Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

.1 Технологии электронного документооборота

.1.1 Технологии хранения электронных документов

.1.2 Технология поточного сканирования

.1.3 Технология оптического распознавания текстов документов

.1.4 Технология штрих-кодирования документов

.1.5 Технология подписания документов ЭЦП

.1.6 Технология полнотекстового и атрибутного поиска

.1.7 Документационные процессы

.2 Электронный документ

.3 Виды обработки электронных документов

.3.1 Специфика электронного документооборота

.4 Задачи электронного документооборота

.5 Функции электронного документооборота

.6 Внедрение электронного документооборота

.7 Электронный документооборот. Плюсы и минусы

.8 Расходы на электронный документооборот

.9 Цели внедрения электронного документооборота

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

.1 Документооборот органов власти

.2 Использование систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

.2.1 Принципы использования систем электронного оборота

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Основная функция любого государственного учреждения - принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности, как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

При этом важно понимание того, что сам по себе документооборот в органах государственного управления не является замкнутой системой направленной на чисто формальное обеспечение движение документа внутри организации, начиная с момента его поступления и заканчивая выпуском исходящего, нормативно-правового либо иного управленческого документа. Такая формализация свойственна традиционным задачам делопроизводства, которые достаточно хорошо развиты в отечественной практике работы с документами и реализованы во множестве отечественных автоматизированных систем. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации основных делопроизводственных функций - регистрации документов, формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.

Однако на практике становится очевидным, что документооборот, а в органах государственной власти это наиболее ярко выражено, это достаточно сложный механизм, обеспечивающий решение множества задач и находящийся на стыке множества функций управления.

В первую очередь это информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений.

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т. д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляют основу государственного управления. Управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т. е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения, и, следовательно, результаты их реализации.

Подготовка любого документа, будь то нормативно-правовой или организационно-распорядительный документ, ответ на входящий или инициативный исходящий документ, отработка обращений граждан, как правило, начинается с поиска информации о вопросе или вопросах которым посвящены данные документы. Например, поиск ранее выпущенных, подготовленных документов по данному вопросу, информация о результатах их исполнения и т.п. Нередко объем интересующей информации может достигать довольно внушительных размеров. В этой связи актуальными становятся вопросы обеспечения доступа к информационным ресурсам и сокращения временных затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.

Далее немаловажной функцией документооборота является подготовка или создание документа. Порой подготовка простых документов типа «+ на ваш запрос сообщаем +» может занимать много времени. Здесь встречаются такие задачи как: хранение и обеспечение доступа к банку шаблонов и бланков документов; организация и управление коллективной работой над созданием документов. При этом необходимо обеспечить необходимый уровень регламентации доступа к документам. Оперативность, с которой решаются данные задачи напрямую влияет на конечный срок подготовки документов.

После того как документ создан, как правило, следует формализованный процесс его согласования. И здесь эффективный документооборот не может обойтись без решения традиционных задач делопроизводства - регистрация; назначение маршрута; контроль сроков согласования. Без этой информации не возможно отследить дальнейшую судьбу документа, но при этом, важно обеспечить высокий уровень оперативности доставки документов исполнителями согласователям и обратно, а также обмен информацией рождаемой в процессе согласования. Зачастую согласование приводит к некоторым изменениям первоначального документа. Здесь возникает необходимость обеспечения хранения версий документов.

Все перечисленное позволяет сказать, что автоматизация документооборота - сложный процесс, требующий решения множества задач, и от эффективности и комплексности, решения которых зависит эффективность функционирования организации в целом и эффективность вложенных в автоматизацию средств.

В условиях широкого распространения информационных технологий в Российской Федерации, развития электронного правительства, внедрения электронного документооборота, оказания электронных услуг работа и является актуальной и практически значимой.

Целью работы является анализ развития электронного правительства и электронного документооборота в государственных органах. В связи с формулированной целью были поставлены следующие задачи:

Рассмотреть виды, задачи и функции электронного документооборота, его плюсы и минусы.

-        Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

.1 Технологии электронного документооборота

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

1.1.1 Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться "на лету", автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило, доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.

1.1.2 Технология поточного сканирования

Поточное сканирование - это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

1.1.3 Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа - это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. СЭД содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространенными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

1.1.4 Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов - это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В СЭД уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

) При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.

) Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.

) Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:

·        при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов

·        в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

1.1.5 Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно-цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно-цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

электронный документооборот кодирование государственный

.1.6 Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск - это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.

1.1.7 Документационные процессы

Документационный процесс - это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

) Условия переходов

) Ветвления маршрута

) Циклы маршрута

) Запуск:

·  Подпроцессов

·  Таймеров контроля сроков

·  Автоматизированных процедур обработки

·  Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

1.2 Электронный документ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

) Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

) Создание и отображение версий документа

) Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

·              Модель (схема) электронного согласования документа

·              Лист согласования документа

·              Замечания согласующих лиц

·              Иерархия резолюций, ход исполнения документа

·              Контрольные отметки

·              Учёт переноса сроков исполнения документа

·              И другие

) Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.

) Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

) Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

) Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

) Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота  <#"810443.files/image001.gif">

Рис. 1. Структура подключения к МЭДО

Рис. 2. Структура подключения к СМЭВ

Во исполнение распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г.переход на безбумажный электронный документооборот при организации внутренней деятельности ФОИВ должен был завершиться до 1 января 2012 г. Согласно результатам исследования, распоряжение выполнено на 93 % со значительным срывом сроков.

В 74 ФОИВ внедрено 57 продуктов СЭД девятнадцати типов, всего в автоматизации документооборота участвуют 39 разработчиков. С большой вероятностью можно утверждать, что подобное разнообразие используемых решений в дальнейшем вызовет проблемы унификации как на уровне МЭДО, так и при разработке веб-сервисов для СМЭВ.

Электронная цифровая подпись предусмотрена в 50 СЭД ФОИВ. Имеется функционал в СЭД, но электронная подпись не применяется в 6 случаях. Функционал не применяется и не предусмотрен в 27 СЭД ФОИВ. Этот результат следует признать неудовлетворительным, поскольку использование ЭЦП является одним из основополагающих требований для полноценной работы федерального органа в системе электронного правительства. Принимая во внимание количество ведомств, СЭД которых подключены к МЭДО и которые используют функционал электронного правительства, успешная реализация пилотных проектов по МЭДО вероятна в 57 % случаев.

Необходимо отметить, что в настоящее время в федеральных ведомствах используются разнообразные крупные системы мирового уровня, такие как DOCUMENTUM корпорации EMC, Open Text, решения на платформе IBM Lotus Notes - CompanyMedia, БОСС-Референт, решения крупных российских разработчиков - система ДЕЛО (Электронные офисные системы), Евфрат (Cognitive Technologies), DocsVision, LanDocs (Ланит), множество решений мелких компаний и даже индивидуально разработанные системы по заказу министерства (ведомства).

Однако в настоящее время ни одна из этих систем не может считаться полностью отвечающей потребностям ФОИВ.

Многообразие используемых СЭД для части федеральных ведомств показано в таблице 2.

Таблица 2

Системы электронного документооборота, используемые в различных ФОИВ

Как видно из таблицы 2, фактически каждое министерство использует свою СЭД. Необходимо отметить также тот факт, что по состоянию на 2013 год даже ведущие СЭД от крупных российских и мировых разработчиков не имеют эффективного программного интерфейса, позволяющего корректно организовать МЭДО между министерствами и ведомствами, использующими различные СЭД. Основной трудностью в разработке такого интерфейса является несовпадение форматов представления данных внутри отдельных СЭД и сложность конвертации этих форматов в унифицированные решения наподобие xml-конструкций, широко применяемых в СМЭВ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги анализа в сфере использования СЭД в российских органах исполнительной власти, можно выделить следующие направления работы, необходимые для корректной и полноценной реализации концепции электронного правительства: унификация СЭД, используемых ФОИВ, либо создание единых протоколов и форматов обмена данными в рамках МЭДО, с соблюдением требований к уровню защиты информации;

− ускорение включения ФОИВ в систему МЭДО и СМЭВ с одновременным увеличением количества операторов данных систем;

− включение в схему работы ЭЦП для тех ФОИВ, где она в данный момент не используется, а также реализация в применяемых СЭД функционала, необходимого для работы ЭЦП.

Эти шаги являются приоритетными для включения СЭД в единую технологию электронного правительства Российской Федерации. После их осуществления появится возможность организации обмена документацией между различными ведомствами в рамках выбранной СЭД либо несколькими унифицированными СЭД. Это приведет к упрощению реализации оказания услуг гражданам в электронном виде, т. к. появится возможность запрашивать недостающие документы для оказания услуги у остальных участников МЭДО через СЭД.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

. Федеральный закон № 210-ФЗ от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных

и муниципальных услуг»: base.garant.ru/12177515/1.

. Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года»

(одобрена решением Правительства РФ 06.05.08 №632-р): opengovdata.ru/laws/13.

. Система электронного документооборота в составе электронного правительства // Вестн.

электронного правительства: http://e-govs.ru.

. Федеральный закон № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи»:.garant.ru/184059.

.Схема Электронного правительства России: http://www.cnews.ru/top/2013/03/12/elektronnoe_pravitelstvo_rossii_shema_522119.

. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» / В ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 № 403:http://minsvyaz.ru/common/upload/Postanovlenie_65_Elektronnaya_Rossiya%5B1%5D.pdf.

. Отчет Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органахисполнительной власти 2013 г: http://minsvyaz.ru/common/upload/Otchet_opros_SED.pdf.