Повышение эффективности операционной деятельности компании
Бизнес-план
На тему: «Повышение эффективности
операционной деятельности компании»
1. Основная задача
проекта
Во
время финансового кризиса многие предприятия сталкиваются с проблемой повышения
эффективности путем минимальных затрат.
Процессный
подход и философия постоянных улучшений применяются в таких успешных
компаниях-гигантах, как Toyota, Mars, IКЕА, InBev и многих других. На данном этапе развития
компании проект является стратегически важным и призван внедрить систему
улучшений операционной деятельности по тем направлениям, которые были
выработаны в рамках проекта: логистика, производство, продажи и другие.
Деятельность по улучшению поэтапно затронет все подразделения компании.
Создаваемая в ходе проекта система управления эффективностью будет интегрирована
с действующей в компании системой менеджмента качества, уже сертифицированной
по ISO 9001:2000, и призвана
перевести ее на качественно новый уровень.
Под
операционной деятельностью компании подразумеваются процессы производства и
доставки до потребителя продуктов компании – закупки, производство, логистика и
продажи, а также обеспечивающая деятельность. Эффективность операционной
деятельности измеряется через соотношение объема и качества продукции к
ресурсам, используемым для ее получения. Для того чтобы добиться повышения
эффективности, необходимо выявить и устранить потери ресурсов, возникающие
ежедневно: неэффективное использование рабочего времени, оборудования,
складских площадок, транспорта, потери сырья, материалов, энергии и др.
Существует
множество инструментов повышения эффективности: карты сбалансированных
показателей, оптимизация организационной структуры, внедрение информационных
технологий, мотивация и управление вовлеченностью персонала, – внедрение этих
инструментов дает точечные результаты и улучшает ситуацию локально.
Разрозненные
попытки повысить эффективность компании через проведение проектов и программ
отдельными функциональными службами не так результативны, как единая
интегрированная система управления эффективностью. Поэтому основной задачей
этого Проекта стало – используя системный подход, объединить все усилия по
улучшениям, предпринимаемые в компании, и направить их на достижение одной цели
– эффективности текущих операций. Необходимо, чтобы персонал на всех
уровнях компании мог видеть, где теряются ресурсы, имел реальные полномочия и
инструменты, необходимые для улучшения деятельности.
Чтобы
эту задачу реализовать, необходимо пройти три этапа:
1.
Выделить, описать и проанализировать текущие процессы компании, для этого
необходимо ответить на следующие вопросы: какие процессы необходимы для
производства, доставки и продажи продукта, как они осуществляются? Какие из
процессов представляют ценность для потребителя, а какие нет? Какова
результативность и стоимость каждого процесса? Каковы потери ресурсов в
процессе
2.
Выработать и реализовать план мероприятий по повышению эффективности процессов.
Для этого необходимо собрать и проанализировать информацию о фактических
показателях эффективности, определить величину и причины потерь, собрать идеи
по улучшению, оценить эффекты, затраты и риски, отобрать идеи для реализации,
разработать план и реализовать их на практике, оценить результат и на основе
проведенной оценки при необходимости осуществить корректирующие действия.
3.
Закрепить систему повышения эффективности в ежедневной рабочей практике. Для
этого необходимо прописать методологию функционирования системы улучшений в
каждом процессе, научить людей смотреть на проблемы как на возможности
улучшения и решать их.
Для
реализации задач описания и анализа текущих процессов компании и ревизии
ведущейся деятельности по улучшениям созданы четыре группы по направлениям:
производство, логистика, продажи и планирование.
И состав, и количество рабочих групп по мере продвижения проекта будет
расширяться.
На
первом этапе проекта рабочие группы должны выделить процессы операционной
деятельности, определить их взаимосвязи, показатели результативности и
эффективности, затраты и потери. После определения набора показателей, сбора
данных об их значении будет проведен анализ потерь, упущенных возможностей и
постановка целей по повышению эффективности процессов. Группы должны будут
определить приоритеты в работах по повышению эффективности и набор механизмов
(инструментов) для улучшения.
Потери
и неэффективность проявляются в деятельности конкретных людей и подразделений,
осуществляющих закупки, производящих продукты, осуществляющих их
транспортировку и продажу, поэтому после постановки целей и определения
направлений улучшений работа по оптимизации конкретных операций будет поэтапно
разворачиваться в подразделениях компании: на фабриках – в цехах, в
распределительных центрах и подразделениях продаж.
Кроме
рабочих групп создана основная группа проекта. Задача основной группы – обеспечить
методическую и организационную поддержку рабочих групп и подразделений в ходе
всего проекта. Создание отдельной группы для поддержки проекта объясняется
сложностью и масштабностью проекта, необходимостью получения измеримых
результатов в сжатые сроки. О значимости проекта «Повышение эффективности
операционной деятельности компании» говорит еще тот факт, что наставниками
проекта выступают члены совета директоров: руководителем проекта является
председатель совета директоров.
Компания берет в банке 500 000
рублей на пол года под 16,8% годовых. Эта сумма делится на затраты:
40% – информационно техническая база. =
200 000
40% – на аудиторские компании = 200 00
20% – компенсация заработной платы
сотрудникам привлеченным к проекту (т. к. у торгового персонала заработная
плата рассчитывается от прямых продаж) = 150 000
Проект на месяц, по окончанию будет
проведен анализ и в случае необходимости время проекта будет продлено до 2-х
месяцев.
Компания рассчитывает выплатить кредит
за счет меньшей закупки сырья у иностранных партнеров на продукцию имеющую
низкий спрос.
Это получается снижение затрат на 5% в
денежном эквиваленте = 100 000 рублей.
В первый месяц компания должна заплатить
97 333 рублей, но компания за счет получения большей прибыли погашает первую
часть кредита в 150 000 рублей. В итоге получается что компания
выплачивает кредит за 4 месяца. В целом сама составила 584 000 рублей.
Основным итогом работы
проекта станет система управления эффективностью, направленная на постоянное
улучшение качества и динамики процессов, такая внутренняя среда, благодаря
которой каждый сотрудник будет заинтересован в решении проблем, повышении
эффективности – как своей личной, так и компании в целом.
Показателем успешности
проекта будет количество вовлеченных в работу проекта сотрудников и сбереженные
финансовые средства, а в конечном счете – прибыль компании. Чтобы добиться
этого, необходимо научиться воспринимать проблемы не как препятствия, а как
возможности повышения эффективности деятельности, и научиться их решать.
Для этого каждый
сотрудник должен собирать и анализировать информацию о показателях
эффективности и результативности работы на своем участке, иметь навыки
выявления и устранения проблем. В решении проблем очень важна постоянная
обратная связь с руководителем, а совместно выработанные решения должны
приводить к непосредственным изменениям. Все выявленные проблемы, действия по
их устранению и их статус будут отражаться на специальных информационных
стендах. Сотрудники будут непосредственно участвовать в сборе данных о ходе и
результатах процесса, каждый день руководителям необходимо проводить
пятнадцати-двадцати минутные встречи с целью обсуждения и решения возникающих
проблем. Необходимо активно использовать, улучшать и самостоятельно создавать
стандартные операционные процедуры и получать обратную связь от руководителя в
процессе их создания и применения.