Энергия земли

Иванова Елена Александровна. Создание и обработка баз данных. – Пояснительная записка к курсовой работе. - СПб.: ПГУПС, 2007, - 26 с. В работе рассмотрены способы создания баз данных с помощью программ EXCEL и ACCESS. Даны общие характеристики по каждой. Описаны методы работы с базами данных на конкретных примерах.

1. Электронная таблица EXCEL

1.1 Основные положения

Постановка задачи:

Создать базу данных, содержащую следующие элементы:

название реки;

протяжённость судоходной части;

глубина фарватера;

количество месяцев навигации в году;

название водоёма, куда река впадает;

название области, где река имеет наибольшую протяженность.

1.2 Функции, выполняемые информационной технологией

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Формирование списка рек, протяжённостью которых не ниже запрашиваемой величины.

3. Формирование списка рек, впадающих в выбранный пользователем водоём.

4. Подсчет общей протяженности рек по областям.

5. Формирование отчета, включающего: название реки, число месяцев навигации и глубину фарватера с указанием реки, имеющей наименьшее количество месяцев навигации в году.

1.3 Создание базы данных

В ячейки А1 – G1 вводим соответственно: порядковый номер, название реки; протяженность судоходной части; глубина фарватера; количество месяцев навигации в году; название водоема, куда река впадает; название области, где река располагается. Выделяем эти ячейки и выполняем команду «Формат – Ячейки – Выравнивание». В окне «Выравнивание» устанавливаем тип: по горизонтали – по центру; по вертикали – по центру; и устанавливаем флажок параметру «Перенос по словам». Затем изменяем ширину столбцов.

При выделенных заполненных ячейках выполняем команду «Данные – Форма». Заполняем форму

значениями первой записи, т.е. данными первой реки.

Получаем таблицу:

1.4 Поиск данных

1.Необходимо сформировать список рек, протяженность которых не ниже запрашиваемой величины. Вводим курсор в пределы таблицы и выполняем команду «Данные – Фильтр – Автофильтр». После этого в каждой ячейке заголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Щелкаем на кнопке поля «Протяженность» и из появившегося списка выбираем команду «Условие», после чего на экран выводится пользовательский автофильтр.

В левом верхнем окошке выбираем операцию «больше или равно», а в соседнем – 2000 и щелкаем «ОК»._На экран выводится требуемый список:

2.Далее необходимо сформировать список рек, впадающих в выбранный пользователем водоем. Вводим курсор в пределы таблицы и выполняем команду «Данные – Фильтр – Автофильтр». После этого в каждой ячейке заголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Щелкаем на кнопке поля и из появившегося списка выбираем интересующий нас водоем. Например, Карское море.

После чего получаем интересующий нас список:

1.5 Использование функций для получения итоговых значений

Чтобы вычислить суммарную протяженность рек по областям, необходимо ввести курсор в пределы таблицы, затем выполнить команду «Данные-итоги», появляется окно:

После этого в каждой ячейке заголовка столбцов появится кнопка раскрывающегося списка. Выбираем при каждом изменении: «Протяженность суд. ч.», операция: «сумма», добавить итоги по: «назв. области».

И получаем следующие значения:

Чтобы вернуться к исходной таблице, нужно нажать: «Данные-итоги-убрать все».

1.6 Построение диаграммы

Выделяем диапазон ячеек, в которых хранятся данные (столбцы «Дата выдачи» и «Дата списания»), щелкаем на значке «Мастер диаграмм». На экране появляется окно мастера диаграмм.

Далее нажимаем кнопку «Готово» и получаем диаграмму:

2. Макросы

2.1 Общие сведения

Макрос представляет собой программу, написанную на языке Visual Basic For Application, созданную либо программистом, либо макроредактором, т.е. автоматически.

Макрос позволяет запомнить действия пользователя, в том числе и ошибочные, и свести множество его действий к одному или нескольким.

2.2 Построение Макроса «Диаграмм»

Нужно создать макрос графика средней глубины рек, впадающих в Карское море.

Нужно в начальной таблице выбрать Сервис-Макрос – Начать запись и присвоить ему имя Макрос1. Далее выбираем Данные - Сортировка. В первом окне: название куда впадают и ОК. Получаем:

Затем, выбираем Данные-Итоги и заполняем окна:

Нажимаем ОК. получаем:

Затем сворачиваем окна. Выбираем мастер диаграмм – круговую - далее ряд. Выделяем диапазон данных и получаем диаграмму:

Затем Сервис – Макрос - Закончить запись. Теперь можно выводить эту диаграмму намного легче. Нужно всего лишь зайти в Сервис-Макрос-Макросы и выбрать Макрос 1.График высвечивается автоматически.

Программа: «Окно Visual Basic»

Sub Макрос 1()

'' Макрос 1 Макрос

' Макрос записан 18.04.2007 ()

''Range("H12").Select

Range("A1:G11").Sort Key1:=Range("F2"), Order1:=xlAscending, Header:= _

xlGuess, OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _

DataOption1:=xlSortNormal

Selection.Subtotal GroupBy:=6,Function:=xlAverage, TotalList:=Array(4),_

Replace:=True, PageBreaks:=False, SummaryBelowData:=True

Charts.Add

ActiveChart.ChartType = xl3DPie

ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets("Лист1").Range("D6:D16"), PlotBy:= _

xlColumns

ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:="Лист1"

ActiveChart.HasTitle = False

End Sub

3. Система управления базами данных ACCESS

3.1 Общие положения

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

3.2 Разработка структуры БД

Необходимо создать базу данных на основе задания, изложенного в пункте 1.2.

Для этого разобьем исходную таблицу на три:1 «название реки»; «название водоема, куда река впадает»; «протяженность»; «глубина»; «код водоема»; «код области»2 «код водоема»; «водоемы».3 «код области»; «область». После запуска Microsoft Access нажимаем на кнопку «Новая база данных». В диалоговом окне «Файл новой базы данных» задаем базе данных имя и место, где она должна быть сохранена. После этого откроется окно базы данных.

3.3 Создание таблиц в режиме Конструктора

В окне базы данных щелкаем на кнопке «Создание таблицы в режиме конструктора». На экране появляется окно конструктора таблиц.

В строки колонки «Имя поля» вводим соответственно «река», «протяженность», «глубина», «навигация», «Код водоема», «Код область». В качестве ключевого поля выбираем поле «Река» типа «Текстовый», которое будет выводить порядковые номера записей. С помощью этого поля можно создать связь данной таблицы с другими. Задаем таблице имя «Реки»

и «Области»:

В окне базы данных теперь будут находиться также названия этих таблиц.

Рисунок 16.

3.4 Заполнение таблиц данными

В окне базы данных щелкаем дважды на значении «Река». На экран выводится таблица вида:

При необходимости изменяем ширину столбцов. Затем вводим в столбцы данные. Получаем следующую таблицу:

Аналогичные действия выполняем с двумя другими таблицами и получаем результат, представленный на рисунках соответственно:

Далее необходимо создать связи между таблицами с помощью ключевых полей. Выполняем команду «Сервис – Схема данных». На экране появляется окно

«Схема данных» и окно «Добавление таблицы».

Добавляем две указанные таблицы и нажимаем кнопку «ОК». В окне схемы данных появляются списки полей двух таблиц. Методом протаскивания помещаем ключевое поле одной таблицы на ключевое поле другой. Аналогично с остальными таблицами. На экране появляется окно «Изменение связей». Ставим галочку в окне «обеспечение целостности данных» и «каскадное обновление связанных полей».

После щелчка на кнопке «Создать» связь между таблицами отображается в виде линии. В результате получаем схему, показанную ниже.

Данная схема позволяет включать данные из разных таблиц в запросы и отчеты.

3.5 Запросы на выборку. Параметрические запросы

Запрос на выборку позволяет вывести на экран таблицы, содержащей сводные данные по какому-либо критерию отбора. Из таблицы Реки необходимо выбрать реки, протяженность которых более 2000. В окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса в режиме конструктора». Откроется окно «Запрос на выборку». Также открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбираем Реки, а затем щелкаем на кнопке «Добавить». Далее необходимо перетащить имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Критерии поиска задаются в строке Реки. Для вывода в результирующей таблице списка протяженности рек необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля протяженность рек ввести критерий выбора: >=2000.

Результирующую таблицу можно просмотреть, щелкнув на кнопке «Запуск», расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду «Запрос - Запуск».

При закрытии диалогового окна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Результирующая таблица показана ниже.

При закрытии диалогового окна необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен.

Параметрический запрос

Параметрический запрос отличается от запроса на выборку тем, что критерии отбора задаются непосредственно при выполнении запроса. Рассмотрим это на примере: форматирование списка. Выполняем действия аналогичные действиям по созданию запроса на выборку, только в ячейке строки «Условие отбора» и столбца вводим в квадратных скобках запись «Введите название водоема». Тогда при выполнении данного запроса будет появляться диалоговое окно.

В окно вводим название одного водоема, например Карское море, и получаем результирующую таблицу.

Получаем результат:

3.6 Запросы на обновление

При выполнении запроса на обновление результирующая таблица не формируется. Итогом такого запроса будет изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника. Предположим мы хотим переделать в разделе «глубина реки» глубину из метров в футы только там где код водоема 2.

В запросах заходим в конструктор и добавляем графу «реки» и « области». Перетаскиваем в графу поле «глубину», «реку» «область» и «код области». В графе «Область-условие отбора» пишем 2 .Нажимаем Запрос - обновление. В нижней таблице появляется новая графа «обновление». В графу «глубина-обновление» вводим [глубина]*0,35.

Все данные в таблице в графе глубина с кодом 2 будут изменены и переведены из метров в футы.

3.7 Создание и редактирование форм

Формы предоставляют возможность вводить и отображать данные более удобным для пользователя способом. Формы используются обычно в базах, в которых часто изменяются или появляются новые данные.

В окне базы данных щелкаем на значке объекта «Форма», а затем щелкнуть на кнопке «Создать». В появившемся окне «Новая форма» выбираем пункт «Автоформа: ленточная», а за основу берем таблицу «Общие сведения». В результате получаем форму, представленную ниже.

Аналогичным способом создаем автоформу «в столбец» для таблицы «Общие сведения».

Возможно также создание форм с помощью мастера форм. В окне «Создание форм» выбираем доступные поля и нажимаем на кнопку «Далее». В следующем окне «Создание форм» выбираем тип формы и щелкаем на кнопке «Готово».

Форматировать форму можно, выполнив команду «Конструктор». Возможно изменение цвета и размера шрифта и цвета фона.

3.8 Создание и редактирование отчетов

Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Необходимо сформировать отчет, содержащий следующие данные: название реки, число месяцев навигации, глубину фарватера с указанием реки, имеющий наименьшее количество навигации. Для этого в базе данных в графе отчеты выбираем «создание отчета с помощью мастера». Высвечивается таблица, в которой в графе «таблицы и запросы » выбираем «реки». Далее переносим в правое окно из левого река, протяженность, глубина. Далее и готово. Высвечивается таблица:

Далее нажатием «конструктор» высвечивается таблица, в которую вставляем в «примечание отчета» название: мин глубина и формулу минимальной глубины:=min([глубина]). Получаем требуемый отчет:

Список использованной литературы

1. Абросимов А.В. Система управления базами данных ACCESS. – Методические указания. – СПб.: ПГУПС, 2003. – 38 с.

2. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.

Энергия земли

Энергия земли

Похожие работы на - Энергия земли