Создание электронных форм актов колледжа

Создание электронных форм актов колледжа

Контрольная работа

Предмет: Организация электронного документооборота в образовании

Тема: Создание электронных форм актов колледжа

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

1.1 ПОНЯТИЕ АКТА

1.2 Общие правила составления актов

.3 СОЗДАНИЕ АКТОВ ДЛЯ АЛЬБОМА ФОРМ КОЛЛЕДЖА

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Акты имеют важное значение в работе колледжа. Акты документируют различные ситуации для их официальности, утверждения, фактографии.

Целью данной работы является разработка электронной формы образцов актов для колледжа

Для решения цели мной были поставлены следующие задачи:

. определить понятие и назначение актов;

. описать процесс создания форм актов для колледжа

При разработке Альбома форм были использованы следующие документы и литературные источники:

. Конституция Российской Федерации. Основной закон. - М., 1994.

. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ

. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04 июля 1996 г. № 85 - ФЗ

. Федеральный закон «О почтовой связи» от 16 февраля 1995 г. № 129 - ФЗ

. Закон РФ «О языках народов РФ» от 25 октября 1991 г. № 1807 - 1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.)

. Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. № 3520 - 1

. Постановление Совета Министров - Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191.

. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562.

. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Примерный перечень документов, образующихся в результате деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. - 75 с.

. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990.

. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.

. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., Издательство стандартов, 1990.

. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Кузнецовой Т.В. - М.: ЮНИТИДАНА, 2001.

. Организация работы с документами. Учебник. Колл. авторов: В.А.Кудряев и др. - М., ИНФРА-М, 1998. - с. 386-530.

. Можаева Н.Г. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма "Юркомсервис" СП АСК, 1991.

. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. - М.: Финансовая академия, 1994.

. Розенберг М.Г. Контракт международной купли-продажи. М.: Книжный мир, 2000.

. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. - М., 2000.

. Юридическая служба на предприятии. Юринформцентр. - М., 2000.

. ГОСТ 6.30-97

Для раскрытия темы курсовой работ выбрана следующая структура текста:

Введение

ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

СОЗДАНИЕ АКТОВ ДЛЯ АЛЬБОМА ФОРМ КОЛЛЕДЖА

Заключение

Приложение

Во введении указана актуальность рассматриваемой темы, определена структура работы, дан общий анализ используемой литературы.

В первой главе рассматривается назначение и классификация актов.

Во второй главе даны этапы создания актов средствами текстового редактора Microsoft Office 2003 по ГОСТу.

акт шаблон форма office

1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ АКТОВ. ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ АКТОВ

1.1 ПОНЯТИЕ АКТА

Акт - это документ, составленный для установления или подтверждения различных фактов, событий, действий.

Разновидности актов определяются их назначением и содержанием, которые также определяют индивидуальную структуру текста акта (сдачи-приемки, приема-передачи, обследования, инвентаризации и т.д.).

Акты составляются только коллегиально, часто специально созданными комиссиями.

Оформляются акты на общем бланке организации или на специальном бланке с унифицированным текстом.

Реквизиты акта:

Наименование организации

Наименование вида документа

Дата (период работы комиссии)

Регистрационный номер

Место составления

Заголовок к тексту

Текст документа

Приложения (если есть)

Подписи

Гриф утверждения

Вводная часть (содержит указание на распорядительный документ, указываются председатель и члены комиссии);

Основная часть (сроки и характер проделанной работы, установленные факты и предложения);

Перечисление составленных экземпляров и их местонахождение.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

1.2 Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.- Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о»

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия, в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Заголовком акта является или краткое содержание актируемого события или же его название, Датой акта является дата проведения актируемого события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта включает в себя постоянную и переменную информацию

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон.
 В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-97 и изменениями от 21.01.2000 г. Госстандарта Р № 9-ст.

1. Акт оформляется на общем бланке

. Гриф утверждения

. Наименование вида документа

. Дата составления документа

. Место составления документа

. Заголовок к тексту

. Текст

. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

. Подписи членов комиссии, составившей акт

. Фамилия исполнителя и номер его телефона

1.3 СОЗДАНИЕ АКТОВ ДЛЯ АЛЬБОМА ФОРМ КОЛЛЕДЖА

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. (Пунктиром на рисунке показаны поля страницы)

Примеры оформления некоторых переменных реквизитов

Гриф утверждения

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

из слова УТВЕРЖДАЮ,

наименования должности лица, утверждающего документ,

его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)

даты утверждения.

Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО

Адресат

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см.

Наименование вида документа

Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата документа

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридичскую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ. ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ. ДД.

Место составления

Этот реквизит оформляется от границы левого поля.

Заголовок к тексту

Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с заголовком к тексту, рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Текст документа

Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом Одинарный, на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный.

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака ( от границы левого поля) в виде:

Если вид документа, являющегося приложением, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются,

Подпись

Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Гриф согласования

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Печать

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Идентификатор электронной копии документа

В соответствии с Изменением N1 к ГОСТ Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждой страницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит

наименование файла на машинном носителе,

дату

другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проделанной работы были созданы шаблоны различных актов колледжа, определен их состав и назначение, описан процесс создания электронных форм с помощью текстового редактора Microsoft Office 2003.

В рамках данной курсовой работы были рассмотрены вопросы назначения некоторых актов. Образцы справочно-информационных документов были сформированы в альбоме форм.

Структура курсовой работы выполнена с учетом поставленной цели и определенных задач. Первая глава раскрывает вопросы назначения и использования актов документов в целом. Вторая глава описывает методы создания документов с использованием программы Microsoft Word. Альбом форм содержит образцы документов, созданных для использования в работе образовательного учреждения среднего специального образования. Таким образом, поставленные задачи полностью выполнены.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

. Конституция Российской Федерации. Основной закон. - М., 1994.

. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ

. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04 июля 1996 г. № 85 - ФЗ

. Федеральный закон «О почтовой связи» от 16 февраля 1995 г. № 129 - ФЗ

. Закон РФ «О языках народов РФ» от 25 октября 1991 г. № 1807 - 1 (с изменениями от 24 июля 1998 г.)

. Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 г. № 3520 - 1

. Постановление Совета Министров - Правительства РФ "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191.

. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562.

. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

. Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Примерный перечень документов, образующихся в результате деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. - М.: ВНИИДАД, 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. - 75 с.

. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990.

. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. 1982.

. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995.

. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., Издательство стандартов, 1990.

. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Кузнецовой Т.В. - М.: ЮНИТИДАНА, 2001.

. Организация работы с документами. Учебник. Колл. авторов: В.А.Кудряев и др. - М., ИНФРА-М, 1998. - с. 386-530.

. Можаева Н.Г. Справочник по составлению и оформлению документов. М.: фирма "Юркомсервис" СП АСК, 1991.

. Можаева Н.Г. Служебная документация. Учебное пособие. - М.: Финансовая академия, 1994.

. Розенберг М.Г. Контракт международной купли-продажи. М.: Книжный мир, 2000.

. Справочник директора предприятия. ИНФРА-М. - М., 2000.

. Юридическая служба на предприятии. Юринформцентр. - М., 2000.