Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области
Оглавление
|Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3 |
|. . . . . . . . . . | |
|I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5 |
|Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . |5 |
|1.2. Контроль исполнения документов как разновидность | |
|функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . | |
|Принципы организации и контроля исполнения | |
|документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . | |
|II. Контроль документооборота, как форма своевременности | |
|исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . | |
|2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .| |
|2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | |
| Контроль за исполнением поручений по | |
|официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|Контроль за исполнением постановлений губернатора | |
|Контроль за исполнением входящей корреспонденции | |
|Контроль за исполнением устных и письменных | |
|обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Повышение эффективности контроля за исполнением | |
|документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . . | |
|Пути повышения эффективности контроля за исполнением | |
|документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | |
|Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | |
|Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | |
Введение
Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный
сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало
контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго
надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты
обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего
существования в годы смут, войн и революционных потрясений.
Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией
административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль.
Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему
управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях
рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не
может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает
осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.
Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства.
Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности
любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не
только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе
государственного аппарата конкретность и оперативность.
Контроль исполнения документов дает возможность анализировать
управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с
запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные
проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать
меры по совершенствованию управленческих решений.
При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как
качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль
исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь
вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины,
порождающие негативные явления.
Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос
контроля исполнения в системе документооборота.
Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций
за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской
области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов
контроля.
В задачи работы входит следующее :
1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.
1. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.
1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.
При подготовке дипломной работы использовались следующие методы :
монографический, аналитический, интервьюирования.
Глава I. Контроль, как функция управления
1.1. Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего
отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего
какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем,
все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых
понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к
неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред
организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано -
означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих
целей.
Существуют различные подходы к определению понятия «контроль».
Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная
служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций
управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать
отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.
Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория
управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством
сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных
результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами
и другими нормативными документами 2 .
Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля:
«Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать
правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для
внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных
подразделений, так и всей организации»1 .
В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты
контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают
контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и
управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих
проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского
языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также
постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3
Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из
важных функций управления, считается средством решения поставленных задач,
чертой стиля деятельности руководителя.
В системе управления контроль решает несколько задач :
во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые
могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и,
подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.
во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в
деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно
принять меры для их устранения.
в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти
за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.
Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -
решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:
быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы
деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы,
протекающие в ней ;
иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные
приоритеты органа власти и поддерживать их ;
соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен
объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как
неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать
критически важную информацию ;
быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;
быть простым и экономичным.1
Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни
была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :
1. Установление норм (стандартов).
1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление
фактических результатов с ожидаемыми).
1. Коррекция отклонения от норм и планов.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией
планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки
деятельности объекта управления, которые определяются при планировании.
Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий,
нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта
управления и его основных областей.
Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых
результатов функционирования объекта управления с установленными
стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от
установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и
выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и
выбирается один из трех вариантов поведения :
ничего не предпринимать ;
устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;
пересмотреть стандарты, если это необходимо.1
В реальной действительности выделяются три основных вида
управленческого контроля :
предварительный ;
текущий контроль ;
заключительный контроль.
По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель
- способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как
можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем
существования.
Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в
период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и
финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения
работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально
одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении
фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной
на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах :
стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к
сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда,
внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий,
как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный
контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную
деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени
на их выполнение, качество труда.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и
составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только
конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и
слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком
поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет
две важные функции :
Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для
планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в
будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать
новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает
мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня
результативности.1
2. Контроль исполнения документов, как разновидность функции контроля
Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль
исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение
содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.
Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в
которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти
и государственного управления.
Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование
хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов
исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1
Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :
контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или
поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть
насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель,
либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением
проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то
дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное
согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные
должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и,
при большом объеме
контрольных документов, специального контрольного подразделения.;
контроль за соответствием документов формам составления и требованиям
ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник,
специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего
большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые
регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой
государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному
обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1
Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые
сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов,
как 2 :
предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня
поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 15 дней ;
заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со
дня поступления ;
запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального
Собрания РФ - в срок до 20 дней ;
Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении,
либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой
«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -
- в 10-дневный срок ;
письма предприятий и учреждений - 30 дней ;
приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ -
согласно указанному сроку или в течение 30 дней.
Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах
вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей.
Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового
срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10
дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной
проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.
Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением
и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с
этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более
полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо,
ожидающее результата по исполнению.
Контроль исполнения документов в общей системе документооборота
касается следующих видов документов 1 :
распорядительные документы высших органов государственной власти :
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации ;
распорядительные документы представительного органа (распорядительные
документы Законодательного собрания области) ;
распорядительные документы органа государственного управления
(постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся :
протоколы совещаний при руководителе органа управления ;
поручения руководителя ;
входящая корреспонденция ;
письменные и устные обращения граждан.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации
необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных
подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной
цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько
последовательных этапов1 :
постановку документов на контроль ;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;
регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения
документов ;
снятие исполненных документов с контроля.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений
осуществляют руководители учреждения, руководители структурных
подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за
исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля
учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов
осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное
за работу с документами. Ответственность за организацию контроля
возлагается непосредственно на руководителей структурных
подразделений.
3. Принципы организации и контроля исполнения документов
От систематичности и целенаправленности организации выполнения
документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное
выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений
представительного органа территориального образования, а также собственных
решений органа государственного управления. Контроль исполнения
распорядительных документов базируется на общих и организационно-
технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на
которых строится организация и контроль исполнения распорядительных
документов органов государственного и муниципального управления. В них
абстрагированы объективные условия развития государственного и
муниципального управления, а также его закономерности.
К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля
исполнения, относятся 1 :
массовость контроля ;
повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля
исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни,
которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы
управления и их подразделения ;
всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения
распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их
требований ;
реальность контроля, предусматривающую требования осуществления
действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах,
а не домыслах или предположениях ;
объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов
исполнения распорядительных документов органов управления, исключения
трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;
результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного
итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов
органов управления, выраженного в определенных количественных и
качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач
контролируемого распорядительного документа ;
гласность контроля, формирующую требования широкого информирования
населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования
и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению
этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти
недостатки были допущены.
Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие
организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно :
системность организации и контроля исполнения ;
личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля
исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления
руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем
органа управления ;
централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий
контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное
подразделение или работника, с подчинением руководителю органа
государственного управления ;
единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть
ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя
администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который
осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации
;
единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их
исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения
распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который
готовил документ ;
соответствие содержания распорядительного документа необходимым условиям контроля его исполнения.
Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :
Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения
2.1. Формы и методы контроля исполнения
Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы
и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным
является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших
усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля
исполнения можно отнести :
контрольные журналы ;
регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;
письменные отчеты ;
проверки ;
обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых
губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у
руководителей структурных подразделений.
Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при
использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не
ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку
положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.
В качестве методов организационной работы по исполнению поручений
используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В
соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536
«О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения
поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации
исполнения поручений губернатора по правительственным
документам используется также метод упреждающего контроля.
К мерам упреждающего контроля можно отнести 1 :
рассмотрение хода реализации поручений губернатора на коллегиях,
совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями
структурных подразделений ;
направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о
принятых мерах ;
осуществление контрольных проверок исполнения поручений ;
проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или
ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к
ответственности виновных лиц и другие.
Для усиления контрольной работы по исполнению постановлений и
распоряжений губернатора в аппарате администрации области была создана
комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р. К
сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На комиссии были
заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и управлений, а
также рассматривались их предложения о дальнейшей работе с
распорядительными документами губернатора. С учетом возможностей и
целесообразности исполнения распорядительных документов губернатора
комиссией было предложено2 :
снять с контроля постановления и распоряжения ;
изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по
исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;
61. отменить постановления и распоряжения губернатора, как нереализованные в связи с отсутствием финансирования.
Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,
115 - изменен контрольный срок, 4 - отменено в связи с отсутствием
финансирования1
В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части широко
используются областные средства массовой информации. В местных газетах
регулярно публикуются ответы на вопросы граждан по социально значимым
проблемам, затрагивающим интересы больших групп населения. Также активно
используются возможности областного телевидения и радио, на которых
регулярно организуются «Губернаторские часы» и выступления руководителей
структурных подразделений администрации области. Проверки жалоб и
заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются в некоторых случаях с
выездом на место, что является особенно эффективным методо
2.2. Организация контроля исполнения документов
В аппарате администрации области сложилась определенная система
контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по
должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений,
на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за
прохождением и исполнением распорядительных документов.
В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения
правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет
сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения
управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан -
отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор
документооборота отдела документационного обеспечения управления делами
(далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области -
сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения
управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление
департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления
(далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за
исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники
руководителей, которые отвечают за работу с документами.
Функции сектора по работе с документами отдела документационного
обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :
ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное
направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных
подразделений администрации области, которым поручается контроль ;
контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;
ежемесячное информирование руководителей администрации области о состоянии выполнения документов ;
осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное
письменное информирование помощников руководителей подразделений
администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых
истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения
которых истекли.
Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов
местного самоуправления обеспечивает :
организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов
губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах,
комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;
подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений
губернатора ;
внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в
несвоевременном или ненадлежащем исполнении, или неисполнении документов
губернатора, к дисциплинарной ответственности.
Функции отдела писем и приема граждан, а также сектора
документооборота отдела документационного обеспечения управления делами
определены в Положениях об отделах.
В целях повышения четкости и оперативности в работе аппарата
администрации области, улучшения его контрольной деятельности
постановлением губернатора области от 30.06.97 г. № 711 утвержден
регламент, в котором указаны основные положения по организации и контролю
исполнения документов, поступающих в администрацию.
В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная
информационная система контроля исполнения документов. Техническим
средством контроля за исполнением документов является электронная
регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат.
Организация контроля исполнения документов в администрации области
предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный
порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до
завершения исполнения 1 :
69. отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;
70. обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;
71. позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.
Ежемесячно анализируется состояние контроля за исполнением
поставленных на контроль документов за истекший период и в виде обобщенной
информации направляются материалы губернатору. Форма обобщенной информации
представлена в приложении 9.
В сводках, представляемых руководству, указываются :
общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ;
количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ;
количество исполненных документов ;
количество документов, не выполненных или выполненных позднее
установленных сроков ;
причины задержек исполнения документов.
В структурные подразделения направляются :
перечень документов, находящихся на исполнении (приложение 10) ;
перечень документов, исполненных за месяц (приложение 11) ;
перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по
ускорению исполнения документов, повышению исполнительской
дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам
Приоритетным направлением является осуществление постоянного и
эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам
высших органов государственной власти (правительственным документам).
| | |Губернатор области | |
| | |Рассмотрение документа , | |
| | |определение формы | |
| | |исполнения. | |
| | |Рассмотрение материалов о | |
| | |ходе выполнения документов,| |
| | |закрытие «В дело». | |
| | | | |
|Управление делами | | | |
| | | | |
|Сектор по работе с официальными | |Первые заместители | |
|документами отдела | |губернатора области | |
|документационного обеспечения | |Организация исполнения | |
|управления делами | |резолюций. | |
|(сектор контроля) | |Контроль за исполнением | |
|Регистрация документов, | |(помощник) | |
|подготовка документов к | |Подведение итогов | |
| | |исполнения документа. | |
| рассмотрению. | | | |
|2. Постановка на контроль, | | | |
|доведение до исполнителей, | | | |
| контроль за сроками | |Начальники структурных | |
|исполнения, сбор материала о | |подразделений | |
| | |Организация исполнения | |
|реализации поручения. | |резолюций. | |
|3. Подготовка ежемесячных | | | |
|списков. | | | |
|4. Закрытие «В дело». | | | |
| | | | |
| | |Ответственные работники | |
| | |структурных подразделений | |
| | |(исполнители) | |
| | |Работа по исполнению | |
| | |резолюций. | |
| | |Подготовка материалов об | |
| | |исполнении. | |
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.1. Схема контроля за исполнением поручений губернатора по
официальным документам
Поступающие в администрацию области официальные документы органов
государственной власти Российской Федерации (в дальнейшем -
правительственные документы) регистрируются в секторе контроля. При
регистрации проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу
первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по электронной
картотеке и заполняется регистрационно-контрольная электронная карточка в
базе данных ПЭВМ и учетная карточка, прилагаемая к документу. Образцы
регистрационно-контрольной и учетной карточек представлены в приложениях
1, 2. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки
указывается :
орган, издавший документ ;
вид документа (указ, постановление, распоряжение) ;
номер и дата издания документа ;
содержание документа ;
поручение губернатора области с указанием даты и подписи ;
фамилия исполнителя, которому передан документ для исполнения или
ознакомление.
На обратной стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа :
дата и номер отправляемого документа ;
дата снятия правительственного документа с контроля.
Начальник сектора контроля оформляет зарегистрированные документы к
рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает их для доклада
губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены
соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы,
возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно-
контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения
его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение,
ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение
содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора,
предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и
справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в
вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений
губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей
губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и
отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному
документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа
координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому
поручен созыв или сбор.
Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с
учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя
губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов,
поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора
рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут
обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о
результатах исполнения поручений. Контроль за сроками
исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок
реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в
один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а
требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом
правительственном документе определена дата или срок проведения
мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой
даты или мероприятия.
Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в
регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение,
содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а
документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его
исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания
по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а
затем передает документ исполнителю.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока
исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора
предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока
исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения
документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения
документа.
В случае, если срок исполнения правительственного документа был
определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как
исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента
Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с
приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во
исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление
Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1
Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки,
исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную
просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не
позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о
продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного
подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора,
установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в
сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-
контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении
поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор
контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного
документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,
если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению
должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на
согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.
Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по
исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем
делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной
карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению
правительственного документа, не требующие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по
факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены
на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует
выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта
распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект
распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий
первому заместителю губернатора на согласование. После принятия
губернатором соответствующего распорядительного документа по решению
вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о
выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением
поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что
:
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением
документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание.
Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на
рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся
контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям
и
форме поручения, передаются сектором документирования отдела
документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В
секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных
ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
|Сектор документирования | |Первые заместители |
|отдела документационного | |губернатора области |
|обеспечения управления | | |
|делами | |Организация исполнения |
| | |резолюций. |
| | |Контроль за сроками исполнения|
| | |исполнением (помощник) |
| | |Подведение итогов исполнения |
| | |документа. |
| | | |
|Сектор по работе с официальными| |Начальники структурных |
|документами отдела | |подразделений |
|документационного обеспечения | |1. Организация исполнения |
|управления делами (сектор | |поручений. |
|контроля) | | |
|1. Постановка на контроль, | | |
|доведение до | | |
|исполнителей. | | |
|2. Контроль за сроками | | |
|исполнения. | | |
|3. Сбор материала об | | |
|исполнении. | | |
| | |Ответственные работники |
| | |структурных подразделений |
| | |(исполнители) |
| | |Работа по исполнению |
| | |резолюций. |
| | |Оформление контрольного дела.|
| Контрольное управления | | |
|департамента государственной | | |
|службы и вопросов местного | | |
|самоуправления | | |
|Постановка на контроль. | | |
|Проверка полноты исполнения | | |
|документа. | | |
|Сбор материала об исполнении. | | |
|Подготовка проекта | | |
|постановления о снятии с | | |
|контроля. | | |
- прохождение документов на исполнение.
- прохождение документов после исполнения.
Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.
На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки
указывается :
88. вид документа (постановление губернатора) ;
89. орган, издавший документ ;
90. номер документа ;
91. дата издания документа и его регистрационный номер ;
92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
93. ответственный исполнитель ;
94. номер пункта контролируемого документа ;
95. краткое содержание задания этого пункта ;
96. срок исполнения ;
97. отметка о снятии с контроля.
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается
информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении
контролируемого документа в целом.
Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно
направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается
контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное
управление департамента государственной службы и вопросов местного
самоуправления (далее - контрольное управление).
Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и
качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа
руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного
исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода
реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний
заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет
контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора
направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку
оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в
приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок
разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и
представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал
поручение по контролю.
В плане предусматривается :
последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;
сроки исполнения мероприятий ;
ответственные за исполнение этих мероприятий ;
график проверок фактического исполнения.1
Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок
исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на
которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал,
полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если
документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то
документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока
исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает
исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока
исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть
документы, свидетельствующие о контрольных действиях :
план организации выполнения документа ;
протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;
промежуточные и итоговые справки об их реализации ;
статистические данные ;
материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;
статьи из газет и т. д. ;
информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других
организаций-исполнителей.
При необходимости продления сроков выполнения документа,
исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на
имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о
продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается
аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры,
принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения
документа принимается губернатором на основании предоставленной информации.
Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом
губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную
регистрационно-контрольную карточку.
Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за
подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя
губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное
управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа,
вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если
решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет
замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой
справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого
возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное
управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор
контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу
данных ПЭВМ.
Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по
согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о
снятии с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений
губернатора, можно отметить, что :
в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный
контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;
руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения
постановлений и распоряжений ;
установлен контроль за выполнением требований регламента работы
администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений
губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача
подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.
112.
2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации
области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с
инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора
от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей
корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более
подробно.
Все документы, поступившие в администрацию области проходят
соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль
сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления
делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей
корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных
карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в
приложении 5.
В регистрационно-контрольной карточке указывается :
корреспондент ;
содержание письма ;
поручение губернатора или его заместителей ;
ответственный исполнитель ;
срок исполнения ;
отметка о снятии с контроля.
| | |Губернатор области | |
| | |Рассмотрение документа , | |
| | |определение формы исполнения. | |
| | |Рассмотрение материалов о ходе | |
| | |выполнения документов, закрытие | |
| | |«В дело». | |
| | | | |
|Сектор документооборота отдела | |Первые заместители | |
|документационного обеспечения | |губернатора области | |
|управления делами ( канцелярия )| |Рассмотрение документов, | |
| | |определение формы исполнения | |
|Регистрация документов, | |Организация исполнения | |
|подготовка документов к | |резолюций. | |
|рассмотрению. | |Контроль за исполнением | |
|Постановка на контроль, доведение| |(специалист ) | |
|до исполнителей, контроль за | |Рассмотрение материалов о ходе | |
|сроками исполнения, сбор | |выполнения | |
|материала о реализации | |документов, закрытие «В дело». | |
|поручения. | | | |
|3. Подготовка ежемесячных | | | |
|списков. | | | |
|4. Закрытие «В дело». | | | |
| | |Начальники структурных | |
| | |подразделений | |
| | |Организация исполнения | |
| | |резолюций. | |
| | |Контроль за сроками исполнения | |
| | |(специалист) | |
| | | | |
| | |Ответственные работники | |
| | |структурных подразделений | |
| | |(исполнители) | |
| | |Работа по исполнению резолюций. | |
| | |Подготовка материалов об | |
| | |исполнении. | |
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается
информация о состоянии выполнения документа.
Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему
на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности.
Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в
которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно
в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция
оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка
резолюций представлен в приложении 6.
В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с
регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным
исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в
структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных
руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в
поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в
документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок
проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с
учетом даты, установленного организацией, направившей документ.
Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения
установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону
исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не
может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель
представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с
указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения
установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения
поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается
на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки.
Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в
канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-
контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою
очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной
карточке документа.
Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено
заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и
снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об
исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение.
После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает
запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с
исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную
регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная
карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается
обратно специалисту приемной руководителя.
3. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан
Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их
законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе
писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии
обращения на контроль учитываются :
цель, которая при этом преследуется ;
значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .
Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов,
поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в
соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7
декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и
устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за
рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 :
устранение недостатков в работе органов государственного управления ;
оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или
восстановлении нарушенных прав ;
получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций
;
выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении
справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.
Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их
поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется
с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец
регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.
В регистрационно-контрольной карточке указываются :
126. фамилия, имя, отчество заявителя ;
127. первичное или повторное обращение ;
128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;
129. регистрационный номер и дата получения обращения ;
130. адрес заявителя ;
131. краткое содержание обращения ;
132. поручение губернатора или его заместителей ;
133. ответственный исполнитель ;
134. сроки исполнения ;
135. отметка о снятии с контроля.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется
губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных
обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.
Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений
граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В
соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема
граждан направляется исполнителю.
Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям,
то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель,
который указан в поручении первым.
Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а
не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.
В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не
более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема
граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока
исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на
которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о
переносе срока исполнения.
За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по
письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении
установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью
губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и
приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют
ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных
ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все
поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель
проинформирован устно или письменно.
Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется
руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного
приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием,
принимает одно из решений по обращению1 :
решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной
или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в
определенные сроки необходимых конкретных действий ;
решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы
управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на
обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя,
действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;
решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со
ссылкой на закон.
Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом
в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками
исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел
писем и приема граждан.
К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан
пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах
работы с обращениями граждан относятся :
аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех
поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два
положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой
повторное обращение ;
ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает
ему частично ;
Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов
3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области
Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом
продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности
контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших
направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является
использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется
автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и
оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих
ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить
бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя
информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации
(регистрационные карточки и учетные карточки).
Другим важным направлением повышения эффективности контроля
исполнения документов является контроль и оценка результатов труда
работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда
государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов,
в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет
стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том
числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за
прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей
работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное
и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных
выплат.
...............Подготовка специалистов является весьма актуальной
задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также
оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля
исполнения в системе документооборота.
Заключение
Список использованной литературы
|1. |Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г.|
| |№ 311-03. |
|2. |Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию |
| |организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от|
| |06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. |
| |Ст.5241. |
|3. |Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от|
| |14 апреля 1998 г. № 456-р. |
|4. |Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной|
| |работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области»|
| |от 22 июня 1998 г. № 496. |
|5. |Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в |
| |администрации области. Вологда, 1998. |
|6. |Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. |
|7. |Государственная система документационного обеспечения управления : |
| |основные положения. М., 1996. |
|8. |Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997. |
|9. |Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995. |
|10. |Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. |
|11. |Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. |
|12. |Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. |
|13. |Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая. |
|14. |Общая теория управления. М., 1994. |
|15. |Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999. |
|16. |Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. |
| |Богатеева. Казань,1989. |
|17. |Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., |
| |1994. |
|18. |Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский |
| |контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50. |
|19. |Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. |
| |Ростов н/Д., 1997. |
|20. |Словарь - справочник менеджера. М., 1996. |
|21. |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998. |
|22. |Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. |
| |Кибанова. М., 1998. |
|23. |Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., |
| |1992. Кн. 4. |
|24. |Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998. |
| |№ 7. С. 13 - 20. |
П Р И Л О Ж Е Н И Я
1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.
2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201.
1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.
2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С.
225.
3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
С.400.
4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М.,
1992. Кн.4. С.14.
1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115.
1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251.
1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16.
1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я.
Кибанова. М., 1998. С. 267.
1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221.
2 - Государственная система документационного обеспечения: основные
положения. М., 1996. С. 40.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 284.
1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х.
Богатеева. Казань. 1989. С. 94.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н / Д., 1997. С. 280.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 208.
1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и
проверки исполнения поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов
Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241.
2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от
14 апреля 1998 г. № 456-р.
1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной
работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. №
496.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20.
1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в
администрации области.
Вологда. 1998.
1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая.
1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.