Личные архивные фонды. Их роль в создании информационной базы МО г. Ирбит
Оглавление
Введение
Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения
.1Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения
.2Особенности комплектования и описания документов личного происхождения
.3 Фондирование документов личного происхождения
.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит
Глава 2. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
.1 Анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
.2 Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Заключение
Список литературы
Приложение № 1
Введение
Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица.
Архивных фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).
Особенностью документальных материалов фондов личного происхождения является необыкновенное разнообразие и многоаспектность их содержания. По разнообразию содержащихся фактов ни один официальный документ не может сравниться с частным-письмом или записной книжкой. В связи с этим экспертиза ценности, фондирование и обработка архивных фондов личного происхождения являются делом очень сложным и ответственным. Трудно предугадать, какой именно факт из многих отмеченных в документе может оказаться необходимым исследователю; поэтому единообразие, сжатое и вместе с тем исчерпывающее описание документальных материалов выдвигается на первый план и приобретает особую важность. Описание же и все другие виды информации о составе и содержании документальных материалов могут опираться лишь на столь же качественную экспертизу, фондирование и систематизацию документов фонда.
Противоречие исследования между важностью и необходимостью создания и обработки архивных фондов личного происхождения и отсутствия достаточного опыта у архивиста, работающего с документами личного происхождения.
Проблема исследования, какое содержание деятельности архивариуса обеспечит качественное описание архивных фондов личного происхождения и создание информационной базы МО г. Ирбит
Объектом исследования являются архивные фонды личного происхождения, как источник создания информационной базы МО г. Ирбит
Предмет исследования заключается в деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
Цель данной работы - рассмотреть особенности фондов личного происхождения как архивных материалов и исторических источников. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:
проанализировать виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;
определить роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;
изучить особенности комплектования и описания документов личного происхождения;
составить памятку для архивариуса по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Теоретическая база исследования.
Источниками для написания данной работы послужили нормативно правовые документы - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.
Методической основой исследования являются труды следующих авторов. Кабашов, С.Ю. Алексеева Е.В, Артизова А.Н, Бурова Е.М, Еремченко В.А.
Методом исследования является изучение литературы и других источников, в частности нормативных источников, анализ, синтез, сравнение действующих законодательств и другие методы исследования.
Теоретическая значимость исследования заключается в анализе требований по организации и хранения и описания документов личного происхождения.
Практическая значимость исследования заключается в определении содержания деятельности архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» и разработке памятки по описанию документов личного происхождения.
На защиту выносятся следующие положения:
1. Описание - это раскрытие состава и содержания документов личного происхождения, и каждого документа для обеспечения быстрого поиска и использования.
. Описание заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик.
Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 2 глав, 5 подглав, заключения, списка литературы, списка используемых терминов.
- виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;
особенности комплектования и описания документов личного происхождения;
фондирование документов личного происхождения;
роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;
анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит;
памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит.
Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения
.1 Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения
Согласно федеральному закону "Об архивном деле РФ" архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Комплектование государственных и муниципальных архивов - это важнейшая сфера деятельности в общем процессе организации архивного дела. Именно эта деятельность обеспечивает пополнение Архивного фонда и существенно дополняет многообразие его информационных возможностей.
Разновидностями архивного фонда являются: ·Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; ·Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи; ·Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.
.2 Особенности комплектования и описания документов личного происхождения
архив документ личный комплектование
Статья 5 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.
Комплектование документов личного происхождения в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» имеет поэтапный характер. Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива: ·вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности ·роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества ·родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность ·типичность архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан) ·состав и содержание собранных гражданином архивных документов. По результатам инициативного поиска формируется список источников комплектования государственного архива. При этом необходимо учитывать, что состав документов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биографии, родственных, дружеских и служебных связей. Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.
Одновременно с изучением проводится разъяснительная работа с владельцем личного архива о правовых и процессуальных вопросов передачи документов на государственное хранение, в частности о порядке приема и дальнейшей научно-технической обработке документов, уточнении условий на которых владелец документов готов передать их на государственное хранение (целесообразно оговорить срок хранения: ·постоянный, ·временный, ·депозитарный. Вопросы сохранения или перехода права собственности: ·дарение или приобретение.
Особенности использования: ·ограничения по доступу к документам, ·ограничения отдельным лицам или группам лиц). На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст.25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником. Отбор документов на государственное хранение осуществляется на дому у владельца личного архива. Отбор документов производится с учетом критериев ценности фонда и документов.
Однако, проводимая на этапе комплектования экспертиза является предварительной, ее главная задача состоит в определении ценности документа (информационной, идейной, художественной и научной. При этом значимость содержания писем, дневников, мемуаров) необходимо оценивать также с точки зрения социально-психологической насыщенности:·документ может не сообщать каких-либо ценных фактов, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества и тем самым представлять ценность как исторический источник. На отобранные документы составляется сдаточная (или оценочная) опись.
В процессе составления сдаточной описи документы формируются во временные дела. При этом комплексы документов, объединенные самим владельцем личного архива, не подвергаются пересистематизации. При составлении сдаточной описи не производится: систематизация документов по хронологии, ·нумерация листов, выявление дат,·опубликованность и вариантность рукописей. Сдаточная опись, заключение эксперта и заявление владельца, в котором прописаны условия передачи, представляются на экспертно-методическую комиссию архива для согласования вопроса о приеме документов. Заключение эксперта и согласованная сдаточная опись выносятся для принятия решения на экспертно-проверочную комиссию Управления государственной архивной службы. При положительном решении вопроса с владельцем личного архива заключается договор - дарения и акт-приема. Акт приема служит основанием для учета поступления архивных документов.
Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут составлять фонды личного происхождения или архивные коллекции. Под архивной коллекцией принято понимать совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединённых составителем коллекции по одному или нескольким признакам.
Дальнейшая работа с документами личного происхождения связана с подготовкой архивного справочника и проведением экспертизы ценности документов. Это этап научного описания фонда. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования (Правила… п.2.11.10).
Научное описание документов представляет собой комплекс работ по атрибуции документов и текстологической работы (установление авторства, установление полных текстов документов из разрозненных листов времени создания документов, подлинности и опубликованности, аннотирование фотографий), систематизации документов по классификационным группам, формированию и описанию единиц хранения, составлению схемы систематизации фонда, систематизации единиц хранения и их шифровке, составлению описи и научно-справочного аппарата к ней. В процессе научного описания выполняются также экспертиза научной и практической ценности документов, выявление особо ценных документов и документов, требующих реставрации. Документы упорядочиваются в единицы хранения. Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. Физические особенности документов личного происхождения (отсутствие строгой форматности листов, размещение текста на листах без полей, наличие изобразительных документов) обуславливают особенности их хранения: документы могут храниться без подшивки, может потребоваться изготовление особой упаковки. В случае хранения документов без подшивки целесообразно составлять внутренние описи.
Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с документами. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.
Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам. В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.
При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов. Заголовок единицы хранения должен максимально сжато отражать состав и содержание входящих в нее документов. Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоответствие содержанию документа заголовок может быть изменен или дополнен. При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица. После заголовка, через точку может описываться степень полноты, подлинности, внешних и других особенностей документа. При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты: ·"отрывок", ·"разрозненные листы", ·"неполный текст", ·"без начала", ·"без конца" и т.д.
При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер. Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины: ·автограф, ·машинопись с правкой автора, ·авторизированная машинопись, ·фотокопия, ·ксерокопия, ·брошюра, ·вырезка из газеты (журнала, книги). Крайними датами для единицы хранения, состоящей из одного документа, является дата его написания; из многих документов - дата написания первого и последнего документа. При наличии в единице хранения только двух документов даты ставят через запятую. Если точная дата не поддается установлению, то документ датируется приблизительно "не ранее 1953 г.", "не позднее 1997 г.". Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, то они пишутся в квадратных скобках.
При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов "Копия" в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг - датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются. В единицах хранения, содержащих письма, фотографии учитывается количество документов. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов. Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.
Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.
В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются вначале. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. Архивная коллекция также может быть сформирована по тематическому признаку, в пределах такой коллекции документов производится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат. При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода. Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и проч.
Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа. Поскольку для фондов личного происхождения используется индивидуальная схема систематизации целесообразно составлять оглавления. В оглавлении указываются все составные части описи и научного аппарата к ней с указанием листов. Оглавление помещается вслед за титульным листом. Предисловие традиционно строится из двух частей: ·исторической ·археографической, где историческая часть представляет собой историко-биографическую справку о фондообразователе.
.3 Фондирование документов личного происхождения
Важнейшим направлением деятельности государственных и муниципальных архивов является формирование архивных фондов личного происхождения, под которыми понимаются фонды, «состоящие из документов, образовавшихся в процессе жизнедеятельности отдельного гражданина, семьи, рода, включенных в состав Архивного фонда РФ». Актуальность данной работы очевидна: в истории должны остаться не только официальная информация о деятельности организаций, предприятий, но и документальные свидетельства о жизни «простых» граждан, отражающие ценности, бытия другие ментальные характеристики времени.
Обращение к документам личного происхождения в архивах МО г. Ирбит началось в основном в1990-егоды. Поступления материалов от граждан в более ранний период были не велики, что во многом определялось принципами комплектования, утвердившимися в советском архивоведении и признававшими право на вечное хранение только за документами видных советских, партийных, общественных деятелей, граждан, имеющих государственные награды и звания.
Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в процессе формирования и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивные документы.
Определение фондовой принадлежности архивных документов личного происхождения заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Архивные документы, являющиеся исходящими копиями, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.
Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.
Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.
Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов-двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.
Хронологическими границами архивного фонда являются:
даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов, в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и т.д.
.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода:
личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;
семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков); ·
родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности, сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.
Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда. Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).
Фонды личного происхождения хранятся в государственном муниципальном архиве г. Ирбита. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения. Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них: личные документы, ·документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.), ·могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам. В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения. Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.). В состав личного архива могут входить: ·авторские рукописи, диссертации, монографии; ·автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания; ·личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера и ·другие биографические материалы; ·личная, служебная и семейная переписка; ·фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.
При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д. Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях: а) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой ранней и самой поздней дате их жизни); б) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы (например: Буслаев Федор Иванович (1818-1897), академик, филолог, историк-искусствовед. Крайние даты документов: 1830-е-1850-е годы, семейные документы с конца ХVIII века).
В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников. Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.
Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, изобретателей и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся в архиве фонду. Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда. Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены.Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор, хрусталь, ордена, медали, личные вещи фондообразователя), передаются в музей или возвращаются владельцу.
Работа по приему на постоянное хранение документов личного происхождения имеет свои особенности и носит многоаспектный характер. Первым шагом в этом направлении является работа по выявлению владельцев документов, изучение биографии, трудовой деятельности гражданина. Следующим шагом является установление личных контактов с гражданином, проведение встреч и переговоров о преимуществах передачи документов на хранение, оговариваются условия передачи документов, порядок доступа к документам, возможность и формы их использования. Для успешного решения этих проблем от специалиста архивного учреждения требуются профессиональные навыки, умение установить нормальные человеческие контакты, а также способность разъяснить важность проводимой работы.
Прием документов оформляется актом приема-передачи. Передача документов может производиться на безвозмездной, а также на платной основе. Эта форма приемлема только при наличии у государственного архива или архивного отдела финансовых средств. Кроме того, на платной основе приобретаются только подлинные документы. На возмездной основе документы могут быть приобретены с привлечением средств от субвенций, которые направляются муниципальным бюджетам на реализацию переданных государственных полномочий в сфере архивного дела. В этом случае управление государственной архивной службы проводит оценку состава и содержания документов и дает заключение о целесообразности их покупки. Приобретенные документы хранятся в архивном отделе, но переходят в собственность той области, где они хранятся. Оплата приобретаемых документов производится безналичным расчетом путем перечисления средств на лицевой счет гражданина в любом отделении банка. Обработанный фонд вместе со справочным аппаратом поступает к хранителю фондов.
Документальные материалы личного происхождения принимаются как от самих фондообразователей, передающих свои личные архивы или отдельные части архивов (лично или по завещанию), так и от лиц, владеющих архивом по праву наследования; а также от собирателей и коллекционеров; творческих союзов; от комиссий по творческому наследию. В течение жизни и трудовой деятельности гражданина могут, также, создаваться комплексы документов по инициативе самого частного лица. Кроме того, в составе фондов личного происхождения может присутствовать и генеалогическая информация, представляющая интерес для биографов и генеалогов. Так, архивные учреждения нашей области на протяжении многих лет проводят планомерную работу по собиранию документов личного происхождения.
Богатым практическим опытом в этом направлении располагает Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив в городе Ирбите». Документы личных фондов здесь представлены персоналиями различных социальных групп населения досоветского и советского периодов: служащие государственных учреждений, краеведы, деятели различных отраслей науки, культуры, искусства, руководители партийных и советских органов, хозяйственных организаций, участники Великой Отечественной войны 1941-1945гг., а также лица, чей труд отмечен государственными наградами. Так же хочется отметить, что значительно активизировали работу по собиранию документов личного происхождения архивные отделы администраций городских округов и муниципальных районов. В плановом порядке осуществляется прием документов от личных фондодержателей.
Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии. Такие архивы вдвойне ценны для истории. Они позволяют увидеть бытовую сторону жизни человека, которая не видна за строчками официальных отчетов, сводок.
Документы личных фондов передают личностное отношение к историческим событиям, ощущение эпохи, свидетелями и участниками которой были их владельцы. Документы любого личного архива неизбежно несут отпечаток социальной среды, к которой принадлежал его владелец, времени, в котором ему довелось жить и работать. Ни один официальный документ не сравнится с записной книжкой человека, его личными воспоминаниями, фиксирующими большие и малые события, радостные и печальные даты, бессмертные и канувшие в неизвестность имена. Обилие деталей городской, станичной и полковой жизни дают богатый материал для осуществления исследования в жанре истории повседневности. Материалы данных фамильных фондов содержат информацию о жизненном мире рядовых людей - реальных условиях жизни, а также о поведении, реакциях на непосредственные частные события, устремлениях, ценностях и правилах. Вовлечение в научный оборот документов личного происхождения, ранее крайне мало привлекаемых в качестве исторических источников и никогда еще прежде не изучаемых с позиции антропологического похода, теперь являются главным источником новой информации об историческом прошлом. Бывшие прежде недооцененными из-за чрезмерной субъективности и неточности автобиографии, письма, воспоминания и дневники рядовых участников событий, воссоздавая дух эпохи, позволяют войти в резонанс с прошлым и получать информацию, в меньшей степени искаженную влиянием настоящего. Вовлечению в научный оборот этих документов препятствует то, что они исключительно рукописные, а также их неудовлетворительное состояние.
Вывод - по первой главе
Изучив данную тему, мы рассмотрели виды архивных фондов, один из которых фонд личного происхождения. Подробно изучили разновидности личных фондов, выяснили, что они представляют собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Также мы научились определять крайние даты документов фонда личного происхождения, выявили критерии определения источников комплектования государственных архивов для документов личного происхождения.
Узнали, что документы личного происхождения могут поступать в архив по договору дарения. Также мы рассмотрели критерии включения документов в состав личного фонда. Используются личные фонды для организации выставок, проведения вечеров встреч с общественностью, экскурсий, лекций, подготовки статей и публикаций; подготовки фотокомплектов, Документы личного происхождения в современных условиях, пожалуй, наиболее ценный путь для нашего понимания прошлого. Причина этого в их субъективности: человек совершает судьбоносные поступки исходя из собственного видения ситуации, которое может быть ошибочным и не имеющим отношения к действительности. Но именно оно является основанием для событий, определяющих ход истории. Не объективные условия, а свойственная человеческому сознанию индивидуальная интерпретация происходящего и исполнение запросов социально-правового характера.
Таким образом, мы убедились в том, что документы личного происхождения играют огромную роль в создании информационной базы М.О. г. Ирбита.
Глава 2. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
.1 Анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит
ГКУСО «ГА в г. Ирбите» является государственным учреждением, финансируемым из областного бюджета. В своей деятельности ГКУСО «ГА в г. Ирбите» подчиняется непосредственно Управлению Архивами Свердловской области, Федеральной архивной службе, а также органам государственной власти Свердловской области и Российской Федерации.
В пределах, установленных законом, ГКУСО «ГА в г. Ирбите» осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осуществляет хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. Архив обеспечивает описание, формирование и систематизацию, сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
ГКУСО «ГА в г. Ирбите» представляет собой информационную систему - упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.
Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. В своей деятельности архивист в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» руководствуется законодательством Российской Федерации и нормативно-методическими документами:
Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;
Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;
Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. М., 1997;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;
Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;
Устав ГКУСО «ГА в г. Ирбите», 2014;
Положение об экспертно-проверочно-методической комиссии ГКУСО «ГА в г. Ирбите», 2012;
Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.
Должностная инструкция архивиста разрабатывается на основе примерной инструкции, утвержденной Федеральной архивной службой России. В должностной инструкции определяются задачи, функции, права и организация деятельности архивиста в архиве. Должностная инструкция архивиста утверждается руководителем ГКУСО «ГА в г. Ирбите».
В результате анализа деятельности архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» определена проблема по описанию и фондированию документов личного происхождения. Для решения проблемы составлена памятка, которая обеспечит качественное описание архивных фондов личного происхождения и создание информационной базы МО г. Ирбит.
2.2 Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Министерство общего и профессионального образования
Свердловской области
ГБОУ СПО «Ирбитский гуманитарный колледж»
Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и
архивоведение
Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит
Ирбит
Составитель: Павлова Е.В., студентка 31-д группы
Рецензент: Ларионова Г.М., преподаватель дисциплины «Правовое обеспечение профессиональной деятельности»
Ирбитский гуманитарный колледж, 2015
Содержание
Введение
.Систематизация документов личного происхождения в пределах фонда
.Формирование и описание единиц хранения
Рукописи
Переписка
Альбомы
Материалы к биографии фондообразователя
Иммущественно-хозяйственные и бытовые материалы
Материалы собранные фондаобразователем для своих работ и интересующим его темам
Материалы о фондаобразователе
Изобразительные материалы
Коллекции
Описание творческих материалов актеров и режиссёров театра
Описание творческих материалов художников
Литература
Введение
Формирование и описание Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, остается одним из приоритетных направлений работы архивных учреждений.
Интерес к этой категории документов растет с каждым годом и обусловлен тем, что значительная часть Архивного фонда Российской Федерации отражает официальную часть работы организаций, в ней не находят всестороннего отражения многие события и факты общественной жизни страны и нашего края, представляющие интерес для истории. Восполнить «пробелы» архивных документов организаций помогают личные архивы граждан, в которых наиболее полно отражен внутренний мир и быт людей, личностная оценка происходящих событий.
Задача данной памятки - оказать помощь архиву в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов.
Архивные учреждения могут комплектоваться документами: писателей, редакторов газет, композиторов, музыкантов-исполнителей, художников, актеров и режиссеров театров, хормейстеров, фольклористов, краеведов, почетных граждан города (района), участников Великой Отечественной, Афганской и Чеченских войн, работников органов местного самоуправления, заслуженных работников образования, культуры и других граждан.
В составе личного архива на постоянное хранение принимаются следующие документы: рукописи произведений, этюды, наброски, зарисовки, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, различные записи творческого, справочно-библиографического, общественного, биографические, документы имущественно-хозяйственного характера, переписка служебная и личная, фотографии членов семьи фондообразователя, архитектурных сооружений, фотографии с дарственными надписями и собранные, коллекции, программы, афиши спектаклей, концертов, вечеров, буклеты, пригласительные билеты, рекламы, воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и другие.
1. Систематизация документов личного происхождения в пределах фонда
К разделу «Рукописи фондообразователя» относятся рукописи произведений; планы; наброски; варианты; книги; вырезки из газет, книг и журналов с текстами произведений фондообразователя; открытые письма в редакции; дневники (записные книжки); тексты и стенограммы выступлений, речей и докладов фондообразователя, конспекты и тезисы их; ученические тетради, записи лекций; выписки из разных книг; копии произведений других авторов, сделанные его рукой; заметки фондообразователя на обложках книг, программах, листах из альбомов и т.д.; записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем; автобиографии
Единицы хранения в разделе «Рукописи» систематизируются в хронологической последовательности. Рукописи, датированные только годом или десятилетием, в пределах этого периода располагаются по алфавиту названий произведений.
Записные книжки фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Письма фондообразователя» относятся черновики (копии) писем фондообразователя и неотправленные письма разным лицам, письма родным.
Письма фондообразователя в учреждения помещаются в раздел «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения с письмами фондообразователя к разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий адресатов. После единиц хранения с письмами фондообразователя помещаются единицы хранения с его письмами, подготовленными к печати, с его визитными карточками без текста.
К разделу «Дарственные надписи фондообразователя» относятся дарственные надписи на титульных листах, вырезанных из книг их владельцами, и нотах.
Единицы хранения с дарственными надписями фондообразователя разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют отдельного раздела, а помещаются в конце раздела «Письма фондообразователя».
К разделу «Письма фондообразователю» относятся письма его родных и знакомых, письма разных лиц.
Единицы хранения с письмами к фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий корреспондентов. После них помещаются письма неустановленных лиц.
Единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами разных корреспондентов (или разным адресатам), сформированные по тематическому признаку, помещаются после переписки, просистематизированной по алфавиту, и располагаются в хронологической последовательности.
К разделу «Дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нот.
Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.
При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем.
К разделу «Материалы к биографии фондообразователя» относятся:
Первый подраздел: личные документы - свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки из метрических книг, паспорта, документы об образовании, послужные списки, орденские книжки, дипломы о присвоении почетных званий, именные членские билеты различных обществ, анкеты, справки о работе, завещания и др.
Второй подраздел: материалы литературной, служебной и общественной деятельности - копии уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций, в которых фондообразователь работал, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчетов, донесений, удостоверения и служебные пропуска, отзывы о служебной деятельности фондообразователя; материалы его деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, ученых, благотворительных обществах. В фондах редакторов и преподавателей - рукописи разных лиц, присланные на отзыв.
Единицы хранения в разделе «Материалы к биографии фондообразователя» систематизируются внутри подразделов в хронологической последовательности.
При наличии значительного количества материалов о деятельности фондообразователя в одном учреждении они выделяются в отдельную группу. В таких случаях единицы хранения систематизируются по учреждениям, и эти группы распознаются одна за другой в хронологической последовательности работы в них фондообразователя.
Дробление материалов на мелкие группы не рекомендуется.
При небольшом количестве документов, относящихся к разделу «Материалы к биографии фондообразователя», все единицы хранения систематизируются в хронологической последовательности.
К разделу «Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.
Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам, при невозможности установить связь с определенной темой в следующем порядке: рукописи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по алфавиту фамилий корреспондентов, другие документы - по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.
В отдельных случаях в зависимости от характера документов, от близости их к произведениям фондообразователя этот раздел может помещаться после раздела «Рукописи».
К разделу «Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера» относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, векселя, долговые обязательства, решения судебных инстанций по спорным имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы домов (усадеб), заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и т.п. При незначительном количестве эти документы могут присоединяться к разделу «Материалы к биографии фондообразователя».
Единицы хранения, сформированные из имущественно-хозяйственных и бытовых материалов, систематизируются по хронологии.
К разделу «Материалы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, стихотворения, ему посвященные, некрологи, документы по увековечению памяти, стенограммы вечеров памяти фондообразователя, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография о фондообразователе.
Единицы хранения, содержащие материалы о фондообразователе, систематизируются при незначительном объеме по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по корреспондентскому признаку, другие документы - по хронологии.
К разделу «Изобразительные материалы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя; фотографии актеров в ролях и сцен из спектаклей, фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем.
Единицы хранения, содержащие изобразительные материалы, систематизируются по хронологии, по тематике, по алфавиту фамилий художников или изображенных лиц.
К разделу «Материалы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя.
Единицы хранения, содержащие материалы членов семьи фондообразователя, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родители, братья, сестры), а внутри групп располагаются согласно схеме систематизации личного фонда (рукописи, письма, материалы к биографии).
В названиях этих групп документов после фамилии, имени и отчества должно стоять обозначение родственных связей.
К разделу «Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде» относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые по своему составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.
К разделу «Коллекции» относятся коллекции, собранные фондообразователем. В зависимости от состава документов они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному и другим признакам.
Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (до 30 единиц хранения) разделы не создаются.
Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации личного фонда.
В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т.д.). В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности членов семей. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные), помещаются в начале всего фонда.
Хронологические границы фонда личного происхождения определяются датами жизни фондообразователя (личный фонд), членов семьи (семейный фонд), рода (родовой фонд).
Крайние даты документов, которые входят в фонд личного происхождения, могут быть расширены за счет документов по увековечению памяти фондообразователя, воспоминаний о нем и т.п.
2. Формирование и описание единиц хранения
При описании документов личного происхождения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержания документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания или опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единиц хранения.
Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.
Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов - 40-60 листов, для рисунков и чертежей - 10-15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.
Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с рукописью.
Рукописи
Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку. К рукописи каждого произведения присоединяются все его черновики и варианты.
При наличии в единице хранения нескольких произведений и вариантов каждый из них заключается во внутреннюю обложку.
Рукописи большого формата (гранки и т.п.) выделяются в самостоятельную единицу хранения.
При значительном количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.
Если произведение значительно по объему, то оно может составлять самостоятельную единицу хранения или несколько единиц хранения по главам, частям и т.п.
При описании материалов лиц, известных в литературе под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.
При описании единиц хранения, содержащих рецензии, указываются фамилия автора, заглавие рецензии и жанр, если заглавие рецензии отсутствует - фамилия автора, затем жанр, автор и заглавие рецензируемой работы.
В заголовках единиц хранения, содержащих сборники, составленные авторами или редакторами из различных произведений, указываются фамилия автора или редактора и название сборника, при описании собрания сочинений - том и издательство.
В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.
В заголовках единиц хранения, содержащих записные книжки, тетради и блокноты с записями, должно быть раскрыто их содержание. Способ воспроизведения не указывается.
В заголовках единиц хранения, содержащих записи интервью, беседы фондообразователя или о фондообразователе, должно быть указано, кто вел беседы, с кем и по каким вопросам.
Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра и с учетом хронологии.
Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.
Переписка
Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики, копии и д.р.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента или письма фондообразователя к одному адресату могут составить несколько единиц хранения, которые формируются в соответствии с хронологическим признаком.
Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, поздравительные и т.д.).
Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.
Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.
В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Указание на девичью фамилию или фамилию по первому и последующим бракам делается в том случае, если часть писем подписана этими фамилиями.
Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.
При описании коллективных писем в заголовки единиц хранения выносятся три-пять фамилий наиболее значительных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо общим определяющим их наименованием, то оно ставится в заголовке.
В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.
Дарственные надписи
Единицы хранения с дарственными надписями на листах из книг объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий авторов надписей, которые выносятся в заголовок единицы хранения.
Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.
Альбомы
В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей. К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.
Материалы к биографии фондообразователя
Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут применяться и географический, хронологический, корреспондентский признаки, а также их сочетания.
При небольшом количестве документы, отложившиеся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, могут объединяться в одну единицу хранения.
Письма фондообразователя в учреждения, учреждений к фондообразователю формируются в единицы хранения по корреспондентскому или тематическому признаку.
Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку, т. е. все материалы, относящиеся к определенному юбилею, включаются в одну единицу хранения. При значительном объеме материалы каждого юбилея могут объединяться в единицы хранения по номинальному признаку.
Имущественно-хозяйственные и бытовые материалы
Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам.
Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам
Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.
Если принадлежность материалов к определенным работам или темам не ясна, то они объединяются в единицы хранения согласно правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов (письма, рукописи и т.п.).
Материалы о фондообразователе
Материалы о фондообразователе формируются в единицы хранения, по номинальному, предметно-вопросному, авторскому или корреспондентскому признаку.
Изобразительные материалы
Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).
Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются по годам не более 20 в одну единицу хранения, групповые - не более 10 с тем, чтобы можно было перечислить на обложке фамилии изображенных лиц.
Фотографии фондообразователя на смертном одре, его похорон и надгробного памятника составляют отдельную единицу хранения.
Фотографии родственников и знакомых, не имеющие дарственных надписей и помет, могут объединяться в одну единицу хранения не более 30, а с дарственными надписями - не более 5.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица.
Если на фотографии изображен фондообразователь, то указываются его инициалы и фамилия.
Если фондообразователь в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.
Если фондообразовательс родственниками, после фамилий в скобках указываются их родственные связи.
В заголовках единиц хранения с уникальными фотографиями могут указываться место и событие, запечатленное на фотографии, ее размер (в сантиметрах).
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображения, затем дарственных надписей и их дат.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей и помещений, указывается вид документов (фотография) и дается описание изображений.
Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.
При описании открыток, вырезок из газет и журналов с иллюстрациями, собранных фондообразователем по темам, указываются вид документа, тема подборки, способ воспроизведения и дата изображения.
Коллекции
Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствие савторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных городов) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.
В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.
Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию.
Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.
В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.
В единицах хранения, содержащих письма, документы систематизируются в хронологической последовательности. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев.
В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из журналов и газет с иллюстрациями систематизируются внутри единицы хранения в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.
Если фотографий одного и того же лица несколько, они систематизируются по хронологии.
Описание творческих материалов актеров и режиссеров театра
Спецификой фондов актеров и режиссеров театра является наличие в них творческих материалов, состоящих не только из документов самого режиссера или актера, но и других лиц, связанных с постановкой спектакля.Описание и систематизация этих материалов имеют свои особенности.
В фондах режиссеров и актеров создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся режиссерские экземпляры пьес, опер или оперетт, режиссерские заметки, разработки, мизансцены, монтировки спектаклей, тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами, его концертный репертуар, списки ролей и концертных выступлений, фотографии фондообразователя в ролях и сцен из спектаклей. Статьи, рецензии и заметки о ролях, сыгранных фондообразователем помещаются в раздел «Материалы о фондообразователе»; эскизы декораций, костюмов, грима, сделанные не фондообразователем, относятся к разделу «Изобразительные материалы».
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» располагаются по спектаклям, осуществленным и неосуществленным, в общей хронологической последовательности.
Материалы по каждому спектаклю распределяются по следующим подразделам:
режиссерский экземпляр пьесы, режиссерские заметки, экспликации, разработки мизансцен, монтировка спектакля, распределение ролей и др.;
изобразительные материалы по спектаклю: фотографии действующих лиц и сцен из спектакля и эскизы декораций, костюмов и грима, если они сделаны фондообразователем.
В фондах актеров творческие материалы систематизируются по следующей схеме:
тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами и его концертный репертуар;
списки ролей, хронологические перечни выступлений, гастрольных поездок и т.п. помещаются в конце этого подраздела;
фотографии фондообразователя в ролях и в сценах из спектаклей с его участием.
В одну единицу хранения могут объединяться фотографии фондообразователя не более чем в 3-х ролях (до 10 документов), которые располагаются в хронологической последовательности.
Афиши и программы спектаклей формируются в единицы хранения по номинальному признаку, а внутри единиц хранения систематизируются по хронологии.
При описании режиссерских разработок пьес в заголовках указываются фамилия режиссера, название пьесы, вид документа, автор пьесы, театр, в котором она была поставлена, и способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы режиссера.
При описании ролей, сыгранных фондообразователем указываются персонаж, автор и название пьесы, кем сыграна роль, способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы актера над ролью.
При описании фотографий актеров в ролях указывается, в какой роли снят актер, в скобках дается название пьесы; при описании групповых фотографий перечисляются фамилии партнеров.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии сцен из спектакля, указывается название театра и спектакля, затем перечисляются участники сцен, начиная с фондообразователя, после фамилия которого в скобках указывается роль, им исполненная.
При описании афиш и программ спектаклей, поставленных фондообразователем, указываются названия спектаклей, фамилия режиссера и театр, в котором они были поставлены.
При описании афиш и программ спектаклей с участием фондообразователя - указываются название театра или спектакля и фамилия фондообразователя.
Описание творческих материалов художников
Спецификой фондов художников является наличие в них рисунков и чертежей, описание и систематизация которых имеют свои особенности.
В таких фондах создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся рисунки, этюды, эскизы, наброски фондообразователя.
Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» систематизируются по жанрам; по технике исполнения; по хронологии (при незначительном количестве материала); по алфавиту авторских названий - если датировка произведений художника невозможна, но они имеют авторские названия.
Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами, акварелью, гравюры, не должны превышать 25 листов.
Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов).
Портреты, пейзажи, натюрморты объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов).
Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения.
Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.
Заголовки единиц хранения, содержащих произведения изобразительного искусства, состоят из следующих элементов: автор, название произведения, указание на жанр и степень завершенности, указание на лицо, с которого сделан рисунок, набросок или этюд, авторские подпись и пометки, техника исполнения.
При указании автора даются его инициалы и фамилия. Если автор неизвестен, пишется «не установленный художник» и, по возможности, добавляется живописная школа, к которой он может быть отнесен.
При описании иллюстраций указываются художник, название, жанр и автор иллюстрируемого произведения.
В заголовках единиц хранения, содержащих экслибрисы, указываются художник, фамилия владельца библиотеки, в отдельных случаях - содержание рисунка; при большом количестве экслибрисов может составляться внутренняя опись.
При описании альбома с рисунками фондообразователя после фамилии автора указывается название документа (альбом), а затем его авторское название в кавычках или тематика без кавычек.
При описании произведений изобразительного искусства и чертежей указываются материал (бумага, картон и т.д.), техника исполнения (тушь, акварель, гуашь и т.д.), инструмент (карандаш, кисть и т.д.).
Заключение
Памятка составлена с целью оказания методической и практической помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности, фондирования и описания документов личного происхождения. Оказать помощь архиву в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов
Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения
Литература
1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ // Принята Государственной Думой 24 ноября 2006 года // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. № 52 (часть I) ст. 5496.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007.
. Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области», методические рекомендации, Екатеринбург, 2012.
. Методические рекомендации по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).
. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
Вывод по второй главе
Подводя итог можно сделать вывод, что деятельность архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» заключается в описании документов личного происхождения, осуществлении систематизации и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.
К сожалению, в архивах зачастую проблема заключается в отсутствие специально подготовленного сотрудника, либо с не достаточным опытом работы по организации описания архивных документов. В результате чего получается либо некачественное описания документов в архивах, либо отсутствием описания документов в ряде архивных организаций.
Для решения проблемы нами разработана памятка «По формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит», которая составлена с целью оказания помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения.
Заключение
В заключении подведем основные итоги. На основании изученного материала можно сделать следующие выводы: комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним из приоритетных направлений деятельности ГКУСО «ГА в г. Ирбите». Документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации.
Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии. Практика формирования фондов личного происхождения, как принципиально новое направление деятельности архивов, превращающее в объект истории не только крупные социальные и культурные явления, но и личные судьбы ярких и неординарных людей, появилась сравнительно недавно. Личные фонды ценны и уникальны тем, что они дают яркое, неповторимое, насыщенное смыслом содержание общему течению истории народов.
Документы личного происхождения активно используются при организации тематических выставок, для документальных киносъемок, записи радио - и телевизионных передач. Востребованы они и у исследователей читального зала для подготовки, статей, докладов, докторских и кандидатских диссертаций, дипломных работ, причем интерес к документам личного происхождения возрастает, и мы надеемся на новые их поступления.
В последние годы много говорят о личных архивах людей, причем не только прославивших нашу страну. Многие такие памятники первоначально находились и теперь находятся в семейных, личных архивах. Важно уберечь эти документы, чтобы со временем они стали общественным достоянием.
В настоящее время работу с документами личного происхождения наряду с государственными архивами ведут библиотеки и музеи, в т.ч. мемориальные и краеведческие. Широкий размах собирательской деятельности требует укрепления научно-методической базы на основании современных достижений архивоведения и с учётом передового опыта всех государственных хранилищ. Необходимо работать над сближением методики комплектования, обработки, учёта и хранения документов личного происхождения в архивах, музеях и рукописных отделах библиотек. В курсовой работе описаны основные понятия архивных фондов личного происхождения, особенности комплектования и фондирование документов личного происхождения. Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Таким образом, работа по фондированию и описанию документов личного происхождения в архивах достаточна сложна, и требует особого внимания и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях.
К сожалению, в архивах зачастую проблема заключается в отсутствие специально подготовленного сотрудника, либо с не достаточным опытом работы по организации описания архивных документов. В результате чего получается либо некачественное описания документов в архивах, либо отсутствием описания документов в ряде архивных организаций. Для решения проблемы нами разработана памятка «По формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит», которая составлена с целью оказания помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения.
Список литературы
. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета, №142, 08.08.2010.
2. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения".
3. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19).
Основная литература
. Артизов А.Н. Архивное законодательство России. М.: Термика, 2005.
. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебное пособие для профессионального образования под ред. проф.В.П. Козлова. М.: Academia. 2005.
. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение; учебно-практическое пособие./В.И. Андреева-Кно-Рус, 2011.
. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / М.И. Басаков.- 7-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2012.
8. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение Учебное пособие Пенза, 2005.
. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М.: Норма. 2006.
. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: ПРИОР. 2005.
. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций. М: Высшее образование. 2007.
Дополнительная литература
. Артизов А.Н. Проект Федерального закона «Об Архивном деле в РФ» и архивное законодательство // Отечественные архивы. 2003.
. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы // Вестник архивиста. 2002.
. Демушкин А.С. Правовое регулирование организации работы с документированной информацией ограниченного доступа // Вестник архивиста. 2002.
. Ромашкин Е.И. «Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - правоприменительная и законотворческая практика». Круглый стол // Вестник архивиста. 2005.
. Артизов А.Н. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» // Вестник архивиста. 2005.
. Черешня А.Г. О законодательном регулировании архивного дела // Отечественные архивы. 2003.
. Истомина Е.С. Жизнь с ЭЦП // Делопроизводство. 2004.
. Объедкова С.Ю. Теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия // Делопроизводство. 2004.
. Лаптев Г.Г. Электронные архивы: введение в тему // Делопроизводство. 2004.
. Наленч Д. Архивы в эпоху информационного общества // Вестник архивиста. 2003.
Интернет - ресурсы
. #"justify">Приложение № 1
Перечень принятых терминов
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Архив - Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Архивный документ - Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Архивный фонд - Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Архивный фонд Российской Федерации - Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Объединенный архивный фонд - групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Архивная коллекция - Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Источник комплектования - Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Фондообразователь-Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Изобразительный документ - Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Графический документ - Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Аудиовизуальный документ - Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Кинодокумент - Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Фотодокумент - Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Фонодокумент- Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Документ личного происхождения - личный документ. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Подлинный документ - Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Дубликат документа - Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Копия документа - Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий. Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Ценность архивного документа - Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Экспертиза ценности документов - Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.