Вибір автоматизованої програми для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

Вибір автоматизованої програми для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві

ЗМІСТ

Вступ

1. Проблеми та цілі їх вирішення щодо автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві

2. Основні критерії вибору програмного продукту

3. Перелік програм автоматизації обліку, що пропонує ринок та їх основні можливості

4. Ціни програмних продуктів та їх аналіз

5. Вибір програми автоматизації обліку для підприємства

Висновок

Список використаних джерел

ВСТУП

Сьогодні неможливо представити підприємство, що не мають комп’ютерів. В наш час автоматизувати облік стало не тільки модним, але й необхідним для підвищення діяльності підприємства в цілому.

При впровадженні комп'ютерних інформаційних облікових систем на підприємствах, що базуються на сучасних інформаційних технологіях, працівники стикаються як з великою кількістю переваг так й з проблемами зв’язаними з цим. Проблема створення або впровадження цих систем на підприємстві залишається однією з найскладніших, не лише в Україні, а й у світі.

Сучасні підприємства вимагають найновіших методів управління. Ухвалення управлінських рішень в умовах постійно змінного, динамічного середовища вимагає не тільки аналізу, оцінки і прогнозування внутрішнього розвитку підприємства, але і забезпечення відповідності між зовнішнім мікросередовищем, зовнішнім макросередовищем і результатами фінансово-господарської діяльності підприємства, що, у свою чергу, висуває високі вимоги до інформаційного забезпечення управління підприємством.

В даний час на ринку комп'ютерних програм є універсальні аналітичні програми і спеціальні, що використовуються в окремих галузях економіки. Більшість користувачів віддають перевагу універсальним комп'ютерним програмам унаслідок їх достатньо легкої настройки і адаптації до особливостей бухгалтерського обліку в різних галузях.

Тому, нашим завданням даної роботи є вибір автоматизованої програми для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

1.   ПРОБЛЕМИ ТА ЦІЛІ ЇХ ВИРІШЕННЯ ЩОДО АВТОМАТИЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Питання впровадження обліково-економічного програмного забезпечення завжди є надзвичайно дискусійними, тобто такими, що їх завжди по-різному розуміють представники різних задіяних професійних груп (бухгалтерів, керівників підприємств, працівників інформаційних технологій відділів підприємств, представників фірм-розробників, науковців).

Усі проблеми, пов'язані з працівниками інформаційних технологій в управлінні, обліку та контролі, – це складові однієї великої проблеми впровадження. В деяких джерелах успішність впровадження автоматизованих систем управління підприємством зазначається на рівні лише 26%. Втім опитування показало, що у випадку автоматизації бухгалтерських систем ймовірність успіху все-таки вища – не менш як 60 % підприємств змогли комплексно автоматизувати свій бухгалтерський облік.

Основним чинником, який свідчить про те, що підприємство має проблеми із упровадженням програмного забезпечення, є ситуація, коли;

– кошти на автоматизацію вже витрачені;

– на визначену дату програмне забезпечення не виконує тих функцій, які, як планувалось, мали бути реалізовані.

У подальшому проект може розвиватися за двома сценаріями: перший – керівництво підприємства через небажання припуститись повторної помилки вже не йде на додаткові витрати, і проект закривається; другий – поступово, зусиллями великого штату програмістів система переписується, Іноді майже повністю, і в такому вигляді вводиться в експлуатацію.

Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам'ятати при впровадженні, а саме: загальної організації бізнесу й обліку; грошових коштів та облікових та технічних кадрів.

Всі ці проблеми взаємопов'язані. Вирішення хоча б однієї з них спрощує вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення (і навчання) штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту.

Основними перевагами, які можуть отримати підприємства від упровадження комп'ютерних облікових інформаційних систем відрізняються за характером і обсягом залежно від завдань проекту автоматизації. Вони можуть бути такі:

– автоматизація діяльності підприємства в цілому;

– автоматизація винятково бухгалтерії (фінансового та податкового обліку);

– автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати також інформаційний інструмент, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.

Як показала практика, впровадження на українських підприємствах, віддачу від інвестицій в автоматизовану систему управління отримують за рахунок:

– своєчасного оперативно-виробничого планування й обліку виробництва, що дає можливість на 20-30% знизити втрати, безпосередньо в цехах;

– уникнення не облікованих недостач;

– зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю.

У цілому незважаючи на наведені проблеми, альтернативи інформаційним обліковим технологіям в середньостроковій перспективі як у бухгалтерів, так і у керівників немає. І це стосується підприємств будь-яких розмірів і галузей. Все більшого поширення набуває думка, що інформаційні технології – це питання “гігієни” підприємства, а не розкоші або стратегічної конкурентної переваги. Питання тільки в тому, який варіант автоматизації обрати, як і з ким його здійснити і скільки це коштуватиме.

2.   ОСНОВНІ КРИТЕРІЇ ВИБОРУ ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТУ

Для кращої орієнтації між десятками пропозицій бухгалтерських програм необхідно відзначити найважливіші для бухгалтера критерії вибору майбутньої покупки. Тому при покупці програми автоматизації обліку бухгалтеру необхідно керуватися наступним алгоритмом.

1. Ім’я. Гарне ім’я неможливо створити за один день. Тому краще зупинити свій вибір на відомій програмі, хорошою ознакою якої є тривала присутність на ринку програмного забезпечення.

2. Ціна. Це один з найважливіших пунктів при купівлі. Не шкода грошей саме на свій обсяг роботи, але не більше. Одна лиш думка про можливу переплату може змусити відмовитися від купівлі.

3. Якість. Об’єктивні ознаки якості – наявність Свідоцтва Держдепартаменту інтелектуальної власності України, переможних дипломів, медалей і т. д. за участь у вітчизняних і міжнародних виставках. Немаловажний фактор – зростання обсягів продажів програм і кількості працівників на фірмі.

4. Приступність. Необхідність мати зрозумілу, доступну, та просту в користуванні програму для автоматизації обліку.

5. Сервіс. Наявність системи сервісного обслуговування клієнтів високого рівня. Надання клієнтам багатоканального телефону підтримки, проведення постійних семінарів для користувачів програми. Можливість замовникам оновлювати свої версії через Інтернет. За великими замовниками повинні бути закріплені постійні співробітники.

6. Обсяг інформації, що обробляється. Бухгалтерам малих і середніх фірм рекомендація проста – купуйте найдешевші версії і розслабтеся. У представників великих фірм і проблеми великі. Їх турбують і величезні обсяги вкладеної інформації, і десятки відділень, і звірення, і консолідовані звіти.

3.   ПЕРЕЛІК ПРОГРАМ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКУ, ЩО ПРОПОНУЄ РИНОК ТА ЇХ ОСНОВНІ МОЖЛИВОСТІ

Ринок бухгалтерських програм, на відміну від продовольчого, ми не можемо побачити. Щоправда, знавці скажуть: є такий ринок – це виставки програмного забезпечення. Так, вони відбуваються, але беруть участь у них переважно самі виробники, а більшість потенційних покупців про них узагалі не знає.

Друга характерна відмінність ринку бухгалтерських програм від інших – неможливість швидко оцінити продукт. У супермаркеті ми швидко знаходимо потрібний товар. Бухгалтеру-покупцеві складніше зробити вибір. Так, він може побачити програму, прочитати основні відомості про неї, але для остаточної оцінки цього недостатньо.

Для полегшення вибору програми й об’єктивнішої її оцінки необхідно відкинути оцінку невідомих фірм і їхні програми, а також фірми з непомірно помітною рекламою (може виникнути підозра, що власники, кинувши значні кошти на рекламу, можуть “забути” про якість продукту). І необхідно пам’ятати – добра якість не буває дешева.

На ринку програмних продуктів представлено широкий спектр програм по автоматизації бухгалтерського обліку, найпоширенішими з яких і найбільш адаптованими до української системи ведення обліку є :

– “1С: Підприємство” – 7 і 8 версія;

– “Акцент-бухгалтерія”;

– “Парус – Підприємство”;

– “Бест Звіт Плюс”.

“1С: Підприємство 8” – програмний продукт ”1С:Бухгалтерія 8 для України” включає технологічну платформу “1С:Підприємство 8” і конфігурацію (прикладне рішення) “Бухгалтерія для України”.

Правила ведення обліку налаштовані саме в конфігурації. “1С:Бухгалтерія 8 для України” призначена для автоматизації бухгалтерського й податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності, в організаціях, що здійснюють які-небудь види комерційної діяльності: оптову й роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво і т.д. Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України. “1С:Бухгалтерія 8 для України” забезпечує рішення всіх завдань, які виникають перед бухгалтерською службою підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т.д. Дане прикладне рішення також можна використовувати винятково для ведення бухгалтерського й податкового обліку, а завдання автоматизації інших служб, наприклад, відділу продажів, вирішувати спеціалізованими конфігураціями або іншими системами.

Пакет “1С: Підприємство” складається з таких модулів:

1. Версія “1С: Підприємство 7.7”:

- 1С: Бухгалтерія;

- 1С: Торгівля і Склад;

- 1С: Зарплата і кадри.

2. Версія “1С: Підприємство 8.0”:

- 1С: Бухгалтерія 8.0;

- 1С: Управління торгівлею 8.0;

- 1С: Зарплата і управління персоналом 8.0.

До складу “1С:Бухгалтерії 8 для України” включений план рахунків бухгалтерського обліку, відповідний до Наказу Міністерства Фінансів України “Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його використання” від 30.11.99р. №291. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства по веденню бухгалтерського обліку й відбиттю даних у звітності. При необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки й розрізи аналітичного обліку.

“Акцент-бухгалтерія” – це універсальна автоматизована програма для ведення бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку на підприємствах. Ця програма забезпечує повноцінний правильний з бухгалтерської точки зору багатовимірний та багаторівневий аналітичний і синтетичний облік. В програмі реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського фінансового та податкового обліку, яка підтримує НСБО. “Стандартне рішення” що входить в комплект поставки продукту, створене для підприємств оптово-роздрібної торгівлі. Також напрацьовано ряд спеціалізованих рішень, які базуються на стандартах і враховують специфіку бухгалтерського обліку при автоматизації підприємств.

“Акцент-бухгалтерія” версій 6.0 та 7.0 включає:

1. Нарахування та виплата зарплати.

2. Автоматизований розрахунок різних видів нарахувань і стягнень.

3. Облік необоротних активів та балансової вартості основних засобів.

4. Облік валових доходів та витрат.

5. Розрахунки з бюджетом.

6. Розрахунки з підзвітними особами.

8. Облік банківських та касових операцій.

9. Можливість формування, зберігання та друку всіх необхідних документів.

“Парус-Підприємство” – повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати всі облікові й управлінські завдання, характерні для підприємств малого і середнього бізнесу. У її складі тепер десять модулів:

– “Парус-Адміністратор”;

– “Парус-Бухгалтерія”;

– “Парус-Реалізація і Склад”;

– “Парус-Заробітна плата”;

– “Парус-Персонал”;

– “Парус-Менеджмент і Маркетинг” (CRM-модуль);

– “Парус-Консолідація”;

– “Парус-Ресторан”;

– “Парус-Готель”;

– “Парус-Лікувальна установа”.

“Бест звіт плюс” – програмний комплекс призначений для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу у всіх без винятку суб'єктів господарювання будь-якої форми власності та джерел фінансування або між ними та державними контролюючими органами, подача звітності яким передбачена чинним законодавством. Це можливість інтеграції даних з будь-якої бухгалтерської програми (1C, і т.д.) Передача звітності засобами електронної пошти із застосуванням підсистеми шифрування та пересилки.

Функціональні можливості програмного забезпечення:

1. Формування картки установи.

2. Формування та ведення реєстру форм (бланків) звітних документів.

3. Формування звітних документів із використанням різноманітних функцій контролю

4. Імпорт інформації зі встановлених на підприємстві автоматизованих систем бухгалтерського обліку та управління виробництвом.

5. Формування пакетів звітності в електронному вигляді електронною поштою із застосуванням криптографічного захисту.

Отже, кожне підприємство може вибрати програмний продукт для автоматизації обліку відповідно до своїх особливостей ведення діяльності та особливостей ведення бухгалтерського обліку.

4.   ЦІНИ ПРОГРАМНИХ ПРОДУКТІВ ТА ЇХ АНАЛІЗ

“1С: Підприємство 8.0”

“Акцент-Бухгалтерія”

“Бест звіт плюс”

“Парус-Підприємство”

5.   ВИБІР ПРОГРАМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКУ ДЛЯ ПІДПРИЄМСТВА

Проблема автоматизації чи то документообігу, системи управління персоналом або ресурсами, загалом, схожі підходом до автоматизації бухгалтерського і податкового обліку. Різниця буде лише в термінах, обсягах витрат. Тому саме на прикладі автоматизації облікових завдань розглянемо варіанти і послідовність впровадження АСУ.

Варіант 1. “Стандартно”, швидко і дешево

Цей підхід до автоматизації передбачає використання на підприємстві стандартної конфігурації однієї з програм родини “1С” і моделі обліку, яку заклали в неї розробники.

Цей варіант згодиться насамперед тим підприємствам, які:

–   тільки починають господарську діяльність, і модель, реалізована в тільки-но купленій конфігурації, задовольняє їхні облікові потреби. При цьому треба розуміти, що обрана модель безпосередньо стосується податкового обліку і від неї залежатимуть суми податків, які сплачуються;

–   уже використовують ту саму модель обліку, що й у стандартній конфігурації;

–   згодні змінити свою облікову політику і привести її до тієї, що закладено в типову конфігурацію.

Перехід на використання стандартної конфігурації потребуватиме від 1 до 2 місяців (для “1С:Бухгалтерії”) і до 3 місяців – для “комплексної” конфігурації. І для цього необхідно зробити:

1. Придбати програму. Її вартість майже однакова у всіх партнерів “1С”. Для більш ніж одного робочого місця – від 2600 грн. (мережна бухгалтерія), до 8100 грн. – мережна комплексна конфігурація.

2. Навчити співробітників, які з нею працюватимуть (бухгалтерів, комірників, менеджерів). Навчання бухгалтерів обійдеться приблизно в 300 грн. (без ПДВ), а комірників і менеджерів – 150-250 грн.

І, нарешті, можна майже зі 100-відсотковою упевненістю стверджувати, що цей варіант справді працюватиме на маленьких підприємствах, які лише почали господарську діяльність.

Варіант 2. Допрацюй й обліковуй.

Другий варіант відрізняється від першого тим, що придбана стандартна конфігурація поступово допрацьовується під облікові особливості підприємства. Тобто, заплативши від 2600,00 грн. до 8100,00 грн. за типову конфігурацію, необхідно “розщедритися” ще й на її доопрацювання, вартість якого обумовлюється окремо. Цей підхід до проблеми автоматизації привабливіший для підприємств, що не мають сталої облікової політики, яка до того ж поступово змінюється паралельно зі зміною програми.

Вартість запуску системи згодом зростає нелінійно, бо наступні доробки не повинні порушити попередніх змін. Залежно від масштабності доробки програми витрати на її здійснення сягнуть від 500 до 10000 грн. на рік.

До того ж навчання персоналу роботі на обновленій конфігурації стає вкрай необхідним, а вимоги до його якості – дуже високими.

Майже з повною впевненістю можна стверджувати, що такий варіант працюватиме на підприємстві, у якого:

–   кількість працівників, які працюють із програмою, не більше трьох,

–   рівень кваліфікації головного бухгалтера дуже високий (у бухгалтерському, податковому й оперативному обліку, у розумінні можливостей і обмежень типової конфігурації).

Варіант 3. Програма тільки для себе

Третій варіант автоматизації обліку підприємства відрізняється від двох попередніх тим, що впровадженню програми родини “1С” передує процес обстеження підприємства і підготовка технічного завдання, яке відображає облікові особливості підприємства. Підприємство, яке вибирає цей варіант автоматизації, може мати будь-яку систему обліку відповідно до своїх потреб з оперативного і податкового обліку. У процесі обстеження методи обліку можуть бути істотно поліпшені у зв’язку із застосуванням досвіду впроваджувальників.

Вартість програми уже було зазначено, вона у всіх партнерів зовсім не значно коливається за майже стандартним прайсом. А от витрати на обстеження, постановку завдання, ТЗ рідко обходиться менше 1000 дол. Це може бути або заздалегідь обговорена сума за комплекс робіт, або погодинна оплата (100 дол. на день і вище). Заплативши 200 – 300 дол., можна з’ясувати точну вартість ТЗ у результаті початкового обстеження підприємства за 2-3 дні роботи. Це важливий момент, бо точно оцінити витрати на створення АСУ, її впровадження, навчання працівників можна тільки після створення технічного завдання. Процес повного переходу на автоматизований облік займе від 2 до 6 місяців, залежно від активності і зацікавленості працівників підприємства.

Але зате при достатній кваліфікації впроваджувальників така система таки точно працюватиме на будь-якому підприємстві.

ВИСНОВОК

Отже, узагальнивши все вищенаведене, можна сказати, що автоматизація підприємства допоможе не тільки швидко працювати, але й заробляти, розвиватися и бути впевненим в завтрашньому дні.

Залишається питання тільки в тому, який варіант автоматизації обрати, як і ким його здійснити і скільки це коштуватиме.

На ринку програмних продуктів представлено велику кількість програм, серед яких найбільш відомими є :

– “1С: Підприємство” – 7 і 8 версія;

– “Акцент-бухгалтерія”;

– “Парус – Підприємство”;

– “Бест Звіт Плюс”.

Кожна з вищеперелічених програм має свої особливості у веденні обліку на підприємствах, але також вони різняться і ціною придбання,яка залежить передусім від комплектації та приналежності до конкретної операційної системи. Найдорожчою програмою є “1С: Підприємство”, і ця програма набула більшого поширення в Україні порівняно з іншими програмними продуктами.

Було запропоновано 3 варіанти вибору програмного продукту на основі “1С: Підприємство”, для ведення обліку залежно від особливостей підприємства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. С. Івахненко Упровадження програмного забезпечення обліку і контролю: Потенційні переваги і реальні проблеми// Бухгалтерський облік і аудит. – 2007. - №2. – с. 56-62

2. Семеренко М.М., Фокін О.К., Сковородько С.В. Автоматизація обліку на підприємствах малого та середнього бізнесу // http//intkonf.org/semerenko-mmfokin/19.02.2008

3. www.dtkt.com.ua-Бухгалтерський тижневик Дебет-Кредит

4. www.rusnauka.com// Основні проблеми та переваги які виникають на підприємстві у зв’язку з проведенням автоматизації обліку

5. www.bestzvit.com.ua – Бест-звіт

6. www.mis.lviv.ua/buhgalter.php - Акцент-Бухгалтерія

7. www.proaudit.com.ua – Програмне забезпечення Парус-Підприємство 8.0