Организация делопроизводства и технология работы с документами в Открытом акционерном обществе 'РЖД' Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Содержание

Введение

. Состояние и нормативно-правовое обеспечение деятельности ОАО «РЖД»

.1 Основные тенденции развития железнодорожного транспорта РФ

.2 Нормативно-правовая база деятельности железнодорожного транспорта РФ

.3 Предприятие железнодорожного транспорта в городе Чусовом Пермского края

. Организация делопроизводства и технология работы с документами в Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

.1 Анализ документопотоков и документооборота Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

.2 Организация делопроизводства в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

.3 Технологические этапы работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Заключение

Источники

Введение

Актуальность темы. Процесс организации делопроизводства обязателен в каждой организации, независимо от вида собственности, направления деятельности и ее организационно правовой формы, так как любая деятельность должна быть оформлена документально. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как успех управленческой деятельности напрямую зависит от того, насколько грамотно ведется данная работа. Исходя из вышесказанного, делопроизводство - одна из необходимых функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники. В современном обществе организация документооборота является насущность потребностью любой организацией.

Разработанность темы. При написании курсовой работы было использовано большое количество источников. Среди источников, в первую очередь необходимо выделить нормативно-правовую базу, на которую опираются предприятия железнодорожного транспорта РФ. Одним из главных документом является ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации», также, такие акты как: ФЗ «О железнодорожном транспорте», ФЗ «Об особенностях управления и распоряжения имуществом железнодорожного транспорта» и многие другие.

В процессе определения целей железной дороги использовались труды по истории железной дороги, а также о предприятии железнодорожного транспорта Чусовского территориального участка. Такие издания как: журнал «Урал», книга «История железнодорожного транспорта России», «Российская газета» и другие.

Также были изучены труды специалистов в области делопроизводства: У. М. Семеновой, Т.В. Кузнецовой, Андреевой В. И., в которых освещены вопросы организации и технологии документационного обеспечения управления, что применимо на любом предприятии. Изучены основные характеристики документооборота, такие как направленность, объем, носители информации и способы передачи документов, содержание и функциональная принадлежность конкретных групп документов.

В процессе подготовки курсовой работы, помимо справочной литературы использовались периодические издания: «Секретарь референт», «PRO-Делопроизводство и СЭД». Так, Быкова Т. А. в своей статье разобрала входящие документы, маршруты их движения и порядок направление на исполнение. Янковская В. Ф. в своей статье подробно разобрала контроль исполнения документов, а именно: виды, основные задачи, сроки и этапы.

Цель исследования: на основе анализа практики организации делопроизводства и технологии документооборота Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка определить состояние их качества с учетом требования делопроизводства.

Задачи исследования:

·        Определить основные тенденции развития железнодорожного транспорта РФ;

·        Изучить состояние нормативно-правовой базы Свердловской дирекции тепловодоснабжения Чусовского территориального участка;

·        Проанализировать состояние документооборота в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовоского территориального участка;

·        Рассмотреть организацию делопроизводства в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовоского территориального участка;

·        Выявить технологические этапы работы с дгокументами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка;

·        Дать рекомендации по совершенствованию делопроизводства.

Объект: организация делопроизводства и технология работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка.

Предмет: степень соответствия практики организации делопроизводства и технологии работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка требованиям ДОУ.

При выполнении поставленных задач потребовало применения ряда методов: исторический метод (развитие железнодорожного транспорта в России), изучение документации, обобщение полученной информации, аналитический метод, синтез, наблюдение, сравнение.

Базой исследования выбрана Свердловская дирекция по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка.

В структурном плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком использованной литературы.

Во введении обозначены основные исходные данные при написании курсовой работы. Раскрывается актуальность темы и степень ее изученности, названы объект и предмет изучения, определены цель и задачи работы, используемые методы и особенности композиционного построения работы.

В первой главе представлены тенденции развития железнодорожного транспорта России, в частности, затрагивается Чусовской территориальный участок, а также изучена нормативно-правовая база по регулированию деятельности предприятия железнодорожного транспорта.

Вторая глава посвящена анализу документооборота, организации и технологии работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка.

В заключении сформулированы выводы по проведенной работе и даны рекомендации по совершенствованию делопроизводства.

Объем работы - 56 с.

1. Состояние и нормативно-правовое обеспечение деятельности ОАО «РЖД»

1.1 Основные тенденции развития железнодорожного транспорта РФ

Железнодорожный транспорт в России - одна из крупнейших железнодорожных сетей в мире. Эксплуатационная протяжённость сети железных дорог общего пользования составляет 86 тыс км (2010) [32], электрифицировано 43,033 км (3 кВ пост. - 19,000 км, 25 кВ 50 Гц - 41,033 км). По общей протяжённости железнодорожных путей Россия занимает 2-е место, уступая только США (194,7 тыс. км) [10]. По протяжённости электрифицированных дорог Россия занимает 2-е место в мире (1-е место с 2012 занимает Китай) [22].

Характерной особенностью железнодорожного транспорта в России является высокая доля электрифицированных дорог [29].

Российское правительство озаботилось вопросами прокладки железной дороги в начале XIX века. Базой для этого направления стал Департамент водных коммуникаций, созданный в 1798 году по утверждённому императором Павлом I проекту. Организацию возглавил Н.П. Румянцев [30]. Департамент при Румянцеве действовал успешно, активно развивался и в 1809 году расширил свои полномочия и был переименован в Управление водяными и сухопутными сообщениями. На базе, построенной Румянцевым, в том же 1809 году был создан военный Институт корпуса путей сообщения [30].

История железных дорог в России начинается с 1830-х годов. В 1834 году по приглашению горного ведомства в Россию прибыл австрийский инженер Франц фон Герстнер, который внёс императору Николаю I предложение о строительстве железнодорожной линии. В 1835 году родственник императора граф Алексей Бобринский создаёт акционерное общество, целью которого является финансирование строительства железных дорог. В 1836 году император обнародовал указ о сооружении Царскосельской железной дороги. За несколько месяцев был построен пусковой участок от Кузьмино до Павловска, на котором к концу года было запущено движение, а официальное открытие дороги состоялось в конце 1837 года [30].

Активное формирование сети железных дорог Российской империи происходило во 2-й половине XIX века, что было обусловлено как потребностями экономики, так и военными интересами государства (так, в качестве одной из главных причин поражения России в крымской войне 1850-х годов принято указывать отсутствие сети железных дорог и, соответственно, возможности оперативно перебрасывать вооружённые силы по территории страны). Построенные в это время дороги были как казёнными (Николаевская, Московско-Нижегородская, Петербурго-Варшавская), так и частными (Рязано-Уральская). В это же время были созданы все существующие ныне вокзалы крупных городов. В начале XX века была построена наиболее грандиозная дорога - Транссиб, соединившая европейскую часть страны и Урал с Дальним Востоком. Ещё одна стратегическая дорога - КВЖД - была построена на территории соседнего Китая [22].

После Октябрьской революции все частные железные дороги были национализированы. Управление сетью железных дорог было возложено на Наркомат путей сообщения, преобразованный позднее в Министерство путей сообщения. Из числа крупнейших железнодорожных строек советского периода можно выделить Турксиб, Трансполярную магистраль, БАМ, «Малый БАМ». Кроме того, все крупнейшие дороги были сделаны двухпутными, многие (там, где было экономически целесообразно) электрифицированы.

Правопреемником МПС СССР в части железнодорожной сети, находящейся на территории России, стало Министерство путей сообщения РФ. Распад СССР, деградация экономики непосредственным образом сказались на железных дорогах России. В 1990-е годы практически не строилось новых железных дорог, ухудшилось состояние вокзалов, пригородных поездов и поездов дальнего следования. Осознавая социальное значение убыточных пассажирских перевозок, МПС субсидировало их за счёт грузовых. В то же время, в конце 1990-х и в начале 2000-х годов, на волне роста благосостояния населения МПС предприняло меры по повышению доходов от пассажирских перевозок: был усилен контроль за безбилетным проездом (ограждение перронов, установка турникетов), запущены пригородные поезда-экспрессы повышенной комфортности, начаты т. н. мультимодальные перевозки аэроэкспрессами в аэропорты [33].

В 2001 Правительством РФ была утверждена Программа структурной реформы на железнодорожном транспорте до 2010 года, предусматривавшая на первом этапе (2001-2002) проведение работ по разграничению видов деятельности и преобразование МПС в ОАО «РЖД», на втором этапе (2003-2005) - создание АО на базе самостоятельных видов деятельности, рост конкуренции в грузовых перевозках, сокращение перекрестного субсидирования пассажирских перевозок, на третьем (2006-2010) - переход большей (60 %) части грузового парка в частную собственность, развитие частной собственности на магистральные локомотивы, развитие конкуренции на рынке грузовых перевозок, продажа акций АО, осуществляющих ремонт и обслуживание, частным собственникам, создание Федеральной пассажирской компании, создание совместно с субъектами РФ пригородных пассажирских компаний и их вывод на безубыточную деятельность.

В конце 2003 в рамках программы по разделению регулирующих и хозяйствующих функций МПС РФ все основные активы последнего были переданы во вновь созданное ОАО «Российские железные дороги». Само МПС, просуществовав ещё непродолжительное время, было упразднено, а оставшийся персонал перешёл в Министерство транспорта РФ. ОАО «РЖД», принадлежащее на 100 % Российской Федерации, и его дочерние общества являются основными железнодорожными операторами России. Прочие перевозчики имеют практически незаметную долю рынка, несущественную (по сравнению с РЖД) сеть дорог (в ряде случаев - изолированную от сети железных дорог России) или вовсе не имеют своей инфраструктуры (а только собственный парк вагонов).

В 2008 Правительство РФ утвердило Стратегию развития железнодорожного транспорта РФ до 2030 года, в которой описан комплекс мероприятий по строительству и модернизации железных дорог, модернизации и введению новых стандартов подвижного состава, инфраструктуры дорог. Программа разбита на два этапа: 2008-2015 (1-й этап) и 2016-2030 (2-й этап) и содержит два сценария развития: минимальный (ориентированный на ресурсно-сырьевое развитие России) и максимальный (инновационное развитие). Стратегия, в частности, предусматривает строительство 5,1 тыс. км дорог на 1-м этапе и от 10,8 до 15,5 тыс. км (в зависимости от сценария) - на втором этапе. Так, до конца 2015 должны быть завершены участки Полуночное - Обская - Салехард (856 км), Прохоровка - Журавка - Батайск (748 км), Кызыл - Курагино (460 км), Томмот - Якутск (включая участок на левом берегу Лены) (450 + 105 км), Нарын-1 - Лугокан (375 км), Паюта - Бованенково (331 км), Обская - Салехард - Надым - Пангоды (~530 км) (с 08.2011 начато строительство моста через Надым) и др.

В случае реализации Стратегии общая протяжённость железных дорог России достигнет к 2030 величины от 102,9 (+18 %) до 107,6 (+24 %) тыс. км. В стратегии подчёркивается роль железных дорог в рамках задач укрепления экономического суверенитета, национальной безопасности и обороноспособности страны, снижения совокупных транспортных издержек экономики. Примечательно в этой связи, что железнодорожный транспорт - единственный, для которого была написана и утверждена отдельная стратегия, которая действует наряду с утверждённой в 2008 Транспортной стратегией РФ до 2030 года.

Планируется реализация совместного проекта России, Украины, Словакии и Австрии по строительству железной дороги с колеёй 1520 мм от украинской границы по территории Словакии до Вены [35, 29]. Осуществление этого проекта позволит ускорить развитие транспортных связей между Евросоюзом, странами СНГ и Китаем [35].

Вначале 2011 Правительство РФ продлило реформу железнодорожного транспорта до 2015. К этому времени, как предполагается, произойдет консолидация рынка грузовых перевозок в руках 3-4 крупнейших перевозчиков примерно с равной долей рынка. Кроме того, услуги локомотивной тяги будут частично переданы рыночным игрокам локального уровня (локальным перевозчикам), которые, как предполагается, будут заниматься перевозками на отдельных участках сети железных дорог, в том числе конкурируя с РЖД. Кроме того, планируется перевод отношений между государством и РЖД на т. н. «сетевой контракт». Примечательно, что целевая модель рынка грузовых железнодорожных перевозок, представленная Министерством Транспорта Правительству, была разработана РЖД совместно с компанией McKinsey [31].

Запущены и планируются системы электронных билетов и несколько новых пассажирских проектов: высокоскоростное движение (Сапсан), аэроэкспрессы, городские электрички и использование нового вида подвижного состава - рельсовых автобусов.

Сегодня железнодорожный транспорт России реформируется, а это всегда процесс сложный - любая реформа требует определенного времени. Но самое главное, чтобы эти преобразования в итоге улучшили не только состояние железной дороги, но и повысили эффективность ее работы.

Для России с её огромными пространствами важность железных дорог в развитии, как страны, так и её экономики в течение двух столетий очень трудно не оценить. Она является мощным транспортным комплексом с большим техническим и интеллектуальным потенциалом.

Строительство железной дороги стало воплощением самой передовой инженерной мысли и дало толчок к дальнейшему развитию сети. В наши дни в России действует 16 железных дорог общей протяженностью более 86 тыс. км. По этому показателю наши магистрали занимают второе место в мире после США [18].

Таким образом, железная дорога - один из видов транспортной системы (ТС). В отличие от иных областей народного хозяйства, ТС не создают новых товаров, а его цель является перевозка пассажиров и разных грузов. Для выполнения своей цели организация железной дороги создает условия для быстрой перевозки и максимальную безопасность.

1.2 Нормативно-правовая база деятельности железнодорожного транспорта РФ

Деятельность предприятия железнодорожного транспорта регламентируется и регулируется соответствующей законодательной базой.

Основным документом в данной системе является Конституция Российской Федерации (от 12.12.1993, ред. 5 февраля 2014 г. № 6-ФКЗ и от 30 декабря 2008 г. № 7-ФКЗ). Конституция формирует и закрепляет отправные принципы правового регулирования, является базой всего законодательства и представляет собой акт, обладающий высшей юридической силой [1].

Конституция РФ содержит ряд норм, значимых для деятельности предприятия железнодорожного транспорта. Эти конституционные нормы можно условно подразделить на две группы.

К первой относятся положения, применяемые к предпринимательству в целом и, следовательно, к железнодорожным грузоперевозкам как к разновидности предпринимательской деятельности. Конституция РФ, в частности, закрепляет право на свободную предпринимательскую деятельность (ст. 34), право на частную собственность (ст. 35, 36), право на судебную защиту, право на возмещение вреда, причиненного незаконными действиями органов государственной власти (ст. 53), обязанность по уплате налогов (ст. 57). Конституция России устанавливает пределы компетенции и полномочия органов государственной власти, в том числе по вмешательству в деятельность частных лиц.

Вторая группа конституционных норм включает обеспечение единства экономического пространства России и определение государственно-регулятивных основ деятельности железнодорожного транспорта. Недопустимость ограничения свободного перемещения товаров декларируется ст. 8 Конституции РФ и устанавливается в качестве конституционного запрета ст. 74. Применительно к железнодорожному транспорту это гарантирует единство перевозочного процесса. Федеративное устройство России требует разведения полномочий органов государственной и муниципальной власти. Согласно п. «и» ст. 71, федеральный транспорт, пути сообщения находятся в ведении Российской Федерации. Следует подчеркнуть, что исключительная компетенция федеральной власти распространяется не на весь рынок железнодорожных транспортных услуг, а только на перевозки по железнодорожным путям общего пользования.

Нормы конституционного права в декларативной форме устанавливают ряд принципиальных положений правового регулирования деятельности железнодорожного транспорта. Однако было бы некорректно считать Конституцию основным источником железнодорожного транспортного права. Конституция РФ как нормативный акт преимущественно публичного права (основной закон государства и для государства) лишь в наиболее общей форме отражает частноправовые начала.

Кроме Конституции РФ, предприятие железнодорожного транспорта руководствуется в своей деятельности Кодексами РФ.

Кодекс - сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются правовые нормы, регулирующие сходные между собой, однородные общественные отношения. Кодексы являются результатом кодификационной деятельности законодателя. По общему правилу Кодекс относится к определенной отрасли права (напр., гражданский, уголовный, семейный, трудовой и др.). Обычно содержит только основу правового массива соответствующей отрасли; остальные нормы включаются в другие законы и подзаконные акты. Некоторые Кодексы объединяют нормы, отрасли законодательства или подотрасли права. [36]

Главным источником правового регулирования деятельности железнодорожного транспорта является Гражданский кодекс Российской Федерации (от 30 ноября 1994, ред. от 5 мая 2014 г.), поскольку содержит принципиальные основы частного права и конкретизирует их применительно к предпринимательской деятельности в целом и к транспортной деятельности в частности [3].

Гл. 40 "Перевозка" и гл. 41 "Транспортная экспедиция" определяют важнейшие условия транспортных договоров и содержат отсылки к специальным актам транспортного законодательства, которое включает систему законодательных актов о перевозках на отдельных видах транспорта, прежде всего транспортные уставы и кодексы.

Для предприятия железнодорожного транспорта важное значение имеет Трудовой Кодекс (от 30.12.2001 № 197-Ф, ред. от 5 мая 2014 г. № 28-П) устанавливающий государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создает благоприятные условия труда, защищает права и интересы работников и работодателей [5].

Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

Принципы регулирования трудовых отношений закреплены в ст.2 ТК РФ:

·        Свобода труда (свобода выбора труда и свобода соглашения на определенный труд, свобода выбора профессии и рода деятельности);

·        Запрещение принудительного труда и дискриминация в сфере труда (данные принципы раскрываются в статье 3 и 4 ТК)

·        Обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда;

·        Равенство прав и возможностей работников;

·        Сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных связанных с ними отношений;

·        Обязательное возмещение вреда, причиненного работнику в связи с использованием им трудовых обязанностей;

·        Обязанность сторон трудового договора соблюдать условия заключенного трудового договора;

·        Обеспечить права на обязательное социальное страхование работников и др [5].

Налоговый Кодекс (от 31.07.1998 № 146-Ф, ред. от 5 мая 2014 г.) также является одним из основных законов, регламентирующих деятельность железной дороги [4].

Первая часть кодекса устанавливает систему налогов и сборов, общие правила исполнения обязанности по их уплате, основы налогового контроля, ответственность за совершение налоговых правонарушений, порядок обжалования актов налоговых органов и др.

Вторая часть содержит положения о конкретных налогах (федеральных, региональных и местных), сборах и специальных налоговых режимах.

Кроме Гражданского, Трудового и Налогового кодексов немало важную роль играет Административный Кодекс (от 30.12.2001 № 195-ФЗ, ред. от 5 мая 2014 г.).

КоАП РФ - это свод правил, определяющих основные принципы и порядок привлечения к административной ответственности. Общими положениями устанавливаются задачи законодательства об АП, определяются понятия правонарушения, административных ответственности и наказания. Закреплены принцип равенства перед законом, презумпция невиновности.

КоАП РФ предусматривает ответственность за правонарушения в различных сферах. В их числе - электроэнергетика, окружающая среда, здравоохранение, строительство, транспорт, связь и информация, предпринимательская деятельность, таможенное дело, безопасность дорожного движения [2].

Должностные лица и граждане за нарушение правил пользования средствами железнодорожного транспорта могут привлекаться к ответственности на основании гл. 27 «Преступления против безопасности движения и эксплуатации транспорта» Уголовного кодекса Российской Федерации (от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ, в ред. от 5 мая 2014 г.).

Уголовный кодекс Российской Федерации - основной и единственный источник уголовного права, единственный нормативный акт, устанавливающий преступность и наказуемость деяний на территории Российской Федерации [5].

Нормативно-правовая база железнодорожного транспорта регламентируется также Федеральными Законами.

Федеральный закон - федеральный законодательный акт Российской Федерации, принимаемый в соответствии с Конституцией Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации и по предметам совместного ведения Российской Федерации и её субъектов.

Специальным железнодорожным транспортным законом является Федеральный закон «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» (от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ, ред. от 03.02.2014).

Устав железнодорожного транспорта РФ регулирует отношения по оказанию железнодорожными перевозчиками транспортных услуг юридическим и физическим лицам и представляет собой основной специальный источник транспортного железнодорожного права. Устав определяет основные условия организации и осуществления перевозок пассажиров, грузов, багажа, грузобагажа, оказания услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и иных связанных с перевозками услуг [9].

Наряду с Уставом железнодорожного транспорта РФ к числу специальных железнодорожных законов относятся Федеральный Закон «О железнодорожном транспорте» (от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ, ред. от 02.07.2013 № 131-ФЗ) [13].

Закон «О железнодорожном транспорте» «…устанавливает правовые, организационные и экономические условия функционирования железнодорожного транспорта общего пользования, основы взаимодействия организаций железнодорожного транспорта и выполняющих работы (услуги) на железнодорожном транспорте индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и организациями других видов транспорта, а также основы государственного регулирования в области железнодорожного транспорта необщего пользования».

Федеральный Закон «Об особенностях управления и распоряжения имуществом железнодорожного транспорта» (от 2 февраля 2003 г. №29-ФЗ, в ред. от 21.11.2011 № 323-ФЗ) определяет процедуру создания ОАО «РЖД», особенности приватизации имущества федерального железнодорожного транспорта, основы деятельности ОАО «РЖД», особенности распоряжения имуществом ОАО «РЖД». [6]

Кроме специальных транспортных законов, к отношениям, связанным с железнодорожными перевозками, применяются и другие законы. Федеральный Закон «О защите прав потребителей» (от 07.02.1992 № 2300-1, в ред. от 05.05.2014 № 133-ФЗ) [11] применяется при перевозках пассажирским железнодорожным транспортом. Закон регулирует отношения, возникающие между потребителями и изготовителями, исполнителями, импортерами, продавцами при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг), устанавливает права потребителей на приобретение товаров (работ, услуг) надлежащего качества и безопасных для жизни, здоровья, имущества потребителей и окружающей среды, получение информации о товарах (работах, услугах) и об их изготовителях (исполнителях, продавцах), просвещение, государственную и общественную защиту их интересов, а также определяет механизм реализации этих прав.

Поскольку железнодорожная транспортная деятельность признается естественно-монопольной, то особое значение приобретает Федеральный Закон «О естественных монополиях» (от 17 августа 1995 года № 147-ФЗ, ред. от 30.12.2012 № 291-ФЗ), устанавливает тарифы, сборы и платы, связанные с выполнением работ (услуг) в местах как общего, так и необщего пользования исходя из себестоимости и уровня рентабельности, обеспечивающего безубыточную деятельность железнодорожного транспорта и частных предпринимателей. Остальные тарифы, сборы и плата устанавливаются на договорной основе и контролируются государством в соответствии с законодательством о конкуренции и монополистической деятельности на товарных рынках. [7]

По средствам железнодорожного транспорта часто осуществляются почтовые перевозки. К ним применяются положения Федерального Закона «О почтовой связи» (от 07.07.2003 N 126-ФЗ, ред. от 06.12.2011 № 409-ФЗ), направленный на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи [12].

Правовые основы стандартизации на предприятие железнодорожного транспорта устанавливает Федеральный Закон «О техническом регулировании» (от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, ред. от 28.12.2013 № 236-ФЗ). Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, в том числе зданиям и сооружениям, или к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования, производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации [8].

Важным источником правового регулирования деятельности железнодорожного транспорта являются постановления Правительства РФ, устанавливающие права и обязанности граждан как пользователей железнодорожным транспортом.

Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (от 2 марта 2005 г. № 111в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 № 411) регулируют отношения, возникающие между перевозчиками и физическими лицами - пассажирами, грузоотправителями (отправителями) и грузополучателями (получателями) при оказании услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности [34].

Всем указанным пользователям при оказании услуг предоставляются одинаковые условия обслуживания и оплаты оказанных услуг.

Устанавливается обязанность перевозчика своевременно и бесплатно обеспечивать в наглядной и доступной форме перечисляемую информацию пользователям его услуг [15].

Постановлением Правительства РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности на железнодорожном транспорте» (от 21 марта 2012 г. № 221в ред. Постановления Правительства РФ от 16.11.2012 № 1171) утверждены Положение о лицензировании деятельности по перевозкам железнодорожным транспортом пассажиров; по перевозкам железнодорожным транспортом опасных грузов; Положение о лицензировании погрузочно-разгрузочной деятельности применительно к опасным грузам на железнодорожном транспорте [27].

Благодаря большому количеству нормативно-правовых актов федерального уровня, регламентирующих деятельность железной дороги, на уровне субъектов федерации такие законы почти не принимаются, поэтому, в частности по Пермскому краю, локальных актов было не выявлено.

Особенностью системы источников правового регулирования железнодорожных перевозок является относительно большое количество ведомственных актов, издаваемых Министерство Транспорта Российской Федерации (бывшее МПС), среди которых выделяются Правила перевозок грузов железнодорожным транспортом (далее - Правила перевозок) и Правила перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа железнодорожным транспортом.

Согласно ст. 3 УЖДТ РФ Правила перевозок разрабатывает и утверждает федеральный орган исполнительной власти в области железнодорожного транспорта с участием федерального органа исполнительной власти по регулированию естественных монополий на транспорте, иных заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, заинтересованных организаций. Правила перевозок содержат нормы, обязательные для перевозчиков, владельцев инфраструктур, грузоотправителей, грузополучателей, владельцев железнодорожных путей необщего пользования, других юридических и физических лиц.

Всего насчитывается около тридцати различных правил перевозок. Все они неравнозначны как по своему значению, так и по объему. Условно Правила перевозок можно разделить на две большие группы. Первую составляют Правила перевозок, содержащие регламентацию технологических приемов перевозок отдельных категорий грузов. Например, Правила перевозок железнодорожным транспортом грузов наливом в вагонах-цистернах и вагонах бункерного типа для перевозки нефтебитума, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 25 [35], определяют технические требования к цистернам и полувагонам, их маркировку, технологию налива и слива грузов, специальные отметки в перевозочных документах, специальные технические условия перевозок опасных грузов наливом, порядок действий при обнаружении неисправности цистерн. Аналогична направленность Правил перевозок грузов в открытом подвижном составе, насыпью и навалом, в универсальных контейнерах, специализированных контейнерах, транспортных пакетах, мелкими отправками, подконтрольных Госветнадзору, подкарантинных и т. п., а также Правила составления учетной карточки, Правила пломбирования, Правила очистки и промывки вагонов и контейнеров, Правила заполнения перевозочных документов.

Вторая группа включает Правила перевозок, которые содержат не столько технические, сколько юридические нормы. Они используются для регулирования отношений перевозки грузов и вспомогательных транспортных отношений. Это Правила приема заявок на перевозку грузов железнодорожным транспортом, утвержденные приказом МПС РФ от 16 июня 2003 г. № 21; Правила приема грузов к перевозке железнодорожным транспортом, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 28; Правила выдачи грузов на железнодорожном транспорте, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 29; Правила хранения грузов в местах общего пользования при перевозке железнодорожным транспортом, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 47; Правила исчисления сроков доставки грузов железнодорожным транспортом, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 27; Правила оформления и взыскания штрафов при перевозке грузов железнодорожным транспортом, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 43; Правила эксплуатации и обслуживания железнодорожных подъездных путей необщего пользования, утвержденные приказом МПС РФ от 18 июня 2003 г. № 26.

Министерство Транспорта РФ каждый год издает множество приказов в сфере железнодорожного транспорта, на которые в дальнейшем опирается предприятие железнодорожного транспорта. Это такие приказы, как: Приказ Минтранса России «Об утверждении Правил очистки и промывки вагонов и контейнеров после выгрузки грузов» (от 10 апреля 2013 года № 119) или Приказ Минтранса России «Об утверждении Административного регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта предоставления государственной услуги по принятию решений об открытии железнодорожных станций для выполнения всех или некоторых операций на основании предложений владельцев инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования» (от 1 февраля 2013 г. № 21) и другие.

Таким образом, предприятия железнодорожного транспорта функционирует на основе нормативно-правовых актах разного уровня. Широкий круг вопросов в данной сфере регламентируется Конституцией РФ, Федеральными Законами, Постановлениями Правительства и приказами Министерства Транспорта РФ.

1.3 Предприятие железнодорожного транспорта в городе Чусовом Пермского края

В 1874 году начато строительство Чусовского железнодорожного узла первой на Урале Горнозаводской железной дороге от Перми до Екатеринбурга.

В районе нынешнего города Чусового, особенно при овладении Архиповскими высотами и при строительстве участка Чусовская - Кизел в строительстве были большие трудности. На 21-й версте от Камасино (Чусовской) пришлось пробить тоннель длинной 145 метров. Отечественного опыта в тоннелестроении не было, поэтому для сооружения тоннеля были приглашены итальянские специалисты.

февраля по всему участку от Перми через Чусовскую - Кушву - Нижний Тагил - Екатеринбург прошел первый рабочий поезд. 14 августа 1878 года открылась станция Чусовская. А 19 августа 1878 года открылось грузопассажирское движение на участке от Екатеринбурга до Кушвы.

- 25 августа сдается в эксплуатацию станция Чусовская и паровозное депо, которое строилось одновременно с участком Пермь - Чусовская. 23 сентября 1879 года сдан в эксплуатацию участок от Чусовской до Усолья. 1 октября 1878 года открыто регулярное движение поездов от Перми до Екатеринбурга.

При станции возник поселок с населением более 1000 человек, открыты школа, больница, клуб, церковь. Одновременно шло строительство паровозного депо и экипировочных устройств. Сдача их в эксплуатацию была приурочена к пуску железной дороги.

При проектировании первоначально предполагалось эксплуатировать на дороге товарные паровозы весом в порожнем состоянии 29 тонн и пассажирские паровозы с тремя осями весом 27 тонн. Небольшие сцепные веса их не соответствовали тяжелому профилю пути с затяжными подъемами и кривыми малого радиуса, допущенными при строительстве дороги.

Поэтому для обслуживания товарных поездов был использован паровоз с нагрузкой от движущих осей на рельс до 11,5 тонны, проект которого был выполнен для Уральской железной дороги заводом Кеслера в Ослиагене. Такие паровозы для дороги в 1879 году строил и Коломенский машиностроительный завод. Эти локомотивы оказались удачными и получили распространение на других железных дорогах.

Уральская Горнозаводская железная дорога первоначально не имела связь с остальной железнодорожной сетью России, и паровозы доставлялись на дорогу водным путем. Вагонный парк состоял в основном из двухосных крытых вагонов грузоподъемностью 16 тонн. Имелись также платформы и цистерны на винтовой сцепке с ручными тормозами.

Скорости движения поездов не превышали 11-12 км. в час. Средний вес грузового поезда составлял 227 тонн. Оборот грузового вагона составлял 9 суток.

Находясь на решающем участке дороги, Чусовское паровозное депо с каждым годом выполняло все больший объем грузоперевозок. Увеличиваются скорости движения и веса поездов, обновляется подвижной состав.

В революционные дни 1905 года рабочие депо принимали самое активное участие в забастовочном движении.

Первая мировая война и дальнейшие события 1917 года, саботаж и противодействие старой администрации чрезвычайно осложнили положение. В итоге: большое количество "больных" паровозов в депо и нехватка подвижного состава.

Развернувшаяся в России гражданская война тяжело отразилась и на рабочих паровозного депо. В мае 1918 года в связи с мятежом чехословацкого корпуса, гражданская война развернулась на территории Урала. Чусовской комитет РКП(б) провел мобилизацию коммунистов на фронт.

Вскоре на фронт ушли четыре Чусовские добровольческие коммунистические роты. Станция Чусовская 14 декабря 1918 года была отдана колчаковцам.

При отступлении были взорваны железнодорожные мосты через Чусовую и Вильву.

июля 1919 года станция Чусовская была освобождена от Колчака. В годы гражданской войны на Пермской железной дороге было взорвано 214 мостовых ферм, разрушено 3059 жилых и служебных зданий, 1840 было приведено в негодность. В депо станции Чусовская был взорван поворотный круг.

Нехватка запчастей сказывалась и в дальнейшем, так как это сдерживало перевозки грузов, тормозило восстановление хозяйства Урала.

В 1922 году на станции Чусовская для освещения жилых и производственных помещений была пущена в эксплуатацию самая мощная, в то время на дороге, электростанция мощностью 40 кВт.

В 1928 году, раньше намеченного срока, Чусовское отделение дороги из технически отсталого превращается в одно из самых оснащенных отделений.

Растущая потребность в перевозке грузов поставила на повестку дня вопрос о переходе на электрическую тягу. Параллельно с электрификацией железной дороги готовились будущие кадры - машинисты электровозов. Первый выпуск состоялся в 1932 году.

августа 1933 года контактная сеть была поставлена под рабочее напряжение. Оно поступало от пяти построенных тяговых подстанций на станциях Чусовская, Заготовка, Моховатня, Губаха, Кизел. Первый поезд, в голове которого стоял электровоз Сс 11-04 под управлением Михаила Михайловича Костромина и его помощника Николая Ивановича Буторина, тоже имевшего право управления электровозом, под звуки духового оркестра отправился на перегон Чусовская-Утес. Первый рейс на новой тяге прошел успешно.

В начале октября завершили монтаж контактной сети на других участках общей протяженностью 104 км и от Чусовской на Кизел ежедневно начали курсировать два-три поезда с весовой нормой 700-800 тонн.

К концу 1936 года завершена электрификация всего горнозаводского Урала протяженностью 492 км.

Применение чусовскими железнодорожниками электрической тяги позволило более, чем в полтора раза увеличить вес поездов и техническую скорость. Во времена паровозов участок при использовании всех разъездов имел максимальную пропускную способность 18 пар поездов, после электрификации она увеличилась до 24 пар.

Первые электровозы Сс и ВЛ-19 были построены на московском заводе "Динамо". Они еще имели немало конструктивных недостатков.

В те годы начальником депо был Валерьян Александрович Самохвалов. Еще в 1936 году он высказал прогрессивную тогда идею о возможности работы электровозов по системе многих единиц. Но осуществить это было нельзя - ни тяговые подстанции, ни контактная сеть не были готовы к повышенным нагрузкам.

Другая идея В.А. Самохвалова оказалась продуктивнее. По его расчетам и при его активном участии был построен Чусовской обход, по которому грузопоток, минуя Чусовскую, шел в направлении Кизела и обратно. Строительство обхода было крайне необходимо, так как Чусовская не могла своевременно перерабатывать прибывавшие с трех направлений грузы и поезда подолгу стояли на соседних станциях и у входных сигналов. С окончанием строительства проблема была решена.

Быстро развивалась промышленность Урала, росли перевозки. Чтобы успешно справляться с ними, в 1940 году депо Чусовская пополнили более мощными электровозами серии ВЛ22.

С началом войны из депо Чусовская ушли на фронт около 400 человек. Их место в депо заняли жены, матери, дети.

Чусовские железнодорожники совместно с металлургами подарили фронту бронепоезд "Чусовской рабочий", названный позже в честь героя гражданской войны "Щорс". Бронепоезд прошел всю войну с 18 марта 1942 года до конца 1945 года. Чусовские железнодорожники построили поезд-баню и отправили на Северо-Западный фронт (ТЧ-10, ВЧД-10,9). Весной 1943 года бойцы Северо-Западного фронта получили его.

Осенью 1941 года машинисты Чусовской стали водить поезда двойного веса локомотивами по системе многих единиц.

В Великую Отечественную войны железнодорожники бывшей Пермской магистрали вели строительство нового электрифицированного участка Чусовская - Комарихинская, который был сдан в июле 1943 года. А в начале 1945 года пошли электропоезда по всему тяговому плечу Чусовская - Пермь II протяженностью 131 км.

По окончании Великой Отечественной войны кадры Чусовского локомотивного депо пополнились сотнями новых работников. С каждым послевоенным годом росли грузоперевозки. В депо пришла новая техника - электровозы ВЛ-22М. Началась реконструкция хозяйства, увеличивались производственные площади. Вскоре на базе Чусовского депо создаются оборотные депо на станциях Пермь II, Усольская, Кушва.

Вместе с тем от электровоза, как самого современного вида тяги, можно было получить гораздо больше. Недостатком оказалась устаревшая, оставшаяся от паровозов система обслуживания локомотивов прикрепленными бригадами. И с июня 1956 года в чусовском, как и в ряде других передовых депо сети, в виде опыта стал применяться новый способ обслуживания локомотивов сменными бригадами.

Это "раскрепостило" электровоз, позволило ликвидировать его непроизводительные простои в ожидании отдыха бригад в пункте оборота, ввести для локомотивов удлиненные тяговые плечи. Тогда среднесуточный пробег электровозов увеличился на 52 километра, из эксплуатации даже при возросшем объеме перевозок было высвобождено 18 локомотивов. В дальнейшем новый способ работы непрерывно совершенствовался и стал единственным на чусовском железнодорожном транспорте.

Все более внедряется в технологию ремонта локомотивов современная техника и новые материалы, почти все трудоемкие процессы механизированы, благоустраиваются цеха депо и территория.

В 1986 году были освоены опытные электровозы ВЛ-15, в 1990 году поступили четыре тепловоза ТЭМ-2УМ, которые эксплуатируются и по настоящее время в маневровом движении по станции Чусовская, в 1993 году поступили электровозы Э-13. В 1994 году начали водить пассажирские поезда с новыми электровозами ВЛ-11, а в 1997 году перешли на тепловозы 2ТЭ116.

В 1991 году тепловозное депо и колесный цех были переведены в здание веерного типа, в 1996 году реконструирована смотровая канава в цехе ПТОЛ под электровоз ВЛ-11, в 1999-1998 г.г. реконструирована веерная часть депо № 3 (роликовое отделение колесного цеха).

На сегодняшний день локомотивное депо Чусовская ликвидировано как отдельная структурная единица. Оно является подменным пунктом Пермского локомотивного депо ТЧ-17 Пермь - Сортировочная. Таков итог идущих преобразований в железнодорожной отрасли и реформирования МПС. Количество работающих сократилось более чем в два раза. Парк локомотивов, который насчитывал более 200 единиц, теперь полностью передан в ТЧ-17 и своих локомотивов депо теперь не имеет [28].

В электровозном депо полностью прекращен ремонт электровозов, закрыты такие цеха, как цех подъемочного ремонта электровозов, цех периодического ремонта электровозов, в очень малом объеме производит ремонт тяговых двигателей электромашинный цех. В тепловозном депо уменьшен объем ремонта тепловозов.

Таким образом, работники ОАО «РЖД» Чусовского территориального участка активно участвуют в различных мероприятиях по улучшению деятельности и состоянию железной дороги, повышают ее эффективность и внедряют различные технологии.

Итак, железные дороги органично интегрированы в единую транспортную систему Российской Федерации. Во взаимодействии с другими видами транспорта они удовлетворяют потребности населения, экономики и государства в перевозках. При этом железнодорожный транспорт является ведущим элементом транспортной системы, его доля в обеспечении пассажирских и грузовых перевозок составляет более 40 процентов от всего транспорта страны.

Чусовской территориальный участок предприятия железнодорожного транспорта является одним из примеров того, как развивалась железная дорога.

Предприятия железнодорожного транспорта функционируют в соответствии с действующей нормативно-правовой базой, которая представлена документами разного уровня - от федерального до ведомственного.

транспорт документооборот делопроизводство

2. Организация делопроизводства и технология работы с документами в Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

2.1 Анализ документооборота и документопотоков Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Работа с документами предполагает хорошо организованный рациональный документооборот, то есть:

оперативный;

прямоточный;

целесообразный;

максимально единообразный [16].

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным [19].

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [14].

Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации [19].

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста [23].

В количественном отношении документооборот за последние три года в Дирекции можно выразить в таблице:

Таблица 1 Количество документов за 2011-2013 гг.

Из таблицы видно, что документооборот в Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка остается стабильным. Анализ показал, что документооборот не превышает 10 тысяч документов в год. Создание службы ДОУ при таком количестве документов в год является нецелесообразным, поэтому всю работу с документами осуществляет секретарь. При анализе документооборота не учитывались нерегистрируемые документы. В целом очевидно, что 10 тыс. документов в год не будет, однако их количество все равно не будет превышать данную цифру.

Как правило, в организации ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов [17]. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику [26].

Подсчет документов в Дирекции ведется по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, обычно не подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [24].

Основные документопотоки в организации:

·        поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

·        потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

·        поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [23].

Входящий документопоток Дирекции складывается из:

·        документов вышестоящих организаций. Например, распоряжения, поступающие из головного офиса, приказы из государственного комитета РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу и другие.

·        документов от подведомственных организаций. Например, заявки на материалы, данные по котельным, объяснительные и другие.

·        документов от несоподчиненных организаций. Например, гарантийные письма, договора и другие.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в Дирекции и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Например, письма, ежегодная паспортизация, заявки, предписания и другие.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в ОАО «РЖД», не выходящие за ее пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах организации. К ним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности. Например, перечень котельных, подготовленных к отопительному сезону, должностные инструкции, протоколы совещаний и другие. В ОАО «РЖД» внутренняя переписка между должностными лицами и структурными подразделениями обычно ведется через единую автоматизированную систему электронного документооборота (ЕАСД) или телефон.

Каждый документопоток в Дирекции имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Таким образом, документооборот в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовсого территориального участка составляет менее 10 тыс. документов в год. В составе присутствует три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Основными характеристиками документопотока являются качественные и количественные характеристики.

Объем документооборота подсчитывается для того, чтобы определить уровень загруженности секретаря, чтобы в дальнейшем перераспределять обязанности, увеличивать или уменьшать штат и определить необходимость внедрения автоматизированных технологий в работу с документами.

2.2 Организация делопроизводства в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Форма делопроизводства в Дирекции централизованная: служба ДОУ отсутствует, а работа с документами и документирование деятельности, в частности руководителя, осуществляется секретарем. Он назначается на должность и освобождается от должности директором Дирекции.

Централизованная форма делопроизводства предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив [20].

Секретарь подчиняется непосредственно директору Дирекции и взаимодействует в процессе работы со всеми необходимыми для качественного выполнения ее обязанностей сотрудниками других подразделений, подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД».

В деятельности делопроизводителя представлен полный комплекс функций, предназначенный для выполнения качественной работы секретаря. Также, секретарь выполняет дополнительные функции, не связанные с его секретарской деятельностью. Например, ведет учет рабочего времени сотрудников (табель, отпуска, больничные); готовит списки дней рождения сотрудников Дирекции. Данные функции было бы целесообразно выполнять сотрудникам отдела кадров.

В своей работе секретарь опирается на Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Она разрабатывается в головном офисе Железной дороги и утверждается приказом президент ОАО «РЖД».

Инструкция является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. Инструкция разработана на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т. д., но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» отражаются все особенности постановки делопроизводства: структура службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций, наличие архивов в традиционной и электронной форме и т. д.

В инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» содержатся все необходимые разделы, их содержание соответствует их названию и назначению. Например, раздел «контроль за исполнением документов и принятых решений» устанавливает организацию контроля исполнения, осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами, осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества, а также автоматизированную систему контроля исполнения.

Инструкция по делопроизводству подписывается президентом ОАО «РЖД» и утверждается приказом президента ОАО «РЖД».

После утверждения инструкция тиражируется и передается во все структурные подразделения и филиалы.

Таким образом, инструкция по делопроизводству ОАО «РЖД» индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Также, в своей деятельности секретарь опирается на должностную инструкцию. Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника [25].

В должностной инструкции секретаря содержатся все необходимые разделы, их содержание соответствует их названию и назначению. Например, раздел «Обязанности» устанавливает порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые секретарь обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности. В данном разделе закреплен полный исчерпывающий список обязанностей секретаря по каждой выполняемой им функции. Раздел «Права» закрепляет круг прав, предоставляемых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав.

Должностная инструкция подписана руководителем структурного подразделения и утверждена начальником Свердловской Дирекции тепловодоснабжения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу.

Оформлены должностные инструкции на общем бланке организации.

Должностная инструкция содержит все необходимые реквизиты, оформленные по ГОСТу Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Это такие реквизиты, как: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Секретарь в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка имеет образование несоответствующее занимающей должности, однако она проходила курсы секретаря и опыт работы на данной должности более десяти лет, а также читает соответствующую литературу. Для повышения квалификации раз в два года ее отправляют на курсы по секретарскому делу. Таким образом, даже если секретарь в Дирекции не имеет высшего образования по данной специальности, но она периодически повышает свою квалификацию, просматривает соответствующую литературу и имеет большой стаж работы секретарем, можно сделать вывод, что человек подготовлен для выполнения секретарских обязанностей.

Рабочее место сотрудника находится на втором этаже двухэтажного здания и расположено так, что секретарь не может видеть кто заходит к директору. Это является большим минусом расположенности кабинета секретаря.

Рабочее места секретаря включает в себя две зоны: основная, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат и др. В кабинете также должна быть зона обслуживания посетителей, но в данном случае она отсутствует.

Рабочий кабинет обеспечен всей необходимой мебелью и современной оргтехникой для качественного выполнения своих обязанностей.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. В Дирекции соблюдаются почти все санитарно-гигиенические нормы. Исключение составляет - шумоизоляция.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что кабинет секретаря оснащен всей необходимой оргтехникой для работы, имеет благоприятные санитарно-гигиенические условия, однако при анализе рабочего места секретаря было выявлено несколько недостатков:

·        секретарь не может видеть, кто заходит к руководителю;

·        в кабинете не имеется зоны обслуживания;

·        не соблюдаются условия шумоизоляции.

Таким образом, делопроизводство Дирекции организовано в центролизованном формате. При централизованной системе ДОУ, где объем обрабатываемых документов невелик и создание службы ДОУ нецелесообразно, всю работу с документами выполняет секретарь.

В своей деятельности он опирается на такие локальные акты как инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» и Должностная инструкция. В Должностной инструкции приведен исчерпывающий список функций секретаря, однако имеются и такие функции, которые не связаны с секретарской деятельности.

Рациональная организация труда секретаря складывается из организации рабочего места и условий труда. В кабинете секретаря имеется вся необходимая мебель и оргтехника для качественной работы, однако неправильным в организации рабочего места является расположение и площадь кабинета. Секретарь должен видеть всех, кто заходит к руководителю, а также иметь в своем кабинете зону обслуживания посетителей. В Дирекции эти условия не соблюдается. Был также установлен недостаток в санитарно-гигиенической норме. Из-за того, что офис Дирекции находится совсем рядом с перегоночным пунктом вагонов, а условие шумолизоляции не соблюдается - снижается работоспособность сотрудников.

.3 Технологические этапы работы с документами в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка

Работа с документами строится в рамках каждого документопотока.

Работа с входящими документами состоит из следующих этапов:

Первоначальная обработка поступающих документов в Дирекцию осуществляется в день поступления документов, а при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь. Обработка отправляемых документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день, ели документ был зарегистрирован в позднее время.

При первоначальной обработке обычно проверяются:

·        правильность доставки;

·        сохранность и целостность конверта;

·        комплексность и целостность вложений.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки для того, чтобы убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

Далее конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте. Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные работникам общества с пометкой «Лично» и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией сообщается отправителю и составляется при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается у секретаря.

Конверты после проверки документов не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам. Однако по правила документооборота все конверты должны уничтожаться, кроме нескольких случаев:

·        если поступило обращение гражданина;

·        если внутри документа не стоит дата или, если документ доставлен с опозданием, просрочен, то по конверту, с помощью почтового штемпеля определяется дата отправки.

Также в Дирекции принята Единая автоматизированная система электронного документооборота (ЕАСД), позволяющая получать письма сотрудникам напрямую, не проходя через секретаря. Обычно такая корреспонденция не регистрируется. Это упрощает работу секретаря, сокращает время доставки, обработки и поиска документов.

Таким образом, при приеме и первичной обработке документов была выявлена ошибка - не уничтожение конвертов. По правилам делопроизводства конверты после проверки документов должны уничтожаться, исключению подлежат только нес5колько случаев, приведенных выше.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы подразделяются на две группы: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам, как правило, относят рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения и др.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Секретарь сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и докладывает их руководителю подразделения или непосредственно исполнителю. Если исполнителей несколько, то документ множится. При регистрации документа секретарь проставляет порядковый номер и дата поступления документа в Дирекцию.

При регистрации документа, секретарь проверяет:

·        правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

·        наличия удостоверяющих реквизитов.

Если документ соответствует данным критериям, то его регистрируют.

Таки образом, можно сказать, что этап «предварительное рассмотрение, регистрация и распределение» выполняется строго по Инструкции по делопроизводству и не было замечено каких-либо ошибок.

Руководитель подразделения рассматривает поступившие документы:

·        содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - в первую очередь;

·        поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 17 часов), - по мере их поступления;

·        поступившие в подразделение после 17 часов, - до 10 часов следующего рабочего дня.

При просмотре документов, руководитель ставит на них свою резолюцию, где указывает, кому отправить этот документ на исполнение, сроки исполнения и суть задания. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то работник, чья фамилия указана первой, считается ответственным исполнителем. Именно он организовывает работу по исполнению документа всеми сотрудниками, указанными в резолюции. В этом случает документ либо передается ответственному исполнителю, который в свою очередь, направляет его другим исполнителям в определенном порядке, либо данный документ множится и передается всем исполнителям одновременно.

Чтобы документы не терялись, их передают под роспись.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с «замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель повторяет всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что данный технологический этап выполняется правильно и не содержит какие-либо ошибки.

Работа с исходящими документами состоит из таких этапов, как:

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он приносит секретарю проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа были приложены замечания руководителя, они обязательно прикладываются к проекту.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что данный технологический этап выполняется правильно и не содержит какие-либо ошибки.

Регистрация исходящих документов похожа с регистрацией входящих. Также проставляется порядковый номер, однако, дата ставится, когда документ был создан. На данном этапе также не было замечено каких-либо ошибок.

Далее следует обработка отправляемой корреспонденции, она включает:

·        сортировку;

·        вложение в конверты;

·        адресование;

·        сдачу в отделение связи (на почту).

При приеме документов на отправку, обязательно проверяется:

·        правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

·        наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

·        правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Также существует возможность передачи документов по каналам ЕАСД. Необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации функционирующих технических и программных средств.

По каналам ЕАСД передаются, прежде всего, документы срочного и оперативного характера. Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Исходящие документы принимаются секретарем в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу - в 11 и в 14 часов).

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, оформляются на государственном языке республики с повторением адресов на русском языке. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках - русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения - указывают его на английском языке.

При отправке регистрируемых почтовых отправлений готовится список (реестр) заказной почтовой корреспонденции за подписью руководителя. При приеме корреспонденции почтовое отделение заверяет список подписью оператора почтовой связи и печатью почтового отделения.

Все исходящие документы подготавливаются в двух экземплярах. Первый экземпляр отдается секретарю для отправки, а второй остается у исполнителя. Исполнитель сам подшивает документ в дело. Подшивка исходящих документов в дело аналогична формированию дел входящих документов.

Структурные подразделения ОАО «РЖД» находятся в разных зданиях, поэтому для доставки внутренних документов адресату в основном используют ЕАСД. Если необходим бумажный вариант документа, то за его доставку отвечают курьеры.

Таким образом, технологический этап «отправка документа» выполняется в полной мере и не содержит каких-либо ошибок.

Работа с внутренними документами состоит из следующих этапов:

Процесс создания внутреннего документа аналогичен созданию исходящего документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. Затем документ отправляется на подпись руководителю территориального участка и на регистрацию. Данный этап выполняется качественно и не содержит в себе каких-либо ошибок.

При регистрации внутренних документов секретарь присваивает только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. Данный этап выполняется в полной мереи и очень качественно.

Исполнение внутреннего документа аналогично исполнения ходящих документов. на этом этапе также не допускаются какие-либо ошибки, он выполнятся в полной мере и достаточно качественно.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях [37].

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. В Дирекции ведется сроковый контроль. Им занимается секретарь. Сроки исполнения документов устанавливает директор. Секретарь делает отметку о контроле в журнале регистрации и по истечении срока периодически проверяет исполнение документа. Документ снимается с контроля при его исполнении. В журнале делается запись об окончании исполнения.

Таким образом, можно сказать, что контролю в Дирекции подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов выполняется с помощью журнала на бумажном носителе, что является очень трудоемким и не эффективным.

Все исполненные документы формируются в дела. Количество дел, их индексы и названия определяет номенклатура дел. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела и систематизация документов внутри дела.

Дело - комплекс документов или один документ по какому-либо вопросу, оформленный в отдельную твердую обложку.

Формирование дел в Дирекции производится децентрализовано, то есть каждое структурное подразделение самостоятельно формирует дела и производит текущее хранение документов. Такой метод хранения документов позволяет уменьшить загруженность секретаря и время поиска какого-либо документа. В дела документы формируются по номинальному, хронологическому и авторскому признакам, что также позволяет быстро найти документ по какому-либо вопросу.

Суть формирования дела состоит в том, что сотрудник помещает исполненный документ в обложку дела, при этом документ занимает в деле строго определенное место, дело также проходит процедуру оформления:

·        На этапе заведения дела заводится папка и оформляется обложка

·        На этапе закрытия дела заполняются реквизиты обложки

·        При подготовке дела к передаче в архив нумеруются листы дела, оформляется лист-заверитель и внутренняя опись.

Обложка любого дела содержит такие реквизиты, как:

·        наименование организации;

·        название структурного подразделения;

·        индекс дела по номенклатуре;

·        заголовок дела;

·        дата заведения дела;

·        дата закрытия дела.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое дело содержит не более 250 листов.

Для текущего хранения в отделах установлены шкафы, на которых папки расставлены в вертикальном виде в соответствии со своими индексами. Для удобства поиска дел и контроль за их сохранностью на стенке шкафа прикреплена копия номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это системный перечень наименований дел, заводимый организацией, с указанием сроком их хранения и оформления в установленном порядке.

В Свердловской дирекции по тепловодоснабжению разработана своя индивидуальная номенклатура дел, учитывающая специфику деятельности организации.

Номенклатура дел разрабатывается в четвертом квартале текущего года на следующий календарный год. Она подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается начальником Свердловской дирекции по тепловодоснабжению. Копию номенклатуры дел отправляют в филиалы.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы со следующими графами:

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев [20]. В дирекции экспертиза ценности документов не проводится. Работники сами определяют, какие документы уничтожать, а какие отдавать на дальнейшее хранение архив, что является неправильным, так как работник может ошибочно уничтожить важный документ.

Таким образом, формирование исполненных документов в дела осуществляется по всем правилам. Децентрализованное формирование дел позволяет уменьшить загруженность секретаря и время поиска какого-либо документа.

При оформлении номенклатуры дел Дирекция руководствовалась типовой и примерной номенклатурой и не имеет в своем содержании каких-либо ошибок.

Большим минусом является отсутствие экспертизы ценности документов. Она позволяет избавиться от риска ошибочного уничтожения документов.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в основном технология обработки документов в Дирекции можно оценить положительно. Однако при анализе были выявленные и такие минусы:

·        не уничтожаются конверты;

·        для более эффективного и менее трудоемким способом ведения контроля было бы лучше использовать электронного журнала (таблицы Excel);

·        проведение экспертизы ценности документов.

На основании выше изложенного, мы приходим к выводу, что документооборот в Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка составляет менее 10 тыс. документов в год. В составе присутствует три документопотока: входящие, исходящие и внутренние. Основными характеристиками документопотока являются качественные и количественные характеристики.

Объем документооборота подсчитывается для того, чтобы определить уровень загруженности секретаря, чтобы в дальнейшем перераспределять обязанности, увеличивать или уменьшать штат и определить необходимость внедрения автоматизированных технологий в работу с документами.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - это важнейшая обслуживающая функция управления, от которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Основную роль в Дирекции играет централизованная форма делопроизводства. При централизованной системе ДОУ, где объем обрабатываемых документов невелик и создание службы ДОУ нецелесообразно, всю работу с документами выполняет секретарь.

В своей деятельности он опирается на такие локальные акты как инструкция по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» и Должностная инструкция. В Должностной инструкции приведен исчерпывающий список функций секретаря, однако имеются и такие функции, которые не связаны с секретарской деятельности.

Рациональная организация труда секретаря складывается из организации рабочего места и условий труда. В кабинете секретаря имеется вся необходимая мебель и оргтехника для качественной работы, однако неправильным в организации рабочего места является расположение и площадь кабинета. Секретарь должен видеть всех, кто заходит к руководителю, а также иметь в своем кабинете зону обслуживания посетителей. В Дирекции эти условия не соблюдается. Был также установлен недостаток в санитарно-гигиенической норме. Из-за того, что офис Дирекции находится совсем рядом с перегоночным пунктом вагонов, а условие шумолизоляции не соблюдается - снижается работоспособность сотрудников.

Проанализировав этапы технологической обработки документов, можно сделать вывод, что в Свердловской Дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка были замечены небольшие ошибки, которые не играют большой роли на качественную работу секретаря. Таким образом, можно дать положительную оценку технологической обработке документов.

Заключение

Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.

В данной курсовой работе проанализирована организация делопроизводства и технология работы с документами в Открытом акционерном обществе «РЖД» Свердловской дирекции по тепловодоснабжению Чусовского территориального участка.

Рассмотрена история железной дороги, от создания первой железной дороги и по сегодняшнее ее состояние. Деятельность ОАО «РЖД» строго регламентирована Кодексами РФ, Федеральными законами, Указами президента, постановлениями Правительства и т.д.

В условиях перехода к рыночным отношениям роль рационализации транспорта существенно возрастает. С одной стороны от транспортного фактора зависит эффективность работы предприятий, что в условиях рынка напрямую связано с его жизнеспособностью, а с другой стороны, сам рынок подразумевает обмен товарами и услугами что без транспорта невозможно.

Поэтому транспорт является важнейшей составной частью рыночной инфраструктуры. Безусловно, для России, самой большой по площади стране мира, железнодорожный транспорт является одним из самых необходимых видов транспорта. Поэтому особое внимание уделяется именно ему.

Любая деятельность компании отражается в документах. Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Анализ документооборота показал, что объем документов в Дирекции остается стабильным, документооборот не превышает 10 тысяч документов в год. Создание службы ДОУ при таком количестве документов в год является нецелесообразным, поэтому всю работу с документами осуществляет секретарь.

Основную роль в Дирекции играет централизованная форма делопроизводства. В своей деятельности секретарь опирается на Инструкцию по делопроизводству и Должностную инструкцию. Должностная инструкция содержит в себе исчерпывающий список функций секретаря для выполнения им качественной работы, однако имеются и такие функции, которые никак не связан с секретарским делом и их следовало бы поручить другому должностному лицу, более компетентному в данных вопросах.

Секретарем выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, содержит в себе организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Также, по всей железной дороге функционирует и используется как локальная сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности Система единого автоматизированного электронного документооборота.

·        создать экспертизу ценности;

·        переместить рабочее место секретаря туда, где он смог бы видеть всех входящих к руководителю;

·        создать в кабинете секретаря зону для приема посетителей;

·        снизить уровень шума.

Источники

Нормативные акты

1.      Конституция Российской Федерации : принята народным голосованием 12.12.1993 (ред. от 30.12.2008) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2009.

2.      Административный Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 19.05.2013) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

3.      Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 21.10.2009, с изм. от 08.05.2010) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1994.

4.      Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 08.05.2013) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1998.

.        Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (в ред. от 05.04.2013) // Сшбр. законодательства Рос. Федерации. - 1997.

6.      Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

7.      Об особенностях управления и распоряжения имуществом железнодорожного транспорта: федер. закон. Рос. Федерации от 27 февраля 2003 г. (ред. от 21.11.2011) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2003.

.        О естественных монополиях: федер. закон. Рос. Федерации от 17 августа 1995 г. (ред. от 30.12.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1995.

.        О техническом регулировании: федер. закон. Рос. Федерации от 27.12.2002 (ред. от 15.12.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

.        Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации: федер. закон. Рос. Федерации от 10 января 2003 г. (ред. от 14.06.2012) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2003.

11.    О защите прав потребителей от 07.02.1992 № 2300-1 (в ред. от 05.05.2014 № 112-ФЗ) // КонсультантПлюс.

.        О почтовой связи от 07.07.2003 № 126-ФЗ (ред. от 06.12.2011 № 409-ФЗ) // КонсультантПлюс.

.        О железнодорожном транспорте от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ (ред. от 28.07.2012 № 131-ФЗ) // КонсультанктПлюс.

14.    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - Москва : Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

.        Гарант: информационно-правовой портал.

Литература

.        Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2006. - 224 с.

.        Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту // Делопроизводство. - Москва, 2006. - С.65.

18.    Братцев, В.И. Вопросы государственного регулирования тарифов на железнодорожном транспорте / Братцев В.И. - Москва : Изд. Света Федерации, 2011. - 40 с.

19.    Веселов, П.В. Документы в сфере управления "Феникс". - 2000 - 254 с.

.        Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

.        Демин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб. : Питер, 2003. - 210 с.

.        История железнодорожного транспорта России. Т. 1: 1836-1917 гг./ Под общей ред. Е.Я. Красковского, М. М. Уздина - СПб, 1994. - 336 с.

.        Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 363 с.

.        Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

.        Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - Москва : ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 320 с.

.        Татарников, М.А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях / М.А. Татарников. - Москва : ИНФРА-М, 2006. - 208 с.

Периодические издания

.        Быкова, Т.А. Технология работы с входящими документами [Электронный ресурс] / Быкова Т.А. // PRO-Делопризводство и СЭД.

.        История депо. Рождение и развитие локомотивного депо станции Чусовская [Электронный ресурс] // Неофициальный Чусовой. - 2004. - 21 апр.

.        Итоги деятельности Минэкономразвития России в 2009 году и задачи на 2010 год // Министерство экономического развития России, 2010.

.        Марговенко, А. Дороги царей [Электронный ресурс] / А. Марговенко // Урал. - 2004. - № 10.

31.    Панченко, А. Модель встанет на рельсы [Электронный ресурс] / А. Панченко // Коммерсант.ru. - 2011. - 14 янв.

32.    Постановление Совета Министров СССР от 3 февраля 1956 года № 196 - 121 с.

33.    Россия потеряла статус лидера по протяженности железных дорог [Электронный ресурс] // ВЗГЛЯД деловая газета.

34.    Сборник правил перевозок грузов железнодорожным транспортом. - Москва, 2003. - С. 109-130.

35.    Челпанова, М. Железные инвестиции [Электронный ресурс] // Российская газета. - 2010. - 28 мая.

36.    Янковская, В Ф. Контроль исполнения документов [электронный ресурс]// Секретарь референт. - 2007. - 11 нояб.