Анализ деятельности 'ЭКОПРОМ'

Анализ деятельности 'ЭКОПРОМ'

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

.        АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭКОПРОМ» КАК ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

.1      Организационно-правовая характеристика предметной области

.2      Анализ положения предприятия на рынке

.3 Функционально-информационный анализ 

.4 Экономический анализ

.5 Цели и задачи автоматизации ключевых бизнес-процессов  

.6 Требования к автоматизации

.7 Постановка задачи 

. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО РАЗВИТИЮ ИНФРАСТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ        

.1 Анализ текущих проблем автоматизации

.2 Анализ типовых систем автоматизации предприятия

.3 Концепция разработки автоматизированной системы управления расчетами

.4 Обоснование выбора архитектуры предлагаемого проектного решения

.5 Ожидаемые технико-экономические результаты вносимых изменений

.6 Оценка рисков реализации проекта вносимых изменений

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ      

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

автоматизация утилизация отходы расчет

Производственная практика является одной важнейших частей подготовки квалифицированных специалистов и проводится на предприятиях и организациях различных форм собственности.

В качестве места прохождения практики мной была выбрана утилизационная компания ООО «ЭКОПРОМ». Компания специализируется на предоставлении комплекса услуг по сбору, транспортировке и утилизации отходов I- IV классов опасности.

Объектом исследования является: ООО «ЭКОПРОМ». Руководителем практики являлся директор организации Гладилина Мария Николаевна.

Целью деятельности предприятия является предоставление компаниям услуг по утилизации отходов и предоставление документов для отчета перед контролирующими органами.

В настоящий момент ООО «ЭКОПРОМ» занимает стабильное положение на рынке. В его функционировании были выявлены недостатки, основными из которых являются:

Утилизация ограниченного числа отходов;

Несвоевременное предоставление документов заказчику;

Большинство процессов в организации не автоматизированы;

Накопление большой дебиторской задолженности;

Низкая эффективность механизма взаиморасчетов;

Отсутствие организованности в процессе транспортировки отходов к местам утилизации.

Анализируя слабые стороны компании, можно сделать вывод о недостатке работ в сфере автоматизации его деятельности, особенно в части автоматизации бизнес-процессов. Автоматизация бизнес-процессов позволила бы сократить трудозатраты со стороны руководства компании, улучшить финансовые показатели за счет снижения издержек, усовершенствовать процесс выполнения трудозатратных мероприятий путем распределения задач в сторону наемных внештатных сотрудников, сократить временные затраты на обработку и получение оперативных данных для принятия управленческих решений (сокращение времени на подготовку отчетов, характеризующих выполнение работ). Разработка автоматизированных бизнес-процессов позволит не только обеспечить устойчивое функционирование компании, но и повысить ее прибыльность в долгосрочной перспективе.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭКОПРОМ» КАК ОБЪЕТА ИССЛЕДОВАНИЯ

.1 Организационно-правовая характеристика предметной области

В качестве объекта прохождения преддипломной практики было выбрано предприятие ООО «ЭКОПРОМ», которое в установленном законом порядке осуществляет свою деятельность в области утилизации с предприятий отходов I-IV классов опасности.

Предприятие, занимается непосредственно приемом отходов у компаний на утилизацию, предоставлением документов для отчетности, подготовкой паспортов отходов. Помимо этого, компания также занимается розничной продажей тары для отходов, подлежащих утилизации и предоставлением услуг по экологическому обучению персонала. Предприятие является юридическим лицом.

Миссия предприятия выражена в необходимости предоставления предприятиям, имеющим на балансе расходные материалы, подлежащие дальнейшей утилизации, услуги по переработке этих отходов во вторичное сырье. Целью является извлечение прибыли.

Для автоматизации отдельных задач бухгалтерского, налогового, оперативного учета на предприятии используется такое программное обеспечение как 1С: Предприятие, 1С: Бухгалтерия, СБИС (система электронной отчетности).

В своей деятельности компания руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере экологии. Согласно статье 8.2. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (редакция, действующая на ноябрь 2015 г) , предусмотрено наложение административного штрафа за несоблюдение экологических и санитарно-эпидемиологических требований при сборе, накоплении, использовании, обезвреживании, транспортировании, размещении и ином обращении с отходами производства и потребления или иными опасными веществами. Размер штрафа находится в промежутке от 1500 рублей до 200000 рублей.

Поскольку основным видом деятельности «ЭКОПРОМ» является предоставление услуг по утилизации, то можно утверждать, что прибыль компании будет во многом зависеть от эффективности работы с юридическими лицами, государственными учреждениями и управлением расчетами с ними.

Рис.1 Организационная структура предприятия

Организационная структура коммерческой организации спроектирована таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление, своевременное принятие решений для минимизации убытков и максимизации получаемой прибыли. Организационная структура организации представлена выше (Рис.1).

Из структуры видно, что директор компании осуществляет контроль над отделом кадров, и непосредственно заместителем директора. В обязанности заместителя директора входит контроль над приемом и переработкой отходов, контроль расчетов с заказчиками, поэтому в его подчинении находятся все специалисты, отвечающие за прием, транспортировку, переработку отходов, а также отдел бухгалтерии.

Таким образом, определив человека, ответственного за процедуру утилизации отходов и осуществление расчетов с компанией можно сделать вывод, что его точка зрения будет являться основополагающей. Поэтому при составлении автоматизированной системы и выявлении проблем функционирования компании будем рассматривать процесс с точки зрения заместителя директора.

.2Анализ положения предприятия на рынке

ООО «ЭКОПРОМ» является юридическим лицоми имеет в собственности обособленное имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде, третейском суде. Свидетельство о регистрации юридического лица представлено ниже (Приложение 1).

Численность работающих на данный момент составляет 75 человек. Предприятие арендует 2 производственных склада (площадью 200 и 150 кв.м.), офис в черте города, 3 грузовых автомобиля и установку по утилизации ТБО.

Стратегия дальнейшего развития предприятия и укрепление его позиций на рынке возможно за счет проведения стратегического анализа, основными средствами которого являются PEST-анализ, анализ «5 сил» Портера и SWOT-анализ.анализ ориентирован на исследование факторов «дальнего» окружения предприятия: политико-правовых, экономических, социальных и технологических, изменения в которых влияют на деятельность компании, но на которые сама компания, как правило, воздействия оказывать не может.

Факторами «дальнего» окружения ООО «ЭКОПРОМ» являются:

Факторы Р - политико-правовое окружение. Основными правовыми нормами, регулирующими деятельность ООО «ЭКОПРОМ» являются законодательные акты, регулирующие деятельность предприятий, работающих в сфере утилизации опасных отходов. В систему законодательства входит Федеральный закон от 24 июня 1998 г. № 89-ФЗ "Об отходах производства и потребления"

Состояние нормативно-правового регулирования Мурманской области находится на должном уровне и свидетельствует о том, что правовое поле деятельности министерства довольно многообразно по своему содержанию.

Законодательство Российской Федерации не устанавливает серьезных барьеров, препятствующих ведению деятельности по обезвреживанию отходов, так как государство в первую очередь беспокоит экологическая чистота на территории страны.

Факторы «Е» - экономическое окружение. В настоящее время в Мурманской области реализуется большое количество различных программ, включая региональные проекты в рамках Федеральных целевых программ, программу социально-экономического развития области, направленных на поддержание экологической безопасности на территориях региона и развитие деятельности по обезвреживанию отходов. Реализация этих программ может качественно преобразить социально-экономическое положение области и уровень жизни ее населения, обеспечить динамику развития региона в долгосрочной перспективе.

Факторы «S» - социальное окружение. В последние годы в Мурманской области наблюдается неблагоприятная демографическая ситуация, значительный отток населения. На данный момент данный фактор отражается на деятельности компании незначительно так как вся работа ведется непосредственно с юридическими лицами, государственными и муниципальными предприятиями.

Факторы «T» - технологическое окружение. Основные фонды организации характеризуются невысокой степенью износа. В декабре 2015 года на территории Мурманской области появится новый перерабатывающий комплекс с большей производительностью (по сравнению с прежним). Оборудование на предприятии проходит плановые проверки на предмет соответствия всем установленным нормам. Техническое оборудование, установленное в офисе организации (в бухгалтерии, отделе маркетинга, отделе кадров) регулярно обновляется.

Для того чтобы доопределить результаты PEST-анализа и получить более детальное представление о развитии исследуемого предприятия, была произведена оценка «5 сил» согласно модели М. Портера. Она ориентирована на исследование факторов «ближнего» окружения предприятия: конкуренция, клиенты, поставщики ресурсов, которые оказывают влияние на фирму, но на которые и сама фирма также непосредственно может воздействовать.

Факторами «ближнего» окружения компании являются:

Уровень конкуренции. На сегодняшний день в городе существует два главных конкурента компании - это компания «ЭКОТранс» и «ОРКОИнвест». Компания «ОРКО Инвест» занимает позицию на рынке утилизации бытовых отходов (IV класс опасности) ближе к монополистической в виду того, что за долгие годы своего существования наработала большое количество контрактов с управляющими компаниями, администрациями округов и районов, крупными промышленными предприятиями. Компания «ЭКОТранс» как и исследуемая компания «ЭКОПРОМ» специализируются на отходах I-III классов опасности из-за наличия сильного конкурента в лице компании «ОРКО Инвест». «ЭКОТранс» занимает значительную долю рынка (порядка 50 %), что является большим её преимуществом.

Власть услуг-заменителей. Любая организация заинтересована в снижении своих издержек, а расход на утилизационную деятельность является, пожалуй, самой нежелательной тратой предприятий. Ввиду этого некоторые компании заключают договора с «компаниями-однодневками» за более меньшую плату для получения отчетного документаперед государством.

Власть клиентов. Клиентами ООО «ЭКОПРОМ» являются юридические лица и государственные учреждения, заинтересованные в утилизации отходов со своего предприятия и получении документов для отчетности.

Барьеры входа в отрасль. В качестве условия выхода на рынок утилизационной деятельности можно назвать только самостоятельное получение лицензии на осуществление деятельности или заключение агентского договора с иногородней компанией, занимающейся переработкой отходов.

Согласно результатами, полученным по итогам оценки факторов «ближнего» и «дальнего» окружения ООО «ЭКОПРОМ» для более четкого определения тенденций его развития был выполненSWOT-анализ, который позволяет выявить плюсы и минусы состояния компании, ее слабые и сильные стороны, показывает насколько надежно положение организации на рынке.Матрица SWOT анализа представлена ниже (Таблица 1).

Таблица 1

Матрица SWOT-анализа

Для того чтобы проранжировать сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы в соответствии со значением их влияния на возможности дальнейшего развития организации была проведена количественная оценка SWOT-анализа (Приложение 6). Значение веса для каждого элемента SWOT-анализа, а также определение наличия связей между элементами (1 - связь есть, 0 - связь отсутствует) выставлялось заместителем директора, как сотрудника, наиболее квалифицированного в вопросах стратегического развития предприятия.

По результатам проведения количественной оценки SWOT-анализа получены следующие числовые показатели соотношения его элементов (Таблица 2).

Таблица 2

Свод результатов SWOT-анализа

По полученным результатам можно сделать вывод, что наиболее приоритетной стратегией развития для ООО «ЭКОПРОМ» является направление «Возможности / Сильные стороны». Это означает, что организации следует укреплять свои сильные стороны, за счет реализации ее возможностей: предоставлять услуги на всей территории Мурманской области; сотрудничать с крупнейшими предприятиями области; привлекать дополнительное инвестирование; снижать ресурсоемкость энергетических и трудовых затрат.

.3 Функционально-информационный анализ

В соответствии с определенными проблемами в функционировании предприятия в качестве основного предмета исследования в ходе прохождения практики рассматриваются процессы управления взаиморасчетами, которые включают: планирование оказания услуг (реализационной деятельности); учет контрагентов; подготовка и учет договоров; взаиморасчеты с контрагентами; формирование отчетной документации.

Каждая подзадача выполняется определенным сотрудником, который выполняет ту или иную операцию вручную, либо с использованием программных средств. Все описанные подзадачи предполагают какую-либо работу с документами, вследствие этого ручная обработка данных отнимает много времени на процесс совершения операций с документами. Таким образом, сотрудником неэффективно расходуется рабочее время, и создаются проблемы, связанные сненадлежащим выполнениям своих должностных обязанностей.

Планирование оказания услуг клиентам является неотъемлемой частью всего процесса управления взаиморасчетами с контрагентами предприятия, так как результатом данного процесса является составление плана реализационной деятельности, назначение которого состоит в обеспечении качественной деятельности и материально-технического обеспечения, соблюдении сроков проведения работ, а также расстановка приоритетности работ по срочности их выполнения. Кроме того, именно по результатам данного бизнес-процесса будет происходить заключение договоров с контрагентами на предоставление услуг, и, следовательно, непосредственно сами взаиморасчеты невозможны без утвержденного плана по оказанию услуг.

Перед тем как перейти к анализу автоматизациисистемы, рассмотрим бизнес-процессы, осуществляющиеся в ней:

Прием отходов на утилизацию.

Утилизация отходов.

Предоставление паспортов отходов.

Организация экологического обучения в компаниях.

Транспортировка вторичного сырья в партнерские компании для дальнейшего производства изделий.

Процесс приема отходов на утилизацию включает в себя следующие задачи:

Прием заявки от заказчика

Заключение договора на утилизацию отходов с предприятия;

Согласование условий приема отходов и времени;

Получение оплаты услуги;

Погрузка отходов и транспортировка до склада;

Разгрузка отходов на складе.

Процесс утилизации отходов включает в себя следующие задачи:

Подготовка установки по утилизации данного вида отхода;

Загрузка отходов в приемную тару установки;

Запуск установки по переработке;

Отправка вторичного сырья партнерским компаниям для дальнейшего использования.

Процесс предоставление паспортов отходов включает в себя следующие задачи:

Прием заявки от заказчика;

Составление паспорта отходов экологом предприятия;

Получение оплаты за услугу.

Процесс организация экологического обучения в компаниях включает в себя следующие задачи:

Прием заявки от заказчика;

Получение оплаты за услугу;

Составление учебного плана экологом предприятия;

Проведение обучения по установленному графику;

Процесс транспортировка вторичного сырья в партнерские компании для дальнейшего производства изделий включает в себя следующие задачи:

Упаковка вторичного сырья в специальные тары;

Заказ услуг транспортной компании для перевозки груза;

Отгрузка вторичного сырья;

Для удобства и полноты анализа бизнес-процессов была построена функциональная модель предметной области модель «как есть» (Приложение 5).

С течением времени количество подготавливаемых документов будет расти. Следовательно, и временные затраты на подготовку документов увеличатся. Таким образом, возникает необходимость в упрощении процедуры работы с наиболее часто принимаемыми документами (например, заявки от заказчиков или договоров на оказание услуг).

В данной работе рассмотрен процесс «Предоставление услуг по утилизации отходов". Ниже описаны основные задачи, требующие выполнения в рамках данного бизнес-процесса.

Регистрация поступившей заявки. Данный процесс является обязательным условием начала организации взаимодействия клиента и утилизационной компании. Все заявления, поступающие от клиента, регистрируются вручную с присвоением регистрационного номера, с помощью которого обеспечивается контроль выполнения заявки. В данный журнал вносятся основные сведения по заявке: ФИО заявителя, дата поступления заявки, компания заказчика, вид утилизируемого отхода и т. д. Заявка не полежит регистрации в том случае, если предприятие не занимается предоставлением запрашиваемых услуг. Кроме того необходимо отметить, что когда заявка поступает в организацию впервые, происходит регистрация заказчиков, т. е. внесение о нем наиболее важных сведений (ФИО, контактная информация, ИНН и т. д.).

Анализ поступившей заявки. После того как заявка зарегистрирована, в течение следующих пяти дней она анализируется на предмет срочности ее выполнения, наличия материально-технических ресурсов, а также исследуется возможность ее выполнения с точки зрения текущего временного периода. Кроме того, заявка проходит проверку по факту наличия проблемы и если факт проблемы очевиден, то принимается соответствующее решение.

Формирование отчетной документации. В результате выполнения полного анализа и обработки заявок составляется различного рода отчетная документация, которая касается общего количества поступивших заявок, числа временно отклоненных заявок и др. Подготовка данных отчетов производится с использованием офисной программы MicrosoftExcel.

Сбор данных о новом контрагенте. Сбор данных о новом контрагенте заключается в поиске сведений о потенциальном контрагенте компании. При этом с использованием офисной программы MicrosoftWord фиксируются все сведения о потенциальных поставщиках и подрядчиках, необходимые для регистрации контрагента в системе.

Анализ данных о контрагенте. Данная процедура заключается в проверке собранных данных на соответствие требованиям компании, учитывается, в том числе, репутация потенциального контрагента. Если поставщик или подрядчик не соответствует требованиям организации, то сотрудник бухгалтерии не регистрирует его.

Регистрация контрагента. Каждый новый контрагент регистрируется системе «1С: Бухгалтерия», в которую вносится код контрагента, название, ИНН и др.

Формирование отчетности о контрагентах. Формирование отчетной документации по контрагентам производится средствами информационной системы «1С:Бухгалтерия».

Разработка проекта договора. Разработка проекта договора осуществляется бухгалтером. В соответствии с конкретной заявкой на оказание услуг выполняется последовательная разработка основных пунктов договора.

Согласование проекта договора. Разработанный проект договора в первую очередь передаётся на согласование уполномоченными специалистами предприятия. После того как проект прошёл согласование внутри предприятия, он направляется для согласования контрагенту. Если в процессе согласования были обнаружены разногласия заинтересованных лиц, то проект договора возвращается для последующей его доработки и повторного согласования.

Оформление итогового варианта договора. Согласованный всеми сторонами проект договора передаётся главному бухгалтеру для документирования и оформления итогового варианта договора.

Передача договора на исполнение. Доведение содержания договоров до исполнителей осуществляется в одной из двух форм: передача заинтересованным сторонам договорной документации, что обязательно сопровождается их подписью, или передача подразделениям предприятия копий и выписок договорной документации.

Формирование отчетности по учету договоров. В результате выполнения работ по подготовке и заключению договоров с контрагентами формируются формы аналитической, сводной и статистической отчётности по учёту заключённых договоров для поддержки принятия решений, планирования договорной деятельности, планирования потребности в исполнителях, ресурсах, а также планирования и анализа денежных потоков по договорам (доходов и расходов). Подготовка отчётов производится средствами информационных систем «1С:Бухгалтерия» и «Клиент-Сбербанк».

Подписание акта об оказанных услугах или товарной накладной. В случае если предоставленные услуги или поставленные материалы отвечают условиям договора, главным бухгалтером подписывается акт об оказанных услугах или товарную накладную соответственно, которые составляется посредством системы «1С: Бухгалтерия».

Отправка платежного поручения в банк. Отправкой платежных поручений занимаются сотрудники бухгалтерии. Главная цель заключается в своевременном переводе денежных средств на счета контрагентов.

Формирование отчетной документации по проведенным взаиморасчетам. В результате выполнения работ по взаиморасчетам с контрагентами формируются формы аналитической, сводной и статистической отчетности по учету проведенных взаиморасчетов для планирования и анализа денежных потоков по договорам (доходов и расходов). Подготовка отчётов производится средствами информационных систем «1С: Бухгалтерия» и «Клиент-Сбербанк».

После проведенного анализа и детального изучения работы компании была построена функциональная модель бизнес-процессов, которая структурирует полученную информации о предметной области (Приложение 5). Данная модель позволяет четко зафиксировать, какие процессы осуществляются на предприятии, какие информационные объекты используются при выполнении процессов и отдельных операций. Модель была построена при использовании инструментальногоCASE-средства AllFusionProcessModeler по методологиям IDEF0 и IDEF3. Функциональная модель «как есть» является отправной точкой для анализа потребностей предприятия и выявления основных проблем.

В основе DFD - модели лежит рациональное разделение функций и организация взаимоотношений между предприятием, контрагентами, и органами, уполномоченными осуществлять контроль за ходом деятельности предприятия. Иными словами, модель отражает источники информации (внешние сущности), которые порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам, а также накопители данных, представляющие собой устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь. Диаграмма потоков данных была построена при использовании инструментального CASE-средства AllFusionProcessModeler согласно методологии DFD (Приложение 7).

.4 Оценка текущей степени автоматизации деятельности предприятия

Для автоматизации отдельных задач бухгалтерского, налогового, оперативного учета на предприятии используется такое программное обеспечение как 1С: Предприятие, 1С: Бухгалтерия, СБИС (система электронной отчетности).

С:Предприятие используется компанией для автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Функции данного программного комплекса классифицируются по направлениям автоматизации и группам пользователей. Эти функции системы имеют своей целью обеспечение руководителей информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия актуальных решений. Также функциональность решает задачи работников, которые занимаются производственной деятельностью и деятельностью в области оказания услуг.

С: Бухгалтерия предназначена для ведения бухгалтерского учета и минимизации бумажных затрат.1С: Бухгалтерия способна не только автоматически проводить весь отчет, но и подготавливать регламентированную отчетность на коммерческом предприятии.

СБИС используется для обмена электронными документами между организациями и госорганами. По сути своей электронная отчетность СБИС - это программное обеспечение, которое дает возможность проводить коммуникацию с государственными структурами, используя современные методы отчетности и связи. Все инструкции по заполнению всегда доступны и это делает систему готовой к использованию даже неопытным бухгалтером. Кроме того, в программу закладываются все действующие нормативно-регулирующие акты, основы системы налогообложения, а интеллектуальная справка о заполнении налоговой декларации обновляется в автоматическом режиме. Для удобства пользователей можно настраивать налоговый календарь и включить режим автозаполнения и такие поля, как наименование и реквизиты предприятия не придется многократно вписывать руками.

В настоящее время для сотрудников, занимающихся реализацией бизнес-процессов предметной области, специально выделено 22 рабочих станций, каждая из которых оснащена персональным компьютером и обеспечена подключением по локальной вычислительной сети. Кроме того, сотрудники снабжены дополнительной компьютерной техникой (принтеры, сканеры, копиры).

Аппаратное обеспечение предметной области представлено ниже (Таблица 3).

Таблица 3

Аппаратное обеспечение ООО «ЭКОПРОМ»

Для обеспечения полного функционирования предприятия и его подразделений, а также для обеспечения связи с другими организациями (контрагентами) используется интернет. Он обеспечивает получение необходимой справочной информации, вспомогательных экономических, юридических и финансовых сведений и служит для передачи отчетной информации в фискальные органы. Доступ в интернет осуществляется одним провайдером «Ростелеком». Кроме того, существует специальный запасной канал от «Поларком», который применяется в случае выхода из строя вышеперечисленных каналов, он имеет скорость 128 Кb/с. Возможность доступа в интернет и объем скачиваемой информации определяется должностными обязанностями конкретного лица.

Поскольку текущее участие большинства рабочих станций в выполнении основных бизнес-процессов ограничивается лишь их частичной загрузкой, то дальнейшее увеличение объёма обрабатываемых документов не будет являться критичным для существующей инфраструктуры автоматизации. На основании этого, а также с учётом особенностей распределения рабочих станций по ответственным лицам представленную инфраструктуру автоматизации можно считать удовлетворяющей целям проекта, однако требующей установки единой информационной системы на все ЭВМ предметной области и организации интерактивного обмена данными между ними.

.4 Экономический анализ предметной области

Для анализа экономической деятельности следует определить основные задачи, которые предстоит решить:

экономическая оценка результатов работы;

оценка факторов, способствующих повышению эффективности производства;

выявление возможностей дальнейшего развития производства и улучшения экономических показателей.

Главной целью компании является максимизация прибыли. Дерево целей представлено на странице с приложениями (Приложение 2). Для детального изучения путей решения вопроса максимизации прибыли было составлено дерево решений (Приложение 3). Для оценки экономических результатов работы определяются основные статьи расходов предприятия, подсчитываются ежемесячные расходы, а также составляется краткий финансовый план.

За основу возьмем только доходы и расходы по основным видам деятельности (Таблица 5). Так как в прошлом 2014 году компания занималась исключительно утилизацией люминесцентных ламп, то отчет будет составлен на основании финансовых показателей прошлого и текущего года в периоды с I по III квартал года (Таблица 4).

С 2014 года цены на прием и утилизацию люминесцентных ламп остались прежними (в среднем 17 рублей за одну принятую лампу). Компании «ЭКОПРОМ» стоимость утилизации одной лампы (себестоимость) обходится в 7,3 рубля, из которых 5,6 рублей - стоимость обезвреживания лампы на утилизационном комплексе и 1,7 рублей стоимость транспортировки. Таким образом, прибыль с приема одной лампы составляет 9,7 рублей. Средние значения оборота компании (в рублях) представлены в таблице ниже.

Таблица 4

Оборот компании за периоды (в рублях)

Таблица 5

Отчет о прибылях и убытках компании

Как видно из отчета чистая прибыль компании за расчётный период 2014 года составила 638120, за аналогичный период 2015 составила 1063170. Можно сделать вывод, что прибыль компании в периодах 2015 года выросла на 66,6% относительно прибыли в тот же период 2014 года.

Для определения стоимости услуги на 1 рубль проведем расчет;

Прибыль (1063170 рублей) / Выручка (3379940) = 0,31

Данный расчет дает нам понимание, какую часть от каждого полученного рубля компания может записать себе в графу прибыли. Компания ООО «ЭКОПРОМ» с каждого полученного рубля пополняет свой бюджет на 0,31 рубля.

Схематично проблемы в виде причинно-следственной связи представлены в виде «дерева проблем» (Приложение 4).

1.5    Цели и задачи автоматизации ключевых бизнес-процессов

Целью проектирования информационной системы является повышение качества управления и обработки экономической информации, пересмотр условий договора в случае несвоевременного выполнения обязательств сторон.

В соответствии с полученными результатами в ходе проведенного анализа предметной области, можно выделить основные подцели, для достижения которых, необходимо произвести проектирование и реализацию системы управления расчетами.

Основными подцелями создания системы являются:

Пересмотр условий договора при ненадлежащем выполнении услуг;

Предоставление специальных условий оплаты услуг для некоторых предприятий;

Предоставление отчета по факту выполнения услуги.

Факторами, определяющими проведение проектных работ, являются:

Объективно существующие и перспективные потребности предприятия в автоматизации процесса управления операциями, связанными с управлением расчетами за услуги;

Экономическое состояние предприятия, его возможность понести обоснованные затраты.

Показателями, на улучшение которых нацелена реализация подсистемы, являются:

Уменьшение дебиторской задолженности;

Заключение договоров на особых условиях;

Сохранение партнерских отношений с компаниями при несвоевременном выполнении условий договора;

Отчет перед компаниями о проделанной работе.

Для достижения целей проектирования решаются следующие задачи:

Выработка основных направлений автоматизации управления расчетами (на примере оказания услуг);

Идентификация состава функций, подлежащих автоматизации в рамках разрабатываемой подсистемы;

Выработка и представление основных требований к создаваемой подсистеме;

Оценка эффективности внедрения разрабатываемого проектного решения.

Проектируемая ИС будет решать следующие задачи:

Менять условия договора в зависимости от требований, выдвигаемых заказчиком;

Предоставлять форму заполнения отчета для заказчика;

Вносить изменения в договор в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

.6 Требования к автоматизации

Анализ организационной структуры, информационных потоков, бизнес-процессов и существующей программно-аппаратной инфраструктуры показал, что проектируемая информационная система должна удовлетворять следующим требованиям:

Система должна поддерживать технологию обработки информации;

Единство системной и технической спецификаций, т. е. должна быть обеспечена совместимость между частями системы, а также с уже существующими программными средствами автоматизации, задействованными на предприятии и каким-либо образом взаимосвязанными с данной системой;

В системе должен присутствовать контроль логической согласованности данных;

Система должна работать в режиме реального времени;

Поддержка отчетов для руководства;

Поддержка аналитической обработки хронологической информации;

Возможность масштабирования, т. е. разрабатываемая система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и наращиванию;

Развитая система аудита, т. е. должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций, с указанием возможной причины возникновения нарушений правильности функционирования;

Должна обеспечиваться надежность системы, в первую очередь - возможность восстановления данных, подвергшихся модификации в процессе использования системы, до исходных (существовавших до начала работы определенного цикла системы), а также отсутствие нарушений целостности данных;

Информационные порталы и Internet-ресурсы. Подобные системы являются специализированными базами данных, основная задача которых накопление и организация доступа к информации о наличии технической возможности утилизации конкретного вида отхода.

Литература. Возможность создания библиотеки литературы, статей, которые необходимы для более эффективной работы

Постановка задачи

Главная задача разработки проекта автоматизированной информационной системы управления расчетами за услуги заключается в повышении доходности предприятия путем сокращения дебиторской задолженности, а также изменение условий договоров и предоставление отчетности заказчикам.

Проектируемая система по типу относится к классу автоматизированных систем организационно-экономического (административного) управления, поскольку она призвана обеспечивать повышение оперативности получения и обработки экономической информации при решении основных функций и задач предприятия.

Комплекс решаемых информационной системой управления расчетамиза услуги задач призван обеспечивать автоматизированную смену условий договора, анализировать договора и предоставлять наиболее оптимальную схему заключения договора с заказчиком, которая позволит минимизировать риск образования дебиторской задолженности, предоставлять форму для отчета перед заказчиком.

Под задачей подразумевается самостоятельный комплекс организационного, технологического, программного и технического обеспечения процесса.

. Задача «Выработать основные направления автоматизации управления расчетами (на примере оказания услуг)».

Задача выработки основных направлений заключается в определении наиболее уязвимых мест в системе управления расчетами.

Объекты задачи: программа по управлению расчетами.

Субъект задачи: специалисты бухгалтерии.

. Задача «Идентифицировать состав функций, подлежащих автоматизации в рамках разрабатываемой системы».

Задача предназначена для упрощения действий персонала, который выполняет задачи в полуавтоматическом режиме. Следует довести выполнение этих задач до автоматизма.

Объекты задачи: функции системы.

Субъект задачи: АСУ управления.

. Задача «Выработать и представить основные требования к создаваемой системе».

Задача предназначена для формирования четких целей и направлений развития системы в будущем.

Объекты задачи: система.

Субъект задачи: специалисты АСУ.

. Задача «Оценить эффективность внедрения разрабатываемого проектного решения».

Оценка эффективности требуется для количественного определения качества внедряемой системы.

Объекты задачи: проектное решение.

Субъект задачи: специалисты службы контроля качества.

Реализация задач может осуществляться различно. Существует несколько режимов решения задач, а именно: пакетный, диалоговый, с использованием методов телеобработки или смешанный.

Определимся с режимами решения задач рассматриваемого бизнес-процесса (Таблица 5).

Таблица 6

Режим решения задач

ГЛАВА 2. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО РАЗВИТИЮ ИНФРАСТРУКТУРЫПРЕДПРИЯТИЯ

.1 Анализ текущих проблем автоматизации

ООО «ЭКОПРОМ» как коммерческая организация ориентирована на получение и максимизацию прибыли. Прибыль организации формируется за счет привлечения новых клиентов и поддержание отношений со старыми. В настоящий момент остро стоит вопрос увеличения дебиторской задолженности и отчетности о выполненных услугах перед заказчиками.

Государственные предприятия согласно действующему законодательству не имею права вносить предоплату за услуги и производить оплату договора до момента исполнения его условий. В связи с этим возникает необходимость заключения договоров с отсрочкой платежа с целью получения клиента и в дальнейшем получения прибыли. Часто оказывается так, что платеж проходит по истечению срока, указанного в договоре, что влечет за собой увеличение расходов компании. Так же при работе с предоплатой заказчик может выдвинуть требование о предоставлении документов, подтверждающих проведение работ по утилизации отходов с его предприятия. В связи с этим возникает необходимость переноса сроков оплаты полной суммы согласно договору, так как требуется время для проведения работ по утилизации.

Основные проблемы, приводящие к потере прибыли компании:

Работа с заказчиками по предоплате. Для продления времени по проведению платежа компания заказчика имеет возможность запросить документы, подтверждающие выполнение работ по предоплате.

Оплата договора по факту приема услуг. Многие государственные предприятия относятся к статье расходов предприятия на утилизацию отходов как к нежелательной. Возникают просрочки платежей.

Отсутствие формы для отчетности перед заказчиком. Отчет заказчику составляется с большими время затратами секретаря ввиду отсутствия специальной формы для заполнения.

Детальное описание недостатков существующего состояния автоматизации бизнес-процессов предметной области представлено в приложениях.

Таким образом, ООО «ЭКОПРОМ», на сегодняшний день, вплотную занимается вопросом сокращения дебиторской задолженности и предоставления своевременных и качественных услуг компаниям.

.2 Анализ типовых систем автоматизации предприятия

В среднем и малом бизнесе самое главное требование - это не потерять клиента, не потерять взаимодействия, чтобы все усилия, которые были потрачены на его привлечение, не пропали даром. А потому очень важно контролировать поток входящих звонков и поступление запросов с сайта, по email и т.д. Для этих целей может быть использовано любое прикладное программное обеспечение по типу CRM системы.

Определение CRM-системы звучит следующим образом - это любое программное обеспечение, которое помогает успешно контролировать работу с клиентами, упорядочить и планировать ее.

Для рассматриваемой компании будет внедряться программа QuickSalesFree, которая позволяет хранить информацию о клиенте и дает возможность быстро найти нужного клиента по названию, по телефону, по фамилии и т.п. Любой контакт с клиентом будет зафиксирован (встреча, звонок или просто отправка счета). При помощи QuickSalesFree можно будет описать (формализовать) любой процесс продажи.

Программа имеет следующие преимущества:

Хранение всей информации по контрагентам;

Ведение полной истории взаимоотношений с клиентами;

Планирование своей деятельности;

Получение отчетов по продажам;

Создание форм отчетов и их дальнейшая корректировка;

Статистическое выявление компаний, имеющих просрочки по оплате услуг.

Программный комплекс QuickSalesFree отличается простотой интерфейса и возможностью использования программы в бесплатном режиме.

Так же для использования будет использоваться прикладное решение компании «Респект-Софт». Данный продукт разработан на платформе «1С: Предприятие 8» и позволяет не только автоматизировать учёт договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Для работы с программой аппаратное и программное обеспечение должны соответствовать требованиям платформы 1С. Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации «1С: Предприятие 8» и не имеет ограничений на количество рабочих мест в рамках одной локальной сети. Стоимость лицензии на приобретение конфигурации для «1С: Бухгалтерии 8», а также годового сопровождения программы составляет порядка 11 000 руб.

Программное решение на базе на платформе CRM-системы ESCOM.BPM - модуль «Система управления договорами» позволяет автоматизировать процессы работы с расходными и доходными договорами, в том числе обеспечить автоматизированный учёт поступления платежей по договорам и согласования заявок на оплату. Система поддерживает электронное согласование договоров, возможность интеграции с «1С: Предприятием», синхронизацию справочников и документов, автоматическую загрузку платежей из 1С. Стоимость серверной лицензии стандартной редакции ESCOM.BPM составляет 45 000 руб.

Внедрение готовых подсистем и программных модулей управления договорными отношениями в рамках современных CRM-систем в России ограничено ввиду отсутствия соответствующих знаний и опыта специалистов для их интерпретации на отечественных предприятиях, что делает ещё один шаг в сторону выбора разработки оригинальных проектных решений.

Но, тем не менее, удачное завершение проекта заказной системы даёт заказчику серьёзные рыночные преимущества, позволяющие не только поддерживать на должном уровне имеющиеся бизнес-процессы, но и предлагать новые наборы услуг.

В ходе согласования с Заказчиком всех вышеизложенных вариантов программных продуктов было принято решение о разработке заказной информационной системы, ориентированной на потребности ООО «ЭКОПРОМ» с ориентацией на типовые системы автоматизации договорных отношений предприятия.

.3 Концепция разработки автоматизированной системы управления расчетами

Проведенный анализ бизнес-процессов предметной области показал, что для снижения дебиторской задолженности и повышения качества заключаемых договоров необходима автоматизация управления расчетами за оказываемые услуги.

Современные технологические решения давно ушли от поддержки подобной организации инфраструктуры, как неэффективной. Нынешний скачок в области информационных технологий позволил говорить о создании единого информационного пространства внутри компании, дающего возможность разработки подходящей ей информационной модели, совмещающей в себе поддержку всей бизнес логики и всех пользовательских представлений.

Переход к единой информационной модели позволит компании в дальнейшем увеличить скорость совершения операций и подвести статистически итог о компаниях, которые наиболее часто оказываются не способными выполнять условия договора.

Внедрение информационной системы предполагает найти путь решения проблемы дебиторской задолженности. Когда будут определены компании-неплательщики руководители смогут принять на себя решение работать с такими компаниями или отказать им в предоставлении своих услуг.

Состав, структура и способы организации данных в системе формируются исходя из существующего документооборота и из положения компании. Виды обеспечения информационной системы должны разрабатываться в соответствии с действующими нормативами и стандартами.

.4 Обоснование выбора архитектуры предлагаемого проектного решения

По виду автоматизируемых систем система управления расчетом за оказываемые услуги относится к системам учета, сбора и обработки данных.

Построение системы по централизованной архитектуре с использованием Web-технологий. База данных располагается на центральном сервере, там же расположены сервер приложений и веб-сервер, пользователи системы используют веб-браузер для доступа к функциям системы, используя защищенные каналы связи.

Достоинствами варианта Централизованной архитектуры с использованием Web-технологий являются:

Возможность централизованного сопровождения и обслуживания системы.

Невысокая стоимость администрирования.

Интеграция с информационно-аналитическим порталом компании.

Невысокая стоимость обновления специального программного обеспечения.

Недостатками варианта Централизованной архитектуры с использованием Web-технологий являются:

Необходимость использования надежных высокоскоростных каналов связи.

Высокая уязвимость системы с точки зрения информационной безопасности.

В рамках проекта для реализации информационной системы учёта и контроля исполнения договорных обязательств компании выбраны следующие методы проектирования по степеням:

использование средств автоматизации - метод компьютерного проектирования, благодаря которому генерация проектных решений производится на основе специальных инструментальных программных средств;

использование типовых проектных решений - метод оригинального проектирования, при котором проектные решения разрабатываются «с нуля» в соответствии с требованиями к ЭИС, а все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуального проекта, в максимальной степени отражающего особенности предметной области;

адаптивность проектных решений - метод реструктуризации модели, предполагающий изменение модели проблемной области, на основе которой генерируются проектные решения.

Для проектирования ЭИС с использованием ЭВМ были выбраны CASE-средства AllFusionProcessModeler (для наглядного представления договорной деятельности отряда и проектирования оптимального способа организации бизнес-операций с возможностью исключения ненужных процессов), AllFusionERwinDataModeler (для проектирования и документирования информационной модели БД).

.5 Ожидаемые технико-экономические результаты вносимых изменений

Создание «Системы управления расчетами за оказываемые услуги» позволит повысить доходность предприятия от реализации им деятельности по совершенствованию процесса уменьшения дебиторской задолженности, сократить временные затраты на составление форм отчетности перед заказчиком, повысить уровень качества предоставляемых услуг.

Реализация Системы позволит организовать оперативный сбор информации о контрагентахи клиентах компании.

Более того, предоставление указанных выше сведений своевременно и в полном объеме будут способствовать решению вопросов, связанных с подготовкой отчётности о результатах произведенной работы и выбору платежеспособных компаний.

Экономический эффект от создания системы включает сокращение потерь бюджета, связанных с недополучением или несвоевременным получением денежных средств ввиду низкой платежеспособности клиента.

Создание системы управления расчетами за оказываемые услуги позволит:

сократить время и снизить трудозатраты секретарей на осуществление мероприятий по работе с клиентами, а также приходящих документов;

повысить качество предоставляемых услуг;

сократить время и снизить трудозатраты на подготовку отчетов клиентам;

повысить качество подготавливаемой отчётности;

увеличить количество платежеспособных клиентов.

Для осуществления функционирования и обеспечения взаимодействия пользователей с системой должны быть разработаны и реализованы в соответствие с ранее определенным перечнем формы информационной системы управления взаиморасчетами. Проектирование экранных форм будет производиться вручную, что объясняется отсутствием автоматизированных средств для их построения. При разработке форм учитываются такие требования заказчика, как эргономичный интерфейс, соответствие принятым в организации образцам, удобство использования и единообразия представления данных в системе. Исходя из этих требований, за основу макетов экранных форм будут взяты привычные для пользователей оконный интерфейс и система навигации операционной системы Windows.

В результате разработка экранных форм будет вестись по принципу организации бизнес-процессов предметной области, т. е. будут разработаны формы, связанные с организацией работ по заявкам, претензиям, договорам; формы для работы со справочниками системы (каталог услуг, справочники заказчиков услуг, контрагентов, типов и статусов документов и пр.); формы составления результативной информации (отчетной документации).

.6 Оценка рисков реализации проекта вносимых изменений

Риск - это вероятность возникновения события или стечения обстоятельств, которые могут оказать на проект отрицательное влияние.

Планирование, идентификация и уменьшение рисков в различные моменты времени в ходе выполнения проекта позволяют выполнить проект в соответствии с календарным планом без перерасхода бюджета.

Для данного проекта характерен ряд рисков, которые должны быть учтены при его подготовке и реализации (Таблица 7)

Таблица 7

Группы рисков реализуемого проекта

Для минимизации рисков проведем их оценку и анализ влияния. При этом под оценкой риска будем понимать определение вероятности того, что риск станет реальностью. А под анализом влияния будем понимать определение чувствительности проекта к каждому риску.

Наиболее вероятными и сильно влияющими на ход проекта рисками являются следующие риски:

Превышение типовых сроков взаимодействия с заказчиком.

Изменение требований заказчика в ходе работ над проектом.

Длительная сдача этапов проекта заказчику.

Отвлечение сотрудников от выполнения проекта.

Проблемы квалификации персонала.

Именно по отношению к данным рискам в первую очередь применяются механизмы снижения рисков.

Стратегии обращения с рисками могут включать в себя следующие:

избежание риска - означает отказ от реализации отдельных мероприятий или всего проекта;

снижение риска - означает усиление управленческого контроля над областями наибольшего риска;

защита от риска - означает, например, страхование от рисков;

управление риском - означает в частности, предварительное заключение соглашений в областях, где разногласия наиболее вероятны;

перемещение риска - означает, например, передачу ответственности за выполнение наиболее проблемных мероприятий внешнему специализированному подрядчику.

В целом можно отметить, что проект не подвержен сильному воздействию со стороны тех или иных рисков.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ организационно-экономических характеристик и существующего уровня автоматизации предметной области позволили сделать вывод о возможности и безусловной необходимости разработки и внедрения системы управления расчетами, позволяющей минимизировать временные, финансовые и трудовые затраты на организацию информационно-аналитического взаимодействия с клиентами и максимизировать прибыль благодаря правильному взаимодействию с заказчиками.

При проведении проектно-исследовательских работ использовался позитивный опыт построения и внедрения уже существующих и эффективно функционирующих типовых систем управления расчетами.

Функциональная часть автоматизированной системы управления расчетами предполагала разработку логических блоков, обеспечивающих реализацию унифицированных схем обработки первичной документации, подготовки и ведения основных документов, промежуточной и сводной отчётности. Данная архитектура программно-технологического комплекса обеспечивает унификацию технологии сбора и подготовки данных, содержит необходимый набор программно-реализованных функций защиты информации (протоколирование действий пользователей, резервное копирование и восстановление данных), обеспечивает архивирование, хранение и оперативный поиск входящих и исходящих документов.

Разработанный проект системы отвечает основным требованиям заказчика и принципам, закладываемым при её построении: экономичности, единства функциональных спецификаций, настраиваемости, масштабируемости, открытости. Система базируется на АРМ-ориентированном подходе, что позволяет заметно сократить временные затраты, связанные со скоростью обработки информации.

Реализуемый централизованный подход к созданию, внедрению и сопровождению системы при прочих равных условиях в конечном итоге позволит сократить затраты на информатизацию и внедрение программно-технического комплекса.

Таким образом, заявленные цели производственной практики достигнуты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем [Текст]: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 388 с.

Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 2013. - 174 с.

В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информационных технологий [Текст]. - М.: Интернет-Университет Информационных технологий, 2015. - 304 с.

Кармайкл Э., Хейвуд Д. Быстрая и качественная разработка программного обеспечения [Текст]. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2013. - 315 с.

Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация [Текст]. - СПб.: Питер, 2011. - 304 с.

Ковязин А., Востриков С. Мир InterBase. Архитектура, администрирование и разработка приложений баз данных в InterBase/Firebird/Yaffil [Текст]. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2012. - 496 с.

Козлов В. А. Открытые информационные системы [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 2014. - 225 с.

Коронел К. Системы баз данных: проектирование, реализация и управление [Текст]. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 1040 с.

Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем [Текст]. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2012. - 256 с.

Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем [Текст]: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 240 с.

Сердюков А.И. Экономические информационных систем [Текст]: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 240 с.

Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 512 с.

Скляр А.Я. Введение в InterBase [Текст]. - М.: Горячая линия - Телеком, 2002. - 517 с.

Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем [Текст]. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 302 с.

Роб П., Коронел К. Системы баз данных: проектирование, реализация и управление [Текст]. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 1040 с.

Романова Е. В. CASE - технология проектирования информационных систем [Текст]. - М.: МЭСИ, 2010. - 460 с.

Хомоненко А. Д., Гофман В. Э. Работа с базами данных в Delphi [Текст]. - Спб.: Санкт-Петербург, 2015. - 640 с.

Хансен Г., Хансен Д. Базы данных: разработка и управление [Текст]. - М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2010. - 704 с.

Приложение

Моделирование бизнес-процесса «Предоставление услуг по утилизации отходов» в методологии IDEF0

Количественная оценка элементов SWOT-анализа

Функциональное моделирование бизнес-процесса «Прием отходов на утилизацию» в методологии DFD