Отражение в бухгалтерской отчетности расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

Содержание

Введение

. Теоретические подходы к отражению в отчётности информации о расчетах с подотчетными лицами и с персоналом по оплате труда

.1 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами

.2 Документальное оформление расчётов

.3 Отражение в отчетности информации о расчётах с подотчётными лицами

. Технико-экономическая характеристика предприятия

.1 Общая характеристика предприятия, структура бухгалтерского аппарата

.2 Оценка финансового состояния предприятия

. Раскрытие информации о расчётах с подотчётными лицами и с персоналом по прочим операциям в отчетности исследуемого предприятия

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Организация независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности выдает своим работникам наличные денежные средства под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов: для покупки билетов, оплаты проживания и т.п. Кроме того, для выполнения повседневных служебных обязанностей работники предприятия неизбежно нуждаются в канцелярских товарах, хозяйственном и производственном инвентаре. Оплата подобных расходов, различных услуг, как правило, осуществляется самими работниками за наличные средства, выданные им в кассе под отчет.

Актуальность выбранной темы дипломной работы обосновано тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

1.     
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ОТРАЖЕНИЮ В ОТЧЁТНОСТИ ИНФОРМАЦИИ О РАСЧЁТАХ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

1.1 Синтетический и Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами

Синтетический и аналитический учеты расчетов с подотчетными лицами ведутся в одном, специально для этой цели открываемом журнале-ордере ф. 7 по счету № 71 Расчетов с подотчетными лицами .

Остаток задолженности в этом регистре на начало месяца по каждому подотчетному лицу определяют по сведениям журнала-ордера ф. 7 за прошлый месяц. Например, дебиторская задолженность за инженером Зуевой Р. М. 80 руб., возникшая 25 февраля, будет записана по первой строке регистра за март. Выданный ей впоследствии аванс на новую командировку записывают в другой строке журнала-ордера ф. 7 за март.

Последующие операции с подотчетными суммами будут отражены на основании утвержденных авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов, расходных и приходных кассовых ордеров.

Суммы, выданные из кассы подотчетным лицам в покрытие перерасхода по авансовому отчету, записываются в той строке журнала-ордера ф. 7, в которой была показана ранее выданная сумма или авансовый отчет. Так показаны 6 руб., выданные из кассы инженеру Горбушину П. Б. в возмещение перерасхода. Поступившие в кассу и на расчетный счет деньги в возмещение неизрасходованных подотчетных сумм записываются в журнале-ордере ф. 7 также позиционным способом. Например, сданные 7 руб. в кассу Зуевой Р. М. показаны по первой строке.

Суммы, удержанные из заработной платы подотчетного лица, который своевременно не представил авансовый отчет и не возвратил в кассу остатки аванса, по данным журнала-ордера ф. 7 записываются в дебет счета № 70 Расчетов с рабочими и служащими. Так были удержаны 100 руб. с Серебренникова В. Ф.

Позиционно в соответствующих строках журнала-ордера ф. 7 суммы расходов по утвержденным отчетам показывают по кредиту счета № 71 Расчетов с подотчетными лицами. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету отражают в одной строке журнала-ордера ф. 7. В учетный регистр сведения авансовых отчетов записывают только после проверки целесообразности показанных в них сумм расходов на основании документов и после утверждения сумм расхода руководителем строительно-монтажной организации.

Чтобы получить необходимые сведения для составления отчета, в журнале-ордере ф. -7 выделяют сумму расхода на оплату суточных и подъемных из каждого авансового отчета. В нашем примере показано по авансовому отчету: Зуевой Р. М. - 25 руб. и Горбушину П. Б. - 45 руб.

Незаконченные расчеты с каждым подотчетным лицом в журнале-ордере ф. 7 могут быть показаны только по одной строке, так как новые авансы можно выдавать лишь при условии полного расчета по ранее полученным деньгам.

В конце месяца по выданным в подотчет и еще не израсходованным суммам определяют остаток задолженности, который переносят в журнал-ордер ф. 7 следующего месяца. В нашем примере показана задолженность на начало месяца за Зарщиковым И. В. (100 руб.), Зуевой Р. М. (80 руб.) и Серебренниковым В. Ф. (300 руб.).

Расходы, относимые в дебет счетов № 27 Накладных расходов, МП Заготовительно-складских расходов, М 85 Уставного фонда, М 99 Прибылей и убытков, группируются по статьям аналитического учета в листках-расшифровках, а суммы, подлежащие записи в дебет счета Л* 76 Расчетов с разными дебиторами и кредиторами, заносят в лицевые счета дебиторов одновременно с записью в журнале-ордере ф. 7.

Расчеты с подотчетными лицами, находящимися в длительных командировках на монтажных, наладочных и других работах сроком до одного года, учитывают в журнале-ордере ф. 7, открываемом отдельно от регистра за текущий месяц. В целях контроля и получения необходимых аналитических данных для учета расчетов с этими лицами открывают журнал-ордер ф. 7 на год с использованием вкладных листов на каждый месяц. Итоговые обороты по дебету и кредиту счета № 71 Расчетов с подотчетными лицами из этого регистра переносят в отдельную строку журнала-ордера ф. 7, открытого на текущий месяц.

Итоги операций в разрезе счетов по дебету за месяц из журнала-ордера ф. 7 переносят в главную книгу. Для записи в этой книге в журнале-ордере ф. 7 в отдельной строке подсчитывается итог по кредиту счета М 71 Расчетов с подотчетными лицами.

1.2 Документальное оформление расчетов

При выдаче денежных средств под отчет организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Так же организацией устанавливается список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды. Данный список должен быть утвержден руководителем организации.

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма № КО-2). Этот документ подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие уполномоченные должностные лица. Подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна, если к нему прилагается документ (например, заявление работника или счет на оплату), на котором уже имеется разрешительная надпись руководителя.

В расходном кассовом ордере в строке "Основание" пишется "под отчет" и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме №АО-1. Как уже говорилось, сотрудник обязан отчитаться за полученные под отчет денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Если деньги под отчет получены на командировочные расходы, работник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы, указывает их реквизиты (при наличии) и суммы понесенных затрат по ним. Список возможных документов не ограничен. К ним, в частности, относятся товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, авиационные, железнодорожные и другие билеты, командировочные удостоверения, различные квитанции. Работник прилагает оправдательные документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в порядке перечисления документов в отчете.

Проверенный в бухгалтерии авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это должностным лицом и принимается к учету. Если согласно представленному авансовому отчету у работника остался неиспользованный аванс, он сдает его в кассу организации по приходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-1) в обычном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (унифицированная форма №КО-2).

Когда работник приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется по унифицированной форме №М-2. Доверенность не требуется, если подотчетное лицо совершает покупки для компании в магазине. Кроме того, она не нужна руководителю организации. Ведь согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации руководитель вправе действовать от имени юридического лица без доверенности.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Каждая организация вправе разработать свою форму торгово-закупочного акта, так как унифицированная форма отсутствует. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приёмо -закупочной ведомостью.

Случается, что работник получил деньги под отчет и потом за них не отчитался либо представил отчет позже установленного срока. Чтобы не возникало подобных ситуаций, целесообразно регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам и своевременно информировать подотчетных лиц о приближении сроков представления отчета по выданным им авансам.

Если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы, организации следует руководствоваться правилами, установленными в ст.137 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней сказано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или по другим основаниям.

Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Вместе с тем унифицированной формы такого приказа не установлено, то есть его можно составлять произвольно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст.138 ТК РФ).

В последнее время все чаще организации выдают денежные средства под отчет, перечисляя их на корпоративную банковскую карту. Это особенно удобно при направлении сотрудника в служебную командировку. Однако нужно помнить, что для перевода подотчетных сумм нельзя использовать так называемые зарплатные или иные личные банковские счета работников. Дело в том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Следовательно, выдавать деньги под отчет на нужды, связанные с хозяйственной деятельностью организации, следует наличными или путем перевода на корпоративную банковскую карту. Такая позиция изложена в Письме Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408.

1.3 Отражение в отчётности информации о расчётах с подотчётными лицами и с персоналом по прочим операциям

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению утвержденных приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Так, согласно Инструкции №94н, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При приобретении товарно-материальных ценностей, работ и услуг подотчетными лицами в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

учет подотчетный операция персонал

Таблица 1

Если выданные под отчет денежные средства предназначены для представительских расходов, связанные с этим операции, отражаются следующим образом:

Таблица 2

В бухгалтерском учете заграничные командировки отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Таблица 3

Далее в таблицах 4 и 5 представлена типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами:

Таблица 4

Таблица 5

2. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Общая характеристика предприятия, структура бухгалтерского аппарата

Датой рождения энергосистемы Калининградской области является 26 июня 1945 года, когда энергетическое управление молодого советского края на западных рубежах страны вошло в состав Наркомата электростанций СССР.

До первого послевоенного года электроснабжение этой территории осуществлялось немецкой электрической компанией OWAG, в ведении которой находились все опорные подстанции 60/15/6 кВ и питающие их высоковольтные линии электропередачи, охватывающие всю территорию Восточной Пруссии от Кенигсберга до Тильзита (ныне Советск), Данцига (Гданьск) и Эльбинга (Эльблонг).

В результате военных действий все энергетическое хозяйство, как электростанции, так и электрические сети, было полностью или частично разрушено. Ни одна система жизнеобеспечения не функционировала. Важнейшей задачей первых советских энергетиков стало обеспечение подачи электроэнергии в Кенигсберг, что давало возможность начать восстанавливать город и наладить его нормальную жизнедеятельность.

В небывало короткий срок, уже к 25 ноября 1945 года, на ГРЭС-1 подали напряжение от первой турбины гидрокаскада по линии электропередачи 60кВ с ГЭС-3 на ГРЭС-1 через подстанцию Альтенберг (О-1),что позволило развернуть работы по пуску турбогенератора № 1 на ГРЭС-1 и обеспечить электроэнергией важнейшие объекты города.

 <#"878271.files/image001.jpg">

Рисунок 6 - Структура активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ"

Рост величины активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ" связан, в первую очередь, с ростом следующих позиций актива бухгалтерского баланса:

основные средства - 25 315 792 тыс. руб. (328%);

прочие внеоборотные активы - 1 865 659 тыс. руб. (167,67%).

Одновременно, в пассиве баланса наибольший прирост наблюдается по строкам:

краткосрочные заемные средства - 17 754 663 тыс. руб. (100%);

нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) - 3 887 492 тыс. руб. (32,9%);

кредиторская задолженность - 1 786 288 тыс. руб. (51%).

Среди отрицательно изменившихся статей баланса можно выделить "краткосрочные финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)" в активе и "долгосрочные заемные средства" в пассиве (-2 689 775 тыс. руб. и -31 400 тыс. руб. соответственно).

В течение отчетного периода отмечено увеличение собственного капитала до 19 651 910 тыс. руб. (на 4 431 925 тыс. руб.).

Важными показателями, характеризующими структуру капитала и определяющими устойчивость предприятия, являются сумма чистых активов и их доля в общей валюте баланса. Величина чистых активов (реальная величина собственного капитала) показывает, что останется собственникам предприятия после погашения всех обязательств в случае ликвидации предприятия.

Проведем оценку стоимости чистых активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ" в таблице 3.

Таблица 3

Оценка стоимости чистых активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ"

Чистые активы активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ" в 2012г. намного (в 249,3 раза) превышают уставный капитал. Это положительно характеризует финансовое положение, полностью удовлетворяя требованиям нормативных актов к величине чистых активов организации. К тому же следует отметить увеличение чистых активов на 29,12% за весь отчетный период (2010-2012гг.). Превышение чистых активов над уставным капиталом и в то же время их увеличение за период говорит о хорошем финансовом положении активов ПАО "Янтарьэнерго - МНПЗ" " по данному признаку.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе было проведено всестороннее исследование учета и анализа расчетов с подотчетными лицами .

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы. В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в штате предприятия. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально. Кроме того, особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность включения произведенных подотчетными лицами хозяйственных, командировочных, представительских расходов в состав себестоимости продукции (работ, услуг), соответствии их величины установленным нормативам. Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами был использован практический учетный материал предприятия.

Проведенное исследование состояния учета расчетов с подотчетными лицами в КНУ показало, что в учете данной группы внутрихозяйственных операций имеют место случаи нарушения методологических принципов ведения бухгалтерского учета и требований нормативных документов, действующих в Российской Федерации.

Учет расчетов с подотчетными лицами только на первый взгляд кажется самым простым разделом бухгалтерского учета. Помимо составления корреспонденции счетов здесь необходимо контролировать правильность оформления денежных документов, и осуществлять постоянный контроль над соблюдением кассовой дисциплины, целевым использованием наличных денежных средств, полученных из банка. Кроме того, денежные расчеты всегда были привлекательны для совершения различных махинаций.

В связи с недостатками, выявленными в ходе исследования, рекомендуется внедрить следующие мероприятия по их устранению:

. Телефонные переговоры между командированным работником и начальником подразделения рекомендуется компенсировать за счет суточных, во избежание штрафных санкций налоговых органов.

. Если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение обычно не выписывается. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, при отсутствии которого могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

. В случае приобретения материальных ценностей подотчетным лицом у гражданина-предпринимателя должны быть получены такие данные, как адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства. В случае невозможности получить необходимые данные рекомендуется отказаться от покупок именно у этого продавца во избежание противоречий с налоговыми органами.

. А в случае несостоявшейся командировки и сдачи авиабилета производится компенсация работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, понесенные расходы рекомендуется возмещать за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

. Для целей учета рекомендуется ввести Ведомость по расчетам с подотчетными лицами, с помощью которой будут контролироваться остатки на начало периода, а также подразделение, в котором обнаружена наибольшая задолженность и, следовательно, нарушение трудовой дисциплины.

. В учетной политике нет прямых положений об учете расчетов с подотчетными лицами, в связи с этим рекомендуется внести определенные дополнения, например, "Подотчетное лицо обязано рассчитаться по полученным в подотчет денежным средствам в течение 3 дней, предоставив документы, подтверждающие их расход, а остаток возвратить в кассу предприятия. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу".

Таким образом, предлагаемые меры позволят усилить контроль за ведением учета расчетов с подотчетными лицами и избежать штрафных санкций налоговых органов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Основная

. Налоговый кодекс РФ, правовая система "Гарант", по состоянию на 01.01.2013 г.

. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I и II. - М. проспект, 2013 г.

. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.11 N 402-ФЗ, правовая система ""Консультант Плюс", по состоянию на 31.01.2013 г.

. Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2013г. №307-ФЗ.

. Федеральный закон "О валютном регулировании и валютном контроле" от 10.12.2013 173-ФЗ.

. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10. 2013 г. № 94н.

. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2013г.