|
|
Исполнительные
лица
|
|
|
Начальник
отдела
|
Ревизор
|
Главный
инженер
|
Инженер
I категории
|
Процесс
|
Сбор
информации по задержкам
|
|
|
|
|
|
Определение
причастности к задержке
|
|
|
|
|
|
Отправка
телеграммы в депо другой дороги о необоснованном отнесении данных случаев
задержек
|
|
|
|
|
|
Направление
оперативного приказа в причастное к задержке депо
|
|
|
|
|
|
Связываемся
с ремонтными и локомотивными депо с целью получения подробной информации,
актов осмотра, протоколов разбора и материалов по каждому случаю задержки.
|
|
|
|
|
|
Формирование
таблицы с материалами задержек поездов за прошедшую неделю
|
|
|
|
|
|
Направляем
в ЦТР таблицу задержек с описаловкой и протоколами разбора ТР
|
|
|
|
|
5. ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ ПРИ АУДИТЕ
Подготовка
|
Проверка
на месте
|
Последующие
действия
|
1.
Планирование:
|
1.
Охват системой управления:
|
1.
Составление отчета по результатам аудита:
|
•
выбор процесса, субпроцесса, требования, подразделения для проверки; •
установление приоритетов (чёткое установление объектов проверки); •
установление даты, срока проведения; • формирование опросного листа
|
•
целей и задач организации; • всех уровней управления (служб, подразделений
предприятия до конкретных рабочих мест); • состояния реализации процессов
(степень достижения цели, соблюдение документированных требований и процедур)
|
•
обработка результатов; • составление перечня задач, требующих решения
(обсуждение выявленных замечаний и отклонений, их ранжирование); • итоговая
оценка СМК; решение о необходимости проведения повторной проверки
|
2.
Выбор аудиторов:
|
2.
Проверка отдельных аспектов деятельности:
|
2.
Проведение мероприятий, улучшающих деятельность организации:
|
•
формирование группы аудиторов; • закрепление обязанностей за каждым членом
группы
|
•
беседы с персоналом; • проверка выполнения установленных целей (задачи-
процессы- выходные параметры); • запись наблюдений; • составление перечня
показателей, требующих исправления, улучшения, с указанием их отклонений от
норм; • стимулирование принятия немедленных мер
|
•
контроль за выработкой мероприятий (с указанием ответственных лиц); • надзор
за внедрением мероприятий; • контроль эффективности реализуемых мер
|
6. ПОТРЕБНОСТИ ПЛАНИРУЕМОГО ЭТАПА
АУДИТА
Перед проведением аудита аудитор должен ответить
на следующие вопросы:
Какие технические специалисты могут понадобиться
для данного аудита?
Какова предполагаемая длительность аудита (на
основе его масштаба)?
Какие конкретные области надо изучить, чтобы
аудит был объективным?
Каковы существенные моменты, которые следует
охватить?
Сколько аудиторов должно быть в команде?
С какими стандартами, процедурами, руководствами
или документами надо ознакомить группу аудиторов?
Какие выборочные планы надо разработать (какие
объекты надо проверять)?
Каковы соображения о стоимости планирования и
проведения этого аудита?
По ходу аудита аудитор должен отвечать себе на
ряд вопросов, влияющих на дальнейшую работу:
Выходит ли сделанное наблюдение за рамки аудита?
Если да, то важно ли оно для качества,
безопасности и т.п. и стоит ли того, чтобы переступить рамки данного аудита?
Удовлетворителен ли уровень согласия?
Существуют ли особые находки или наблюдения,
беспокоящие клиента?
Полностью ли применимы в данной ситуации
балльные системы оценки деятельности (если таковые используются)?
Идет ли аудит по плану? Укладывается ли в
отведённое время? Если да, то, какими областями аудита можно пренебречь без
ущерба для поставленных целей?
Ответы на поставленные вопросы:
Ревизор, главный инженер.
День.
Сбор информации с портала, обработка информации,
вид обработки, вид таблиц статистики.
Сбор информации с виновных депо, получение
протоколов и актов осмотра.
С инструкциями по сбору информации и обработки
его.
С нормативными документами Дирекции по ремонту
тягового подвижного состава - филиала ОАО «РЖД».
Адекватность обработанной информации, удобность
работы с ней в дальнейшем.
Небольшие затраты.
. Не выходит.
. Не выходит, но если бы выходило, то не влияло
бы на качество и безопасность.
. Удовлетворен.
. Только то, что будем затрачено его время, то
есть день будет занято оборудование.
. Полностью применены для каждого этапа
процесса.
. Идет по плану.
7. ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА
Цели аудита: Определить сильные и слабые стороны
процесса по сбору информации по задержкам. Оценить адекватность составление
сводных таблиц по задержкам. Оценить удобство пользования информацией в
дальнейшем.
Критерии аудита: Корректирующие действия в
соответствие с инструкциями и документами по процессам
Ответственные за проведение аудита: Ревизор.
Аудиторская группа: Ревизор, главный инженер.
Ресурсы: Людские, технические и помещение.
Наименование
|
Цена
(руб.)
|
Кол-во
часов
|
Стоимость(руб.)
|
Ревизор
|
600
|
8
|
4800
|
Главный
инженер
|
400
|
8
|
3200
|
Оборудование
|
|
2
|
|
Помещение
|
|
1
|
|
Интернет
|
|
1
|
|
Транспорт
|
|
1
|
|
Итого
|
|
|
8000
|
ПРИКАЗ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)
от «27» января 2013г. №6750
О проведении внутреннего аудита
В целях получения информации о функционировании
системы менеджмента качества (далее СМК) и состоянии процессов (субпроцессов)
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Провести внутренний аудит
функционирования СМК в Отделе безопасности движения и качества ремонта по
процессу (субпроцессу) обработки информации по задержкам СМК.
(ОАО «РЖД»)
. Для проведения аудита назначить группу
внутреннего аудита в составе:
Ревизор- Фетисов В.Л. ________________
руководитель группы аудита
(должность,
Ф. И.О.)
Главный инженер-Андрющенко С.И.____- член группы
(должность,
Ф. И.О.)
Аудит провести в срок с «27» января по «28»
января 2013г.
При проведении аудита руководствоваться
стандартом предприятия «СМК. Внутренние аудиты. Планирование, проведение»,
результатами предыдущих аудитов, информацией о рекламациях, жалобах, пожеланиях
заказчика.
Начальник отдела Авдеев
С.А____________________________Ф.И.О.
_______________________________________ Подпись
8. МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
№
|
ЭТАПЫ
РАБОТ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА
|
Руководители,
ведущие специалисты
|
|
|
Ревизор
|
Главный
инженер
|
1
|
Разработка
графика проведения аудита процессов, всех компонентов СМК, обеспечивающих
реализацию поставленных целей в области качества
|
О
|
У
|
2
|
Проведение
аудита
|
О
|
У
|
3
|
Предоставление
отчётов по результатам проведенного аудита
|
И
|
О
|
4
|
Выработка
рекомендаций по результатам аудита
|
И
|
О
|
5
|
Разработка
последующих мероприятий для устранения недостатков и проведения улучшений
|
О
|
У
|
6
|
Контроль
выполнения мероприятий по устранению выявленных несоответствий, оценка
эффективности
|
О
|
У
|
7
|
Анализ
и оценка СМК руководством предприятия (с учетом результатов внутренних
аудитов)
|
О
|
|
9. ГРАФИК АУДИТА
УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела
Авдеев С.А
Отдел безопасности и качества ремонта
____________(Авдеев С.А)
Подпись Расшифровка подписи «26» января 2013г.
ГРАФИК
проведения внутренних аудитов на 2013 г.
№
|
Проверяемое
подразделение
|
Наименование
объекта аудита
|
Дата
аудита
|
№
отчёта о проведении аудита
|
1
|
Отдел
безопасности и качества ремонта
|
Нормативные
документы Дирекции по ремонту тягового подвижного состава - филиала ОАО
«РЖД».
|
27янв.
|
№4
|
2
|
Отдел
безопасности и качества ремонта
|
Рабочие
места, осмотр оборудования.
|
27янв.
|
№4
|
3
|
Отдел
безопасности и качества ремонта
|
Документация
отдела, которая влияет на обработку информации по задержкам - сводные
таблицы, телеграммы, акты осмотра, протоколы.
|
28
янв.
|
№4
|
4
|
Виновные
депо
|
Информирование
о том, что нужно предоставлять информацию по задержкам в ТР вовремя, не позже
дня после нее.
|
28
янв.
|
№4
|
5
|
Отдел
безопасности и качества ремонта
|
Корректировка
плана обработки информации по задержкам
|
28
янв.
|
№4
|
|
|
|
|
|
Ведущий аудитор ___________( Фетисов В.Л.) «26»
января 2013г.
10. БЛОК-СХЕМА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА
11. СТАТИСТИЧЕСКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ
КОНТРОЛЬНОГО ЛИСТКА
.1 Причинно-следственная диаграмма
Ишикавы
Рис. 3
11.2 Диаграмма Парето
Долгое время обработки информации по задержкам
(месяц)
Причина
|
Число
случаев
|
|
Нет
ифнормации от виновного депо
|
124
|
|
Долгое
сведение таблиц
|
21
|
|
Время
ожидания актов осмотра
|
61
|
|
Время
ожидания протоколов
|
88
|
|
Невнимательность
|
13
|
|
Недостаточная
квалификация
|
5
|
|
Случайные
поломки оборудования
|
3
|
|
Дефект
|
Число
случаев
|
Доля
накопительным итогом
|
Нет
ифнормации от виновного депо
|
124
|
39%
|
Время
ожидания протоколов
|
88
|
67%
|
Время
ожидания актов осмотра
|
61
|
87%
|
Долгое
сведение таблиц
|
21
|
93%
|
Невнимательность
|
13
|
97%
|
Недостаточная
квалификация
|
5
|
Случайные
поломки оборудования
|
3
|
100%
|
Сумма
|
315
|
|
Рис. 4
11.3 Контрольная карта проверяемого
процесса
За месяц выявлено 315 случаев задержки обработки
информации по задержкам.
среднее=315/30=10,5
σ=Σ(Xn-Xср.)^2
ВКГ=3 σ+Хср.
НКГ=3 σ-Хср.
Хср.=10,5
σ=4,273, ВКГ=23,319,
НКГ=2,319
Рис. 5
аудит ответственность матрица
предприятие
Видно, что 10 числа было много случаев долгой
обработки информации, причиной этому могло послужить многое то, что упомянуто
было в диаграмме Исикавы.
12. РАЗРАБОТКА ОПРОСНИКА АУДИТОРА
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ
для проведения внутреннего аудита по
планированию обработки информации по задержкам (наименование процесса)
Место проведения отдел безопасности и качества
ремонта Дата проведения «27» января 2013г.
Основные
вопросы для анализа состояния объекта аудита
|
Оценка
ДА/НЕТ
|
Ответственное
лицо
|
Выявлены
ли недостатки в плане обработки информации
|
Да
|
Фетисов
В.Л.
|
Распределена
ли ответственность между аудиторами
|
Да
|
Фетисов
В.Л.
|
Определены
ли цели и задачи данного процесса в области качества, отвечают ли они целям и
задачам отдела
|
Да
|
Фетисов
В.Л.
|
Мотивируются
ли данные улучшения
|
Да
|
Фетисов
В.Л.
|
Реализованы
ли будут улучшения
|
Да
|
Фетисов
В.Л.
|
. Общие, базовые вопросы:
Выявлен ли и определён соответствующим образом
процесс для проверки?
Распределена ли ответственность между
аудиторами?
Внедрены ли и поддерживаются в рабочем состоянии
процедуры реализации процесса?
Эффективен ли и результативен процесс в
достижении требуемых результатов?
Определены ли возможности процесса?
Определены ли цели и задачи данного процесса в
области качества, отвечают ли они целям и задачам предприятия?
Установлены ли затраты на качество, другие
показатели экономической эффективности?
Как эффективно и результативно используются
ресурсы?
Соответствуют ли результаты ожиданиям
(прогнозируемым величинам) в отношении характеристик продукции и параметров
процессов?
Учитываются ли в проверяемом процессе запросы и
пожелания потребителей или других заинтересованных сторон?
Используется ли обратная информация от
потребителей (её постоянный учёт и обработка) как источник для возможных
усовершенствований?
Как реализуются возможности улучшения?
Используются ли информационные технологии?
Насколько адекватны проводимые измерения, а
также назначение контрольных операций?
Каким образом мотивируется деятельность по
улучшению?
. Вопросы, применимые к административным
процессам:
Дублируется ли офисная работа в нескольких
местах?
Имеется ли какая-либо работа, которой можно
избежать?
Можно ли сделать организационную систему лучше,
чем она есть?
Можно ли организовать рабочие методы по иному
порядку? Что для этого надо сделать?
. Вопросы по организации рабочего места:
Удобно ли располагаются материалы, инструменты и
детали?
В доступном ли месте находится документация?
Будут ли операции выполняться легче, если
усовершенствовать производственные методы и оснастку оборудования?
Будут ли операции выполняться легче, если
изменить размещение оборудования и улучшить транспортировочное оборудование?
Можно ли улучшить исполнение, изменив
конструкцию или методы обработки?
Достаточно ли эффективно используются
комплектующие и другие вспомогательные материалы?
Есть ли какие-либо способы для предотвращения
утечки пара, воздуха и непроизводственных потерь основных составляющих
продукции?
Можно ли увеличить выпуск основной продукции
путём усовершенствования способов использования материалов, методов обработки,
оснастки для станков и т. д.?
В норме ли освещение, вентиляция и контроль
температуры на рабочем месте, в складском помещении?
Предпринимаются ли меры для улучшения
санитарного состояния производственной среды?
Если ли приспособления для охраны труда и
техники безопасности?
Каково их состояние, условия хранения,
использования?
Поддерживаются ли чистота и порядок на рабочем
месте?
13. СБОР ДАННЫХ
Основные методы сбора данных:
Визуальное наблюдение.
Анализ документации.
Интервью и опрос сотрудников.
Статистическая обработка контрольной выборки.
Описание и
обоснование выбранных методов сбора данных.
Выбор
источников информации
Сбор
информации
Свидетельства
аудита
Оценка
свидетельств аудита
Наблюдение
аудитора
Анализ
наблюдений аудитора
Заключение
по результатам аудиторской проверки
14. ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ
ПРОТОКОЛ №____
о несоответствии системы качества
от «28» января 2013г.
Аудитор_______ Ревизор отдела Фетисов
В.Л.____________________
(фамилия,
имя, отчество, должность)
Объект аудита ________ Обработка информации по
задержкам_______________
Критерии аудита Нормативные документы отдела
безопасности и качества ремонта_________________________________________________
Описание несоответствия Нерациональность плана
обработки информации по задержкам___________________________________________
Классификация несоответствия: значительное,
малозначительное, незначительное
(нужное подчеркнуть)
Необходимость повторного аудита: ДА / НЕТ
(нужное подчеркнуть)
Необходимые корректирующие действия:
. по устранению конкретного несоответствия
корректировка плана обработки информации по
задержкам__________________________________
. по устранению причин несоответствия
Рассмотрение нормативных документов и, возможно, предложение их
корректировки__________________
Необходимые предупреждающие действия
Ознакомление с нормативной документацией или отправление на экзамены.
Аудитор ____________________(Фетисов В.Л.)
(подпись) (расшифровка подписи)
Внедрение корректирующего / предупреждающего
действия проведено (нужное подчеркнуть)
«28» января 2013г.
Руководитель подразделения
___________________(Фетисов В.Л.)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Проверка внедрения осуществлена
Аудит завершён «28» января 2013г.
Руководитель группы по аудиту ________________
(Фетисов В.Л.)
(подпись)
(расшифровка подписи)
15. ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ И КОРРЕКТИРУЮЩИЕ
МЕРОПРИЯТИЯ
Блок-схема проведения мероприятия
Рис. 6
Карточка учёта № 16
корректирующего / предупреждающего мероприятия
(нужное подчеркнуть) от «28» января 2013г.
Выявленное
несоответствие: выявлены несоответствия в плане проведения обработки
информации по задержкам
|
Причина
несоответствия: работа не по плану, который оговорен в нормативных документах
Дирекции по ремонту тягового подвижного состава - филиала ОАО «РЖД».
|
Описание
мероприятия: Создание новых инструкции по обработке информации по задержкам
|
Инициировано:
ревизором Фетисовым В.Л.
|
Дата
28 янв 2013
|
Направлено:
начальнику отдела Авдееву С.А.
|
Дата
28 янв 2013
|
Проверка
исполнения: 1. Корректирующее / предупреждающее действие выполнено? ДА / НЕТ
__________________ 2. Выполнено в срок? ДА / НЕТ __________________ 3.
Устранено ли несоответствие? ДА / НЕТ __________________
|
Карточка
учёта закрыта «28» января 2013г. Директор по качеству
_________________(Олейник С.А.)
|
16. ОТЧЁТ ПО ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ
УТВЕРЖДАЮ
Директор по качеству
Олейник С.А.
(фамилия, имя, отчество)
«28» января 2013г.
ОТЧЁТ № 0-1
по внутреннему аудиту от «27-28» января 2013г.
Объект аудита: Обработка информации по
задержкам____________________________
____________________________________________________________
Основание аудита: плановый / внеплановый аудит
(нужное подчеркнуть)
Цель аудита: оценка соответствия процесса
обработки информации по задержкам нормативным документам Дирекции по ремонту
тягового подвижного состава - филиала ОАО
«РЖД».___________________________________________________
Состав аудиторов: ревизор Фетисов В.Л., главный
инженер Андрющенко С.И.
Результаты аудита (выявленные замечания)
выявлены несоответствия в плане проведения обработки информации по
задержкам__________________
Рекомендации по устранению замечаний: проверять
процесс обработки информации по задержкам раз в
год___________________________________
Заключение по проведённому аудиту: необходимы
корректирующие действия в отношении плана обработки
информации___________________________
Предложения по улучшению: создание более
рационального плана обработки информации по
задержкам____________________________________
Перечень подразделений и лиц, которым
предоставляется отчёт:
. Начальник
отдела____________________________________________
. Ревизор ____________________________________________________
. Главный инженер
___________________________________________
.
___________________________________________________________
.
___________________________________________________________
Повторный аудит провести 26 января 2014 г.
Ведущий аудитор _____________________(Фетисов
В.Л.)
17. ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТА
Число случаев долгой обработки информации по
задержкам
Рис. 7
1
|
Нет
информации от виновного депо
|
2
|
Время
ожидания протоколов
|
3
|
Время
ожидания актов осмотра
|
4
|
Долгое
сведение таблиц
|
5
|
Невнимательность
|
6
|
Недостаточная
квалификация
|
7
|
Случайные
поломки оборудования
|
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Внутренние проверки являются эффективным
инструментом для анализа СМК. Они позволяют выявить слабые места, улучшить
процессы, повысить их результативность и эффективность.
Проведение аудита качества обеспечивает
руководство предприятия обратной связью, позволяет получать достоверную
информацию о процессах, основанную на фактах, что позволяет принимать
обоснованные решения по улучшению процессов.
Правильное планирование и проведение аудитов
качества нацелено на грамотное выявление проблем, поиск мест их проявления и в
конечном итоге принятия корректирующих воздействий.
В ходе данной работы было выявлено
несоответствие по плану проведения обработки информации по задержкам поездов.
Этот план описан в нормативных документах Дирекции по ремонту тягового подвижного
состава - филиала ОАО «РЖД».
Рекомендациями по устранению замечаний стала
проверка процесса обработки информации по задержкам поездов раз в год и
создание более рационального плана обработки информации.
Повторный аудит был назначен на 26 января 2014
года.
ЛИТЕРАТУРА
1. Нормативные
документы Дирекции по ремонту тягового подвижного состава - филиала ОАО «РЖД».
2. Протоколы
Дирекции по ремонту тягового подвижного состава - филиала ОАО «РЖД».
. Статистика,
сводные таблицы задержек, отчеты по ним.
. Национальный
стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Федеральное агентство по техническому
регулированию и метрологии.