Документооборот ОАО АКБ 'Росбанк'

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ДВФУ)

ШКОЛА ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

Кафедра отечественной истории и архивоведения

ОТЧЕТ

о прохождении учебной практики

Выполнил студент гр. С4309

К.В. Захарова

Руководитель практики

О.Д. Исхакова

Владивосток 2013г.

Оглавление

Введение

. Общие сведения об организации

.1 История и развитие ОАО АКБ «Росбанк»

.2 Цели ОАО АКБ «РОСБАНК»

1.3 Состав организационных документов предприятия

1.4 Организационная структура ОАО АКБ «Росбанк»

. Нормативно-методические документы организации. Системы документации

. Анализ порядка составления и оформления документов

.1 Требования, предъявляемые к составлению и оформлению управленческих документов в организации

.2 Программные средства, применяемые на предприятии

. Анализ бланков, применяемых в ОАО АКБ «Росбанк»

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами - с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке.

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации.

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис - менеджеры.

Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Это прежде всего касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательного характера.

Учебная практика является составной частью учебного процесса и проводится для закрепления и углубления теоретических знаний по курсу "Документоведение", изучения процесса документирования управленческой деятельности современных государственных организаций и негосударственных структур и получения практических навыков в составлении и оформлении документов.

Цель учебной практики - получение информации и приобретение первых практических навыков, связанных с выбранной специальностью: ознакомление с видами документов, создаваемых в организации, изучение систем документации, функционирующих в организации, приобретение практических навыков по составлению и оформлению различных видов документов.

Задачи практики состоят в следующем:

•  знакомство с учреждением и его структурой;

•        изучение организационных и нормативно-методических документов, устанавливающих правила создания и оформления документов в учреждении;

•        выявление систем документации, функционирующих в организации и т.д.

Место прохождения учебной практики - г. Владивосток, ОАО АКБ «Росбанк».

Материалами для анализа служат: нормативно-методические документы, правила оформления документов.

Учебную практику проходила в период с «11» марта 2013 по «4» мая 2013 года.

1. Общие сведения об организации

1.1     История и развитие ОАО АКБ «Росбанк»

Акционерный коммерческий банк «РОСБАНК» (открытое акционерное общество) является кредитной организацией и входит в банковскую систему Российской Федерации.

Банк был создан с наименованием Акционерный коммерческий банк «Независимость» Закрытое акционерное общество АКБ «Независимость» в соответствии с решением Общего собрания акционеров от 01 августа 1996 года (Протокол № 27) путем реорганизации в форме преобразования КОММЕРЧЕСКОГО БАНКА «НЕЗАВИСИМОСТЬ» (ТОВАРИЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ) и является его правопреемником по всем обязательствам в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами.

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 3 сентября 1998 года (Протокол № 8) наименования Банка были изменены на Акционерный коммерческий банк «РОСБАНК» (закрытое акционерное общество), «РОСБАНК».

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 11 мая 1999 года (Протокол №10) наименования Банка были изменены на Акционерный коммерческий банк «РОСБАНК» (открытое акционерное общество) АКБ «РОСБАНК».

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 20 июня 2000 года (Протокол № 15) Банк был реорганизован в форме присоединения к Банку Открытого акционерного общества «Объединенный Экспортно-Импортный Банк». Банк является правопреемником Открытого акционерного общества «Объединенный Экспортно-Импортный Банк» по всем обязательствам в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами.

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 20 июня 2002 года (Протокол №18) сокращенное фирменное наименование Банка приведено в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации и изменено на ОАО АКБ «РОСБАНК».

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 24 июня 2009 года (Протокол № 32) Банк был реорганизован в форме присоединения к Банку Банка «Центральное Общество Взаимного Кредита» (открытое акционерное общество). Банк является правопреемником Банка «Центральное Общество Взаимного Кредита» (открытое акционерное общество) по всем обязательствам в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами.

В соответствии с решением Общего собрания акционеров от 15 апреля 2011 года (Протокола № 38) Банк был реорганизован в форме присоединения к Банку Коммерческого акционерного банка «Банк Сосьете Женераль Восток» (закрытое акционерное общество). Банк является правопреемником Коммерческого акционерного банка «Банк Сосьете Женераль Восток» (закрытое акционерное общество) по всем обязательствам в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами.

.2       Цели ОАО АКБ «РОСБАНК»

ОАО АКБ «Росбанк» нацелен на интенсивное развитие. Сотрудники Банка знают, что многого достигли, но рассматривают свои сегодняшние успехи как предпосылку для дальнейшего роста.

ОАО АКБ «Росбанк» должен реализовать свою миссию, выйдя на стратегическое партнерство с подавляющим большинством крупнейших компаний России.

Цель ОАО АКБ «Росбанк» - постоянное движение в сторону улучшения и оптимизации деятельности для удовлетворения потребностей клиентов. Сотрудники организации ставят перед собой задачу развития Банка темпами, превышающими темпы роста банковской отрасли и отдельных ее секторов.

ОАО АКБ «Росбанк» стремится к долгосрочному лидерству в Российской банковской системе. Сотрудники предприятия делают все зависящее от них для формирования эффективной системы предоставления высококачественных продуктов и услуг, отвечающих самым высоким требованиям жизни современного общества.

ОАО АКБ «Росбанк» будет развивать и свое международное присутствие. «Росбанк» готов к открытой и честной конкуренции с мировыми лидерами в банковском бизнесе.

ОАО АКБ «Росбанк» намерен поддерживать высокий уровень прибыли, постоянно повышая стоимость Банка.

При этом сотрудники предприятия понимают, что необходимым условием достижения цели является повышение эффективности и качества всех бизнес-процессов. Чем быстрее Банк развивается, тем более высокие требования ОАО АКБ «Росбанк» предъявляет к себе.

.3       Состав организационных документов предприятия

В своей деятельности ОАО АКБ «Росбанк» создает следующие организационные документы:

1.   Устав организации;

2.       Положения о структурных подразделениях;

.        Положения о кредитных комитетах;

.        Должностные инструкции сотрудников;

Данные организационные документы мною были изучены за исключением положения о кредитных комитетах и штатного расписания, так как информация, содержащаяся в них, является конфиденциальной.

.4       Организационная структура ОАО АКБ «Росбанк»

Органами управления Банка являются:

         Общее собрание акционеров;

         Совет директоров;

         Председатель Правления (единоличный исполнительный орган);

         Правление (коллегиальный исполнительный орган).

Общее собрание акционеров является высшим органом управления

Банка. К компетенции Общего собрания акционеров относятся: принятие управленческих решений большинством голосов акционеров - владельцев голосующих акций Банка, определение количественного состава Совета директоров Банка, избрание его членов, досрочное прекращение их полномочий, а также многие другие функции.

Совет директоров Банка осуществляет общее руководство деятельностью Банка, за исключением решения вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания акционеров. Председатель Совета директоров Банка избирается членами Совета директоров Банка из их числа большинством голосов от общего числа членов Совета директоров Банка. Председатель Совета директоров Банка не может быть одновременно Председателем Правления Банка. Председатель Совета директоров Банка:

         организует работу Совета директоров Банка;

         созывает заседания Совета директоров Банка;

         председательствует на Общем собрании акционеров и заседаниях Совета директоров Банка;

         организует ведение протоколов.

В случае отсутствия Председателя Совета директоров Банка его функции исполняет один из членов Совета директоров по решению Совета директоров Банка.

Руководство текущей деятельностью Банка осуществляется единоличным исполнительным органом - Председателем Правления и коллегиальным исполнительным органом - Правлением. Исполнительные органы Банка подотчетны Общему собранию акционеров и Совету директоров Банка и организуют исполнение их решений. Правление состоит из Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления, а также членов Правления.

Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа Банка, осуществляет также функции Председателя Правления.

Правление образуется в количестве, определяемом Советом директоров

Банка. Члены Правления избираются Советом директоров Банка по представлению Председателя Правления. Председатель Правления назначается Советом директоров Банка.

управленческий документ программный средство

2. Нормативно-методические документы организации. Системы документации

Документирование, организация работы с документами и архивное хранение дел в Банке регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк».

Типовая инструкция по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк» распространяется на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, относящимися преимущественно к организационно-распорядительной документации.

Организация работы с документами, содержащими информацию, составляющими коммерческую тайну, регулируется специальной инструкцией.

Типовая инструкция по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк» устанавливает следующие требования по организации работы с документами:

ü  организация работы с документами в делопроизводстве;

ü  организация документооборота;

ü  регистрация и индексирование документов;

ü  обработка и регистрация поступающих документов;

ü  регистрация отправляемых документов. Порядок отправки документов;

ü  регистрация внутренних документов;

ü  порядок передачи документов;

ü  поисковые системы по документам и ведение справочно-информационной работы;

ü  контроль исполнения документов;

ü  учет и использование печатей и штампов;

ü  учет и выдача фирменных бланков;

ü  составление и оформление номенклатуры дел;

ü  формирование дел;

ü  оперативное хранение дел;

ü  экспертиза ценности документов;

ü  оформление дел к передаче на архивное хранение;

ü  составление описей дел.

В Типовой инструкции по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк» также присутствуют такие разделы, как:

Ø  общие положения;

Ø  основные термины;

Ø  документирование деятельности ОАО АКБ «Росбанк»;

Ø  организация работы с документами;

Ø  организация архивного хранения и использования дел;

Ø  порядок передачи дел на архивное хранение.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы банка. В своей деятельности банк создает следующие документы:

)        организационные документы (устав организации, положения о структурных подразделениях, положения о кредитных комитетах, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание);

)        распорядительные документы (приказы, распоряжения). Состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов, указан в конфиденциальной доверенности главного директора организации;

)        информационно-справочные документы (протоколы, служебные письма, представления, заявления, докладные и объяснительные записки);

)        информационно-аналитические документы (акты, справки, информационные записки, сводки, заключения, перечни).

Все вышеуказанные организационно-распорядительные документы достаточно распространены в практике работы ОАО АКБ «Росбанк».

ОАО АКБ «Росбанк» в целях фиксирования своей деятельности использует официальные управленческие документы. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов в рамках данной организации. Такие документы в ОАО АКБ «Росбанк» представлены несколькими системами документации:

Ø  организационно-правовая документация (устав организации, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.);

Ø  плановая документация (план, программа, график, схема и т.д.);

Ø  распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.д.);

Ø  информационно-справочная и справочно-аналитическая документация (представления, заявления, акты, справки и т.д.);

Ø  отчетная документация (государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутрифирменная отчетность);

Ø  документация по обеспечению кадрами - по личному составу (личная карточка работника, характеристика, резюме и т.д.);

Ø  финансовая документация - бухгалтерский учет и отчетность (платежное поручение, мемориальный ордер, платежное требование и т.д.);

Ø  договорная документация (соглашение, трудовой договор и т.д.).

3. Анализ порядка составления и оформления документов

.1 Требования, предъявляемые к составлению и оформлению управленческих документов в организации

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

- логотип Банка;

- код формы документа;

- наименование Банка;

- наименование филиала (представительства);

- справочные данные Банка;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направление его в дело;

- отметка о поступлении документа;

- идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов документов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Каждый реквизит документа располагается на строго отведенном для него месте. Каждый вид документа имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначения в управленческом процессе. В отдельных случаях состав реквизитов документа может быть сокращен. Для удостоверения подлинности документа используется такой реквизит, как «оттиск печати». В ОАО АКБ «Росбанк» в операционном отделе данный реквизит проставляется на следующих документах:

•    копии документов, письма на запросы Органов внутренних дел и Отделов судебных приставов;

•        сообщения в налоговый орган об открытии/закрытии счетов юридических лиц;

•        ответы по запросам клиентов, официальных органов;

•        платежные/инкассовые поручения/требования.

Для создания документов в ОАО АКБ «Росбанк» используется электронное документирование информации. Документы изготавливают компетентные в данной области специалисты.

3.2 Программные средства, применяемые на предприятии

Рынок программных продуктов для кредитных организаций представлен широким спектром систем, различающихся как в функциональной части, так и в технической реализации. Кроме того, ряд банков (около 50%) разрабатывают собственное программное обеспечение. Качественная эволюция деятельности банков, их возрастающие требования и финансовые возможности будут развивать и направлять подходы к организации программного обеспечения банковских технологий, к выбору той или иной БИС или фирмы - разработчика программного продукта.

В ОАО АКБ «Росбанк» применяются такие программные средства, как «Банковская информационная система» (БИС), которая является наиболее распространенной, «Юнис», «Оракал» и другие.К основным функциям БИС относятся: 1. Автоматизация всех ежедневных внутрибанковских операций, ведение бухгалтерии и составление сводных отчетов; 2. Системы коммуникаций с филиалами и иногородними отделениями; 3. Системы автоматизированного взаимодействия с клиентами (так называемые системы “банк-клиент”); 4. Аналитические системы. Анализ всей деятельности банка и системы выбора оптимальных в данной ситуации решений; 5. Автоматизация розничных операций - применение банкоматов и кредитных карточек; 6. Системы межбанковских расчетов; 7. Системы автоматизации работы банка на рынке ценных бумаг; 8. Информационные системы. Возможность мгновенного получения необходимой информации, влияющей на финансовую ситуацию.

При составлении документов специалисты используют законодательные базы данных, например ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также опираются на документы организации, в частности на Типовую инструкцию по делопроизводству и архивному хранению дел в ОАО АКБ «Росбанк». Также при составлении документов специалисты используют трафаретные тексты и набор стандартных фраз и выражений.

4. Анализ бланков, применяемых в ОАО АКБ «Росбанк»

Официальные документы Банка оформляются на фирменных бланках. Методическое руководство по фирменному стилю ОАО АКБ «Росбанк» устанавливает следующие виды бланков для Банка и его подразделений:

§ общий бланк (допускается изготавливать без декоративной полосы);

§  бланк распорядительного документа;

§  бланк письма.

Для оформления документов в Банке используются следующие бланки:

•    общий бланк;

•        бланк приказа по основной деятельности;

•        бланк распоряжения;

•        бланк письма.

Бланки и конверты являются объектами - носителями фирменного стиля Банка, относятся к канцелярской полиграфической продукции и изготавливаются типографским способом. При создании новых бланков соблюдение правил и рекомендаций Методического руководства по фирменному стилю ОАО АКБ «Росбанк» является обязательным. Новые бланки разрабатываются только по согласованию с Департаментом общественных связей и маркетинга.

При оформлении служебных записок используются трафаретные шаблоны. Использование компьютерных бланков для оформления внутренних документов постоянного и долговременного хранения, а также писем запрещается. Отдельные документы (заявления, объяснительные записки, характеристики, резюме и др.) оформляются на стандартных листах бумаги.

Заключение

Учебную практику я проходила в период с 11.03.2013 по 4.05.2013 в отделе кадров и в отделе расчетов ОАО АКБ «Росбанк». За время практики я ознакомилась с циркулирующими в организации документами. Привела в порядок распорядительную документацию, а именно подшила приказы в архивные папки, также подшила личные дела уволенных сотрудников и сотрудников, находящихся в штате предприятия. Я работала с Реестром заработной платы сотрудников организации и привела в порядок документы данного реестра, а также проставила на них оттиск печати.

Мне было выделено рабочее место с персональным компьютером, в отделах имелись принтер для распечатки готовых документов и ксерокс, также другая оргтехника.

Во время прохождения практики передо мною были поставлены следующие задачи: знакомство с учреждением и его структурой, изучение организационных и нормативно-методических документов, устанавливающих правила создания и оформления документов в учреждении, выявление систем документации, функционирующих в организации, - которые были достигнуты.

Учебная практика помогла мне закрепить и углубить знания, полученные при теоретическом обучении. В ходе практики я ознакомилась с документооборотом ОАО АКБ «Росбанк».

Список литературы

Нормативно-правовые акты

.       ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - М.: Изд-во стандартов, 1999.

2.       ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - М.: Изд-во стандартов, 1999.

Учебники и учебные пособия

.       Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 2-изд., перераб. и доп. / И. Н. Кузнецов. - М.: Планета, 2007.

5.       Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008.

.        Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пос. для вузов по экономич. спец. / М. В. Кирсанова. - М.: Новосибирск, 2007.

Приложение

Дневник практики