Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. Примерные вопросы:
формы, системы и размеры оплаты труда;
выплата пособий, компенсаций;
рабочее время и время отдыха;
оздоровление и отдых работников и членов их семей;
частичная или полная оплата питания работников;
другие вопросы, определенные сторонами.
В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущество для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями. Например, согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работников составляет 28 календарных дней.
Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.
Действие коллективного договора сохраняется в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.
1.6 Документация по личному составу
Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. В связи с расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.
Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации.
К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.
К документации по личному составу относятся в частности:
трудовые контракты, заключаемые между администрацией предприятия и работником;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы № Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
.6.1 Приказы по личному составу
Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по вопросам внутренней работы организации.
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.
Основой кадрового делопроизводства являются приказы по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
Приказами по личному составу документально оформляются:
прием, перевод на другую работу, увольнение;
изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт, запрос на перевод работника из другой организации и др.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества, в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.
Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).
.6.2 Личные карточки
Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной.
Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.
Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).
Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу.
Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.
Личная карточка состоит из 11 разделов.
Общие сведения;
Сведения о воинском учете;
Прием на работу и переводы на другую работу;
Аттестация;
Повышение квалификации;
Профессиональная переподготовка;
Награды (поощрения), почетные звания;
Отпуск;
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
Дополнительные сведения;
Основание прекращения трудового договора (увольнения).
Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу.
Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.
Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.
.6.3 Личное дело
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.
В первую очередь ведение личных дел работников не обязательно в отношении всех категорий работников.
Личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.
Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:
руководители;
главные специалисты;
работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.
Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел.
Независимо от выбранной формы при регламентации работы с личными делами необходимо уточнить:
категории работников, на которых ведутся личные дела;
способ формирования личных дел;
состав документов личных дел;
перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
порядок ведения личных дел;
порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
порядок хранения личного дела после увольнения работника;
другую информацию.
Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
Книга (журнал) учета личных дел может содержать следующие сведения:
порядковый номер дела;
фамилия, имя, отчество сотрудника;
дата первоначального формирования дела;
дата передачи дела в архив;
другие сведения по усмотрению работодателя.
Формирование и ведение личных дел осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника.
Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, законодательством РФ не определен.
В личные дела включаются следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
личный листок по учету кадров или анкета;
копия документа, удостоверяющего личность;
автобиография;
копии документов об образовании;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра;
Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника. На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.
Все изменения в учетных данных работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»).
Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.
.6.4 Трудовой договор
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условиями труда, предусмотренными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
С юридической точки зрения трудовой договор считается трудовой сделкой.
Трудовая сделка - это волевые действия физических или юридических лиц (субъектов трудового права), направленные на установление, изменение или прекращение трудовых прав и обязанностей в сфере наемного, договорного труда.
Трудовой договор как любая сделка имеет собственную структуру, которая проявляется в единстве ее элементов: субъектов, воли, содержания и формы. Только их сочетание указывает на то, что сделка может считаться заключенной, а данное явление в принципе обладает свойством юридического факта.
Субъектами, действия которых направлены на установление взаимных трудовых прав и обязанностей, выступают, с одной стороны, лицо, желающее реализовать свою способность к труду (нанимающийся), а с другой - лицо, желающее использовать эту способность в своих интересах и имеющее возможность обеспечить контрагента работой. В дальнейшем стороны трудового договора сделки будут именоваться нанимающимся и нанимателем. Нанимающийся - это всегда физическое лицо, обладающее индивидуальным неотделимым от него качеством источника труда (рабочей силой), которое самостоятельно от своего имени заключает трудовой договор.
Другой субъект сделки (наниматель) может быть представлен либо физическим лицом, тогда оно самостоятельно выражает свою волю, либо юридическим лицом, волю которого выражают его органы - единоличный или коллегиальный исполнительный орган (руководитель, дирекция, правление и др.), а также руководитель филиала, представительства. В отношении нанимателя - физического лица, не имеющего статуса индивидуального предпринимателя, установлена специальная правоспособность: он имеет право быть стороной и заключать трудовой договор только в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (ч. 5 ст. 20 ТК РФ).
Содержание трудового договора иногда представляется достаточно упрощенно - как то, что непосредственно изложено в его тексте.
Условия трудового договора определяют внешнюю, статическую модель дальнейшего поведения сторон (обещание поступать соответствующим образом), поэтому они не равнозначны в категории прав и обязанностей сторон трудового правоотношения. Динамика трудового договора связана с возникновением трудового обязательства - функционирующего правоотношения, которое сочетает экономическое содержание (труд как экономическую деятельность) и правовую форму. Но это следующий этап, на котором регулирование осуществляется через механизм субъективных прав и обязанностей, корреспондирующих друг другу в рамках данного правоотношения и образующих его юридическое содержание.
Условия трудового договора в теории трудового права с точки зрения механизма их формирования традиционно разделяются на две группы:
непосредственные (договорные), которые формулируются сторонами трудового договора в ходе взаимных переговоров;
производные (внедоговорные), которые предусмотрены законодательством, коллективным договором, соглашениями и распространяющиеся на стороны в связи с заключением трудового договора (ч. 5 ст. 57 ТК РФ).
Хотя трудно оспаривать существенное влияние производных условий на поведение сторон, следует все же отметить, что договорному характеру взаимоотношений участников трудовой сделки в большей степени соответствуют именно непосредственные условия.
Непосредственные условия, в свою очередь, могут быть двух видов: обязательные (необходимые) и факультативные.
Трудовая функция - это, безусловно, центральный элемент любого трудового договора. Без этого условия сделка состояться не может, поскольку отсутствие сведений о трудовой функции лишает всякого смысла взаимодействие сторон и означает лишь то, что наниматель не имеет представления, для чего ему нужно использовать способность нанимающегося к труду.
Определение трудовой функции - важный момент в процессе заключения трудовой сделки.
Объективная сторона трудовой функции раскрывает содержание труда и уровень требований, предъявляемых к исполнителю, в зависимости от целей нанимателя и с учетом применяемой им технологии производства, эксплуатации или обслуживания определенных объектов. Поэтому во всех случаях, когда специализация и сложность труда требуют особых знаний и навыков от нанимающегося, одновременно сложной является и трудовая функция. Если же содержание труда не предполагает наличия или необходимости получения специальных знаний и опыта в какой-либо области, т. е. когда речь идет о труде, который способен осуществлять если не каждый, то большинство людей, такая трудовая функция является простой. Простая трудовая функция обычно определятся указанием на конкретный вид работы, которую будет выполнять нанимающийся. В отличие от простой объективная сторона сложной трудовой функции складывается из нескольких взаимосвязанных элементов, указывающих на специализацию и сложность труда: профессии, специальности и квалификации.
Профессией обычно именуют род трудовой деятельности, занятий, требующий определенной подготовки, обусловленный общественным разделением труда и служащий выражением его дифференциации (врач, строитель, учитель, юрист и др.).
Специальность представляет собой комплекс приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний и навыков, необходимых для определенного вида деятельности в рамках той или иной профессии.
Квалификация - это степень профессиональной пригодности нанимающегося с учетом сложности труда, уровень его профессиональных знаний и навыков.
Субъективная сторона в структуре трудовой функции выполняет роль дополнительного, вспомогательного признака при выборе нанимателем надлежащего исполнителя. Наниматель, например, вправе установить требование для бухгалтера, выражающееся в том, чтобы при выполнении работы он умел пользоваться определенными компьютерными программами для осуществления бухгалтерского учета и электронной переписки с третьими лицами; для юриста юридической фирмы, работающей с иностранными контрагентами, наниматель может установить условие владения иностранными языками; и т. д.
Условие о месте работы имеет прежде всего гарантийный характер для нанимающегося, что проявляется в ограничении возможности нанимателя в дальнейшем произвольно, по своему усмотрению определять территорию, где должна осуществляться работа.
Местом работы обычно считается организация, с которой нанимающийся заключает трудовой договор. Тем не менее существует несколько вариантов установления в трудовом договоре места работы в зависимости от вида нанимателя, а также от условий осуществления им хозяйственной деятельности. Когда речь идет о нанимателе - юридическом лице, местом работы считаются территориальные границы земельного участка (часть здания) по юридическому адресу либо по фактическому местонахождению организации (местонахождению се исполнительных органов), что непосредственно должно быть определено при заключении трудового договора.
Условие о дате начала работы тесно связано с процедурой вступления трудового договора в силу.
Условие о сроке трудового договора закреплено в ст. 58 ТК РФ. Трудовой договор обычно заключается сторонами на неопределенный срок. Данная норма, традиционная для отечественного трудового законодательства, устанавливает приоритет интересов работника, гарантируя ему постоянную занятость, и способствует обеспечению стабильности взаимоотношений сторон.
Условие о заработной плате в ст. 57 ТК РФ признается необходимым элементом содержания трудового договора. При этом в нем закрепляется не обязанность ее выплатить, которая возникает после начала работы, а только обещание соблюдать это условие в будущем. Рассматриваемое условие должно содержать информацию о применяемой к работнику форме заработной платы, способе ее нормирования, ее частях и дополнительных выплатах.
Условие о режиме рабочего в реме и и о времени отдыха требует обязательного обсуждения сторонами в том случае, если в отношении соответствующей работы режимы труда и отдыха будут отличаться от общих правил, установленных в данной организации локальными нормативными актами. В установлении этого условия прежде всего заинтересован наниматель, поскольку целесообразность отклонения от общего режима рабочего времени и времени отдыха диктуется спецификой трудовой функции работника.
В ст. 57 ТК РФ в качестве обязательных названы также условия о компенсациях за работу в особых условиях и об обязательном социальном страховании. В подавляющем большинстве случаев они не формулируются сторонами, а заимствуются из законодательства или актов социального партнерства, локального регулирования.
Факультативные условия трудового договора в отличие от обязательных могут быть включены в него по желанию сторон. Их отсутствие в целом не влияет на признание трудового договора заключенным. Они направлены на отражение особенностей дальнейших взаимоотношений сторон.
Так, при необходимости стороны могут дополнительно уточнить структурное подразделение нанимателя (цех, отдел, кафедру и т. п.) или сделать указание на конкретное рабочее место, где работник должен осуществлять трудовую функцию.
Условие об испытании представляет собой период времени, в течение которого наниматель имеет возможность оценить фактические способности работника и сделать выводы о его деловых качествах и соответствии поручаемой работе. Поэтому инициатором появления такого условия в договоре выступает наниматель.
Продолжительность срока испытания определяется соглашением сторон, но по общему правилу он не может превышать трех месяцев. Однако для руководителей организаций, главных бухгалтеров, их заместителей, руководителей филиалов, представительств и других обособленных подразделений организации испытательный срок может быть установлен до шести месяцев. Для государственных гражданских и муниципальных служащих срок испытания может составлять до одного года. При заключении срочного трудового договора на период от двух до шести месяцев срок испытания не может превышать две недели.
Заключая трудовой договор, работодатель должен обеспечить работника не только средствами производства, но и осуществить его допуск к необходимой для надлежащего выполнения работы информации, в том числе той, которая в силу разных причин является закрытой для третьих лиц и не подлежит разглашению. Нельзя также исключать несанкционированного и даже случайного получения работником при осуществлении трудовой функции информации с ограниченным доступом. Эти обстоятельства являются достаточным основанием для работодателя требовать включения в трудовой договор условия о неразглашении информации с ограниченным доступом.
К видам такой информации относятся государственная и коммерческая тайна, информация для служебного пользования, персональные данные других работников, а также сведения, составляющие профессиональную тайну (врачебную, адвокатскую и нотариальную тайну, тайну усыновления и т. п.).
Стороны могут предусмотреть и другие факультативные условия, которые обусловлены особенностями правового регулирования труда отдельных категорий работников, в частности, это относится к работникам из числа профессиональных спортсменов и тренеров (ч. 5 ст. 348 ТК РФ).
. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИЕМА, ПЕРЕВОДА И УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКОВ
.1 Документирование приема на работу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы - Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
.2 Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора
Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, а также трудовую книжку. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении.
Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.
При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.
Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.
На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям, соответствующей квалификации; месте работы; сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.
К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника.
При заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев.
Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.
При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.
Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге регистрации или регистрационных карточках.
После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка, необходимая для анализа состава и учета движения кадров.
Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).
Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала оформляется личное дело.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:
заявления;
при необходимости - анкеты;
трудового договора;
приказа о приеме на работу;
личной карточки;
личного дела.
.3Регламентация документирования перевода сотрудников
на другую работу
Перевод - это изменение существенных условий трудового договора, включающее поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности, по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (ст.30 ТК).
В ст. 31 ТК сформулировано отличие перемещения от перевода. В ней указывается, что перемещение работника с сохранением прежней работы на другое рабочее место не считается переводом на другую работу, а следовательно, и не требуется согласия работника на такое перемещение. В этой же статье сказано, что перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Вместе с тем законодательством (ст. 32 ТК) установлено, что в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. В случае изменений таких существенных условий труда, как система и размер оплаты труда, гарантии, режим работы, совмещение профессий и др., работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за один месяц. Иными словами, механизм правового регулирования изменения трудового договора довольно гибкий.
Переводы классифицируются по видам на постоянные и временные. При переводе на постоянную работу условия договора (трудовая функция, место работы, оплата и др.) окончательно изменяются.
Инициировать перевод может как работник, так и наниматель.
Форма, в которой может быть выражено пожелание работника или предложение нанимателя о переводе, законодательством не установлена. В частности, работник может подать письменное заявление, а наниматель направить работнику письменное предложение о переводе на другую работу.
В предложении о переводе на другую работу нанимателю следует:
указать срок, в течение которого работник может рассмотреть предложение нанимателя и дать согласие на перевод либо отказаться от него;
отметить, что при отсутствии письменного согласия перевод произведен не будет, а работник обязан продолжить работу в прежней должности (профессии).
Работника необходимо под роспись ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и соглашениями, действующими у данного нанимателя, разъяснить права и обязанности, провести вводный инструктаж по охране труда.
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключают трудовой договор с соблюдением требований к форме трудового договора, предусмотренных законодательством. При этом может быть заключен как трудовой договор на неопределенный срок, так и контракт.
Перевод работника оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Основанием для издания приказа о переводе будут являться вышеуказанные документы.
Нельзя вносить записи в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольным данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ (п. 25 Инструкции № 30).
С записью в трудовой книжке (вкладыше к ней) о переводе на другую постоянную работу наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также необходимо сделать запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
.4 Ведение трудовых книжек работников
Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
образование;
профессия;
специальность.
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии можно сделать без соответствующих документов.
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.
В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью подразделения, в которое трудоустраивается работник.
Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:
о периоде военной службы;
о периоде обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
.4.1Сведения о работнике
Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице трудовых книжек, заполняются следующим образом:
Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью
(число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года - «02.01.1974».
Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:
аттестата;
удостоверения;
диплома и тому подобное.
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов.
При отсутствии у новых работников профессий сотрудник отдела кадров должен оставить поле незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Например, если у работника только аттестат о среднем образовании.
Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка («___»__________ 20___ г.).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью.
.4.2Сведения о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие записи:
в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 - указывается дата приема на работу;
в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
в графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.
Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака. Не допускается сокращение слов.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется.
Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.
По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству.
Такие записи необходимы чаще всего для:
подтверждения периода работы в особых условиях труда;
стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.
.4.3Сведения о переводе, перемещении
Порядок внесения в трудовые книжки работников записей о переводах на другую постоянную работу определен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и Инструкцией №69 по заполнению трудовых книжек №69.
В зависимости от срока выделяют постоянные или временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием к которому являются изменения к трудовому договору, подписанные сторонами. На основании приказа в трудовой книжке работника делается соответствующая запись.
В соответствии с указанными актами все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока.
Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.
Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку.
.4.4Сведения о награждениях
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:
о награждении государственными наградами;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.
При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации.
В графе 1 ставится порядковый номер записи;
В графе 2 указывается дата награждения;
В графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
.4.5Сведения об увольнении
При увольнении работника необходимо:
оформить приказ о прекращении действия трудового договора;
на основании приказа сделать запись в личной карточке, в лицевом счете и трудовой книжке;
произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).
Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.
Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.
В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:
в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения;
в графе 3 делается запись о причине увольнения;
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.
По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи.
При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
.4.6Вкладыш в трудовую книжку
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке.
Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10x25мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.
.4.7 Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться.
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
.5Регламентация документирования увольнения работника
Увольнение сотрудника - один из текущих вопросов для отдела кадров как и прием сотрудников, но и у данного вопроса есть свои тонкости. Самым важным является момент «безболезненного» увольнения сотрудника, то есть без причинения ущерба обеим сторонам.
.5.1Расторжение трудового договора по соглашению сторон
Договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора (ст. 78 ТК РФ).
Соглашение сторон о расторжении трудового договора является самостоятельным основанием для прекращения трудовых отношений (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). По данному основанию трудовые отношения прекращаются в том случае, когда желание расторгнуть трудовой договор имеется не только у одной из его сторон (работодателя или работника), но и у другой стороны (одновременно).
При необходимости, до подписания соглашения о расторжении трудового договора, стороны могут договариваться о прекращении трудовых отношений по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с помощью предварительно составленных документов:
работодатель может направить работнику предложение о расторжении трудового договора по соглашению сторон, указав в нем срок увольнения работника;
работник может попросить работодателя о расторжении с ним трудового договора по соглашению сторон, указав в заявлении срок увольнения.
Достигнув договоренности о расторжении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, стороны подписывают соответствующее соглашение, в котором определяется срок увольнения работника.
Соглашение о расторжении трудового договора оформляется аналогично оформлению трудового договора, заключаемого с работником при приеме его на работу.
.5.2Прекращение срочного трудового договора
Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.
Прекращение срочного трудового договора оформляется приказом, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).
Эта норма закона говорит о том, что срочный трудовой договор обязательно должен быть прекращен в установленный срок, т.е. он не продляется на новый срок (в случае продления срока трудовой договор считается бессрочным). Однако в ряде случаев имеются исключения из этого правила
В случае истечения срочного трудового договора в период беременности женщины работодатель обязан по ее письменному заявлению и при предоставлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, продлить срок действия трудового договора до окончания беременности.
Допускается увольнение женщины в связи с истечением срока трудового договора в период ее беременности, если трудовой договор был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника и невозможно с письменного согласия женщины перевести ее до окончания беременности на другую имеющуюся у работодателя работу, которую женщина может выполнять с учетом ее состояния здоровья (ч. 3 ст. 261 ТК РФ).
.5.3 Расторжение трудового договора по инициативе работника
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом.
Истечение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Заявление пишется в произвольной форме, как правило, от руки.
Необходимо подчеркнуть, что заявление работника всегда должно рассматриваться только по существу поставленного в нем вопроса, т.е. работодатель должен ответить на поставленный работником вопрос.
Поскольку течение срока предупреждения об увольнении связано с датой получения заявления работодателем, документ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации заявлений работников, форма которого устанавливается работодателем. Полученное работодателем заявление работника подлежит рассмотрению, после чего на заявлении проставляется резолюция, в которой работнику кадровой службы поручается подготовить приказ об увольнении работника.
В Инструкции по заполнению трудовых книжек содержится традиционная формулировка записи об увольнении работника: «Уволен по собственному желанию».
Названная формулировка записи об основании расторжения трудового договора сначала вносится в приказ об увольнении, а затем в трудовую книжку работника и его личную карточку.
По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ (ч. 4 ст. 64 ТК РФ) и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.
Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора, приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами:
Трудовым Кодексом Российской Федерации,
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
Инструкцией по заполнению трудовых книжек,
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ принят ГД ФС РФ 21.12.2001 (ред. От 30.12.2008);
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации" Унифицированная система организационно-распорядительной документации. "Требованиям к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.
Специальная литература
Алимова Н.А. Большой справочник кадровика. / Н.А. Алимова. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2007. - 536 с.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.4-е, испр. и доп. / В.И. Андреева - М.: Интел-Синтез, 2010.
Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практ. Пособие Н. Н Анодина-М.:«Омега-Л»,2009. -156с.;
Алферов Е.В., Бачило И.Л. Электронный документ и документооборот Е.В. Алферов. - М: Издательство «ИНИОН РАН», 2009 . - 208 с.;
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обесᴨȇчение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков. - Экспресс-справочник для студентов вузов.М., 2004.
Белов А. Н., Белов А. А. Настольная книга специалиста службы делопроизводства: с учетом нового законодательства Белов А. Н. -М.: «Эксмо-Пресс», 2009. -211с.;
Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 2001. - 175 с.
Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе /А.В. Верховцев - М.: ИНФРА - М, 2003
Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2012. - 200с.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина - Омега-Л, 2009
Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003. - 145с.;
Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие.4-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: Феникс, 2004. - 99с.
Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд., ᴨȇрераб. и доп. / Под ред. проф.В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2006.
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №8.
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №9.
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2008. - №10.
Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // Трудовое право. - 2010. - №11.
Ларин М.В. Развитие понятия «документ» Делопроизводство. 2000.;
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству/ В.Н. Маркин - Санкт - Петербург, "Альфа", 2012.
Рогожин М.Ю. Документы кадровой службы предприятия / М.Ю. Рогожин. - ГроссМедиа, 2008.
Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу «Справочник кадровика».[ -2001. -№ 2. -С 47]. ;
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению.3-е изд., доп. и перераб. / М.В. Стенюков - М.: ПРИОР, 2009 - 144с.
Яковлев А. Электронный документооборот: неравномерное развитие Россия - № 04 - 2013.