Роль бухгалтера-аналитика в управленческом процессе

Роль бухгалтера-аналитика в управленческом процессе

Роль бухгалтера-аналитика в управленческом процессе

Содержание

Введение

. Роль и место принятия решений в процессе управления

. Роль бухгалтера-аналитика в системе управления предприятием

. Функции бухгалтера-аналитика, осуществляющего управленческий учет на предприятии

Введение

Одной из основных функций управления в настоящее время является принятие решений. Принимая решения, необходимо полагаться на такое количество информации, которое они смогут получить. Обычно они легче справляются, следуя рациональным процедурам по достижению решений проблемы. Но всегда присутствуют косвенные влияния и неопределенности, поэтому управленческие решения не всегда совершенны, и однажды внедрив это решение его необходимо контролировать.

Важнейшим резервом повышения эффективности работы ОПЧС является повышение качества принимаемых решений, которое достигается путем совершенствования процесса принятия решений.

Принятие решений - составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления. Этим определяется актуальность выбранной темы.

Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Целью данной работы является изучение значимости и функционирования бухгалтера- аналитика в системе управленческого учета компании при принятии управленческих решений. Задачами работы выступают следующие:

рассмотреть процесс принятия управленческого решения;

выявить роль и место принятия решений в процессе управления

обосновать роль бухгалтера-аналитика в принятии управленческих решений;

рассмотреть функции бухгалтера-аналитика, осуществляющего управленческий учет на предприятии.

1. Роль и место принятия решений в процессе управления

управленческий решение бухгалтер аналитик

Принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений. По существу, вся совокупность видов деятельности любого работника управления, так или иначе, связана с принятием и реализацией решений. Этим, прежде всего, определяется значимость деятельности по принятию решений и определению его роли в управлении.

Известный американский специалист по управлению Герберт Саймон назвал принятие решений «сутью управленческой деятельности».[5] Далее он отмечал, что любая практическая деятельность состоит из «решения» и «действия». Управление, таким образом, можно рассматривать как процессы принятия решений и как процессы, содержащие действия.

Важность рассмотрения вопроса о роли принятия решения в управлении определяется также тем, что в литературе имеет место смешение понятий «решение руководителя (менеджера)» и «управленческое решение». Оба понятия объединяются единым названием «управленческое решение». Все-таки следует проводить различие между этими понятиями. Первое понятие характеризует принятие руководителем любых решений, вытекающих из характера его деятельности (управленческих, экономических, производственных и т.п.). Это расширенная трактовка понятия управленческого решения. Здесь затрагиваются разнообразные сферы деятельности, которыми управляет руководитель (финансовые, производственные, сбытовые и др.). Представляется, что такие решения правильнее назвать решениями в бизнесе.[6]

Вторая трактовка предполагает принятие решений только в разрезе выполнения отдельных функций управления (планирования, организации, мотивации и контроля). Именно с этих позиций рассматривается управленческое решение в данной серии статей.

Вышесказанное не означает, что при принятии управленческих решений не принимаются в расчет финансовые, экономические, производственные и другие факторы. Важное значение функции принятия решений для деятельности человека и ее особая роль в процессе управления определяют необходимость рассмотрения всех аспектов этой функции. При научном подходе к функции принятия решений все перечисленные аспекты должны рассматриваться в комплексе. Комплексный подход обеспечивает полноту изучения этой функции и способствует более глубокому пониманию закономерностей процесса принятия решений. Комплексный подход, предполагающий учет экономических, финансовых, правовых, производственных и других факторов, реализуется при анализе проблемной ситуации, постановке целей, определении критериев, выборе вариантов решения, выполнении других операций при принятии управленческих решений, о чем пойдет речь в последующих разделах.

Характерной особенностью управления любыми объектами является достижение определенных целей. Эта общая особенность может быть положена в основу определения процесса управления. Процессом управления называют целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления в целях реализации функций управления.

Процесс управления состоит из циклически повторяющейся во времени последовательности видов управленческой деятельности, которые получили название функций управления. Выделение функций в процессе управления может быть выполнено с различной степенью детализации. В качестве наиболее общих агрегированных функций управления обычно рассматриваются планирование, организация, мотивация и контроль (рис. 2.1).

Выходом (конечным результатом) планирования является утвержденный план той или иной длительности и содержания.

Организация предполагает адаптацию существующей оргструктуры управления под новые цели и задачи, сформулированные в плане, рационализацию распределения задач, ответственности и прав, решение кадровых вопросов, т.е. организационное обеспечение выполнения плана.

Рис. 2.1 Процесс управления

Мотивация направлена на стимулирование эффективного труда как руководителей, так и сотрудников организации.[7] Здесь используется весь арсенал современных методов: экономических, социально-психологических, факторов корпоративной культуры. Таким образом обеспечивается мотивационная поддержка выполнения плановых заданий. По сути дела, функции организации и мотивации - это функции обеспечения выполнения принятого плана.

Контроль, а мы здесь рассматриваем заключительный контроль, в своей аналитической составляющей, направлен на оценку уровня выполнения плановых заданий. Данные контроля, наряду с информацией о состоянии внешней среды, являются необходимыми для разработки плана на следующий плановый период. Таким образом, функция контроля заключает данный цикл управления и в то же время дает информацию для начала следующего цикла управления. С этих позиций граница между функциями контроля и планирования в цикле управления является довольно условной, все зависит от выбора исходной точки цикла планирования. Вследствие этой причины методы анализа внутренней среды в SWOT-анализе, да и сам SWOT- анализ в целом, рассматриваются как в планировании, так и в контроле.

Более того, в каждую обобщенную функцию управления можно «встроить» эти же четыре обобщенные функции управления, как это сделано на рис. 2.1 для функции планирования. Это означает, что необходимо планировать, организовывать, мотивировать и контролировать плановую деятельность. То же можно сказать и про остальные функции управления.

Каждая из этих функций в свою очередь может быть представлена совокупностью более частных функций. Так, например, планирование включает функции анализа состояния объекта управления, прогнозирования тенденций его развития, определения целей и стратегий, разработки комплекса мероприятий (конкретизацию мероприятий и ресурсов по исполнителям и срокам).

В рамках каждой управленческой функции принимаются определенные решения, вытекающие из содержания этой функции (табл. 2.1).

Таблица 2.1 Решения, типичные для функций управления

Выполнение общих и частных функций управления требует принятия решений. Например, при планировании принимаются плановые решения, при организации - организационные решения, при мотивации - стимулирующие решения. В каждую такую функцию управления можно «встроить» рассматриваемые ниже процедуры принятия решений. С этой точки зрения принятие решения, как и обмен информацией, - составная часть любой управленческой функции. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы, что делать и как делать, возникающие при реализации всех функций управления. Выполнение различных функций управления, т.о., можно представить как последовательность соответствующих решений.

Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения. Так, планирование, как ранее уже отмечалось, предполагает постановку целей и выбор альтернатив и мероприятий по их достижению, организация и мотивация характеризуют главные действия по реализации принятого планового решения, а контроль предполагает оценку уровня выполнения принятого решения. Можно говорить, что функция принятия решений выполняет в процессе управления особую роль - она необходима для осуществления всех других функций.

Далее, функции управления можно «вписать» в отдельные этапы процесса принятия решения. Так, напр., в этапе «определение проблемной ситуации», с которого, собственно, и начинается процесс принятия решения, можно выделить функцию планирования. Руководствуясь подобными рассуждениями, можно вести речь о выполнении на данном этапе также функций организации, мотивации и контроля.[8]

Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений. По сути дела, это трудноотделимые друг от друга виды управленческой деятельности. Знание методов, средств и процедур процесса принятия решений является необходимым условием повышения эффективности выполнения отдельных функций управления, управления в целом. В организации и технологии принятия решений прежде всего находит свое отражение общее усиление роли науки и информационно-технических средств в управленческом процессе. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов принятия решений.

. Роль бухгалтера-аналитика в системе управления предприятием

Бухгалтерский учет - это язык, с помощью которого финансовая и нефинансовая информация предоставляется лицам, имеющим тот или иной интерес к деятельности компании: менеджерам и другим сотрудникам, акционерам, потенциальным инвесторам, правительственным структурам. Управленцам (менеджерам) нужна разная информация, помогающая им принимать самые разные решения и осуществлять планирование, стимулирование и те или иные виды контроля.

Основной целью бухгалтерии является предоставление достаточной информации для удовлетворения потребностей самых различных пользователей при минимально возможных затратах на ее получение.[9] В организационной структуре любого предприятия возможны линейные и нелинейные (функциональные) производственные отношения. Линейные отношения предполагают дачу указаний подчиненным лицам, а также непосредственную ответственность руководителя за производство и эффективность работы подразделения. Функциональные производственные отношения возникают тогда, когда одни отделы оказывают специализированные услуги другим отделам. Так, к примеру, главный бухгалтер не занимается линейным руководством нигде, кроме своего подразделения. Главный бухгалтер - это финансовый руководитель, который имеет отношение и к финансовому, и к управленческому учету. Он выполняет две функции:

) предоставляет высшему аппарату управления полные финансовые отчеты по подразделениям;

) оказывает помощь менеджерам в планировании и осуществлении контрольных операций.

Бухгалтера, в функциональные обязанности которого входит и управление организацией, принято называть бухгалтер-аналитик, или бухгалтер-аналитик.[10]

В бизнесе на Западе бухгалтер-аналитик одновременно является профессиональным менеджером. Бухгалтер-аналитик никогда не сможет реально ощутить свое назначение в управленческом процессе организации, пока не поймет, что, прежде всего, он является менеджером. С появлением компьютерной техники изменились темпы сбора и хранения данных, следовательно, функции бухгалтера в организации претерпевают изменения. Помимо учетной функции его обязанности включают: планирование, организационное построение, координирование, контроль и стимулирование работы персонала. Те, кто продолжает считать себя больше бухгалтерами, чем менеджерами, будут испытывать существенные затруднения, выполняя функции управленческого учета, поскольку это, прежде всего, система управления.

Рассмотрим процесс управления как область реализации трех основных функций: постановка задач, организация работы по их решению и оценка результатов.

Нигде в рамках системы управленческого учета роль бухгалтера-аналитика не будет столь важна, как в постановке комплекса задач.

Главная ответственность бухгалтера по управлению при постановке задач включает:

сбор, анализ и предоставление фактических данных по характеристикам работы в прошлом и нынешнем периодах;

анализ современных сильных и слабых сторон организации и выявление предполагаемых возможностей и угроз;

определение приоритетов и основных направлений действий на целевой период;

финансовый анализ завершенных целей и планов всех управляющих.

Вторая важнейшая часть функции управления состоит в руководстве работами по решению общих задач, разработанных и утвержденных для управляющих. С начала целевого периода все управляющие организации приступают к решению собственных задач и реализации своих планов по достижению общей цели.

Главная область ответственности бухгалтера-аналитика на этом этапе включает в себя:[11]

точное и своевременное измерение промежуточных характеристик работы по решению поставленных задач;

предоставление управляющим данных и рекомендации, необходимые для выработки управленческих решений;

оптимизация использования рабочего времени управляющих и оказание им помощи при промежуточных обзорах хода дел.

Третья и последняя фаза реализации функций управления относится к измерению и оценке результатов. Это та часть функций бухгалтера-аналитика, которая посвящена контролю и отчетности. По мере накопления опыта в исполнении этой роли эффективно действующий бухгалтер не будет рассматривать контроль только как задачу регистрации свершившихся фактов. Такой подход приводит к тому, что контроль считается скорее "грязным делом", чем средством оказания помощи.

Роль бухгалтера-аналитика в этой фазе включает в себя:

разработку индивидуализированных средств обратной связи, отвечающих конкретным требованиям каждого отдельного управляющего;

оказание помощи управляющим опытом бухгалтера-аналитика в постоянном поддержании контроля над их задачами и планами;

Бухгалтер-аналитик, прежде всего, управляющий. Он считается в первую очередь менеджером, работа которого состоит в оптимизации отдачи от применения имеющихся ресурсов. Используя свой профессиональный опыт в бухгалтерском учете как средство достижения результата, он понимает задачи своей работы широко, придает значение не самим цифрам, а тому, что они значат. Бухгалтер-аналитик рассматривает свои отношения с другими управляющими как отношения благожелательного советника, помогающего им достичь лучших результатов, а не только как проверяющего контролера. Он признает всю важность контроля, но не переоценивает его значение. Действия бухгалтера-аналитика ориентированы на будущее, а не на прошлое.

Другим качеством успешно действующего бухгалтера-аналитика является то, что он видит интересы других подразделений, а не только интересы своего отдела. Квалифицированный бухгалтер-аналитик предпринимает целенаправленные действия для возможно белее частых контактов с работниками. Он стремится хорошо узнать реальные потребности других подразделений прежде, чем сможет удовлетворить их. Он присутствует на возможно большем числе оперативных совещаний, стремится стать членом управляющей команды, а не индивидуально действующим специалистом.

Бухгалтер-аналитик в своей работе должен в большей степени осуществлять мотивацию, нежели контроль действий подчиненных ему лиц.

Определим основные черты, которыми должен обладать управляющий "мотивирующего" типа:

он подчеркивает важность результата, а не затраченных на его получение часов;

считает контроль второстепенным делом и ведет его в минимальной степени;

предоставляет подчиненным максимальные возможности для проявления инициативы.

Бухгалтер-аналитик должен делать все от него зависящее, как в своих подходах, так и в советах и рекомендациях другим управляющим, чтобы мотивация никогда не страдала во имя излишнего и неэффективного контроля. Контроль необходим, только чтобы он не был чрезмерным и не сковывал инициативу.[12]

. Функции бухгалтера-аналитика, осуществляющего управленческий учет на предприятии

Определив качественные характеристики, которыми должен обладать бухгалтер-аналитик, можно обратиться к функциям, на него возложенным. Напомним, что управление складывается из планирования, контроля и стимулирования и, следовательно, эти функции являются основными для бухгалтера-аналитика.[13]

Планирование (planning) - это описание задач, проектирование возможных результатов и выбор пути их достижения. Такое определение планирования дает Ч.Т. Хорнгрен в книге "Бухгалтерский учет: управленческий аспект".[14]

На стадии планирования бухгалтер-аналитик участвует в разработке планов (бюджетов) производственных подразделений, которые в дальнейшем сводятся в общий план, представляемый на утверждение руководству. Информация, содержащаяся в бюджете, должна быть предельно точной и содержать данные о доходах, расходах. Планы разрабатываются бухгалтером-аналитиком совместно с руководителями центров ответственности. Разработка планов осуществляется снизу вверх. Бухгалтер-аналитик выявляет наиболее рентабельные виды продукции, рекомендует потенциальные рынки сбыта, оптимальные цены, участвует в обсуждении производственной программы предприятия. Современный бухгалтер-аналитик должен владеть методами оперативного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования.

Планированию предшествует формирование итогов за отчетный период, их обобщение и анализ. Бухгалтер-аналитик участвует в обсуждении производственной программы предприятия, в оценке предложений по капитальным вложениям, выявляет наиболее рентабельные виды продукции, рекомендует потенциальные рынки сбыта и оптимальные цены.[15]

При разработке и составлении планов бухгалтер-аналитик должен учитывать следующие аспекты:

тратить минимум бумажной работы на обоснование задач;

не пытаться изложить на бумаге все детали плана;

использовать все возможные средства для упрощения чтения, восприятия и обзора плана.

Для достижения максимальной эффективности планы всех уровней должны быть:

ориентированы на результат. По мере возможности информация должна быть выражена количественно и иметь прямое отношение к результату;

конкретными и сжатыми. Информация должна быть ограничена действительно важными фактами, проблемами и этапами действий;

всегда, когда возможно, слова следует заменять рисунками. Слова следует использовать только для описания, объяснений и оценки.

При выполнении своей функции бухгалтер-аналитик должен руководствоваться методами оперативного бухгалтерского учета, финансового анализа и финансового планирования.

Контроль (control) - это действие, которое помогает выполнению запланированных решений и представление оценки, обеспечивающее обратную связь.[16] Процесс контроля также является одной из функций бухгалтера-аналитика. По окончании отчетного периода он составляет отчеты об исполнении бюджета (плана) каждым центром ответственности, в которых приводится сравнительный анализ запланированных и достигнутых результатов. При этом выявляются расхождения между фактическими и плановыми показателями, определяются причины этого, чтобы в дальнейшей работе исключить их влияние. Отчеты, подготовленные бухгалтером-аналитиком, позволяют с одной стороны объективно оценить деятельность руководителей центров ответственности, а с другой - информируют менеджеров и руководство о том, на каких участках не удалось достичь плановых показателей. Таким образом, бухгалтер-аналитик осуществляет в организации управленческий контроль.[17]

На стадии контроля в каждом центре ответственности бухгалтером-аналитиком проводится сравнительный анализ запланированных и достигнутых результатов.

При этом выявляются расхождения, определяются их причины. Таким образом, отчеты, подготовленные бухгалтерами-аналитиками в конце отчетного периода, позволяют оценить деятельность руководителей центров ответственности, а также определить, на каких участках не удалось достичь плановых показателей.

Эти планы и отчеты об их исполнении стимулируют деятельность всего персонала предприятия. Планы содержат показатели, которые должны быть достигнуты. Знакомясь с ними, менеджеры знакомятся с задачами, стоящими перед ними. Бухгалтер-аналитик, с одной стороны, несет ответственность перед руководством за достоверность составленных отчетов, а с другой, оказывает помощь управляющим центрами ответственности в планировании и подведении итогов работы.

Ориентация на прошлое предполагает контроль; ориентация на будущее требует мотивационного подхода, следовательно, мотивация (стимулирование) есть третья функция бухгалтера-аналитика.

Отчеты бухгалтера-аналитика об исполнении бюджетов стимулируют деятельность персонала, ведь бюджеты содержат плановые показатели, которые должны быть достигнуты. Благодаря профессиональной деятельности бухгалтера-аналитика на предприятии налаживается обмен информацией и отчетностью между отдельными службами. С его помощью менеджеры знакомятся с разработанными для них планами, уясняют стоящие перед ними задачи.

Бухгалтер-аналитик, во-первых, несет ответственность перед руководством за реальность бухгалтерских отчетов подразделений, во-вторых, оказывает помощь управляющим центрами ответственности в планировании и подведении итогов работы. Поэтому он должен сочетать свою независимость и объективность с искренним желанием помочь менеджерам в управлении предприятием.[18]