Системы организации и управления
Системы
организации и управления
Введение.
В условиях становления рыночной
экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы совершенствования
организации и управления, позволяющие повысить социально-экономическую
эффективность предприятия.
В системе мер реализации
экономической реформы особое значение придается повышению уровня работы с
кадрами, постановке этой работы на прочный научный фундамент, использованию
накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта
Одной из важнейших проблем на
современном этапе развития экономики является проблема в области работы с
персоналом. Результаты деятельности многих предприятий и накопленный опыт их
работы с кадрами показывают, что формирование производственных коллективов,
обеспечение высокого качества кадрового потенциала являются решающими факторами
эффективности производства и конкурентоспособности продукции.
Социально-экономическое значение
кадровой работы в условиях рыночной экономики существенно изменяется, и она
перестает быть только организационно-административной работой. Управление
персоналом приобрело новое экономическое и социальное значение.
Целью дипломного проекта
является совершенствование организации и управления деятельности ООО
«МТМ-Сибирь».
Задачи
курсового проекта:
Сбор и анализ информации о
существующих методиках анализа организационных структур
Анализ существующих
организационных структур и принципы их построения
Выявить зависимость между
положением организации в среде (конкуренция, объем производства, персонал и
т.д.) и ее оптимальной организационной структуры.
1.
Организационные структуры управления.
Организационная структура
управления – одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями,
функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними
полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение
потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют
менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру
можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того,
чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.
Таким образом, под
организационной структурой управления необходимо понимать совокупность
управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и
обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.
Но. Рассмотрим вопрос. А
действительно, так ли необходимы схемы организационной структуры управления для
эффективного управления?
Аргументы «ЗА». Те, кто
полагает, что схемы организационной структуры необходимы для обеспечения
эффективного управления, указывают, что их отсутствие создает хаос: работники
не понимают, что они должны делать, как им нужно это делать и с кем им следует
работать; руководители различных подразделений не представляют себе, как их
работа сочетается с работой других подразделений. При отсутствии схемы
организационной структуры могут появиться нелогичные связи, создающие путаницу.
Самые горячие сторонники этой
идеи считают, что руководству следует дополнить схемы организационной структуры
конкретизацией в письменной форме основных требований к каждому уровню
управления, каждому отделу, каждой должности или группе сходных должностей. Эти
материалы обеспечат работников и группы дополнительной информацией, позволяющей
им понять, как их усилия соотносятся с усилиями других. Именно поэтому они
смогут отдавать все силы для эффективного выполнения своих обязанностей,
избегая дублирования с другими индивидами и организационными единицами.
Для создания работоспособного
механизма руководство должно проектировать его по организационным, а не по
индивидуальным принципам. Организация, пытающаяся обойтись без определенной
схемы структуры организации, неизбежно обратится к политиканству и фаворитизму
в вопросах повышения в должности и продвижения. Более того, без точного описания
должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других
работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе.
Аргумент о необходимости схем
организационной структуры ослабевает только в том случае, когда организация
становится слишком большой для управления одним руководителем. Многие малые
фирмы, работавшие довольно успешно на начальных стадиях своего развития,
начинают терпеть неудачи, когда их основатели не могут дальше управлять,
придерживаясь своего собственного стиля. Переход от преуспевающей малой фирмы к
преуспевающей крупной фирме будет замедлен, потому что работники охотнее делают
то, что соответствует их индивидуальности и специфическому опыту, чем-то, что
необходимо для интенсивности работы организации. Схемы организационной
структуры и поддерживающая документация необходимы с самого начала
существования фирмы, а не тогда, когда она станет слишком большой для
управления одним человеком.
Аргументы «ПРОТИВ». Схемы
организационной структуры не показывают важные связи между работниками и
организационными единицами. Фактически именно то, что они показывают, может
ввести в заблуждение. Например, на них не изображены неофициальные линии
коммуникации и влияния. Иерархическая схема описывает предполагаемую цепь
коммуникации и управления, но на практике существует много других
коммуникационных и управленческих каналов. Направление коммуникаций может быть
горизонтальным и диагональным, так как работники взаимодействуют и делятся
информацией. Телефонные и компьютерные сети дают возможность людям
контактировать с другими быстро и эффективно.
Схема организационной структуры
изображает иерархию должностей, подразумевая, что чем они выше, тем более важны
и влиятельны. Это не всегда верно, так как некоторые работники являются
влиятельными при принятии одних решений и лишены влияния при принятии других.
Схема организационной структуры не отражает и соответственное влияние
руководителей, находящихся на одном и том же уровне, что, казалось бы, означает
обладание ими одинаковыми правами. На самом деле это не верно. Например,
влияние руководителя отдела маркетинга может преобладать над влиянием
руководителя производственного отдела, если принимаемое решение зависит от
изучения рынка, а не от производственных возможностей.
Вероятно, наиболее деструктивная
критика схем организационной структуры состоит в том, что они способствуют
очень узкому представлению работников о своих должностях. Дефиниции должностей
означают, чего люди могут не делать, равно как разъяснение того, что они должны
делать. Результатом этого является организация, не реагирующая на изменения.
Схемы организационной структуры и вся обеспечивающая документация (описания
должностей и инструкции) становятся только суррогатом действия, не являясь
конструктивным реагированием.
Ознакомившись со всеми
аргументами «ЗА» и «ПРОТИВ», руководители уделяют большое внимание принципам и
методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению
тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организации.
1.1.
Понятие и принципы построения управленческих структур.
Внутренним выражением
организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение
и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена, прежде всего, на
установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации,
распределение между ними прав и ответственности.
В структуре управления
организацией выделяются следующие элементы:
Звенья (отделы);
Уровни (ступени) управления;
Связи – горизонтальные и
вертикальные.
К звеньям управления относятся
структурные подразделения, а так же отдельные специалисты, выполняющие
соответствующие функции управления, либо часть их. К звеньям управления следует
относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности
нескольких структурных подразделений.
В основе образования звена
управления лежит выполнение отделом определенной функции управления.
Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.
Под уровнем управления понимают
совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах
управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной
зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой
ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до
нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления
организацией.
Президент
Вице-президент
Директора служб
Начальники цехов
Старшие мастера (мастера)
Бригадиры
Отношения между элементами
структуры управления поддерживаются благодаря связям, горизонтальным и
вертикальным. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми
(например, между отделами). Вторые – это отношения подчинения. Необходимость в них
возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии
различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.
В структуре управления
организацией различаются так же линейные и функциональные связи. Первые суть
отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения
информации между, так называемыми, линейными руководителями, то есть лицами,
полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных
подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями
менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия:
линейные и штабные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все
вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а так же отдавать
распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации
(подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом
планировать, рекомендовать, советовать и помогать, но не приказывать другим
членам организации выполнять их распоряжения.
Между всеми названными выше
составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения
взаимозависимости: изменения в каждой из них (числа элементов или уровней,
количества или характера связей или полномочий работников) вызывают
необходимость пересмотра всех остальных. Например, если руководством
организации принято решение о введении в организационную структуру управления
нового органа (функции которого ранее никто не выполнял), нужно одновременно
дать ответ на следующие вопросы:
Какие задачи будет решать новый
отдел?
Кому он будет непосредственно
подчинен?
Какие органы и подразделения
организации будут доводить до него необходимую информацию?
На каких иерархических уровнях
будет представлена новая служба?
Какими полномочиями наделяются
работники нового отдела?
Какие формы связей должны быть
установлены между новым отделом и другими отделами?
Увеличение количества элементов
и уровней в организационной структуре неизбежно приводит к многократному росту
числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих
решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что
в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования
менеджмента организации.
К структуре управления
предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента
значение.
1.1.1. Требования к организационной структуре
Главные из этих требований к
организационной структуре могут быть сформулированы следующим образом:
Оптимальность. Структура
управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления
на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе уровней
управления.
Оперативность. Суть данного
требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения
в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения,
делающие ненужной реализацию принятых решений.
Надежность. Структура аппарата
управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать
искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать
бесперебойность связи в системе управления.
Экономичность. Задача состоит в
том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на
управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между
затратами ресурсов и полезным результатом.
Гибкость. Способность изменяться
в соответствии с изменениями внешней среды.
Устойчивость структуры
управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних
воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.
Совершенство организационной
структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее построении
соблюдались принципы построения:
Целесообразное число звеньев
управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего
руководителя до непосредственного исполнителя;
Четкое обособление составных
частей организационной структуры (состава ее подразделений, потоков информации
и пр.);
Обеспечение способности к
быстрой реакции на изменения в управляемой системе;
Предоставление полномочий на
решение вопросов тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией
по данному вопросу;
Приспособление отдельных
подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в
целом и к внешней среде в частности.
Основными инструментами
формирования организационной структуры управления предприятия являются:
Анализ и разделение
управленческих и инновационных процессов на отдельные составляющие функции,
задания;
Синтез и группировка заданий в
однородные группы достаточно устойчивые на протяжении длительности периода
деятельности предприятия;
Создание специализированных
подразделений и служб путем закрепления за ними однородных групп заданий,
объектов, функций управления, состава работников и оборудования;
Разработка должностных
инструкций и положений об отделах, службах, подразделениях для документального
фиксирования принятой организационной структуры управления.
Наиболее часто при формировании
организационной структуры предприятия задания группируются по определенным
признакам:
Вид деятельности;
Функции управления;
Вид продукции;
Стадии производственного
процесса;
Иерархический уровень;
Территориальное расположение.
Дифференциация задач и заданий
по виду деятельности, функциям управления и иерархическому уровню чаще всего
используется для формирования структур управления, вертикальному разделению
труда менеджеров, определению степени централизации и децентрализации
управления, делегированию полномочий и ответственности. Дифференциация работ по
виду продукции, стадии производственного процесса, месту расположения
производства в большей степени отражается на элементах производственной
структуры, таких горизонтальное разделение труда, специализация и
кооперирование производственных звеньев, их масштаб и объемы деятельности.
Следует иметь в виду, что в
различных организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие
принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие
особенности их функционирования.
Реализация этих принципов
означает необходимость учета при формировании (или перестройке) структуры
управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.
1.1.2. Факторы воздействия на ОСУ
Главный фактор,
"задающий" возможные контуры и параметры структуры управления, - сама
организация. Известно, что организации различаются по многим критериям. Большое
разнообразие организаций в Российской Федерации предопределяет множественность
подходов к построению управленческих структур. Подходы эти различны в
организациях коммерческих и некоммерческих, крупных, средних и малых,
находящихся на разных стадиях жизненного цикла, имеющих разный уровень
разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации,
иерархических и "плоских", и так далее. Очевидно, что структура
управления крупными предприятиями более сложна по сравнению с той, какая нужна
небольшой фирме, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках
одного - двух членов организации (обычно руководителя и бухгалтера), где
соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные
параметры. По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ,
развивается разделение труда, и формируются специализированные звенья
(например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и
т.п.), слаженная работа коих требует координации и контроля. Построение
формальной структуры управления, в которой четко определены роли, связи,
полномочия и уровни, становится императивом.
Важно обратить внимание на
сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации, о чем, к
сожалению, нередко забывают проектанты и специалисты, решающие задачу
совершенствования управленческих структур. На стадии зарождения организации
управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста
происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в
структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии
спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры
в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства. Наконец,
на стадии прекращения существования организации структура управления или
полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее
реорганизация (коль скоро данную фирму приобретает или присоединяет к себе
другая компания, приспосабливающая структуру управления к той фазе жизненного
цикла, в которой она находится).
На формирование структуры
управления оказывают влияние изменения организационных форм, в которых
функционируют предприятия. Так, при вхождении фирмы в состав какого-либо
объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение
управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому
меняется и структура управления фирмы. Впрочем, даже если предприятие остается
самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации,
объединяющей на временной основе ряд взаимосвязанных предприятий (чаще всего
для использования благоприятной ситуации), ему приходится вносить в свою
управленческую структуру ряд изменений. Это связано с необходимостью усиления
функций координации и адаптации к системам менеджмента других компаний,
входящих в сеть.
Важный фактор формирования
управленческих структур - уровень развития на предприятии информационной
технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного
интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при
одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей,
ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и
низовом уровнях. Это относится, прежде всего, к координации работы подчиненных
звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных
сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть
расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления
на предприятии.
В этом контексте стоит отметить,
что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового
типа предприятий, которые в западной литературе получили название
"виртуальных" компаний (организаций). Под ними понимают совокупности
независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы
узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие.
Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой
электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает
буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них
организациями становятся "прозрачными", и каждая из них может
рассматриваться представителем компании в целом.
1.2.
Типы структур управления организацией.
Термин "организационная
структура" сразу же вызывает в нашем воображении двумерную древовидную
схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники
показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают
разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и
соединяющие их линии показывают степень подчинения.
Рассмотренные соотношения
ограничены двумя измерениями: вверх - вниз и поперек, так как мы оперируем с
ограниченным допущением, согласно которому организационная структура должна
быть представлена на двумерной схеме, вычерчиваемой на плоской поверхности.
При наличии такого ограничения
невозможны решения, обеспечивающие развитие организации с учетом технических и
социальных изменений, темпы которых все больше и больше растут. Существующая
обстановка требует, чтобы организации были не только готовы к любым изменениям,
но и способны им подвергаться. Другими словами, необходимо динамическое
равновесие. Очевидно, что для достижения такого равновесия организация должна
иметь достаточно гибкую структуру.
Построение гибкой или обладающей
какими-либо иными достоинствами организационной структуры является одной из
задач данной курсовой работы. Здесь излагаются основные идеи, на основе которых
могут быть разработаны различные варианты решения проблемы организационной
структуры без ограничений, связанных с ее графическим представлением.
1.2.1. Иерархический тип структур
управления
Иерархическая или
бюрократическая структура строится на следующих принципах, сформулированных
Максом Вебером (концепция рациональной бюрократии)
принцип иерархичности уровней
управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и
подчиняется ему;
вытекающий из него принцип
соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в
иерархии;
принцип разделения труда на
отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип
формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность
выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных
задач;
вытекающий из него принцип
обезличенности выполнения работниками своих функций;
принцип квалификационного
отбора, в соответствии, с которым найм и увольнение с работы производится в
строгом соответствии с квалификационными требованиями.
Наиболее распространенным типом
такой структуры является линейно - функциональная (линейная структура).
1.2.2. Линейная организационная структура
Основы линейных структур
составляет так называемый "шахтный" принцип построения и
специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам
организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы,
персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб
("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу (Приложение 1,
Рис 1). Результаты работы каждой службы оцениваются показателями,
характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и
система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат
(эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы
второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают
на его получение.
Преимущества линейной структуры:
четкая система взаимных связей
функций и подразделений;
четкая система единоначалия -
один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью
процессов, имеющих общую цель;
ясно выраженная ответственность;
быстрая реакция исполнительных
подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки линейной структуры:
отсутствие звеньев, занимающихся
вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех
уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над
стратегическими;
тенденция к волоките и
перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких
подразделений;
критерии эффективности и
качества работы подразделений и организации в целом - разные;
большое число "этажей
управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом,
принимающим решение;
перегрузка управленцев верхнего
уровня;
повышенная зависимость
результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших
управленцев.
Вывод: в современных условиях
недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо
совместима с современной философией качества.
1.2.3. Линейно - функциональная
организационная структура
Такой вид организационной
структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший
недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования.
Линейно - функциональная структура включает в себя специализированные
подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и
руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают
соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего,
функций стратегического планирования и анализа. В остальном эта структура
соответствует линейной .
1.2.4. Линейно - штабная структура:
Достоинства линейно - штабной
структуры:
более глубокая, чем в линейной,
проработка стратегических вопросов;
некоторая разгрузка высших
руководителей;
возможность привлечения внешних
консультантов и экспертов;
при наделении функциональных
подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший
первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.
Недостатки линейно - штабной
структуры:
недостаточно четкое
распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в
его выполнении;
тенденции к чрезмерной
централизации управления;
Вывод: линейно - штабная
структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от
линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в
ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.
1.2.5. Дивизионная структура управления
Уже к концу 20-х годов стала
ясна необходимость новых подходов к организации управления, связанная с резким
увеличением размеров предприятий, диверсификацией их деятельности
(многопрофильностью), усложнением технологических процессов в условиях
динамически меняющегося окружения.
В дивизиональных структурах
часть или даже все «штабные» функции (финансовое управление, учет,
планирование) передаются производственным звеньям. Это позволяет им частично
или полностью взять на себя ответственность за разработку, производство, и сбыт
своей продукции. В результате управленческие ресурсы верхнего эшелона компании
высвобождаются для решения стратегических задач.
Структуризация по дивизионам,
как правило, производится по одному из критериев:
по выпускаемой продукции
(изделиям или услугам) - продуктовая специализация;
по ориентации на определенные
группы потребителей - потребительская специализация;
по обслуживаемым территориям -
региональная специализация.
Преимущества дивизионной
структуры:
она обеспечивает управление
многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен
тысяч и территориально удаленными подразделениями;
обеспечивает большую гибкость и
более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с
линейной и линейно - штабной;
более тесная связь производства
с потребителями.
Недостатки дивизионной
структуры:
большое количество
"этажей" управленческой вертикали; между рабочими и управляющим
производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и
руководством компании - 5 и более;
разобщенность штабных структур
отделений от штабов компании;
основные связи - вертикальные,
поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита,
перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных
для подразделений и т. д. ;
дублирование функций на разных
"этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание
управленческой структуры;
Вывод: достоинства дивизионных
структур перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного
существования, при нестабильном окружении они рискуют повторить судьбу
динозавров. При данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей
современной философии качества.
1.2.6. Органический тип структур
управления
Органические или адаптивные
структуры управления стали развиваться примерно с конца 70-х годов. Создание
международного рынка товаров и услуг резко обострило конкуренцию среди предприятий,
и жизнь потребовала от предприятий высокой эффективности и качества работы и
быстрой реакции на изменения рынка.
Главным свойством управленческих
структур органического типа является их способность изменять свою форму,
приспосабливаясь к изменяющимся условиям. Разновидностями структур этого типа
являются проектные, матричные (программно-целевые), бригадные формы структур.
При внедрении этих структур необходимо одновременно изменять и взаимоотношения
между подразделениями предприятия.
1.2.7. Бригадная (кросс - функциональная)
структура управления
Основой этой структуры
управления является организация работ по рабочим группам (бригадам).
Принципы бригадной структуры
управления:
автономная работа рабочих групп
(бригад);
самостоятельное принятие решений
рабочими группами и координация деятельности по горизонтали;
замена жестких управленческих
связей бюрократического типа гибкими связями;
привлечение для разработки и
решения задач сотрудников разных подразделений.
Эти принципы разрушает
свойственное иерархическим структурам жесткое распределение сотрудников по
производственным, инженерно-техническим, экономическим и управленческим
службам, которые образуют изолированные системы со своими целевыми установками
и интересами.
В организации, построенной по
этим принципам, могут, как сохраняться функциональные подразделения (Приложение
3 Рис.1, Приложение 3а, рис 1 ), так отсутствовать. В первом случае работники
находятся под двойным подчинением - административным (руководителю
функционального подразделения, в котором они работают) и функциональным
(руководителю рабочей группы или бригады, в которую они входят). Такая форма
организации называется кросс - функциональной.
Бригадными организационными
структурами называются системы управления, при которых функциональные
подразделения как таковые отсутствуют. Такая форма достаточно широко
применяется в организации управления по проектам.
Преимущества бригадной (кросс-функциональной)
структуры:
сокращение управленческого
аппарата, повышение эффективности управления;
гибкое использование кадров, их
знаний и компетентности;
возможность применения
эффективных методов планирования и управления;
сокращается потребность в
специалистах широкого профиля.
Недостатки бригадной
(кросс-функциональной) структуры:
усложнение взаимодействия (в
особенности для кросс-функциональной структуры);
сложность в координации работ
отдельных бригад;
высокая квалификация и
ответственность персонала;
высокие требования к
коммуникациям.
Вывод: данная форма
организационной структуры наиболее эффективна в организациях с высоким уровнем
квалификации специалистов при их хорошем техническом оснащении, в особенности в
сочетании с управлением по проектам. Это - один из типов организационных
структур, в которых наиболее эффективно воплощаются идеи современной философии
качества.
1.2.8. Проектная структура управления
Основным принципом построения
проектной структуры является концепция проекта, под которым понимается любое
целенаправленное изменение в системе, например, освоение и производство нового
изделия, внедрение новых технологий, строительство объектов и т. д.
Деятельность предприятия рассматривается как совокупность выполняемых проектов,
каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект
выделяются трудовые, финансовые, промышленные и т. д. ресурсы, которыми
распоряжается руководитель проекта. Каждый проект имеет свою структуру, и
управление проектом включает определение его целей, формирование структуры,
планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. После
выполнения проекта структура проекта распадается, ее компоненты, включая
сотрудников, переходят в новый проект или увольняются (если они работали на
контрактной основе). По форме структура управления по проектам может
соответствовать как бригадной (кросс-функциональной) структуре, так и дивизионной
структуре, в которой определенный дивизион (отделение) существует не постоянно,
а на срок выполнения проекта.
Преимущества структуры
управления по проектам:
высокая гибкость;
сокращение численности
управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами.
Недостатки структуры управления
по проектам:
Очень высокие требования
квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен
не только управлять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать
место проекта в сети проектов компании;
дробление ресурсов между
проектами;
сложность взаимодействия
большого числа проектов в компании;
усложнение процесса развития
организации как единого целого.
Вывод: преимущества перевешивают
недостатки на предприятиях с небольшим числом одновременно выполняемых
проектов. Возможности воплощения принципов современной философии качества
определяются формой управления проектами.
1.2.9. Матричная (программно - целевая)
структура управления
Матричная структура (Приложение
4) управления может быть охарактеризована как "решетчатая"
организация, построенная на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с
одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения,
которое предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта (или
целевой программы), с другой, - руководителю временной группы, который наделен
необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы.
При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами
подчиненных: с членами проектной группы и с другими работниками функциональных
подразделений, подчиняющимися ему временно и по ограниченному кругу вопросов
(причем сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений
- отделов, служб).
Переход к матричным структурам
охватывает не всю организацию, а лишь ее часть, причем успех здесь в
значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов
обладают профессиональными качествами менеджеров и способны выступить в
проектной группе в роли лидеров.
Преимущества матричной
структуры:
лучшая ориентация на проектные
(или программные) цели и спрос;
более эффективное текущее
управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности
использования ресурсов;
более гибкое и эффективное
использование персонала организации, специальных знаний и компетентности
сотрудников;
относительная автономность
проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников
навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;
улучшение контроля за отдельными
задачами проекта или целевой программы;
любая работа организационно
оформляется, назначается одно лицо - "хозяин" процесса, служащее
центром сосредоточения всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы;
сокращается время реакции на
нужды проекта или программы, т. к. созданы горизонтальные коммуникации и единый
центр принятия решений.
Недостатки матричных структур:
трудность установления четкой
ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или
программы (следствие двойного подчинения);
необходимость постоянного
контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или
проектам;
высокие требования к
квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах,
необходимость их обучения;
частые конфликтные ситуации
между руководителями подразделений и проектов или программ;
возможность нарушения правил и
стандартов, принятых в функциональных подразделениях, из-за оторванности
сотрудников, участвующих в проекте или программе, от своих подразделений.
Вывод: внедрение матричной
структуры дает хороший эффект в организациях с достаточно высоким уровнем
корпоративной культуры и квалификации сотрудников, в противном случае возможна
дезорганизация управления (на фирме "Тойота" внедрение матричной
структуры заняло около 10 лет). Эффективность воплощения в жизнь идей
современной философии качества в такой структуре доказана практикой фирмы
"Тойота".
1.3.
Тенденции эволюции организационных структур.
В заключение важно
подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур
управления стало характерной чертой последнего десятилетия
XX в. В ходе этих
экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных
видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям
их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая
последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее
действующими. При этом называются следующие десять требований и характеристик
формирования эффективных структур управления:
Сокращение размеров
подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;
Уменьшение числа уровней
управления;
Групповая организация труда, как
основа новой структуры управления;
Ориентация текущей работы, в том
числе графиков и процедур, на запросы потребителей;
Создание условий для гибкой
комплектации продукции;
Минимизация запасов;
Быстрая реакция на изменения;
Гибко переналаживаемое
оборудование;
Высокая производительность и
низкие затраты;
Безупречное качество продукции и
ориентация на прочные связи с потребителем.
Опытные менеджеры знают, как
должны выглядеть структура, процессы и культура организаций, и четко
представляют свои цели.
Множество комплексных факторов и
параметров составляет оптимальную организационную структуру. Ключевыми
решениями модели являются: разделение труда, управляемость, распределение
контроля и делегирование полномочий. Они отражают взаимодействие этих факторов
между средой и менеджерами. Именно поэтому ключевые решения являются сложными,
и менеджеры не имеют возможности сконструировать наилучшую структуру.
Оптимальная модель зависит от взаимодействия факторов размеров организации
среды и менеджмента.
Обычно механистические
организации более формализованы, централизованы и специализированы, чем
органические. Они так же менее дифференцированы и обеспечивают интеграцию через
иерархию, правила, процедуры и планирование. Органические организации, однако,
достигают интеграции более сложными методами, включая пограничные роли, группы
заказов, комитеты и другие формы совместной деятельности. Несмотря на
специфическую конфигурацию организации и стратегию интеграции, цель
организационной модели состоит в направлении поведения индивидов и групп с
целью повышения результативности организации.
Таким образом, принятие
организационного решения играет ключевую роль в модели организации. Стратегии,
которые были успешными в прошлом, становятся неэффективными в свете
международной конкуренции, изменений технологий и изменения форм промышленного
развития. Так же, как организация экспериментирует с новыми стратегиями, они
будут расширять эксперименты с новыми организационными моделями. Эти модели
будут больше похожи на органические модели, чем на механистические, и будут
порождать многие характеристики сетевых организаций.
Так что можно не сомневаться в
том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур,
каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.
2. Исследование ООО «МТМ-Сибирь»
2.1 Характеристика организации
Общество с ограниченной
ответственностью «МТМ-Сибирь» было основано в начале 1996 г. Общество является
юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательства РФ.
Форма собственности – частная.
Уставной капитал – 100 000 рублей.
Высшим органом управления ООО
«МТМ-Сибирь» является генеральный директор, он же учредитель. Общее руководство
деятельностью Общества, а так же руководство текущей деятельностью осуществляется
генеральным директором..
Основная
цель деятельности ООО «МТМ-Сибирь» – получение прибыли, для чего объединяются
материальные, трудовые, интеллектуальные и финансовые ресурсы его участников.
Компания арендует: офисное
помещение площадью 80 кв.м., помещение под склад – 160 кв. м., помещение под
цех – 200 кв.м. Для удобства обслуживания оптовых покупателей офис и складские
помещения расположены на пл.К.Маркса. Расположение склада и офиса в одном месте
позволяет клиентам быстро оформить заказ и получить товар.
Основной деятельностью ООО
«МТМ-Сибирь» является производство бытовой химии и парфюмерии( шампунь, пена
для ванн, соль для ванн, жидкость для мытья посуды, оттеночная пена для волос)
. Прочие виды деятельности: бартерные сделки, оптовая торговля, торговля в
розницу через сеть небольших магазинов и временных торговых точек.
Деятельность предприятия зависит
от многих факторов. Например, от таких как поставщиков сырья, наличие и
потребность в трудовых ресурсах, государственные законы, наличие потребителей. Все
это можно назвать средой прямого воздействия на предприятие, которую можно
представить следующим образом:
Среди наших поставщиков –
крупные московские и предприятия и филиал французского холдинга.
География продаж ООО
«МТМ-Сибирь» распространяется на всю территорию РФ и стран СНГ. Большинство
клиентов расположено в крупных индустриальных городах и областных центрах.
Многие из наших поставщиков, так
же являются и нашими клиентами. С ними заключается договор о бартерной сделке.
Это позволяет без использования денежных средств осуществлять прямой обмен
товарами. Товар поступающий по бартеру реализуется оптом с центрального склада,
а также через собственную сеть розничных магазинов.
Технологический процесс
производства, например, шампуней включает следующие операции:
приемка сырья и материалов;
подогрев воды;
смешивание компонентов;
остывание и отстаивание;
разлив;
прикручивание пробки;
наклеивание этикетки;
упаковка и маркировка;
хранение и транспортирование.
Рис.1 Анализ продаж
Похожие работы на - Системы организации и управления
|