, которая координирует действия обслуживающего персонала в г. Саратове. Имеющийся штат сотрудников оформляет продажу техники, выдачу всех необходимых документов, постановку техники на гарантийное обслуживание и на учёт в налоговых органах, осуществляет ремонт, решает вопросы, возникающие в процессе эксплуатации оборудования. Оказываются консультации специалистами как на месте, так и по телефону (горячей линии 486-111, 980-100).

Во всех офисах продаж имеются выставочные залы оборудования, где опытные консультанты помогут вам подобрать весь спектр интересующего Вас оборудования, для успешного ведения Вашего бизнеса.  В центральном офисе компании имеется демонстрационный зал, позволяющий ознакомиться с новинками торгового оборудования и средствами автоматизации торговли. ООО "ФАРАОН", являясь партнёром фирмы 1С, предлагает комплексные решения автоматизации на базе этого программного продукта.

.2 Изучение и анализ функций ООО "ФАРАОН"

Учебно-ознакомительная практика проходила на базе ООО "ФАРАОН" с 13 декабря по 24 декабря 2015 года (см. Приложение 1).

Проанализируем структуру организационной деятельности в ООО "ФАРАОН", (см. рисунок 1).

В ООО "ФАРАОН" состоят 16 человек. Это: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, менеджеры -6 человек, мастер - 4 человека, монтажники-2человека, водитель - 2 человека.

Из приведённой организационной схемы видно, что ООО "ФАРАОН", имеет небольшое количество сотрудников. В результате чего все сотрудники агентства тесно взаимодействуют друг с другом. Генеральный директор является основным руководителем данной фирмы. На него возлагаются все основные обязанности по руководству рекламным агентством, а также он всегда в курсе всех событий компании. Генеральный директор выполняет оперативную, консультативную, координационную и финансовую работу, включающую административно-хозяйственное руководство предприятием в целом и основными его структурными подразделениями.

Рисунок 1-Структура ООО "ФАРАОН"

В обязанности директора входит руководить и координировать работу агентства; организовывать работу и эффективно взаимодействовать со всеми структурными подразделениями цехов и производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышать эффективность работы предприятия; также рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.

Также директор ставит целевые задания подчиненным и контролирует их выполнение; обеспечивает выполнение агентством всех обязательств перед бюджетом, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров; решает вопросы, касающиеся финансово- экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия; в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений.

В обязанности заместителя директора входит: выполнять обязанности директора в отсутствие его на рабочем месте; руководить финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, контролировать материально-техническое обеспечение предприятия, финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, за правильным использованием банковского кредита, выполнением договорных обязательств по поставкам продукции. Также в его обязанности входит координация работы подчиненных ему служб и подразделений; обеспечение своевременной выплаты заработной платы рабочим и служащим; организация рекламы выпускаемой продукции; взаимодействие с другими предприятиями (организациями, учреждениями и т.п.) в процессе выполнения своих обязанностей; создание здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.

Бухгалтер подписывает и ведет бухгалтерскую отчетность; формирует учетную политику предприятия; занимается отчетами о прибыли, убытках, ежемесячных затратах; обобщает и анализирует финансовую информацию для подготовки записей на счетах; устанавливает поддержку и координацию бухгалтерского учета; анализирует и рассматривает бюджет и расходы местных, государственных, федеральных и частных средств, договоров и грантов. В его обязанности также входит мониторинг и анализ бухгалтерского учета и связанные с ними системы отчетов; подготовка и рассмотрение бюджета, доходов, расходов, выплаты заработной платы, счетов и других бухгалтерских документов; анализ доходов и расходов для обеспечения контроля за расходами; учет персонала, поставщиков и клиентов; решение проблем с несоответствием счетов.; контроль ввода и обработки финансовых данных и отчетов; взаимодействие с внутренними и внешними аудиторами во время проверок; обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

В обязанности менеджера входит участие в планировании товарооборота и поставок товара от производителей; участие в маркетинговом анализе; подготовка планов рекламных и маркетинговых мероприятий по продвижению закрепленных брэндов. Менеджер осуществляет постоянное взаимодействие с поставщиками, готовит и участвует в переговорах.

Обязанности менеджера по работе с клиентами: поддерживает и развивает клиентскую базу; обеспечивает поступательный рост объемов продаж ключевым клиентам; обслуживает клиентов в офисе.

Обязанности менеджера по производству и размещению рекламы: следит за качеством дизайна, изготовления продукции; оформление документации; общение и заключение договоров с клиентами; проводит документальное оформление покупки в точном соответствии с принятыми правилами; организует резервирование товара по заявкам клиентов.

В обязанности монтажника входит: согласовывать с технологом «производственное задание», вносить предложения по улучшению изделия и упрощению монтажа; принимать заказ на производстве и проверять правильность его изготовления; производить монтаж изделия заказчика выполнять дополнительный сервис: уборка после монтажа, вынос мусора, окончательная подготовка изделия к эксплуатации и т.п. Монтажник подписывает от имени компании «акт приема - передачи» изделия, «анкеты о работе компании»; после окончания работы докладывает администратору о проделанной работе и получает задание на следующий монтаж; несет ответственность за сохранность инструмента и имущества компании, находящегося в его пользовании.

Все обязанности отображены в должностных инструкциях (см. Приложение 2,3,4).

Руководство ООО "ФАРАОН" работает с предпринимателями-изготовителями и с крупными фирмами.

Товар у поставщиков отбирается менеджером по согласованию с директором после ознакомления с Прайс-листами на предлагаемую продукцию.

Как правило при оптовой покупке предусмотрена система скидок. При покупке на сумму:

·   от 20 тыс. руб. до 50 тыс. руб - скидка 2%;

·   от 51 тыс. руб. до 100 тыс. руб. - скидка 5 %;

·   от 101 тыс. руб и выше - 7%.

Продукция закупается предпринимателем на основании договора купли-продажи. В договоре предусмотрено, что отгрузка товаров производится железнодорожным транспортом в контейнере, либо багажом с соблюдением минимальной нормы отгрузки (один контейнер, одно место багажа) или по согласованию сторон автомобильным транспортом, с оплатой покупателем провозной платы, страховки, охраны, упаковки груза. Допускается самовывоз товаров покупателем со склада продавца.

Покупатель несет ответственность за товарный вид и сохранность товара с момента его приемки.

Переход рисков на товар происходит с момента передачи товара, покупатель вправе производить реализацию товаров с момента получения.

Цена поставляемых по договору товаров определяется на основании накладных и счетов-фактур, включая НДС - 18%.

Оплата товаров покупателем производится перечислением денежных средств платежным поручением на расчетный счет продавца равными частями 5, 15 и 25 числа каждого текущего месяца в течение 30 дней с момента отгрузки со склада продавца или наличными денежными средствами в кассу продавца, с соблюдением предельных размеров, установленных ЦБ РФ.

В платежных поручениях покупатель обязан указать номер договора, по которому производится оплата. Право собственности на товар покупатель приобретает после оплаты товара в соответствии со сведениями о продажах, по согласованной форме, которые обязан предоставить в письменном виде в течение 3 дней со дня оплаты, но не позднее 5 числа месяца следующего за месяцем платежа.

При расхождении предоставленных сведений о продажах с товарными остатками, находящимися у покупателя, покупатель обязан уточнить сведения о продажах по требованию продавца до 15 числа того же месяца.

В случае не предоставления сведений о продажах в установленные сроки либо предоставление не достоверных данных, продавец вправе зачесть произведенные покупателем платежи за товары в оплату накладной, первой по времени отгрузки с переходом права собственности к покупателю.

Товары, по которым право собственности перешло к покупателю, возврату не подлежат.

Отгрузка покупателю последующей партии товара производится только после представления покупателем сведений о продажах по предыдущей партии товара.

Возможна замена ассортимента товара до 10% от каждой партии, отгруженной покупателю в случае: оплаты покупателем не менее 90% стоимости и представлении покупателем сведений о продажах.

Возврат товара производится силами и средствами покупателя с сохранением упаковки и товарного вида. В случае нарушения покупатель на основании Акта приемки товара, обязан возместить убытки связанные с переупаковкой, доработкой и уценкой товара.

Доставка товаров из-за рубежа осуществляется либо самовывозом, либо железнодорожным транспортом (контейнерные перевозки).

Налаживание хозяйственных связей с предпринимателями напрямую, без посредников позволило ООО "ФАРАОН" устанавливать вполне приемлемые цены на товары и минимальной торговой наценкой. Это позволяет формировать ассортимент в различном ценовом диапазоне.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки осуществляет товаровед в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы ООО "ФАРАОН" является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники.

.3 Изучение стиля и методов управления конкретного менеджера

Главную роль в карьере менеджера играет стиль руководства, который применяет менеджер в своей работе. Каждый руководитель в процессе управленческой деятельности выполняет свои обязанности в свойственном только ему стиле. При изучении стиля руководства в ООО "ФАРАОН" «руководителю базы практики был представлен тест, состоящий из 35 вопросов. По результатам тестирования составляется решетка менеджмента, характеризующая стиль, применяемый в управлении.

Вопросы тестирования:

1. Вероятно, я всегда был бы председателем группы.

2. Решился бы на сверхурочную работу.

3. Предоставил бы членам группы полную свободу действия в работе.

4. Поддерживал бы одинаковые способы деятельности.

5. Позволил бы людям при решении проблемы критически мыслить.

6. Сделал бы все от меня зависящее, чтобы моя группа была лучше, чем конкурирующие группы.

8. Побуждал бы членов группы к большему старанию.

9. Испытывал бы свои идеи в группе.

10. Разрешил бы членам группы полную инициативу.

11. Много работал бы в надежде на повышение.

12. Терпел бы замедленные действия и неуверенность.

13. В присутствии похитителей выступал бы от имени группы.

14. Хочу поддерживать высокий ритм работы.

15. Даю работникам возможность работать с развязанными руками.

16. В конфликтных ситуациях в группе действую как посредник.

17. Утопаю в деталях.

18. Представляю группу в ее отношениях с внешним миром.

19. Не хотел бы предоставлять членам группы свободу действий.

20. Решаю, что делать и как делать.

21. Побуждал бы к росту производительности труда.

22. Делегировал бы некоторым работникам полномочия, которые мог бы оставить себе.

23. Обычно дела идут так, как я предсказывал.

24. Разрешаю группе выдвигать много инициативных предложений.

25. Даю членам группы конкретные задания

26. Хочу вносить изменения.

27. Прошу членов группы работать интенсивнее.

28. Считаю, что члены группы хорошо используют свои способности критически мыслить.

29. Составил бы график работы.

30. Отказался бы объяснять свои действия.

31. Убеждаю других в том, что мои идеи пошли бы им на пользу.

32. Разрешаю группе самостоятельно определять ритм своей работы.

33. Призвал бы группу превысить свои рекордные показатели.

34. Действовал бы, не советуясь сначала с группой.

35. Предполагал бы, что все члены группы соблюдают инструкции и предписания.

Проанализировав ответы на вопросы, я установила, что руководитель относится к типу 9:9 «Организатор».

Эта позиция характеризует такой тип руководителя, который одинаково относится как к людям, так и к стилю управления, от которого зависит и принятие решений.

Данный тип управленца стремится приложить максимум усилий, как в сфере социальной политики, так и в самом производстве. По их мнению, наилучшим способом увеличения производительности, повышения качества выпускаемой продукции является активное вовлечение подчиненных в процесс принятия решений. Тем самым, руководитель делает акцент на деле, но и не забывает учитывать интересы работников.

2. Предложения по совершенствованию системы управления ООО "ФАРАОН"

На основании проведенного анализа действующей системы управления в ООО "ФАРАОН" можно сформулировать ряд предложений, направленных на ее совершенствование.

) Руководителю организации необходимо устанавливать реалистичные цели для себя и для других - достаточно сложные, интересные и реальные. При этом цели должны быть достижимыми. Если подчиненные считают, что перед ними поставлены слишком сложные цели, то мотивация будет снижаться.

) Так же следует сопоставлять показатели материального стимулирования с целями бизнеса и предусматривать системы поощрений не за реализацию конкретных задач, а за выполнение общих планов.

) В связи с тем, что некоторым сотрудникам постоянно приходится использовать свои личные сотовые телефоны для рабочих целей, необходимо компенсировать им затраты за мобильную связь - оплачивать ежемесячные выплаты фиксированной суммы на компенсацию средств сотовой связи.

) Тарифно-окладная система безнадежно устарела и не отвечает реалиям сегодняшнего дня. Новые подходы к стимулированию предполагают отказ от традиционных повременных систем или оплаты по коэффициенту сложности, а также их замену на оплату труда, состоящую из двух компонентов: базовой ставки и дополнительных стимулирующих выплат, зависящих от индивидуальных результатов и/или эффективности работы подразделения/компании. В последние годы эти задачи успешно решают гибкие бестарифные систем оплаты труда. Гибкие - потому, что система может трансформироваться под практически любые задачи оперативного планирования и стимулирования. Бестарифные - потому, что базовые параметры заработной платы - ставки, оклады, тарифы, минимальные зарплаты определяются исходя из конъюнктуры рынка труда в регионе, характера, целей и задач бизнеса, кадровой политики руководства фирмы. Из различных гибких систем (оплаты комиссионными, премирование "звезд", участие в собственности) оплата за достижение измеряемых результатов пользуются наибольшей популярностью.

5) Периодические производимые повышения заработной платы, становятся для персонала недейственными уже через два месяца после введения, поскольку работает эффект привыкания к доходу. Поэтому, прежде чем решать вопрос о повышении заработной платы, необходимо более тщательно анализировать мотивационную структуру сотрудников.

6) Руководству необходимо стараться сделать работу персонала интересной. Многие работы являются однообразными и скучными, в результате чего работники утрачивают интерес к своей работе, хотя их могут устраивать условия работы, отношения с товарищами и сама организация. Потеря интереса, связанная со скукой и однообразием, может приводить к проблемам разного рода. Поэтому следует выявлять неинтересные, монотонные работы и делать их по мере возможности более приемлемыми. Возможные подходы - расширение, обогащение труда и делегирование полномочий.

) Руководителям всех уровней желательно быть более внимательным к инициативе, проявляемой сотрудниками, ведь инициатива проявляется, когда есть внутренний интерес к изменению существующей ситуации к лучшему. Задача руководителя - выявить основной интерес сотрудника, являющийся его движущей силой, и направить ее в нужное русло.

Заключение

управление менеджмент стиль

Учебно-ознакомительная практика проходила с 07 декабря по 24 декабря 2015 года на базе ООО «ФАРАОН». Во время прохождения практики мне представилась возможность стать участником непосредственного процесса.

На практике познакомилась со структурой ООО «ФАРАОН», а так же с документацией организации; правилами общения с клиентами; составлением документации и т.п.

Коллектив ООО «ФАРАОН» сплоченный и дружелюбный, что очень помогло быстрой адаптации в организации, а так же с анкетированием и приобретением базовых навыков.

Так же провести анализ организации и выявить слабые стороны в ее управлении. На основании этого был разработан ряд мероприятий, которые должны помочь в улучшение управленческой системы.

Библиографический список

1.Абрютина М.С., Грачев А.В. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. пособие. - 2-е изд. - М.: "Дело и Сервис", 2015. - 236с.

2. Аникин Б. А. Высший менеджмент для руководителя. - М.: ИНФРА-М, 2014.-256с.

3. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: 2009.-324с.

.Бринк И.Ю., Савельева Н.А. Бизнес предприятия. Теория и практика.- Ростов-на-Дону.: Феникс, 2013. - 348с.

.Канке А.А., Кашевая И.П. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учеб.пособие. - М.: Изд-во "ИНФРА-М", 2006.-288с

.Шеремет А.Д., Негашев Е.В. Методика анализа деятельности коммерческих предприятий. - М.: "Инфра-М", 2007. - 237 с.