Проверка наличия и состояния архивных дел
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Документоведение и архивоведение»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Архивоведение
На тему: Проверка наличия и состояния архивных дел
Выполнил
Головина Ирина Владимировна
Студент 3 курса 6 семестр
г. Салехард , 2015 г
Введение
В настоящее время резко увеличилась потребность социума в достоверной и полной информации, переоценке исторического прошлого на основе ранее недоступных архивных документов. Перед сотрудниками архивов появилось огромное количество новых задач, которые связаны с развитием национального самосознания и культуры. Ресурсы Архивного фонда РФ отображают организационно-правовые основы развития нашего государства, хранят информацию, необходимую для обеспечения суверенитета страны, ее ВЭД, эффективной деятельности всех ветвей власти.
Конец XX в. подвел общество к новому пониманию роли архивных документов в современном российском обществе. Архивный фонд России стал субъектом информационных процессов, закрепилось его понимание как колоссального информационного ресурса страны. Однако деятельность архивных учреждений по обеспечению сохранности, комплектованию и всестороннему использованию документальных материалов исследуется недостаточно.
Таким образом, целью данной работы является анализ хода проверки наличия и состояния архивных дел.
Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:
дать определение основному понятию «архивное дело»;
изучить виды архивных дел;
проанализировать процесс проверки и состояния архивных дел.
В ходе подготовки и выполнения данной работы были использованы источники и литература.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, организацию проверки наличия и состояния архивных дел.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» во всех организациях в той или иной форме должен быть сформирован архив и должна осуществляться такая общеуправленческая деятельность, как архивное дело. При этом следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 8 Гражданского кодекса Российской Федерации все взаимоотношения между юридическими лицами строятся только на основании договора между ними. Это означает, что ни один государственный (муниципальный) архив или орган управления архивным делом не имеет права без согласия собственника архивных документов производить с ними какие-либо действия.
В Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены условия использования и хранения электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами <garantF1://99315.140041> организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Ответственность за некорректное хранение документов определена ст. 13.25 <garantF1://12025267.1325> КоАП РФ.
Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица» содержит рекомендации учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, по включению в свои учредительные документы положений, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Сроки хранения архивных документов указаны в:
- перечне <garantF1://91871.10000> типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом <garantF1://91871.0> Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182)
перечне <garantF1://99315.1000> типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом <garantF1://99315.0> Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность и распространяются на архивы государственных организаций, устанавливают правила организации контроля за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
При написании данной работы была исследована литература по рассматриваемой тематике.
В учебнике Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой «Архивоведение» рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации архивных документов, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также порядок организация контроля за состоянием хранения архивных документов. Работа М.И. Басакова «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема мероприятиям по сохранности архивных документов.
В учебнике А.Ю. Чмыхало «Архивовное дело» подробно раскрывается организация работы с архивными документами. Одним, из которых является этап - организация проверки наличия и состояния архивных документов. Также в данном учебном пособии рассматривается классификация архивных дел по различным основаниям.
Порядок создания архива в организации, оформления архивных дел, сроки хранения документов, виды архивных дел рассматриваются в статье Е.А. Соболевой .
Проверка наличия и состояния архивных документов раскрывается в статье Е. Вавиловой.
В своей работе В.И. Андреева уделяет внимание значению описи дел при организации проверки наличия и состояния архивных дел.
Организации процесса проверки наличия и состояния архивных дел посвящена статья О.В. Медведевой.
В статье Ю. Васильева уделено внимание ответственности за нарушение правил хранения документов.
Все вышеперечисленные статьи, использованные для написания данной работы, созданы на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют интерес при раскрытии темы проверки наличия и состояния архивных дел.
хранение срок документ архив
1. Архивные дела: понятие, сущность, функции
Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Архивное дело представляет собой ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. В архивных делах отражена деятельность определенных общественных структур и личностей, посредством них реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Помимо этого архивные дела являются фундаментом мировой геополитики: они определяют границы между государствами, нормативно-правовые основания деятельности государств и надгосударственных объединений, порядок и правила международной торговли, регламентируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.
Раздел 3.5 Основных правил работы архивов организации содержит порядок формирования архивных дел - группировки исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел. Итак, в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры (вторые экземпляры) документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При помощи архивных дел формируется вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации: заводы, мосты, технические устройства всех видов, транспортные средства, аэропорты, пути сообщения, технологии создаются, функционируют и восстанавливаются в случае разрушения с помощью архивных документов. Также архивные дела являются инструментами регистрации всей совокупности событий, явлений, действий, происходящих в природной и общественной среде; в них с разной степенью объективности отражаются все события мирового, общероссийского и региональных исторических процессов.
Различают следующие виды архивных дел:
. По степени ценности архивные дела можно подразделить на ценные, особо ценные и уникальные.
К ценным архивным делам относятся все документы, включенные в состав архивного фонда, вне зависимости от степени секретности, происхождения, вида носителя, места хранения и формы собственности.
К особо ценным архивным делам относятся архивные документы, имеющие культурно-историческую и документально-научную ценность, огромное значение для государства и социума, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. В составе особо ценных архивных дел рассматривают уникальные документы, которые не имеют аналогов по содержащейся в них информации или их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения или автографичности.
. По категориям доступа архивные дела делятся на открытые, ограниченного доступа. Открытыми являются все архивные дела, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации. К архивным делам ограниченного доступа относятся архивные дела, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну, а также архивные дела, которые содержат информацию о личной и семейной тайне физического лица, его частной жизни, а также информацию, которая может создавать угрозу его безопасности;
. По формам собственности архивные дела можно классифицировать следующим образом:
архивные фонды и архивные документы государственной части РФ;
архивные фонды и архивные документы, которые относятся к федеральной собственности и находятся в исключительном ведении РФ;
архивные фонды и архивные документы, которые находятся в ведении муниципальных органов;
архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;
. По видам носителей, способам и технике закрепления информации различают следующие архивные дела:
архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;
кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеофонограммы, электронные документы;
. По срокам хранения различают следующие архивные дела:
архивные документы, которые находятся на постоянном хранении в архивах;
архивные документы, которые находятся на временном хранении в течение определенных сроков в ведомственных архивах;
архивные документы, которые находятся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, которые находятся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.
Согласно п. 9 ГОСТ Р 7.0.8-2013 архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Доступ к архивным делам возможен следующими способами:
. Посредством предоставления пользователю архивных документов, справочно-поисковых средств и информации о данных средствах, в том числе в форме электронного документа;
. Посредством предоставления подлинников или копий необходимых пользователю документов, в том числе в форме электронных документов;
Доступ к архивным делам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с указаниями собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности. Доступ ограничивается по отношению к архивным делам, которые содержат информацию, составляющие государственную тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в плохом физическом состоянии.
Пользователь архивными делами имеет право использовать, распространять, передавать сведения, которые содержатся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым легальным способом.
Муниципальные и государственные архивы, библиотеки, организации Российской академии наук, музеи обеспечивают пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных дел. Государственные органы власти, органы местного самоуправления, юридические и физические лица, при наличии у них соответствующих архивных дел обязаны бесплатно предоставлять пользователю, в установленном порядке оформленные архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальным обеспечением граждан, предусматривающем их пенсионное обеспечение, а также получение компенсаций и льгот.
Муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи, архивы государственных органов, организации Российской академии наук, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в электронном виде, публикуют и экспонируют архивные дела, предоставляют справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов. Архивные дела, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
Мероприятия по сохранности архивных дел, исключающие их кражу и утрату и обеспечивающие поддержание их в нормальном физическом состоянии, включают в себя:
. Обеспечение оптимальных условий хранения архивных дел, для этого необходимо, чтобы архив размещался в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов зданиях, которые удалены от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух. Строительство и реконструкция здания архива производятся согласно требованиям СанПиН и проектной документацией. Помещение должно соответствовать техническим требованиям и предполагать высокую долговечность основных конструкций здания и их пожароустойчивость, обладать строительной укрепленностью в соответствии с законодательством.
. Противопожарный и охранный режим. Помещение архива представляет собой совокупность основных и вспомогательных помещений, которые предназначены для исполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач технического, административно-хозяйственного, бытового характера, соответствовать требованиям рациональной планировки помещений. Помещение архива должно быть оснащено средствами пожарной и охранной сигнализации и защищено, открывающимися наружу распашными металлическими решетками на окнах нижних этажей.
Обязанность организаций хранить документы по личному составу установлена ст. 17 <garantF1://12037300.17> Федерального закона от 22 октября 2004 г № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Распоряжение <garantF1://10004180.1> Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендует как государственным, так и негосударственным организациям «включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу».
Административная ответственность за нарушение правил хранения документов предусмотрена ст. 13.20 <garantF1://12025267.1320> КоАП РФ: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Очевидно, что требования к обработке и хранению кадровых документов гораздо более строгие, чем относящиеся к системе организационно-распорядительной документации, и регулируются федеральным законодательством, а не внутренними нормативными актами. Архив документов по личному составу с гораздо большей долей вероятности может быть подвергнут проверке. Начальник отдела кадров несет личную ответственность не только за правильное ведение кадровых документов, но и за обеспечение их сохранности.
Общие требования к помещениям, в которых хранятся документы, и расположению оборудования в них содержатся и п. 4.2-4.4 <garantF1://93133.42> Основных правил работы архивов организаций.
. Анализ процесса проверки наличия и состояния архивных дел
Проверка наличия и состояния архивных дел осуществляется с целью выявления фактического наличия находящихся на хранении архивных дел и установления недостающих дел и документов для организации их розыска, выявления и устранения замечаний в учете архивных дел, выявления и учета архивных дел, которые нуждаются в технической, реставрационной и консервационно-профилактической обработке. В государственном архиве, архиве музея, архиве Российской академии наук плановая периодическая проверка наличия и состояния архивных дел осуществляется для:
- уникальных архивных дел и документов - каждый год;
наиболее ценных документов на бумажной основе - не менее одного раза в десять лет;
электронных и аудиовизуальных документов - не менее одного раза в пять лет;
кинодокументов на нитрооснове - не менее одного раза в два года.
Регулярность проверки наличия и состояния остальных архивных дел и документов производится согласно решению экспертно-методической комиссии архива в зависимости от частоты использования и состояния учета архивных дел, но не менее одного раза в двадцать пять лет, а в архиве государственных библиотек - не менее одного раза в 15 лет. В муниципальном архиве, архиве библиотеки или музея, плановая регулярная проверка наличия и состояния архивных дел осуществляется не менее одного раза в десять лет. В случае форс-мажорных ситуаций, в результате которых могут быть повреждены архивные дела и документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива или определенных материалов.
Согласно п. 10.3.1 Основных правил работы архивов организации проверка документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений проводится не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
Проверку наличия и состояния архивных дел проводит группа специалистов архива в количестве не менее двух человек. Не подвержены проверке наличия и состояния архивные дела, которые за последние пять лет: поступили в архив, подвергались целевой экспертизе ценности с одновременной проверкой наличия архивных дел, прошли научно-техническую обработку, проводилось усовершенствование описей с частичным редактированием заголовков, просмотром дел и проверкой их наличия. В сроки, определенные администрацией архива, регулярно производятся выборочные или полные проверки наличия и состояния дел, которые выдавались из архивохранилища на протяжении 12 месяцев.
Проверка наличия и состояния архивных дел является периодичной запланированной деятельностью архива. Планирование определяется по принятым в архиве нормам времени на подобные операции. Норма выработки включает те виды производственных операций, которые будут проведены в процессе проверки наличия и состояния архивных дел. К подобным операциям относятся: извлечение дела, проверка описи с шифром и заголовками дел на обложках, тщательный визуальный досмотр внешнего состояния дел, проверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях, заполнение листа проверки, отметка в описи об окончании проверки наличия. На розыск ненайденных архивных дел и внесение изменений в учетные документы, шифровку незашифрованных дел, замену ярлыков, и другие виды операций выделяется специальное время. Проверку наличия определенных архивных дел необходимо закончить по возможности в течение двенадцати месяцев. Розыск ненайденных архивных дел осуществляется на протяжении года с момента обнаружения отсутствующего архивного дела. Координация и контроль деятельности по проверке наличия и состояния архивных дел осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и руководителем архива.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
Для проведения проверки наличия специалисту выдается один экземпляр описи. Опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Опись закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, располагают в строго определенном порядке. На дела постоянного, временного хранения и дела по личному составу описи составляют раздельно.
Проверка осуществляется по описям, посредством сверки фактического наличия единиц хранения с описью. При этом также проверяется описательная статья описи (номер единицы хранения, делопроизводственный номер, заголовок, крайние даты документов единицы хранения, число листов) с описанием на обложке дела. Внешнее состояние определяется при помощи визуального досмотра архивного дела.
При проверке наличия единиц хранения, архивные дела которых просмотрены по внутренним описям, осуществляется сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, которые подлежат хранению в несброшюрованном виде (например, картографические материалы, документы личных фондов). У единиц хранения особо ценных материалов обязательно проверяются каждый лист. Архивные дела и документы, предоставленные в рабочие помещения архива и читальный зал, проверяются на общих основаниях, их шифры определяются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архива. Архивные дела и документы, предоставленные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи, считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
- сохранять порядок размещения архивных дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;
устанавливать на свои места обнаруженные в процессе проверки неправильно подложенные единицы хранения;
вынимать из проверяемого архивного фонда и передавать администрации архива неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов. Руководитель архива изучает архивные дела и документы по проверке наличия данного фонда, а также проверяет, не значатся ли данные архивные дела в розыске, производит проверку журнала выдачи дел из хранилища сотрудниками архива и в читальный зал, устанавливает, не значатся ли данные дела в числе несписанных;
удалять архивные дела и документы, пораженные грибком, плесенью или другими биологическими вредителями и сообщать руководителю архива для немедленного их карантина;
удалять архивные дела и документы, невнесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.
В процессе проверки наличия и состояния архивных дел запрещено вносить в опись дел неучтенные единицы хранения, проставлять исправления, записи или пометки в описях дел, документов и других учетных документах. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и выявленные в процессе нарушения фиксируются исполнителем в листе проверки. Лист проверки создается непосредственно в ходе проверки наличия на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных дел разрешено составление одного листа проверки на все описи дел или документов. Листы проверки должны быть пронумерованы в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке, также должны быть проставлены даты и подписи исполнителей. Сведения о наличии документов указываются в графах 1-15:
в графе 1 проставляется номер проверяемой описи фонда или номера проверяемых описей;
графа 2 заполняется на основании последней итоговой записи в описи;
в графе 3 проставляются все литерные номера, если они не вошли в общее количество дел по описи;
в графе 4 проставляются все литерные номера, если они не указаны в итоговой записи, но в общем количестве дел учтены;
в графе 5 перечисляются пропущенные номера, если они не были учтены при подсчете общего количества дел в итоговой записи;
в графе 6 перечисляются пропущенные номера, которые были учтены при подсчете общего количества дел, но не перечислены в итоговой записи;
в графах 7,8 перечисляются выявленные технические ошибки, которые были обнаружены в процессе проверки в данном фонде, в результате чего объем фонда уменьшился или увеличился;
в графе 10 указываются номера архивных документов, которые предоставлены во временное пользование;
в графе 11 указываются номера дел, не имеющихся в наличии на момент проверки;
графа 12 заполняется после завершения сверки наличия дел с описью. В ней перечисляются только количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это число не входят архивные дела, обнаруженные неучтенными по данной описи;
в графу 13 указываются делопроизводственные или другие номера, временные индексы не внесенных в описи дел, которые были обнаружены во время проверки наличия.
В случае обнаружения в процессе проверки нарушений, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 14, 15. Например, номера архивных дел, которые были внесены в опись дважды, или номера дел с непронумерованными листами, номера дел, в которых не совпадают количество листов, крайние даты и т.д. Число подобных граф может быть увеличено или уменьшено в зависимости от имеющейся необходимости. Данные о состоянии архивных дел отражают в графах 16-23. При внешнем осмотре дел определяется их физическое состояние, и заполняются графы 16-21; при этом графа 20 заполняется только при проверке особо ценных и уникальных документов и дел. При проверке прочих дел фондов первой и второй категорий необходимость ее заполнения определяется администрацией архива; при проверке фондов третьей категории не заполняется в принципе.
В случае обнаружения в процессе проверки наличия и состояния архивных документов нарушений, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты в графы 22, 23, 24.
Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
Информация с листа проверки переносится исполнителем в карточку учета проверенного фонда. Карточка передается руководителю архива, который ведет картотеку учета проверенных фондов на бумажном носителе.
По результатам проверки наличия при необходимости руководителем архива составляется: акт об обнаружении архивных документов, акт о технических ошибках в проверенных архивных делах и документах, акт о неисправимых повреждениях архивных дел и документов. Фонды, которые прошли проверку наличия, учитываются начальником отдела обеспечения сохранности в журнале учета проверки наличия дел в фондах. В случае нахождения в итоговой записи описи дел неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись к описи дел переоформляется заместителем руководителя архива.
На все необнаруженные в процессе проверки наличия и состояния архивные дела специалист заводит карточки учета необнаруженных архивных дел и документов. Карточки передаются руководителю архива, который ведет картотеку необнаруженных дел на бумажном носителе. На место необнаруженного дела ставится карта-заместитель, в которой фиксируется, в какое время при проверке наличия архивное дело отсутствовало, что существенно помогает в работе при выдаче дел. Акты проверки наличия и состояния архивных дел с приложением других документов проверки наличия утверждаются руководителем архива, при необходимости составляются письменные распоряжения о дальнейшей работе с ними. Проверка наличия и состояния архивных документов считается оконченной после внесения изменений во все учетные архивные дела. После проверки наличия коробки или связки с архивными делами должны быть опечатаны, и в дальнейшем, в случае сохранности пломбы, не включаются в проверки наличия и состояния.
Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется сделать следующее:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск дел и документов рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
Архивные дела, обнаруженные в процессе розыскных мероприятий, передаются руководителю архивы, который ставит их на место. В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных дел проставляется отметка об обнаружении архивного дела, которая заверяется подписью руководителя архива. Также руководителем архива составляется справка, в которой указывается место обнаружения дела. При этом акт проверки наличия остается неизменным, обнаруженные дела не вычеркиваются. Архивные дела, причины отсутствия которых подтверждены при помощи документов, снимаются с учета согласно утвержденному регламенту. На архивные дела и документы, необнаруженные в процессе розыскных мероприятий, руководителем архива составляется акт о необнаружении архивных дел и документов, способы розыска которых исчерпаны, и справку о проведении розыска дел по фонду.
В справке о проведении розыска необходимо указать следующие данные:
номер, название и категорию фонда;
объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;
крайние даты документов;
дату поступления дел в архив, состояние поступивших архивных дел и документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения;
процесс и способы розыска необнаруженных архивных дел и документов;
предполагаемые причины отсутствия архивных дел и документов;
возможность восстановления утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);
наличие страховых копий необнаруженных документов.
Справка подписывается начальником отдела обеспечения сохранности и руководителем архива, а также сотрудником отдела обеспечения сохранности, осуществляющим розыск. Акт о необнаружении документов, способы розыска которых исчерпаны, справка о проведении розыска, вместе с актом проверки наличия и состояния архивных дел и документов представляются заместителем руководителя на утверждение руководителю архива, а затем в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел, для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива согласно решению комиссии. Отметка о снятии архивных дел и документов с учета проставляется в картотеке необнаруженных архивных дел и документов.
Результаты полной или выборочной проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из помещений архивохранилища в течение года оформляются:
при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
- при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования согласно установленному регламенту;
при выявлении необоснованного отсутствия архивных дел и документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Заключение
Подводя итоги необходимо отметить, что архивное дело представляет собой ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. В архивных делах отражена деятельность определенных общественных структур и личностей, посредством них реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. При помощи архивных дел формируется вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации. Мероприятия по сохранности архивных дел, исключающие их кражу и утрату и обеспечивающие поддержание их в нормальном физическом состоянии, включают в себя обеспечение оптимальных условий хранения архивных дел, противопожарный и охранный режим. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. Проверка наличия и состояния архивных дел является постоянной плановой работой архива. План рассчитывается по действующим в архиве нормам времени на работы и услуги. Координация и контроль работы по проверке наличия и состояния архивных дел осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и заведующим архивохранилищем. При проверке наличия единиц хранения, архивные дела которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. По результатам проверки наличия при необходимости заведующий архивохранилищем составляет: акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях архивных документов.
Список источников и литературы
1.Источники
.1.Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-Ф3 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1994. - № 32. - Ст. 3301.
.2.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (по сост. на 5 октября 2015 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 1 (часть I). - Ст. 1.
.3.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (по сост. на 4 октября 2014 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 43. - Ст. 4169.
.4.Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (по сост. на 4 ноября 2014 г.) «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - № 50. - Ст. 7344.
.5.Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (по сост. на 28 июня 2014 г.) «Об электронной подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - № 15. - Ст. 2036.
.6.Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица» // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1994. - № 13. -Ст.1048.
.7.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182 (по сост. 28 апреля 2011 г.) «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 46.
.8.Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. - № 38.
.9.Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) [Электронный ресурс]. Доступ из справочно - правовой системы «Гарант» (дата обращения: 29.10.2015).
.10.Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). - М.: Стандартинформ, 2014. - 30 с.
.Литература
.1.Андреева В.И. Ценное - в архив! /В.И. Андреева //Кадровик.ру. - 2011. № 1. - С. 46 - 52.
.2.Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления]: учебное пособие / М.И. Басаков. - изд. 3-е, испр. и доп. - Ростов н/Д : Феникс, 2009. - 473 с.
.3.Бурова Е. М. Архивоведение: теория и методика: Учебник для вузов. /Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; Под ред. Е.М. Бурова.- М.: МЭИ, 2012. - 482 с.
.4.Вавилова Е. Организуем архивную работу в отделе кадров /Е. Вавилова Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2012. - № 11. - С. 46 - 51.
.5.Васильев Ю. Готовимся к проверке Росархива. Что следует знать руководителю? /Ю. Васильев // Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности. - 2011. - № 12. - С. 24- 29.
.6.Кабашов С. В. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие. /С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова - М.: Флинта, 2009. - 296 с.
.7.Кожанова Е. Взаимодействие отдела кадров с архивом организации /Е. Кожанова // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2015. № 8. - С. 40 - 45.
.8.Медведева О. В. Правовая и нормативно-методическая база архивного дела в России. / О.В. Медведева //Социально-экономические процессы и явления. - 2012. - №1. -. 146-150.
.9.Пшенко А. Обеспечение сохранности документов по личному составу при реорганизации и ликвидации организаций /А. Пшенко // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 20 - 26.
.10.Соболева Е.А. Архивное хранение документов в организации /Е.А. Соболева // Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения. - 2012. - № 12. - С. 34 - 40.
.11.Хорхордина, Т. И., Волкова, Т. С. Российские архивы. История и современность. /Т.И. Хохордина, Т.С. Волкова. - М.: РРГУ, 2012. - 416 с.
.12.Чмыхало, А. Ю. Архивное дело: учеб. пособие. / А.Ю. Чмыхало. - Томск: Томский политехнический университет, 2010. - 136 с.