Документна комунікація в системі інформаційного управління
Харківська державна академія культури
Документна комунікація в системі інформаційного управління
Редька К.Ю.
Анотація
У статті розглядаються вплив документної комунікації на систему інформаційного управління. На основі аналізу загальних електронних документів, електронних бібліотечних фондів, баз даних промислових підприємств здійснюються пропозиції відносно покращення діяльності організаційно-технічних систем, що забезпечують процес створення, управління доступом і поширення електронних документів у документних комунікаціях. Особливості сучасного документознавства полягають, насамперед, у широкому застосуванні компютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи з документами. На сьогодні Інтернет-технології не тільки наближають людство до загальної доступності інформації або інформаційних ресурсів, а й визначають подальший розвиток всього суспільства.
Ключові слова: документна комунікація, системи електронного документообігу, програмне забезпечення, бібліотечні фонди, комунікаційні інститути.
За останні двадцять пять років, система документознавства зазнала особливих змін. Насамперед, почалося широке застосування компютерних систем обробки та друкування документів, відповідно до вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи з документами.
Форми електронних документів, виконані за допомогою компютерних (автоматизованих) технологій обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів, серед яких Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [5]. Водночас, зростання інтенсивності інформаційних потоків і підвищення вимог до оперативності реагування на інформацію, що надходить, диктують нові підходи до організації управління документообігом в організаціях будь-якого рівня (бібліотечних фондах, підприємствах, державних структурах). У сучасному суспільстві вирішення проблем організації діловодства можливе тільки завдяки активному використанню нових інформаційних технологій на базі персональних компютерів і компютерних мереж. Тому, діяльність будь-якої організації не можливе без інформаційних технологій.
Проблему документної комунікації розглядали І.О. Золотарьова, В.І. Артемєв, Г.Г. Асєєв, Ю.М. Столяров, А.В. Соколов, А.А. Соляник, Н.Б. Зиновьєва, Л.П. Шевякова, А.М. Шелестова, Н.М. Кушнаренко та ін. Проте проблема ролі документної комунікації висвітлена недостатньо.
Тому мета дослідження - дослідити принципи застосування документної комунікації в системі інформаційного управління. Поставлена перед нами мета, вимагає розвязання концептуальних завдань: пояснити категорію документної комунікації, електронного документа та систем інформаційного управління; розглянути принципи застосування документної комунікації у бібліотечній, освітній та промисловій сферах; запропонувати методи покращення застосування документної комунікації у системі інформаційного управління. електронний комп'ютерний документознавство
У сучасному суспільстві найважливішою підсистемою соціальних, освітніх, економічних комунікацій є документна комунікація - процеси і засоби обмінуінформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух різного роду інформації шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.
У документній комунікації електронний документ може бути створений, переданий, збережений, перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації електронними засобами (компютерне обладнання і програмне забезпечення) або на папері (у спосіб переведення її у друковану форму за допомогою компютерного обладнання) у формі, придатній для приймання його змісту людиною [5].
У сучасній науковій думці (дослідники Г.Г. Асеєв [1], М.А. Василик [4], А.В. Соколов [9]), документ розглядається в якості носія інформації, засобів її передачі в просторі та важливим елементом соціальної комунікації. Дослідник Столяров Ю.Н. [12, с. 113], розглядає «документ» в контексті управлінської, правової, організаційної систем, а також «способу презентації соціальності», «способу сучасної комунікації». Тому, комунікаційна функція однією із найбільш важливих, значущих функцій документа. Документ, як засіб спілкування, що використовується, як в професійному, так і в приватному житті індивіда, може зіграти ключову роль для учасників комунікаційного процесу.
На думку Г. Г. Асеєва [1, с. 93], документ відрізняється від звичайної інформації. За допомогою певних реквізитів можливо «ідентифікувати зафіксовану на матеріальному носії інформацію», а, отже, віднести документ до певного виду соціальної комунікації.
Документ це матеріальний або енергетичний носій на якому у відповідності з діючими певний час стандартами, правилами, вимогами, зафіксована інформація для її збереження і розповсюдження у просторі і часі.
Важливе місце в документно-інформаційній комунікаційній системі посідають інформаційно-комунікаційні інститути - елементи системи документно-інформаційних комунікацій, заклади, які мають певне соціальне призначення,повязане зі збором, зберіганням, розповсюдженням соціально значущих документів.
Документно-інформаційні комунікаційні інститути прийнято поділяти на комуляційні і некомуляційні. Інституціоналізація як процес у цьому разі має такі обовязкові моменти [2, с. 57]: потреба суспільства в інформації; усвідомлення необхідності документно-інформаційного обміну; наявність комунікаційних каналів; можливість упорядкування, формалізації та стандартизації.
Комуляційні інститути виконують соціально-мнемічну функцію [1, с. 349]: архівна справа; бібліотечно-бібліографічна справа; музейна справа; система науково-технічної інформації; Телекомунікаційні мережі (наприклад, Інтернет). Некомуляційні інститути не виконують соціально-мнемічної функції [1, с. 355]: газетно-журнальна справа; книговидавнича справа; книготорговельна справа; засоби звязку (пошта, телеграф).
В основі документно-інформаційної комунікації лежить комунікаційний акт, у якому виділяють такі складові частини: комунікант, реципієнт, комунікат, зміст інформації, код, контекст. Зазвичай комунікант має уявлення про те, як повідомлення може бути інтерпретовано реципієнтом. Однак, результат інтерпретації, тобто тлумачення повідомлення одержувачем, визначається низкою факторів, у першу чергу, кодуванням. Як відомо, кодування - це подання ідеї, що прагне донести до одержувача комунікант, у кодах або символах, тобто в знаках, що переводять ідею на мову, яка є зрозумілою реципієнту. Кодування має зберегти інтерпретацію повідомлення одержувачем відповідно до мети комунікації, яку поставив комунікант. У ролі кодів можуть використовуватися слова, звуки та інші знаки. Процес кодування є субєктивним, оскільки залежить від особи, яка кодує. Повідомлення - це зафіксована інформація, яку комунікант прагне довести до реципієнта. Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача, яке визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані під час передачі ідеї.
Адекватність сприйняття повідомлення носить субєктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, наприклад, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля, а наявність досвіду у обох учасниках повідомлення покращує сприйняття.
Необхідність у штучних комунікаційних каналах виникає тоді, коли комунікант і реципієнт позбавлені безпосереднього контакту, і в той же час існує необхідність у передаванні інформації у часі.
Увагу сучасних учених (А.В. Соколов, М. Кас- тельс, В.І. Корогодін) привертає питання еволюції комунікаційних каналів [10]. Зокрема, А.В. Соколов, у розвитку комунікаційних каналів виділяє чотири періоди. На його думку, канал писемної документації виник на основі іконічного каналу, шляхом біфуркації, тобто роздвоєння, розділення на дві частини. Особливість біфуркації документної комунікації полягає в тому, що вона сприяла біфуркації у каналі усної комунікації [10, с. 72].
Таким чином, в історії людства, за А.В. Соколовим, можна виділити чотири біфуркації [9, с. 119]: біфуркація I - поява писемності й літературної мови; біфуркація II - винахід книгодрукування і великі географічні відкриття; біфуркація III - промисловий переворот, виникнення технічних каналів, у тому числі поліграфії, фотографії, телефону; біфуркація IV - науково-технічна революція XX ст., яка повязана з виникненням електронної комунікації.
Загалом, термінологічний елемент «документний» повинен позначати те, що складається з документів, а словосполучення «документна комунікація» трактувати як «комунікація, що складається з документів». Проте комунікація складається не лише з документів, тому що елементарна структура соціальної інформаційної комунікації передбачає три елемента: мовець, реципієнт і канал комунікації між ними. Документ займає місце каналу комунікації, по якому інформація передається від комуніканта до реципієнта. Отже, документна комунікація - це комунікація, яка вміщує документ в якості одного зі своїх елементів. Наприклад, у сфері освіти педагогічна діяльність, як різновид комунікаційної діяльності регулюється значною кількістю документів різного призначення. Це і організаційно- розпорядчі документи як інструменти контролю адміністрації вищого навчального закладу за дотриманням норм навчальної діяльності, цивільно-правові договори про надання освітніх послуг, проходження студентських практик, нормативні документи, що регулюють освітню діяльність, бібліотечні ресурси.
Розуміння особливостей каналу в документній комунікації може бути різним: документ як канал передачі інформації; певні суспільні інститути як канали передачі документів; документальні повідомлення (тобто повідомлення, зафіксовані в документах). Відповідно, можна зробити висновок, що в документальній комунікації каналами є соціальні інститути та системи, через які передаються самі документи.
Дослідник А. А. Соляник пропонує таку класифікацію документних систем: генеративні, транзитні і термінальні [11, с. 72]. Генеративні документальні комунікаційні системи - ті, які забезпечують виробництво документів. До них належать авторські колективи, наукові та навчальні заклади, видавництва, редакції ЗМІ, друкарні, теле- і радіокомпанії, студії звукозапису, фото- і кіностудії, ІТ-виробництва тощо.
Транзитні документальні комунікаційні системи - ті, які організують рух документів, їх транспортування: підписні і посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, установи книжкової торгівлі, поштові відділення, курєрські служби, провайдери компютерних мереж тощо. Термінальні документальні комунікаційні системи - це системи, призначені для збору і зберігання документів, організації їх використання. До них належать бібліотеки, архіви, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо- та відеотеки, власники компютерних серверів тощо. Таким чином, документні комунікаційні системи - це окремі підсистеми документальних комунікацій суспільства в цілому. Документальні комунікації суспільства є різноманітними і розрізняються характером комуніката (передається тільки інформація з документа або сам документ), наявністю і видами комунікаційних посередників (пошта, видавництво, книжкова торгівля, бібліотеки, канцелярії, архіви), призначенням документа, який передається (для опублікування або використання з особистою або службовою метою). Відповідно, передача документів здійснюється на основі комунікаційних параметрів Інтернет-мережі та документно-комунікаційних систем (ДОКС).
Згідно з А. В. Соколовим, документно-комунікаційна система (ДОКС) складається з інститутів документної комунікації та документних каналів [10, с. 116]. Тому, оскільки вона передбачає стійкі налагоджені звязки, чітко визначені комунікаційні шляхи і насамперед, відповідно до значення поняття «система», наявність незмінних (але динамічних) складових, які функціонують у певному контурі, поки що не можна стверджувати, що таке складне й організаційно впорядковане утворення реально існує. Натомість, рух документних потоків у сфері освіти, торгівлі, бізнесу, державного управління тощо, здійснюється на основі розробки різних інформаційних технологій (ІТ).
Системи електронної документної комунікації утворюють особливий інтеграційний шар (віртуалізацію) в автоматизованих інформаційних системах установ, забезпечують процеси створення, управління доступом, розповсюдження великих обсягів документів у компютерних мережах та їх контроль над потоками документів, підвищують ефективність документоорієнтованих процесів на основі інформаційних технологій управління документами та вмістом у документних комунікаціях.
Із залученням у документні потоки організацій і підвищення потреби у використанні електронної документної комунікації зростає необхідність у їх інтеграції з іншими системами, для чого повинна володіти великим набором готових механізмів взаємодії і підтримувати сучасні технології інтеграції корпоративних інформаційних систем [13, с. 77].
Інтеграція ЕИР-систем забезпечує підтримку всіх документних процесів через оперативне управління документами, образами, потоками робіт, корпоративними звітами тощо та виступає в якості своєрідного концентратора, що надає доступ до усієї необхідної інформації і даних всередині ЕИР-систем. Великою перевагою інтеграції з ЕИР-системами є можливість роботи користувачів у середовищі звичних додатків.
Ефективність інформаційних технологій повязана з організацією внутрішньої інформаційної бази. Підходи до організації машинної бази даних залежать від виду та розміру підприємства. Файлова організація даних характерна для автоматизованого розвязання окремих задач на робочому місці спеціаліста, а також є початковим етапом при організації компютерних систем. Функціональні системи документації відображають найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз, тощо. Особливість функціональних систем полягає в функції поширення на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.
Системи документації поділяються на підсистеми на основі призначення документної форми залежно від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення.
Управлінську документацію пропонується поділити на три блоки - загальний, економічний та кадровий, які призначені для реалізації управлінських функцій в окремих відособлених корпоративних системах від відомства до підприємницької структури.
Окрім управлінського документознавства у структурі спеціального документознавства пропонується виділити галузеве документознавство, до обєкту вивчення якого відносять питання ведення систем документації, що створюється у відповідних сферах господарства країни за напрямами трудової діяльності, функціональним заняттям працівників, фахом.
Наприклад, в освітній сфері термін «електронне навчання» (e-learning) змінюється підхід до інформаційних технологій. Нині в усьому світі навчання в усіх його формах (заочній, вечірній, денній) здійснюється не тільки в аудиторії, а й в електронному освітньому середовищі, забезпечуючи як повноцінне залучення студентів до процесу навчання, так і надійний контроль над рівнем засвоєння знань. Потреба в цьому особливо зросла з переходом на кредитно-модульну систему, передбачену Болонською декларацією [14, с. 59].
Одну із тенденцій застосування принципів в освіті наполегливо підкреслюють представники Майкрософт: на першому місці має бути навчання, і тільки потім доцільно думати про прилади й обладнання. Корпорація забезпечує освіту різноманітними технологіями, проте наполягає на тому, що прилади повинні допомагати освітянам перебудовувати освіту, а не змушувати їх пристосовуватися до нових технологій.
Намагаючись вирішити проблему технічного забезпечення навчальних закладів, Майкрософт запропонувала проект BYOD (Bring Your Own Device - принеси свій власний прилад). На їх думку, існує три ключові умови, які забезпечать можливість студентам використовувати їх власні пристрої в класі [4, с. 8-9]: надання студентам доступу до мережі Інтернет; допомога у використанні пристроїв у мережі; безпечне інформаційне середовище; забезпечення узгодженої роботи групи. Перевагами такого підходу є уникнення не тільки витрат на придбання приладів навчальним закладом, а й проблем, повязаних з їх обслуговуванням.
У сфері освіти найчастіше застосовуються мультимедіа, гіпертекст та Інтернет, оскільки сьогодні документи у ВНЗ існують не лише на паперових носіях, а й у вигляді електронних версій та аналогів паперових документів, самостійних електронних документів, наприклад електронні підручники, що охоплюють комплекс електронних мультимедійних та гіпертекстових документів. Для роботи з електронними навчальними документами застосовують Dropbox (хмарні технології) та Google Doсs (онлайн-офіс) [12, с. 52].
Кожен з цих ресурсів має певну специфіку та переваги: Dropbox призначений здебільшого для збереження та обміну інформацією, а Google Doсs дає змогу ще й створювати документи у форматах, звичних для користувача, оскільки має вбудовані функції роботи з текстовими, табличними файлами тощо. Через Dropbox відвідувач може розміщувати файли на віддалених серверах за допомогою клієнта або із застосуванням веб-інтерфейсу через браузер.
Інший рівень документної комунікації - документний фонд (сукупність документів, зосереджених у бібліотеках, інформаційних центрах, архівах, музеях). Специфіка документного фонду полягає в тому, що зібрані у фонді різноманітні документи відібрані відповідно до завдань, потреб користувачів (читачів, слухачів, глядачів) тієї або іншої документної структури, організовані певним чином [1, с. 134].
Якщо розглядати бібліотечні фонди, то електронний документ з точки зору збереження й можливостей доступу до інформації має великі переваги порівняно з іншими видами, тому формування колекцій електронних документів значно розширює кумуляційні, меморіальні й комунікативні функції документно-інформаційних інститутів, сприяє кращому задоволенню інформаційних потреб користувачів.
Бібліотека, у якій сформовано фонд електронних документів, з одного боку, отримує надійні страхові копії, а з другого - можливість одночасного обслуговування майже необмеженої кількості користувачів, які знаходяться не тільки в бібліотеці, але й за її межами, іноді й за межами держави, в якій її розташовано. Сучасна модель обслуговування в науковій бібліотеці неможлива без надання інтернет-послуг. Бібліотеки формують конкурентоспроможне інформаційне середовище. Це приводить до змін у комплектуванні фондів. У бібліотеках створюють бібліотечні веб-сайти. Віртуальні довідкові служби дають можливість обслуговувати не тільки відвідувачів бібліотек, але й широкі кола користувачів книгарень, які не змогли отримати електронні ресурси зберігаються на сервері бібліотеки у форматах PDF, DJVU, HTML. Доступ до них можливий як у локальному, так і у віддаленому режимі.
Джерелами наповнення повнотекстової бази даних є [1, с. 240-241]: електронні ресурси структурних підрозділів університету; роботи викладачів - монографії, навчальні посібники, методичні вказівки тощо, які вийшли з друку у видавничому центрі університету (в електронному вигляді вони розміщуються на сайті в обовязковому порядку); інформаційні ресурси, що надходять у бібліотеку на оптичних і магнітних носіях - CD і DVD диски, дискети (для обслуговування користувачів бібліотеки створюються копії цих документів); відскановані підручники, журнали та інші матеріали, що надходять у бібліотеку на паперових носіях; ресурси Internet; електронні копії документів з інших вузів згідно договорів про співробітництво.
Автоматизація та впровадження нових інформаційних технологій дозволили бібліотекам розширити сферу послуг. Разом із традиційними послугами, наші бібліотеки мають можливість надавати сервісні послуги: користування ПК та мережею Інтернет; друк на принтері; сканування; збереження інформації. Головною метою функціонування бібліотеки в період освоєння інформаційних технологій є забезпечення доступності документів, інформації, знань для ефективного забезпечення освітніх та наукових потреб навчального закладу і максимально повного задоволення інформаційних потреб особистості.
Проте комплектування бібліотек електронними інформаційними ресурсами виявляє і цілий ряд організаційно-правових проблем. Так, архівація документів українського сегмента Інтернету не має належної нормативно-правової основи через невизначеність у міжнародному та національному законодавствах прав бібліотек щодо їх функціонування в електронному середовищі. Широке поширення мережевої інформації з особливою гостротою виокремлює парадокс, повязаний з авторським правом, що нерідко суперечить зацікавленості автора в розповсюдженні результатів своєї інтелектуальної праці.
Водночас активне наповнення фондів електронними ресурсами, часто входить у суперечність із суспільними потребами, зокрема, у питаннях комплектування бібліотечних установ сучасною інформацією з джерельної бази Інтернет, використання її для суспільно значущої інформаційно-аналітичної роботи. Найбільш уразливими стали національні історико-культурні фонди, що були визнані неактуальними або потрапили до спецфондів, заборонених або обмежених у доступі.
Тому, основними засадами розвитку інформатизації бібліотечної та освітньої сфер в Україні мають бути [1, с. 233]: формування та впровадження інформаційного освітнього середовища в системі вищої та післядипломної освіти як єдиної системи компютерних засобів, програмного забезпечення, навчальних баз даних, електронних навчальних і методичних ресурсів, віртуальних освітніх середовищ та інших елементів, які реалізують інформаційні процеси; застосування ІКТ у навчально-виховному процесі та бібліотечній справі у поєднанні з традиційними засобами; внесення змін в програми навчальних закладів освіти усіх рівнів акредитації, а саме включення в них завдань, висунутих інформаційним суспільством, з урахуванням національних особливостей; створення інформаційної системи підтримки освітнього процесу; забезпечення навчальних закладів компютерними комплексами та мультимедійним обладнанням; забезпечення компютерної безпеки процесу навчання; розвиток мережі електронних бібліотек; створення системи дистанційного навчання; забезпечення доступу закладів освіти до світових інформаційних ресурсів; створення відкритої мережі освітніх та бібліотечних ресурсів; забезпечення усіх навчальних закладів доступом до міжнародних науково-освітніх мереж; створення національного науково-освітнього простору; розроблення методологічного забезпечення щодо використання компютерних мультимедійних технологій; удосконалення навчальних планів, відкриття нових спеціальностей з новітніх ІКТ, втілення принципу «освіта протягом усього життя»; забезпечення вільного доступу до засобів ІКТ та інформаційних ресурсів; забезпечення умов для підвищення компютерної грамотності викладача і студента.
Висновки
Таким чином, перспективним напрямом подальших досліджень є вивчення досвіду використання освітніми закладами, бібліотеками, бізнес-організаціями електронного обміну даними на світовому ринку й упровадження цієї концепції в Україні. Саме орієнтація на Інтернет-технології, для встановлення яких необхідно мати лише стандартний браузер, Інтернет-сервер і виділений сервер або будь-який шлюз типу іРХ-1ю-ІР для підключення Інтернет-серверу до корпоративної мережі можна вважати перспективним явищем у системі документної комунікації. Ключовими перевагами до доступу та використання електронних документів мають стати: контрольований доступ до сховищ даних та фондів із мереж Інтернет, інтранет та екстранет; колективне використовування і робота з документами; доступ до документів зовнішнім користувачам; миттєве отримання будь-яких змін, внесених у документи; незначні матеріальні витрати; маршрутизація документів тощо.
Список літератури
1.Асеев Г.Г. Электронный документооборот / Г.Г. Асеев. - К.: Кондор, 2007. - 500 с.
2.Артемьев В.И. Разработка І^гам^приложений / В.И. Артемьев. - Ярославль: ЯрГПУ, 1998. - 233 с.
3.Биков В.Ю. Сучасні завдання інформатизації освіти [Електронний ресурс] / Валерій Юхимович Биков. - 2010. - Режим доступу до ресурсу: http://www.ime.edu-ua.net/em.html
.Василик М.А. Наука о коммуникации или теория коммуникации? К проблеме теоретической идентификации / М.А. Василик // Актуальные проблемы теории коммуникации: сб. науч. тр. - С.-Пб: Изд-во СПбГПУ, 2004. - С. 4-11.
5.Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [Електронний ресурс] // Верховна рада України. - 2003. - Режим доступу до ресурсу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/851-15
.Золотарьова І.О. Автоматизація документообігу: навч. посіб. / І.О. Золотарьова, Р.К. Бутова. - Х.: ХНЕУ, 2008. - 156 с.
.Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации: учеб. пособие / В.Б. Кашкин - Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000. - 174 с.
8.Конецкая В.П. Социология коммуникации / В.П. Конецкая. - М.: Междунар. ун-т Бизнеса и Управления, 1997. - 304 с.
9.Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: учеб. пособие / А.В. Соколов. - С.-Пб:Изд-во Михайлова В.А., 2002. - 460 с.
11.Соляник А.А. Документні потоки та масиви: навч. посібник / А.А. Соляник - Х.: ХДАК, 2000. - 112 с.
12.Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учебное пособие для студентов высших учебных заведений / Ю.Н. Столяров - М.: Либерея-Бибинформ, 2009. - 224 с.
13.Шилина М.Г. Общественные связи в Интернете: новая модель коммуникаций / М.Г. Шилина // Медиаальманах. - 2008. - № 1. - С. 78-89.
14.Шилина М.Г. Медиа XXI века как объект исследования / М.Г. Шилина // Медиаальманах. - 2009. - № 4. - С. 54-66.
15.Шейко В.М. Культура. Цивілізація. Глобалізація (кінець XIX - початок XXI ст.): В 2 т. Т. 1 / Василь Миколайович Шейко. - Харків: Основа, 2001. - 519 с.