распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
Все распорядительные документы делятся на две группы:
. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.
. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Различают приказы:
. По основной деятельности (по общим вопросам)
. По личному составу (по кадрам)
Распоряжение - это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
информационно-методического характера,
повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,
связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; о передаче дел увольняемыми сотрудниками; о сроках предоставления авансовой отчётности; о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.
Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Постановления, издаваемые высшими органами государственной власти подписываются Председателем.
Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.
Для подготовки проекта распорядительного документа собирают всю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют и уточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании - проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.
.2 Документооборот, его основные этапы, бланки документов
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
-прием и первичная обработка поступающих в организацию документов <#"justify">Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
-поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором типографским или компьютерным способом воспроизводится постоянная информация об организации-авторе документа и отводится место для переменной информации.
Установлены два базовых вида бланков:
бланк письма
общий бланк (для всех остальных документов).
бланк конкретного документа, т.е. общий бланк, дополненный названием конкретного вида документа (приказ, акт, протокол и др.)
персональный должностной бланк.
Если есть необходимость, то на основе общего бланка могут разрабатываться бланки конкретных видов документов - протокола, акта, приказа и др. Допускается изготавливать персональные бланки должностных лиц. Бланки каждого вида составляются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Наиболее рациональным считается угловое расположение реквизитов, т.к. при этом экономно используется площадь печатного листа.
В состав бланка могут входить элементы: герб (герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством), эмблема организации, название вышестоящей организации, название организации и др.
Бланки бывают двух форматов - А4 и А5.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским путём.
Гербовые бланки являются документами строгого учёта. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков (писем, приказов и др.) в учётном журнале:
при поступлении (наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика гербовых бланков);
при выдаче бланков (наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланк, расписка в получении, примечание (отметки об уничтожении и т.п.).
Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
.3 Система управления документооборотом
распорядительный документация бланк организационный
Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. 22 сентября 2009 г. принято постановление Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
Что же, на наш взгляд, для этого требуется с позиции службы документационного обеспечения управления? Сначала необходимо разобраться, что понимается под документооборотом. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Во всех учебниках, книгах, статьях, правилах, инструкциях по организации ДОУ при рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, т. е. передачи от одного структурного подразделения другому, или от одного должностного лица другому. При этом выделяют документопотоки: входящие (поступающая документация), исходящая (отправляемая документация), внутренняя (создаваемая для нужд самой организации).
Такое деление потоков документов дано и в последних Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ 15.06.2009 № 477. Затем обычно дается описание всех этапов работы с документами с момента получения или создания.
Сразу же следует сказать, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки.
Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет, впоследствии, навести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.
Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
Первый этап работы с получаемыми в организации документами, как правило, централизован. Но это было так, когда документы поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и электронной почты документ может быть сразу получен отделом или конкретным исполнителем, минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс децентрализации получения и отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронного документооборота - обязательно централизовать учет всей поступившей документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единую сеть.
Первичная обработка документов при получении у всех одинакова и аналогично описана во всех инструкциях.
Второй этап - регистрация документов - является центральным. Но он также легко налаживается. Оба этапа технические и зависят целиком от службы документационного обеспечения управления.
Но затем полученная документация должна быть направлена на исполнение, и вот на этом этапе каждый документ начинает свой путь, и он напрямую зависит от того, как организован управленческий процесс в учреждении. Если нет четкого распределения задач и функций между структурными подразделениями и внутри них между сотрудниками, документы поступают к руководству, которое в резолюции указывает исполнителя. Документ может пройти несколько ступеней: заместитель руководителя, занимающийся данным направлением, управление (департамент), отдел и, наконец, исполнитель. Причем документы по одному и тому же вопросу могут проходить разные пути к исполнению. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен.
Теперь рассмотрим движение документа, когда исполнитель готовит документ (ответный или инициативный). Если процесс решения вопроса не отрегулирован четко, составленный проект документа пройдет несколько инстанций согласования. Сегодня достаточно часто количество согласований может меняться и не все визы при анализе процесса оказываются действительно нужными. Таким образом, путь движения подготовленного конкретного документа также напрямую зависит от четкости работы управленческого аппарата и, прежде всего, при решении типовых задач.
Сегодня большая работа в этом направлении ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Например, в Тверской области в первой половине 2009 г. регламентировано оказание 46 услуг (из 99). Но на более низком уровне и, в том числе, в большей части организаций, включая коммерческие, этим никто не занимается.
Вместе с тем только совершенствование самой системы управления является основой для эффективного внедрения электронного документооборота.
Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т. е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.
Анализ общего документооборота прописан достаточно четко. Он также важен для совершенствования работы управленческого аппарата, т. к., рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при его обработке. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:
− получаемые извне, из других организаций (входящие документы);
− созданные в самой организации.
При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.
Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:
-от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т. п.);
-от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);
-от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т. п.;
-частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).
Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилия, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.
Документы можно классифицировать по видам:
-распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);
-информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т. д.;
-учетно-отчетные и др.
Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные, (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т. е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.
В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.
Именно на этом участке организации электронного документооборота и требуются разработка маршрутизации документов по типовым задачам.
Общую схему классификации входящих документов можно представить в следующем виде.
Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:
-внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;
-исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.
-Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако если структурные подразделения территориально разбросаны, или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.
Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т. п.).
Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.
Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения и для небольших фирм, где секретарь-референт один.
Но это лишь самая общая схема. При организации электронного документооборота она должна быть конкретизирована путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы уже даются как приложение к некоторым административным регламентам. Они делают прозрачным процесс прохождения документа при решении типовой задачи. На сегодняшний день это лишь начало большой работы, которую предстоит провести при внедрении электронного документооборота, призванного сопровождать проведение административной реформы.
Таким образом, было выяснено, что распределительная система документации на предприятии подразделяются на две основные группы: издаваемые на основе коллегиальности, решения коллегиальных органов, и издаваемые на основе единоначалия, а они, в свою очередь имеют массу особенностей, описанные выше. У документов есть свои определенные правила составления и заполнения, описанные в государственных нормативах. Правильность ведения документов должны проверяться секретарями, которые должны так же осуществлять распределение документов по подразделениям организации и следить за своевременным их ведением.
. Совершенствование системы распределительной документации по персоналу организации
.1 Краткая характеристика организации ООО «Универсал-Сервис»
ООО «Универсал-Сервис» было создано и учреждено на основе действующего законодательства и в порядке, предусмотренном Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», устава организации и договора о создании ООО от 22.10.2002 г. (1, 2, 3).
Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.12.2002 г.
ООО «Универсал-Сервис» является обществом, созданным на основе добровольного соглашения юридических лиц, объединяющих свои средства и имеющих целью удовлетворение общественных потребностей и извлечения прибыли.
Общество относится к субъектам малого предпринимательства и является юридическим лицом, имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законом, может от своего имени приобретать и осуществлять личные неимущественные права
Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать, штамп со своим полным фирменным наименованием и указанием местонахождения фирмы. В соответствии с законом к учредительным документам относятся учредительный договор и устав.
Предприятие создано на неограниченный срок и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.
Основной целью ООО «Универсал-Сервис» является удовлетворение потребностей в продукции, производимой обществом и получение прибыли.
Предприятие занимается производством и реализацией мягкой и корпусной мебели.
Ассортимент продукции организации ООО «Универсал-Сервис» представлен в виде спальных гарнитуров, компьютерных столов, мягкой мебели.
На сегодняшний день предприятие оснащено новейшим станочным парком и самыми передовыми технологиями в области изготовления корпусной и мягкой мебели.
Производимая продукция проходит строгий контроль качества, огромное внимание уделяется деталям, а также дизайну и удобству в эксплуатации.
Предприятие является юридическим лицом, обладает всеми правами юридического лица и несет все обязанности юридического лица, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. Учреждение имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, гербовую печать со своим наименованием, бланки.
Предприятие имеет право:
-привлекать для осуществления своих уставных функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации;
-приобретать или арендовать основные и оборотные средства за счет имеющихся у него финансовых ресурсов, временной финансовой помощи и получаемых для этих целей ссуд и кредитов в банках, в т.ч. в валюте;
-осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ;
-планировать свою деятельность, разрабатывать и утверждать положения, регламентирующие деятельность предприятия, определять перспективы развития, исходя из заключенных договоров, спроса потребителей на продукцию, работы и услуги;
-определять штатное расписание и месячный фонд заработной платы;
-сдавать в аренду, продавать, передавать в залог имущество, а т.ж. совершать иные имущественные сделки, не противоречащие законодательству РФ.
-участвовать в хозяйственных обществах за счет доходов, полученных от предпринимательской деятельности.
Структура управления в ООО «Универсал-Сервис» линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.
Руководство текущей деятельностью общества осуществляется директором - единоличным исполнительным органом общества. Директор общества подчинен общему собранию участников. Директор общества избирается общим собранием участников на 5 лет.
Наряду с линейными руководителями (заместители директора, начальники отделов), существуют руководители функциональных подразделений (планового, бухгалтерии, отдел по работе с физическими лицами и др.), которые подготавливают проекты планов, отчетов, превращающиеся в официальные документы после подписания линейными руководителями.
Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью осуществляет главный бухгалтер ООО «Универсал-Сервис».
Заместитель директора по производству отвечает за:
-надлежащую организацию производственной работы в соответствии с утвержденными программами (планами) Компании;
-исполнительскую и трудовую дисциплину работников производственных подразделений;
-сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну организации (предприятия), иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные работников Компании;
-обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в производственных помещениях.
Заместитель директора по экономике и финансам осуществляет руководство хозяйственной деятельностью организации, координирует работу подчиненных ему служб и структурных подразделений.
Начальник планово-экономического отдела осуществляет руководство работой по экономическому планированию в предприятия, направленном на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.
Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
.2 Анализ состояния организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»
ООО «Универсал-Сервис» присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.
Организационно-распорядительные документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в ООО «Универсал-Сервис», организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительная документация на предприятии классифицируется на три группы:
-распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
-иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);
-организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).
Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:
-организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;
-распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
-справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).
Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.
Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.
Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.
После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.
Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).
Работа с внутренней документацией в ООО «Универсал-Сервис» состоит из следующих этапов:
-Получение указания на разработку;
-Подготовка проекта документа;
-Согласование (визирование);
-Передача адресату;
-Отметка о доставке;
-Выдача (оформление) резолюций;
-Постановка на контроль;
-Отчет об исполнении;
-Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.
Исследование движения внутренней документации в ООО «Универсал-Сервис» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.
Работа с внутренней документацией производится в ООО «Универсал-Сервис» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.
В ООО «Универсал-Сервис» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.
Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».
Таким образом, объем документооборота в ООО «Универсал-Сервис» по данным 2010 г. составляет 2608 документов, из них 34,6 % приходится на подлинники и 65,4 % на копии документов.
Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), только 21,73 % документов - исходящих.
Объем документооборота незначительный.
Объем документооборота в 2010 г. по сравнению с 2009 вырос на 8,9 %, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. - всего 5,0 %.
Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Универсал-Сервис» используются следующие документы:
-Приказы по личному составу (внутренние);
-Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие);
-Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие);
-Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие);
-Справки вызовы из учебных заведений (входящие);
-Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие);
-В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.
В ходе анализа документооборота кадровых документов недостатков не выявлено. В связи с этим, дальнейшее исследование будет проводиться по распределительной документации организации в целом и по выявленным в ней недостаткам.
Таблица 1 - Выявление недостатков в системе распределительной документации в ООО «Универсал-Сервис» через анализ документов.
Метод исследованияВыявленные достоинстваВыявленные недостаткиАнализ документовРабота с внутренней документацией производится с момента получения указания на разработку документа как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях.Этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что увеличивает срок прохождения документов по маршруту. Составление и оформление документации производится децентрализованоНеправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие некоторых реквизитов.-Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.Работа с документацией производится как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях.Документооборот осуществляется не в специально разработанных для этого программах, что затрачивает много времени и сил.
Изучив состояние документооборота в организации можно сказать, что система распределительной документации имеет массу недостатков, требующих своей доработки и внедрения новшеств.
.3 Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»
.3.1 Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации
Существующая система ГСДОУ, на сегодняшний день заметно устарела, разработан новый проект ГСДОУ, но он также обладает определёнными недостатками.
Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.
Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.
ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.
В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.
ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.
ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
При подготовке проекта ГСДОУ в полной мере был использован комплексный подход. ГСДОУ необходимо представлять как систему взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: организационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности (состав управленческих документов, стандартизация документов и их отдельных групп); техническое обеспечение ДОУ. По существу систему можно представить как единый комплекс автоматизированного документирования (текстового редактора): автоматизированного документооборота (электронная почта), автоматизированной ИПС (автоматизированные картотеки, классификаторы и т.д.) и автоматизированного хранения и использования документов (автоматизированная номенклатура дел, описи дел и т.д.).
Рассмотрим более подробно содержание разделов проекта ГСДОУ.
В первом подразделе первого раздела «Основные положения» раскрываются понятия и сфера распространения ГСДОУ.
В разделе определяется, что документационное обеспечение управления (делопроизводство) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
ГСДОУ установленные государством межотраслевые единые требования к документированию информации на различных носителях, порядку ее идентификации, а также к формированию государственных информационных ресурсов и организации использования .
ГСДОУ распространяется на органы исполнительной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, иные предприятия и организации на территории Российской Федерации, независимо от ведомственной принадлежности, формы собственности и организационной структуры, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
Действие ГСДОУ не распространяется на документы, работа с которыми регламентирована Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и соответствующими нормативными актами об отнесении информации к категории «Для служебного пользования».
ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:
-установлению ответственности за документационное обеспечение;
-видовому составу управленческих документов;
-оформлению документов;
-организации документооборота;
-построению информационно-поисковых систем;
-организации пользования документами;
-правилам хранения документов.
В субъектах Российской Федерации документационное обеспечение управления (делопроизводство) в соответствии с ГСДОУ ведется на русском языке, государственном языке субъекта Российской Федерации.
Во втором подразделе даются основные термины и их определения, использованные в ГСДОУ.
Третий подраздел посвящен связи ГСДОУ с другими российскими и зарубежными нормативными актами в этой сфере.
Важное значение в работе с документами в организациях (подраздел 1.4) имеют нормативные акты, а также полномочия различных федеральных ведомств в сфере ДОУ. Особое место уделяется раскрытию задач, функций и прав Федеральной архивной службы в области ДОУ.
В подразделе 1.5 изложены права и обязанности организаций в области ДОУ. Например, устанавливается, что руководитель организации имеет право:
-назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;
-устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;
-определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;
-определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.
При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки документированной информации соответствующие структуры подчиняются тому же руководителю.
Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.
В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.
Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.
Во втором разделе системы изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.
Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.
Документационное обеспечение управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.
Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю организации или его первому заместителю.
Служба ДОУ может иметь различные назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие Службы ДОУ:
В министерствах и ведомствах Российской Федерации, республиканских органах представительной и исполнительной власти, мэриях крупных городов управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариат заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
В организациях представителей и исполнителей власти областей, краев, городов, районов создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
Юридической основой функционирования Службы ДОУ как структурного подразделения и ее работников является их правовая регламентация, основой которой являются Устав (Положение) организации, Положение о Службе ДОУ и должностные инструкции для работников Службы.
Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.
Структура и штат Службы ДОУ утверждается руководителем организации в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.
В четвертом разделе «Документирование управленческой деятельности» на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.
Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.
Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией.
Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.
При необходимости совершенствования документооборота организации табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрации документов, ответственном за контроль, сроке исполнения, месте хранения подлинника и копий документов.
Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой.
Разделами табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и др.).
Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключает необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.
В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости.
В Табель форм документов организации включаются:
-формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;
-применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
-формы документов, утвержденные распорядительными документами данной организации.
Табель форм документов разрабатывается службой ДОУ с участием специалистов структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранятся в службе ДОУ; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации.
Контроль за ведением табеля осуществляет служба ДОУ организации.
Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменении задач и функций структурных подразделений.
Организация документооборота (раздел 5) в проекте ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях (электронная почта, факсимильная связь и др.).
В разделе 6 «Унифицированно - поисковая система по документам» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.
Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера. Регистрационный номер и дата документа являются основой учетных данных о документе. Учетные данные проставляются автоматически при вводе документа в ИПС организации.
Решение о критериях ввода документов и информации в ИПС принимает руководитель организации. В качестве регистрационных форм используются электронные РКФ, их бумажные эквиваленты или журналы.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, бухгалтерские, финансовые, пенсионные и др.).
Регистрируются документы: поступающие из других организаций и частных лиц, создаваемые внутренние и отправляемые. В зависимости от приоритетов организации допускается регистрировать проекты документов.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Целесообразно регистрировать документы в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.
Данные регистрации переносятся в регистрационный штамп или соответствующую зону бланка документа.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Отдельно регистрируются документы федеральных органов власти, служебная переписка, обращения граждан, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (персоналу), протоколы коллегиальных органов, договоры (контракты), бухгалтерские балансы, отчеты в налоговые органы и др.
Письма, телексы, документы посылаемые по факсимильной связи регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях в зависимости от их адресования.
Регистрация производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях организации, например бухгалтерские балансы и отчеты в налоговые органы в бухгалтерии (финансовом отделе), спецификации и накладные в отделе продаж, товарно-транспортные накладные и графики отгрузки в транспортном отделе и т.д. В службе ДОУ регистрируются документы вышестоящих организаций, распорядительные документы и переписка за подписью руководства организации, протоколы и решения коллегиальных органов.
Место регистрации документов закрепляется в Инструкции по ДОУ и Табеле форм документов организации.
Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.
Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.
Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных органов Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.
Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается в тексте документа или резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.
Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.
Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация или организация-автор документа.
Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.
Нормативные, типовые сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации или распорядительных документах.
Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя с документами.
При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Срочные документы передаются немедленно.
Исполнитель несет ответственность за неразглашение, утрату, подделку или порчу документов и информации.
Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.
При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные акты.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями и организациями в установленном порядке.
Если документ рассылается в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.
Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.
Остальные исполнители получают уведомления по электронной почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.
В ходе исполнения могут формироваться персональные папки по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.
Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные по его инициативе в другие организации.
Исполнитель имеет право предлагать изменения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о результатах и датах поэтапного исполнения, о результате окончательного исполнения.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку о направлении документа в дело подписывает должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.
После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.
В заключительном разделе проекта ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями и дополнениями от 24 марта 2011 г.) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.
Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.
Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.
-за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;
-разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;
-устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;
-согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:
-организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.
Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.
Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.
Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.
До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций - разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.
Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:
проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства:
оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера:
-определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;
-вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;
-заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;
-давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;
-рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;
-изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;
-осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.
Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.
Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:
-государственную систему документационного обеспечения управления;
-типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;
-типовые положения о службе документационного обеспечения;
-типовые положения о порядке документирования деловой информации:
-типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;
-регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
-типовые перечни документов постоянного срока хранения;
-перечни типовых документов с указанием сроков хранения;
-государственные стандарты;
-общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.
Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.
В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.
Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами.
Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.
Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.
Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи».
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, не у регулированность которого соответствующими правовыми актами и технико - технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне.
В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.
.4 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «Универсал-Сервис», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие 8.0».
Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:
-на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
-какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
-какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;
-определиться с финансовыми затратами.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы.
Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.
Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.
Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Универсал-Сервис».
Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
-единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
-единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
-регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
-контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
-поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
-формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:
-централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
-при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.
Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.
Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15 % всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени в попытках найти их;
повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:
по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50 %, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75 %, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80 %.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.
В итоге, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
.4.1 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия
Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.
Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Универсал-Сервис» к решению о приеме второго секретаря.
После внедрения ИС ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.
Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.
При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.
Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.
Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:
Э = Бпл - Бф,
где Э - размер экономии;
Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;
Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.
Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.
Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 г. может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс.руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.
Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:
Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),
где Зосн - основная заработная плата работников;
Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.
Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,34.
Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле:
ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.
Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:
компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);
офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);
затраты на электроэнергию:
Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:
Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ
где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;
Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,
Тогда затраты на энергоносители равны:
Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.
Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,4 тыс.руб.
Расходы на хранение архива:
площадь архива - 15м2
стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./м2, включая НДС.
Расходы на хранение архива планируются на 2011 г. в размере:
*300 * 12 = 54000 руб.
Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:
Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл
где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./м2 в мес.тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.
Тогда затраты отопление будут равны:
Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс.руб.
Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2012 г. в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс.руб.
Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 г. при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:
-инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;
-расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2011 г. с учетом ставок 2012 г. во внебюджетные фонды.
После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 г. может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.
ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.
Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс.руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.
Итак, в ходе исследования и анализа системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.
В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:
-через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению дело производства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;
-использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.
Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.
Заключение
Совершенствование системы распорядительных документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт. Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.
Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.
В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.
Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:
-нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;
-не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;
-документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы организационно-распорядительной документации.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.
В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:
-через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;
-использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота;
-добавить этап «Регистрации в подразделении» в схему движения документов, что уменьшит срок прохождения документов по маршруту;
-упорядочение реквизитов в бланке, удаление из него лишней информации и добавление необходимых реквизитов.
Список использованных источников
1.Конституция Российской Федераций принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Государственный флаг РФ. Государственный герб РФ. Государственный Гимн РФ. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 63 с.
.Трудовой кодекс Российской Федерации (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 207 с.
.Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч. 1, 2, 3, 4 (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 528 с.
.