Автоматизация процесса формирования заявок в отделе розничной реализации продукции ООО 'Романа-Юг' г. Краснодара

Содержание

Введение

. Организационный анализ предприятия

.1 Стратегическая модель

.2 Организационно-функциональная модель

.3 Функционально-технологическая модель

. Проектная часть

.1 Обоснование выбора СУБД

.2 Инфологическая модель предметной области

.3 Реляционная модель базы данных

.4 Инструкция пользователя

Введение

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно стали называть «бумажной информатикой».

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Целью данной производственной практики является разработка базы данных заявок в ООО «Романа-Юг» г. Краснодара.

По итогам выполнения данной работы должна получиться информационная система, удовлетворяющая современным требованиям и упрощающая работу менеджера по продажам ООО «Романа-Юг».

1. Организационный анализ предприятия

.1 Стратегическая модель

ООО "Романа-Юг" уже 7 лет профессионально занимается проектированием и производством детского игрового и спортивного оборудования. Конструкторским бюро и дизайнерами предприятия в настоящее время разработано более трехсот изделий отвечающих требованиям современных стандартов.

Завод имеет развитую производственную базу, оснащенную современным оборудованием, отработанную технологию серийного производства. Технологический процесс производства постоянно усовершенствуется внедрением новых технологий. Продукция проходит контроль ОТК.

Все изделия разработаны в соответствии с требованиями современного дизайна, функционально направлены на развитие ребенка, а по качеству - соответствуют Европейским стандартам. Технология изготовления игрового и спортивного оборудования основана на применении отечественных материалов, что делает продукцию доступной по цене и, что немаловажно, повышает ремонтопригодность. Сочетание металла, дерева и пластика наиболее выгодно: надежно, эстетично и антивандально.

Неоспоримыми преимуществами завода являются:

постоянное обновление предлагаемого ассортимента продукции;

отличное качество, надежность и безопасность конструкций;

износоустойчивое и яркое покрытие;

оригинальные дизайнерские решения;

прогрессивные формы сотрудничества с деловыми партнерами.

ООО "Романа-Юг" специализируется на следующих видах продукции:

домашние детские спортивные комплексы серии "Карусель";

мягкие игровые модули;

игровое и спортивное оборудование для открытых площадок;

малые архитектурные формы;

лабиринты детские многоуровневые, в т.ч. с пневматическими пушками;

мобильные аттракционы.

Из нашей продукции потребители могут выбирать изделия как для своего ребенка в квартиру или на дачу, так и благоустроить дворовые территории, школьные стадионы, детские сады, парки отдыха, сады, скверы, развлекательные и торговые центры.

1.2 Организационно-функциональная модель

Во главе фирмы стоит генеральный директор в подчинении у которого находятся заведующие производством, главный бухгалтер и начальник юридической службы.

Целью курсовой работы является автоматизация процесса формирования заявок в отделе розничной реализации продукции.

Организационная структура фирмы представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Романа-Юг»

1.3 Функционально-технологическая модель

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь хорошо представлять себе, что же такое автоматизация в целом. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизация - это просто когда документооборот предметной области ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Какие же улучшения следует ожидать при автоматизации отдела розничных продаж ООО «Романа-Юг»?

Повышение оперативности. Если раньше, при бумажном ведении отчетности работы отдела розничных продаж менеджер затрачивал несколько дней на анализ данных и составление сводного квартального отчета, то сейчас появилась возможность анализа базы данных работы отдела за любой период в считанные минуты.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных спецификаций и заявок производству на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией".

Для автоматизации ведения заявок отдела розничных продаж необходимо разработать программу, которая автоматизирует и объединит в себе ряд функций, по ведению справочника номенклатур фирмы, юридических и физических лиц, подавших заявку на приобретение какой-либо продукции, информацию о составе заявки, а так же систематизация и ведения всего этого в единой базе данных.

Данная программа должна быть разработана и спроектирована, прежде всего, для использования в отделе розничных продаж «Романа-Юг», учитывая их структуру, документооборот и форму ведения хозяйствования. Программа должна содержать следующие элементы:

Справочник товаров - информационная база, представляющая собой все номенклатуры товаров, как собственного производства, так и других фирм-производителей.

База заявок - база, содержащая информацию, о заявках и их составе, сроках исполнения заявки и товарах, необходимых для отгрузки.

Помимо этого содержать функцию сохранения, экспорта данных и составления общих статистических отчетов по работе, за различные периоды.

информационный интерфейс реляционный

2. Проектная часть

.1 Обоснование выбора СУБД

Компьютерные системы, особенно в области коммуникаций и хранения данных, развиваются несколько быстрее, чем остальные, потому что им приходится идти в ногу с технологическими и социальными изменениями в мире. В связи с тем, что объемы информации, подлежащей хранению, растут высокими темпами, производители программного обеспечения вынуждены разрабатывать новые гибкие подходы к управлению большими объемами данных.

Microsoft Access 2000 - это уже пятая полная версия продукта, впервые появившегося в 1992 году. По подсчетам корпорации Microsoft, продано более 75 миллионов копий Microsoft Office всех версий, и из них около 45 миллионов приходится на Office 97. Поскольку значительная часть проданный копий Office 97 включила в себя Microsoft Access, это дает основание считать ее самой популярной системой управления базами данных для персональных компьютеров.

По существу Microsoft Access является лишь одним из стратегических направлений корпорации Microsoft в области обработки данных. Подобно всем хорошим системам управления реляционными базами данных, Access позволяет легко объединять связанную информацию, например данные о клиентах и заказах торгового предприятия. Но кроме этого, Access является дополнением к другим работающим с базами данных программным продуктам, поскольку предоставляет широкие возможности для работы с данными из других источников, включая наиболее популярные СУБД для персональных компьютеров (например dBase и Paradox) и базы данных SQL, находящиеся на серверах, мини-ЭВМ или больших центральных ЭВМ. Полностью поддерживая технологию ActiveX корпорации Microsoft, Access может выступать в качестве клиента или сервера по отношению к другим приложениям, таким как Microsoft Word, Excel, Outlook.

Microsoft Access обладает развитой системой разработки приложений для Windows, позволяющей быстро создавать необходимые приложения для широкого спектра источников данных. Действительно, создание простого приложения не представляет никаких трудностей. Достаточно определить формы и отчеты, исходя из имеющихся данных, и связать их в приложение с помощью простых инструкций Visual Basic. При этом нет необходимости в написании программы в классическом значении этого термина.

Для предприятий малого бизнеса Access - это все, что требуется для хранения и управления необходимыми для ведения дела данными. Для небольших компаний Access в сочетании с SQL Server представляет идеальную среду для быстрой и эффективной разработки новых приложений Windows.

Microsoft Access может также действовать как прямой источник информации, публикуемой в интрасети или WWW. Access 2000 содержит новое средство, страницы доступа к данным, позволяющее легко создавать приложения для работы в интрасети. Используемые для этой цели страницы мы можем создавать прямо в Access примерно так, как обычные формы. страницы доступа к данным позволяют получать и обновлять информацию, хранящуюся в базе данных Access или на сервере Microsoft SQL Server.

Преимущества СУБД Access заключаются в:

1)    Эффективном использовании дискового пространства.

2)      Увеличением производительности для большого количества информации.

)        Наличии встроенных сетевых средств.

)        Встроенных средств разграничения доступа.

Однако замечено резкое падение производительности при сверх больших объемах информации. Выявлено неэффективное использование сетевых средств и средств разграничения доступа.

2.2 Инфологическая модель предметной области

Модель данных - это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними.

Инфологические модели данных используются на ранних стадиях проектирования для описания структур данных в процессе разработки приложения. Она применяется на втором этапе проектирования БД, то есть после словесного описания предметной области.

Инфологическая модель должна включать такое формализованное описание предметной области, которое легко будет «читаться» не только специалистами по базам данных. И это описание должно быть настолько емким, чтобы можно было оценить глубину и корректность проработки проекта БД, и конечно, оно не должно быть привязано к конкретной СУБД. Выбор СУБД - это отдельная задача, для корректного ее решения необходимо иметь проект, который не привязан ни к какой конкретной СУБД.

Инфологическое проектирование прежде всего связано с попыткой представления семантики предметной области в модели БД.

На рисунке 2 отображена инфологическая модель предметной области отдела продаж ООО «Романа-Юг»

Рисунок 3.1 - Инфологическая модель предметной области

2.3 Реляционная модель базы данных

В реляционных БД даталогическое или логическое проектирование приводит к разработке схемы БД, то есть совокупности схем отношений, которые адекватно моделируют абстрактные объекты предметной области и семантические связи между этими объектами. Основой анализа корректности схемы являются так называемые функциональные зависимости между атрибутами БД. Некоторые зависимости между атрибутами отношений являются нежелательными из-за побочных эффектов и аномалий, которые они вызывают при модификации БД. При этом под процессом модификации БД мы понимаем внесение новых данных в БД или удаление некоторых данных из БД, а также обновление значений некоторых атрибутов.

Программа данной работы хранит информацию в восьми таблицах.

База данных содержит три вспомогательные таблицы-справочника («Тип товара», «Завод изготовитель», «ОПФ»), которые содержат всю информацию о заводах изготовителях реализуемых «Романа-Юг» товарах, основных типах товаров, а также организационно правовых формах.

Таблица «Поставщик» содержит всю информацию о поставщиках товаров (наименование, адрес, ОПФ, ФИО директора, корреспондентский счет, ИНН).

В таблице «Вид товара» сводится информация о конкретной продукции, заводе изготовителе, а также показатели качества.

В свою очередь таблица «Товар» обобщает информацию из таблицы «Вид товара» и конкретным поставщиком, так как один и тот же товар разные поставщики предлагают по разным ценам.

Таблица «Заказ» содержит информацию о заказчике (номер заказа, ФИО заказчика, описание заказа, стоимость работы, место отгрузки, стоимость доставки, стоимость монтажа).

Таблица «Спецификация товаров в заказе» хранит информацию о количестве заказываемых клиентом товаров.

Таблица 1 Сущность «Тип товара»

Таблица 2 Сущность «Справочник ОПФ»

Таблица 3 Сущность «Завод изготовитель»

Таблица 4 Сущность «Вид товара»

Таблица 5 Сущность «Товар»

Таблица 6 Сущность «Спецификация товаров»

Таблица 7 Сущность «Справочник поставщиков»

Таблица 8 Сущность «Заказ»

Реляционные модели данных в настоящее время приобрели наибольшую популярность и практически все современные СУБД ориентированы именно на такое представление данных.

Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, содержащий и собственно данные (в виде таблиц), и способы манипуляции с ними (в виде связей). Реляционная модель предполагает три концептуальных элемента: структура, целостность и обработка данных, как, впрочем, и большинство нереляционных моделей.

Разработанная подсистема информационного обеспечения отдела розничных продаж ООО «Романа-Юг» построена с использованием реляционного подхода. На рисунке 3 изображена реляционная модель разработанной информационной системы.

2.4 Инструкция пользователя

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях. Формы создаются с различными целями: ввод и редактирование данных, управление ходом выполнения приложения, ввод данных, вывод сообщений, печать информации.

Если нам необходимо вывести на экран записи, содержащие большой объем информации, мы можем создать многостраничную форму.

Существует еще один тип форм, удобный для просмотра списка записей с небольшим числом полей данных. Это ленточная форма. В отличии от многостраничной формы, отображающей только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.

Подчиненные формы - хорошее средство для представления данных, находящихся на стороне «многие» отношения «один-ко-многим».

Существует еще множество видов форм, таких как всплывающие формы, модальные формы, кнопочные формы, но данные виды форм не используются в данной работе.

Рисунок 4 - Главная кнопочная форма

Основной формой приложения «Романа-Юг» является главная кнопочная форма (см. рис. 4). Она содержит логотип фирмы и кнопки вызова различных функций, такие как: «Обработка заказов», «Поиск заказа», «Работа со справочником товаров», «Поиск товара», «Печать прайс-листов».

При выборе любого из пунктов пользователю открывается кнопочная форма для работы с выбранным элементом. Кнопочная форма «Заказ» содержит элементы «Создать новый заказ», «Просмотр заказов» и «Переход в главную форму» (см. рис. 5).

Рисунок 5 - Кнопочная форма «Заказ»

Работа с остальными кнопочными формами производится аналогичным образом.

Для формирования нового заказа пользователю необходимо нажать кнопку «Создать новый заказ» и заполнить следующие реквизиты: ФИО заказчика, адрес отгрузки товара, полное описание заказа, указать стоимость обслуживания, доставки и монтажа заказанных изделий.

Рисунок 6 - Форма для заполнения (формирования) заказа

Данная форма предназначена для:

1.    формирования заказа;

2.      формирования перечня необходимых товаров;

.        форма рассчитывает полную стоимость заказа;

.        форма рассчитывает стоимость услуг по доставке и монтажу заказываемых изделий.

Данная форма содержит кнопку «Печать спецификации», которая позволяет сформировать отчет «Спецификация товара» и вывести его на печать.

Данный документ передается либо в производственные цеха на изготовление указанных товаров, либо в отдел закупок для приобретения данной номенклатуры у сторонних заводов-изготовителей или поставщиков.

Рисунок 7 - Спецификация заказа