Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях
Министерство образования
и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по
образованию
ГОУ ВПО
РОССИЙСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра экономики
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема:
Основные требования,
предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях
Санкт–Петербург 2010
Содержание
Введение
Сертификация качества
работы секретаря
1. Общие положения
2. Основные функции
секретаря-референта
3. Основные обязанности
секретаря-референта
4. Дополнительные
обязанности секретаря-референта
5. Права
секретаря-референта
6. Ответственность
секретаря-референта
Список литературы
Практическая часть
Введение
Существующие
государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к
секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого
разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным
справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей
различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации,
ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников,
стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное
выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков,
способностей и личностных качеств.
Многие
специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к
современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно
квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий,
требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы
специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической
деятельности (МЦБ)
Сертификация
качества работы секретаря
В настоящее
время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества
персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к
компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001
регламентировано, что руководящему составу организации следует определять
"необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии
записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".
Ряд
международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему
сертификации качества персонала.
В России в
1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О
развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Сертификация
проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее
время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию
качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится
Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе
МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе
сертификации качества.
Сертификация
проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также
обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения,
психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по
методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения
фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.
1. Общие
положения
1.1.
Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой
должности приказом Генерального директора организации.
1.2.
Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
Секретарь-референт
в своей деятельности руководствуется:
-
законодательными актами РФ;
- локальными
нормативными актами организации;
- приказами и
распоряжениями руководства организации;
- нормативно-методическими
материалами по ведению делопроизводства;
- настоящей
должностной инструкцией.
1.3.
Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен
владеть вопросами:
- текущей
финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
- знания
структуры организации, распределение функциональных обязанностей между
подразделениями и работниками;
должен знать:
- требования,
предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации,
государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления
корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и
подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
- правила
организации управленческого труда;
- требования
к оформлению машинописных работ;
- правила
русской орфографии и пунктуации;
- основы
делового этикета, служебной этики, психологии общения;
- правила
охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
- составлять
и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать
стилистическую правку;
- наладить
эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и
формы такой деятельности;
- работать с
современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя
ПК;
-
организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной
оргтехникой;
- вести прием
посетителей;
-
организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые
встречи, командировки работников и иные мероприятия;
- владеть
навыками быстрого письма и чтения.
2. Основные
функции секретаря-референта
К основным
функциям секретаря-референта относятся следующие:
-
организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности
организации;
- координация
работы офиса;
- осуществление
методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных
подразделениях организации;
-
оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
- подготовка,
оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
-
документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
3. Основные
обязанности секретаря-референта
К основным
обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1.
Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою
деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2.
Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности
организации.
3.4. Вести
прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих
документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами,
рассылать исходящую документы.
3.5.
Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор
документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6.
Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В
соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы
непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8.
Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных
органов предприятия.
3.9.
Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и
работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности
организации.
3.10.
Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и
работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11.
Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний,
деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12.
Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
выполнение.
3.13.
Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и
своевременно доводить их до сведения работников.
3.14.
Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15.
Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16.
Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и
управленческой деятельности организации.
3.17.
Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в
офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной
безопасности.
4. Дополнительные
обязанности секретаря-референта
Кроме
вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные
обязанности:
в сфере
работы с персоналом:
1.
Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
2.
Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.
3. Учет
личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников,
своевременное внесение в них изменений и дополнений.
4.
Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа
работников организации.
5.
Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам
учета личного состава.
6. Ведение
архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков
текущего хранения к сдаче на государственное хранение.
7. Оформление
листков временной нетрудоспособности.
8.
Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам,
контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Ведение
учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия
соответствующих мер администрацией.
10.
Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о
принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся
учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.
11.
Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых
для расчета и выдачи заработной платы работникам.
в сфере
работы с первичной бухгалтерской документацией
1. Регистрация,
учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их
передачи в бухгалтерию.
2. Соблюдение
требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим
законодательством и по установленной форме.
3. Выдача
работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от
сторонних организаций.
4.
Своевременное составление документов для перечисления налогов и других
обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.
5. Получение
по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.
6. Ведение
кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных
средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и
подготовка отчетности.
7.
Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в
бухгалтерию.
5. Права
секретаря-референта
Осуществляя
свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
5.1.
Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его
деятельности.
5.2.
Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые
документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение
документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки
выполнения заданий и поручений руководства.
5.3.
Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и
передавать на исполнение руководству и работникам организации.
5.4.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением
установленных правил их составления и оформления.
5.5.
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции,
оформлять копии и выписки из документов.
5.6. Вносить
на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного
обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов
управленческого труда в организации.
5.7.
Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных
обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности
организации.
5.8.
Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
5.9.
Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей
компетенции.
5.10.
Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки
продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального
функционирования офиса.
5.11.
Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на
соблюдение финансовой дисциплины.
6. Ответственность
секретаря-референта
Секретарь-референт
несет ответственность за:
6.1.
Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей,
возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
6.2.
Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись
руководству, организацию их учета и хранения.
6.3. Четкость
и полноту выполнения административных поручений руководства.
6.4.
Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения,
составляющие коммерческую тайну организации.
Список
литературы
1. Квалификационный
справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001.
2. Архипова Н.И., Седова
О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2.
С. 55–57.
3. Григорьев В., Дюзимова
Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.
4. www.MCB-V.ru
Практическая
часть
Вопрос
36.Составить приказ о переводе на работу внутри организации
________________________
ЗАО «Фрегат»
г. Москва,
Ленинградский пр., д.76
ПРИКАЗ
о переводе на
другую должность
,,06,,
сентября 2008г. № 150-II
ПЕРЕВЕСТИ
1.Петрова
Семена Семеновича, инженера – технолога, с его согласия на должность программиста
в отдел информационных технологий с 10 сентября 2009 г. программистом.
2.Установить
программисту Петрову С.С. заработную плату 20000 рублей в месяц.
4. С
настоящим приказом ознакомить С.С. Петрова под роспись.
Основание:
письменное согласие Петрова С.С., ст.25 КЗоТ, личное заявление с визами
начальников отделов и директоров департамента, куда переходит работник и
служебная записка начальника структурного подразделения.
Генеральный
директор __________ Головнев А.Ю.
(подпись)
М.П.
С приказом
ознакомлен: __________ 06 сентября 2009 г.
(подпись) (дата)