Система управления современной организацией (на примере ООО 'ВАН-ТРЕЙД')

Система управления современной организацией (на примере ООО 'ВАН-ТРЕЙД')

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального обучения

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет экономики и управления

Кафедра менеджмента

Задание на курсовую работу

Система управления современной организацией (на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД»)

Аннотация

к курсовой работе по дисциплине «Менеджмент» на тему «Система управления современной организацией» (на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД»).

Работа состоит из трех глав, содержит 43 страницы, 1 приложение, 5 рисунков, 8 таблиц. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты системы управления современной организацией. Рассмотрены внешняя и внутренняя среды организации, а также рассмотрены основные элементы системы управления организацией.

Вторая глава содержит анализ практического содержания элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД». Дана характеристика действующей системы управления организацией и выявлены ее достоинства и недостатки.

В третьей главе приведены практические рекомендации по совершенствованию системы управления организации через внедрение информационного обеспечения управлением в современной организации. А также проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий.

Содержание

Введение

. Теоретические аспекты системы управления современной организацией

1.1 Понятие и сущность организации

.2 Внутренняя и внешняя среда организации

1.3 Основные элементы системы управления организацией

2. Практическое содержание элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.1Организационно - экономическая характеристика деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.2 Анализ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.3 Основные преимущества и недостатки системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД

3 Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО«ВАН- ТРЕЙД»

3.1 Информационное обеспечение управления в современной организации

3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

внешняя среда информационный управление

Введение

В современных условиях и рамках жесткой конкуренции перед организацией стоит задача выживания и успешного функционирования. Предприятие представляет собой сложную экономическую систему, состоящую на входе из десятков и сотен видов сырья, материалов, топлива и энергии, информации, а на выходе преобразует это все в разнообразную продукцию и услуги. Одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является умение использовать экономические знания об особенностях управления организацией в современных условиях на практике.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что в силу многоаспектности целей и задач, стоящих перед современной организацией, управление ею требует специальных знаний, а также использование методов и приемов, обеспечивающих результативно-эффективную совместную деятельность сотрудников всех структурных подразделений. Правильность построения структуры организации определяет достижение целей организации, реализацию ее стратегии и взаимодействие с внешней средой.

Объектом исследования является ООО «ВАН-ТЕЙД», основными видами деятельности, которого являются оптовая и розничная торговля.

Предметом исследования является процесс формирования системы управления современной организации.

Основной целью работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД».

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

провести теоретический анализ основ системы управления современной организацией;

изучить понятие и сущность организации;

проанализировать внутреннюю и внешнюю среды организации;

рассмотреть основные элементы системы управления организацией;

провести анализ практического содержания элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» и выявить проблемные зоны;

разработать мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»;

провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.

Теоретическую основу исследования составили труды зарубежных и российских ученых в сфере менеджмента и теории организации, таких как: Акулов В.Б., Веснин В.Р., Кибанов А.Я., Мильнер Б.З. и других авторов.

Информационная база исследования включает данные отчетов ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013 гг., материалы кадровой документации и тематических интернет - ресурсов.

Анализируя систему управления организации, использовались различные методы исследования, такие как сбор и анализ статистических данных, метод описания.

Теоретическая значимость заключается в том, что в ходе написания курсовой работы, были выявлены проблемы характерные для системы управления современного предприятия.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты анализа практического содержания элементов управления OOO «ВАН-ТРЕЙД» могут быть использованы для разрешения проблематики управления предприятием в целом, и проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий. Также разработанные мероприятия могут быть использованы как один из вариантов совершенствования для отдельно взятого предприятия.

1. Теоретические аспекты системы управления современной организацией

.1 Понятие и сущность организации

Организация может быть описана как разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов, правил.

Организация как элемент общественной системы, является самой распространенной формой человеческой общности и первичной ячейкой социума. Организация выступает в ролях объекта и субъекта общества. Термин организация традиционно используют в следующих значениях: во-первых, результат или область деятельности; во-вторых, некоторое социально-экономическое образование, ориентированное на достижение определенных коммерческих или некоммерческих, в том числе хозяйственных целей.

М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури в своем научном труде описывают организацию «как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей"[18]. Одним из главных признаков они обозначают наличие хотя бы двух человек, считающих себя частью одной группы и объединенных общей целью. Из чего можно сделать вывод, что организация - это деятельность группы лиц, которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Многообразие определения термина организация подводит к необходимости их обобщения, осмысления и анализа.

Основоположник организационной науки А.А. Богданов в своем фундаментальном труде "Текстология. Всеобщая организационная наука" описывал организацию как «всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей"[3]. В повседневной речи понятия организация, организовать, и организаторская деятельность имеют более узкий и специализированный смысл. Наиболее частым является употребление термина организовать в значении группирования людей для какой-нибудь общей цели, координировать и регулировать их действия. Но при более глубоком анализе данное понятие расширяется и включает не только человеческие виды активности, т.е. к рабочую силу, средства производства, но и в том числе применяется к живой и неживой природе во всех ее проявлениях. Несомненно, природа является первым организатором, а человек в свою очередь является лишь одним из ее организованных произведений[4].

Учитывая все вышеперечисленное сущность организации в более широком смысле определяется через следующие компоненты:

объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур;

совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого;

внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных ее строением.

При этом последние два перечисленных выше определения организации взаимо дополняют друг друга и дают характеристику организации как всеприродного явления, отражающих процесс и состояние, а первое обозначение имеет более узкое, социальное приложение применительно к человеческим организациям. Обобщив все вышеперечисленные значения можно сделать вывод, что под организацией следует понимать упорядоченное состояние элементов целого, включающий процесс по их упорядочению в целесообразную единую общность. Организацию как понятие через структуру можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 1.1.

Рисунок1.1 - Структурное представление понятия «организация»

Как видно из приведенного рисунка 1.1, организация может существовать в двух состояниях - как в статике, так и динамике. В статике она представляет собой некоторое целостное образование (биологического, социального, физического или технического характера), имеющее вполне определенную цель и назначение. В динамике организация предстает в качестве разнообразных процессов по упорядочению составляющих, формированию и поддержанию целостности вновь создаваемых или уже функционирующих природных объектов. Данные процессы могут иметь самоорганизующее начало, т.е. быть результатом естественных физических процессов или состоять из целенаправленных действий людей.

Суть теории организации составляют и определяют ее сущность, т.е. собственное место и роль в системе человеческих знаний, организационное творчество природы и сознательная организационная деятельность человека, подвергнутые глубокому, всестороннему исследованию и преломлению через призму организационного опыта.[5].

С позиции философии понятие организация раскроем через обращение к советскому энциклопедическому словарю, где предлагается следующее определение понятия организация:

объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур;

внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением;

совокупность действий и (или) процессов, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Первое определение понятия организации является синонимом таких терминов, как учреждение, фирма, предприятие, компания и других подобных (далее используемое в тексте как предприятие).

Второе и третье определения более глубоко и полно передают смысл понятия организации, дополняя друг друга. Их объединяет общая часть, заключающаяся в совокупности процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, их внутренней упорядоченности и согласованности. Наиболее полно отразить смысл термина организация можно через объединение этих определений в единое целое понятия, наиболее часто употребляемого в смысле объяснения научных феноменов в отраслях знаний, не получивших пока достаточно четкого, общего и наиболее полного определения.

Таким образом, организация представляет собой некую общность форм, процессов, явлений, определяющих образование и совершенствование единства многообразных внутренних и внешних свойств, отношений объектов материального мира, их стабильное функционирование и эволюцию[6].

Данное определение термина организация описывает весь спектр систем материального мира, от элементарных частиц, атомов, молекул, машин и механизмов, агрегатов, созданных человеком, включая планеты, звезды, галактики, а также особых типов материальных систем - живых материй и обществ, социально-организованных материй.

Организация- группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей. Группа должна соответствовать следующим требованиям:

наличие не менее двух человек, считающих себя частью группы;

наличие членов группы, которые работают вместе для достижения общих целей;

наличие цели, которая принимается как общая для всех членов организации.

На практике выделяют организации формальные и неформальные. Формальные организации - это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании действующего законодательства и существующих регламентов. Неформальные организации -это организации, действующие вне рамок законодательства, возникшие спонтанно, но его члены взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации являются неотъемлемой частью каждой формальной организации.

К общим характеристикам организации принято относят следующие:

а) зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от внешней среды, то есть окружающего ее мира, как в отношении ресурсов, так и своих потребителей или клиентов;

б) ресурсы организации: информация, кадры организации, материалы, капитал, технология, которые представляют внутреннюю среду организации. Для достижения установленной цели каждая организация преобразует различные собственные ресурсы;

в)разделение труда. Традиционно выделяют следующие виды разделения труда - горизонтальное и вертикальное. Горизонтальное разделение труда предполагает разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри самой организации, называющиеся отделами или службами. Координация работы составных частей организации на различные подразделения, отделы и службы - вот что представляет собой вертикальное разделение труда;

г) необходимость управления. Организация может достичь своих целей и задач ее подразделений посредством эффективного вертикального разделения труда, поэтому управление является важной деятельностью для организации, что подразумевает назначения руководителей и определение круга их обязанностей и ответственности.

Таким образом, все организации характеризуются общими чертами: они используют определенные ресурсы и функционируют в определенной внешней среде. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции, услугах и поэтому имеют самое различное назначение, строение, размеры и другие параметры.

.2 Внутренняя и внешняя среда организации

Целостность организации, ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней сред.

В связи с тем, что организация создается людьми, то все ее составные части и связи между ними в разной степени обладают переменным характером. К таким переменным составляющим частям или как их еще называют элементам внутренней среды организации, относятся цели и задачи управления, структуры (производства и управления), технологии и люди, как неотъемлемая часть всего понятия.

Представление о внутренней среде организации, составляющие ее элементы, а также связи и отношения между этими компонентами с целью управления, а также производства продукции или услуг, представлены на рисунке 1.2 [15].

Рисунок 1.2 - Внутренняя среда организации

Структуры организации создают на основе логического и количественного соотношения элементов системы, учитывая все уровни управления. Управляемость организации рассматривается через пропорцию количества руководителей и подчиненных, численности сотрудников, подчиняющихся одному руководителю, а также определяется через взаимоотношение времени принятия решений ко времени перехода объектов управления, в различные состояния, в том числе и прогнозируемые. Управляемость, помимо отмеченных условий, зависит и от используемой технологии.

Относясь к переменным факторам внутренней среды, цели характеризуют конкретные конечные состояния организации. Доведение до исполнителей целей, средств их достижения и причин, затрудняющих достижение, представляет собой важное средство координации работ и составляющих организации [12].

Рассмотрение принципов выделения и группировки факторов, поможет понять их различия.

Одним из подходов к дифференциации факторов внутренней среды может быть определение их через те или иные стороны общих характеристик или таких параметров, как наличие общих целей, разделение труда, преобразование ресурсов, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа, зависимость организации от внешней среды.

Данный подход представлен в таблице 1.1, в которой отражена группировка факторов внутренней среды организации. Анализ таблицы 1.1 позволяет сделать вывод, что главный показатель дифференциации - преобразование ресурсов. Прежде всего, это обусловлено главной целью организации, то ради чего она и создается - преобразования ресурсов в конечный результат.

Таблица 1.1 - Группировка факторов внутренней среды организации

Необходимо отметить, что разделение четко не отнести каждый критерий только к одной группе, что является следствием определенной взаимосвязи и взаимообусловленностью факторов. Изображенное деление показателей и факторов внутренней среды обусловлено прежде всего системным и ситуационным подходами, характеризующими организацию как единое целое, имеющего свои общие со всеми организациями специфические черты.

Кроме того основываясь на том, что организация представляет собой социотехническую систему можно использовать деление факторов на объективные и субъективные, [11]. В группе объективных факторов внутренней среды выделяют следующие: цели, задачи, структура, технология, стратегия, финансовая система, информационная система, бизнес-процессы, персонал, в том числе др. В группе субъективных факторов, определяемых через характеристики и отношения людей на предприятии, выделяют следующие: власть, стиль организации, совместные ценности, навыки персонала, культура организации и др.

Если рассмотреть организацию как преобразующую систему, можно разбить все факторы на три группы: входа (ресурсы); выхода (результаты); процесса преобразования (производство).

Классификация, принятая как верная, является основанием к выделению и оценке полноты предлагаемой системы факторов, поэтому она достаточно важная в теоретическом и практическом смысле. В теории и на практике используют различные подходы при определении параметров внутренней среды организаций. По определению авторов М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури к основным внутренним переменным организации относят цели, структура, задачи, технология и люди [18].

Цели определяются как конкретные конечные состояния и желаемый результат, которого стремится добиться группа в совместной деятельности.

При этом у организации могут быть различные цели. Выделяют цели краткосрочные, промежуточные и долгосрочные, по очередности достижения или критерию затрат ресурсов они делятся на большие и малые, а также конкурирующие, дополнительные и независимые. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, одним целям отдавать предпочтение, а другим, следовательно, откладывать.

Под структурой организации понимается логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, которая строится в такой форме, что позволяет наиболее эффективно достигать намеченных целей организации. Характерная черта организации - использование разделения труда [22]. Структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами, как важнейшая организационная характеристика. Структура тесно взаимосвязана с составом системы, определяется им и сама в значительной степени его определяет.

Таким образом, структура употребляется как организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее компонентами[25].

Следующим направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача выступает как предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации, на основе решения руководства о структуре.

Задачи организации подразделяют на три традиционные группы по видам работ: работа с информацией, с людьми и предметами.

Следующей важной внутренней переменной среды является технология. В организациях используют технологии, зависящие от типа производства. Выделяют следующие типы производств: единичное, серийное и массовое. Индивидуализация производства оказывает немалое влияние на технологию, в связи с тем что использование гибких технологий даже в массовом производстве учитывает требования индивидуального заказчика к качеству изделия.

Используемая технология и задачи взаимосвязаны между собой. Это объясняется тем что, реализация задачи подразумевает использование конкурентной технологии в качестве средства преобразования поступающих на входе ресурсов в получаемую форму на выходе. Исторически так сложилось, что влияние этой переменной на управление предприятием определилось четырьмя крупнейшими переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией[7].

Последней внутренней переменной организации являются люди, никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества. Посредством своих сотрудников руководящий состав достигает целей организации. Из чего можно сделать вывод, что люди как ресурс являются центральным фактором в любой системе управления. Если руководство не признает каждого работника как личность с присущими только ей неповторимыми переживаниями и запросами, то способность организации достичь поставленных целей снижается и становится равной нулю.

Все системы имеют три составляющих элемента - вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию и другие ресурсы на входе, преобразуют их в процессе в товары и услуги, и на выходе получают прибыль, отходы и т.п. Открытые системы характеризуют некоторые специфические черты. Первая из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница разделения системы от ее окружения. Изменения во внешней среде воздействуют на один или несколько атрибутов системы, и в свою очередь изменения в системе влияют на окружение.

Организации свойственно отражать состояние внешней среды. В основе ее построения находятся предпосылки следующего характера: экономического, научно-технического, политического, социального или этического.

Внешняя среда в качестве термина состоит из широкого диапазона факторов: конкурирующие организации, действующее законодательство, экономические условия, потребителей, профсоюзы и другие составляющие. Данные взаимосвязанные показатели оказывают влияние не только на функционирование организации, но и на его коммерческую, производственную, инновационную и финансовую деятельность. Предприятие и внешняя среда сосуществуют, взаимодействуя самым активным образом.

Факторы внешней среды традиционно дифференцируют на две большие группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. На рисунке 3 изображена обобщенная схема функционирования предприятия, рассматриваемого с позиции не только его реального, но и предполагаемого взаимодействия с основными экономическими агентами и средами[14].

Факторы прямого воздействия изображены в виде прямоугольников с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия, испытывая на себе влияние его операций. К данной группе традиционно причисляют поставщиков информационных, трудовых, материальных, финансовых и прочих ресурсов, конкурентов, потребителей, контактные аудитории, органы государственной власти и управления, местную администрацию, средств массовой информации и др.

Факторы косвенного воздействия изображены на схеме в виде широких стрелок одностороннего воздействия. В данной группе выделяют социально-политические, экономические, нормативно-правовые, природные и другие факторы.

Помимо факторов прямого воздействия руководитель обязан учитывать также внешнюю среду косвенного воздействия. Можно сделать вывод, что реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия имеет разный характер.

Рисунок 1.4 - Схема внешней среды организации

Организации приходится максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и прочие к факторам косвенного воздействия. Вязкость, подвижность, сложность, взаимосвязанность и неопределенность являются неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды [20].

Все факторы внешней среды находятся в тесной взаимосвязи. Степень взаимосвязанности факторов определяет уровень силы, воздействия измененного одного фактора на другой. Наиболее сильной является взаимосвязанность ценовых факторов. Повышение цен на поставляемые ресурсы в свою очередь предполагает рост цен на продукцию, снижение объема сбыта и спроса. При смене поставщиков и качестве поставляемых ресурсов изменяются результаты работы фирмы, технология переработки и используемые трудовые ресурсы. Особенно значима для мирового рынка, который постепенно становится единым, взаимосвязанность факторов среды.

Сложность внешней среды определяется как число факторов для реагирования организацией, а также уровень вариативности каждого фактора. Степень сложности производства определяется напрямую числом факторов.

Предприятия, использующие в производстве многочисленные и различные технологии, имеет более сложную внешнюю среду. Такие предприятия характеризует повышенная подвижность среды, предполагающая относительно высокую скорость изменений в их окружении.

В качестве подвижности внешней среды понимают скорость происхождения изменений в окружении организации. Большинство исследователей указывают нарастающую скорость изменений окружения современных организаций[16]. При этом вокруг одних организаций внешняя среда характеризуется медленным изменением (производство пищевых продуктов, мебели и тары), вокруг других среда наиболее подвижна (производство компьютеров, химическая промышленность и телекоммуникации).

Неопределенность внешней среды определяется наличием необходимой информации, находящейся в распоряжении организация по конкретному фактору и степени ее точности. В ситуации, когда имеется достаточное количество надежной информации, среда становится более точной, чем в ситуациях, когда информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной.

При повышенной вязкости, сложности и подвижности в целях успешного противостояния среде, такие параметры (факторы) как сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать сложности и быстроте происходящих изменений в среде (теорема необходимого разнообразия Эшби).

Р. Уотермен описывает, что в процессе развития общественного производства и наступления постиндустриальной эпохи, развитие организаций решающим образом связано с уровнем реагирования на изменяющиеся факторы внешней среды [17].

Таким образом, одной из наиболее известных в России и за рубежом точек зрения на выделение факторов внутренней среды, является разработанная М. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури теория, согласно которой основными переменными внутренней среды выступают цели, задачи, структура, технология, а также люди (персонал организации). Термин "внешняя среда" включает широкий диапазон факторов: конкурирующие организации, экономические условия, профсоюзы, потребителей, природные факторы, действующее законодательство и другие составляющие.

Факторы внешней среды делятся на две основные группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, и его составляющие производственной, инновационной, коммерческой и финансовой деятельности. Внешняя среда и предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают.

.3 Основные элементы системы управления организацией

Управление организацией представляет собой непрерывный процесс воздействия на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленных целей.

Цели организации будут реализованы только при условии, что ее деятельность должна быть тщательно скоординирована. Отсюда следует, что управление это необходимый вид деятельности организации. От размеров и структуры организации зависит сложность управленческой деятельности и необходимость ее отделения от других функций.

Система управления состоит из следующих компонентов - механизм управленческого воздействия и совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении [9].

Традиционно в системе управления предприятием выделяют две части - управляющую и управляемую.Управляющая часть состоит из дирекции, менеджеров, информационных подразделений, обеспечивающих работу руководящего звена. Эта часть называется административно-управленческим аппаратом. Информация представляет входное воздействие и конечный продукт управляющей части. На данном уровне принимаются управленческие решения, такие как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов достижения желаемой цели.

Управляемая часть подразумевает союз из различных производственных и функциональных подразделений, обеспечивающих производственный процесс [21]. Поступающие на вход управляемой части и выходящие в результате зависят от типа организации.

Система управления состоит из четырех основных элементов:

центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие;

2) контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода;

3) канал обратной связи;

4) выход основной системы.

Если рассматривать управление как процесс планирования, организации, мотивации и контроля, то он необходим для того, чтобы формулировать и достигать желаемые цели организации.

Планирование подразумевает постановку желаемых целей организации и определение алгоритм действий работников, необходимых для реализации этих целей. Неопределенность окружающей среды помогает частично преодолеть планирования организации [23]. Планирование для успешного осуществления должно носить непрерывный характер с постоянной корректировкой целей на основе достигнутых промежуточных результатов.

Организация как одна из функций управления подразумевает создание некоторой структуры. Структуризация работы множества элементов позволяет определить цели, какие задания и кто будет выполнять.

Одна из функций - мотивация[8]. Функция мотивации целиком и полностью лежит на руководителях, неважно сознательно они занимаются мотивацией при этом или нет. Очевидно, что и описывают многочисленные теории мотивации, успешно мотивировать можно только после выявления потребностей.

Контроль обеспечивает достижение поставленных организацией целей. Можно отметить следующие необходимые элементы (стадии) контроля: установление стандартов; измерение достигнутого и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; корректировка серьезных отклонений от плана[19]. На последней стадии можно пересмотреть цели исходя из требований ситуации.

По параметру направление управляющего воздействия персонал организации можно разделить на две немаленькие категории - руководители и неруководители.

Руководителями или управляющими являются субъекты организаторской деятельности, принимающие решения, влияющие на действия других людей, отдающие приказы и контролирующие их исполнение.

К неруководителям или неуправляемым относят объекты организаторской деятельности, исполняющие приказы руководителей и не вправе принимать решения, влияющие на действия других людей.

Руководители в организации несут определенные функции, играют свои роли. Функции руководителей четко разграничены. Кроме разделения функций руководителей и неруководителей необходимо развести также и управленческую работу.

Руководители низового звена - это руководители, которые находятся непосредственно над не управляющими работниками. Они контролируют выполнение производственных заданий и отвечают за непосредственное использование выделенных ресурсов (сырье и оборудование)[24]. Названия должностей низового звена могут быть: заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой и мастер. Управленческая карьера часто начинается с самого низового звена.

Работа в низовом звене является разнообразной. Особенностью данной работы является частый переход от выполнения одной задачи к другой, а также ей присущ также короткий срок выполнения заданий. Младшие начальники много времени общаются с непосредственными подчиненными и гораздо меньше с начальством.

Среднее звено координирует и контролирует низовое звено. Должности среднего звена называются, например декан факультета или заведующий отделом, а также и директор филиала и т.д.

Характер работы руководителей среднего звена в разных организациях имеет различную характеристику. Существуют организации, которые предоставляют таким руководителям довольно большую ответственность, что делает их работу схожей с работой начальников высшего звена. Работа носит творческий характер и включает постановку проблем, их обсуждение, предложение вариантов действий и разработку рекомендаций.

От функций возглавляемого подразделения зависит работа начальников среднего звена. Таким образом, если оно связано с производством, то руководитель среднего уровня будет координировать работу низового звена, много времени заниматься анализом данных о производительности труда и свойствах продукции / услуг, обсуждать возможности разработки новых видов продукции / услуг с инженерами. При условии занятия внешними связями организации возглавляемые подразделения, то бумажная работа будет отнимать большую часть времени, оставшееся время будет потрачено на общение, в том числе различные заседания.

Менеджеры среднего звена посредничает между высшим руководством и младшими начальниками. Средний менеджмент исполняет особую роль проводников великих идей высшего руководства к низшему менеджменту и персоналу в общедоступной форме.

Роль среднего менеджмента не ограничивается на этом. На представителей этой группы управляющих возлагается задача стимулирования творчества работников и снижение рутинной повседневной деятельности, а также способность к обучающейся организации и созданию мыслящей организации.

Руководители высшего уровня выполняют особую роль по принятию важнейших (как правило, стратегические) решений [10].

Высшие руководители выполняют большой объем работы, причем их работа не имеет четко очерченных границ. В связи этим, высшие руководители не могут определить успешность своей деятельности. Одним из критериев успешности является продолжение и эффективность деятельности организации, но при этом внешняя среда постоянно меняется, и риск неудачи остается высоким.

Таким образом, управление представляет собой процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. Элементами системы управления являются следующие: выход основной системы; контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода; канал обратной связи и центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

2. Практическое содержание элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Общество с ограниченной ответственностью «ВАН-ТРЕЙД» было создано в 2001 году как юридическое лицо. Общество является коммерческой организацией. Учредителями Общества с ограниченной ответственностью «ВАН-ТРЕЙД» являются физические лица, с равными долями. Юридический адрес ООО «ВАН-ТРЕЙД»: 460036 г. Оренбург, ул. Юркина, дом 9А.

ООО «ВАН-ТРЕЙД» действует на основании Устава. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Общество является собственником имущества, приобретённого в процессе его деятельности. Основными видами деятельности Общества, согласно Уставу, являются следующие:

розничная и оптовая торговля;

коммерческая деятельность;

маркетинговые, рекламные услуги;

оказание бытовых и консультационных услуг,

производство товаров народного потребления.

Следовательно, могут осуществляться любые виды деятельности, не запрещенные законом в установленном порядке. По всем этим видам общество осуществляет деятельность. Отдельными видами деятельности общество может заниматься только после получения соответствующей лицензии.

Основной целью ООО «ВАН-ТРЕЙД» является получение прибыли.

Анализ сложившейся организационной структуры управления предприятия ООО «ВАН-ТРЕЙД» позволит определить степень прогрессивности, выявить основные недостатки системы управления.

Организационная структура управления ООО "ВАН-ТРЕЙД" - линейно-функциональная. При таком типе построении оргструктуры выполнение узкоспециализированных функций переплетается с системой подчиненности и ответственности за непосредственное выполнение задач по отделам.

Для данной структуры является характерным наличие ряда достоинств и недостатков. Так, среди достоинств можно выделить следующие виды:

пocтpoeниe cвязeй "pyкoвoдитeль - пoдчинeнный" пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx каждый работник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю;

ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм и дp..

Организационная структура ООО «ВАН-ТРЕЙД», представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «ВАН-ТРЕЙД»

К недостаткам относятся следующие: во-первых, кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли организации; во-вторых, oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными и торговыми пoдpaздeлeниями; в-третьих, чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия пo вepтикaли.

Органом управления предприятия ООО «ВАН-ТРЕЙД» является генеральный директор, который координирует работу всей организации и принимает стратегические и тактические решения.

В компании 1 раз в месяц проводится оперативное совещание со всеми линейными и функциональными руководителями, на котором обсуждаются проблемы и пути выхода из них.

Основные характеристики ООО «ВАН-ТРЕЙД» показаны в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Характеристика по ключевым параметрам ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Проведем анализ основных экономических показателей деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011-2013 гг. в приложении А.

Данные таблицы позволяют сделать следующие выводы: в период 2011-2013 гг. происходит увеличение выручки ООО «ВАН-ТРЕЙД» на 262893 тыс. руб. или на 896,1%. Причинами увеличения выручки предприятия является расширение ассортимента реализуемой продукции, увеличения спроса на продукцию предприятия, а также увеличение количества постоянных клиентов. Вместе с тем, максимальная выручка у предприятия достигается в 2012 году и составляет 439335 тыс. руб. и к 2013 году снижается до 292229 тыс. руб. или на 33,5%, что связано с появлением крупных предприятий конкурентов, реализующих аналогичную продукцию и проводящих эффективную сбытовую политику.

Себестоимость закупаемой для реализации продукции в связи с увеличением выручки от реализации за весь период увеличилась на 218171 тыс. руб. или на 830%, положительным фактом является ее снижение по отношению к выручке предприятия на 5,94% с 89,59% в 2011 году до 83,65% в 2013 году, также темп роста себестоимости ниже темпа роста выручки предприятия.

Издержки обращения предприятия увеличиваются более ускоренными темпами на 38310 тыс. руб. или на 2917,7%, их удельный вес по отношению к выручке возрастает с 4,47% в 2011 году до 13,55% в 2013 году, что связано с увеличением расходов на оплату труда, на автомобильные перевозки, аренду, расходы на рекламу.

При увеличении выручки анализируемого предприятия происходит увеличение прибыли от продаж на 6412 тыс. руб. или на 368,7%, при этом снижается ее отношение в процентах к выручке. Чистая прибыль предприятия увеличивается на 94 тыс. руб. или на 6,5%. Отрицательным фактом является снижение рентабельности по чистой прибыли на 4,37%, то есть с 4,89% в 2011 году до 0,52% в 2013 году.

Увеличение численности персонала ООО «ВАН-ТРЕЙД» на 15 человек при увеличении выручки предприятия привело к увеличению производительности труда на 1810,61 тыс. руб. или на 691,3%.

Рост стоимости основных фондов на 1162 тыс. руб. или на 143,1% способствует увеличению фондоотдачи предприятия на 111,91 руб. или на 309,7%.

При увеличении среднегодовых остатков оборотных средств предприятия на 73805 тыс. руб. или на 293,9% происходит увеличение коэффициента оборачиваемости и вследствие чего - ускорение товарооборачиваемости, что свидетельствует эффективном использовании оборотных средств.

Таким образом, увеличение выручки предприятия способствует увеличению прибыли от реализации и чистой прибыли, а также производительности труда, эффективно используются основные фонды и оборотные средства общества, о чем свидетельствует рассчитанные коэффициенты фондоотдачи и оборачиваемости.

.2 Анализ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

В настоящее время на предприятии в соответствии со штатным расписанием среднесписочный состав сотрудников равен 115 человек. Рассмотрим персонал OOO«ВАН-ТРЕЙД» по составу и структуре образования за 2011 - 2013 г. Данные представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2- Состав и структура персоналаOOO«ВАН-ТРЕЙД» по уровню образования за 2011 - 2013 гг.

Исходя из данных таблицы 2.2, можно сделать следующий вывод, структура и состав персонала по уровню образования за отчетный период изменилась. Так, в 2011 году среди персонала с высшим образованием было 43 %, а на долю с общим и средним образованием приходилось по 30 % и 20 % соответственно.

В 2012 году численность персонала с высшим и средним специальным образованием увеличились и стали составлять 43,6 % и 24,5 % соответственно. Количество персонала с общим образованием уменьшилось и стало составлять 25,5%.

В 2013 году также отмечается увеличение доли персонала с высшим образованием и составляет 47,8 %. Уменьшилось количество сотрудников с общим, средним специальным и неоконченным высшим образованиями и составляет 24,4 %, 23,5 % и 1,7 % соответственно.

Таким образом, можно сделать вывод, что уровень образованности персонала за последние 3 года увеличился, и доля сотрудников с высшим образованием составляет 47,8 % от общего числа сотрудников.

За 2013 год 10 % сотрудников прошли учебные курсы для изучения новых передовых технологий применяемых в сфере торговли, 5 % сотрудников занимались самообразованием за свой счет, остальные 80 % не обучались. Что также позволяет сделать вывод, что сотрудники заинтересованы в повышении общего уровня образованности.

Профессиональная подготовка в организации занимает средний уровень. Руководящий состав и торговый отдел постоянно повышает свою квалификацию, проходят обучение, посещают семинары, тренинги. Ведь для них квалификация имеет решающее значение в организации. При этом остальные сотрудники не обучаются.

Проведем анализ состава, структуры и движения персонала на предприятии за последние три года 2011 - 2013 гг. Рассмотрим категории персонала за 2011 - 2013 гг. данные представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Категории персонала OOO«ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013гг.

Как видно из таблицы 2.3, за отчетный период с 2011 по 2013 года соотношений категорий персонала изменилось. Увеличилась доля специалистов по соотношению к рабочим. Что также сказалось на увеличении общего уровня образованности персонала.

Рассмотрим состав и структуру персонала по возрасту и полу. Данные обработаны и представлены в таблице 2.4.На таблицы 2.4видно, что мужчин на предприятии работает больше, чем женщин. Прежде всего, это связано со спецификой деятельности предприятия. Возрастная структура показывает, что в ООО «ВАН-ТРЕЙД» преобладает персонал в возрасте от 20 до 40 лет

Таблица 2.4 -Состав и структура персонала ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011-2013 гг.

Рассмотрим систему управления ООО «ВАН -ТРЕЙД» представленную на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Система управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Как видно из рисунка 2.2 каждый элемент системы управления состоит из группы определенных параметров. Все элементы взаимосвязаны и взаимодействуют с внешней средой. Из чего можно сделать вывод, что ООО «ВАН-ТРЕЙД» относится к открытой организации.

Таким образом, можно сделать общий вывод по персоналу компании и охарактеризовать коллектив как профессиональный, молодой и ориентированный на постоянное развитие.

Функции управления персоналом осуществляются его субъектами - должностными лицами и организациями, непосредственно занятыми этой деятельностью. Субъектами управления персоналом являются: линейные и функциональные руководители всех уровней и отдела кадров. К ним относятся главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник производственного цеха, начальник транспортного цеха, старший кладовщик, юрист, супервайзер, менеджер по персоналу.

Профессиональные союзы и другие общественные организации, создаваемые для представления и защиты интересов трудящихся и отдельных социальных групп, советы предприятия, собрания (конференции) трудового коллектива, рабочие группы, комиссии по трудовым спорам как субъекты управления персоналом в ООО «ВАН-ТЕЙД» отсутствуют.

Рассмотрим такой показатель как текучесть персонала, через индекс текучести кадров, который иногда называют индексом потери человеческих ресурсов или персонала. Он является традиционной формулой для измерения потерь и рассчитывается следующим образом: количество уволенных за определенный период сотрудников умножают на сто и делят на среднее количество сотрудников за этот же период. Данные обработаны и представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5 - Текучесть кадров ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013 гг.

Как видно из таблицы 2.5, индекс текучести с каждым годом увеличивается - что в целом негативно сказывается на деятельности предприятия. Среди уволенных специальностей преобладают такие, как водитель - экспедитор и грузчик.

По виду передаваемых полномочий структура управления является линейной. Данная структура характеризуется тем, что существует передача задач и полномочий от руководителя к подчиненному и далее к другим подчиненным и при этом образовались уровни управления. Основная характеристика линейной структуры - это сосредоточение всех полномочий и всей информации в руках руководителя каждого уровня. Эта особенность линейной структуры определяет ее преимущество (легкость контроля, быстрота принятия управленческих решений;) и недостатки (высокий уровень требований компетенции руководителя).

Следующим моментом влияющим на управленческую структуру является норма управляемости (диапазон контроля), определяющая предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. С точки зрения знания руководителем подчиненных по имени и в лицо, величина нормы управляемости может достигать до 900 человек. На предприятии норма управляемости не превышает 25 человек. Данная норма управляемости позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, и более качественно выполнять свои функции. В то же время здесь существует опасность того, что он будет излишне вмешиваться в дела сотрудников и ограничивать свободу их поведения.

Итак, анализ персонала компании, как объекта управления организацией показал, что уровень образованности за последние 3 года увеличился и доля сотрудников с высшим образованием составляет 47,8 % от общей численности. Профессиональная подготовка находится на среднем уровне. В целом весь персонал можно охарактеризовать как молодой, профессиональный и ориентированный на постоянное развитие. Была проанализирована текучесть персонала, и выяснилось, что индекс текучести кадров с каждым годом только увеличивается.

.3 Основные преимущества и недостатки системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

На основании проведенного анализа в пунктах 2.1 и 2.2 курсовой работы среди преимуществ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» можно выделить следующие:

. Использование линейно-функциональной структуры управления. При выборе структуры управления организация опирается на цели и задачи, так как она должна подчиняться производству и изменяться в ответ на происходящие в нем изменения. В выбранной структуре должны быть отражены функциональное разделение труда и объем полномочий каждого сотрудника управления. В ООО «ВАН-ТРЕЙД» в качестве структуры была выбрана линейно-функциональная структура. Прежде всего, это объясняется рядом причин, во-первых, организация функционирует на внутреннем рынке, во-вторых, ограниченное (относительно небольшое количество сотрудников), в -третьих, относительно небольшой ассортимент, в-четвертых, в соответствии с выбранной стратегией. Структура ООО «ВАН-ТРЕЙД» подразделяется на следующие отделы: торговый, административно-хозяйственный, транспортный и производственный. Для каждого из перечисленных отделов и с учетом выбранной стратегии были перечислены и описаны полномочия (штабные и линейные), должностные инструкции, представляющие определения основных функций и задач конкретного работника, занимающего определенную должность. Выбранный вид структуры управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» является на сегодня наиболее распространенным видом иерархической структуры.

Данный выбор был основан на высокоэффективных результатах многолетнего опыта фирм, осуществляющими повторяющиеся и редко меняющиеся функции, задачи аппарата управления. Преимущества использования линейно-функциональных структур в деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД». Конечно увеличился объем работы руководителя, что связано с необходимостью согласования действий между разными должностями, профессиями и отделами. Что связано с необходимостью согласования действий между разными функциональными службами.

.. В качестве основы для разработки должностных инструкций были использованы квалификационные требования по должностям, утвержденные Министерством труда и социальным развитием Российской Федерации. Должностные инструкции были адаптированы под деятельность ООО «ВАН-ТРЕЙД», в которых описаны функционал должности, требования к уровню профессиональной подготовки, описаны дополнительные требуемые и желательные знания и навыки, а также знание основных нормативных документов. Действующие должностные инструкции. Позволяют работникам, принятым в организацию, четко определять свои должностные обязанности, сравнивать свою деятельность с эталонной. В процессе найма действующие должностные инструкции позволяют быстрее входить в должность и успешно адаптироваться на данном предприятии.

. Практика стажировок внутри компании и успешное внедрение программы по самообучению. При принятии сотрудника более квалифицированные и опытные сотрудники помогают получить опыт, знания и умения, касающиеся специфики именно ООО «ВАН-ТРЕЙД». Данный вид обучения применяется совместно с семинарами и тренингами, позволяющими не только получить новые знания, навыки, но и поддерживать их на современном уровне образования. Как показывает практика, по результативности такой вид обучения находится на уровне выше среднего.

Среди недостатков в ходе анализа системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» можно перечислить следующие:

. Высокая текучесть кадров. Эта проблема на предприятии остается одной из главных на протяжении нескольких лет. Планирование численности позволило бы установить оптимальную численность штата предприятия. При этом важным показателем является баланс рабочего времени к продолжительности рабочего дня и дней отдыха. Чтобы создать в ООО «ВАН-ТРЕЙД» систему эффективно использующую потенциал каждого работника и повысить его квалификацию необходимо пересмотреть и систему оплаты труда транспортного и складского отделов. В противном случае текучесть кадров с каждым годом будет только увеличиваться.

При хороших показателях работы торгового отдела, что выражается в расширении клиентской базы и расширении сбываемой продукции, остается большая текучесть среди водителей-экспедиторов и грузчиков, что приводит к срывам по срокам поставок. На предприятии нет четко отлаженной системы мотивации персонала. Имеет место лишь внешняя мотивация, выраженная через дополнительные выплаты (премии) к основной заработной плате, т. е. если выполнено основное задание сверх нормы, то работники получают премии. Это в свою очередь показывает низкий уровень мотивации в ООО "ВАН-ТРЕЙД", что может привести к ситуации, когда работник не заинтересован в выполнении порученных ему заданий, следовательно, и к снижению производительности труда.

. В "ВАН-ТРЕЙД" практически не ведется работа по оценке результатов деятельности отдельно взятого сотрудника. На сегодняшний день, в компании нет дифференцированной системы учета, основанной на показателях его работы (деятельности) индивидуальных результатов работы сотрудников на основе ключевых показателей его деятельности. Выполненный план работы и отчет считаются результатом деятельности.

Выводы о результатах работы персонала делаются на основе личных оценок руководителей. Результатом деятельности считается выполненный план работы и отчет. Оценка деятельности сотрудников на основе отчетной документации, а также оценок его непосредственного руководителя не позволяет составить полное представление о реальной деятельности и нагрузке работника компании. Нет возможности понять то, каким образом работа и соответствующая нагрузка распределяется между сотрудниками одного отдела. Подобная система оценки не позволяет сделать вывод об интенсивности работы каждого сотрудника, а также не содержит информацию о систематических переработках. На основании данных результатов нельзя судить о том, какой вклад вносит каждый работник в деятельность компании в целом. Так как для такой системы оценки характерен высокий процент субъективизма.

Оценка деятельности на основе существующей отчетной документации не позволяет разделить участников производственного процесса на тех, кто добросовестно относится к выполнению своих должностных обязанностей и тех, кто не полностью использует свой трудовой потенциал. В целом, на основе существующей системы оценки деятельности сотрудников, а также системы оценки работы отделов, затруднено построение эффективных и более гибких систем материального и нематериального стимулирования работников ООО "ВАН-ТРЕЙД".

.Отсутствие четко прописанных целей и миссии компании. Руководители не вполне осознают стоящие перед ними цели и задачи. Кроме того, сотрудники не понимают, какими документами должны руководствоваться в своей деятельности помимо должностной инструкции. Проблемой же руководителей высшего звена в свою очередь стала неспособность принимать решения по ротации персонала, в чем существует острая необходимость.

.Отсутствие мероприятий по формированию, развитию и поддержанию внутрифирменной культуры, направленной на дополнительное стимулирование персонала для работы в данном коллективе ООО «ВАН-ТРЕЙД». Культура складывается стихийно, в основном опирается на традиции организации. Целенаправленное развитие и формирование корпоративной культуры может являться одним из важнейших ресурсов для повышения уровня лояльности сотрудников к организации, а также дополнительным источником стимулирования их деятельности.

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

.1 Информационное обеспечение управления в современной организации

Деятельность любой организации можно представить как совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены информационные, финансовые, кадровые, материальные и прочие виды ресурсов. От деловых процессов зависит порядок взаимодействия отдельных сотрудников с целыми отделами, включая принципы построения информационных систем.

Универсальность и эффективность характерны для созданной таким образом системы. Объединенный такой комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, с использованием уже имеющегося прикладного и системного программного обеспечения.

Внедрение подобного рода направленности информационной системы на ООО «ВАН-ТРЕЙД» позволит координировать работу всех подразделений организации: торгового, производственного, транспортного и административно-хозяйственного. Так как успешное функционирование предприятия в целом зависит от степени слаженности работы этих отделов. На данный момент каждый отдел осуществляет свою работу через разные программные обеспечения. Торговый отдел работает по программе «1С: Торговля и склад», бухгалтерия - «1С: Зарплата и кадры», менеджер по персоналу - «1С: Управление персоналом», а транспортный отдел осуществляет повседневную свою деятельность через таблицы в «Exel». Для координации работы необходимо постоянно созваниваться со специалистами других отделов.

Информационная система “Галактика” изначально была создана как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансово - хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов и конечно анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления людскими, материальными, финансовыми ресурсами реализуются комплексно, в едином информационном пространстве, с соответствующей прикладной функциональностью апробированной в условиях реальных бизнес-процессов.

Сегодня система постоянно расширяется и развивается путем наращивания функциональности, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

Сотни предприятий на сегодняшний день попробовали эту систему и продолжают интенсивно развиваться с ее помощью. Рассмотрим следующие характерные особенности система “Галактика”:

) широкий набор параметров настройки специфических особенностей хозяйственной, финансовой и производственной деятельности предприятия;

) охват всего типового спектра экономических функций;

) разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных;

) адаптированность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности;

) единый пользовательский интерфейс;

) поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

С точки зрения решаемых задач систему “Галактика” можно условно разделить на несколько функциональных контуров, состоящих в свою очередь из нескольких модулей. Такая система построения предполагает использование изолированно отдельных ее составляющих компонентов, так и их произвольных комбинации в зависимости от потребностей заказчика.

Контур бухгалтерского учета представляет собой функционально полную систему ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечит автоматическое отражение в бухгалтерском блоке всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций является универсальным средством формирования проводок.

Контур управления персоналом предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

Контур администрирования представляет собой набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование всей базы данных, обмен документами с внешними информационными системами, корпоративный обмен данными, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Контур логистики охватывает самые разнообразные задачи, связанные с компанией и управлением коммерческой и производственной деятельностями организации.

Контур управления финансами обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляющим набор средств для управления бюджетом и ведения платежного календаря, финансового анализа.

Контур управления производством служит автоматизированием технической подготовки производства, технико-экономического планирования на предприятиях различных отраслей промышленности, таких как машиностроение и приборостроение; пищевая, горнорудная промышленность, легкая, химическая, черная и цветная металлургия.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами направлен прежде всего на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно контактируют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с ними, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Контур специализированных решений реализует учет сырья, переданного для переработки другой организации, а также полученной от этой организации готовой продукции; кроме того включает решение для автотранспортных предприятия, предприятий розничной торговли, организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Вторым перспективным направлением на сегодняшний день развития информационного обеспечения решений корпорации является внедрение Интернет - приложений, которые должны создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: сбыта, учета материальных ценностей бухгалтерии и финансов, снабжения, планирования и анализа. В интегрированном Интернет-решении каждое рабочее место оказывается подключенным, во-первых, к внутренней зоне, в которой решаются локальные задачи управления ресурсами, во-вторых, к внешней - торговой площадке, через которую осуществляется связь и взаимодействие с партнерами и контрагентами. При этом клиент не почувствует разницы между работой в локальной сети и через Интернет [14].

Еще один распространенный вид - это информационная система Scala, представляющая собой современный инструмент управления различными областями деятельности предприятия, используемый более чем в 100 странах уже в течение многих лет.

Комплексный набор модулей Scala охватывает такие аспекты бизнеса, как управление производством, финансы, сервисное обслуживание, материально-техническое снабжение, ведение проектов и управление персоналом.

Финансовые модули программного обеспечения Scala объединяют все функциональные возможности: книга продаж, главная книга и книга закупок с элементами выбора, такими как ведение основных средств, планирование движения денежных средств и консолидация компаний.

Функциональным ядром системы Scala служит модуль “Главная книга”, в которой описывается структура компании или холдинга. Используя гибкую десятимерную структуру финансового и бухгалтерского учета, становится возможным установить любую схему группировки и кодирования счетов. Для уменьшения объема повседневной рутинной деятельности финансовых работников и бухгалтерии “Главная книга” выполняет автоматическое распределение, делает накопление, полный запрос и формирует готовые на подпись отчеты.

Модули “Книга продаж” и “Книга закупок” позволяют управлять направлением движения денежных средств и ликвидных активов, а также вести подробную базу взаимозачетов с дебиторами и кредиторами. При этом суммы в местной валюте и любой другой по выбору учитываются параллельно, с их дальнейшей переоценкой согласно избранной учетной политике. С целью упрощения повторяющихся рутинных операций в системе предусмотрена возможность использовать алгоритмы работы автоматических систем платежей, что позволяет упростить процедуру оплаты и выставления счетов.

Таким образом, внедрение информационного обеспечения управлением позволяет скоординировать работу всех отделов организации, а использование различного рода интернет - приложений позволит создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: бухгалтерии и финансов, учета материальных ценностей, снабжения, сбыта, планирования и анализа.

3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

Центральным понятием в экономической деятельности предприятия является экономическая эффективность хозяйственных мероприятий. Теория эффективности дифференцирует понятия эффекта и эффективности.

Рассмотрим эти определения. Эффект определяется как следствия и результат каких-либо действий, причин. Измерить этот эффект можно в различных выражениях: денежном, социальном и материальном. Эффективность в свою очередь отражает не сам результат, а то как он был достигнут и с какой стоимостью, выражающуюся относительными показателями.

Если характеризовать экономическую эффективность, то ей обозначают и оценивают результативность работы (деятельности) экономических систем. Главной отличительной чертой таких систем является стоимостной характер, выражающийся в используемых средствах (издержках и затратах), достижении результатов (целей), а в большинстве случаев основной целью является получение прибыли.

Оценка эффективности проводится при выборе решений по разработке и в результате внедрения информационной системы, что позволяет достичь следующих эффектов:

оценить объем необходимых капитальных затрат на создание и внедрение информационной системы;

установить необходимость и целесообразность использования данной информационной системы;

определить, какие виды работ, каких подразделений организации и в какой последовательности следует выполнять с помощью информационных систем;

определить оптимальный состав методов и средств автоматизации проектирования применительно к конкретному предприятию в целом или его отдельно взятого подразделения;

обеспечить сравнение экономической эффективности конкретной информационной системы с другими, аналогичными или используемыми на других предприятиях;

выбрать наиболее рациональный вариант информационных систем и все виды ее обеспечения, в том числе организационный, математический, технический, лингвистический, программный, информационный и правовой);

произвести оценку объема текущих затрат в процессе эксплуатации информационной системы;

оценить ожидаемые от внедрения информационной системы результаты.

Оценка эффективности проводится при выборе решений по разработке и в результате внедрения информационной системы, что позволяет достичь следующего:

экономия производственных ресурсов, таких как живой труд, топливо, сырье, энергия, материалы, капитальные вложения в производственные фонды;

снижение трудоемкости работ на любых стадиях организации и подготовки производства (особенно производства, сбыта), что приводит к повышению производительности труда и снижению себестоимости продукции;

снижение брака, увеличение качества продукции и услуг, сокращение сроков реализации существующих заказов и появление новых, увеличение объемов сбыта продукции за счет повышения оперативности и качества принимаемых управленческих решений;

доход от реализации имущества, которое стало ненужным после внедрения информационных систем.

дополнительный доход, получаемый за счет решения задач, направленных на повышение эффективности производства и сбыта, ранее (без информационных систем) не решаемых. Отметим, что внедрение информационных систем способствует изменению самого характера труда, и представляет возможным сконцентрироваться на решении подлинно творческих неформального характера задачах, а рутинную работу при этом возложить на информационные системы;

Все используемые затраты при внедрении информационной системы включают следующие виды:

а) капитальные, так называемые единоразовые затраты:

затраты на строительство зданий и сооружений, в том случае если при внедрении информационной системы необходимо использование дополнительных площадей;

затраты на приобретение не поставляемого совместно с компьютерной техникой программного обеспечения общего назначения, таких как операционные системы и оболочки, драйверы, архиваторы, системы программирования и т.п.);

затраты на приобретение и доставку компьютерной техники, включая периферийные устройства и комплектующие, а также офисное оборудование;

затраты на первичное информационное насыщение информационной системы (например, подготовку справочников);

затраты на установку, отладку и настройку информационной системы под конкретные условия эксплуатации;

затраты на приобретение прикладного или разработку специального программного обеспечения и т.д.

б) текущие затраты:

затраты на обучение и переподготовку персонала;

заработная плата с начислениями обслуживающего персонала;

затраты на ремонт, техническое обслуживание и модернизацию информационной системы, включая амортизационные отчисления;

затраты на содержание зданий и сооружений, при условии использования дополнительных площадей);

затраты на получение информации из отдаленных источников, например, таких как электронная почта или Internet;

материальные затраты, включающие общую стоимость подготовки документов на бумажных и электронных носителях (стоимость бумаги, картриджей и т.п.);

затраты на текущее информационное обеспечение информационной системы;

затраты на электроэнергию и т.д.

Таки образом, эффективность внедрения информационных систем определяется через соотношение эффекта от внедрения информационных систем к расходам на их внедрение. Показатель экономическая эффективность рассчитывается по следующей формуле:

Е = Э / 3, (3.1)

где Е-показатель экономической эффективности;

Э- величина экономического эффекта;

3 - затраты ресурсов на обеспечение экономического эффекта.

Величину экономического эффекта рассчитывают по следующей формуле:

Э = Р - 3, (3.2)

где Р- величина условного экономического результата;

З - полные расходы по мероприятиям, вызвавшие эффект.

Для оценки экономической эффективности от внедрения и дальнейшего использования автоматизированной информационной системы «Галактика-Старт» на ООО «ВАН-ТРЕЙД» проведем расчет. Планируются следующие затраты и денежные поступления, приведенные в таблице 3.1.

Таблица 3.1-Внедрение программного обеспечения на ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Расчёт эффекта и эффективности внедрения программного обеспечения:

Р=2,5+27,5+41,5+48,3+53,8 =173,6 тыс. руб.,

З=78,9 +15,4+0,85+1 + 1.15 + 1,4 =98,7 тыс. руб.,

Э = 173,6-98,7=74,9 тыс. руб.,

Е=74,9 /98,7 =0,76

Прирост дохода, в результате установки новой информационной системы, возможен за счёт снижения:

расходов на почту (2000 руб. за один период);

расходов на оформление договоров (6100 руб. за один период);

расходов на перераспределение сырья (5000 руб. за один период);

уменьшение требований к обработке данных (3500 руб. за один период);

снижение стоимости обслуживания (для каждого периода: первый - 0 руб., второй - 3500 руб., третий- 6000руб., четвертый - 8000 руб., пятый - 11000 руб.);

снижение будущего роста численности персонала (за один период 1500 руб.).

Итак, по полученным результатам можно сделать следующий вывод, что внедрение информационных систем является высокоэффективным.

Таким образом, внедрение информационной системы на ООО «ВАН-ТРЕЙД» будет высокоэффективным, так как затраты на приобретение окупят себя уже в третьем периоде и с течением времени будет осуществляться прирост прибыли и соответственно экономического эффекта в результате повышения оперативности и качества выполнения работ, снижения издержек, связанных с ведением бумажного документооборота, автоматизацией процессов поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей и т.д.

Увеличение затрат будет осуществляться в основном за счет повышения заработной платы персоналу, а также расходов на ремонт и техническое обслуживание компьютерной техники. Эти статьи расходов незначительны и будут компенсироваться приростом доходов за счет вышеперечисленных факторов.

Таким образом, от совершенствования информационного обеспечения (внедрения программного обеспечения) возможны следующие положительные результаты:

а) экономия расходов за счёт снижения стоимости составных параметров: коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, фонда заработной платы, расходов на перераспределение сырья, оформление договоров и почту.

б) возможные нематериальные выгоды: улучшение контроля и качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения, более уверенные решения

в) устранение возможных расходов в будущем: снижение стоимости обслуживания, избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных.

Заключение

Данная работа выполнена на тему «Система управления современной организацией» (на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД»)».

В первом разделе работы был раскрыт теоретический аспект системы управления современной организацией, раскрыты понятия и сущность организации. Описаны факторы внешней и внутренней среды организации, а также изучены основные элементы системы управления организацией.

Организация - это элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума. Все организации характеризуются общими чертами: используют определенные ресурсы, функционируют в определенной внешней среде. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Целостность организации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. Элементами системы управления являются выход основной системы; контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода; канал обратной связи и центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Во второй главе курсовой работы был проведен анализ практического содержания элементов системы управления организацией на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД». Анализ экономической характеристики организации показал, что увеличение выручки предприятия способствует увеличению прибыли от реализации и чистой прибыли, а также производительности труда, эффективно используются основные фонды и оборотные средства общества, о чем свидетельствует рассчитанные коэффициенты фондоотдачи и оборачиваемости.

Анализ персонала компании, как объекта системы управления организацией показал, что уровень образованности за последние 3 года увеличился и доля сотрудников с высшим образованием составляет 47,8 % от общей численности. Профессиональная подготовка находится на среднем уровне. В целом весь персонал можно охарактеризовать как молодой, профессиональный и ориентированный на постоянное развитие. Была проанализирована текучесть персонала, и выяснилось, что индекс текучести кадров с каждым годом только увеличивается.

Среди преимуществ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» можно выделить следующие: линейно-функциональная структура управления, наличие действующих должностных инструкций, обучение персонала по программам - стажировка внутри компании и самообучение. К недостаткам системы управления можно отнести следующие: высокая текучесть кадров; отсутствие работы по оценке деятельности каждого сотрудника в отдельности; отсутствие четко прописанных целей и миссии компании; отсутствие мероприятий по формированию, развитию и поддержанию внутрифирменной культуры, направленной на дополнительное стимулирование персонала для работы в данном коллективе.

В третьей главе курсовой работы было предложено внедрение нового информационного обеспечения. Внедрение подобного рода информационной системы на ООО «ВАН-ТРЕЙД» позволит координировать работу всех подразделений организации: торгового, производственного, транспортного и административно-хозяйственного. Так как успешное функционирование предприятия в целом зависит от степени слаженности работы этих отделов. На данный момент каждый отдел осуществляет свою работу через разные программные обеспечения. Была проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий внедрение информационных систем на предприятии, что позволяет сделать вывод, что внедрение будет эффективным, поскольку затраты на приобретение окупятся уже в третьем периоде и с течением времени будет осуществляться прирост прибыли и соответственно экономического эффекта в результате повышения оперативности и качества выполнения работ, снижения издержек, связанных с ведением бумажного документооборота, автоматизацией процессов поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователей и т.д.

Список использованных источников

1 Акулов, В. Б. Теория экономической организации : учебное пособие /В.Б. Акулов. - М.: Флинта, 2012. - Режим доступа: <http://www.biblioclub.ru/book/103306/>

Баранников, А. Ф. Теория организации. Учебник [Электронный ресурс] / А. Ф. Баранников. - М.:Юнити-Дана, 2012. - Режим доступа: <http://www.ZNANIUM.COM>.

Баринов, В. А. Организационное проектирование: учебное пособие для слушателей образовательных учреждений, обучающихся по программе MBA и другим программам подготовки управляющих кадров / В. А. Баринов. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 384 с.

Веретенцева, Д. В. Система процессного управления организацией: предпосылки возникновения, этапы формирования и типичные ошибки при внедрении / Д. В. Веретенцев, А. А. Дзюба // Менеджмент в России и за рубежом, 2010. - N 1. - С. 12-18

Веснин, В. Р. Основы менеджмента: учебник / В. Р. Веснин. - М.: Проспект, 2014. - 306 с.

Виханский, О.С., Наумов, А. И. Менеджмент: Учебник для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов -5-е изд., стер. - М.: Магистр: Инфра-М, 2013. - 576 с.ISBN 978-5-9776-0164-1

Демидова, А. В. Организационный менеджмент. Конспект лекций : учебное пособие / А.В. Демидов. - М.: Приор-издат, 2010. - Режим доступа: <http://www.biblioclub.ru/book/72708/>

8 Жуков, Б.М.Организационное проектирование в системе менеджмента. Учебное пособие [Электронный ресурс] / Б. М.Жуков, В.П.Басенко, А.А. Романов - Академия естествознания, 2012. - Режим доступа: http://www.ZNANIUM.COM.

Ендовицкий, Д. А. Методологические основы экономического анализа развития организаций / Д. А. Ендовицкий, Н. Э. Бабичева // Экономический анализ: теория и практика,2012. - № 14. - С. 2-7

Карпов, П. Т. Влияние внешней среды на деятельность организации [Электронный ресурс] / П. Т. Карпов - Лаборатория книги, 2010. - Режим доступа: <http://www.ZNANIUM.COM>.

Кораблев, А. В.Концептуальный подход к формированию информационного обеспечения системы управления организацией / А. В. Кораблев // Экономические науки,2012. - № 6. - С. 177-180

Кибанов, А.Я.Кадровая политика и стратегия управления персоналом: учебно-практическое пособие: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Управление персоналом» и «Менеджмент организации» / под ред. А. Я. Кибанова. - М.: Проспект, 2013. - 60 с

Кибанов, А.Я.Управление персоналом [Электронный ресурс] / А. Я.Кибанов,О. Ю.Калмыкова, Е.В. Мюллер, Г.П. Гагаринская.-М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - Режим доступа: http://www.ZNANIUM.COM.

Кибанов, А. Я. Основы управления персоналом: учебник для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Менеджмент организации», «Управление персоналом» / А. Я. Кибанов.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 447 с.

Лапаева, М. Г. Методологические основы теорий менеджмента / М. Г. Лапаева // Вестник Оренбургского государственного университета. - 2012. - № 13, ч. 1, декабрь. - С. 221-227

Магданов, П. В. Система управления организацией: понятие и определение / П. В. Магданов // Вестник Оренбургского государственного университета. - 2012. - N 8, август. - С. 56-62

Мельников, В. П. Информационное обеспечение систем управления: учебник для студентов высших учебных заведений/ В. П. Мельников. - М.: Академия, 2010. - 336 с.

Мильнер, Б.З. Теория организации [Электронный ресурс] / Б.З. Мильнер.- М.: ИНФРА-М, 2012.- Режим доступа: <http://www.ZNANIUM.COM.3>

Миляева, Л. Г. Концепция диагностики вида кадровой политики организации / Л. Г. Миляева, Д. Ю. Федоркевич // Экономические науки, - 2010. - N 7. - С. 134-137.

Миронова,М. А. Кадровая политика: порядок разработки и области применения /М. А. Миронова // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления,2013. - № 5. - С. 78-83

Песочинский, В. Кадровая политика: преимущества комплексного проекта / В. Песочинский // Управление предприятием. - 2011. - № 8. - С. 45-53

Романцов, А.Н.Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. Учебное пособие. 2-е изд. [Электронный ресурс] / А.Н. Романцов.- М.: Дашков и К, 2012. - Режим доступа: http://www.ZNANIUM.COM.

Шеметов, П. В. Теория организации: учеб.пособие для вузов / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. - 7-е изд., стер. - М.: Омега - Л, 2013. - 275 с.

Шеремет, А. А. Кадровая политика: мифы и реальность / А. А. Шеремет // Служба занятости. - 2010. - № 12. - С. 12-15

Чугумбаев, Р. Р.Анализ среды функционирования как инструмент бенчмаркинга показателей экономической эффективности организации / Р. Р. Чугумбаев // Экономический анализ: теория и практика,2009. - N 27. - С. 40-47

Приложение А

Таблица А.1 - Основные экономические показатели деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011 -2013 гг.