Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
4. Основные пути улучшения использования рабочего времени управленческими работниками
Заключение
Список использованных источников
Введение
Предприятие - не только кибернетическая, организационная, техническая, но и экономическая и социальная система, в которой важнейшим элементом является человек.
Сфера влияния управленческого труда на производство гораздо шире, чем труда работников, непосредственно занятых в сфере производства. Не случайно, поэтому недостатки и упущения в управленческой работе более ощутимо сказываются на результатах производства, чем недостатки в работе непосредственных производственных работников. При недостатках в работе аппарата управления затрудняется не только рост индивидуальной производительности труда отдельных работников, но и снижается эффективность труда всего коллектива. Поэтому управленческий персонал предприятий правомерно отнести к составной и наиболее активной части производственного коллектива, принимающей участие в создании материального продукта. Следовательно, рациональное использование труда в сфере управления является важной составной частью проблемы планомерного повышения производительности всего общественного труда.
Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит наряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Руководитель всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время - необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожалению, в нашей стране с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самого менеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Актуальность выбора данной темы исследования, обусловлена тем, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем, а значит проблема разработки и применения распорядка рабочего дня и рабочей недели работниками управления предприятия очень актуальна в наше время.
Цель курсового исследования - провести анализ использования рабочего времени руководителей и специалистов ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ» и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:
рассмотреть теоретические основы организации управленческого труда;
провести анализ финансово - экономических показателей организации;
изучить факторы внешней среды, влияющие на рациональное использование рабочего времени;
проанализировать использование рабочего времени руководителей и специалистов ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ»;
разработать пути повышения улучшения использования рабочего времени управленческими работниками;
Предметом исследования курсового проекта является использование рабочего времени руководителей и специалистов ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ».
В качестве объекта исследования рассматривается организация ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ», основным видом деятельности которой является выпуск продукции для жилищного и сельского строительства, для строительства молочно-товарных ферм (плиты пустотного настила, перемычки, фундаментные блоки, панели забора).
В работе применялись следующие методы исследования: SWOT-анализ, анализ финансово-экономического положения предприятия, анализ конкурентных преимуществ, анализ стратегии развития предприятия.
Теоретическая и практическая значимость работы заключается в том, что в ней рассмотрено понятие организации управленческого труда, проведен анализ затрат рабочего времени ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ», выявлены причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени, предложены варианты ее совершенствования, реализация которых позволит организации рационально использовать рабочее время руководителей и специалистов ДКУПП «Оршанский завод ЖБИ».
1. Обзор литературы по организации управленческого труда
.1 Характер и содержание управленческого труда
Производительность труда на предприятиях во многом зависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различных сфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществления постоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостью координированной работы всех подразделений предприятия.
Анализируя проблемы прибыльности предприятия и функции его руководства, нужно исходить из того, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатом его деятельности и осуществления основных функций предприятия (маркетинг, инновации, производительность).
Происходящие в стране экономические преобразования сопровождаются серьезной работой по совершенствованию форм и методов управления. Это требует качественных изменений в организации и управлении производством на всех его уровнях и во всех звеньях.
Под управленческим трудом будем понимать вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации, назначением которого является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.
Объектом управленческого труда является сфера его приложения - организация, структурное подразделение.
Предмет управленческого труда - информация о состоянии объекта и о необходимых изменениях в его функционировании и развитии[29,c.28].
Продукт управленческого труда - управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воздействия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, приоритетное значение имеет управление живым трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех членов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные результаты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на живой, но и на овеществленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален сегодня, когда с развитием сферы рыночной экономики возможно преобразование отдельных структурных подразделений крупных предприятий и объединений в самостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствующим субъектом находящихся в его распоряжении средств производства.
По мнению Кибанова А.Я. содержание управленческого труда применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления[2,c.50]
К управленческому персоналу относятся работники, профессионально участвующие в процессе управления. Синонимами понятия управленческого персонала могут быть кадры управления или административно-управленческий персонал.
В зависимости от выполняемых функций управленческий персонал разделяется на три категории:
.Руководители - линейные и функциональные;
.Специалисты - инженеры, экономисты, агрономы и т.д.
.Технические исполнители - секретари, лаборанты, техники и т.п.
Руководители возглавляют коллективы, направляют и координируют их работу, контролируют результаты их деятельности. Руководители могут быть линейными и функциональными.
Линейные руководители действуют на основе единоначалия и ответственны за состояние и развитие организации или ее части: объединения, предприятия, цеха, участка, бригады. В сельскохозяйственном производстве к линейным руководителям относятся директора совхозов и председатели колхозов, начальники отделений и участков, бригадиры. Функциональные руководители возглавляют подразделения, осуществляющие конкретные функции управления (бухгалтерский учет, материально-техническое снабжение, планирование). К функциональным руководителям относятся главные специалисты колхозов и совхозов, специалисты отраслевых подразделений, руководители лабораторий и т.п.
Важную роль в управлении сельскохозяйственным производством играют специалисты, которые решают конкретные производственные и управленческие задачи. Они разрабатывают проекты решений, нормы и нормативы, а также предоставляют руководителям информацию. Специалистами считаются инженеры, юристы, агрономы, зоотехники и т.д.
Технические исполнители передают, фиксируют и перерабатывают информацию, выполняют учетные, вычислительные и контрольно-множительные работы, отвечают за обслуживание аппарата управления. Это секретари, машинистки, лаборанты, чертежники, техники, экспедиторы и т.п.
Специфика труда руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает не сам, преимущественно воздействуя на людей, которые непосредственно решают эти задачи. Руководитель выступает одновременно в роли организатора, администратора, специалиста, воспитателя и общественного деятеля.
Труд руководителя носит творческий характер, так как ему приходится принимать нестандартные решения, требует высокой компетентности и готовности брать на себя ответственность, разнообразен по содержанию. Можно выделить три группы основных проблем, которые приходится решать руководителю: социальные, производственно-экономические и собственно организационно-управленческие[40,c.255].
В управленческой иерархии руководителей и специалистов принято делить на три звена:
первичное звено: мастера, бригадиры, начальники участков, руководители подразделений внутри функциональных групп.
среднее звено: руководители отделений и крупных отраслевых подразделений, юристы, зоотехники и т.п.
высшее звено: директора совхозов и агропромышленных объединений, председатели колхозов и т.п.
Все работники подразделяются по должностям. Должность предопределяет границы компетенции работника, т.е. круг его обязанностей, прав и ответственности. Название должности работника должно отражать характер выполняемой работы независимо от специфики предприятия, в котором он работает.
В настоящее время эффективность производства во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления организации. В свою очередь эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией труда. Совершенствование организации труда персонала управления в производственном коллективе базируется на:
а)изучении и типе применяемых форм разделения труда в управлении коллективом;
б)организации рабочих мест;
в)методах выполнения работ;
г)использовании технических средств и других составляющих научной организации труда (НОТ).
Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом. [5,c.108].
При подборе руководителя надо учитывать задачи, стоящие перед коллективом, и реальные условия его деятельности. Отсюда главные требования к руководителя:
компетентность;
) организаторские способности;
) умение оценить достоинства подчиненных и определить их обязанности в соответствии со способностями и возможностями;
) способности организовать контроль и проверку исполнения принятых решений;
) умение решать проблемы комплексно, выбирая наиболее действенные формы воздействия на подчиненных;
) проявление заботы о подчиненных;
Компетентность руководителя означает не столько всеобъемлющие знания, что практически невозможно, сколько умение использовать знания своих коллег и подчиненных. Уверенный в себе руководитель никогда не побоится и не постесняется посоветоваться с более опытным коллегой-подчиненным. Любой руководитель, будь он семи пядей во лбу, никогда не сможет аккумулировать все знания, которыми в совокупности обладают члены коллектива. Более того, по многим вопросам подчиненные могут и даже должны быть более компетентными, чем руководитель. И это нормально. Необходимо постоянно советоваться с подчиненными, от этого авторитет руководителя отнюдь не пострадает. А сотрудникам всегда приятно, если руководитель с ними советуется по каким-либо вопросам.
Руководитель должен быть администратором, умеющим не только организовать производство, но и правильно использовать способности и возможности каждого члена коллектива. Очень важно, чтобы каждый оказался "на своем месте", чтобы у него было дело по душе и способностям. Предложить работу людям в соответствии с их способностями - сложно, для этого требуется особый такт и хорошее знание людей. У каждого человека есть резервы, мобилизация которых может привести к желаемым результатам. К тому же мобилизация этих резервов не требует ни материальных, ни финансовых затрат.
Руководитель должен уметь контролировать исполнение принятых решений. Само по себе принятие решения - это еще полдела. Оно должно быть выполнено. Если облеченные властью люди только дают советы и указания, но неспособны провести их в жизнь, то это "голые администраторы".
Исключительно важное значение придается умению руководителя принимать решение комплексно, не отвлекаясь на второстепенные и частные вопросы. Это вытекает из общей концепции формулы "кто берется за решение частных вопросов, не решив общих, то неминуемо все время будет наталкиваться на общие вопросы".Умение руководителя "заглядывать" в будущее позволяет ему четче осознать цели. Это - признак хорошо организованной управленческой деятельности. С другой стороны, осознанная цель позволяет четче очертить контуры будущего. Каждый руководитель должен развивать в себе способность видеть перспективу.
И наконец, несмотря на занятость, руководитель должен оставаться человеком и проявлять заботу о своих подчиненных.
.2 Сущность, цели и задачи организации управленческого труда
Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.
Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности - эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.
Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой - эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда. [37,c.22].
Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.
Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).
Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.
Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.
Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реального воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.
Под научной организацией труда работников управления следует понимать непрерывный процесс совершенствования его организации на основе достижений науки, техники и передовой практики с применением оргтехники.
Совершенствование организации труда работников управления следует рассматривать как систему мероприятий, направленных на рационализацию:
организационно-хозяйственной структуры и структуры управления;
разграничения должностных функций;
оперативного управления производством;
использования технических средств;
системы информации и делопроизводства;
методов управления;
рабочих мест;
режима рабочего дня и стиля руководства[52,c.26].
Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени. «Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах».
Чтобы составить план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установить их приоритетность и действовать в соответствии с ним.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей дает чувство уверенности и представления о наиболее целесообразной очередности дел.
Схема планирования времени, (рис. 1.2.1) представлена, как закрытая система, в которой, отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планы дня.
Планируя работу на день, менеджеру необходимо определить:
.Кому и какие поручения дать (с указанием срока исполнения).
.Список лиц, с которыми необходимо переговорить.
З.Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например, выполнение срочных и ответственных заданий).
.Время для бесед с членами своего коллектива, для участия в собраниях, заседаниях.
ПриспособлениеПлан ЖизниПриспособлениеПланы на несколько лет впередГодовой ИтогГодовой ПланПодразделяется наКвартальные итогиМесячные итогиНедельные итогиДневные итогиКвартальные планыМесячные планыНедельные планыДневные планыРис. 1.2.1 Система планирования времени
Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива. Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.
В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство -дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, картотекой идей и инструментом контроля[1,c.12].
Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации.
Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности. Делегирования дел и уменьшения стресса.
Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени, либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.
Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом с складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.
Необходимо перепроверять свои планы и изменять их, если окажется, что они невыполнимы, или поставленные цели не могут быть достигнуты к указанному сроку[52,c.26].
По мнению Громова М.Н.условия, в которых работает человек, очень важны для его физиологического и психологического состояния, определяют уровень его трудоспособности. Поэтому организация рабочего места является одним из главных звеньев организации любого производственного процесса. Она во многом определяет выработку работника, его подход к труду, обеспечивает безопасность. С нее и начинают работу по внедрению научной организации труда на сельскохозяйственных предприятиях.
Рабочее место - это зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу, операцию. На рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса: средств труда, предметов труда и самого труда.
Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.
Рабочее место человека, занятого умственным трудом,- это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.
Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, созданий комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействий на человека неблагоприятных факторов внешней среды[16,c.249].
Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для менеджера включают следующий комплекс основных проблем:
.Планировать рабочее помещение необходимо на основе изучения и анализа технологии выполнения основных, наиболее массовых работ и потоков информации в органах управления.
.