Если больничный неверно расчитан
Ошибка при начислении пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам может возникнуть из-за неправильного исчисления среднего заработка, неверного определения дней, подлежащих оплате по листку нетрудоспособности, или размера пособия, некорректного применения коэффициента роста тарифной ставки и просто счетной ошибки. Рассмотрим действия бухгалтера в случае, если он самостоятельно обнаружил погрешность в расчете больничного.
Общие положения
При исправлении ошибки в расчете указанных пособий, в первую очередь, бухгалтеру следует оценить, как она повлияла на другие показатели бухгалтерской отчетности (затраты, себестоимость, расчеты, фонды и т.д.). Кроме того, эта погрешность может существенно отразиться на исчислении налогов, сборов и иных обязательных платежей. Таким образом, возникает необходимость внести исправления в соответствующие декларации и отчеты в различные бюджетные и внебюджетные фонды. При этом бухгалтер должен сделать все быстро и ничего не забыть.
Чтобы узнать, какие действия нужно предпринять бухгалтеру при обнаружении ошибки в расчете пособия, смоделируем следующую ситуацию.
Бухгалтер сделал счетные ошибки в расчете пособия по временной нетрудоспособности в связи с заболеванием и пособия по беременности и родам работнице за март 2010 г., в результате чего пособия выплачены в меньшем размере, чем необходимо.
Что делать с задолженностью перед работником
Пособие по беременности и родам, а также пособие по временной нетрудоспособности относятся к видам выплат по государственному социальному страхованию (ст. 10 Закона Республики Беларусь от 31.01.1995 N 3563-XII "Об основах государственного социального страхования" (далее - Закон N 3536-XII)).
Одним из основных принципов государственного социального страхования является гарантированность пенсий, пособий и других выплат в соответствии с законодательством. За нарушение законодательства о государственном социальном страховании юридические и физические лица несут ответственность (ст. 2, 13 Закона N 3563-XII).
В случае доначисления пособий по социальному страхованию обязанность по их выплате лежит на нанимателе. Однако нужно помнить, что индексация пособий с учетом инфляции в данном случае не производится (п. 43 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.09.1997 N 1290 (далее - Положение N 1290)).
При доначислении пособия бухгалтеру необходимо помнить об установленном законодательством максимальном размере пособий, равном трехкратной величине средней заработной платы рабочих и служащих в республике в месяце, предшествующем каждому месяцу временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам (п. 44 Положения N 1290).
Как исправить ошибку в бухгалтерском учете
Исправлять ошибки независимо от периода их допущения (за прошлые годы или за отчетный год), обнаруженные в бухгалтерском учете в течение отчетного года, можно двумя методами:
) внесением дополнительной записи;
) сторнированием ошибочных и указанием правильных записей в месяце обнаружения ошибки (п. 8 Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2005 N 83 (далее - Инструкция N 83)).
В рассматриваемом случае корреспонденция счетов не нарушена, а лишь уменьшена сумма операции. Такая ошибка исправляется методом дополнительной записи: составляется дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.
Внесение исправлений в бухгалтерский учет оформляется справкой-расчетом, которая должна содержать все обязательные реквизиты, установленные законодательством для первичного учетного документа (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"; п. 5 Инструкции N 83).
Таким образом, бухгалтер должен составить справку-расчет и внести в бухгалтерский учет дополнительную запись:
Д-т 69-1 "Расчеты по социальному страхованию" - К-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на сумму доначисленного пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.
Общий порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете зависит от времени их обнаружения:
) выявлена до окончания отчетного года;
) после окончания отчетного года и утверждения годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год.
Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам выплачиваются организацией в счет начисленных обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд). В связи с этим ошибка при их начислении не повлияет на формирование себестоимости продукции (работ услуг) и сумму налогов, исчисляемых от выручки или от валовой прибыли.
В рассматриваемой ситуации ошибки при начислении пособий не повлекли искажения себестоимости и финансовых результатов, поэтому период их обнаружения не повлияет на проводку, которой будут вноситься исправления в учет. Приведенная выше дополнительная бухгалтерская запись составляется в любой из трех указанных ситуаций и не меняется в зависимости от периода выявления ошибок. В данном случае время обнаружения ошибок будет влиять только на период, в который бухгалтер внесет исправительные записи в регистры бухгалтерского учета.
При выявлении ошибок в текущем году до окончания года действует общее правило: исправления в учет вносятся в том месяце отчетного года, когда были обнаружены ошибки, независимо от месяца, в котором они были допущены (п. 8 Инструкции N 83).
Исправление искажений, выявленных за прошлый год до утверждения годовой бухгалтерской отчетности, отражается в оборотах декабря прошлого года (п. 9 Инструкции N 83).
В случае если ошибки за прошлый год обнаружены после утверждения годовой бухгалтерской отчетности, исправления в прошлый год не вносятся. Они производятся в учете отчетного месяца, в котором выявлена ошибка и оформлена бухгалтерская справка-расчет (п. 10 Инструкции N 83).
Пересчитываются ли страховые взносы
Законодательство устанавливает три вида обязательных страховых взносов, начисляемых организацией от доходов работника:
) обязательные страховые взносы в Фонд;
) взносы на профессиональное пенсионное страхование в Фонд (при наличии работников, занятых в особых условиях труда и отдельными видами профессиональной деятельности);
) страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Белорусскому республиканскому унитарному страховому предприятию "Белгосстрах" (далее - взносы в Белгосстрах).
Советом Министров Республики Беларусь предусмотрен Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденный Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 N 115 (далее - Перечень N 115). В него включены государственные пособия, выплачиваемые за счет средств республиканского бюджета и государственного социального страхования (п. 2 Перечня N 115).
Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам выплачиваются организацией за счет средств государственного социального страхования (п. 6 Положения N 1290), из этого можно сделать вывод, что указанные пособия поименованы в Перечне N 115.
Таким образом, на доначисленную сумму пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам бухгалтеру не нужно начислять страховые взносы по государственному социальному страхованию в Фонд, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, а также взносы в Белгосстрах (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 N 138-XIII "Об обязательных страховых взносах в фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь"; п. 2 ст. 7 Закона Республики Беларусь от 05.01.2008 N 322-З "О профессиональном пенсионном страховании"; п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1297).
Как внести исправления в налоговый учет
ошибка начисление пособие
Налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета (п. 2 ст. 62 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)). Допущенная в бухгалтерском учете ошибка может повлиять на исчисление налогов, сборов и иных обязательных платежей. В связи с этим бухгалтеру необходимо проанализировать ошибку с точки зрения налогового учета.
Ошибки исправляются путем отражения на счетах бухгалтерского учета и пересчета налоговой базы по расчету налогов, сборов и иных платежей в регистрах налогового учета (п. 4 Инструкции N 83).
В рассматриваемом случае ошибки при начислении пособий затрагивают только подоходный налог, которым облагаются доходы физических лиц, полученные от источников в Республике Беларусь, в том числе пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты (п. 1 ст. 153, подп. 1.7 ст. 154 НК).
В то же время освобождаются от подоходного налога пособия по государственному социальному страхованию и государственному социальному обеспечению и надбавки к ним, кроме пособий по временной нетрудоспособности (в том числе пособия по уходу за больным ребенком) (подп. 1.1 ст. 163 НК). Следовательно, бухгалтеру нужно исчислить подоходный налог только от суммы пособия по временной нетрудоспособности. Пособие по беременности и родам подоходным налогом не облагается.
Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - К-т 68-4 "Налоги на доходы с физических лиц" - на сумму удержанного подоходного налога от суммы доначисленного пособия по временной нетрудоспособности.
При удержании подоходного налога из суммы доначисленного пособия по временной нетрудоспособности необходимо учесть, что такие пособия, исчисленные в одном месяце, но приходящиеся на другие месяцы (в том числе предыдущего или следующего календарного года), включаются в доходы месяца, за который они начислены (подп. 3.1 ст. 175 НК).
К начисленному доходу применяются стандартные налоговые вычеты в размерах, действовавших в месяце, за который исчисляется подоходный налог с физических лиц (подп. 3.4 ст. 175 НК).
Право на стандартный налоговый вычет зависит от размера дохода работника в месяц (подп. 1.1 ст. 164 НК), поэтому бухгалтеру необходимо убедиться, что доначисленные суммы пособия по временной нетрудоспособности не повлияют на получение указанного вычета. В противном случае следует не только удержать подоходный налог с доначисленной суммы пособия, но и произвести дополнительное удержание налога в связи с утратой права на вычет.
Какую отчетность необходимо исправить
Последний шаг - внесение исправлений в отчетность, представляемую организацией в соответствии с законодательством в государственные органы.
. Государственная статистическая отчетность 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь" (далее - Форма 4-фонд), утвержденная Постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 24.09.2010 N 207 (далее - Постановление N 207).
В строке 016 "Произведенные плательщиком расходы за счет средств Фонда" раздела III отражаются расходы, произведенные в счет обязательных страховых взносов в Фонд (п. 15 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) "Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь", утвержденных Постановлением N 207).
Раздел IV "Использование средств Фонда" заполняется на основании данных бухгалтерского учета и отражается по видам пособий и других платежей нарастающим итогом с начала года.
Если бухгалтер обнаружил ошибку после сдачи отчета за период, в котором она обнаружена, корректировка Формы 4-фонд производится в отчете за следующий квартал.
Следовательно, суммы доначисленных пособий необходимо отразить в строке 016 раздела III, а также в строках 201 - 204 раздела IV Формы 4-фонд в квартале, в котором обнаружена ошибка.
. Документы персонифицированного учета - Индивидуальные сведения по форме ПУ-3 (далее - Форма ПУ-3) (приложение 3 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 N 837 (далее - Постановление N 837)).
Форма ПУ-3 заполняется и представляется бухгалтером на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, специальном стаже (п. 10 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных Постановлением N 837).
В разделе 1 "Сведения о начислениях и страховых взносах" Формы ПУ-3 отражаются виды выплат, учитываемые при исчислении пенсии. В графе "Начислено (рублей) пособий по временной нетрудоспособности" этого раздела указываются суммы пособий за счет средств государственного социального страхования (по временной нетрудоспособности, беременности и родам и другие выплаты) (п. 16 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.12.2009 N 159 (далее - Инструкция N 159)).
Форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая) заполняется по результатам проверки, а также в случаях обнаружения бухгалтером ошибок в ранее представленных сведениях (п. 22 Инструкции N 159).
Таким образом, если ошибка обнаружена после сдачи Формы ПУ-3 (тип формы - исходная) в Фонд, бухгалтеру необходимо составить и представить в Фонд корректирующую Форму ПУ-3 по этому работнику.
Суммы итоговых значений раздела 1 Формы ПУ-3 по всем работникам организации должны соответствовать сведениям, отраженным в Форме 4-фонд, поэтому при выявлении ошибки после сдачи Формы 4-фонд и представления исправленной Формы ПУ-3 возникнет расхождение между данными указанных отчетов. В такой ситуации бухгалтеру нужно оформить и подать в Фонд пояснительную записку, примерная форма которой установлена законодательством (приложение 2 к Постановлению Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2009 N 10 "Об утверждении форм документов и Инструкции по формату документов персонифицированного учета").