Учет денежных средств

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: «учет денежных средств»

Студент                        Криушинская Наталья Александровна_____________

Научный руководитель Сажина Светлана Семеновна          ______________

Рецензент                     Янина Тамара Николаевна                ______________

Допустить к защите ГАК

______________________

______________________

                                                                  (Ф.И.О.)

«____»___________2004г.

Ульяновск 2004г.

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                        Кафедра ___________________________

                                        Специальность «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

ЗАДАНИЕ

ПО ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ

1. Студентка Криушинская Наталья Александровна

2. Тема работы «Учет денежных средств»

3. Срок сдачи студентом законченной работы «20» марта 2004 г.

4. Исходные данные к работе: Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129 – ФЗ; Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06.07.99 г. № 43н; нормативные документы, учебная, справочная литература

5. Содержание разделов дипломной работы (наименование глав)

Глава 1. Денежные средства как экономическая категория

Глава 2. Организация бухгалтерского учета денежных средств на примере фирмы

Глава 3. Контроль денежных средств

6. Перечень графического материала: таблицы, схемы

7. Дата выдачи задания «5» января 2004 г.

               Руководитель дипломной работы ____________________

                                                                                    (подпись)

                                                         Студент _____________________

                                                                  (подпись)

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                       3

      Глава 1. Денежные средства как экономическая категория   

1.1. Развитие денежных средств, как средство платежа                 6

1.2. Функции денежных средств                                                       13

1.3. Формы безналичных расчетов                                                   15

     Глава 2. Организация бухгалтерского учета денежных средств на

                  примере фирмы

2.1. Учет, контроль и документальное оформление кассовых

операций                                                                                       20

2.2. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами                    34

2.3. Учет денежных средств на расчетном счете                             45

     Глава 3. Контроль денежных средств

3.1. Контроль кассовых операций                                                     55

3.2. Контроль расчетов с подотчетными лицами                             62  

3.3. Контроль по счетам в банке                                                        64

Заключение                                                                                   68

Литература                                                                                    71

Приложения                                                                                  74

ВВЕДЕНИЕ

В процессе  хозяйственной деятельности организации постоянно ведут  расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, материалы, оказанные услуги, с покупателями за купленные ими товары, заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями по ссудам и финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

         Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности организации имеет своевременность денежных расчетов, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций.

         Учет, контроль и оперативное управление денежными средствами, дебиторской и кредиторской задолженностью способствует превышению притока денежных средств в организацию над его оттоком, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимой задолженности. Это в конечном итоге приводит к улучшению финансового состояния организации, что и свидетельствует об актуальности темы работы.

         Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

         У предприятия возникают взаимоотношения в персоналом, выполняющим производственное задание, что влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

         Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитные и расчетные), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

         Отношения между банками и клиентами носят договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить  все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям) или нескольких банках (по кредитным операциям).

         Кроме расчетных счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения.

         Целью дипломной работы является изучение и оценка действующей практики учета и контроля денежных операций в Ульяновском филиале Самарского торгово-экономического колледжа.

         В соответствии с поставленной целью, отметим основные задачи, которые необходимо обозначить в данной работе:

- знать законодательно-нормативное регулирование учета денежных средств;

- изучить документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- проверить организацию оперативного, повседневного контроля за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- проанализировать использование денежных средств строго по целевому назначению.

Теоретической основой исследования являются нормативно-правовые акты, специальная научная, учебная и экономическая литература по бухгалтерскому учету, статьи из журналов.

     Практической основой исследования являются внутренние, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета Ульяновского филиала Самарского торгово-экономического колледжа.

Ульяновский филиал Самарского торгово-экономического колледжа – государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования. Колледж является филиалом Самарского торгово-экономического колледжа, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета (бюджетный и внебюджетный) в Управлении федерального казначейства г. Ульяновска, печать со своим наименованием, штамп.

Ульяновский филиал Самарского торгово-экономического колледжа находится по адресу: г. Ульяновск, ул. Промышленная, 53 «а». Колледж осуществляет образовательную деятельность  по образовательным программам. Имущество и финансовые средства образовательного учреждения формируются за счет бюджетных и внебюджетных ассигнований.

Глава 1.  Денежные средства как экономическая категория

1.1 Развитие денежных средств, как средства платежа

Денежные средства – это сумма наличных денежных средств в кассе предприятия, свободные денежные средства на расчетном, валютном и других счетах в банке и прочие денежные средства предприятия. Исходя из определения, можно сказать, что операции с этим объектом, являются основой бухгалтерской деятельности.

В условиях рыночной экономики между предприятиями постоянно совершаются сделки по поводу покупки средств и предметов труда, продажи продукции, работ и услуг. Денежные средства являются составной частью оборотных активов любого предприятия. За все приобретенное со стороны следует уплачивать деньги и соответственно получать платежи за отпущенную продукцию или оказанные услуги. Следовательно, базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией товаров, работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций. Именно денежные средства обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и продажи  продукции, при этом  оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое – их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком /29/.

Хорошо организованные расчеты между поставщиками и покупателями, оказывают непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное их поступление.

С помощью расчетов завершается превращение денежной формы в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней  чистого дохода. Этим самым денежные расчеты выступают  важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а его своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства.

При помощи денежных средств, предприятие осуществляет расчеты с бюджетом и  внебюджетными фондами, с органами социального страхования и обеспечения. Расчеты ведутся также с кредитными и страховыми организациями, а также непосредственно с работниками /11/.

Расчеты между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов.

Для работы с наличными  денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ /13/. Для наличных расчетов используются небольшие денежные суммы по расчетам с работниками по оплате труда, с подотчетными лицами, за проданные ценности при наличных расчетах и др.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, то, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств, ведения деятельности в условиях переходной экономики необходимо правильно и своевременно выполнять все расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств.

Деньги возникли в древние времена и понятие денег многообразно. Рассмотрим существующие определения денег:

- деньги – это особый товар, который определяет стоимость других товаров (это определение основано на золотом стандарте и не подходит для бумажных денег, т.к. они не имеют внутренней стоимости);

- деньги – это общепризнанное средство платежа, которое принимается продавцами в обмен на их товары и услуги, используется при уплате долгов, т.е. все, что выполняет функцию средства платежа;

- деньги – всеобщий эквивалент, определяющий стоимость других товаров (это определение наиболее точно отражает сущность денег).

Непосредственными предпосылками появления денег является переход от натурального хозяйства к производству товаров и к обмену товарами, а также имущественное обособление производителей товаров-собственников изготавливаемой продукции.

Предприятия и организации осуществляют накопление денег на их банковских счетах, что позволяет сохранить средства и получать доходы в виде процентов по вкладам. Но в условиях инфляции деньги как средство накопления теряют свою привлекательность, и субъекты экономической системы нередко предпочитают использовать в данной функции другие активы: недвижимость, ценные бумаги, иностранную валюту и т.п.

Деньги – это развивающаяся категория и со времени своего возникновения претерпели значительные изменения, проявившиеся в переходе от применения одних видов денег к другим, а также в изменении условий их функционирования и в повышении их роли.

Рассмотрим эволюцию денег. Функцию денег выполняли отдельные виды товаров, применявшиеся при обмене в качестве  эквивалентов. Такими эквивалентами служили скот, табак, кожа, меха, драгоценные камни и т.п. Недостатками товарных денег является то, что некоторые из них нельзя делить на части, сложно сохранять в течении длительного времени.

Затем появились деньги в качестве всеобщего эквивалента, материальной основой которых явились драгоценные металлы и прежде всего золото. Преимущество золотых денег по сравнению с товарными знаками состояли в однородности денежного материала, его делимости, сохранности от порчи. Они  обладают собственной стоимостью и не подвержены обесценению.

До двадцатого века деньгами были золотые и серебряные монеты. Но существовавшие недостатки металлических денег, такие как дороговизна их использования, связанная с большими расходами по организации их обращения,  а также высокая потребительская стоимость таких денег привели к демонетизации золота и серебра, выведению их из обращения. Поэтому в настоящее время  широко применяются так называемые символичные деньги, т.е. бумажные деньги и монеты, а также кредитные деньги, которые называются банкнотами.

Банкноты изготовлены на бумаге, и они обычно выпускаются государством для покрытия своих расходов. Обратный приток бумажных денег происходит при уплате налогов и других неналоговых платежей. Ясно, что обращение таких денег требует их провозглашения государством в качестве законных средств платежа. Они лишены многих недостатков товарных денег, поскольку портативны, делимы, защищены от подделок и т.п.

Кредитные деньги – это средство обмена, которое также изготавливается из бумаги, но из выпуск в обращение производится банками при выполнении кредитных операций, осуществляемых в связи с различными хозяйственными процессами, а не при осуществлении расходов и получении доходов государством. Особенностью кредитных денег является то, что их выпуск в  обращение увязывается с действительными потребностями оборота. Это предполагает осуществление кредитных операций в связи с реальными процессами производства и реализации продукции.

Важнейшим недостатком бумажных денег является то, что они поступают в оборот без необходимой увязки с потребностями в денежных знаках и поэтому становится возможным обесценивание денег и уменьшение их покупательной способности. В связи с этим кредитные деньги утрачивают свои преимущества  и могут превращаться в бумажные денежные знаки. Это подтверждается современным опытом денежного обращения в РФ, где в обращении поступают банкноты.

Важным являются деньги безналичного борота. Применение таких денег обусловлено рядом их преимуществ, у числу которых относятся в первую очередь, снижение издержек и осуществление денежного оборота за счет уменьшения таких расходов, как печатание денежных знаков, их пересылка, перерасчет, охрана. Немалое значение имеет предотвращение хищения денежных знаков и др. В литературе высказана позиция, что безналичные расчеты – это не движение денежных средств, а движение денежных обязательств. При этом объем требований клиента к банку отражается на его расчетном счете.

В процессе деятельности у предприятия в определенные периоды времени (после реализации партии собственной продукции, товаров, оказания услуг, иных активов или по другим причинам) могут скапливаться огромные массы наличных денег. Возникает  необходимость организовать не просто их хранение, но и периодическую доставку поставщикам, находящимся порой на далеком расстоянии, в оплату за заказанное сырье, товарно-материальные ценности, услуги. Зачастую, это невозможно исполнить физически, так как нужно хранить и перевозить огромные массы денег. Выход был найден не сразу. Для осуществления расчетных операций, связанные с перевозкой денег нужен был посредник, не связанный с производством. Им стал банк. Плательщик  сдавал нужную сумму денег в банк, находящийся рядом с ним, банк перевозил деньги в район расположения продавца и выдавал ему эти деньги. Со временем в каждом районе появилось несколько банков, обслуживавших своих клиентов. Чтобы не перевозить встречно массы денег, разные банки стали заключать между собой договора о взаимозачетах при обслуживании чужих клиентов. Постепенно сформировалась банковская система (группа банков с их филиалами, расположенными во всех основных населенных пунктах экономического пространства), которая взяла на себя функции посредника в расчетах между покупателями и продавцами.

Теперь любое предприятие после регистрации в органах государственной власти может открывать в любом банке по своему усмотрению расчетный и другие счета для хранения денежных средств и осуществления через эти счета всех видом расчетных, кредитных и кассовых операций /12/.

Расчетным счетом является счет юридического лица – резидента по законодательству РФ, являющегося коммерческой организацией по основной деятельности, а также счет частного предпринимателя.

Текущий счет – это счет юридического лица, резидента РФ, относящегося к некоммерческим организациям, для осуществления расчетных операций в соответствии с деятельностью, предусмотренной  учредительными документами. Структурным подразделениям коммерческих предприятий можно открывать только расчетный субсчет при предоставлении ходатайства юридических лиц, а структурным подразделениям некоммерческих организаций – текущий субсчет.

Расчетных счетов предприятие может иметь несколько (по одному в каждом самостоятельно выбранном банке). На этих счетах сосредотачиваются денежные средства, поступающие от реализации продукции, работ, услуг, внереализационных операций, сумм полученных кредитов и иных поступлений. С этих счетов производятся платежи другим предприятиям, бюджету по налогам и приравненным в ним платежам, персоналу по всем расчетам, банкам по полученным кредитам, выдача наличных денег в кассу предприятия и на другие цели.

В настоящее время почти все расчеты по обязательствам между юридическими лицами и предпринимателями, имеющими свой расчетный счет в банке, производятся, как правило, безналичным путем – перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя через банки. Банки обеспечивают сохранность денежных средств предприятия, а за использование этих средств в своих целях они начисляют предприятиям доход в виде процентов от суммы хранящихся средств /11/.

В зависимости от содержания операций расчеты производятся по  товарным операциям, если предприятие выступает поставщиком своей готовой продукции или заготавливающим товарно-материальные ценности, и по нетоварным операциям, связанным только с движением денежных средств (погашение задолженностей бюджету, банку, социальным и иным фондам, работникам и т.д.).

Предприятия, в зависимости от местонахождения, производят иногородние и одногородние расчеты с поставщиками и покупателями. Формы безналичных расчетов устанавливает ЦБ РФ/13/. Следовательно, расчетные счета необходимы для проведения расчетов с другими такими же предприятиями при торгово-обменных операциях. Организации могут при расчетах использовать другие формы безналичного расчета, установленные ЦБ РФ в соответствии с законодательством (бартер, векселя, взаимозачеты).

Основные формы иногородних расчетов – расчеты платежными требованиями-поручениями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы, одногородние – расчеты в порядке плановых платежей, платежными требованиями-поручениями, платежными поручениями и расчетными чеками.

При расчетах с поставщиками используется и наличный расчет. В этом случае следует руководствоваться документом, утвержденным ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций». В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ расчетные счета открываются всем юридическим лицам вне зависимости от форм собственности, находящимся на полном хозяйственном расчете и составляющим самостоятельных баланс.

Проведение расчетных операций через банк позволяет государству всесторонне контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятий.

Банк контролирует предприятия в части соблюдения ими установленных фондов заработной платы, лимитов на командировки и хозяйственные расходы, следит за своевременностью расчетов предприятия с государственным бюджетом по налогам, сборам, за своевременностью оплаты счетов и плановых требований поставщиков, выдает предприятию ссуды на различные цели, под определенные обеспечения и наблюдает за возвратом этих ссуд в установленный срок и т.п.

Организация безналичных расчетов в нашей стране основывается на следующих принципах:

- осуществление расчетов преимущественно по банковским счетам. Их наличие, как у получателя, так и плательщика – необходимая предпосылка расчетов;

- правовой режим осуществления расчетов и платежей. Сложность и важность расчетных взаимоотношений предопределяют необходимость установления единообразия посредством законодательного регулирования;

- поддержание ликвидности на уровне, обеспечивающем бесперебойное осуществление платежей. Соблюдение этого принципа – залог четко безусловного выполнения платежей. Все должны планировать поступление, списание средств со счетов предусмотрительно  изыскивать недостающие ресурсы с целью своевременного выполнения долговых обязательств;

- наличие акцепта плательщика на платеж (кроме случаев, предусмотренных законодательством) путем применения соответствующе платежного инструмента (чека, векселя, платежного поручения), либо специального акцепта документов, выписанных получателем средств;

- контроль всех участников за правильностью совершения расчетов соблюдением установленных положений о порядке их проведения;

- срочность платежа, т.е. непрерывно расходуемые средства на производство товаров, оказание услуг должны возмещаться за счет платежей покупателей в сроки, предусмотренные заключенными договорами;

- имущественная ответственность за несоблюдение договорных условий.

В современных рыночных условиях соблюдение данных принципов организации безналичных расчетов не всегда выполняется, и это является отрицательным моментом.

1.2  Функции денежных средств

Рассматривая сущность денег можно очертить функции денег. Функции денег отражают возможности и особенности их использования,  а также роль денег. Функция денег присущи устойчивость, стабильность, они мало подвержены изменениям и могут выполняться только при условии участия людей. Рассмотрим основные функции денег:

- мера стоимости;

- средство обращения;

- средство платежа;

- мировые деньги;

- средство накопления.

Мера стоимости. Эта функция состоит в оценке стоимости всех товаров путем установления цен. Стоимость товара, выраженная в деньгах, есть его цена. Основой установления цен товаров является величина их стоимости зависящая прежде всего от величины затрат общественно необходимого труда на изготовления товаров. Техническая сторона измерения деньгами стоимости товара связана также с масштабом цен, представляющим весовое количество денежного материала в денежной единице, принятой в данной стране. Масштаб цен (рубль, доллар, марка и др.) устанавливается государством и может изменяться в ходе денежных реформ.

Средство обращения. В данной функции деньги выступают в качестве посредника при обмене товаров. Особенностью такой функции денег служит то, что передача товара покупателю и его оплата происходит одновременно. В этой функции употребляются наличные денежные знаки, в Российской Федерации ее может выполнять лишь российская валюта (рубли). В функции средства обращения деньги могут использоваться как инструмент взаимного контроля участников сделки по реализации товара. Использование денег как средства обращения позволяет уйти от использовавшейся в прошлом бартерной формы торговли. Замена бартера денежным обменом позволяет отделить акт  продажи от акта покупки, резко сократить издержки обращения. Однако в инфляционной экономике издержки, связанные с хранением денег для совершения сделок могут превосходить потери и неудобства бартера /29/.

Средство платежа. Данная функция выполняется деньгами при  продаже товара в кредит, когда потребительская стоимость товара или услуги поступает к покупателю раньше, чем стоимость продавцу. Преобладающая часть денежного оборота, в котором деньги выступают, как средство платежа приходится на безналичные денежные расчеты между юридическими лицами. В функции средства платежа допускается применение иностранной валют.

Мировые деньги. Функция мировых денег проявляется во взаимоотно-шениях между странами или между юридическими лицами, находящимися в различных странах. Деньги в таких взаимоотношениях  могут использоваться для оплаты приобретаемых товаров, при совершении кредитных и некоторых других операций. Денежная единица РФ – рубль, как правило, в современных условиях не применяется для расчетов с другими странами, т.е. не выполняет функцию мировых денег.

         Средство накопления. Данную функцию деньги выполняют в случае их временного изъятия из обращения для дальнейшей покупки товаров длительного пользования, недвижимости, вложения в дело, получение образования и т.п.

1.3  Формы безналичных расчетов

Формы безналичных расчетов устанавливает Центральный Банк РФ.

В настоящее время предприятия используют следующие формы и способы расчетов:

- платежными поручениями;

- платежными требованиями;

- посредством аккредитивов и особых счетов, в порядке плановых платежей;

- переводами через предприятия министерства связи;

- чеками из чековых книжек и др.

Выбор наиболее рациональной формы расчетов позволит сократить разрыв между временем получения покупателями товарно-материальных ценностей и совершения платежа, ликвидировать образование необоснованной кредиторской задолженности и рост остатков товарно-материальных ценностей в пути /28/.

Расчет платежными поручениями прирост и удобен и осуществляется по схеме (Рис.1).

Платежное поручение – это письменное распоряжение плательщика своему банку о перечислении соответствующих сумм со своего счета на счет получателя ( поставщика ,финансовым органам ,другим организациям ).

Поставщик (получатель денежных средств)

Покупатель (плательщик денежных средств)

                                                                             

Банк, обслуживающий покупателя (поставщика)

Банк, обслуживающий поставщика (покупателя)

 

Рис. 1 Расчеты платежными поручениями

         Платежные поручения действительны в течении 10 дней со дня выписки. Они заполняются на пишущей машинке без исправлений и подчисток, печатаются на бланке ф. 0401060 под копировку в количестве от 3 до 5 экземпляров, в зависимости от того, в каком банке находится расчетный счет. При оформлении платежного поручения следует правильно указывать получателя и его банковские реквизиты (от этого зависит скорость и точность перечисления сумм по назначению). Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете, если в договоре с банком не оговорены другие условия (помещение в картотеку) (Приложение 1 ).

       Платежное требование представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных ему, минуя банк, расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Платежное требование оформляется по тем же правилам, что и платежное поручение в 3-5 экз., и направляется плательщику через банк. Плательщик после поручения платежного требования, обязан рассмотреть правильность его выставления и дать согласие на оплату или отказаться от оплаты. Срок, в течении которого плательщик обязан предоставить в банк согласие или отказ на оплату, определяется банком. Банк плательщика на основании первого экземпляра требования производит списание средств со счета плательщика и направляет второй и третий) банку, обслуживающему поставщика. При отсутствии достаточных средств на счете плательщика и права получения краткосрочного кредита, платежные требования помещаются в картотеку с начислением пени в установленной порядке.

        Расчеты по аккредитивам заключается в том, что банк покупателя дает поручение (аккредитив) иногороднему банку поставщика производить  оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. Аккредитивная форма расчетов становится незаменимой для разрешения конфликта, когда поставщик товара сомневается в платежеспособности покупателя и требует предварительной оплаты, а покупатель сомневается в надежности поставщика и боится перечислить деньги. Для этого плательщик подает в свой банк заявление выставить в адрес конкретного поставщика определенную сумму, необходимую для оплаты расчетных документов при соблюдении определенных условий. Банк плательщика бронирует эти средства на отдельном счете и перечисляет в банк поставщика. При соблюдении поставщиком требований, изложенных покупателем при предоставлении аккредитива (предоставлении в банк отгрузочных документов), банк поставщика зачисляет на его счет сумму аккредитива в размере предъявленных расчетных документов, а остаток возвращает покупателю с зачислением на его расчетный счет. Расчет аккредитивами осуществляется по следующей схеме (Рис.2).

         При расчетах с предприятиями министерств связи за переводы, совершаемые по почте, за пересылку почтовых посылок, при разовых расчетах с транспортными организациями принимаются акцептованные поручения. Акцептуют поручения банки, если на счете плательщика имеется достаточный остаток свободных денежных средств.

       

Покупатель (плательщик средств)

Поставщик (покупатель средств)

                                                                             

								Банк покупателя

 

Рис.2    Расчеты аккредитивами

        Переводы используются для перечисления заработной платы, алиментов на конкретных лиц.

        На переводы составляется список с указанием получателя сумм и назначение перевода. На общую сумму включенных в список переводов выписывается  платежное поручение. Расходы по переводу денег могут включаться в сумму поручения или оплачиваться на почте наличными деньгами. Платежное поручение вместе со списком предоставляется в банк, где его акцептуют.  Акцептованное  банком платежное поручение со списком сдается почтовому отделению, которое оформляет прием переводов.

        Расчеты чеками из лимитированных книжек производится за товары и услуги транспорта и связи. Сумму лимита устанавливает предприятие, а срок использования банк – не более 6 месяцев.

        При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику (банку), выдавшему расчетные чеки уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, чекопредъявителю. Чек имеет хождение только на территории РФ. Для  получения чеков  предприятие представляет в банк заявление ф. 0401-07 за подписью руководителя, главного бухгалтера и с оттиском печати. В заявлении и в талоне к нему предприятиями указывается номер счета, с которого будут оплачиваться чеки. В целях обеспечения платежей по чекам вместе с заявлением в банк предоставляется платежное поручение для депонирования средств на отдельном лицевом счете чекодателя.

        Учет выдачи их ведется в счете 55 «Специальные счета в банках»,

субсчете 2 «Чековые книжки», в журнале-ордере № 3.

       Чек должен быть предъявлен к оплате в учреждение банка в течении 10 дней, не считая дня выдачи .

Глава 2. Организация бухгалтерского учета

денежных средств на примере фирмы

2.1 Учет, контроль и документальное оформление кассовых операций

Для текущих расчетов каждая организация может постоянно иметь наличные средства на своей  территории.

Ульяновский филиал Самарского торгово-экономического колледжа

( УФСТЭК) хранит денежные средства в банке, а  для приема, хранения и расходования наличных денег имеется касса.

Помещение кассы – филиал колледжа – для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет заведующая филиалом колледжа.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности, кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги.

Кассир в соответствии  с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб причиненный предприятию как результата небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другими работником по письменному распоряжению руководителя предприятия, при условии заключения с ним договора.

Все свободные денежные средства колледж хранит в банке (ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской области в г. Ульяновске).

         Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные и хозяйственные нужды, на командировочные расходы) /13/.

Максимальная сумм, которая находится в кассе, определяется лимитом.

Лимит остатка наличных денег в кассе – это предельная сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятий. Для утверждения лимита все организации раз в год сдают в обслуживающий банк «Расчет на установление лимита остатка кассы».

Превышение лимита разрешается только в пределах трех дней, отведенных предприятию для выдачи зарплаты, стипендии.

По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе в учреждение банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк наличность считается сверхлимитной, со всеми вытекающими последствиями.

Обслуживающий банк раз в год обязан проверять обслуживаемые организации на предмет соблюдения лимита остатка наличности в кассе. В ходе проверки рассматриваются:

- полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка;

- полнота сдачи денег в кассу учреждения банка;

- соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств;

- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов.

При установлении фактов нарушений составленные акты передаются в налоговые органы по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности, предусмотренных законодательством РФ/12/. За несоблюдение порядка работы с денежной наличностью указом Президента РФ установлены следующие штрафные санкции:

- за осуществление расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами сверх установленных предельных сумм – штраф взыскивается с покупателя в размере удвоенной суммы платежа;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности – штраф установлен в трехкратном размере неоприходованной суммы;

- за  несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных  лимитов – штраф установлен в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности;

- на руководителя организации, допустивших указанные нарушения налагаются административные штрафы в размере 50 МРОТ.

Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке через учреждения банков. Для расчета наличными деньгами предприятие организует их получение из банка.

Организации могут хранить в кассе деньги сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, но не свыше 3-х дней включая день получения денег в банке.

В УФСТЭК лимит составляет 1000 рублей (Приложение  2).

С принятием ГК РФ по статистике постановления № 88 от 18 августа 1998г «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по  учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»  были внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989г «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».

Утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации вступающие в действие с 1 января 1999г.:

№№ КО-1 «Приходный кассовый ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 «Журнал регистрации приходных», КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

         Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

         Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам(унифицированная форма № КО-1)(Приложение 3), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

         При этом выдается квитанция сдающему деньги лицу о приеме денежной суммы, подписанной главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.

         Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма №

КО-2),  платежным ведомостям  (форма №№ Т49, Т51) или другими надлежаще оформленными документам: заявление на выдачу денег, счетом и др.). Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером, а на ведомостях и заявлениях , кроме того, обязательна и разрешительная подпись руководителя предприятия.

         В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

         Заработная плата, пособия, премия, стипендии, выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

         В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезнь и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, несколькими лицами.

         Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам (Приложение 4).

         При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

         Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

          По истечении сроков (не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке) оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости (Приложение 5) против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдачи денег кассиром  раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №---».

       Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по  ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Деньги, лицами не списочного состава предприятия выдаются только по расходному кассовому ордеру при предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющим его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества  получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому  ордеру или ведомости.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погасить штампом или надписью: приходные документы – «получено», расходные – «оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №№ КО-3; КО-3а)

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным  контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств колледжа присваиваются номера кассовыми документами, проверяется полнота произведенных кассиром операций (Приложение 6).

     В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4) (Приложение 7). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

УФСТЭК ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

На последней странице книги делается запись: «в настоящей книге всего пронумеровано… страниц» и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В УФСТЭК обязанности кассира выполняет Криушинская Н.А. После издания приказа о назначении ее кассиром, она была под распиской ознакомлена с правилами ведения кассовых операций в РФ и с ней заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Криушинская Н.А. в соответствии с действующим законодательством несет ответственность  за сохранность всех принятых ей ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию в результате, как умышленных действий, так и из-за небрежного недобросовестного отношения к  своим обязанностям.

Наличные денежные средства в колледже хранятся в несгораемом  металлическом шкафе-сейфе, который по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в не установленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у заведующей филиалом колледжа. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, а результаты ее фиксируются в акте. О результатах проверки составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверки лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – отсылается в страховую компанию, третий – высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый – остается у предприятия. При  обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка сейфа.

В начале рабочего дня перед открытием помещения кассы, кассир проверяет сохранность замком, дверей и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации. В случае повреждений или снятия печатей, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников.

После  получения разрешения органов внутренних дел руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. Проверка оформляется актом, который составляется в трех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверки лицами и по одному экземпляру получают органы внутренних дел, страховая компания и само общество.

Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, другие случаи, когда кассир не может выполнять свои обязанности) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются  другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляю акт за подписями указанных лиц. Исполнение  обязанностей кассира по письменному распоряжению (решению, постановлению) руководителя возлагается на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов не могут исполнять обязанности кассира/ 13/.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру ил другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) в приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других  ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт (Приложение 8).

В Ульяновском филиале Самарского торгово-экономического колледжа создана постоянно действующая комиссия в составе:

- зав. практикой – Романова О.В.;

- зам. гл. бухгалтера –  Янина Т.Н.;

- ведущий библиотекарь – Кунчина В.Э.

Комиссия проводит  как плановые, так и внезапные ревизии по распоряжению зав. филиалом и проверяет соблюдение кассовой дисциплины. Порядком ведения кассовых операций предусмотрена внезапная инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе, которая производится в сроки установленные руководителем организации. Цель ревизии кассы – обеспечение сохранности денежных средств и других ценностей, а также соблюдение правил ведения кассовых операций. При этом особое внимание уделяется вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (Приложение 8). Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операция возлагается на кассира.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Ульяновский филиал Самарского торгово-экономического колледжа является бюджетной организацией, и проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих  совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 120 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца: оборот по дебету – суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы выданных денежных средств и денежных документов из кассы.

         Счет 120  «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 120 «Касса» и отражаются в мемориальном ордере №1.

Основанием для заполнения мемориального ордера №1 (Приложение 9) служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Учет кассовых операций в Ульяновском филиале Самарского торгово-экономического колледжа ведется на счете 120 «Касса».

Рассмотрим отражения операций по счету «Касса» на примере.

Со счета в банке на основании приходного ордера в кассу поступили денежные средства 3100,00 руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 120 «Касса» Кт 111 «Внебюджетный счет».

На основании расчетно-платежной ведомости № 211  за январь 2004г. было выплачено отпускных в размере 3100,00 руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 180 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кт 120 «Касса».

Оприходовано в кассу на основании приходного кассового ордера № 174 от Сургачевой Н.Г. возврат за неиспользование средств на хозяйственные расходы 1000,00 руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 120 «Касса», Кт 160 «Расчеты с подотчетными лицами».

Из кассы внесены денежные средства в ГРКЦ ГУ Банка России по Ульяновской области города Ульяновска на хранение в размере 10000,00 руб. При этом в бухгалтерском учете делается запись: Дт 111 «Внебюджетный счет», Кт 120 «Касса».

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- правильность оформления документов;

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи;

- наличие перечисленных в документах  приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего переоформления.

После выдачи или получении денег по кассовым ордерам документы подписываются кассиром, а приложенные документы погашаются штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В УФСТЭК принята мемориально-ордерная форма счетоводства. Мемориальные ордера открываются на месяц к определенному счету и им присваивается порядковый номер.

Мемориальный ордер группирует информацию по дебету счет 120 «Касса» с кредита разных счетов и по кредиту счета 120 «Касса» с дебет разных счетов. По окончании месяца подсчитывается сумма оборотов по счету, рассчитывается остаток на конец месяца, подписывается исполнителем, главным бухгалтером, запись переносится в Главную книгу.

Кроме денежных средств в кассе организации могут храниться денежные документы. К денежным документам относятся:

- проездные билеты;

- путевки на санаторно-курортное лечение;

- почтовые марки;

- акции;

- облигации;

- векселя.

Рассмотрим типовую корреспонденцию счетов по счету 120 «Касса» в УФСТЭК (Таблица 1).

                                                                                                                       Таблица 1

Корреспонденция счетов по счету 120 «Касса» за январь 2004г. 

в Ульяновском филиале Самарского торгово-экономического колледжа

№	Содержание хозяйственных операций	Сумма, руб.	Корресп. счет
			Дт	Кт
1	Поступили денежные средства со счета в банке	3100,00	120	111
2	Поступили наличные деньги, как возврат за неиспользованные хоз.расходы	1000,00	120	160
3	Сданы в банк деньги	10000,00	111	120
4	Выданы отпускные	3100,00	180	120
5	Выдано в подотчет на командировочные нужды	706,00	160	120

Для их учета открывается отдельная кассовая книга, с выделением на каждый вид документа отдельной страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется на основании накладной, выписываемой кассиром в двух экземплярах в момент приема денежных документов.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам по номинальной стоимости. Выдача денежных документов из кассы производится на основании требования, выписываемого бухгалтером.

         Отчет о движении денежных средств имеет важное значение для контроля за финансовой деятельностью организации. Справочные сведения отчета по наличному расчету, из них с применением контрольно-кассовых аппаратов, позволяет контролировать  наличный поток денежных средств.

2.2 Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

         В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами закупки ТМЦ  на других предприятиях и в розничной торговли, расходы по служебным командировкам и др.  Для этого работнику предприятия выдают наличные деньги под его ответственность  (под отчет) по распоряжению руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами. Деньги под отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие в ней в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем  на право совершать хозяйственные, административные представительские и другие расходы, а также сотрудники, направленные по распоряжению руководства  данной организации в служебные командировки.

В организации издается приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы, в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размеры подотчетных сумм и сроки отчетов. Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть  предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год. Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному приказом руководителя кругу лиц в установленных для каждого работника размерах  и на  определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовым ордером/23/.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командируемым на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме.

Запрещено выдавать наличные деньги, выданные подотчет, напрямую от одного лица другому лицу.

Если подотчетные суммы по истечении 3-х дней, после установленной для отчета даты, не сданы в кассу или по ним не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый подоходным налогом совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт счету 160, оснований для включения в облагаемый доход не имеется. По окончании года, если эта сумма будет необоснованно списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением налога на доходы физических лиц на общих основаниях.

После исполнения операции, для которой были получены деньги, подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах (под расписку принявшего бухгалтера, во избежание потери документов), который является основным документом, позволяющим производить списание задолженности с подотчетного лица. К нему  нужно приложить все оправдательные документы, подтверждающие правильность как оплаты операций, или услуг по этим операциям, так и получение ТМЦ:

- документы, подтверждающие факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные в бланкам строгой отчетности);

- документы, подтверждающие факт получения ТМЦ с указанием наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счет-фактуры, квитанции и т.п.).

При приобретении ТМЦ за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазина, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходная фактура, роспись кладовщика в сопровождающей фактуре и др.). Эти документы могут быть приняты к зачету, если имеют набор обязательных реквизитов: наименование выдавшей документ организации; наименование документа, его номер и дату; содержание хозоперации; ее количественно-суммовые характеристики; подписи ответственных исполнителей ; печать. Если материалы были сразу израсходованы в производстве (ГСМ, канцтовары и др.), к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей, либо другие документы, подтверждающие расход. Оправдательными документами при оплате за работы и услуги служат счета исполнителей с актами выполненных работ, или справками оказанных услуг, либо квитанции их утвержденного МФ РФ перечня документов строгой отчетности, которые содержат в себе одновременно операции оплаты и получения услуг (работ). Торгово-закупочные акты по приобретению ТМЦ или услуг должны содержать паспортные данные продавца и место прописки. В противном случае сумма затрат списывается за счет чистой прибыли, с добавлением таких сумм к совокупному доходу подотчетного лица.

Выданные подотчет работнику предприятия денежные средства на представительские расходы списываются на основании авансового отчета к которому прилагают оправдательные документы:

- смета на представительские расходы, утвержденная на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

- исполнительная смета;

- документы, подтверждающие произведенные расходы – товарные чеки, чеки ККМ,  торгово-закупочные акты, квитанции к приходным ордерам и т.п.

Оформленный с нарушениями установленного порядка авансовый отчет не может быть принят бухгалтерией, а подотчетная сумма должна быть включена в совокупный годовой доход работника с удержанием налога на доходы физических лиц.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Не считаются командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер;

- поездки, обусловленные производственной необходимостью, работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско-правовым договором (подряда, поручения и т.п.).

Административное подчинение работника руководителю, и обязанность выехать в командировку, а равно  и обязанность предприятия выплатить компенсацию расходов, связанных со служебной командировкой, возникают только при наличии между ними трудовых отношений, регулируемых Трудовым кодексом РФ. Если же взаимоотношения сторон регулируются договором подряда, то работник самостоятельно определяет время и порядок выполнения задания (работы), ни как не подчиняется распоряжениям заказчика. Его расходы, связанные с выездом не считаются для заказчика командировочными и возмещаются последним в составе общей сметы стоимости работ, определенных в договоре подряда. Во всех иных случаях сумма компенсации расходов на поездку считается вознаграждением, выплаченным предприятием стороннему человеку, и, следовательно, должна быть включена в совокупный доход подрядчика с обложением налога на доходы физических лиц.

Трудовой кодекс РФ определяет круг работников предприятия, направление которых в командировку не допускается ни при каких обстоятельствах, даже если есть их согласие:

- беременные женщины;

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;

- лица, не достигшие 18 лет.

Должностные лица, нарушающие этот запрет подлежат административному штрафу до 100 МРОТ.

Женщины или мужчины, имеющие на воспитании детей от 3до 14 лет, работники, обучающиеся без отрыва от производства, или имеющие инвалидов с детства до возраста 18 лет, или осуществляющие уход за больными в соответствии с медицинским заключением могут быть направлены в командировку только с их согласия.

Приказом руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение специальных журналов по регистрации командируемых лиц по установленным формам. На основании приказа руководителя работнику выдается командировочное удостоверение, даже если командируемый вернется обратно в день выезда. На основании приказа о командировке и командировочного удостоверения бухгалтерия составляет смету-расчет командировочных расходов. В каждом конкретном случае руководителем предприятия с учетом дальности расстояния, условия транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха решается вопрос, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех предприятий, в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке.

Фактическое время пребывания в местах командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне выезда и возврата из командировки (Приложение 10). При пребывании в нескольких пунктах отметки прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. По отметкам о дне прибытия в место командировки, днях перемещения и дне выбытия из места командировки определяется фактическое время пребывания в командировке для правильного исчисления суточных и возмещения расходов по найму жилого помещения. Командировка должна быть связана с выполнением порученных руководителем служебных обязанностей (указывается в приказе) и иметь целевое назначение.

Срок командировки определяется руководителем, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Гарантии и компенсации при командировках установлены Трудовым кодексом.  За командированным работником сохраняется место работы, должность, средний заработок и выплачиваются:

- суточные за время нахождения в командировке за каждый день, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути;

- расходы по найму жилого помещения;

- транспортные расходы по проезду к месту назначения и обратно.

Суточные выплачиваются за время нахождения в командировке за каждый день, включая выходные и праздничные дни, а также нахождения в пути. Размер суточных определяется в авансовом отчете таксировкой количества дней пребывания в командировке, включая день выезда и день приезда на установленный в данный период размер суточных. Размер суточных устанавливается МФ РФ с учетом инфляции, в настоящее время размер суточных по нормам составляет 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. Организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать более высокие нормы возмещения суточных расходов по сравнению с установленными  законодательством. Размеры сверхнормативных  командировочных расходов утверждаются руководителем.  Сверхнормативная  сумма суточных подлежит включению в совокупный доход работника с удержание налога на доходы физический лиц и отчислению единого социального налога.

Расходы по найму жилого помещения по приложенным документам организаций, представляющих жильё. Если в счете гостиницы указана общая сумма, то она вся принимается к зачету. Если в счете выделены  дополнительные услуги гостиниц, то такие затраты принимаются пропорционально установленным нормам на жилье. Превышение по дополнительным услугам добавляется к совокупному доходу командированного лица. При отсутствии документов расходы по найму жилого помещения рассчитываются в размере 12 рублей за каждый день проживания при нахождении в командировке. Расходы по бронированию мест принимаются к зачету не более 50 % от фактической (а не  по норме) стоимости  места за сутки, а превышение относится за счет чистой прибыли организации.

Возмещение расходов по найму помещения производится по предоставлении счетов гостиниц. При этом сумма, указанная в счете, уменьшается на суммы, уплаченные за предоставление завтраков, ужинов, напитков, транспорта и за личные услуги, которые оплачиваются командированными за счет полученных суточных. При условии предоставления бесплатного жилого помещения выплата средств на эту цель не производится. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится по нормам, в настоящее время они составляют 550 рублей за каждый день проживания при наличии оправдательных документов.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника расходы по найму жилого помещения возмещаются на общем основании. Суточные выплачиваются за весь период болезни, но не свыше 2-х месяцев. Временная нетрудоспособность командированного работника, должна быть подтверждена документально и в установленном  порядке. За время болезни в  командировке работнику начисляется пособие по временной нетрудоспособности, а дни болезни не засчитываются в срок командировки для зарплаты.

Транспортные расходы по проезду к месту назначения и обратно возмещаются согласно прилагаемых билетов, либо расчетным путем по тарифам, действовавшим в конкретном периоде, включая  страховые платежи только по обязательному страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями, проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, провоз багажа, при наличии соответствующих документов.

Подтверждением дня выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. При наличии нескольких видов транспорта, руководитель может преложить командируемому конкретный вид. При отсутствии такого предложения командируемый самостоятельно выбирает вид транспорта.

При утере проездных документов к отчету прилагаются дубликаты билетов либо справка соответствующего транспортного агентства, подтверждающая факт приобретения билетов. Без документов проезд оплачивается по минимальному тарифу за счет чистой прибыли и только по заявлению, приложенному к авансовому отчету с визой руководителя. Оплата за провоз служебного багажа должна быть подтверждена распоряжение руководителя о такой необходимости, а провоз личного багажа оплачивается, если командировка длится свыше 30 суток.

Остальные  расходы возмещаются в сумме фактических расходов только при наличии подтверждающих документов.

В течении трех дней по возвращению из командировки работник должен предоставить руководителю письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных суммах, с Приложением оформленного командировочного удостоверения и другими оправдательными документами. Для  подтверждения производственной  направленности командировки и целесообразности, произведенных работником расходов к авансовому отчету  должен быть приложен отчет о проделанной работе, утвержденный руководителем.

В случае задержки в командировке свыше начального срока, продление может сделать только лицо, подписавшие приказ на командировку. В поступившем отчете бухгалтер проверяет:

- правильность его составления;

- наличие подтверждающих документов;

- распределяет расходы по источникам покрытия;

- подсчитывается общая сумма расходов, подлежащих возмещению.

Из предоставленных проездных документов и квитанций на пользование постельными принадлежностями расчетным путем по ставке 16,67% из общей суммы (без налога с продаж) выделяется НДС, который принимается в зачет.

В УФСТЭК учет сумм, выданных в подотчет ведется на  внебюджетном счете 160 «Расчеты с подотчетными лицами», НДС не рассчитывается.

Задолженность работника предприятию по неиспользованному подотчету вносится в кассу организации.

По мере обработки авансовых отчетов выданные суммы отражаются в соответствующих карточках (по фамилии подотчетного лица) по дебету счета 160 «Расчеты с подотчетными лицами» с кредита счета 120 «Касса», а по мере поступления авансовых отчетов производятся:

- записи на сумму приобретенных канцелярских товаров:

Дебет счета 063«Канцелярские товары»

Кредит счета 160 «Расчеты с подотчетными лицами»

- записи на сумму приобретенного бензина:

Дебет счета 064 «Бензин»

Кредит счета 160 «Расчеты с подотчетными лицами»

Данные из кассовой книги Ульяновского филиала Самарского торгово-экономического колледжа и авансовых отчетов записываются в мемориальный ордер, открытого по внебюджетному счету 160 «Расчеты с подотчетными лицами». По истечении месяца подсчитываются обороты и записывается остаток на конец месяца.

Рассмотрим порядок отражения операций с подотчетными лицами на основании авансового  отчета работника (Приложение 11).

Ульяновским филиалом Самарского торгово-экономического колледжа в служебную командировку направлена заведующая очном отделением Нардюшова Н.И. Для поездки в командировку Нардюшовой Н.И. было выписано командировочное удостоверение и из кассы были выданы в подотчет наличные деньги в сумме 706,00 руб. По возвращению из командировки подотчетное лицо составило авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов  на сумму 705,00 руб.. Неиспользованные деньги были возвращены в кассу в размере 1,00 руб.

Расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются бухгалтерскими проводками (Таблица 2).

                                                                                                           

Таблица 2

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№	Содержание хозяйственной  операции	Сумма,руб.	Кор. Счета
			Дт	Кт
1 2 3	Выдано под отчет на командировочные расходы Утвержден авансовый отчет по командировочным расходам Не использованная подотчетная сумма возвращена в кассу	706,00 705,00 1,00	160 220 120	120 160 160

В соответствии с Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности /10/.

В УФСТЭК не проводятся инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, что является отрицательным моментом в ведении учета операций с подотчетными лицами.

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, в случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении налоговой проверки может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за  время нахождения денежных средств у работника, начиная с установления даты представления отчета об израсходованных суммах.

Дальнейшее изучение состоянии учета и контроля денежных и расчетных операций связано с учетом денежных средств на расчетном и прочих счетах в банке.

2.3 Учет денежных средств на расчетном счете

Расчетные счета открываются предприятием, являющимся юридическим лицом и имеющим самостоятельный баланс.

Для открытия счета в банк представляются следующие документы:

- заявление об открытии счета ;

- копия устава зарегистрированного в установленном действующим законодательством порядке;

- свидетельство о регистрации предприятия;

- свидетельство о постановке на учет в ИМНС;

- карточка с образцами подписей лиц, которым предоставлено право подписи денежных документов и оттисками печати колледжа;

- свидетельство о регистрации в органах социального страхования и пенсионном фонде.

Банк присваивает клиенту номер расчетного счета, на котором сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную, продукцию, услуги, прочие зачисления.

Предприятия могут открывать в банках расчетные и текущие счета.

Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводится все денежные операции без ограничения их перечня /16/.

Движение средств на расчетном счете оформляется документами, утвержденными банком, основными из которых являются:

- при наличных расчетах – чек денежный и объявление на взнос наличными;

- при безналичных расчетах – платежное поручение, чек расчетный, аккредитив, платежное требование.

Чек денежный   является приказом предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег, необходимых на выдачу заработной платы, пособия или пенсий, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Чек выписывается от руки чернилами или шариковой ручкой, при этом Ф.И.О. получателя средств и сумма пишутся с заглавной буквы, обязательно с начала строки, а свободные места в строках прочеркиваются двумя сплошными чертами.

Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек действителен в течении 10 дней с момента его выписки.

Порядок заполнения и пользования чеками:

- сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) дополняется чернилами или гелиевой ручкой;

- в реквизите «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями;

- после слова «заплатите» вписывается чернилами или гелиевой ручкой – на именном чеке: фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек;

- сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки (Сумма «рублей» должна указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места);

- чек подписывается чекодателем обязательно чернилами или гелиевой ручкой;

- подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается;

- никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным;

- расписка в получении денег отбирается банком только на именном чеке, на оборотной стороне чека;

- одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека;

- расписка в получении чека отбирается владельцем счета на корешке чека;

- корешки оплаченных и испорченных чеков чекодатель обязан хранить не менее трех лет;

- владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеком при заявлении, с указание №№ чеков.

         Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждении о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

В УФСТЭК объявления на взнос наличными выписывается при взносе денег на расчетный счет от платного обучения студентов (Приложение 12).

Платежи по безналичным расчетам осуществляются в соответствии с «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 01 июля 1992г.

         Платежное поручение  - письменное распоряжение плательщика банку с перечислением суммы средств со своего расчетного счета на счет получателя. Платежными поручениями рассчитываются по взносам, с органами социального страхования и социального обеспечения, при переводе заработной платы на счета работников в Сбербанке, погашение задолженности, предварительной и последующей оплате счетов за товарно-материальные ценности (Приложение 13), выполнение работы и услуги.

Платежное поручение принимается банком от плательщика к исполнителю только при наличии средств на расчетном счете, если иное не оговорено между банком и владельцем счета. По  договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и  отсроченными. Срочные платежи  совершаются до отгрузки товара – авансовый платеж; после отгрузки товара – путем прямого акцепта товара; при крупных сделках – частичные платежи. Досрочные и отсроченные платежи могут осуществляться без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.

В платежном поручении предусмотрено указание следующих реквизитов: по плательщику и получателю средств – идентификационного номера налогоплательщика (ИНН), наименования и номера счета в кредитной организации (филиале) или подразделении расчетной сети Банка России, по кредитным организациям, их кредитным организациям, их наименования и места нахождения банковского идентификационного кода (БИК) и номер счета для проведения расчетных операций.

ИНН присваивается органами ИМНС при постановке налогоплательщиков на учет в налоговом органе и указывается в платежном поручении во всех случаях, когда он присвоен плательщику (получателю) денежных средств.

БИК указывается для подразделения расчетной сети Банка России, кредитных организаций, которым он присвоен, в соответствии со «Справочником БИК РФ».

Номера счетов плательщика и получателя денежных средств, а также номера счетов банков плательщика и получателя, по которым проводятся расчетные операции, проставляются в соответствующих полях платежного поручения.

В случае если плательщиком или получателем является кредитная организация в полях «Плательщик» или «Получатель» указывается наименование кредитной организации, в полях «Банк плательщика» или «Банк получателя» соответственно наименование кредитной организации указывается повторно.

Значение реквизита «Вид платежа» указывается прописью: «почтой», «телеграфом», «электронно».

В соответствии со статьей 855 Гражданского Кодекса РФ часть вторая ( в редакции Федерального закона от 24 октября 1997г № 133-ФЗ) списание денежных средств со счета производятся в следующей очередности.

Очередность списания денежных средств с расчетного счета происходит в следующем порядке:

- при наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списания этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений  клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом;

- при недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:

в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во вторую очередь производится списание по исполнительным документам,  предусматривающими перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в т.ч. по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору. Постановлением Конституционного Суда РФ от 23 декабря 1997г. № 21-П признано несоответствие Конституции РФ положение абзаца четвертого пункта 2 статьи 855 Гражданского кодекса РФ,  исходя из того, что установленное в абзаце пятом этого пункта обязательное списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, означает только взыскание задолженности по указанным платежам на основании поручений налоговых органов и органов налоговой  полиции носящих бесспорный характер;

в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также взыскания задолженности по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонды обязательного медицинского страхования. На основании поручений налоговых органов и органов налоговой полиции, носящих бесспорный характер (Постановление Конституционного Суда РФ от 23 декабря 1997г. № 21-П);

в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления которые  не предусмотрены в третьей очереди. Федеральным законом от 26 марта 1998г. N42-ФЗ (ст. 17) установлено, до внесения в соответствии с решением Конституционного Суда Российской Федерации изменений в пункт 2 статьи 855 гражданского кодекса Российской Федерации, при недостаточности денежных средств на счете налогоплательщика для удовлетворения всех предъявленных к нему требований, списание средств по платежным документам, предусматривающими платежи в бюджет и государственные внебюджетные фонды а также перечисления денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), производятся в порядке календарной очередности поступления документов после перечисления платежей, отнесенных указанной статьей гражданского кодекса РФ к первой и второй очередности;

в пятую очередь производится списания по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям относящимся к одной очереди производятся в порядке календарной отчетности.

При расчетах расчетными чеками приобретаются лимитированные чековые книжки, при этом необходимая сумма в размере лимита бронируется для оплаты чеков. Сумма лимитов определяется потребностями покупателя в средствах на приобретение товаров или расчеты за услуги. Срок действия лимитированной книжки – 6 месяцев.

Чеки, полученные в качестве платежа за товары и услуги, должны сдаваться поставщиком в банк не позднее трех дней со дня их выписки. Расчетные чеки сдаются в банк с реестром чеков, в котором для каждого чека указывается назначения платежа и номера соответствующих счетов и накладных.

Платежное требование  представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ и оказанных услуг /22/.

Платежные требования выписываются поставщиком на установленном бланке и вместе с документами направляются в трех экземплярах в банк покупателя, который передает платежное требование плательщику, а отгрузочные документы оставляет в картотеке к счету плательщика.

Платежное требование принимается при наличии средств на счете плательщика. Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течении трех дней. Платежные требования предъявляются УФСТЭК водоканалом, спецавтохозяйством  по уборке города.

Учет операций по расчетному счету ведется на активном счете 111 “Расчетный счет”.

         При недостаточности или отсутствии денежных средств на расчетном счете организации, предъявленные к оплате денежные документы помещаются банком в картотеку №2. Документы, находящиеся в данной картотеке банка оплачиваются по мере поступления средств организации на расчетный счет в календарной очередности, кроме обязательств, которые оплачиваются в первоочередном порядке.

УФСТЭК обслуживается в ГРКЦ ГУ Банка России  по Ульяновской области города Ульяновска. Периодически, ежедневно по мере совершения операций организация получает от  обслуживающего его банка выписку с расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. Она выдается после осуществления определенных операций. К выписке банка прилагаются оправдательные документы по каждой сумме, полученной от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные самим обществом.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром или копией лицевого счета предприятия, открытого ему банком, в котором указывается дата совершения операции, номер документа – основания, сумма поступления и списания, а также остаток (Приложение 14).

Сохраняя денежные средства предприятий банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность) поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывается по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдач наличными) – по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать сумму и остаток по дебету расчетного счета, списание – по кредиту.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено».

Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течении 10 дней с момента получения выписки. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 178 «Расчеты с прочими кредиторами и дебиторами», банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 111 «Расчетный счет», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти  данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должна производится в день их поступления.

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей.

При зачислении и списании наличных сумм на расчетный счет банк принимает следующие письменные распоряжения владельцев расчетного счета:

- объявление на взнос наличными;

- чек денежный.

Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа, если иное не оговорено указаниями ЦБ РФ.

В УФСТЭК для безналичных расчетов используются платежные поручения.

Выписка банка из лицевых счетов и приложения к ним выдаются ежедневно через абонентский ящик № 112 на основании доверенности, выданной Криушинской Н.А.

Выписки банка являются аналитическим регистром учета, которые записываются в Мемориальный ордер №2а в течении месяца по дебету счета 111 «Внебюджетный счет» с кредита разных счетов и по кредиту счета 111 «Внебюджетный счет» в дебет разных счетов.

По окончании месяца в Мемориальном ордере подсчитывается сумма оборотов и рассчитывается остаток на конец месяца, который сверяется с выпиской банка на последний день месяца.

 Обороты по окончанию месяца из Мемориального ордера № 2а записываются в Главную книгу.

         Операции по бюджетному счету отражаются бухгалтерскими проводками (Таблица 3).

Таблица 3

Корреспонденция счетов по операциям на внебюджетном счете

№	Содержание хозяйственной  операции	Сумма,руб.	Кор. Счета
			Дт	Кт
1 2 3 4 5 6	В кассу получены денежные средства на выплату заработной платы Перечислены в Фонд социального страхования страховые взносы Перечислены профсоюзные взносы Перечислен налог на доходы физических лиц Перечислены взносы в Пенсионный фонд Перечислены взносы в Фонд медицинского страхования	3100,00 4250,00 510,00 890,00 2200,00 5200,00	120 193 185 173 198 194	111 111 111 111 111 111

                               Глава 3. Контроль денежных средств

3.1 Контроль  кассовых операций

         Любое предприятие, независимо от отраслевой принадлежности, формы собственности и вида деятельности, в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью использовать в своей работе наличные денежные средства. Также  зачастую возникает необходимость приобретать, либо получать каким-либо иным способом различные денежные документы, такие, как оплаченные путевки в доме отдыха, почтовые и вексельные марки, авиа- и железнодорожные билеты. В связи  с этим возникает необходимость учета таких активов, и, как следствие – аудиторская проверка правильности этого учета.

Тот факт, что работникам бухгалтерии при учете денежных средств и денежных документов в кассе предприятия приходится сталкиваться непосредственно с наличными денежными средствами, создает дополнительную почву и соблазн для возможных злоупотреблений, несмотря на многочисленные правила и инструкции по учету наличных денежных средств и денежных документов. Кроме того, это создает повышенный интерес как работников органов налогового контроля, так и непосредственно работников самого предприятия.

В связи с вышесказанным при проверке правильности учета наличных денежных средств и денежных документов, т.е. правильности их оприходования, хранения и списания, следует проявлять повышенное внимание и ответственность.

Рассмотрим методику проверки наличных денежных средств и денежных документов, хранящихся в кассе предприятия.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными. Необходимо  провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций и операций по расчетному счету (не менее чем за 3-4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.

При проверке денежных документов необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и , во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.

Для учета кассовых операций предназначен  Мемориальный ордер №1.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточным трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры  проверки достаточно просты. Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.

При проведении проверки кассовых операций проверяющий  должен ставить перед собой следующие цели:

- проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах;

- проверка обоснованности хозяйственных операций;

- правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета;

- проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

Источниками информации для проверки и  контроля кассовых операций являются следующие документы:

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

- журнал регистрации приходных и расходных документов;

- Кассовая книга;

- Мемориальный ордер №1.

В приходном кассовом ордере необходимо проверить:

- правильность заполнения;

- отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- наличие подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;

- регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров.

В расходном кассовом ордере необходимо проверить:

- целевое использование  наличных денег;

- наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера;

- фактическое получение денег;

- соответствует ли дата получения денег;

- отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет.

В журнале регистрации приходных и расходных документов необходимо  проверить:

- прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов;

- наличие подписи руководителя;

- наличие регистрации с момент выписки ордера.

В Кассовой книге следует проверить:

- прошнурована ли, пронумерованы ли листы;

- наличие подписей и печати организации;

- наличествуют ли исправления (при наличии исправления – правильность их осуществления).

В мемориальном ордере №1 следует проверить правильность отражения хозяйственных операций за месяц.

Следующим пунктом проверки правильности ведения учета наличных денежных средств является проверка соблюдения предприятием установленного лимита денежных средств.

Лимит остатка денег в кассе – это предельное значение количества денег в кассе, которое может оставаться в ней на конец дня. Он зависит от среднедневного поступления денег в кассу/24/.

 Лимит денежных средств устанавливается предприятию обслуживающим банком. Предприятие ежегодно рассчитывает потребность в наличных денежных средствам и подает в банк заявку. Расчет производится следующим образом:

- поступление денег за 3 мес.(квартал) – 50000 руб.;

- количество рабочих дней кассы за 3 мес. (квартал) – 50 дней;

- среднедневное поступление 50000 руб/50 дн=1000 руб;

- испрашиваемый лимит у банка – 2000 руб.;

- установленный лимит – 1000 руб.

         Превышать лимит модно только в течении 3 дней, включая день получения денежных средств, при выдаче заработной платы.

Следующим пунктом проверки является контроль за соблюдение предприятием предельного размера расчета наличными деньгами. Предельный размер расчета наличными деньгами в РФ (Постановление ЦБ РФ за 2002г) 60000 руб. по одной сделке в день с юридическим лицом /15/.

Проверяется также правильность хранения денег в кассе и безопасность рабочего места кассира.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 3-4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.

 В организации учитывается находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется во их видам.

При проведении проверки денежных документов проверяющий должен ставить перед собой следующие цели:

- проверка наличия денежных документов и их оценка;

- правильность отражения в учете денежных документов;

- правильность отражения в учетных регистрах движения денежных документов;

- соответствие учетного регистра Главной книги.

Источниками информации для проверки кассовых операций являются следующие документы:

- документы, подтверждающие оплату (платежные поручения, расходные кассовые ордера);

- описи оценочной стоимости денежных документов;

- денежные документы – авиабилеты, ж/д билеты и др.;

- учетные регистры, Главная книга.

При проверке необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и, во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.

Также необходимо проверить правильность оформления и ведения учета денежных документов. Для этого используются те же методы, что и для проверки наличных денежных средств.

Следует иметь ввиду, что перед составлением бухгалтерского баланса производится переоценка всех денежных статей бухгалтерского баланса, выраженных в иностранных валютах, в том числе и денежных документов.

Возможны следующие нарушения при ведении операций по кассе:

- прямое хищение денежных средств;

- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм;

- излишнее списание денег по кассе;

- присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям;

- расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину;

- расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги;

- некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

Прямое хищение денежных средств  - это ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками. Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершаемые кассиром либо другими должностными лицами, в частности счетного аппарата.

Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм из банка, от различных физических  и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности. Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случае неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

Излишнее списание денег по кассе – это повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.

Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям – это присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям. Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия. Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях.

Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

Ответственность предприятий, если условия работы с денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций не соблюдены, предусмотрены Указом Президента РФ.

Предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений:

- расчеты наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа;

- денежная наличность не оприходована в кассу – штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

- не соблюден действующий порядок хранения свободных денежных средств, и сумма наличных денег в кассе превышает установленный лимит –штраф в трехкратном размере, превышающей установленный лимит.

Контроль движения денежных средств и денежных документов в кассе предприятия являет собой важный раздел контроля всего предприятия в целом. Из сказанного выше становиться ясно, что проведение контроля в  этой области – сложный, трудоемкий и ответственный процесс, требующий от проверяющего  собранности и внимания. Поэтому общая практика такова, что обычно проверку кассы и денежных документов проводит старший проверяющий. Кроме того, следует помнить, что проверку правильности отражения в учете операций с наличными денежными средствами и денежными документами следует проводить не обособленно, а в комплексе с другими счетами бухгалтерского учета, с которыми корреспондирует счет «Касса» (включая все субсчета), так, например, целесообразно при проверке кассовых операций провести аудит расчетов с подотчетными лицами и аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.

 Таким образом, правильно и грамотно проведенная проверка наличных денежных средств и денежных документов позволяет выявить возможные нарушения не только в области кассы, но и во многих других областях бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

3.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами

         Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве , повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия.

         Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с анализа расчетов с подотчетными лицами /23/.

         Задачами контроля за  расчетами с подотчетными лицами являются:

- установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

- выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

- соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

         Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетом; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;  своевременность, возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

         Источниками проверки  являются:

- приказы и распоряжения по предприятию;

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

- Главная книга, баланс предприятия;

- данные аналитического и синтетического учета по счету «Расчеты с подотчетными лицами».

         В первую очередь определяется  наличии списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании договора подряда (Приложение 15).

          Необходимо установить, нет ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в местах нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения – в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки.

         Важным этапом осуществления контроля за  расчетами с подотчетными лицами является проверка правильности заполнения авансовых отчетов. При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

- правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

- имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

- имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке;

- правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

- правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

- наличие оправдательных документов;

- правильность возмещения затрат на представительские расходы.

         При проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание на следующие моменты:

- полноту и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

- правильность возмещения затрат при командировках;

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

- правильность выведения остатков на конец месяца по счету «Расчеты с подотчетными лицами»;

- соответствие записей в авансовых отчетах с записями в учетных регистрах и в Главной книге.

3.3 Контроль  по счетам  в  банке

         Расчетных счетов предприятие может иметь несколько. На этих счетах сосредотачиваются денежные средства, поступающие на счет организации, с этих счетов производятся платежи другим организациям, бюджету по налогу и приравненным к ним платежам, а также на другие цели /8/.

         Поэтому аудит контроль за  операциями  по расчетному счету начинается с получения справки за подписью директора и главного бухгалтера об всех открытых счетах в банках с указанием, сообщено ли в налоговую инспекцию об открытии счетов.

         Затем проверяется соответствие сумм по выпискам банка, суммам указанных в первичных документах. Все выписки из счетов банка должны быть подшиты в хронологической последовательности по каждому счету отдельно. Каждую последующую выписку следует проверить с точки зрения хронологии и соответствия сумм исходящего и входящего сальдо.

         Если в выписке банка будут установлены исправления и подчистки, нужно инициировать проведение встречной проверки в банке.

         По всем банковским счетам проверяется правильность и полнота зачисления денежных средств, сданных в банк наличными или полученных в банке. Также проверяется правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бухгалтерском учете на соответствующих счетах (операции по расчетному счету осуществляются на счете «расчетный счет»).

         Особое внимание необходимо обратить на операции с переводом денежных средств с одного счета предприятия на другие (обоснование, проводки) и на операции с переводом с банковских счетов предприятия на банковские счета физических лиц.

         Для проверки и контроля операций по расчетному счету необходимо ответить:

- как регулярно обрабатываются выписки банка;

- проверяется ли идентичность записей в выписках банка и прилагаемых к ней документов;

- в какие сроки осуществляется сверка с банком о подтверждении сальдо;

- проверяет ли главный бухгалтер полноту оприходования  денежных средств полученных в банке;

- хранятся ли в сейфе заранее подписанные руководителем чеки, платежные поручения и другие документы, отражающие банковские операции;

- хранится ли печать предприятия у главного бухгалтера, насколько свободен доступ  к месту хранения печати;

- регистрируются ли платежные поручения, заявления на аккредитивы, объявления на сдачу денег в специальном журнале;

- санкционируются ли банковские операции кроме главного бухгалтера и руководителя их заместителем и как часто и т.д.

         Необходимо, проверить списание денежных средств с расчетного счета и других банковских счетов.

При проверке банковских операций по всем банковским счетам следует проверить правильность корреспонденции счетов по ним и достоверность отраженных сумм. Такая проверка проводится путем взаимной сверки соответствующих регистров учета /18/.

         Рассматривая  порядок ведения учета операций на расчетном счете и прочих счетах в банке изучаемого предприятия можно сделать вывод:

- выписки банка регулярно обрабатываются, проверяется идентичность записей в выписках банка и прилагаемых к ней документов; по окончании месяца осуществляется сверка с банком о подтверждении сальдо; главный бухгалтер проверяет полноту оприходования денежных средств полученных в банке; в сейфе не хранятся заранее подписанные руководителем чеки, платежные поручения и другие документы, отражающие банковские операции; печать предприятия храниться у директора; платежные поручения, заявления на аккредитивы, объявления на сдачу денег регистрируются в специальном журнале;  банковские операции кроме главного бухгалтера и руководителя не санкционируются их заместителями;

- на предприятии существует расчетный счет, информация по операциям на котором представлена в выписке банка;

- синтетический учет операций по расчетному счету ведется на счете «Бюджетный счет»;

- осуществляется проверка идентичности выписке прилагаемых документов или корешков чеков; целесообразность оплаты чеками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               

                                         ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         Между предприятиями и банками постоянно совершаются сделки по поводу перераспределения, хранения денежных средств. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием процесса производства.

         Большинство расчетов между организациями производятся  безналично. Безналичные перечисления ведутся путем перечисления денежных средств с счета  плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, заменяющих наличные деньги в обороте. Поэтому обязательным посредником при этом будет выступать банк как плательщика, так и получателя.

         Проведение операций через банк позволяет государству всесторонне контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятий. Банк контролирует предприятия в части соблюдения ими установленных лимита остатка в кассе, целевого использования полученных наличных денежных средств, следит за своевременностью расчетов предприятий с бюджетом по налогам и сборам, за своевременностью оплатой счетов и платежных требований поставщиков, выдает предприятию ссуды на различные цели, под определенные обеспечения и наблюдает за возвратом этих ссуд в установленный срок.

         Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств, успешного ведения экономической деятельности  в условиях рыночной экономики необходимо правильно и своевременно выполнять все  расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций. Перед  бухгалтерским учетом в области учета денежных средств, расчетов и кредитов стоят следующие основные задачи:

- контроль за сохранностью денежных средств и их правильное использование;

- контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины;

- рациональное вложение временно свободных денежных средств;

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств;

- обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей.

Важным моментом в ведении бухгалтерского учета в организации является учет и контроль денежных средств и расчетов.

     Принимая во внимание огромное количество нормативных актов, нестабильности и несовершенство налогового законодательства, вопросы правильности обращения с денежной наличностью и порядком соблюдения платежной дисциплины являются наиболее трудоемкими и сложными.

     В большинстве случаев, как правило, выясняется, что далеко не все предприятия правильно ведут учет денежных средств и расчетов надлежащим образом и поэтому во многих случаях налоговые инспекции применяют к нарушителям штрафные санкции, которые оказывают негативное влияние на результаты финансово-хозяйственной деятельности.

     Конечно, очевидно, что знать полностью все многочисленные и быстро меняющиеся нормативные документы физически невозможно. Именно по этому контроль денежных средств и расчетов является важным, а порой и необходимым процессом для формирования достоверной финансовой отчетности.

     Подводя итоги своей работы, хотелось бы отметить, что за последнее время в РФ система денежных отношений заметно упорядочилась. В частности, все  больше предприятий и организаций перестают скрывать свои доходы и платежи с поставщиками или клиентами проводят по  безналичному расчету, т.е. через банк. Система налогового бремени стала более щадящей, и поэтому количество уплаченных налогов возрастает.

     Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемые на их основе автоматизированные системы управления. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

     В настоящее время одним из направлений  совершенствования организации бухгалтерского  учета денежных средств в целом является ориентация на Международные стандарты бухгалтерского учета.  Международные стандарты бухгалтерского учета – это совокупность правил, методов и процедур, разработанных профессиональными органами с целью вариабельности применения доступных методов и процедур, имеющих рекомендательный характер.

     Международные стандарты в настоящее время не только обобщают опыт ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности различных стран, но и активно влияют на развитие национальных систем бухгалтерского учета и отчетности. Они выбраны в качестве ориентира для реформирования системы бухгалтерского учета в РФ.

                                         ЛИТЕРАТУРА

1. Гражданский кодекс РФ (части первая и вторая,третья).-М.:ИКФ ЭКМОС,2002.-320с.

2. Налоговый кодекс РФ ( часть вторая, гл. 23,24).-Тольятти.:ООО «Сеан-Издат»,2002.-220с.

3. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ в редакции изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 23.07.98г. № 123-ФЗ.

4. Закон «Об аудиторской деятельности» ФЗ-119 от 14.12.2001г.

5. «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98г. № 34н (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.03.2000г. №31 н).

6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденное приказом Минфина РФ от 09.12.98г. № 60 н.

7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его  применению. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000г № 94 н.

8. Инструкция о расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком СССР 30.10.86г № 28 (с последующими и изменениями и дополнениями).

9. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена с иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденное приказом Минфина РФ от 10.01.2000г №2н.

10. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное приказом Минфина РФ от 6.07.99г. №43н.

11. Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Центробанком РФ от 09.07.92г №14.

12. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Приказ Центробанка РФ от 5.01.98г. № 14-П.

14. Инструкция о порядке открытия и ведения уполномоченными банками счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации. Утверждена Центробанком России 16.07.93г. №16.

15. «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами». Указание Центробанка РФ от 07.10.98г. №375-У.

16. Бухгалтерский учет: Учебник/ Под ред. П.С. Безруких. – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 576 с.

17. Камышанов П.И., КамышановА.П., Камышанова Л.И. Практическое пособие по бухгалтерскому учету. - М.: Элиста АПП «Джангар», 2000. – 600 с.

18. Володина Н.В. Аудит движения денежных средств// Бухгалтерский учет. – 2000. - №21. – С. 24-28.

19. Ивашкин Б.Н. Бухгалтерский учет. - М.:  Дело и Сервис, 2002. – 464 с.

20. Швецкая В.М., Головко Н.А. Бухгалтерский учет. - М.: Дашков и К, 2000. – 376 с.

21. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Учет расчетов с подотчетными лицам// Приложение к журналу «Бухгалтерский учет». – 2000. - №12. – С. 18-24.

22. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие – 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИПБ-БИНФА, 2002. – 304 с.

23. Емельянова Л. Учет расчетов с подотчетными лицами// Симбирский главбух. – 2001. - №1. – С. 21-26.

24. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Учет кассовых операций// Приложение к журналу «Бухгалтерский учет». – 2000. - №14, №15. – С. 16-18.

25.  Аудит: Учебное пособие/ Крупченко Е.А, Замыцкова О.И.–Ростов-на-Дону: Феникс, 2002. – 320 с.

26.  Ишкова Н.А. Аудит. Правила аудиторской деятельности.- Тольятти: ООО «Сеан-Издат», 2003. – 344 с.

27.  Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит.  – М.: ИНФРА-М, 2002. – 360 с.

28. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. – М.: ИНФРА – М, 2001. – 640 с.

29. Кураков Л.П. Основы экономической теории. – М.: Гелиос АРВ, 2000. – 280 с.

30. Луговой А.В. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учет//  Бухгалтерский учет. – 1999. - №6. – С. 28-30.

Данная работа выполнена мною совершенно самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из опубликованной   научной литературы и других источников имеют ссылки на них.

«15» марта 2004г __________________ / Криушинская Н.А./