Разработка электронного документооборота для спортивного клуба
Разработка электронного документооборота для спортивного клуба
1. Технологии разработки документооборота СК «Университет»
1.1 Теоретические аспекты документооборота
Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.
Документ - это основной информационный ресурс предприятия. Документы инициируют действия и являются результатом действий, которые в свою очередь являются основанием для новых действий. При этом жизненный цикл документа включает ряд этапов (разработку, согласование, утверждение, использование, хранение и пр.).
По текущему состоянию (этапу прохождения) документов можно:
oотслеживать ход выполнения работ;
oустранять текущие проблемы, связанные с соисполнителями, заказчиками, экспертными организациями;
oанализировать и оптимизировать технологию обработки документов и т.д.
Таким образом, документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им, поэтому автоматизация документооборота становится одной из приоритетных задач любого предприятия.
Во многом от организации документооборота и работы с информационными ресурсами зависит эффективность работы предприятия. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.
Внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) призвано решить определенный ряд проблем, который в той или иной степени характерен для предприятий с технологией «бумажного документооборота».
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основные этапы:
oОбследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
oСоставление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
oАдаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
oУстановка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.
oОкончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
oОбучение персонала организации.
СЭД или система электронного документооборота - это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.
Основные задачи системы электронного документооборота:
oИсключается возможность дублирования документов.
oВесь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.
oКорпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.
Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.
oСЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность.
oПоддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.
oВнедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.
Классификация СЭД:
1)Универсальные «коробочные» СЭДО:
oстандартный набор функций;
oневозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
oнизкие временные затраты на приобретение и установку;
oотносительно низкая стоимость;
oнеобходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2)Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
oмаксимально персонифицированная система;
oбольшие временные затраты;
oвысокая стоимость разработки;
oсопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3)Комбинированные СЭДО:
oбазовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
oполное соответствие нуждам предприятия;
oнебольшие временные затраты на разработку и внедрение;
oстоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
oпередача заказчику прав на продукт;
oпростота освоения и использования;
oполная русификация;
oудобный интерфейс;
oвзаимодействие с существующими офисными приложениями.
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:
oГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. №28).
oФедеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).
oГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст).
oПостановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
oФедеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
oПри реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. №363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».
Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика. Тенденции и критерии для отбора СЭД
Даже в сложившейся сложной экономической ситуации основными для выбора СЭД остаются следующие тенденции:
oВыбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот.
oИнтеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе. Она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем.
oДоступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.
1.2 Анализ существующих информационных систем данного класса «1C: Документооборот»
Разработка российской софтверной фирмы «1С» для автоматизации документооборота и управления взаимодействием сотрудников. Типовая конфигурация «1С: Документооборот 8» на новой платформе «1С: Предприятие 8.2» является преемником программного продукта «1С: Архив 3». «1С: Документооборот 8» обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота, в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Не имеет отраслевой специфики.
Разработка компании DocsVision. СЭД DocsVision решает такие задачи управления документами и процессами, как автоматизация документооборота и архива документов, автоматизация управленческих процессов, поддержка современных методик управления в концепции информационного менеджмента (управление качеством, процессное управление, управление знаниями), синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах. DocsVision основан на платформе Microsoft.NET на стороне сервера и предоставляет полнофункциональный Windows пользовательский интерфейс, базирующийся на COM компонентах на стороне клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP. Все клиентские компоненты системы автоматически загружаются в Internet Explorer. Система аутентификации пользователей интегрирована с Microsoft Active Directory. Хранилище системы базируется на Microsoft SQL Server 2005/2008.
Разработка компании «ЛАНИТ». LanDocs - программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM). Основные функции LanDocs - работа с электронными документами, автоматизированный контроль исполнения поручений, интеграция с внешними Windows-приложениями, интеграция с электронной почтой, работа через Интернет, территориально-распределенный документооборот, обеспечение информационной безопасности. LanDocs представляет собой пакет прикладных программ-компонент: «LanDocs: Делопроизводство», «LanDocs: Сервер документов», «LanDocs: Сканирование документов», «LanDocs: Пакетное сканирование документов», «LanDocs: Почтовая подсистема», «LanDocs: Интернет доступ», «LanDocs: Подсистема безопасности», «LanDocs: Маршрутизация (WorkFlow)», «LanDocs: XML-подсистема обмена», «LanDocs: Сервер контента», «LanDocs: Администратор», «LanDocs: Дизайнер форм», «LanDocs: Планировщик», «LanDocs: OLE-SDK». Система LanDocs существует в варианте ПО экономического класса - «LanDocs: SMB».
«БОСС-Референт»
Разработка компании «Аплана», входящей в ГК «АйТи». Создана в 1996 году для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. СЭД, построенная на основе «БОСС-Референта», состоит из нескольких уровней. Первый - «железо» и платформа (операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо». Второй - технологическая платформа IBM Lotus, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes. Третий - система «БОСС-Референт», представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей «баз данных» формата nsf. Четвертый - клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes, так и Web-браузера. «БОСС-Референт» имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы, представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. К функциональным модулям относятся «Канцелярия», «Принятие решений», «Поручения». Общесистемные словари и справочники - это модули «Справочник организации», «Внешние адресаты», «Словари». Общесистемные сервисы - модули «Коммутатор», «Кабинет», «Поиск», «Регистратор». К архивным модулям относятся модули «Настройки Принятия решений», «Протокол», «Транспорт», «Шаблоны», «Электронные образы».
«ДЕЛО»
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Разработка компании Cognitive Technologies. Стандартная конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов. В базовой версии системы «ЕВФРАТ-Документооборот» реализована интеграция с рядом популярных программных продуктов и приложений: электронной почтой и Microsoft Exchange Server, интеллектуальной службой каталогов Microsoft Active Directory, проводником Microsoft Windows, пакетами офисных приложений Microsoft Office и OpenOffice, системами массового ввода документов Cognitive Forms и Cognitive Passport, системой «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0. В системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используются встроенный модуль просмотра и печати, технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), встроенный генератор отчетов, технология морфологического анализа текста, механизм работы с иерархическими словарями и справочниками, встроенные средства взаимодействия удаленных серверов, встроенный «Монитор безопасности», а также подсистемы «Работа с шаблонами», «Автоматическая обработка документов и событий», «Автоимпорт документов» и «Понимания документов».
«Эффект-Офис»
Разработка компании «Гарант Интернэшнл». «Эффект-Офис» - свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Основная идея продуктов «Эффект-Офис» - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами. Программным воплощением «Эффект-Офис» являются продукты двух классов. Effect Office предназначен для малых и средних предприятий, с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки. Effect Office Enterprise предназначен для средних и крупных предприятий, с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.
1.3 Методы и средства инженерии программного обеспечения
При разработке автоматизированной информационной системы документооборота использовались такие средства инженерии программного обеспечения как BPwin, Erwin и Visual Studio.
Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование бизнес-процессов, для возможного улучшения и оптимальных методов работы, которые и будут реализованы в создаваемом приложении. При проектировании и последующей оптимизации бизнес-процессов документооборота СК «Университет» использовалось мощное средство моделировании BPwin. Созданная модель позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, сформировалась целостная картина документооборота в спортивном комплексе. BPwin использует технологию моделирования IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) - наиболее распространенный стандарт, который принят для моделирования бизнес-процессов. Кроме стандарта IDEF0, BPwin поддерживает также методологии моделирования DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow).
В курсовой работе были выполнены следующие диаграммы: функциональная модель ИС (IDEF0), модель потоков данных (IDEF1), процессная модель (IDEF3), диаграммы ролей пользователей ИС (Swim Lane).
Построенная диаграмма IDEF0 формализуют представление о документообороте СК. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника работы они входят или из какой грани выходят, делятся на четыре вида:
oСтрелки входа (входят в левую грань работы) - изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.
oСтрелки управления (входят в верхнюю грань работы) - изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.
oСтрелки выхода (выходят из правой грани работы) - изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.
oСтрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) - изображают ресурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы).
Все работы и стрелки именованы. Так же в работе выполнена контекстная диаграмма документооборота СК, изображающая функционирование системы документооборота в целом. Далее была построена следующая диаграмма в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Таким образом, вся система разбилась на подсистемы до нужного уровня детализации, и получилась модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности.
Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, была выполнена диаграмма потоков данных (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD была построена для наглядного изображения текущей работы системы документооборота СК. Всего DFD использует четыре важных элемента:
oРаботы. Работы в DFD обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников со скругленными углами.
oСтрелки. Стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота.
oВнешние ссылки. Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы.
oХранилища данных. Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может присутствовать несколько копий одного и того же хранилища данных.
Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии - IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.
Схемы организации (Organization Charts). Для того чтобы наглядно представить структуру организации. Схемы организации BPwin имеют традиционную древовидную иерархическую структуру, на вершине которой находится один прямоугольник, от которого идут ветвления к нескольким нижестоящим. Каждый прямоугольник в схеме организации соответствует конкретной роли или должности.
Перед тем как добавить к модели схему организации, определяется группа ролей, роли и, возможно, ресурсы. Создаем одну или более группу ролей в словаре групп ролей, задав критерий, объединяющий роли, которым соответствуют схожие функции в организации. Затем в словаре ролей описываем роли, которым будут соответствовать прямоугольники в схеме организации.
Для построения модели данных использовалась система ERwin, которая имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.
Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД.
Программное обеспечение разрабатывалось на платформе.NET Framework с использование объектно-ориентированного языка C#. Подключаемая база данных выполнена в SQL Server.
Для создания приложения использовался Microsoft Visual Studio 2008 - линейка продуктов компании Майкрософт, включающих интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Данные продукты позволяют разрабатывать как консольные приложения, так и приложения с графическим интерфейсом, в том числе с поддержкой технологии Windows Forms.
В выводе хотелось бы отметить, что был проведен обзор наиболее популярных СЭД систем, выявлены их функциональные возможности, а также сравнительные анализ по стоимости. СК «Университет» сегодня не может позволить себе внедрить СЭД, заказав из анализируемого списка разработанных программ, т. к. не имеет финансовой поддержки в этой области. Спортивному комплексу необходимо стандартное типовое решение по автоматизации канцелярии: входящие / исходящие, архив документов с поиском и контроль исполнения решения, при этом должна оставаться возможность настроить систему «под себя» и развить корпоративную систему со временем. Поэтому необходимо разработать информационную систему с наименьшими затратами и минимальным необходимым функционалом.
2. Проектирование системы электронного документооборота «Doc_Univer»
2.1 Общая характеристика СК «Университет»
Спортивный комплекс АлтГУ - это современное универсальное спортивное сооружение, по своим объёмным показателям и оснащению профессиональным спортивным оборудованием отвечающее соответствующим стандартам для проведения на его площадях полноценных академических занятий спортивных кафедр, студенческих спортивно-массовых и культурных мероприятий, занятий спортивных секций и соревнований российского и международного уровней по разным видам спорта.
Спортивный комплекс «Университет» организован с целью создания благоприятных условий для успешной работы физкультурно-спортивных кафедр по физическому воспитанию, подготовки квалифицированных преподавательских кадров и специалистов-организаторов физической культуры и спорта. Работа СК «Университет» также заключается в привлечение значительного числа студентов, преподавателей и сотрудников Университета к активным занятиям по укреплению здоровья и повышению жизненного тонуса, поддержке общественных инициатив, направленных на развитие физкультурно-оздоровительного движения.
В СК «Университет» работают 23 секции, в которых регулярно занимаются около 600 человек.
Основные задачи СК:
oорганизация физкультурно-массовых, оздоровительных и спортивных мероприятий для работников и студентов АлтГУ;
oорганизация работы групп общефизической подготовки и секций по видам спорта;
oорганизация подготовки и выступления сборных команд АлтГУ в районных, городских, краевых, республиканских соревнованиях;
oсовместная работа с кафедрой физического воспитания АлтГУ, Профкомом АлтГУ и Лигой студентов АлтГУ по организации физкультурно-массовых и спортивных мероприятий для преподавателей, сотрудников и обучающихся в АлтГУ в виде комплексных Спартакиад;
oвоспитательная работа со студентами АлтГУ совместно с отделом внеучебной и воспитательной работы (ВиВР);
oпропаганда здорового образа жизни;
oорганизация дополнительных образовательных услуг;
oорганизация сбора средств и целевое финансирование мероприятий по решению задач, стоящих перед СК.
Непосредственное руководство Спортивным клубом осуществляет председатель Спортивного клуба, назначаемый на должность ректором высшего учебного заведения по представлению кафедры физического воспитания высшего учебного заведения.
В Спортивном клубе имеются отделы: учебно-спортивный и организационно-массовый, а также учебный Совет, как совещательный орган. В состав Совета входит заведующий кафедрой физического воспитания и спорта, представители факультетов, секций.
Совет заслушивает отчеты организации работы в сборных командах, секциях, группах, любительских объединениях и т.д. Рассматривает планы работы, календарные планы спортивно-массовых мероприятий, сметы расходов, нормативные документы Спортивного клуба и в установленном порядке вносит их на утверждение администрации высшего учебного заведения. Рассматривает и утверждает документы на присвоение спортивных разрядов, вносит в установленном порядке представления на присвоение почетных званий и других форм поощрений.
СК осуществляет свою деятельность согласно календарному плану работы, составленному директором СК в соответствии с целями и задачами СК на год, и согласованному с Советом СК.
Деятельность спортивного комплекса регулируется действующим законодательством, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти, осуществляющим функции в сфере физической культуры и спорта, Уставом Университета, Положением об СК, приказами ректора Университета и иными локальными актами Университета.
СК представляет ежегодные отчеты о своей деятельности администрации АлтГУ, докладывает на собрании трудового коллектива, освещает свою деятельность в печати.
Объем информации, который используется в процессе функционирования СК, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы СК, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом приводит к ряду проблем:
oдокументы теряются;
oнакапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
oдокументы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
oтратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
oсоздается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
oна подготовку и согласование документов тратится много времени.
В связи с вышеизложенным очевидно, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота СК «Университет», посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все вышеперечисленные проблемы, а также:
oобеспечит слаженную работу всех подразделений;
oупростит работу с документами, повысит ее эффективность;
oповысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
oповысит оперативность доступа к информации;
oпозволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
2.2 Концептуальная модель данных в BPWin
На основании информации, полученной в результате анализа предметной области можно построить модель процессов документооборота, протекающих в данной предметной области.
Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно.
Документооборот в СК «Университет» осуществляется с помощью правил и ограничений, согласно которым выполняется работа. Например, Устав университета, Законодательство РФ, нормативно-правовые акты. Также работа выполняется за счет механизмов и ресурсов, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы). На вход документооборота поступают различная корреспонденция. На выходе получаем данные или объекты, появившиеся в результате выполнения работы.
Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопоток.
·Входящий документопоток складывается из:
Øдокументов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
Øдокументов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактура, платежные поручения и др.).
Øдокументы от сотрудников и учащихся АлтГУ (жалобы, заявления, справки и т.д.).
·Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. К исходящим документам можно отнести: конкурсные заявки, письма, положения о соревнованиях, отчеты, графики мероприятий
Основные принципы организации документооборота:
oпрохождение документов должно быть оперативным;
oкаждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
oпорядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
Бизнес-процессы документооборота СК можно разделить на три категории:
oПрием и учет входящей документации.
oОбработка внутренних документов.
oФормирование исходящей информации.
В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках.
oпроводит идентификацию личности, представившей документы;
oпроверяет правильность и полноту заполнения прилагаемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ;
oпроверяет наличие всех необходимых документов для данного вида распоряжения или запроса;
oназначается срок исполнения документа.
При поступлении документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.
Корреспондент отправляет адресату необходимую документацию. Далее сотрудник спортивного комплекса принимает документ и смотрит, существует ли такой корреспондент в справочнике, если нет, то заводит новую запись. Рассмотрение входящего документа получателем происходит следующим способом: формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. После этого сотрудник анализирует полученный документ и регистрирует его. Этапы регистрация: создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение.
Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).
Этап подготовки и оформления внутреннего документа осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:
oсоставление проекта документа;
oсогласование;
oпроверка правильности оформления;
oподписание документа руководителем;
oрегистрация.
На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:
oпередача документа секретарю;
oконтроль его исполнения;
oисполнение;
oподшивка исполненного документа в дело.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Процесс формирования исходящей документации.
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:
oразработку проекта документа в структурном подразделении;
oсогласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
oутверждение документа руководством;
oрегистрацию документа;
oподшивка в дело.
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.
Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.
Маршрут документа - это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:
·подготовка документа;
·анализ документа;
·согласование;
·утверждение;
·подпись.
Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: На начальной стадии документ подготавливается и анализируется, после чего согласуется с руководством. Если нет замечаний по документу, то его приводят к исполнению и отправляют к нужному корреспонденту, если есть недочеты, то документ возвращается на стадию анализа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.
Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:
·параллельное;
·последовательное;
·с переходами по условиям.
2.3 Построение инфологической модели системы электронного документооборота «Doc_Univer»
После выполнения анализа процессов документооборота в СК можно приступить к проектированию базы данных, продумать количество таблиц в базе, установить между ними связи, и обеспечить целостность данных.
База данных приложения состоит из 6 таблиц, а именно:
oДокументы;
oСтатус документа;
oНаправление документа;
oПользователи;
oТип документа;
oКорреспонденты.
Таблица 1 - «Документы» (Documents).
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод документаidbigint+Наименование документаDoc_namevarchar(100)Номер документаDoc_numbervarchar(50)Дата регистрацииDoc_data_regdatetimeДата исполнения документаDoc_data_execdatetimeПуть документаDoc_filevarchar(255)Код пользователяId_userbigint+Код корреспондентаId_corrbigint+Код типа документаId_doc_typebigint+Код статусаId_doc_statebigint+Код направленияId_doc_dirbigint+
Таблица «Корреспонденты» (Correspondents) предназначена для хранения данных о корреспондентах. Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, хранятся в БД. В случае регистрации документа, поступившего / отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Таблица 2 - «Корреспонденты» (Correspondents).
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод корреспондентаidbigint+Наименование корреспондентаCorr_namevarchar(200)Контактыcontactsvarchar(200)
Таблица 3 - «Пользователи» (Users).
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод пользователяidbigint+Ф.И.О.User_fiovarchar(100)ЛогинUser_loginvarchar(50)ПарольPassword_hashchar(32)РольUser_roleint
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод направленияidbigint+Наименование направленияDoc_dir_namevarchar(50)
Таблица 5 - «Статус документа» (DocStates).
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод статусаidbigint+Наименование статусаDoc_state_namevarchar(50)
Таблица 6 - «Тип документа» (DocTypes).
Наименование атрибутаИмя атрибутаТип данныхКлючиПервичныйВторичныйКод типа документаidbigint+Наименование типа документаDoc_type_namevarchar(50)
Помимо таблиц в базе данных находятся хранимые процедуры:
. Добавление пользователя (add_user) - процедура предназначена для записи в базу данных нового сотрудника.
Таблица 7 - Описание входных параметров процедуры add_user
Имя параметраТип данныхОписание@p_user_fionvarchar(100)Ф.И.О. пользователя@p_password_hashchar(32)Хэш пароля@p_user_loginnvarchar(50)Логин пользователя@p_user_roleintРоль пользователя (1 - администратор, 2 - пользователь)
. Редактирование данных пользователя (edit_user) - процедура предназначена для обновления в базе данных информации о конкретном пользователе.
Таблица 8 - Описание входных параметров процедуры edit_ user
Имя параметраТип данныхОписание@p_idbigintНомер записи@p _user_fionvarchar(100)Ф.И.О. пользователя@p_user_loginnvarchar(50)Логин пользователя@p _password_hashchar(32)Хэш пароля@p_user_roleintРоль пользователя (1 - администратор, 2 - менеджер)
3. Удаление сотрудника (del_user) - процедура предназначена для удаления из базы данных конкретного пользователя.
Таблица 9 - Описание входных параметров процедуры del_ user
Имя параметраТип данныхОписание@p_idbigintНомер записи
Вызов процедуры происходит в методе buttonDel_Click главной формы (UserListForm): usersTableAdapter.del_user (user_id); Процедура ничего не возвращает.
2.4 Требования к разрабатываемой информационной системе документооборота СК «Университет»
Требование к выполнению функций:
§работа в режиме реального масштаба времени;
§обеспечение надежности функционирования системы и защиты от сбоев;
§обеспечение понятного интерфейса.
Функции, выполняемые программой:
§добавление, удаление, редактирование данных в документах;
§добавление, удаление, редактирование данных о контрагентах, исполнителях;
§возможность ведения справочников: виды документов и статусы документов;
§осуществление удобного поиска по документам;
§