Управление персоналом в ИФНС России по г. Чебоксары

Управление персоналом в ИФНС России по г. Чебоксары

Министерство Образования и Науки Российской Федерации

ГОУ ВПО Московский Государственный Открытый Университет Чебоксарский политехнический институт (филиал)

Управление персоналом в ИФНС России по городу Чебоксары

Выполнила: студентка 4-го курса

специальности 080507

очного отделения

Шаймарданова Г.Н.

учебный шифр 1504743

Проверила: Красильникова Н.А.

Чебоксары, 2007-2008

Содержание

Введение………………………………………………………….………………2

1. Общая характеристика организации………………………………………...3

2. Анализ сложившейся ситуации в отделе общего и хозяйственного обеспечения…………………………………………..…………………….…..…3

3. Анализ организационной структуры управления персоналом в организации……………………………………………………………………….4

4. Анализ найма, отбора и приёма персонала в ФНС России по г. Чебоксары……………………………………………………………………….…6

5. Анализ адаптации, повышения квалификации как вновь принятого, так и постоянного персонала...…………………………………………………………7

6. Анализ условий работы персонала, мотивации………………………….…9

7. Кадровая политика организации…………………..……………...……….11

Заключение………………………………………………………………...……13

Приложение

Введение

Практико-ориентированное обучение студентов Чебоксарского политехнического института (филиала) МГОУ на сегодняшний день является неотъемлемой частью образовательного процесса, ее можно также определить как важнейшую составную часть профессионального образования при подготовке квалифицированных специалистов в области менеджмента.

Практико-ориентированное обучение проводилось мною в Инспекции Федеральной Налоговой Службы России по городу Чебоксары в отделе общего и хозяйственного обеспечения. Руководителем обучения от предприятия был заместитель начальника отдела Голубев Петр Ильич. Обучение длилось на протяжении всего 2007-2008 учебного года продолжительностью 28 дней.

Данное обучение имело цели, в том числе это:

· повышение качества обучения студентов и конкурентоспособности подготавливаемых специалистов путем совместной организации в ИФНС практико-ориентированного обучения студента института на основе согласованного взаимодействия института и организации;

· закрепление, углубление, совершенствование знаний, умений и навыков, полученных в процессе теоретического обучения;

· знакомство с основными принципами специальности через практическое ее освоение;

· системное осмысление и освоение будущей профессии.

В данной работе была попытка наиболее полно осветить то, чем мы занимались на протяжении практики, проанализировать сложившуюся ситуацию и предложить более эффективную организацию работы отдела.

1. Общая характеристика организации

Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах компетенции налоговых органов.

Служба является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ИФНС России по г. Чебоксары находится в двух корпусах: по ул. Базарная, 40 (юридический фактический адрес) и по ул. П. Лумумбы, 8. Руководителем Инспекции является Аристова Светлана Ивановна.

2.2. Анализ сложившейся ситуации в отделе общего и хозяйственного обеспечения.

Отдел располагает пятью оснащенными кабинетами – 410, 412, архив, 509 кабинеты ( по ул. П.Лумубы, 8) и 108 кабинет по ул. Базарная, 40. Телефон: 62-40-14. Начальником отдела является Дудин Николай Павлович. Заместитель начальника являются – Голубев Петр Ильич (телефон 63-48-94), Ефимов Геннадий Анатольевич, Макарова Нина Александровна. Также в отделе работают 7 сотрудниц.

На протяжении прохождения практико-ориентированного обучения мы полностью изучили работу отдела, а именно мы занимались:

· оформлением дел налогоплательщиков, налоговых деклараций и иных документов, принятых из отдела ввода и обработки данных, занесение их в реестр;

· подготовкой документов к выемкам в правоохранительные органы по их запросу;

· обработкой входящих документов по государственным служащим, сортировка документов, самостоятельное составление реестра, занесение этих данных на ПК начальника отдела;

· поиском налоговых деклараций и иных документов по запросу отдела ввода и обработки данных;

· выдачей архивных документов во временное пользование по заявкам начальников отделов и их учет в журнале;

· выдачей дел  для отправки в другие налоговые органы в связи с изменением местонахождения организации;

· также мы принимали участие в подготовке ответов на письменные запросы налогоплательщиков;

· принимали участие в предоставлении дел временного хранения для их последующего удаления.

2.3. Анализ организационной структуры управления персоналом в организации.

Организационная структура – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих подразделений организации, которая должна быть адекватна ее целям и задачам: упорядочить управление, налаживать взаимодействие между подразделениями, объектами и субъектами управления; регламентировать систему подчиненности, прав и ответственности. Организационная структура – это формальная структура, которая закрепляется с использованием разных правовых форм (устава предприятия, приказов директора и др.).

Деятельность фирмы обеспечивается подобранным квалифицированным персоналом, действующим в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом. Структура включает традиционные подразделения, которые охватывают основную деятельность организации, к ним относятся такие отделы как юридический, финансовый, отдел по работе с налогоплательщиками, отдел оперативного контроля, отдел общего и хозяйственного обеспечения, отдел выездных и камеральных проверок и другие.

Более подробно остановимся на анализе существующей организационной структуры организации, т. к. именно она является важнейшей элементом для эффективного проектирования всей системы управления. Принятая организационная структура  в Федеральной Налоговой Службе по г. Чебоксары (линейно-функциональная) была определена нескольких лет назад и вполне устраивает фирму и её руководителей.

Приведем основные принципы построения организационной структуры:

· Гибкость — характеризует способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в персонале. Не менее I раза в год нужно пересматривать структуру;

· Централизация;

· Специализация — обеспечивается закреплением за каждым под­разделением определенных функций управления;

· Нормоуправляемость — это соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя: высшее звено предпри­ятия — 4—8 чел., среднее звено (функциональные руководители) — 8—20 чел.; нижнее звено — 20-40 чел.;

· Экономичность — характеризует достижение минимально не­обходимых затрат на построение и содержание организационной структуры управления.

Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

· Единство и чёткость распорядительства (даже при выполнении несвойственной или незапланированной работы);

· Согласованность действий исполнителей;

· Чётко выраженная ответственность;

· Оперативность в принятии решений;

· Простота управления (выдача задания, распоряжения от одного руководителя и сдача выполненного заказа  в один адрес);    

· Личная ответственность начальника отдела за результат проделанной работы (если не выполнена работа по какой-либо причине, то отвечает исполнитель работы, не принявший своевременных мер по устранению недоработок).

Таким образом, все принципы управления соблюдены, за исключением первого принципа о пересмотре организационной структуры не реже 1 раза в год.

Попытаемся кратко проанализировать организационную и функциональную структуру отдела общего и хозяйственного обеспечения в ИФНС России по г. Чебоксары, опросив персонал этого отдела. По итогам анализа было выявлено, что структура организации нуждает­ся в рационализации, и это необходимо делать один раз в год.

Основная цель в процессе организации системы управления персоналом – регламентация деятельности работника, которая определяется должностной инструкцией.

В ИФНС разработаны положения об отделах, службах в объёмах, требуемых установленными стандартами (Приложение 1).

Для обеспечения выполнения функций указанных подразделений разработаны должностные инструкции для всего персонала, обеспечивающего работу структурных подразделений. Указанные должностные инструкции вручаются под роспись каждому исполнителю. Особенностью должностной инструкции является то, что она составляется по ГОСТу.

Также деятельность регламентируется планом работы на предстоящий год. План работы отдела общего и хозяйственного обеспечения имеет ряд недостатков, главным из которых является то, что ответственность начальника отдела закреплена лишь за одним пунктом, что поспособствовало недовольству персонала, которое было выявлено при опросе работников.

2.4. Анализ найма, отбора и приёма персонала в ИФНС России по г. Чебоксары.

Служба по налогам и сборам - устойчиво функционирующее многие годы государственное предприятие и наём персонала производится несколько иначе ввиду того, что все участники работают и дополнительный персонал нужен для замены увольняющегося, на перспективу и открытия новых отделов. Так сравнительно недавно в Федеральной налоговой службе по Чувашской Республике из структуры аппарата Приказом Управления от 10 февраля 2006 года № 05-03/13лс «Об изменении структуры»

· отдел безопасности;

· отдел единого социального налога и налогообложения  физических лиц.

В структуре аппарата Управления созданы:

· отдел единого социального налога;

· отдел налогообложения физических лиц;

· отдел налогового аудита;

· отдел собственной безопасности;

· отдел информационной безопасности.

Федеральную налоговую службу возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению Министра финансов Российской Федерации (Михаил Павлович Мокрецов). Он назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке руководителей (Аркадий Аверкиевич Дергачев), заместителей руководителей (Гурьев Лев Николаевич, Никина Ольга Михайловна, Шиманова Татьяна Вячеславовна) управлений Службы по субъектам Российской Федерации, руководителей инспекций Службы по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекций межрайонного уровня.

Подбор персонала производится по рекомендациям, личному знакомству (что наиболее часто встречается, и это является главной ошибкой работы отдела кадров), объявлениям в интернете, газетах и в профессиональных печатных изданиях. На данный момент времени (20.05.2008г.) в ИФНС России по г. Чебоксары имеются следующие вакансии:

· Главный государственный налоговый инспектор отдела выездных проверок № 3.

· Заместитель начальника юридического отдела.

· Заместитель начальника отдела выездных проверок № 2.

· Заместитель начальника отдела выездных проверок № 6.

Сотрудники принимаются на работу по следующим правилам:

Первая беседа – консультация, просмотр трудовой книжки проходит в отделе кадров; обязательно составляется резюме, оно заносится в резерв и при наличии вакантного места кадровик оповещает об этом соискателя. Если по квалификации (документально) кандидат устраивает инспекцию (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется в отдел для беседы с его начальником и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

В фирме всех работников принимает лично начальник ИФНС России по г. Чебоксары (Аристова С. И.); что говорит об изначальном отношении к подбору кадров в организации.

При положительном решении вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование, инструктажи (вводной и на рабочем месте), производится ознакомление нового работника с должностной и производственной инструкцией.

После всех указанных процедур подписывается приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком (для руководящих должностей – от 3 месяцев до 1 года).

2.5. Анализ адаптации, повышения квалификации, аттестация как вновь принятого, так и постоянного персонала.

На предприятии с момента зачисления на работу большое внимание уделяется адаптации (взаимного приспособления работника и организации) на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда.

Работника знакомят с коллективом отдела, указывают рабочее место, выдают под роспись должностную инструкцию, расписку о невыдаче коммерческой тайны, инструкция о правилах пожарной безопасности и др. для изучения и исполнения.

Особое внимание придаётся обучению работников, выдвинутых на замещение должностей. Указанные кандидаты периодически и, обычно не один раз, замещают должности своих руководителей (во время их отпуска).

В основном идёт подготовка специалистов и передвижка по служебной вертикали (повышение).

Обучение (повышение квалификации) проводится в рабочее время за счёт предприятия. Повышение квалификации управляющего персонала происходит один раз в 3 года. Обучение не носит разовый характер.

Многие сотрудники получают высшее, второе высшее на заочной форме обучения. 2раза в год они получают оплачиваемый учебный отпуск.

 Итак, профессиональное развитие персонала в ИФНС направлено на: продвижение кадров, их переподготовку и обучение, повышение квалификации, кадровый резерв, регулирование карьеры и т.п.  Всё это так или иначе связано с обучением.

Обучение – это процесс изменения поведения, в котором переплетаются интеллектуальный, психологический и физиологический аспекты.

Обучение в фирме, в основном, организовано в малых группах, в которых рассматриваются теоретические и проблемные вопросы с учётом опыта и наработок. Большое внимание уделяется самообучению, каждый обучаемый знает, что он может получить в результате обучения (мотивация); условия обучения, в основном, нормальные, хотя  много ещё можно сделать.

Важнейшим элементом системы управления персоналом является оценка персонала. Одним из традиционных способов оценки персонала является регулярная аттестация персонала, которая представляет собой процесс оценки эффективности выполнения сотрудником своих должностных обязанностей, осуществляемая его непосредственным руководителем. Аттестация персонала в ИФНС России по городу Чебоксары проводится ежегодно во 2 или 3 квартале отделом кадров совместно с плановым отделом. По итогам аттестации выявляются сильные и слабые стороны работников, определяются потребности обучения, потенциальные жалобы, проблемы дисциплины и др.

2.6. Анализ условий работы персонала, мотивации.

Создание благоприятных условий работы персонала является важной подсистемой проектирования системы управления персоналом.

На данном этапе обеспечены все (или большинство) условий для работников на предприятии, в том числе:

· 100-процентная обеспеченность шкафами, столами, стульями.

· Предоставление бесплатной спецодежды.

· Обеспечение санитарными узлами, согласно санитарным нормам.

· Наличие ведомственных лечебно-оздоровительных учреждений.

· Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск 30 календарных дней. Ежегодный дополнительный отпуск за выслугу лет.

· На предприятии действует буфет, работающий с 12 до 14часов, где цены за полноценный, калорийный обед из 3-х блюд составляет 40-50 рублей;

· Обучение в техникумах и институтах по профилю деятельности фирмы производится за счёт фирмы, предоставляются оплачиваемые отпуска для занятий и сдачи экзаменов и зачётов.

По итогам тестирования сотрудников было замечено недовольство физическими условиями труда, при более тщательном исследовании стало ясно, что неудовлетворенность проявляется в плохом оснащении материальными средствами, устаревшей техникой и оборудованием.

На предприятии высока текучесть кадров. Многие работники трудятся на предприятии десятки лет, управляющий персонал устаревает, возрастные ограничения: женщины с 18 до 55лет, мужчины с 18 до 60 лет, на руководящие должности от 25 до 60 лет. Обеспечение работников социальным пакетом, другими льготами и условиями по обеспечению творческой работы каждого работника – получить удовлетворение от работы, а не только за заработную плату является наравне с оплатой труда важной мотивацией трудовой деятельности именно на этом предприятии. Но и этого недостаточно.

Одним из составляющих факторов мотивации труда, конечно же, является оплата труда, оплата как за отработанное время, так и  за результаты работы в зависимости от конкретного отдела. В среднем оклад составляет 3500 рублей. Помимо этого совокупное денежное содержание, включая надбавки и премии, составляют от 5000 рублей в месяц. Выплачиваются премии по итогам работы за квартал. Выплачивается единовременная выплата и материальная помощь к ежегодному отпуску.

Проведение коллективных мероприятий на фирме, организация культурного отдыха на природе, всё это направлено на объединение коллектива. Так 21 ноября в день сотрудника налоговой службы во время рабочего дня каждому отделу был вручен праздничный обед на всех сотрудников, затем был организован в главном здании концерт, по окончании которого все дружным коллективом отправились на банкет в ресторан.

Мотивация трудовой деятельности является важным фактором всей системы управления персоналом. Для привлечения молодых кадров на предприятии применяется следующая система: начата круглогодичная работа с практикантами, стажерами, занесение их в резерв предприятия.

Для молодых специалистов главными мотивационными факторами являются наработка практического опыта по специальности и возможность получения жилья. Таким образом можно предложить применение пониженных ставок на ипотеку для государственных служащих.

Также можно предложить следующие методы стимулирования труда:

· Введение усовершенствованной системы стимулирования, при которой уровень оплаты труда в определенной степени зависит от стажа работы сотрудника на предприятии;

· Возможность совмещения должностей;

· Выплата выходного пособия по уходу на пенсию при стаже не менее 20 лет;

· Выплата единовременного пособия к юбилейным датам работника на предприятии;

· Закрепление всех положений о материально-денежном стимулировании в официальном документе;

· Улучшение бытовых условий. Организация бесплатного питания за счет предприятия полный рабочий день;

· Предоставление работникам с определенным стажем работы на предприятии путевок в санатории с полной оплатой за счет предприятия;

· Премирование некурящих сотрудников;

· Организация поздравления работников с днем рождения и прочими праздниками;

· Внедрение гибкого рабочего графика;

· Улучшения условий на рабочем месте, внедрение культуры самостоятельного оформления сотрудником рабочего места. Проведение конкурса на лучшее оформление рабочего места, кабинета и отдела в целом. Премирование победителей;

· Приобретение новой современной техники;

· Информирование сотрудников о достижениях предприятия с целью создания атмосферы общности результатов;

· Обеспечение перевозки работников от места работы до места жительства;

· Обеспечение досуга во время перерыва.

2.7. Кадровая политика организации.

В системе управления персоналом каждой организации существует подсистема управления персоналом (кадрами) и социальным развитием коллектива. Размер и строение этой подсистемы зависят от размера организации, предприятия, фирмы. На малых предприятиях кадровая служба не выделяется. Функции управления персоналом делят между собой руководитель предприятия и секретарь-делопроизводитель. В ИФНС России по городу Чебоксары существует отдел кадров. Но основную часть работы с персоналом выполняют руководители подразделений.

Концепцию как долгосрочной (стратегической), так и текущей кадровой политики можно реализовать с помощью кадрового планирования, которое позволяет согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работников.

Целью кадрового планирования является обеспечение работников рабочими местами в нужное время и в необходимом количестве в соответствии как с их способностями и склонностями, так и с требованиями организации. Другими ее целями можно считать: обеспечение условий реализации предусмотренных трудовым законодательством прав и обязанностей граждан, рациональное использование кадрового потенциала, формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

Кадровое планирование на предприятии необходимо для определения:

· Сколько работников, какой квалификации, когда и где необходимо принять на работу;

· Можно ли провести сокращение персонала;

· Как лучше решить вопросы повышения квалификации работников;

Для решения указанных целей была разработана структура, в которой были определены основные проблемы предприятия и пути их решения. С её помощью может осуществляется целый ряд мероприятий, объединяющийся в оперативный план работы с персоналом (Таблица 1)

Таблица 1

План работы с персоналом в ИФНС России по г. Чебоксары на 2008 год.

Мероприятия

Срок исполнения

Ответственный исполнитель

Определить потребность в персонале

Январь 2008 г.

Отдел кадров

Составить и контролировать исполнение направления работников на курсы повышения квалификации

I кв. 2008 г. в течение года

Отдел кадров

Составить, утвердить список резерва на замещение должностей

I кв. 2008 г.

Руководители отдела кадров

Проведение вводного, периодического,  внеочередного инструктажей по технике безопасности, пожарной безопасности

I – IV кв. 2008 г.

Инженер по технике безопасности

Контроль качества выполненных работ, пересмотр должностных инструкций.

В течение года

Начальники отделов

Обеспечение персонала спецодеждой

В течение года

Начальник отдела снабжения

Ремонт помещений

В течение всего года

Внештатные работники

Подготовить и провести «День налоговика», составить программу спортивных мероприятий с участием работников

Ноябрь 2008 г.

Администрация

Провести аттестацию

II – III кв. 2008 г.

Отдел кадров, плановый отдел.

Оказание помощи учащимся – заочникам, а так же студентам, обучаемым за счёт предприятия (консультации, материальная помощь, положенная по закону)

В течение года

Отдел кадров

Составить программу переподготовки персонала.

В течение года

Технический отдел

Заключение.

В данной работе были проанализированы такие вопросы как:

· организационная структура. Выяснили, что в целом организационная структура считается удовлетворительной. По результатам опроса, проделанного в одном из отделов ИФНС, стал понятен главный минус - это то, что она не пересматривается ежегодно. Также в результате проделанного теста стало ясно, что персонал не совсем разбирается в теоретических основах по данной теме.

Организационная структура в ИФНС является линейно-функциональной. Основным недостатком этой структуры является сильная зависимость результатов работы персонала и отдельных работников от качества решений первого руководителя, так как каждый работник подчиняется только одному руководителю по всем вопросам своей деятельности.

· Найм, отбор и прием персонала. В данной главе было рассмотрено положение о вакантных должностях на сегодняшний день, правила приема и другие вопросы по этой теме.

· Адаптация персонала, повышение квалификации, аттестация. Данные аспекты в полной мере функционируют в данной организации. Большое внимание уделяется адаптации новых сотрудников, проводится их обучение, инструктажи и др. Ежегодно проводится аттестация персонала, которая позволяет оценить качество персонала с точки зрения соответствия стратегии организации.

· Кадровая политика – система теоретических взглядов, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом. Был подробно составлен план работы с персоналом в Инспекции Федеральной Налоговой Службы России по городу Чебоксары на предстоящий год.

Необходимо отметить стабильную работу предприятия и показано знание грамотной организации работы с персоналом.

Был разработан оперативный план работы с персоналом, определены ответственные, организована работа по отбору персонала на вакантные места, в резерв; организована техническая учёба персонала, его переподготовка, предусмотрены улучшения условий работы, организовано полноценное дешёвое  питание (обеды), обеспечена перевозка с работы и на работу, досуг во время перерывов.

На предприятии очень серьёзно подходят к проблеме подбора кадров, тем более что количество требуемых специалистов не велико.