- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.
Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.
При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.
Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.
Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.
Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.
Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата
Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:
.Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию
.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках
.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений
Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.
Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.
Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.
Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.
Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
2 Структура научно-справочного аппарата
2.1 Описи дел
Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи
Опись выполняет три основные функции:
·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
·Учетная (осуществляет учет документов)
·Классификационная (классифицирует документы)
Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.
Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.
Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.
Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:
·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
·по личному составу.
Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.
Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.
Составление описи включает следующие виды работ:
·описание дел;
·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
·составление собственно описи документов;
·составление справочного аппарата и оформления описи.
·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:
·порядковый номер;
·делопроизводственный индекс
·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
·крайние даты документов в деле;
·количество листов в деле;
·примечания.
Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:
Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).
Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.
Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)».
Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.
Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.
Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.
Методика составления справочного аппарата к описи
После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде.
Состав справочного аппарата к описи включает в себя:
·титульный лист;
·содержание;
·предисловие;
·список сокращений;
·указатель.
Также опись может содержать переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.
Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи.
Содержание разделов описи и справочного аппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.
Например: см. приложение 2.
Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.
Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов.
Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.
Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством.
Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива.
Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3)
Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.
Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).
2.2 Система каталогов в архиве
Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации.
Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации
Цит. По Е.М. Буровой: «Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».
В отличие от описи каталог:
)Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;
)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.
)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.
)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.
В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.
В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.
процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:
Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов
Каталогизация включает в себя следующие виды работ:
·определение вида каталога;
·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;
·выявление и отбор документной информации для каталогизации;
·описание документной информации на каталожных карточках;
·индексирование каталожных карточек;
·систематизация карточек и ведение каталога
Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов.
Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.
По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные.
Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному.
Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический.
В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги.
Структура архивных каталогов представлена в приложении 4.
Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.
В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.
Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.
При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)»
Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе.
Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога
Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы:
·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);
·информационные (содержание документов);
·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);
·внешние (язык документа и способ воспроизведения);
·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).
Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки.
Индексирование - выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках
Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)
В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации.
Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр.
Например: см. приложение 5.
Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному.
По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).)
До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.
Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8)
На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.
В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.
В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.
В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10).
В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11).
Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.
2.3 Путеводители
Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам
Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием
Путеводитель - печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.
Виды путеводителей:
·фондовый путеводитель;
·краткий справочник по фондам архива (архивов);
·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Фондовый путеводитель - печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.
Краткий справочник по фондам архива - путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.
Тематический путеводитель по фондам архива - путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.
Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов.
Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему.
Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда.
Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о:
·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;
·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;
·масштабах деятельности фондообразователя;
·его местонахождении.
Справочные данные о фонде составляет номер фонда.
Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности.
Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д.
Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов.
Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.
Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания.
Оглавление дает информацию о структуре и содержании путеводителя.
В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель.
Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи.
В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива.
С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства
В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.
Обзоры документов
Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:
Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов
Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.
Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.
Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.
Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:
Обзоры документов тематические:
·по истории общественно-политического движения;
·по истории зарубежных стран и городов России;
·по истории архитектуры и градостроительства;
·о развитии авиации;
·о культурных и экономических связях России с другими странами;
·о развитии русской военно-теоретической мысли;
·о жизни и деятельности выдающихся людей России;
·о месторождениях полезных ископаемых и др.
Обзоры документов фондовые:
·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);
·Ивангородская крепость (Ф. 13133);
·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);
·Кабинет военного министра (Ф. 366);
·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);
·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.
Указатели
Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:
Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных
Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.
Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.
Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)
При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)
Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).
В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:
Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных
Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.
С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)
Базы данных
Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.
В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.
Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).
Заключение
Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.
Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.
В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:
Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).
Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.
Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.
Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.
В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.
Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.
Источники и литература
справочный поисковый архив каталог
1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004
2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).
.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002
.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.
.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.
.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.
.Архивоведение (теория и методика): учебник для ВУЗов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; по ре. Е.М. Буровой. - М. 2012.
9.Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988