Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МИНИСТЕРСТВА
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РФ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ
ХИМИКО-ФАРМАЦЕВТИЧЕСКАЯ
АКАДЕМИЯ
Кафедра
управления и экономики фармации
Реферат по
теме:
«Тайм-менеджмент.
Определение, функции тайм-менеджмента»
Выполнила: студентка 5 курса 313
группы Снеткова А.А.
Санкт-Петербург
2015
Введение
На многих предприятиях проводят обучение
тайм-менеджменту для более продуктивной работы специалистов.
Для того, чтобы раскрыть тему, необходимо
ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:
· Тайм-менеджмент - наука об управлении временем,
организации своей деятельности и достижении своих целей.
· Методология - описание способа
организовать свою деятельность.
· Хронометраж (или ведение дневника) -
учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей
деятельности.
· Дауншифтинг - переезд ближе к
природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.
· Локальный дауншифтинг - уход от
активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы
сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин
ввел Глеб Архангельский).
· Кайрос (или контекст, категория) -
удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного
рода дел.
· Метка - функция, помогающая разбить
задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется
контекстом.
· Папка - функция, помогающая разбить
задачи по кайросам (контекстам).
· Пирамида целей - методология,
относящаяся к категории методологий стратегического планирования, с применением
которой можно планировать свою деятельность на длительный период, как бы «с
высоты полета».
· Работа 2.0 - это новый современный
стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность
методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки
мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.
· GTD (аббревиатура, расшифровывается
как Getting Things Done или в свободном переводе на русский «Как навести в
делах порядок») - методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно
справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.
время менеджмент управление
планирование
1. Основы управления временем
Тайм-менеджмент или управление временем - это
действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени,
потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально
увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь
рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных
задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр
деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей,
делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление
списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только
бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив
личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем
составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно
управление временем является необходимостью в развитии любого проекта,
поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
. Анализ использования рабочего времени
Коэффициент экстенсивного использования рабочего
времени
Кэ = (Ф - Р)/Ф = 1 - Р/Ф,
где Ф - фонд рабочего времени, мин;
Р - регламентированные и нерегламентированные
перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые
зависят от работников
Кп = Пз/Ф,
где Пз - потери рабочего времени, зависящие от
работника, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые
обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника
Кп = По/Ф,
где По-потери по организационно-техническим
причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и
личные потребности работников
Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ - затраты времени работника на личные
потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.),
мин.
Аналогично можно проанализировать затраты
времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных
ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт),
организационно-административной работы (Коа) и т.п.
. Структура тайм-менеджмента
Говоря о постановке целей, обязательно надо
помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART4: быть
конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed),
достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).
В том случае, если один из критериев SMART не
является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится
затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.
При постановке целей необходимо быть последовательным
и осуществлять сначала цели на ближайшее время.
Постановка целей - это возможность
структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.
· Определение приоритетов
Тайм-менеджмент представляет собой набор
инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения
той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет
расставить приоритеты.
Именно при правильном определении первоочередных
и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем.
Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при
выработке навыка организации времени.
Необходимо уметь определять важные дела из всего
потока указаний и просьб, которые поступают к нам ежедневно.
· Знание инструментов планирования
Инструментарий. который применяется в
тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество
методик, которые возможно использовать.
Чувство времени - один из важнейших инструментов
эффективного тайм-менеджмента.
· Привычки
Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма,
являются показателем того, что теоретические выкладки и методики
тайм-менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни
неосознанно.
Именно выработка привычки у человека управлять своим
временем и является основной целью тайм-менеджмента.
Техники тайм-менеджмента
· «Матрица Эйзенхауэра» реализуется
путем настройки системы приоритетов и категорий.
Выглядит матрица как четыре квадрата, которые
получаются при пересечении осей «Важно - Неважно» по горизонтали и «Срочно - не
Срочно» по вертикали.
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4
группы:
1. Срочное и важное - например, потек кран в
квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой
отчетности и т.д.
2. Несрочное, но важное - это привычная
работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому
подобное
. Несрочное и неважное-то, на что мы
тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в
настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой
пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.
· Personal Efficiency Program (PEP)- это методика
личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай
меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности». Правильнее
сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок
в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и
во всей личной информации, с которой Вы работаете.
· Getting Things Done (GTD)Things Done - это
методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его
одноименной книге.
Основная идея метода заключается в том, что
человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся
ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или
электронный органайзер.
Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который
можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для
организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией
лучше работать в несколько стадий:
. Cбор.
. Обработка.
. Организация.
. Обзор.
. Действия.
· Метод Парето или закон 80/20
% задач может быть решено за 20% затрачиваемого
времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Практический вывод из закона Парето очень прост:
«необходимо концентрироваться на тех действиях, которые приносят результат и
без жалости отбрасывайте малоэффективные».
· Стратегическое планирование
Об этом методе писали многие известные
специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален, Стивен Кови, Глеб
Архангельский.
Чтобы можно было заняться стратегическим
планированием, Вам необходимо нарисовать пирамиду с несколькими уровнями,
например рис. 1.
Уровней может быть 5-7. Их названия и значения
могут варьироваться. Например, это могут быть такие уровни, как показано на
изображении: Жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и Неделя.
Что бы достичь поставленных перед собой целей,
необходимо посмотреть на свою деятельность «с высоты полета». Другими словами,
нужно начинать планировать «сверху вниз», с вершины пирамиды к ее началу.
Заключение
В данной работе я рассмотрела основные понятия
управления временем, выделила необходимые термины, изучила анализ рабочего
времени, выделила структуру тайм-менеджмента и рассмотрела основные техники
управления временем.
Я считаю что внедрение одной из систем
тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность является неотъемлемой
частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою очередь сильно влияет
на общее положение организации на рынке и приносит доход компании в связи с
повышением эффективности работы.
Список литературы
1. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко,
Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. - М.: «Альпина
Паблишер», 2012. - 312 с. -
. Дэвид Аллен Как привести дела в
порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting
Things Done:
The Art
of Stress-Free
Productivity. - М.: Манн,
Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.
. Александр Горбачев Тайм-менеджмент
в два счета. - С-Пб.: «Питер», 2009. - 256 с.
. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д.
Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд.,
стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 152 с
. wikipedia.org