Система документационного обеспечения управления торговым предприятием, осуществляющим продажи через интернет-магазин (на примере ООО 'Спортибэй')

Система документационного обеспечения управления торговым предприятием, осуществляющим продажи через интернет-магазин (на примере ООО 'Спортибэй')

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес-процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Система документационного обеспечения управления торговым предприятием, осуществляющим продажи через интернет-магазин (на примере ООО «Спортибэй»)

Студентка

Ясиновская Евгения Олеговна

Руководитель,

к.т.н., доцент

М.Р. Закарян

Краснодар, 2013

РЕФЕРАТ

Выпускная квалификационная работа 92 с., 14 рис., 5 табл., 53 источника, 2 прил.

электронная торговля, автоматизация, интернет-магазин, WEB-САЙТ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ, эффективность

Цель выпускной квалификационной работы - повышение эффективности продаж через интернет-магазин за счет совершенствования системы документационного обеспечения управления интернет-магазина ООО «Спортибэй», разработанного на основе ее системно-комплексного анализа.

Объектом исследования выступает система информационно-документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй».

Предметом исследования является процессы организации работы интернет-магазина Спортибэй, в том числе документационного сопровождения закупки и реализации товаров через интернет.

В процессе работы проанализирована практика работы системы управления интернет-магазином ООО «Спортибэй», выявлены особенности документального оформления основной деятельности интернет-магазина, выявлены проблемы в данном процессе.

Разработан проект внедрения автоматизированной информационной системы обработки заказов в интернет-магазине ООО «Спортибэй» на платформе «1С: Управление небольшой фирмой 8» с использованием электронной подписи на платформе «1С: Такском».

Основные показатели проекта: затраты на внедрение - 46 860 руб., ежемесячная экономическая эффективность - 90 967 руб.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Теоретические основы организации электронной торговли

.1 Понятие и сущность электронной торговли

.2 Основные системы и формы организации электронной торговли

.3 Нормативно-правовая база электронной торговли в России

.4 Документальное оформление продаж через интернет-магазин

.5 Автоматизированные системы управления интернет-магазином

. Анализ практики работы системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазина Спортибэй

.1 Общая характеристика деятельности интернет-магазина

.1.1 Структура сайта интернет-магазина Спортибэй

.2 Система документационного обеспечения деятельности интернет-магазина

.2.1 Документирование закупочной деятельности интернет-магазина

.2.2 Документальное оформление продаж через интернет-магазин

.3 Автоматизированная система управления в ООО «Спортибэй»

.4 Постановка проблем совершенствования ДОУ в ООО «Спортибэй»

. Проект внедрения автоматизированной информационной системы управления в интернет-магазине Спортибэй

.1 Описание возможностей системы 1С:Управление небольшой фирмой 8

.2 Внедрение электронной подписи в ООО «Спортибэй»

.3 Оценка экономической эффективности проекта

Заключение документационный электронный торговля заказ

Список использованных источников

Приложение А - Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй

Приложение Б - Формы оформления заказа через интернет-магазин Спортибэй

ВВЕДЕНИЕ

В условиях развития рыночных отношений торговля стала одной из ведущих отраслей экономики. Учитывая тот факт, что в торговле высокая оборачиваемость средств, достаточно быстрая самоокупаемость капиталовложений, именно торговля первой из всех отраслей России пошла по пути перемен и за это время достигла значительных результатов, которые приблизили данную отрасль к системе международных стандартов не только в ассортименте товаров и качестве обслуживания, но и значительно изменили систему управления, учета и отчетности, позволили развиваться торговым предприятиям различных форм собственности.

Появление глобальных сетей связи, и в первую очередь - сети Интернет, привело к настоящей революции в области организации и ведения торговой деятельности. Преобразования коснулись как внешних отношений между компаниями и их партнерами, или клиентами, так и внутренней структуры самих компаний. Появились не только новые направления ведения бизнеса, но и принципиально изменились уже существующие. В последние годы эти тенденции становятся всё более явными [1]. Подобная тенденция свидетельствует о том, что компания, недостаточно учитывающая потенциал электронной торговли, может утратить свои коммерческие позиции под натиском более способных к адаптации в условиях новых реалий рынка конкурентов.

Таким образом, актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена постоянным возрастанием активности в области электронной торговли. Интернет-магазины предоставляют уникальную возможность ознакомиться со всеми товарами одновременно и расширить свои покупательские возможности. Однако необходимо помнить, что одним из важных критериев на пути к успешному интернет-бизнесу является оперативный сбор информации. В современной электронной торговле наблюдается постоянно растущая конкуренция, и, чтобы не затеряться в сотнях и тысячах подобных интернет-магазинов, необходимо чётко понимать чего именно хочет покупатель и оперативно обеспечивать эти потребности. Для этого владельцу интернет-магазина нужно организовать оперативный сбор данных, провести анализ и наладить управление. Качественный интернет-магазин с грамотным управлением рано или поздно достигнет желаемого уровня посещаемости и покупок. Именно в этот момент и возникает потребность в автоматизации процессов работы, так как именно автоматизация позволяет интернет-магазину вступить на путь быстрого и успешного развития.

Практическая значимость исследования состоит в разработке конкретных мер по совершенствованию информационно-документационного обеспечения деятельности интернет-магазина с учетом действующих нормативных актов, а также современных методов автоматизации процессов управления, что позволяет наладить процесс работы таким образом, чтобы все действия были качественно и максимально эффективно распределены между персоналом и электроникой.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема построения и информационного обеспечения управления интернет-магазином находится в центре внимания не только менеджеров-практиков и руководителей предприятий, но и ученых. Данный вопрос нашел свое отражение в трудах таких исследователей, как: Бетина З.Н., Бетин Д.А. [2], Брагин Л.А. [3], Егоров Д. [4], Кобелев О.А. [5], Сибирская Е.В. [6], Сапожникова Д.Н., Усманова И.В. [7], Юрасов А.В. [8] и других.

В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:

-    общие теоретические основы организации электронной торговли;

-    классификация систем электронной торговли;

-    правовое регулирование электронной торговли в России;

-    автоматизация работы интернет-магазина;

-       документальное оформление розничной реализации товаров через интернет-магазин.

Проблемы, освещенные в трудах ученых, помогли сформировать объект и предмет, а также цель и задачи исследования.

Объектом исследования выступает система информационно-документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй».

Предметом исследования является процессы организации работы интернет-магазина Спортибэй, в том числе документационного сопровождения закупки и реализации товаров через интернет.

Цель выпускной квалификационной работы - повышение эффективности продаж через интернет-магазин за счет совершенствования системы документационного обеспечения управления интернет-магазина ООО «Спортибэй», разработанного на основе ее системно-комплексного анализа.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач:

1)   исследование теоретических основ организации электронной торговли в России;

2)      исследование особенностей документального оформления торгово-закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй;

)        выявление проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»;

)        разработка проекта внедрения автоматизированной информационной системы управления в ООО «Спортибэй»;

)        оценка экономической эффективности проекта.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме организации электронной торговли.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы ООО «Спортибэй».

Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников, а также приложения.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, цель, объект, предмет и задачи исследования, характеристика использованных источников.

В первом разделе рассматриваются основы организации электронной торговли в России. Проводится анализ современных типов электронной торговли. Выявляются особенности документального оформления розничной реализации товаров через интернет-магазин.

Второй раздел посвящен анализу практики работы системы управления интернет-магазином Спортибэй, выявлению проблем в работе системы. Рассмотрена информационная среда интернет-магазина Спортибэй.

В третьем разделе разработан проект внедрения автоматизированной информационной системы обработки заказов в интернет-магазине Спортибэй на платформе 1С: Управление небольшой фирмой 8. Проведен расчет экономической эффективности проекта.

В заключении приведены основные результаты выпускной квалификационной работы в соответствии с поставленными целями исследования.

1. Теоретические основы организации электронной торговли

.1 Понятие и сущность электронной торговли

Сегодня интернет является мощным деловым инструментом, потенциал которого ещё не до конца реализован. Электронная торговля логично вжилась в интернет, и для России это относительно новое явление, которому ещё потребуется заслужить доверие у российских пользователей [9].

Электронная торговля, именуемая за рубежом «е-commerce», - это торговля через сеть Интернет при помощи компьютеров покупателя и продавца товара [10].

Генеральный директор Всемирной торговой организации назвал электронную торговлю специфической формой торговли, принципиально новым способом покупки, продажи и распределения товаров и услуг, регулируемых в настоящее время международно признанными многосторонними правилами торговли, в частности, Генеральным соглашением о торговле услугами (ГАТС) [5].

В соответствии с проектом Федерального закона № 47432-3 «Об электронной торговле» электронная торговля - это система заключения с использованием электронных средств массовых коммуникаций предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации сделок, направленных на приобретение и осуществление прав и обязанностей (покупка и продажа товаров, предоставление и получение услуг), в том числе, в сфере предпринимательской деятельности, а также переговоры в связи с заключением таких сделок, оформляемые путем обмена электронными документами [11].

Суть электронной торговли заключается в том, что осуществляется некоторая коммерческая сделка. Причем стороны приходят к соглашению без непосредственного контакта друг с другом, а через сеть Интернет. В результате происходит смена собственника того объекта, который является предметом купли-продажи. Электронная торговля включает в себя не только саму коммерческую сделку, но и интернет-маркетинг, контакты с поставщиками через Интернет, обслуживание клиентов уже после продажи им товара, систему платежей и доставки различными способами (онлайновым или традиционным) и т. д. Но все названные элементы не принадлежат к электронной торговле без коммерческой сделки [12].

Фактически предметом электронной торговли может быть любой продукт (товар, услуга, недвижимость, банковский продукт и т.п.).

Началом возникновения электронной торговли можно считать 1970 г., когда в США появились электронный обмен данными по компьютерным сетям - EDE (Electronic Data Exchange) и электронный перевод денег банками в компьютерных сетях - ЕFT (Е1есtronic Fund Transfer).

Развитие сети Интернет привело к резкому росту этой технологии торговли среди всех торговых фирм и граждан. Интернет стимулировал развитие электронной торговли на уровне отдельного хозяйствующего субъекта. Малые предприятия и граждане получили возможность вести свои коммерческие сделки и другие операции в оперативном электронном режиме - в режиме реального времени он-лайн (оn-line). Режим он-лайн - это режим работы банкомата, когда обмен информацией между банком и центром происходит постоянно и все транзакции по счету выполняются в реальном масштабе времени, то есть банковские проводки осуществляются «день в день».

Электронная торговля создает новую форму организации торговых предприятий - интернет-магазины (или виртуальные магазины) - и постоянно под воздействием конкуренции предлагает новые товары и услуги для реализации в интернет-магазине. Интернет-магазин - это реализованное в сети Интернет представительство путем создания Web-сервера для продажи товаров и связанных с ними услуг другим пользователям сети Интернет. Интернет-магазин - это сообщество территориально разобщенных сотрудников магазина (продавцов, кассиров) и покупателей, которые могут общаться и обмениваться информацией исключительно через электронные средства связи при полном (или минимальном) отсутствии личного прямого контакта. Интернет-магазин - это торговая площадка в Интернете. Он работает по технологии, схожей с работой традиционного магазина [13].

Электронная торговля существенно отличается от реальной розничной торговли, ей присущи характерные черты, особенности. Среди таким особенностей можно выделить следующие:

1)   виртуальность - осуществление в режиме on-line;

2)      интерактивность - адекватное информационное обеспечение покупателя его запросу в виде интерфейса, то есть немого диалога.

)        глобальность - отсутствие временных, пространственных, административных, социально-демографических, ассортиментно-товарных границ;

)        динамичность - способность on-line торговли к моментальным изменениям и адаптации к новым условиям;

)        эффективность - способность обеспечивать прибыль, другие экономические выгоды, а также социальный эффект;

)        более низкие затраты на оформление, обслуживание и рекламу интернет-магазина [14].

Итак, электронной торговле отличают особенности и характерные черты, которых не хватает в реальных традиционных формах торговли.

Электронная торговля имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной. Ценность электронной торговли для покупателей состоит в том, что она значительно экономит время покупателя на поиск и покупку нужного ему товара. Преимущества электронных коммуникаций для продавцов можно выразить в следующем:

более эффективное распределение рекламного бюджета;

сокращение затрат на эксплуатацию традиционных торговых площадей;

сокращение затрат на персонал, экономия при наборе сотрудников, на обучении сотрудников при использовании электронных презентаций;

улучшение качества презентации товара, электронная демонстрация товаров позволяет увидеть покупку в реальном режиме, показать большее количество вариантов;

возможность увеличения территориального охвата;

получение маркетинговой информации [15].

В обобщенном виде преимущества и недостатки электронной торговли для покупателей и продавцов приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Преимущества и недостатки электронной торговли [16]

Таким образом, электронная торговля имеет явные преимущества в результате колоссальной экономии времени, оборотных средств, а также наличия непрерывного диалога с конечными потребителями, элементов стимулирования продаж.

.2 Основные системы и формы организации электронной торговли

Сфера приложений электронной торговли постоянно растет, появляются все новые, подчас неожиданные области применения. Тем не менее, на сегодня можно говорить о нескольких крупных окончательно сформировавшихся системах электронной торговли (см. таблицу 1.2).

По объектам и субъектам экономическую деятельности, осуществляемой через Интернет, системы электронной торговли в основном можно классифицировать по четырем направлениям:

1)   «Бизнес - Бизнес» (B2B);

2)      «Бизнес - Потребитель» (В2С);

)        «Бизнес - Правительство» (B2G);

)        «Потребитель - Правительство» (С2G).

Таблица 1.2 - Матрица систем электронной торговли

Такая систематизация позволяет более точно оценить преимущества и сложности электронной торговли для адекватной реакции.

Среди современных инструментов ведения бизнеса особое место занимает организация снабжения товарами и услугами через Интернет по схеме В2В (Бизнес - Бизнес) - сектор рынка, который работает не на конечного, рядового потребителя, а на такие же компании, то есть на другой бизнес [17].

По данным журнала eCompany Now, «на взаимные поставки между предприятиями приходится свыше 70 % товарооборота в традиционной экономике, а объемы Интернет-торговли по схеме «Бизнес - Бизнес» уже сейчас значительно превосходят товарооборот на потребительском рынке». По прогнозам Boston Consulting Group (BCG), американские фирмы в 2013 г. будут осуществлять половину всех своих закупок в режиме он-лайн. Предполагая ежегодные темпы роста Интернет-торговли между предприятиями в период с 2005 г. по 2010 г. на уровне 33 %, BCG оценивает совокупную стоимость таких сделок в 3,8 трлн. долл. в год [18].

Основными формами электронной торговли в данном секторе являются следующие:

) системы управления закупками (e-procurement);

) системы полного цикла сопровождения поставщиков SCM;

) системы управления продажами;

) системы полного цикла сопровождения клиентов CRM;

) отраслевые (вертикальные) электронные торговые площадки;

) электронные рынки или многоотраслевые торгово-закупочные площадки [8].

Сегодня основой построения межкорпоративного бизнеса в Интернете нередко является электронная торговая площадка (B2B-площадка) - место, где заключаются сделки купли-продажи между предприятиями - покупателями и продавцами [19]. В свою очередь, B2B-площадки могут быть представлены в сети интернет в формате: отраслевых торговых площадок, электронных витрин и каталогов, электронных торговых рядов, электронных оптовых магазинов, электронных бирж и электронных аукционов. Представленная дифференциация электронных торговых площадок является в большей степени академической, поскольку на практике такие интернет-сайты (или порталы) обычно имеют несколько функциональных направлений. Более того, направленность сайтов может изменяться (расширяться или дополняться) по мере их жизненного продвижения в сети интернет. Поэтому целесообразно здесь выделить как характерные - три формата площадок: отраслевые торговые площадки, электронные биржи и аукционы [20].

Отраслевая электронная торговая площадка - это рыночное пространство сектора В2В, предназначенное для сделок купли-продажи товаров (услуг) определенной отраслевой принадлежности. Экономическая основа функционирования отраслевых электронных торговых площадок - плата за каждую сделку (трансакцию), т.е. комиссионный сбор. В зависимости от объема трансакции и отраслевой принадлежности размеры взимаемого комиссионного сбора колеблются от 1 до 10% от суммы сделки. Такая форма взаимодействия потребителя и поставщика характерна для отраслей, отличающихся высокой степенью концентрации, например, автомобилестроение, нефтехимическая, оборонная отрасль [6]. Обычно в сети интернет отраслевые электронные торговые площадки представлены в формате интерактивного портала и строятся по принципу профессиональных сообществ, что позволяет не только осуществлять сделки - основное назначение торговой площадки, но и предоставлять полный спектр информационного обеспечения по отраслевому принципу.

Электронная биржа может определяться двояко:

) электронная биржа - это электронный оптовый рынок стандартизированных товаров и услуг, а так же ценных бумаг (акций, облигаций) и иностранной валюты. Участники такой биржи имеют заранее установленные отношения с организаторами торгов, призванных обеспечить соблюдение участниками правил биржевой торговли, в том числе условий заключаемых сделок. Гарантом исполнения обязательств по сделкам является сама биржа;

) электронная биржа - это некоммерческое предприятие с правами юридического лица, участвующее в формировании оптового рынка товаров, сырья, продукции, ценных бумаг, валюты путем организации и регулирования электронной торговли. Операции купли-продажи осуществляются пользователями с помощью абонентских систем - прикладных программ, включенных в биржевую сеть, и именуемых электронными брокерами. В обоих случаях биржевая модель привлекательна для рынков, где спрос и цены нестабильны - она позволяет участникам рынка оперативно реагировать на изменение конъюнктуры.

Интернет-аукцион - это торговая площадка в сети интернет, на которой цены устанавливаются во время публичных, открытых торгов на основании спроса и предложения. В электронной торговле используются следующие типы аукционов:

-  стандартный аукцион - аукцион продавца на повышение начальной цены. Продавец устанавливает начальную и желаемую цену, которая участникам аукциона неизвестна. Возможны два варианта аукциона. Выигравшим аукцион признается покупатель, предложивший наибольшую цену на момент завершения аукциона (но не ниже желаемой). Во втором варианте - покупатель, первым предложивший цену не ниже желаемой.

-       обратный аукцион - аукцион покупателя на понижение начальной цены. Здесь покупатель устанавливает начальную и желаемую цену. Принципы проведения аукциона аналогичны предыдущему случаю.

-       немецкий аукцион - традиционный аукцион продавца на повышение начальной цены до максимальной предложенной [20].

Сегмент В2С (Бизнес - Потребитель) - также одна из наиболее успешных форм электронной торговли на настоящий момент. Данный сегмент характеризуется тем, что клиентом здесь является физическое лицо, производящее покупку и оплату товаров и услуг через Интернет. Ядром системы В2С, бесспорно, является электронная розничная торговля. В зависимости от объема выполняемых функций систему электронной торговли В2С можно отнести к одному из трех типов:

1)   интернет- витрины;

2)      интернет-магазины;

)        электронные торговые ряды.

Достоинства и недостатки различных систем ведения розничной электронной торговли в сегменте В2С представлены в таблице 1.3.

С точки зрения посетителя сайта все три решения могут выглядеть одинаково. Связано это с тем, что он имеет дело с внешним оформлением сайта: каталогом товаров, системой навигации и поиска, системой оформления заказов и т.д. Предпочтения покупателя зависят в большей степени от удобства использования каталога и системы навигации.

Таблица 1.3 - Достоинства и недостатки различных систем ведения розничной электронной торговли [8]

Различия в представленных системах ведения розничной электронной торговли становятся заметными, как только покупатель начинает оформлять заказ. На этом этапе он обычно убеждается в преимуществах интернет-магазина. Ему сразу выписывается счет с учетом налогов, скидки и стоимости доставки, а также предоставляется возможность оплатить покупку различными способами оплаты. Современные интернет-магазины предоставляют своим клиентам широкий выбор методов оплаты и доставки:

-    оплата наличными курьеру интернет-магазина в момент доставки - наиболее распространенный метод оплаты;

-       оплата наличными курьеру сторонней курьерской службы (EMS-почта России, СПСР) в момент доставки товара;

-       оплата наличными в момент получения товара на почте или в отделении самовывоза товара;

-       оплата товара по безналичному расчёту - доставка после оплаты;

-       оплата товара банковской картой - оплата после или в момент доставки товара [4].

Третий сектор электронной торговли - сектор В2G (Бизнес - Правительство) - охватывает все виды сделок, которые осуществляются между компаниями и правительственными организациями. Это некоммерческие онлайн-взаимодействия между местными и центральными государственными органами самоуправления и коммерческими бизнес-секторами, создаваемые с целью предоставления информации и консультации по бизнесу. Речь идет о торговых сделках по закупке товаров, продукции, оказании услуг для государственных нужд и за государственные деньги [21].

Необходимо отметить, что создание системы электронных торгов по закупке товаров и услуг для государственных нужд чрезвычайно актуально для сегодняшней России.

Четвертый сектор электронной торговли - сектор G2C (Потребитель - Правительство) - это категория отношений между правительством и гражданами, посредством использования электронных сервисов. Через такие сервисы можно:

-    оплачивать налоги, лицензии, билеты, пропуски, штрафы;

-       отправить план строительства на получение разрешения;

-       произвести регистрацию для спонсирования каких-либо событий, проектов;

-       получить предварительно заполненные формы;

-       доложить о состоянии каких-либо объектов, за которые гражданин оплачивает налоги и сборы и т.д.

Данные отношения не являются чисто коммерческими, т.к. к данному сектору G2C относятся и информационные сервисы, например, через такие сервисы можно получить информацию о расписаниях, местах и повестке дня для общественных встреч, мероприятий; на таких сервисах можно получить информацию о государственных образовательных учреждениях; на таких сервисах можно получить информацию, к примеру, о лесопарковых зонах и многое-многое другое [22].

Кроме того, необходимо отметить, что существует еще целый ряд моделей, связанных с видами электронного бизнеса, построенными на взаимодействиях «Правительство - Потребитель» (С2G), «Правительство - Правительство» (G2G).

Схема электронного взаимодействия государства, бизнеса и граждан представлена на рисунке 1.1.

Электронное Правительство предусматривает автоматизацию взаимодействия на уровнях C2G, B2G и G2G. Таким образом, в связи с возникновением концепции «Электронное Правительство» можно выделить еще три формы деятельности в Интернете:

1)   автоматизация отношений и документооборота между ведомствами «Правительство - Правительство» (G2G);

2)      автоматизация отношений государственных органов и бизнеса, например, расчетов по налогам или проведение электронных тендеров на поставку товаров и по оказанию услуг - «Предприятие - Правительство» (B2G);

)        организация обратной связи с гражданами - «Правительство - Потребитель» (G2C).

Рисунок 1.1 - Схема электронного взаимодействия государства, бизнеса и граждан [22]

Основными условиями осуществления концепции «Электронное Правительство» должны быть следующие:

-  наличие соответствующей инфраструктуры и техническая оснащенность участников процесса;

-       достаточная доля пользователей Интернета среди населения;

-       осуществление контроля системы взаимодействия контрагентов;

-       отлаженный механизм взаимодействия контрагентов системы;

-       осуществление мониторинга функционирования системы;

-       простота использования и доступность [23].

В частности, внедрение в управление государственной системы электронной составляющей в России (при выполнении вышеперечисленных условий) могло бы решить проблему удаленности периферии от центра ввиду значительной протяженности территории государства, что позволило усилить контроль, эффективно и своевременно решать возникающие проблемы и т.д.

Таким образом, формы электронной торговли определяются в зависимости от взаимоотношений участников экономического процесса. При этом электронная торговля является наиболее динамичным и перспективным на данный момент видом дистанционной торговли.

.3 Нормативно-правовая база электронной торговли в России

Активное развитие коммерческой деятельности российских предпринимательских структур на базе новейших информационных технологий и сети Интернет, в том числе и в международном экономическом пространстве, ставит в настоящее время формирование нормативно-правового обеспечения системы электронной торговли в ряд приоритетных задач [3, с. 227].

Однако вопросы нормативно-правового регулирования Интернета, и в частности электронной торговли в России, носят лишь постановочный характер, хотя некоторые страны уже имеют опыт разработки и принятия правовых норм для урегулирования отношений, связанных с работой в Интернете [24].

Для реализации опорного правила электронной торговли - «признание законности и действительности договора, заключенного электронным способом» - в России последовательно создается правовое поле [3, с. 227].

В настоящее время в России в области информатизации и электронной торговли насчитывается всего несколько десятков нормативно-правовых актов, в то время как в развитых западных странах их многие сотни. Букреева Ю.А. в работе [1] делит все нормативно-правовые акты на следующие группы:

1)   нормативные акты, устанавливающие правовые нормы, которые могут без изменений применяться для правоотношений в сфере электронной торговли;

2)      законы, специально посвящённые проблемам электронного документооборота;

)        законы, которые обеспечивают либо касаются отдельных аспектов организации и функционирования систем электронного документооборота;

)        нормативно-правовые акты, которые касаются применения электронного документооборота в отдельных сферах.

Нормативные акты, устанавливающие правовые нормы, которые могут без изменений применяться для правоотношений в сфере электронной торговли:

Конституция Российской Федерации, содержащая в себе основные права и гарантии, среди которых можно выделить ст. 8, которая гарантирует единство экономического пространства, свободу перемещения товаров, услуг и финансовых средств, а также поддержку конкуренции и свободу экономической деятельности в Российской Федерации и гарантирующая права и свободы человека и гражданина и их защиту;

Гражданский кодекс Российской Федерации содержит ряд правовых норм, допускающих возможность заключения сделок путем электронного обмена данными, а также дающие возможность с помощью электронной технологии совершать безналичные расчёты в кредитно-банковской сфере.

Законы, специально посвящённые проблемам электронного документооборота:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения в сфере поиска, получения, передачи и распространения информации, а также ее защиты. В законе определены ключевые понятия в области электронных сделок: «электронный документ», «информационная система», «оператор информационной системы», «сайт в сети Интернет» [25];

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводит понятие «участники электронного взаимодействия» - это государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме.

Одним из основных инструментов, обеспечивающих идентификацию лица и безопасность проведения электронных сделок и других торговых операций, является электронная подпись. В законе дано новое понятие электронной подписи: «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Таким образом, Федеральный закон «Об электронной подписи» во многом расширяет сферу использования и допустимые виды электронной подписи, и, следовательно, охватывает гораздо более широкий круг технологий, которые можно теперь использовать при осуществлении электронной сделки [26, с. 30].

Нормативно-правовые акты, которые обеспечивают либо касаются отдельных аспектов организации и функционирования систем электронного документооборота:

Федеральный закон Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» - устанавливает, что продавец перед заключением договора должен сообщить следующую информацию: основные потребительские свойства товара, место его изготовления, полное фирменное наименование продавца (изготовителя), цену, условия приобретения и доставки, срок службы и гарантийный, порядок оплаты, срок заключения договора. По закону потребитель имеет право отказаться от товара в любое время до покупки, а после его приобретения - в течение семи дней без объяснения причин. Эта информация должна быть донесена до покупателя письменно в момент доставки, иначе срок законного возврата увеличивается до трёх месяцев. Такое правило действует лишь при дистанционной торговле, когда покупатель не имеет возможности «вживую» оценить габариты, цвет и запах товара;

нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения различной информации влечёт за собой ответственность, предусмотренную ст. 13.11-13.13 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, а также уголовную ответственность в соответствии с нормами гл. 28 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Законы, которые касаются применения электронного документооборота в отдельных сферах:

с 1 января 2014 года вступает в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [27].

Закон вводит важные понятия в сфере электронной торговли: «контрактная система в сфере закупок», «единая информационная система в сфере закупок». В законе прописано, что в целях информационного обеспечения контрактной системы в сфере закупок создается и ведется единая информационная система, взаимодействие которой с иными информационными системами обеспечивает:

) формирование, обработку, хранение и предоставление данных (в том числе автоматизированные) участникам контрактной системы в сфере закупок в рамках отношений;

) контроль за соответствием:

а) информации об объеме финансового обеспечения, включенной в планы закупок, информации об объеме финансового обеспечения для осуществления закупок, утвержденном и доведенном до заказчика;

б) информации, включенной в планы-графики закупок (далее также - планы-графики), информации, содержащейся в планах закупок;

в) информации, содержащейся в извещениях об осуществлении закупок, в документации о закупках, информации, содержащейся в планах-графиках;

г) информации, содержащейся в протоколах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), информации, содержащейся в документации о закупках;

д) условий проекта контракта, направляемого в форме электронного документа участнику закупки, с которым заключается контракт, информации, содержащейся в протоколе определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

е) информации о контракте, включенной в реестр контрактов, заключенных заказчиками, условиям контракта;

) использование усиленной неквалифицированной электронной подписи для подписания электронных документов, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

) подачу заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) в форме электронного документа, а также открытие доступа к таким заявкам в день и во время, которые указаны в извещении об осуществлении закупки. При этом участникам закупок должна быть обеспечена возможность в режиме реального времени получать информацию об открытии указанного доступа.

Также законом установлен перечень документов, содержащихся в единой информационной системе.

К нормативно-правовым актам, регулирующих осуществление электронной торговли, также следует отнести Постановление Правительства РФ от 27 сентября 2007 г. № 612 «Об утверждении правил продажи товаров дистанционным способом» [28]. В данном документе прописан порядок осуществления коммерческой сделки дистанционным способом, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Важно подчеркнуть, что в 2000 г. в Государственную думу Федерального Собрания РФ был вынесен проект Федерального закона «Об электронной торговле», однако был отклонен и отправлен на доработку, в связи с тем, что он ещё не в полной мере отвечает потребностям общества и заполняет пробелы действующего законодательства Российской Федерации. Принятие Федерального закона «Об электронной торговле» будет способствовать развитию электронной торговли в России и закреплению основных прав и обязанностей участников электронной торговли и их защите.

В заключение необходимо отметить, что для успешного развития электронной торговли должны быть разработаны и приняты нормативно-правовые акты, которые на основе международного опыта, доктрин и основных начал российского гражданского права устанавливают способ правового регулирования электронного взаимодействия субъектов рынка и основные понятия, определяют круг субъектов и объектов электронной торговли.

.4 Документальное оформление продаж через интернет-магазин

С каждым днем все больше и больше покупок совершается через Интернет. Такой вид торговли, еще 10 лет назад казавшийся чем-то нереальным, сегодня выигрышно конкурирует с традиционными способам продажи товара. Доля покупок через Интернет постоянно увеличивается, открываются все новые и новые интернет-магазины [29].

Продажа товаров через Интернет (электронная торговля) относится к розничной торговле, которая ведется через телемагазины и компьютерные сети (код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности 52.61.2). Этот вид сделок оформляется договором розничной купли-продажи на условиях публичной оферты вне места нахождения товара. Особенностью данного вида торговли является отсутствие непосредственного контакта покупателя с приобретаемым товаром. То есть, покупка осуществляется по фотографиям, каталогам, описаниям, с помощью средств связи. Взаимоотношения покупателя и продавца при такой торговле Закон «О защите прав потребителей» называет дистанционными [30].

Важно отметить тот факт, что действующим законодательством не предусмотрен специальный порядок документального оформления продаж с использованием сети Интернет. В связи с этим электронная торговля через Интернет является одним из наиболее рискованных секторов бизнеса. Кроме того, законодательством не установлен порядок документального оформления операций, осуществленных с использованием сети Интернет (исключение составляют лишь банковские операции по системе «Клиент - банк»). Именно по этой причине юридические лица очень редко выступают в роли потенциальных клиентов. Разве что посещают сайт Интернет-магазина, чтобы узнать, что и по какой цене продают конкуренты.

Основными же покупателями Интернет продукции являются физические лица. Однако и здесь вследствие законодательной неурегулированности документального оформления часто возникают конфликты между продавцом и покупателем. Наиболее распространенными из них являются: не поставка оплаченного покупателем товара по вине продавца или отказ покупателя от оплаты доставленного ему товара. Решить эти проблемы, опираясь на действующее законодательство, практически невозможно. А значит, продавец должен уделить особое внимание документальному оформлению продаж через интернет-магазин [31].

Как и покупка в обычном магазине, сделка через интернет обязательно должна сопровождаться письменным договором купли-продажи, договором услуги, поставки, любым другим его видом. К договору должны быть приложены и надлежащим образом оформленные платежные документы [32].

Интернет-магазин должен предоставить следующие документы:

Сама покупка товара через интернет-магазин оформляется обычными документами. При продаже товаров организациям, при условии, что доставка будет производиться курьерской службой организации-поставщика, представитель интернет-магазина обязан выдать покупателю следующие документы:

-    кассовый или товарный чек при расчетах наличными или банковской картой;

-       накладную или акт сдачи-приемки товаров при оплате через банк.

-       счет-фактуру, если магазин применяет общую систему налогообложения.

Если в кассовом чеке будет выделен НДС, то счет-фактура может не представляться магазином [30].

Согласно федеральным законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи», товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12 [33].

Для ситуации, когда покупателем товара является физическое лицо, форма первичного учетного документа не утверждена. Следовательно, в данной ситуации такой документ должен быть разработан организацией самостоятельно, при этом он должен содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

При этом компания может использовать и форму накладной ТОРГ-12, однако, учитывая то, что данная форма изначально установлена для применения между организациями, рекомендуется закрепить данный момент в учетной политике компании либо в положении о документообороте. На практике также довольно часто встречается ситуация, когда применяется форма самостоятельно разработанного документа с названием «товарный чек». Если такой документ соответствует требованиям указанными выше, то такое оформление покупки также будет соответствовать установленным требованиям [29].

Следует обратить внимание на то, что покупатель также обязан подтвердить документально произведенную оплату интернет-магазину. Если покупатель оплачивает товар своей банковской картой, то он должен представить выписку со счета по этой карте, где будет подтверждаться операция об оплате.

Также необходимо обратить внимание на документальное оформление доставки товара. В отдельных случаях компания-поставщик по желанию покупателя может осуществить доставку товара. При этом на практике наиболее часто распространено два варианта:

доставка может быть включена в цену товара;

доставка оплачивается отдельно по установленным тарифам и в независимости от фактических расходов поставщика составляет фиксированную сумму.

Если доставка отдельно покупателями не оплачивается, то необходимости оформления отдельного документа нет. При курьерской доставке будет достаточно вписать в ТОРГ-12 (либо товарный чек), строчку о том, что товар доставлен покупателю, со стороны покупателя претензий по доставке нет. При доставке товара транспортом сторонней организации сама по себе доставка будет подтверждаться наличием товарно-транспортной накладной. Однако в ситуации, когда доставка товара покупателем оплачивается отдельно, оформление отдельного документа все-таки необходимо. Форма такого документа в настоящее время не утверждена. Следовательно, организации необходимо самостоятельно разработать и утвердить форму такого документа, включив в него обязательные реквизиты.

При оплате доставки юридическим лицам рекомендуется оформлять дополнительно акт приема-передачи товара. При совершении сделок с частными лицами также можно оформить акт приема-передачи товара (если доставка осуществляется автомобильным транспортом), либо ввести дополнительно информацию о произведенной доставке товара в применяемую форму товарного чека.

Кроме перечисленных ранее документов, вместе с товаром покупателю обязательно должны предоставить следующее:

инструкцию о правилах эксплуатации и безопасного использования товара на русском языке;

гарантийный талон (либо сервисную книжку с талонами) с печатью фирмы-продавца [34].

Важно знать, что в соответствии с законом РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-I «О защите прав потребителей» в случае продажи товара покупателю через интернет-магазин должна быть передана памятка с напоминанием о дополнительном праве - возможности отказаться от товара без объяснения причин в течение 7 дней после доставки.

Таким образом, важным моментом при совершении покупки через интернет-магазин является правильное оформление сопроводительных документов. Покупатель должен знать некоторые нюансы прежде, чем заключить договор купли-продажи с виртуальным продавцом.

.5 Автоматизированные информационные системы управления интернет-магазином

В современном мире достаточно просто открыть собственный интернет-бизнес. Интернет переполнен различными бесплатными площадками, где можно разместить интернет-магазин, к тому же, многие поставщики предлагают гибкие условия сотрудничества, такие как рассрочки платежей, кредиты и т.д. Есть возможность даже бесплатно получить готовый интернет-магазин, скачав его с сети. Такие магазины уже наполнены необходимым контентом и владельцу останется только наладить процесс торговли. Такие интернет-магазины основаны на различных бесплатных CMS (далее - системах управления сайтами). Чтобы интернет-магазин функционировал без сбоев и весь процесс торговли, от получения заказа до доставки товара клиенту, проходил максимально эффективно и своевременно, необходимо наладить большинство процессов работы магазина.

Одним из важных критериев на пути к успешному интернет-бизнесу является оперативный сбор информации. В современной электронной торговле наблюдается постоянно растущая конкуренция, и, чтобы не затеряться в сотнях и тысячах подобных интернет-магазинов, необходимо чётко понимать чего именно хочет покупатель и оперативно обеспечивать эти потребности. Именно поэтому необходимо автоматизировать процессы работы, так как именно автоматизация позволяет интернет-магазину вступить на путь быстрого и успешного развития.

Проведённые исследования выяснили, что 70% интернет-магазинов вообще не используют в своём бизнесе системы автоматизации процессов. Возможно 30% тех, кто использует автоматизацию для своего интернет-магазина и добились успеха отчасти благодаря этому [35].

Многие владельцы интернет-магазинов, как это ни странно, до сих пор ассоциируют автоматизацию бизнеса с такими программами как «Exel» или «1С бухгалтерия». И это является серьёзной ошибкой, ведь сейчас существует множество хорошего программного обеспечения, которое и помогает интернет-магазину решить ряд проблем, повысить уровень продаж и наладить длительные отношения с клиентами и партнёрами по бизнесу.

На рисунке 1.2 представлены наиболее известные автоматизированные системы управления интернет-магазином.

Рисунок 1.2 - Автоматизированные системы управления интернет-магазином [36]

Из представленного рисунка видно, что лидером в данной области является система Shop-script, за ней идет 1С-Bitrix, Joomls и PHPShop. Это самые распространенные системы управления сайтами для интернет-магазинов. На них и надо ориентироваться при выборе CMS.

Остальные представлены слабо, это - OsCommerce, VaM Shop, Drupal, HostCMS, InSales. В число прочих на рисунке попали таки системы, как WordPress, Amiro.CMS, S.Builder, uCoz, NetCat, MODx, UMI.CMS, DataLife Engine, ABO.CMS.

В заключение необходимо еще раз подчеркнуть, что получение и обработка заказов от клиентов является важнейшей функций любой системы управления интернет-магазином. Главным при этом считается оперативность и точность обработки заказа. В связи с этим автоматизация процессов управления для любого интернет-магазина крайне важна. Благодаря ей упрощается организация оперативного сбора данных, анализ и оптимизация управления.

Таким образом, в данном разделе выпускной квалификационной работы исследованы теоретические основы организации электронной торговли. Из чего можно сделать следующие выводы:

. Развитие сети Интернет привело к резкому росту электронной торговли среди всех торговых фирм и граждан. Малые предприятия и граждане получили возможность вести свои коммерческие сделки и другие операции в оперативном электронном режиме - в режиме реального времени он-лайн. Электронная торговля создает новую форму организации торговых предприятий - интернет-магазины - и постоянно под воздействием конкуренции предлагает новые товары и услуги для реализации в интернет-магазине. Фактически предметом электронной торговли может быть любой продукт (товар, услуга, недвижимость, банковский продукт и т.п.).

. Сфера приложений электронной торговли постоянно растет, появляются все новые, подчас неожиданные области применения. Тем не менее, на сегодня можно говорить о четырех крупных окончательно сформировавшихся системах электронной торговли: «Бизнес - Бизнес» (B2B); «Бизнес - Потребитель» (В2С); «Бизнес - Правительство» (B2G); «Потребитель - Правительство» (С2G). Выбор формы электронной торговли определяются в зависимости от взаимоотношений участников экономического процесса. При этом электронная торговля является наиболее динамичным и перспективным на данный момент видом дистанционной торговли.

. В настоящее время в России в области информатизации и электронной торговли действуют следующие нормативно-правовые акты:

Конституция Российской Федерации;

Гражданский кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводит понятие «участники электронного взаимодействия»;

Федеральный закон Российской Федерации от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»;

с 1 января 2014 года вступает в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Однако главной проблемой современного законодательства в области электронной торговли является отсутствие федерального закона «Об электронной торговле». Принятие данного закона будет способствовать успешному развитию электронной торговли в России и закреплению основных прав и обязанностей участников электронной торговли и их защите.

. Важным моментом при совершении покупки через интернет-магазин является правильное оформление сопроводительных документов. При продаже товаров организациям, при условии, что доставка будет производиться курьерской службой организации-поставщика, представитель интернет-магазина обязан выдать покупателю следующие документы:

-   кассовый или товарный чек при расчетах наличными или банковской картой;

    накладную или акт сдачи-приемки товаров при оплате через банк.

    счет-фактуру, если магазин применяет общую систему налогообложения.

Кроме перечисленных документов, вместе с товаром покупателю обязательно должны предоставить:

инструкцию о правилах эксплуатации и безопасного использования товара на русском языке;

гарантийный талон (либо сервисную книжку с талонами) с печатью фирмы-продавца.

. Наиболее существенным моментом для успешного развития интернет-магазина является автоматизация процессов управления. В интернет-магазине можно автоматизировать следующие процессы:

-    документооборот компании (бухгалтерский, налоговый, товарный);

-       маркетинговая рассылка;

-       анализ продаж;

-       наличие товара;

-       актуальность цен;

-       сортировка данных на сайте по различным критериям;

-       процесс обмена данными о товаре (продажи, поступление, изменение цен и т.д.) между интернет-магазином и системой учёта.

Многие владельцы интернет-магазинов до сих пор ассоциируют автоматизацию бизнеса с такими программами как «Exel» или «1С бухгалтерия». Однако сегодня на рынке программного обеспечения действует множество автоматизированных систем управления интернет-магазинами, в частности Shop-script, 1С-Bitrix, Joomls и PHPShop и другие.

Автоматизация управления позволит интернет-магазину решить ряд проблем, повысить уровень продаж и наладить длительные отношения с клиентами и партнёрами по бизнесу.

2. Анализ практики работы системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазина СпортЕбей

.1 Общая характеристика деятельности интернет-магазина

ООО «Спортибэй» организована в августе 2012 г. Головная компания находится в г. Краснодаре и развивает собственную сеть розничных магазинов спортивного питания на юге России.

Спортибэй - это интернет-магазин спортивного питания, он осуществляет продажу спортивных добавок и товаров в сети Интернет. Магазин называется on-line (онлайн) магазином, поскольку сайт www.sportebay.ru отвечает современным требованиям к функционалу и удобству использования: Покупатели могут заказать и купить спортивное питание непосредственно на сайте 24 часа в сутки, без дополнительных звонков и согласований с менеджерами. На данном сайте доступны качественные фотографии товаров, их описание, свойства и рекомендации по приему, также существует система отзывов. Все товары, представленные в интернет-магазине находятся на складе компании, отсутствующие товары компания не предлагает.

Интернет-магазин способен вычислить стоимость доставки до необходимого адреса в зависимости от выбранного способа и расстояния.

Необходимо отметить, что ООО «Спортибэй» работает по принципу 100% предоплаты. Оплата принимается банковскими картами, в терминалах сотовой связи, электронными сервисами, перечислением по квитанции, наличными и другими доступными средствами.

Спортибэй - это федеральная сеть розничных магазинов спортивного питания. ООО «Спортибэй» также имеет 6 розничных точек сети спортивного питания, которые наполнены полным ассортиментом добавок и нутриентов - 5 магазинов в г. Краснодар и 1 магазин в г. Волгоград [37].

В городах, где уже находятся магазины Спортибэй, можно приобрести полный комплекс нутриентов для бодибилдинга и спортивного тренинга от лучших поставщиков и производителей зарубежных и отечественных марок: протеины, гейнеры, аминокислоты, BCAA, жиросжигатели, L-карнитин и др.

Численность сотрудников сети магазинов ООО «Спортибэй» составляет 16 человек. В розничных магазинах работают компетентные консультанты, которые смогут порекомендовать каждому покупателю добавки, способствующие росту массы, накачке мышц, похудению, укреплению здоровья, повышению выносливости и жизненного тонуса.

Кроме того, Спортибэй - это оптовая база спортивного питания, которая реализует со своего склада товары в любую точку России. Также ООО «Спортибэй» может стать надежным поставщиком спортивного питания и помочь в организации точки реализации.

Таким образом, ООО «Спортибэй» - это:

-    он-лайн интернет-магазин спортивного питания и спортивных товаров;

-       молодой и дружный коллектив;

-       уникальный собственный бренд.

Миссия компании:

) для клиентов:

-    предоставить широкий ассортимент спортивного питания и товаров;

-       предложить доступные цены;

-       предоставить качественное обслуживание в розничных магазинах и легкость выбора в интернет-магазине;

-       предоставить разъяснения по составам товаров и рекомендуемым способам применения;

-       пропаганда здорового образа жизни и правильного питания, в том числе с применением добавок;

2) для собственников:

создание условий для материальной стабильности;

профессиональный рост и удовлетворение от работы.

Штат интернет-магазина составляет 15 человек. Небольшая численность персонала позволяет четко разделить функциональные обязанности каждого сотрудника.

Общее руководство оперативно-хозяйственной деятельностью интернет-магазина ООО «Спортибэй» осуществляет генеральный директор - набирает штат, определяет обязанности каждого сотрудника и координирует работу всего персонала организации. Генеральный директор несет обязанность за рациональное использование финансовых, материальных и человеческих ресурсов с целью обеспечения прибыльности компании.

Офис-менеджер выполняет функции секретаря генерального директора. Офис-менеджер ведет общее делопроизводство (составляет графики работ и отпусков, осуществляет обработку входящей и исходящей корреспонденции), В функции офис-менеджера также входит ведение кадрового делопроизводства.

Бухгалтерия в лице главного бухгалтера и бухгалтера обеспечивает в строгом соответствии с действующим законодательством и Уставом ООО «Спортибэй» осуществление финансовой деятельности компании. В обязанности сотрудников бухгалтерии входят следующие:

-  правильная и рациональная организация бухгалтерского учета, предоставление финансового отчета в налоговую службу;

-       оформление и осуществление финансовых операций, в том числе своевременные и в полном объеме расчеты с бюджетом;

-       осуществление учета результатов финансово-хозяйственной деятельности, в том числе контроль совершения сделок купли-продажи;

-       проведение инвентаризаций, контрольных проверок, мероприятий направленных на сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей;

-       контроль правильного расходования фонда оплаты труда, соблюдения штатного расписания, платежной и финансовой дисциплины.

Специалисты отдела информационных технологий полностью отвечают за содержание сайта: осуществляет настройку серверов, удаленных компьютеров, АТС, разработку дизайна сайта, баннеров и рассылок.

Отдел закупок выполняет следующие функции:

-       стратегическое и оперативное планирование закупок;

-       составление и контроль бюджета закупок;

-       разработка ценовой политики и контроль отпускных цен;

-       разработка политики скидок в сетях;

-       контроль ведения документооборота и учет взаиморасчетов с поставщиками;

-       анализ продаж, построение системы продвижения в сетях.

Отдел продаж осуществляет всю работу по оформлению и сопровождению заказов до момента получения его заказчиком, отвечает за обратную связь с клиентом, представляет товары.

Интернет-магазин Спортибэй имеет собственный склад. Поэтому в организации имеется складская служба, в обязанности которой входит четкий учет товара и контроль его выдачи.

Служба доставки во главе с менеджером занимается обеспечением своевременной доставки купленного товара в соответствии с действующими способами доставки товара в ООО «Спортибэй».

Таким образом, анализируя структуру интернет-магазина, следует сделать вывод, что численность персонала оптимальна, каждый из работников загружен работой, при этом работа каждого строго регламентирована.

2.1.1 Структура сайта интернет-магазина Спортибэй. Структура сайта интернет-магазина Спортибэй представляет собой совокупность разделов (папок) и страниц с размещенной на них информацией (см. рисунки 2.2 и 2.3).

Рисунок 2.2 - Структура сайта интернет-магазина Спортибэй [37]

В первом разделе сайта интернет-магазина «О компании» дается общая характеристика деятельности ООО «Спортибэй», представлена миссия и цели компании, партнеры (ООО «Спортивное питание» и «ABP Company»), имеющиеся вакансии в возможностью заполнения и отправки формы анкеты, а также контактные данные организации и отзывы и предложения о работе сет магазинов.

Во втором разделе сайта интернет-магазина «Каталог» приведен подробный каталог товаров компании. В ООО «Спортибэй» реализуемые товары разделены на две группы:

) спортивное питание:

-    BCAA - незаменимые аминокислоты;

-       L-карнитин;

-       аминокислотные комплексы;

-       витамины, минералы, кислоты;

Рисунок 2.3 - Главная страница сайта интернет-магазина Спортибэй [37]

-    Гейнер - белково-углеводные смеси;

-       глютамин;

-       добавки для суставов и связок;

-       жиросжигатели;

-       креатин;

-       посттренировочные комплексы;

-       предтренировочные комплексы;

-       Протеин - высоко-белковые смеси;

-       специальные добавки;

-       спортивные батончики;

-       спортивные напитки;

-       энергетики;

2) спортивные товары:

-    товары для туризма;

-       товары для тяжелой атлетики;

-       награды, кубки, медали;

-       насосы, иглы, аксессуары;

-       аксессуары для спорта;

-       товары для гимнастики;

-       весы, секундомеры, мегафоны и прочие приборы контроля;

-       игры (дартс и дротики, лото, нарды, игры-наборы, домино, шахматы, биты);

-       товары для фитнеса;

-       перчатки;

-       спортивная одежда.

В третьем разделе «Магазины» представлены адреса и контакты магазинов ООО «Спортибэй» в г. Краснодаре и г. Волгограде.

Четвертый раздел сайта «Доставка» отображает информацию о способах доставки товаров при заказе через интернет-магазин. Интернет-магазин Спортибэй осуществляет доставку оплаченных заказов различными способами. Эти способы выбираете непосредственно покупатель на этапе оформления своего заказа. Доставка спортивного питания производится следующими способами:

)     собственным курьером в г. Краснодаре и г. Волгограде;

2)      рейсовым автобусом до автовокзала населенного пункта, где проживает заказчик;

)        Почтой России;

)        EMS Почтой России;

)        компанией СПСР-ЭКСПРЕСС - экспресс-доставка по всей России и за границу;

)        транспортной компанией «ПЭК».

В пятом разделе сайта «Оплата» представлена информация о способах оплаты товаров как через интернет-магазин, так и через магазины г. Краснодара и г. Волгограда. ООО «Спортибэй» стремится улучшать качество обслуживания своих клиентов, поэтому предлагает различные способы оплаты покупок:

) в интернет-магазине Спортибэй можно воспользоваться следующими платежными сервисами:

-    оплата наличными курьеру;

-       оплата банковскими картами;

-       оплата электронными сервисами;

-       оплата электронными деньгами;

-       оплата в платежных терминалах сотовой связи.

2) в сети магазинов спортивного питания Спортибэй производится оплата покупок:

-    наличными деньгами;

-       платежными картами.

В шестом разделе сайта «Скидки» представлена информация о действующих скидках. В сети розничных магазинов спортивного питания Спортибэй действует следующая система скидок:

)     единоразовая система скидок;

2)      накопительная система скидок;

)        акционная система скидок.

Единоразовые скидки для интернет-магазина применяются в следующих случаях:

скидка 5% - при текущей покупке на сумму свыше 30 000 руб.;

скидка 10% - при текущей покупке на сумму свыше 50 000 руб.

Единоразовые скидки для розничных магазинов применяются в следующих случаях:

скидка 5% - при текущей покупке на сумму свыше 7 000 руб.;

скидка 10% - при текущей покупке на сумму свыше 15 000 руб.;

скидка 15% - при текущей покупке на сумму свыше 50 000 руб.

Накопительные скидки действуют только за покупки в розничных магазинах применяются в следующих случаях:

скидка 5% - сумма всех покупок от 15 000 руб.;

скидка 10% - сумма всех покупок от 30 000 руб.;

скидка 15% - сумма всех покупок от 100 000 руб.

Для удобства накопления истории покупок перед первой покупкой выдается пластиковая карточка, вся история совершения покупок в сети магазинов Спортибэй будет сохраняться на неё. Наличие карты в момент посещение магазина обязательно, иначе текущая покупка будет оформлена без сохранения информации. Скидочные карты являются бессрочными и действуют во всех магазинах Спортибэй.

В сети магазинов спортивного питания Спортибэй уважают профессионалов своего дела, поэтому компания предоставляет безусловные (акционные) скидки:

скидка 10% - кандидатам в мастера спорта России и СССР;

скидка 15% - мастерам спорта России и СССР;

скидка 15% - тренерам.

Для получения указанных скидок необходимо заполнить Анкету и предоставить копию подтверждающего документа (спортивная книжка со страницей присвоения квалификации, копия удостоверения, выписка из трудовой книжки, сертификат тренера, инструктора и т.д.)

В сети розничных магазинов Спортибэй могут быть установлены на отдельные товары в период проведения акции очень дешевые цены, на которые не действуют другие системы скидок.

Необходимо отметить, что единоразовые, накопительные и акционные скидки не суммируются. В случае решения вопроса предоставления скидки на момент покупки применяется наибольшая из них.

В шестом разделе сайта «Новости-События-Проекты» дается информация о новостях компании. Кроме того здесь представлены различные акции и специальные предложения, а также интересные статьи о здоровом образе жизни, в том числе, спортивном питании. В данном разделе также представлен Форум-wiki (данный подраздел еще находится в стадии разработки).

Седьмой раздел сайта «Галерея» содержит фото и видео материалы компании о здоровом образе жизни, в том числе, спортивном питании. Данный раздел также необходимо дополнить информацией.

И, наконец, раздел «Корзина» включает сведения о заказанных товарах. Посредством «Корзины» осуществляется процесс оформления продажи товаров через интернет-магазин Спортибэй.

Также необходимо отметить, что в интернет-магазине Спортибэй возможна регистрация пользователей. Регистрационная форма пользователей интернет-магазина Спортибэй приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Регистрационная форма пользователей интернет-магазина Спортибэй [37]

Регистрация позволяет постоянным покупателям находиться в курсе событий компании и получать полезную информацию о деятельности ООО «Спортибэй»: поступление новых товаров, действующие акции и специальные предложения и т.д.

Также следует отметить, что на сайте есть ссылка на онлайн-консультант LiveTex, что является важным для потребителей, так как консультант в режиме on-line может предоставить интересующую информацию как по продукции, так и по порядку оформления заказа. Таким образом, рассмотрев все разделы сайта, можно сделать вывод, что структура сайта достаточно полная, представлены практически все необходимые разделы. Информация в ряде случаев представлена удобно для пользователей. Однако, некоторые разделы сайта, такие как «Галерея» и «Новости-События-Проекты» еще не полностью оформлены и находятся в стадии разработки.

.2 Система информационно-документационного обеспечения деятельности интернет-магазина

Документирование закупочной деятельности интернет-магазина. Основная деятельность интернет-магазина Спортибэй - продажа товаров со своего склада и через розничные магазины товаров спортивного питания по всей России.

Основная торговая деятельность интернет-магазина начинается с процесса закупки товаров. Поэтому отделом закупок на основании маркетинговых исследований рынка товаров спортивного питания и заявок от складской службы составляется план закупок. Форма плана закупок интернет-магазина Спортибэй приведена на рисунке 2.5.

План закупок подписывает начальник отдела закупок и утверждает генеральный директор. План закупок подписывается как на стадии разработки проекта договора поставки, так и после заключения договора.

УТВЕРЖДАЮ

Общество с ограниченной ответственностью Генеральный директор

«Спортибэй» ООО «Спортибэй»

(ООО «Спортибэй»)__________ Д.О. Пряничников

      «___» _________ 201_ г.

Отдел закупок

ПЛАН ЗАКУПОК НА 2014 ГОД

«___» _________ 201_ г.

г. Краснодар

Начальник отдела ______________ И.П. Макаров

подпись

Рисунок 2.5 - Форма плана закупок интернет-магазина Спортибэй

План закупок составляется на месяц, на год или на другой срок, в зависимости от нужд организации.

После составления плана закупок менеджер отдела закупок интернет-магазина осуществляет телефонные переговоры и направляет деловое письмо- предложение о сотрудничестве поставщикам, утвержденным резолюцией генерального директора. Письмо составляется в двух экземплярах и подписывается генеральным директором интернет-магазина. Первый экземпляр отправляется поставщику, а второй остается в организации и подшивается в дело.

К письму также прилагается проект договора поставки. Проект договора составляется в двух экземплярах, подписывается генеральным директором и заверяется печатью ООО «Спортибэй». Оба экземпляра прилагаются к письму о сотрудничестве. В том случае, если поставщика устраивают все пункты договора, он ставит подписи и печать организации на обоих экземплярах, один из которых отправляется интернет-магазину.

В договоре существенным условием являются:

- предмет договора - условия о товаре, о его наименовании, количестве и качестве. Описание предмета может содержаться как в тексте договора поставки, так и отдельно в специальном приложении - «Спецификация товара»;

- срок поставки - условие о предусмотренных в договоре временных периодах, в течение которых поставщик должен передать товар интернет-магазину.

Также в договоре имеются дополнительные условия, в частноти:

цена договора;

периоды поставки товара. В соответствии со ст.508 Гражданского кодекса РФ в случае, если сторонами предусмотрена поставка товаров в течение срока действия договора отдельными партиями и сроки поставки отдельных партий в нем не определены, то товары должны поставляться равномерными партиями помесячно;

страхование товара;

порядок передачи товара от поставщика интернет-магазину.

Также к договору поставки товаров могут прилагаться следующие Приложения:

. Спецификация товара - отображает в себе все основные признаки товара, передаваемого согласно договору. Спецификация составляется в табличной форме и содержит следующие графы:

-    порядковый номер передаваемого товара;

-       полное наименование товара;

-       единица измерения товара;

-       стоимость за единицу товара;

-       общая сумма без НДС и с НДС.

Спецификация подписывается обеими сторонами договора и заверяется печатями организаций. Форма спецификации товара приведена на рисунке 2.6.

спецификация № ___

«___» _________ 201_ г.                                                              г. Краснодар

На товары, подлежащие поставке

по договору № __ от «___» _________ 201_ г.

Спецификация товара составляется в случае, когда пункты договора содержат минимальную информацию о совершаемой купле-продаже (не указаны количество товаров, их наименование, ассортимент, цена, сроки платежей, сроки поставки). Иногда вместо спецификации составляются графики платежей и поставок.

. Дополнительное соглашение к договору поставки составляется в том случае, когда уже подписанный и действующий договор при существенных разногласиях должен быть существенно изменен. Дополнительное соглашение к договору - это тот же самый договор, а соответственно, его подписание возможно и законно при обоюдном согласии обеих сторон по договору. При заключении дополнительного соглашения к договору, применяются правила используемые при заключении основного договора. В дополнительном соглашении к договору указывают место и время заключения, а также стороны дополнительного соглашения к договору. Также необходимо указывать, частью какого договора является дополнительное соглашение, а также все те условия, по которым должны быть достигнуты соглашения.

. При разногласиях, имеющихся по договору поставки в отдельных вопросах, составляется протокол разногласий. Протокол разногласий составляется в форме таблицы, содержащей несогласованные сторонами пункты договора и редакции этих пунктов, предложенные как одной, так и другой стороной.

Форма протокола разногласий к договору поставки, используемая в интернет-магазине Спортибэй приведена на рисунке 2.7.

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ № ___

к договору поставки № ___ от «___»_______201_г.

«___» _________ 201_ г.                                                              г. Краснодар

«___» _________ 201_ г. получен проект договора поставки № ___ от «___» _________ 201_ г., направленный письмом от «___» _________ 201_ г.

Сторонами данного договора являются _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Поставщик», действующий на основании свидетельства о государственной регистрации серии ___ № _____________ от «___» _________ 201_ г., с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Спортибэй», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора Пряничникова Дениса Олеговича, действующей на основании Устава, с другой стороны.

В соответствии с договором Поставщик обязан изготовить и передать в собственность Покупателя, а Покупатель принять и оплатить Поставщику товар (______________________) в порядке, сроки и на условиях, установленных договором.

Покупатель, рассмотрев проект договора, выражает несогласие по следующим пунктам договора:

Рисунок 2.7 - Форма протокола разногласий интернет-магазина Спортибэй

Протокол разногласий составляется как после заключения договора (тогда его условия принимаются в том же порядке, как и условия самого договора), так и на стадии разработки проекта договора. После составления протокола разногласий он направляется поставщику вместе с подписанным договором. В основном договоре, к которому составляется протокол разногласий, необходимо сделать отметку: «Договор действителен с учетом протокола разногласий». Данная отметка ставится перед подписью стороны, составившей протокол разногласий. Без соответствующей отметки в договоре протокол разногласий не несет никакой юридической нагрузки и является просто пожеланием одной из сторон договора. Сторона, получившая протокол разногласий, подписывает его в случае согласия с новой редакцией спорных условий. В результате соответствующее условие договора будет действовать в редакции протокола разногласий, а не договора.

. В случае несогласий первой стороны с протоколом разногласий, первая сторона вправе составить протокол согласования разногласий. Помимо сведений, содержащихся в протоколе разногласий, данный документ определяет или новую, согласованную редакцию спорных пунктов договора, или указание на то, что спорные пункты договора приняты в редакции той или иной стороны. При этом в протоколе разногласий делается запись: «Подписан с протоколом согласования разногласий № __ от «___» ___________ 201_ г.».

Форма протокола согласования разногласий к протоколу разногласий, используемая в интернет-магазине Спортибэй приведена на рисунке 2.8.

В таблицу протокола согласования разногласий включаются следующие графы:

-  номер пункта проекта договора;

-       редакция пункта договора, предложенная поставщиком;

-       редакция пункта договора, предложенная покупателем (интернет-магазином);

-       согласованная редакция.

ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ РАЗНОГЛАСИЙ № ___

к протоколу разногласий № ___ от «___»_______201_г.

«___» _________ 201_ г.                                                              г. Краснодар

_______________________________________, именуемый в дальнейшем «Поставщик», действующий на основании свидетельства о государственной регистрации серии ___ № _____________ от «___» _________ 201_ г., с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Спортибэй», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора Пряничникова Дениса Олеговича, действующей на основании Устава, с другой стороны, согласовали разногласия по проекту договора поставки № __ от «___» _____________ 201_ г.

В соответствии с договором Поставщик обязан изготовить и передать в собственность Покупателя, а Покупатель принять и оплатить Поставщику товар (______________________) в порядке, сроки и на условиях, установленных договором.

Рисунок 2.8 - Форма протокола согласования разногласий

После подписания протокола согласования разногласий возможно составление новой редакции заключаемого договора поставки с включением в последний согласованные сторонами пункты, либо заключение дополнительного соглашения к договору. Подписанный протокол согласования разногласий приравнивается к дополнительному соглашению, изменяющему некоторые условия договора.

После того, как договор поставки заключен и все сопутствующие ему документы подписаны, начинается сотрудничество интернет-магазина с поставщиком. Поставщик в соответствии с договором отправляет товар на склад интернет-магазина.

Первый документ, который возникает в интернет-магазине при поставке товара на его склад - это акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1). Акт составляется работником склада и подписывается председателем и членами приемной комиссии, действующей на основе приказа генерального директора, а также заведующим складом. Свою подпись на документе оставляет также представитель поставщика. Гриф утверждения ставит генеральный директор интернет-магазина. Акт о приемке товаров направляется в бухгалтерию, где главный бухгалтер ставит визу согласования.

В случае если при приемке товара работниками склада интернет-магазина обнаружены расхождения в количестве, ассортименте и других качествах товара с условиями договора поставки, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2). Документ составляется членами приемной комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы, с участием представителей ООО «Спортибэй» и поставщика или независимого эксперта. Документ вступает в силу после подписания председателем, членами комиссии и компетентным представителем незаинтересованной организации. Визу согласования ставит заведующий складом. На документе ставится гриф утверждения генерального директора интернет-магазина и подпись главного бухгалтера. Затем акт передается менеджеру и является основой для направления претензионного письма поставщику или транспортной компании, доставившей груз.

Также в случае, если при распаковке товара обнаружено, что товар доставлен в таре или упаковочных материалах, которые не указаны отдельно в счете поставщика и их стоимость включена в цену товара, то составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5). Акт составляется комиссией и подписывается членами комиссии, работником склада, принявшим тару на хранение; утверждается генеральным директором интернет-магазина. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй хранится у материально-ответственного лица.

В общем виде алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй представлен в Приложении А.

Таким образом, основными документами при осуществлении закупочной деятельности ООО «Спортибэй» являются следующие:

) план закупок;

) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;

) договор поставки и приложения к договору:

спецификация товара (реже - график платежей и график поставок);

дополнительное соглашение к договору поставки;

протокол разногласий;

протокол согласования разногласий;

) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);

) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);

) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).

Документальное оформление продаж через интернет-магазин. Заключение договора купли-продажи между интернет-магазином Спортибэй и покупателем (физическим или юридическим лицом) осуществляется с помощью оформления заказа покупателем посредством ввода информации в специальные экранные формы web-сайта. Покупатель на сайте интернет-магазина Спортибэй добавляет интересующие товары в «Корзину» путем нажатия кнопки «Выбрать» и «Оформить заказ». Далее покупателю предлагаются формы оформления заказа. Формы оформления заказа для юридических и физических лиц имеют различную структуру (см. рисунки Б.1, Б.2 Приложения Б). Покупатель заполняет представленные формы и нажимает на кнопку «Оформить заказ». Таким образом, происходит отправка заказа покупателя интернет-магазину.

После получения необходимых сведений о заказе менеджер передает информацию в виде электронного сообщения в автоматизированной информационной системе 1С: Битрикс в отдел продаж, который на основании полученного сообщения формирует заказ (унифицированная форма ТОРГ-26). Данный документ оформляется в двух экземплярах менеджером отдела продаж. Первый экземпляр передается на склад для комплектования заказа. Второй экземпляр бланка заказа с отметкой об оплате передается вместе с заказом покупателю. Документ подписывается менеджерами отдела продаж, ответственными за прием заказа, работниками склада, ответственными за комплектацию и упаковку заказа, курьером, доставившим товар покупателю.

Одновременно с товаром интернет-магазин представляет покупателю следующие документы:

технический паспорт товара;

сертификат качества;

инструкция по эксплуатации.

Также вместе с товаром покупателю передаются следующие документы:

для физических лиц - товарный чек;

- для юридических лиц - оригинал счета, товарную накладную, счет-фактуру.

При необходимости возврата покупателем товара надлежащего качества, интернет-магазин составляет акт о возврате товара, в котором указываются: полное фирменное наименование (наименование) продавца; фамилия, имя, отчество покупателя; наименование товара; даты заключения договора и передачи товара; сумма, подлежащая возврату; подписи продавца и покупателя.

Таким образом, в данном подразделе выпускной квалификационной работы подробно рассмотрены процессы документального оформления основной деятельности интернет-магазина Спортибэй - закупка и продажа товаров спортивного питания. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй».

2.3 Автоматизированная система управления в ООО «Спортибэй»

В ООО «Спортибэй» организована достаточно мощная компьютерная поддержка, практически все рабочие места специалистов полностью автоматизированы. Автоматизация основных административных отделов компании предусматривает возможность создания электронных документов, компьютерного набора текстов внутренней и внешней документации, ведение бухгалтерской отчетности, кадрового делопроизводства.

Каждое подразделение компании участвует в выполнении определенного перечня бизнес-процессов. Для автоматизации этих бизнес-процессов в компании используются информационная система «1С: Предприятие 8», в состав которой входят следующие компоненты:

«1C:Бухгалтерия»

«1C Зарплата и Управление Персоналом».

Сайт ООО «Спортибэй» реализован на базе CMS-системы «1С: Битрикс: Управление сайтом» и поддерживается собственным контент-менеджером.

Программный продукт «1С: Битрикс: Управление сайтом» полностью совместим с традиционными программными продуктами «1С», благодаря чему происходит интеграция в информационную среду компании: автоматическое публикование на сайте каталогов товаров из «1С», прайс-листов, выгрузка заказов, их статусов, а также данных по остаткам на складе с сайта в «1С» и обратно (см. рисунок 2.9). Пошаговая выгрузка каталога из «1С» в интернет-магазин снижает нагрузку на сайт, что особенно важно для каталогов в десятки и сотни тысяч наименований.

В системе «1С: Битрикс: Управление сайтом» также имеется возможность печати для заказа бумажных копий документов - счетов, счет-фактур, бланков заказа, товарных накладных, а также настройка неограниченного числа различных шаблонов печатных документов.

Для получения справочно-правовой информации в организации используется правовая система «Гарант».

Рисунок 2.9 - Схема взаимодействия программных продуктов 1С в ООО «Спортибэй»

На рабочих местах пользователей стоит операционная система Microsoft Windows 7. Установлено антивирусное программное обеспечение - Eset NOD32. В качестве пакета офисных приложений используется Microsoft Office 2010: в компании активно используется процессор электронных таблиц Microsoft Excel для формирования промежуточных расчетов, а также текстовый редактор Microsoft Word для создания различных документов.

Таким образом, можно сделать вывод, что в целом информационная база ООО «Спортибэй» достаточно мощная, используемые автоматизированные системы управления используются довольно эффективно и соответствуют задачам, которые на них решаются.

.4 Постановка проблем совершенствования ДОУ в ООО «Спортибэй»

При исследовании системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности. К таким проблемам можно отнести следующие:

. В ООО «Спортибэй» отсутствует электронная подпись, передача важных документов между розничными магазинами производится только посредством курьерской доставки. В связи с этим в сложившихся условиях возникает проблема организации эффективного документооборота между территориально распределенными подразделениями компании. Правильно организованная технология работы с документами с использованием электронной подписи позволит сократить «бумажную волокиту», сэкономить временные и трудовые ресурсы ООО «Спортибэй», а также увеличить скорость обмена информацией (документами) между интернет-магазином и розничными магазинами компании.

. Отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности. Формирование отчетов происходи с опозданием, поскольку учет заказов в основном ведется посредством электронных таблиц Microsoft Excel с использованием шаблонных форм документов. Однако компания развивается, количество заказов увеличивается, и, как следствие, увеличивается количество создаваемых документов. В связи с этим менеджеры не успевают обрабатывать каталог товаров, оформлять документы для покупателей, отвечать на звонки клиентов. Также возникают случаи, когда представленная информация на сайте о реальном наличии товаров на складе и количество товаров по факту не соответствуют друг другу. Данное обстоятельство затрудняет оформление заказов, дезориентирует покупателей и в целом негативно сказывается на имидже организации в целом.

Представленные проблемы тесно связаны с несовершенством бизнес-процессов, отсутствием поддержки этих бизнес-процессов в программном обеспечении интернет-магазина, а также с несовершенством применяемых в интернет-магазине программных и технических средств.

Таким образом, выявленные проблемы определили направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»:

во-первых, внедрение электронной подписи;

во-вторых, внедрение интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.

Таким образом, в данном разделе выпускной квалификационной работы проведен анализ системы информационно-документационного обеспечения управления торгово-закупочной деятельностью ООО «Спортибэй». Из чего можно сделать следующие выводы:

. Основной деятельностью ООО «Спортибэй» является продажа товаров спортивного питания со своего склада посредством интернет-магазина, а также через розничные магазины товаров спортивного питания по всей России. Следовательно, документооборот компании по большей части образуют документы, возникающие в процессе осуществления торгово-закупочной деятельности. Основными документами при осуществлении закупочной деятельности ООО «Спортибэй» являются следующие:

) план закупок;

) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;

) договор поставки и приложения к договору:

спецификация товара (реже - график платежей и график поставок);

дополнительное соглашение к договору поставки;

протокол разногласий;

протокол согласования разногласий;

) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);

) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);

) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).

. Реализация товаров спортивного питания по всей территории России производится через web-сайт интернет-магазина Спортибэй посредством заполнения формы заказа. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления компании. Сайт ООО «Спортибэй» реализован на базе CMS-системы «1С: Битрикс: Управление сайтом» и полностью совместим с традиционными программными продуктами «1С».

. При исследовании системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности:

) отсутствие электронной подписи - передача важных документов между розничными магазинами производится только посредством курьерской доставки, что влечет за собой соответствующие материальные затраты;

) отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности.

Таким образом, выявленные проблемы определили направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»: внедрение электронной подписи и интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.

3. Проект внедрения автоматизированной информационной системы управления в интернет-магазине Спортибэй

.1 Описание возможностей системы «1С: Управление небольшой фирмой 8»

«1С: Управление небольшой фирмой 8» (далее - «1С: УНФ 8») - это комплексное готовое решение для управления и учета в организациях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для не фискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам - новые возможности для продуктивной работы [38].

«1С: Управление небольшой фирмой 8» можно использовать в качестве бэк-офиса для одного или нескольких интернет-магазинов (см. рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 - «1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина [38]

«1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина позволяет создать и вести единую базу заказов - вне зависимости от источника их поступления (заказы с сайта, заказы, оформленные в магазине, по телефону или по электронной почте и пр.), отображать на сайте только актуальную информацию о наличии и стоимости товаров, а также обеспечить удобный перенос данных между сайтом и учетной системой.

Информационная база интернет-магазина и «1С: Управление небольшой фирмой 8» работают независимо, а в указанный момент времени информация в системах синхронизируется - на сайт выгружается список товаров, а в учетную систему - заказы, оформленные в интернет-магазине. Заказы, оформленные в интернет-магазине и перенесенные в «1С: Управление небольшой фирмой 8», можно редактировать, изменять их статус при оплате, отгрузке или отмене. Эти изменения будет перенесено в интернет-магазин во время очередного сеанса связи. Обмен информацией может происходить по расписанию или по решению пользователя. Периодичность обмена задается в настройках программы.

УНФ обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж. Программа поддерживает автоматизацию различных схем торговли: со склада и под заказ, в кредит и по предоплате, розничные продажи.

Регистрация заказов покупателей осуществляется с помощью документа «Заказ покупателя», в котором отражается перечень товаров, сроки поставки, стоимость. В зависимости от состояния заказа, документ может принимать различные статусы, которые определяет пользователь - «в процессе исполнения», «выполнен», «закрыт» и пр.

Руководитель и менеджеры могут в наглядной форме получать информацию о состоянии заказов покупателей, произведенных и запланированных отгрузках, о просроченных заказах и пр.

Для обеспечения продаж предусмотрено формирование полного комплекта документов: расходных накладных, счетов, счетов-фактур и пр.

Планы продаж могут составляться как по организации в целом, так и по подразделениям, менеджерам и отдельным товарным позициям. Планирование можно проводить в натуральном и стоимостном выражении. «1С: Управление небольшой фирмой 8» обеспечивает объединение отдельных планов в сводный план организации.

Для контроля выполнения планов предусмотрены средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах: по отдельным сотрудникам, группам товаров и товарным позициям.

Также в системе поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета. Предусмотрено формирование следующих отчетов:

товарный отчет ТОРГ-29,

отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах,

отчет по продажам в розничных ценах.

Возможно подключение следующих типов внешнего оборудования:

сканер штрихкодов,

фискальные регистраторы,

терминалы сбора данных,

дисплей покупателя,

считыватель магнитных карт,

электронные весы,

эквайринговые терминалы.

«1С:Управление небольшой фирмой 8» позволяет организовать учет движения денежных средств на расчетных счетах и в кассах, вести платежный календарь. УНФ поддерживает возможность взаимодействия с программами типа «Клиент-банк».

УНФ поддерживает платежный календарь - удобный инструмент для оперативного финансового планирования и контроля исполнения финансовых обязательств. Основное назначение платежного календаря - предотвращение «кассовых разрывов» (ситуаций, когда денег на счетах и в кассах предприятия не хватает на исполнение обязательств перед контрагентами, персоналом или бюджетом), а также поддержка процесса определения приоритетности платежей.

В платежном календаре наглядно выделены просроченные платежи - эта информация может быть предметом анализа со стороны руководителя (финансового директора) небольшой фирмы.

Платежный календарь формируется как на основании запланированных поступлений и расходов денежных средств (например, автоматически при оформлении заказов от покупателей или заказов поставщикам), так и произвольно - на основании иных планов по движению денежных средств.

Для учета наличных денежных средств может быть зарегистрировано несколько касс, например, общая касса организации, касса директора и т. п. УНФ позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера, а также учитывать денежные средства в валюте.

Программа позволяет регистрировать зачисления и списания безналичных денежных средств, формировать исходящие платежные поручения, учитывать денежные средства в валюте.

«1С: Управление небольшой фирмой 8» поддерживает планирование и учет рабочего времени (табель) и расчет управленческой заработной платы. Важное преимущество программы - контроль выполнения заданий и нарядов сотрудниками.

УНФ дает руководителям возможность планировать загрузку персонала в форме выдачи заданий на работу или сдельных нарядов.

Задания на работу отражаются в «Календарях сотрудников» специалистов и обеспечивают руководству контроль загрузки сотрудников.

Информация о выполненных заданиях, затраченном на них времени сохраняется в программе. Эта информация может быть использована для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

УНФ позволяет проводить автоматический расчет переменной части зарплаты сотрудников от результатов работы. Например, учитывать в зарплате менеджеров объем личных продаж и пр.

Заработная плата начисляется в разрезе видов начислений и удержаний. Начисления и удержания могут производиться по произвольным формулам, задаваемым пользователем.

В УНФ реализован учет только управленческой зарплаты. Начисление регламентированной заработной платы и расчет регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда рекомендуется выполнять с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8» или «1С: Зарплата и управление персоналом 8».

Кадровый учет в «1С: Управление небольшой фирмой 8» включает в себя следующие функции: оформление приема на работу, увольнение, кадровое перемещение, учет рабочего времени (табель). В программе учитываются сведения о сотрудниках, сведения об условиях работы, виды начислений и удержаний, графики работы, штатное расписание.

-    на нескольких складах (в нескольких местах хранения),

-       в незавершенном производстве, в розничных торговых точках,

-       в разрезе структуры склада - на витринах, стеллажах, в ячейках, на полках и т. п.

Поддерживается раздельный учет собственных запасов; запасов, принятых и переданных на реализацию, ответственное хранение; запасов, принятых и переданных в переработку.

Расчет себестоимости списания запасов осуществляется методами FIFO и «по средней».

Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов: приходная накладная, накладная на перемещение запасов, расходная накладная, документы инвентаризации, складские ордера и т.д. Возможно оформление операций по учету запасов в различных единицах измерения (упаковках, ящиках и пр.).

В УНФ поддерживается возможность разделения складских и финансовых операций (так называемый «ордерный склад»). Это позволяет отражать в учете распространенные в практике российского бизнеса ситуации, например:

) материальные ценности поступают на склад раньше, чем документы на них. В этом случае фактическое поступление на склад оформляется приходным ордером, а приходная накладная оформляется на основании ордера позже - в тот момент, когда она поступит в компанию;

) расходная накладная выписывается раньше, чем покупатель забирает со склада материальные ценности. Например, накладная выписывается в офисе, а товары нужно забирать со склада, который расположен в другом месте. В этом случае на основании накладной кладовщик может выписать расходный ордер, который отразит фактическую отгрузку товара со склада.

Также необходимо отметить, что «1С:Управление небольшой фирмой 8» поддерживает различные схемы пополнения запасов - покупка, приобретение подотчетным лицом, прием на реализацию от комиссионера, получение давальческого сырья и материалов в переработку, принятие и передача на ответственное хранение.

Расчет потребностей в запасах производится автоматически на основании производственных заказов и заказов клиентов.

УНФ позволяет учитывать дополнительные расходы на приобретение сырья, материалов и товаров - доставку, разгрузку, хранение и пр.

Предусмотрено формирование полного комплекта документов: приходные накладные, счета-фактуры, счета и пр.

Для контроля и анализа закупок и движения товаров и запасов предназначены специальные отчеты, информацию в которых можно детализировать вплоть до конкретной номенклатуры.

Важно выделить тот факт, что в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» реализованы некоторые элементы CRM-технологии. УНФ позволяет вести историю отношений с имеющимися и потенциальными клиентами - фиксировать звонки, письма, встречи, переговоры, заказы, обещания, пожелания и пр.

В программе можно планировать контакты с клиентами - например, необходимость выслать коммерческое предложение, назначить встречу, перезвонить в определенное время. УНФ поможет не забыть данные клиентам обещания - они включаются в «Календарь сотрудника» ответственного сотрудника. Такая организация работы позволяет следующее:

-  обеспечить регулярное взаимодействие с клиентами, уменьшить риски потери клиентов,

-       обеспечить планомерную работу по улучшению качества обслуживания, повышению лояльности клиентов, расширению клиентской базы и пр.,

-       в спорной ситуации или при отсутствии ответственного менеджера быстро получить историю взаимодействия и информацию об обязательствах перед клиентом.

Возможности УНФ позволяют произвольно расширять структуру данных - для сбора информации о составе и качестве своей клиентской базы. Например, можно добавить принадлежность клиента к определенному типу, классу важности, региону, виду деятельности, масштабу предприятия и пр. Для того чтобы добавить новые характеристики, программирования не требуется - эту задачу можно реализовать в пользовательском режиме программы.

УНФ позволяет формировать широкий спектр отчетов в различных разрезах: по контактам, заказам, сегментам клиентов и пр.

Специальные комплекты отчетов «Монитор руководителя» и «Мониторы основных показателей» позволяют быстро и удобно получать самую важную информацию по основным участкам деятельности предприятия, своевременно выявлять точки роста или негативную динамику.

В «Мониторе руководителя» сведены следующие показатели:

-  остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;

-       дебиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;

-       кредиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;

-       прибыли и убытки;

-       просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;

-       просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

В программу включены четыре «Монитора основных показателей деятельности»: общих показателей деятельности, денежных средств, расчетов с покупателями, расчетов с поставщиками.

Монитор «Общие показатели деятельности» включает следующие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности).

Монитор «Денежные средства» предоставляет информацию об остатках и движении денежных средств в разрезе статей, за период.

Монитор «Расчеты с покупателями» отображает развернутую информацию об остатках и динамике дебиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам.

Монитор «Расчеты с поставщиками» предоставляет развернутую информацию об остатках и динамике кредиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам [39].

Таким образом, в данном подразделе подробно рассмотрены возможности информационной системы «1С: Управление небольшой фирмой 8» при внедрении в деятельность интернет-магазина. При этом особо следует подчеркнуть, что «1С: Управление небольшой фирмой 8» является интегрированной системой - кроме торговли в интернете программа позволяет построить комплексный управленческий учет в организации, причем не только по ее Интернет-части (с программный продуктом «1С: Битрикс: Управление сайтом»), но и по реальным магазинам и складам. Можно вести учет товаров, работ и услуг, основных средств, расчет зарплаты, производство, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и продажи, бюджетирование и финансовый учет, архив документов, расчет себестоимости, подключать сканеры штрих-кодов, кассовые аппараты и т.д.

.2 Внедрение электронной подписи в ООО «Спортибэй»

Еще одной проблемой электронного документооборота является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов.

Построение юридически значимого документооборота на основе использования электронной подписи должно решить главную проблему - построения схемы доверительных отношений между участниками документооборота и аккредитованными удостоверяющими центрами на договорной основе.

Любая система электронной торговли должна гарантировать юридически значимый документооборот, что означает возможность обеспечить:

) аутентификацию возможность однозначно идентифицировать отправителя;

) целостность информации (целостность - защита логической структуры данных, в частности, от несанкционированного создания, изменения или уничтожения данных);

) неотрекаемость - невозможность отказа инициатора (клиента электронной торговой площадки) от факта передачи и получателя (электронной торговой площадки) от факта принятия документа или проведения торговой операции.

Таким образом, если какая-либо из информационных систем электронной торговой площадки гарантирует юридически значимый документооборот, то это означает, что:

) можно однозначно определить инициатора создания документа или проведения торговой операции;

) можно гарантировать защиту документа/операции от несанкционированного создания, изменения или уничтожения реквизитов документа/операции;

) есть возможность доказать факт передачи и принятия документа или проведения торговой операции.

Именно от сохранности, точности и оперативности зависит не только факт лояльного проведения торговых операций, но и дальнейшая деятельность самой торговой системы [40].

В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Для обеспечения юридически значимого документооборота используется электронная подпись. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [41].

Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ) [42].

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью [43].

Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (абз. 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. 52 НК РФ - о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. 69 НК РФ - о требовании и т.д.) [44].

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами [45].

В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

) порядок проверки электронной подписи;

) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);

) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи) [46].

Таким образом, законодательство признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, а также в отдельных случаях неквалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года - день вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок.

Обмен электронными документами в ООО «Спортибэй» предлагается осуществлять с помощью программного продукта «1С: Управление небольшой фирмой» с использованием решения «1С-Такском». Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». Это решение является частью конфигураций «1С: Предприятия 8» - оно встроено в «1С: Бухгалтерию 8», «1С: Управление торговлей 8», «1С: Управление небольшой фирмой 8», «1С: Комплексная автоматизация» и другие наиболее массовые решения «1С» [47, 48] .

В общем виде схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой» приведена на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 - Схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой»

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С: УНФ 8». Таким образом, можно выделить следующие преимущества такой организации документооборота:

) вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;

) нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;

) поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами - накладными, актами, счетами, заказами и т.д.

Подключение обмена электронными документами с применением «1С-Такском» происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе «1С: УНФ 8» в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте #"879987.files/image010.gif">Рисунок А.1 - Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Формы оформления заказа через интернет-магазин Спортибэй [37]

Рисунок Б.1 - Форма оформления заказа для юридического лица

Рисунок Б.2 - Форма оформления заказа для физического лица (часть 1)

Рисунок Б.2 - Форма оформления заказа для физического лица (часть 2)