утверждение авансового отчёта
Матрица ответственности процесса
Главный бухгалтерБухгалтер места прибытияРасчетная группаСотрудникВыдача командировочного удостоверенияРуОтметка о прибытии в командировкуРуОтметка об убытии из командировкиРуНаписание авансового отчёта и сдача всех чековРуПроверка авансового отчёта РуУтверждение авансового отчётаРуПодтверждение окончания командировкиРуу
«у» - участие, «р» - руководство, «к» - контроль.
13. Должностные обязанности руководителя отдела и его непосредственных подчиненных
Должностные обязанности главного бухгалтера:
1. Осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
. Возглавлять работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
. Обеспечивать рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
. Организовать учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
. Обеспечивать законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
. Осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.
. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
. Принимать меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
. Принимать меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.
. Осуществлять взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоко ликвидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
. Вести работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
. Участвовать в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
. Обеспечивать составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
. Оказывать методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
. Руководить работниками бухгалтерии.
Должностные обязанности бухгалтера :
.Готовитьбанковскиепорученияпо платежам с текущих банковских счетов;
.Осуществлятьконтрользаоткрытием и закрытием текущих, расчетных, корпоративных и других счетов. Своевременно информировать налоговые органы об их открытии и закрытии;
.Вести сопровождение договоров банковского счета, ежегодно подтверждать остатки на счетах в банке;
.Ежедневно обрабатывать выписки по всем банковским счетам, составлять журналы-ордера и оборотные ведомости по ним;
.Осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг;
.Вести на основе приходящих и расходных документов кассовую книгу. Составлять кассовую отчетность;
.Осуществлять наличные расчеты в установленном порядке с организациями и физическими лицами при оплате работ и услуг предприятия;
.Принимать авансовые отчеты от подотчетных лиц по выдаваемым им авансам на хозяйственные нужды и командировочные расчеты. Проверять правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Своевременно и правильно отражать данные операции на счетах бухгалтерского и налогового учета;
.Производить учет расчетов с поставщиками и заказчиками за оказанные услуги по корпоративным кредитным картам;
.Вести регистрацию входящих счетов;
.Осуществлять операции по приему и выписке счетов-фактур в строгом соответствии с установленными нормативными документами, правилами, вести журналы их регистрации;
.Ежемесячно по оформленным в соответствии с установленным порядком счетам-фактурам составлять книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость, сверять их с бухгалтерским учетом;
.Вести оперативную работу с предприятиями по выверке расчетов;
.Готовить соответствующие документы по встречным проверкам налоговых органов;
.Производить регистрацию всей входящей в отдел и исходящей документации;
Должностные обязанности экономиста:
1.Выполнять работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышении эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
. Подготавливать исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.
.Выполнять расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.
.Осуществлять экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.
.Определять экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.
. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов.
. Участвовать в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства.
. Выполнять необходимую работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций.
. Вести учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров.
. Подготавливать периодическую отчетность в установленные сроки.
. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных.
. Участвовать в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов. Пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.
. Изучать специальную литературу, касающуюся выполняемой работы, а также по тематике проводимых исследований и разработок, составлять различные экономические обоснования, справки, периодическую отчетность, аннотации и обзоры.
. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
14. Оценка рекомендуемого диапазона управления руководителя отдела(по шкале Локхид)
Шкала весов компании «Локхид»
Факторы Оценка (качественная и относительные веса)Аналогичность функцийИдентич-ные1В основном схожие2Аналогичные 3Весьма различные 4Существенно различные5Географиче-ская близостьВсе вместе 1Все в одном здании 2В отдельном здании на одной территории3В различных районах одного географического региона4В разных географических регионах5Сложность функций (комплекс-ность)Простые, однообразные2Шаблонные 4В определенной мере комплексные 6Комплексные и разнообразные 8Широкие, комплексные и весьма разнообразные10Руководство и контрольМинимум руководст-ва и контроля 3Ограничен-ные руководство и контроль 6Умеренные взаимоотно-шения, умеренный периодиче-ский контроль9Существенные взаимоотношения, частый текущий контроль 12Широкие неповторяющиеся взаимоотношения, постоянный жесткий контроль 15КоординацияМинималь-ные связи с другими подразделениями 2Взаимоотно-шения, ограниченные определен-ными причинами, весьма ограниченные взаимосвязи4Легко контролиру-емый, умеренный объем взаимосвязей 6Существенные, тесные взаимоотношения 8Широкие, тесные, разнообразные, неповторяющиеся взаимосвязи 10ПланированиеМинималь-ный масштаб и сложность 2Ограничен-ные масштабы, сложность и комплекс-ность 4Умеренные масштабы, сложность и комплекс-ность 6Требует значительных усилий, область планирования ограничивается лишь важнейшими направлениями деятельности предприятия8Требует огромных усилий, масштабы и направления весьма разнообразны 10
15. Расчет управленческой нагрузки
Теперь, расписав функции выбранного отдела - отдела бухгалтерии, рассчитаем степень управленческой нагрузки руководителя данного отдела - главного бухгалтера по таблице Локхида и определим рекомендуемый диапазон управления.
1)Аналогичность функций - В основном схожие = 2
2)Географическая близость - Все в одном здании = 2
3)Сложность функций (комплексность) - Комплексные и разнообразные = 8
4)Руководство и контроль - Умеренные взаимоотношения, умеренный периодический контроль = 9
5)Координация - Существенные, тесные взаимоотношения = 8
6)Планирование - Умеренные масштабы, сложность и комплексность=6
В итоге, подсчитав сумму, мы имеем:
степень управленческой нагрузки = 35 балла, что по Таблице Локхида означает, рекомендуемый диапазон управления составляет 4-7 человек.
Заключение
В настоящей работе «Расчет степени управленческой нагрузки» был рассмотрен ОАО «Татнефть», имеющий линейно функциональную организационную структуру.
В ОАО «Татнефть» для рассмотрения определен отдел бухгалтерии, возглавляемый начальником отдела. В его подчинении находится восемь человек. Рассчитанная по шкале компании «Локхид» степень управленческой нагрузки начальника отдела составляет 35 баллов.
Рекомендуемый диапазон управления при степени управленческой нагрузки, равный 35 баллам, - 4 - 7 человек. Фактически согласно штатному расписанию количество сотрудников, находящихся в подчинении начальника отдела, - 8 человек, что незначительно превышает рекомендуемый диапазон управления.
Учитывая объем и разнонаправленность выполняемых функций, а также основную задачу работы отдела бухгалтерии, можно сделать вывод об эффективном качестве управления.
Степень управленческой нагрузки главного бухгалтера, позволяет ему осуществлять свои непосредственные функции, не испытывая при этом перегрузок.