Автоматизация учета основных средств в банке

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

ФВЗО

вечернее отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ В БАНКЕ

 

 

 

                                                                    

 

                                                                                            

 

                      

ВЫПОЛНИЛ:

СТУДЕНТ ГРУППЫ 6420

СУХАРЕВ Р.М.

 

 

 

 

ПРОВЕРИЛА:

доц. НАУМОВА Е.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

2000

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.

Предпроектное обследование объекта автоматизации

 

1.1.

Описание предметной области решаемой задачи

3

1.2.

Функции предметной области реализуемой задачи

5

1.3.

Организационно-экономическая сущность задачи

5

2.

Разработка информационного обеспечения задачи

 

2.1.

Описание входных документов

8

2.2.

Описание выходных документов

8

2.3.

Описание систем классификации и кодирования

9

3.

Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

 

3.1.

Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

11

3.2.

Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами

 

 

15

3.3.

Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация

 

17

Литература

22

Приложения

23

 

1. Предпроектное обследование объекта автоматизации

1.1. Описание предметной области решаемой задачи

На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгал­терский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных про­цедур возрастает необходимость совершенствования методоло­гии бухгалтерского учета и его автоматизации.

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реали­зующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по за­просам пользователя. Экономическая деятельность любого пред­приятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в про­цессе выполнения которых формируется информация о ходе ра­боты предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направле­ния деятельности, разрабатываются предложения по установ­лению причин отклонений и корректировке результатов.

Информация (от лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фик­сировать, передавать, хранить и обрабатывать для исполь­зования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность ма­териально-вещественных ценностей, действующих в течение дли­тельного периода времени и переносящих по мере износа свою стоимость на изготовленную продукцию. ОС в процессе их учета и анализа могут быть классифицированы по различным признакам. В современной экономической литературе и на практике сложи­лись следующие направления их классификации - по группам и по видам основных производственных фондов. По группам они подразделяются на основные производственные фонды, произ­водственные фонды других отраслей и непроизводственные фонды. Основные производственные фонды предназначены для изготовле­ния промышленной продукции или обслуживания этого процесса и делятся на однородные по своему назначению виды. Это могут быть здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудо­вание, транспортные средства, инструмент, производственный и хо­зяйственный инвентарь и т.д.

К основным производственным фондам относятся предметы стоимостью на дату приобретения не менее 100-кратного (для бюджетных учреждений 50-кратного) установленного законода­тельством РФ минимального размера месячной оплаты труда за единицу вне зависимости от срока службы (за исключением сель­скохозяйственных машин и орудий, строительного механизиро­ванного инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, независимо от их стоимости).

Амортизационные отчисления на полное восстановление ак­тивной части основных фондов (машин, оборудования, транс­портных средств) производятся только до полного перенесения их балансовой стоимости на себестоимость продукции и издерж­ки обращения. Для учета амортизационных отчислений и на­копления суммы износа предназначен счет 02 "Износ основных средств". Ежемесячные отчисления по кредиту счета 02 и дебету счетов по учету издержек производства и обращения отражают сумму амортизационных отчислений.

Основные средства и расчеты по капитальным вложениям ком­мерческих банков подлежат отражению на балансовых счетах пер­вого и второго порядка, входящих в состав раздела 6 Плана счетов «Средства и имущество», подраздела «Имущество банков».

Перечень наиболее важных счетов раздела 6, операции по кото­рым носят наиболее массовый характер:

Таблица 1

 

Номер балансового счета

 

Наименование счета

Характеристика счета:

А - активный

П - пассивный

604

60401

60402

 

 

 

 

 

60403

 

 

60404

60405

605

606

607

60701

60702

608

609

60901

60903

610

61001

61002

 

 

61003

61006

611

 

61101

 

61103

612

61201

61202

Основные средства банков

Категория 1 — здания и сооружения

Категория 2 — легковой автотранспорт и легкий грузовой автотранспорт, конторское оборудование

и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных

Категория 3 — Оборудование, транспортные

средства и другие основные средства, не включенные в 1 и 2 категории

Земля

Долгосрочно арендуемые основные средства

Основные средства, переданные в пользование организациям банков

Износ (амортизация) основных средств

Капитальные вложения

Собственные капитальные вложения

Капитальные вложения, осуществленные сверх имеющихся источников

Лизинговые операции

Нематериальные активы

Нематериальные активы

Износ нематериальных активов

Хозяйственные материалы

Канцелярские принадлежности

Запасные части, включая шины для автотранспорта, а также средства вычислительной техники

Оборудование, требующее монтажа

Другие материалы

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

Износ малоценных и быстроизнашивающихся

предметов

Реализация (выбытие) имущества банков

Реализация (выбытие) имущества банков

Реализация (выбытие) имущества банков

 

А

А

 

 

 

 

 

А

 

 

А

А

А

 

П

А

А

А

 

А

 

А

П

 

А

А

 

 

А

А

 

 

А

 

П

 

 

П

А

К основным средствам банка относится его материально-тех­ническая база: здания (помещения), вычислительная и организа­ционная техника, мебель, сейфовое оборудование и другой хозяй­ственный инвентарь, который согласно установленной в бухгал­терском учете классификации средств может относиться к основ­ным средствам или к малоценным и быстроизнашивающимся предметам.

Основные средства — это материально-вещественные ценнос­ти, стоимостью равной или более, чем установленная Правитель­ством РФ предельная сумма, и сроком службы более одного года.

1.2. Функции предметной области реализуемой задачи

АРМ учета основных средств бухгалтера (УОСБ) автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает:

§ обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и под­разделений предприятия;

§ выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.);

§ получение выход­ной информации в виде экранных и печатных форм и печать от­четных сводок (включая и формы годового отчета);

§ расчет и пе­чать ведомостей амортизационных отчислений.

Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Основными задачами учета основных средств являются:

§ правильное и своевременное документирование и отраже­ние операций по продвижению основных средств, переоцен­ке их стоимости;

§ контроль за сохранностью основных средств;

§ правильное и своевременное начисление амортизации (из­носа) для включения в затраты банка.

1.3. Организационно-экономическая сущность задачи

Экономическая информация в основном дискретна и состо­ит из отдельных сообщений, т.е. комплексов значений, харак­теризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйст­венные операции и т.п. Каждое сообщение может быть пред­ставлено в виде чередования импульсов, букв, цифр или других символов.

Способы передачи информации подразделяются на традицион­ный, с использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и цифровых каналов связи, например через мо­дем или выделенные цифровые линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую. Однако значение сим­вольной информации несколько уменьшилось с широким внедрени­ем в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на графический экранный интерфейс обмена информацией между пользователем и компьютером (операционная система Windows 98 и программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft Word и Excel, Netscape, инструментарий для электронной почты: Mail, Microsoft Mail и т.д.).

Количество информации в сообщении представляет собой оп­ределенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо (телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить схематически (рис. 1).

Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризует­ся рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда учетных работников, сокращение трудо­емкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления от­четности.

Опыт использования персональных компьютеров показывает, что производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения учета. Автома­тизация учетных работ способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех опе­рациях обработки, применению более совершенных технических средств, улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один прием две-три различные отчетные формы.

 

    

 

Рис. 1. Обобщающая схема преобразования исходной информации в результативную

 

Персональный компьютер является универсальным средст­вом автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и анали­тические регистры, решать экономические, в том числе учет­ные, задачи и т.п. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью про­фессионально ориентированных функциональных и обеспечи­вающих информационных технологий и размещенный на ра­бочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого — информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ является некото­рой частью информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного про­граммно-аппаратного комплекса.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее со­бой самостоятельный программно-технический комплекс индиви­дуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и по­лучать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм (рис. 2).

Рис. 2. Структура АРМ специалиста

 

Экономический эффект от внедрения автоматизации опреде­ляется путем сопоставления затрат труда и себестоимости учет­ной работы при автоматизации и при выполнении ее ручным спо­собом. Общая себестоимость слагается из следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений, стои­мости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.

Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах, после чего рассчитывают экономическую эффектив­ность автоматизации учета.

2. Разработка информационного обеспечения задачи

2.1. Описание входных документов

Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные документы типовых форм. Для оформления и учета приема и передачи ОС служит акт приема-передачи (тип.ф. ОС-1), а для оформления и учета внутреннего перемещения их из одного цеха (отдела) в другой, а также оформления передачи их в эксплуатацию - накладная на внутреннее перемещение (тип.ф. ОС-2). Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструиро­ванных и модернизированных объектов (тип.ф. ОС-3) применяет­ся для оформления сдачи их после капитального ремонта, рекон­струкции и модернизации. По акту о ликвидации основных средств (тип.ф. ОС-4) оформляется выбытие в случаях полной или частичной ликвидации из-за ветхости или морального износа. Для отражения бухгалтерских записей, которые не могут быть проставлены на первичных документах, применяются одностроч­ные и многострочные бухгалтерские справки.

Аналитический пообъектный учет основных средств ведут в ин­вентарных карточках (тип.ф. ОС-6, ОС-7, ОС-8 и ОС-9), которые открываются на основании актов приема-передачи и соответству­ющих технических документов и служат для учета зданий и соору­жений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря, а также группового учета ОС.

Входные документы ОС-1, ОС-3, ОС-4 и ОС-6 представлены в приложениях.

2.2. Описание выходных документов

В условиях использования персональных компьютеров инвентар­ная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Ком­пьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее ко­личество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группиров­ках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рам­ках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разде­ленные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программ­ные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.

В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспонди­рующих счетов (табл. 2 и 3).

Состояние субсчетов счета 01 (S1)

Таблица 2

Позиции

Тип

Длина знака

Номер месяца расчета

Номер года расчета

Субсчет

Код подразделения

Дата последней записи

Сальдо на начало месяца

Сальдо текущее

Дебет с начала месяца

Кредит с начала месяца

Месячные дебетовые работы по операциям выбытия

Сальдо на начало года

Годовой кредитовый оборот

Годовой дебетовый оборот

Годовые дебетовые обороты по операциям поступления

Годовые кредитовые обороты по операциям выбытия

Износ ОС

Амортизация с начала года

Амортизация последнего месяца

N

N

C

C

C

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

2

2

5

4

8

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

 

Состояние корреспондирующих счетов

Таблица 3

Позиции

Тип

Длина знака

Дата последней записи

Субсчет

Вид счета

Код подразделения

Сальдо на начало месяца

Сальдо текущее

Дебет с начала месяца

Кредит с начала месяца

Сальдо на начало года

Дебет с начала года

D

C

C

C

N

N

N

N

N

N

8

5

1

4

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

12,2

Строго говоря, эта информация является производной и может быть получена путем расчетов в ходе формирования выходных доку­ментов. При проектировании систем обработки информации всегда возникает проблема выбора: хранить промежуточные итоги (т.е. за­нимать лишнюю дисковую память, делать пересчет в случае внесе­ния изменений в исходную информацию и т.д.) или каждый раз про­водить необходимые расчеты при формировании выходных докумен­тов (т.е. тратить машинное время). Чтобы избежать этого, можно по­лучать в АРМ УОСК и АРМ УОСБ промежуточные файлы, повышая тем самым оперативность проведения расчетов, а на основе этих файлов иметь не один, а несколько выходных документов.

2.3. Описание систем классификации и кодирования

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного сим­вола - это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных ра­бот наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На прак­тике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, на­туральная (повторения) и комбинированная.

Для целей классификации используются справочники подразделений, бухгалтер­ских счетов, норм амортизационных отчислений, кодов затрат для отнесения амортизации и кодов операции движения ОС (табл. 4) и справочник - визитная карточка (табл. 5).

Классификаторы создаются и ведутся по обычной схеме, а по мере поступления новой информации пополняются и коррек­тируются в режиме диалога. Их используют в качестве справоч­ников, носящих вспомогательный характер. Пользователь обра­щается к классификаторам в диалоговом режиме в масштабе ре­ального времени и по мере необходимости, однако их функции можно значительно расширить. Дело в том, что существует много действий, традиционно осуществляемых пользователем и не включаемых при проектировании в сферу автоматизации. Приме­ром может служить необходимость корректировки норм аморти­зации в инвентарной картотеке в соответствии с кодами норм, содержащихся в соответствующем справочнике. Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку вклю­чает не только собственно корректировку, но и ряд сопутствую­щих функций; просмотры картотеки в различных разрезах вперед и назад, получение протоколов и др. Очевидно, что введение до­полнительных режимов расширяет возможности пользователя, делает систему удобнее в эксплуатации.

Справочники

Таблица 4

Позиции

Длина знака

Справочник подразделений предприятия

Код подразделения

Наименование подразделения

ФИО материально ответственного лица

Код материально ответственного лица

C

C

C

C

4

15

20

2

Справочник корреспондирующих счетов

Месяц расчета

Год расчета

Код подразделения

Субсчет

Наименование счета

Признак активности (пассивности)

N

N

C

C

C

C

2

2

4

5

20

1

Справочник норм амортизационных отчислений

Код норм амортизационных отчислений

Норма амортизации

Правовой коэффициент или норма от пробега

C

N

N

5

5,2

5,2

Справочник кодов операции движения ОС

Наименование операции

Вид операции

C

C

20

3

Справочник кодов затрат для отнесения амортизации

Код подразделения

Субсчет

Шифр затрат

Амортизационные отчисления

Год выбытия

Год поступления

Месяц выбытия

C

C

C

N

N

N

N

4

5

3

12,2

2

2

2

Справочник субсчетов счета 01

Месяц расчета

Год расчета

Код подразделения

Субсчет

Наименование счета

Указатели на положение в ф.№5

N

N

C

C

C

C

2

2

4

5

20

3

 

Визитная карточка

Таблица 5

Позиции

Тип

Длина знака

Наименование предприятия

ФИО руководителя предприятия

Собственный код руководителя

Дата начала эксплуатации

C

C

C

D

50

20

3

8

3. Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

3.1. Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи

АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и под­разделений предприятия,  выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выход­ной информации в виде экранных и печатных форм и печать от­четных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и пе­чать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информа­ция АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бух­галтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специ­альные (рис. 3).

Первая функция выполняется ежемесячно и включает режи­мы регистрации различного рода поступлений, выбытия и пере­мещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в ин­вентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, кото­рый высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, запи­си появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амор­тизации по вводимому объекту берутся из соответствующих клас­сификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользова­телем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стои­мость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутст­вуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их нали­чии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформле­ния без записи проводок с последующим возвратом к оформле­нию выбытия и без записи необходимых проводок в журнале про­водок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Ес­ли по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен под­твердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие за­писи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объ­екта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.

Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учиты­вается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются запи­си в журнале.

Итак, основным результатом учета поступления и выбытия яв­ляются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бух­галтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.

Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движе­ния), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.

Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчисле­ниях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.

 

 

 

 

Рис. 3. Схема диалога АРМ УОСБ

 

Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам прове­рить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по дан­ным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформи­ровать и распечатать необходимую отчетную документацию, пре­дусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".

Получение отчетности прошлого месяца предполагает про­смотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, ко­торые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; про­смотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по про­токолу проводок.

Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распе­чатке проверить содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме кор­респонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.

Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляет­ся просмотр или печать информации, предусмотренной следую­щими пунктами: счет 01; обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения); ведомость синтетическо­го учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02; обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обо­роты по счетам (предприятие); обороты по счетам (подразде­ления); справка о движении ОС.

Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме оборо­ты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рас­считываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после которой исправ­лять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу (дата, с которой бухгал­тер начинает работать, может не соответствовать реальному ка­лендарю - она отражает месяц, которому соответствует учиты­ваемое движение ОС или расчет их амортизации).

Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС вы­полняются только после закрытия счетов и являются первой учет­ной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также по­следние пункты следующего меню:

§ расчет амортизации автотранспорта (от пробега);

§ расчет амортизации ОС;

§ печать ведомости "Счет/статья/подразделение";

§ печать ведомости "Подразделение/субсчет":

§ печать ведомости "Предприятие/субсчет";

§ печать ведомости "Подразделение/статья";

§ печать справки АО по статьям затрат;

§ учет месячной амортизации в годовой.

Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобст­ва пользователя вынесен отдельным режимом. Сначала выпол­няется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и кор­ректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег), которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа "Расчет амортизации автотранспорта". За­тем информация заносится в картотеку, по которой рассчиты­ваются все итоговые показатели по амортизации ОС, имею­щихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год.

В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выпол­нять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов", исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При за­крытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало го­да, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается амортиза­ция, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах (предполагается занести их список в архив), уда­ляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года,

Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение раз­личных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.

Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации), справку о нали­чии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), ин­вентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты.

При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная документация за месяц: журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему; ведомость амортизации ав­тотранспорта; ведомость амортизационных отчислений (по пред­приятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предпри­ятию, подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию; обороты по счету 02 (по предприятию и под­разделениям); обороты по другим счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета движения драго­ценных металлов (табл. 6 - 12).

Журнал бухгалтерских проводок                           Таблица 6

Документ

Дата

записи

Инвентарный номер

Код подразделения

Счет

Сумма

Тип

Номер

 

 

 

Дебе-товый

Креди-товый

 

 

Расчет амортизации основных средств по предприятию      Таблица 7

 

Субсчет

Отчисления

прошлого

месяца

 

Поступление

 

Выбытие

Отчисление

текущего

месяца

 

Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат

Таблица 8

Подразделение

Счет

Счет

Итого

 

Расчет изменений отчислений                             Таблица 9

Код норм амортиза-ционных отчислений

 

Норма отчислений

 

Поступило

 

Выбыло

 

Изменения отчислений

 

 

Расчет амортизации автотранспорта                      Таблица 10

Инвен-тарный номер

Вид транс-портного средства

 

Балансовая стоимость

 

Пробег

Код нормы амортиза-ционных отчислений

Нормы отчислений

 

%

Стои-мость

 

Опись объектов основных средств по подразделению       Таблица 11

 

Дата поступления

 

Инвентарный номер

 

Наименование объекта

 

Первоначальная стоимость

 

Код норм амортизации

 

Амортизация

Код затрат для отнесения амортизации

 

Износ

 

Количество ДКМ

 

Отметка о наличии ДКМ

 

Итоговый журнал                                        Таблица 12

№ позиции

 

Наименование

 

С кредита счетов______

 

Итого

В дебет счетов

 

 

№

№

№

№

 

3.2. Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами

Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расче­тов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преоб­разования исходной информации в те или иные сводные показа­тели. Таким образом, под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и механически (автома­тически) решать любую конкретную задачу из класса однотип­ных задач.

Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов. Первый способ являет­ся громоздким. На практике применяется преимущественно сим­волическая запись алгоритмов в виде блок-схем и реже - опера­торных схем.

Информационная модель решения задач, входящих в АРМ УОСБ, представлена на рис. 4.

При решении задач ис­пользуются файлы внутренних перемещений (KPR), состава и ко­личества ДКМ в ОС (DRAGM), расчета амортизации автотранс­порта (TRANSP), данные для ф. 10 (табл. 13 - 17).

Внутренние перемещения

Таблица 13

Позиции

Тип

Длина знака

Дата

Документ

Номер документа

Инвентарный номер

Код операции

Счет дебетуемый

Счет кредитуемый

Сумма

Код подразделения потребителя

Субсчет

Код подразделения источника

Количество наименований ДКМ

C

C

C

N

C

C

C

N

C

C

C

N

8

6

4

5

2

6

6

12,2

4

5

4

2

Рис.4. Информационная модель реализации задач АРМ УОСБ

 

Состав и количество ДКМ в ОС                                Таблица 14

Позиции

Тип

Длина знака

Инвентарный номер

Код подразделения

Субсчет

Наименование ДКМ

Количество

Единицы измерения

N

C

C

C

N

C

5

4

5

8

13,7

3

 

Расчет амортизации автотранспорта                           Таблица 15

Позиции

Тип

Длина знака

Субсчет

Код подразделения

Инвентарный номер

Код затрат для отнесения амортизации

Код нормы амортизации

Наименование объекта

Сумма амортизации на период внедрения Первоначальная стоимость

Норма амортизации от времени эксплуата­ции

Норма амортизации от пробега

Пробег по месяцам

Пробег за прошлый месяц

Износ

C

C

N

C

C

C

N

N

N

N

N

N

N

5

4

5

5

3

8,2

12,2

5,2

5,2

8

8

12,2

Данные для ф.№10                                            Таблица 16

Позиции

Тип

Длина знака

Код подразделения

Год выбытия

Год поступления

Номер строки ф.№ 10

Раздел ф.№ 10

Субсчет

Сальдо на начало года

Обороты по видам ОС

Амортизация за год

Положение в ф.№ 10

Износ

C

C

N

C

C

C

N

N

N

C

N

4

2

2

3

3

5

13,2

11,2

11,2

3

12,2

 

Список внутренних перемещений                               Таблица 17

Позиции

Тип

Длина знака

Инвентарный номер

Код МОЛ (источника)

Код МОЛ (потребителя)

Код подразделения (источника)

Код подразделения (потребителя)

Субсчет

Код аналитического учета

Первоначальная стоимость

Инвентарный номер (исходный)

Инвентарный номер (новый)

Код затрат для отнесения амортизации (исходный)

Код затрат для отнесения амортизации (новый)

Норма амортизации

Год поступления

Месяц поступления

Амортизация

Износ

N

C

C

C

C

C

C

N

N

N

C

C

N

N

N

N

N

5

2

2

4

4

5

3

12,2

5

5

6

6

5,2

2

2

12,2

12,2

3.3. Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация

Основной целью комплекса программ АРМ УОСК является соз­дание достоверной и актуальной электронной картотеки и обеспечение ее сохранности. Поэтому информация об ОС по­ступает сначала в промежуточный файл, являющийся своего рода буфером. После ввода, проверки и корректировки, а так­же проведении контрольных расчетов выверенная информация переносится в основной файл (электронную картотеку), а в промежуточном уничтожается.

После того как основной файл сформирован полностью, можно получить справку о составе картотеки, создать файлы для веде­ния записей по всем используемым счетам и выполнять расчеты относительно состояния счетов (сальдо на начало года, обороты с начала года, сальдо последнего месяца на начало расчетного ме­сяца), амортизации с начала года, амортизации расчетного меся­ца, износа основных средств. Данные об амортизационных отчис­лениях по автотранспорту вводятся вручную с соответствующих документов в режиме работы бухгалтера. Затем распечатываются ведомости о состоянии счетов (табл. 18).

АРМ УОСК предназначен для создания электронной карто­теки основных средств, справочников, классификаторов и ра­бочих массивов, используемых в работе АРМ УОСБ. Организа­ция базы данных позволяет провести полную инвентаризацию основных средств, включая определение первоначальной стоимости по группам, рассчитать и проверить суммы аморти­зационных отчислений и износа по каждому инвентарному объ­екту, упорядочить и проверить инвентарные номера и другие реквизиты в базе данных. В качестве входной информации для создания картотеки (рис. 5) применяются инвентарные кар­точки по учету ОС.

Состояние счетов (данные по предприятию)               Таблица 18

Счет, субсчет

Сальдо на начало года

Обороты дебетовые годовые

Обороты кредитовые годовые

Сальдо на начало месяца

Обороты дебетовые на начало месяца

Обороты кредитовые на начало месяца

Подразделение

  Итого

  Всего

Рис. 5. Информационная модель реализации задач АРМ УОСК

 

Головное меню АРМ УОСК содержит три основные функции: картотека, база данных, копирование (рис. 6).

Функции ввода данных с инвентарных карточек сопровождаются печатью протокола ввода. Каждой карточке (табл. 19) соответствует строка протокола с основными данными: инвентарным номером, стоимостью, кодом подразделения, субсчетом, шифрами амортиза­ционных отчислений и затрат. В конце протокола печатаются кон­трольные итоги по объектам основных средств по коду подразделе­ния, субсчету, шифру затрат: количество введенных карточек, общая стоимость всех введенных инвентарных объектов, амортизационные отчисления на полное восстановление:

Инвентарная карточка

Таблица 19

Позиции

Тип

Длина знака

Номер карточки

Наименование объекта

Код подразделения

Наименование подразделения

Код материально ответственного лица

Завод-изготовитель

Паспорт

Марка

Субсчет

Код аналитического учета

Первоначальная стоимость объекта

Месяц расчета износа

Год расчета износа

Износ первоначальный

Инвентарный номер объекта

Шифр затрат

Код нормы амортизационных отчислений

Норма амортизации

Год выпуска

Год операции поступления

Год поступления

Месяц поступления

Число поступления

Номер документа о поступлении

Код операции выбытия

Год выбытия

Месяц выбытия

Число выбытия

Номер документа о выбытии

Количество наименований ДМК

Амортизация

Износ

 

C

C

C

C

C

C

C

C

C

N

N

N

N

N

C

C

N

C

C

N

N

N

C

C

N

N

N

C

N

N

N

4

30

4

15

2

10

10

10

10

3

10,2

2

2

7,2

5

3

5

5,2

2

2

2

2

2

5

2

2

2

2

5

1

8,2

8,2

Одновременно с файлом инвентарных карточек формируются классификаторы подразделений предприятия и норм амортиза­ционных отчислений. Если введенный код подразделения уже ис­пользовался, то наименование подразделения появляется на эк ране автоматически, а если впервые, то в окно на экране следует занести наименование подразделения, при этом в классификатор добавляется новая запись. По такой же схеме формируется классификатор норм амортизационных отчислений.

Если объект ОС содержит драгоценные камни или металлы (ДКМ), то при вводе карточки указывается количество их наиме­нований, после чего используется специальный макет ввода дан­ных об их количестве и составе. После заполнения пользователем всех таблиц печатается строка протокола и запрашивается под­тверждение продолжения режима ввода. При завершении режима пользования сообщается число введенных карточек.

Ввод групповых карточек отличается тем, что в окно "количество" вместо цифры 1 вводится количество объектов, а в окно "стоимость" и "инвентарный номер" - стоимость одного объекта и инвентарный номер первого объекта. После ввода всей необходимой информации по одному объекту записи по остальным заносятся автоматически. Для контроля правильности ввода система запрашивает общую стоимость объектов, которую сравнивает с произведением их коли­чества на стоимость одного. Если обнаруживается разница, то она относится к стоимости последнего объекта. Чтобы учитывать движе­ние ОС в течение года, в базу вводятся сведения о выбывших объек­тах, для этого в инвентарной карточке есть специальная строка. При вводе данных о зданиях, площади которых разделены между различными подразделениями, для каждой части следует создать отдель­ную запись и в нее занести соответствующую часть балансовой стоимости пропорционально площади.

 

 

 

 

Рис. 6. Схема диалога АРМ УОСБ

Следующим режимом является расчет контрольных сумм. Для этого пользователь должен ввести код подразделения и субсчет. После этого выполняется расчет первоначальной стоимости и суммы амортизации на полное восстановление (табл. 20).

 

Контрольные итоги по объектам основных средств на (дата)

Таблица 20

Субсчет

Количество объектов

Первоначальная стоимость

Сумма амортизации

Подразделение

Итого

Подразделение

Итого

Всего

При выполнении всех режимов, обеспечивающих проведение корректировок, формируются протоколы корректировок по об­разцу "было - стало". Например, для внесения изменений в клас­сификатор норм амортизационных отчислений выдается ведо­мость корректировок, представленная в табл. 21.

 

Ведомость корректировок

Таблица 21

Старые данные

Новые данные

Коды

нормы

Норма амортизации

Код

нормы

Норма амортизации

Завершает ввод данных в базу в виде совокупности записей по нескольким объектам в режиме "Перенос в базу данных". Записи объединены по коду подразделения, субсчету, коду затрат на амортизацию. Перед переносом информация тщательно проверя­ется пользователем в режиме "Просмотр картотеки".

Функция "База данных" обеспечивает расчет контрольных итогов по предприятию, получение и формирование данных по счетам на дату начала работы, файлов транспортных средств и счетов, а также печать описи объектов, данных по счетам. При расчете контрольных сумм по картотеке печатается опись введенных инвентарных объек­тов по форме аналогичной ведомости, получаемой при выполнении режима "Расчет контрольных сумм" (см. табл. 20).

Режим формирования файла счетов создает в памяти рабочий файл, из которого после проверки и корректировки образуется основной файл. По аналогичной схеме формируется файл авто­транспорта (с пробегом). В этом режиме записи об объектах за­носятся автоматически на счет 01151 в особый файл, куда в дальнейшем будет заноситься пробег.

Режим "Расчет состояния счетов на дату начала эксплуатации" предназначен для актуализации состояния счетов на дату, указывае­мую пользователем. При этом рассчитываются: сальдо на начало го­да и начало расчетного месяца; обороты с начала года по основным счетам и субсчетам счета 01 для всего предприятия и его подразде­лений; амортизационные отчисления с начала года и за предыдущий месяц для всего предприятия и его подразделений.

Последний режим функции - "База данных" - обеспечивает вывод контрольных данных по счетам, в результате чего создают­ся следующие файлы: электронной картотеки, записей о драго­ценных металлах, состояния субсчетов счета 01, состояния прочих бухгалтерских счетов, классификатор норм амортизационных от­числений, классификатор подразделений предприятия.

Функция "Копирование" обеспечивает копирование данных о транспорте, ремонтах, наличии ДКМ. Режим предусматривает ин­струментарий для обмена данными в сети, а при использовании дискретной технологии - сброс данных на дискету и подкачку данных с дискеты.

 

 

 

 

Литература

1.   Подольский В.И., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

2.   Ширинская Э.Г., Нестерова Т.Н., Соколинская Н.Э. Бухгалтерский учет и операционная техника в банках. – М.: Перспектива,   ИНФРА-М, 1997.

3.   Альбом унифицированных форм первичной документации. Учет основных средств и нематериальных активов. – М.: НИПИ статинформ Госкомстата России, 1999.

ПРИЛОЖЕНИЯ